การสื่อสารทางธุรกิจ (บรรยายระยะสั้น)

การสื่อสารทางธุรกิจกำหนดเป้าหมายและงานซึ่งเป็นแนวทางแก้ไขที่จำเป็นเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย นี่เป็นคุณลักษณะหลักของการสื่อสารทางธุรกิจอย่างชัดเจน ซึ่งแตกต่างจากการสื่อสารแบบธรรมดา ในการสื่อสารทางธุรกิจ ความสัมพันธ์กับคู่ค้ามักจะจบลงด้วยการสูญเสียผู้เข้าร่วมแต่ละคนในการสนทนา คุณธรรมช่วยให้ราบรื่น มุมที่คมชัด, ค้นหาอย่างรวดเร็ว ทางออกที่ดีที่สุดและช่วยให้คุณหาทางออกจากสถานการณ์ที่ยากลำบากได้

ในบทความนี้คุณจะได้อ่าน:

• การสื่อสารทางธุรกิจมีความสำคัญอย่างไร โลกสมัยใหม่ธุรกิจ
• คุณสมบัติและความเฉพาะเจาะจงของการสื่อสารทางธุรกิจมีอะไรบ้าง?
• การสื่อสารทางธุรกิจประเภทและรูปแบบหลักมีอะไรบ้าง?
• ที่ วิธีการที่ไม่ใช่คำพูดการสื่อสารทางธุรกิจมีอยู่และวิธีการใช้งาน
• “กฎมารยาทที่ดี” ในการสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร?
• วิธีดำเนินการเจรจาที่สำคัญโดยใช้เทคนิคการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นตัวช่วยในการทำธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจคือการสื่อสารของผู้เข้าร่วมในขอบเขตของความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ เป้าหมายคือการบรรลุผลที่แน่นอน แก้ไขปัญหาเฉพาะ เพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมใดๆ ผู้เข้าร่วมสามารถเป็นหุ้นส่วน ผู้จัดการ เพื่อนร่วมงาน หรือผู้ใต้บังคับบัญชาได้

บทความที่ดีที่สุดของเดือน

Marshall Goldsmith โค้ชธุรกิจชั้นนำจาก Forbes เปิดเผยเทคนิคที่ช่วยให้ผู้จัดการระดับสูงของ Ford, Walmart และ Pfizer ไต่เต้าในอาชีพการงาน คุณสามารถบันทึกคำปรึกษามูลค่า $5K ได้ฟรี

บทความนี้มีโบนัส: ตัวอย่างจดหมายแนะนำพนักงานที่ผู้จัดการทุกคนควรเขียนเพื่อเพิ่มผลผลิต

หากผู้คนมีปฏิสัมพันธ์กันอยู่ในระดับบันไดอาชีพที่แตกต่างกัน ความสัมพันธ์จะเรียกว่าแนวตั้ง (การอยู่ใต้บังคับบัญชา) ความสัมพันธ์จะเป็นแนวนอนหากการสื่อสารอยู่บนพื้นฐานของความร่วมมือที่เท่าเทียมกัน

ทุกวันจะมีการสื่อสารระหว่างคู่ค้า ผู้จัดการ และผู้ใต้บังคับบัญชา คู่แข่ง เพื่อนร่วมงาน นั่นคือการสื่อสารทางธุรกิจเกิดขึ้นได้ทุกที่ ทั้งที่ทำงาน ในร้านค้า ระหว่างการประชุม

คู่สนทนาจะสามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้หากพวกเขาพูดภาษาเดียวกันและเข้าใจซึ่งกันและกัน คู่ค้าต้องทราบหลักเกณฑ์ รูปแบบ และวิธีการสื่อสารทางธุรกิจ

หากตรงตามเงื่อนไขหลายประการ การสื่อสารจะนำมาซึ่งผลลัพธ์:

ผู้เข้าร่วมการสื่อสารทุกคนควรสนใจในการประชุม ตัวอย่างเช่น ทำข้อตกลง ตกลงเงื่อนไขความร่วมมือ สร้างความสัมพันธ์ หารือเกี่ยวกับงานที่กำลังจะเกิดขึ้น

ไม่จำเป็นต้องแสดงความเกลียดชังต่อคู่สนทนาของคุณ เรียนรู้ที่จะสื่อสารกับบุคคลแม้ว่าคุณจะไม่ชอบเขาก็ตาม

ปฏิบัติตามข้อจำกัดที่เป็นทางการ (กฎระเบียบ ระเบียบการ ควบคุมอารมณ์ของคุณ แสดงความเคารพต่อคู่รักของคุณ) การอยู่ใต้บังคับบัญชา บทบาทอย่างเป็นทางการของคุณ และมารยาททางธุรกิจ

ผู้เข้าร่วมรายอื่นที่มีส่วนร่วมในสิ่งที่เกิดขึ้น (เช่น ผู้จัดการ) จะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารนั้นสามารถจัดการได้ ผู้เข้าร่วมจะต้องมีแรงจูงใจในการค้นหาวิธีแก้ไขปัญหา ไม่เช่นนั้นจะไม่เสนอแนวคิด แต่จะเพียงสังเกตการประชุม การสื่อสารทางธุรกิจเกือบทั้งหมดมีลักษณะเฉพาะหลายขั้นตอน โดยไม่คำนึงถึงประเภท:

การตระเตรียม. ผู้คนไม่ได้พบกันเพื่อหาข้อมูลเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวของกันและกันและเพียงพูดคุยกัน พวกเขาจึงต้องกำหนดงาน กำหนดเป้าหมายในการบรรลุเป้าหมาย กลยุทธ์ในการปฏิบัติงาน และยังต้องรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูลด้วย

การวางแผน การประชุมทางธุรกิจสามารถเกิดขึ้นได้เอง แต่มืออาชีพก็ยังต้องมีแผน: วิธีโต้แย้งความคิดของเขา จะพูดอะไร ต้องการอะไรจากคู่ของเขา

การอภิปราย – การแสดงมุมมอง การอภิปราย การตัดสินใจของทั้งสองฝ่าย

แผนภาพที่นำเสนอเกี่ยวข้องกับการเจรจา แต่มีการสื่อสารทางธุรกิจประเภทอื่นที่ไม่มีขั้นตอนที่ระบุไว้ทั้งหมด ตัวอย่างเช่น การโทรศัพท์โดยไม่ได้นัดหมายไม่เกี่ยวข้องกับการสนทนา

นอกจากประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจแล้ว สไตล์ยังโดดเด่นอีกด้วย สไตล์ต่อไปนี้มีอยู่ในการโต้ตอบแบบมืออาชีพ:

ธุรกิจอย่างเป็นทางการ สไตล์นี้ใช้คำพูดที่ซ้ำซากจำเจและรูปแบบการสื่อสารเฉพาะ ในรูปแบบธุรกิจอย่างเป็นทางการ รูปแบบย่อยก็มีความโดดเด่นเช่นกัน: ฝ่ายนิติบัญญัติ, ฝ่ายบริหาร-เสมียน, การทูต

ทางวิทยาศาสตร์ ใช้ในการสัมมนาและรายงาน

วารสารศาสตร์. ลักษณะนี้รวมถึงการพูดในที่สาธารณะ

ภาษาพูดและในชีวิตประจำวัน สามารถใช้ในสภาพแวดล้อมแบบมืออาชีพได้ ความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการได้รับการสนับสนุนในบางองค์กร เพื่อนร่วมงานไม่ได้เขียนบันทึกถึงกันเสมอไป แต่คุณควรเข้าใจว่าเมื่อใดรูปแบบการพูดจึงเหมาะสมและไม่ควรใช้เมื่อใด

คุณต้องเตรียมการสื่อสารทางธุรกิจล่วงหน้า ทำไม มีสองเหตุผล ประการแรกคือคู่สนทนาจะไม่รอให้คุณรวบรวมความคิดของคุณ ไม่มีใครอยากเสียเวลาในการประชุม ประการที่สอง คู่ของคุณ แม้ว่าเขาต้องการร่วมมือกับคุณ แต่อาจจินตนาการถึงความสัมพันธ์ที่แตกต่างจากที่คุณคิด หรือเขาอาจจะไม่สนใจทำธุรกิจกับบริษัทของคุณเลย

การสื่อสารทางธุรกิจ: ข้อมูลเฉพาะและคุณลักษณะการใช้งาน

หากผู้จัดการมีทักษะการสื่อสารทางธุรกิจที่ยอดเยี่ยม ก็สามารถเรียกได้ว่าเป็นมืออาชีพอย่างถูกต้อง ระดับของการสื่อสารเป็นองค์ประกอบสำคัญของความเป็นมืออาชีพส่วนบุคคลของพนักงานในทุกสาขาของกิจกรรม ซึ่งมีคุณค่าอย่างยิ่งสำหรับทั้งบริษัท

องค์กรไม่สามารถดำรงอยู่ได้หากไม่มีปฏิสัมพันธ์ของพนักงาน และดังนั้นจึงไม่มีการสื่อสารทางธุรกิจ

เป้าหมายของการสื่อสารทางธุรกิจมีความโดดเด่นดังต่อไปนี้:

• การแลกเปลี่ยนข้อมูลอย่างมีประสิทธิผลระหว่างผู้จัดการและวัตถุการจัดการ
• การปรับปรุงความสัมพันธ์ระหว่างผู้คน
• การเพิ่มประสิทธิภาพการไหลของข้อมูล

การสื่อสารทางธุรกิจแบ่งออกเป็นกลุ่มย่อยตามอัตภาพ:

• การสื่อสารด้วยวาจา
• เขียนรวมทั้งอิเล็กทรอนิกส์การสื่อสาร

การสื่อสารแบ่งออกเป็น:

เป็นทางการ. กำหนดโดยกฎ ระเบียบ ข้อบังคับ รายละเอียดงาน- การสื่อสารอย่างเป็นทางการอาจเป็นแนวตั้ง (ข้อมูลถูกถ่ายโอนตามลำดับจากระดับหนึ่งไปอีกระดับหนึ่ง) และแนวนอน (การเคลื่อนย้ายข้อมูลภายในแผนกหรือแผนกหนึ่ง) ในทางกลับกัน การสื่อสารอย่างเป็นทางการในแนวดิ่งจะสูงขึ้น (ข้อมูลถูกส่งจาก ระดับล่างไปสูงกว่า) และจากมากไปน้อย (จาก ระดับบนสุดถึงอันล่าง);

ไม่เป็นทางการ. เกิดขึ้นตามระบบความสัมพันธ์ระหว่างบุคคลที่มีการพัฒนาในบริษัท กล่าวอีกนัยหนึ่ง การสื่อสารแบบไม่เป็นทางการคือการสื่อสารในชีวิตประจำวันระหว่างพนักงาน

ไฮไลท์ จำนวนมากการจำแนกประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจ กลุ่มต่างๆตัดกันได้เพราะว่าเชื่อมต่อกัน หนึ่งในการจำแนกประเภทคือการสื่อสารด้วยวาจาและไม่ใช่คำพูด ดังที่คุณทราบ อวัจนภาษารวมถึงท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า ฯลฯ คู่สนทนาจะแลกเปลี่ยนข้อมูลโดยใช้การสื่อสารไม่ใช่แบบเดียว แต่เป็นทั้งสองประเภท ดังนั้นจึงไม่ได้แยกจากกัน สิ่งนี้ชี้ให้เห็นว่ากระบวนการที่มาพร้อมกับการสื่อสารนั้นเชื่อมโยงถึงกัน แยกไม่ออก ซับซ้อน หลายแง่มุม และยังเสริมซึ่งกันและกันอีกด้วย ภารกิจหลักของการสื่อสารทางธุรกิจคือความร่วมมือที่มีประสิทธิภาพเสริมสร้างความสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าซึ่งมีความสำคัญมากสำหรับองค์กร ดังนั้นบุคคลจึงต้องพัฒนาทักษะในสาขานี้จึงจะประสบความสำเร็จในฐานะมืออาชีพ

สัญญาณของการสื่อสารทางธุรกิจ:

• ทั้งสองฝ่ายจะต้องสื่อสารกันโดยไม่คำนึงถึงความไม่ชอบและความชอบต่อกัน
• การสื่อสารใด ๆ จะต้องมีการอภิปราย
• คู่สนทนาจะปฏิบัติตามมารยาททางธุรกิจ การอยู่ใต้บังคับบัญชา กฎระเบียบ ตลอดจนบรรทัดฐานทางสังคมและกฎหมาย
• เรื่องของการสื่อสารทางธุรกิจขึ้นอยู่กับแต่ละอื่น ๆ

การสื่อสารทางธุรกิจสามรูปแบบ:

• บทพูดคนเดียว;
• บทสนทนา นี่เป็นวิธีการสื่อสารที่ใช้กันทั่วไประหว่างสองวิชา
• Polylogue (การสื่อสารระหว่างคนหลายคน)

การสื่อสารทางธุรกิจประเภทหลัก

การสื่อสารทางธุรกิจแบ่งออกเป็นประเภทต่อไปนี้:

• ตามรูปแบบของคำพูด - ปากเปล่าและลายลักษณ์อักษร;
• โต้ตอบ (หากคำพูดเป็นแบบสองทิศทางระหว่างผู้พูดและผู้ฟัง) และโมโนโลจิคัล (ทิศทางเดียว)
• ขึ้นอยู่กับจำนวนคู่สนทนา – ระหว่างบุคคลและสาธารณะ
• จากมุมมองของการมีอยู่ของเครื่องมือไกล่เกลี่ยหรือไม่มี - ไปทางตรงและทางอ้อม;
• ตามตำแหน่งของผู้เข้าร่วมการสื่อสารในพื้นที่ - การติดต่อและระยะทาง

ในทุกองค์กร ผู้จัดการมีส่วนร่วมในการประชุม การประชุม การสนทนาทางธุรกิจ การเจรจา ซึ่งเป็นประเภทของการสื่อสารทางธุรกิจที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไป

ข้อพิพาท การโต้วาที และการอภิปรายหมายถึงรูปแบบเฉพาะของการสื่อสารทางธุรกิจ สามารถใช้คนเดียวหรือในการประชุมและสัมมนาได้

หลักเกณฑ์รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ:

• วัตถุประสงค์ของการสื่อสาร (เพื่ออะไร? ทำไม?);
• องค์ประกอบของผู้เข้าร่วม (ใคร? กับใคร? เพื่อใคร?);
• กฎระเบียบ (นานแค่ไหน?);
• การสื่อสารหมายถึง (อย่างไร?);
• ห้อง (ที่ไหน?);
• ผลลัพธ์ที่ต้องการ (อะไร? ในที่สุดอะไร?)

รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุด

การสนทนาทางธุรกิจ

การสนทนาทางธุรกิจหมายถึงการสนทนาทางธุรกิจ การสื่อสารด้วยวาจาระหว่างพนักงานที่ได้รับมอบหมายงานเดียวกัน หรือการประชุมในสำนักงาน เป้าหมายคือการโน้มน้าวให้พันธมิตรยอมรับ ข้อเสนอบางอย่าง- ผู้เชี่ยวชาญที่พยายามแก้ไขปัญหาเดียว แลกเปลี่ยนข้อมูล มองหาวิธีแก้ไข รักษาการติดต่อ และประสานงานงาน

พนักงานต้องเข้าใจว่าเหตุใดจึงมีการจัดระเบียบการสนทนาทางธุรกิจ วิธีวางแผนอย่างถูกต้อง และวิธีใช้อย่างมีประสิทธิผลเพื่อพัฒนาโซลูชัน

หน้าที่หลักของการสนทนาทางธุรกิจ:

• จุดเริ่มต้นของกระบวนการสร้างนวัตกรรม
• การควบคุมกิจกรรมและโปรโมชั่นที่เริ่มต้นแล้ว
• การแลกเปลี่ยนข้อมูล
• การสื่อสารระหว่างพนักงานในองค์กรเดียวกัน การสร้างการติดต่อทางธุรกิจ
• การรักษาการติดต่อทางธุรกิจกับคู่ค้า
• ค้นหาแนวคิดและแผนงานใหม่ๆ
• แรงจูงใจที่จะก้าวไปในทิศทางใหม่

ขั้นตอนของการสนทนาทางธุรกิจ:

• กิจกรรมเตรียมความพร้อม
• เริ่มการสนทนา
• การถ่ายโอนข้อมูลไปยังผู้นำเสนอและคำอธิบายของบทบัญญัติที่เสนอ
• การสิ้นสุดการสนทนา

ตอนนี้เราจะพิจารณารายละเอียดแต่ละขั้นตอนของการสื่อสารทางธุรกิจ

โดยปกติแล้วกิจกรรมเตรียมความพร้อมจะจัดขึ้นดังนี้: กำหนดหัวข้อการประชุมและองค์ประกอบของผู้เข้าร่วม จากนั้นจึงกำหนดวันและสถานที่ประชุม

ผู้จัดการจะต้องเข้าใจว่าเหตุใดจึงมีการจัดการประชุม (วัตถุประสงค์) และจัดทำแผนคร่าวๆ สำหรับการดำเนินการ ไม่น่าเป็นไปได้ที่คุณจะสามารถคาดการณ์รายละเอียดได้ล่วงหน้า แต่หากวางแผนอย่างถูกต้อง จะช่วยจัดการการสื่อสารได้

มีการศึกษาข้อมูลในหัวข้อการสนทนา: วรรณกรรมเฉพาะทาง บันทึกภายใน งานทางวิทยาศาสตร์ สถิติ เอกสารของบริษัท ฯลฯ ผู้จัดประชุมหรือผู้จัดการหลายคนภายใต้การนำของเขาจะวิเคราะห์ข้อมูลที่รวบรวมทั้งหมด เมื่อจัดระบบเนื้อหาแล้ว แผนการอภิปรายเบื้องต้นจะเต็มไปด้วยเนื้อหา

เมื่อเริ่มต้นการสนทนา จะมีการประกาศเป้าหมายและแผนการอภิปรายที่พัฒนาแล้ว การเริ่มต้นการสนทนาเป็นเหมือนสะพานเชื่อมระหว่างคู่รัก ดังนั้นผู้ริเริ่มควรปฏิบัติต่อทุกคนที่อยู่ในปัจจุบันอย่างถูกต้อง ภารกิจแรกของการสื่อสารทางธุรกิจคือการสร้างการติดต่อกับคู่ค้า เพื่อให้พวกเขาสนใจในเรื่องของการสื่อสาร เพื่อสร้างบรรยากาศที่น่ารื่นรมย์ และหากจำเป็น ให้ยึดความคิดริเริ่ม

ขั้นต่อไปคือการแจ้งให้ผู้ที่อยู่ในปัจจุบันทราบและอภิปรายข้อเสนอที่หยิบยกขึ้นมา ความสำเร็จของการสนทนาส่วนใหญ่ขึ้นอยู่กับขั้นตอนนี้

ข้อความควรสั้นและชัดเจน มีการแก้ไขล่วงหน้า ผู้เข้าร่วมจะต้องได้รับแจ้งเกี่ยวกับแหล่งที่มาของข้อมูลที่รวบรวมและมั่นใจได้ว่าการคำนวณมีความน่าเชื่อถือ เป็นการดีที่สุดที่จะแสดงคำพูดของคุณให้ชัดเจน ควรโต้แย้งข้อเสนอโดยจำไว้ว่าคู่สนทนาคือใครเพื่อให้คุณใช้คำศัพท์ที่เขาเข้าใจ

คุณต้องยุติการสนทนาทางธุรกิจเมื่อเห็นได้ชัดว่าทุกคนในปัจจุบันพอใจกับคำตอบที่ได้รับ จากนั้นจึงสรุปผลและกำหนดแนวคิดหลักไว้อย่างชัดเจน

เมื่อการสื่อสารทางธุรกิจกำลังถูกวางแผน หัวข้อ ปัญหาที่ต้องมีการอภิปราย และแนวคิดหลักจะถูกกำหนด หากจะใช้วัสดุใดๆ จะต้องเตรียมล่วงหน้า นอกจากนี้ยังควรคำนึงถึงคำถามสำหรับคู่สนทนา กำหนดผลลัพธ์ของการประชุมและกลยุทธ์สำหรับตัวคุณเอง และการเลือกสถานที่ อย่าขัดจังหวะผู้พูด และอย่าโต้ตอบในทางลบต่อคำพูดของเขา พูดเร็ว และใส่ใจกับความแตกต่างระหว่างคุณ พยายามเข้าใจเขา สภาพจิตใจและอย่าหารือเรื่องนี้หากคู่สนทนารู้สึกตื่นเต้นกับสิ่งที่เกิดขึ้น

ปัจจัยที่ทำให้การสนทนาทางธุรกิจประสบความสำเร็จ:

• ความรู้ทางวิชาชีพช่วยให้คุณควบคุมสถานการณ์และบรรลุความน่าเชื่อถือเมื่อนำเสนอข้อมูล
• ความชัดเจนจะช่วยหลีกเลี่ยงความสับสนและความคลุมเครือ
• ข้อมูลที่นำเสนอไม่ควรเป็นนามธรรม ดังนั้นควรใช้ตาราง แหล่งข้อมูล แผนภาพ เอกสาร
• เป็นไปตามแนวทางที่ยอมรับ คำนึงถึงงานหลักและแนะนำให้ผู้เข้าร่วมสนทนาทราบ
• เมื่อการสื่อสารทางธุรกิจใกล้จะสิ้นสุด ความเข้มข้นของการสนทนาก็ควรเพิ่มขึ้น
• ทำซ้ำแนวคิดหลัก ซึ่งจะช่วยให้ผู้ที่อยู่ในปัจจุบันรับรู้ข้อมูลได้ดีขึ้น
• ให้ข้อเท็จจริงที่ไม่คาดคิดแก่คู่สนทนาของคุณโดยคิดล่วงหน้า
• การใช้เหตุผลไม่ควรรุนแรงตลอดการสื่อสารทั้งหมด จากนั้นคู่สนทนาจะมีสมาธิให้มากที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ก่อนจากนั้นจึงพักผ่อนและรวบรวมความคิดของเขา
• คุณไม่ควรบอกข้อมูลที่มีอยู่ทั้งหมด ไม่เช่นนั้นการสนทนาจะน่าเบื่อ
• สร้างเรื่องตลก ใช้ถ้อยคำประชด เมื่อทำเช่นนี้ คุณจะสามารถยกระดับจิตวิญญาณของผู้เข้าร่วม และพวกเขาก็จะเต็มใจยอมรับแง่มุมที่ไม่พึงประสงค์ของการสนทนา

การสนทนาทางธุรกิจทางโทรศัพท์

วิธีที่ง่ายที่สุดในการติดต่อคือทางโทรศัพท์ หากพนักงานรู้วิธีการสื่อสารทางธุรกิจทางโทรศัพท์ นี่เป็นข้อดีอย่างมากสำหรับเขาและบริษัท

ศิลปะของการเจรจาทางโทรศัพท์คือการถ่ายทอดข้อมูลให้ชัดเจน รัดกุม และรับฟังคำตอบ กฎสำหรับผู้จัดการในการสนทนาทางโทรศัพท์ให้ประสบความสำเร็จ:

• ความสามารถและความเป็นมิตร
• ความสามารถในการสนทนาอย่างถูกต้อง
• ความปรารถนาที่จะแก้ไขปัญหาอย่างรวดเร็ว

การสนทนาทางโทรศัพท์ควรทำอย่างสุภาพและกระตุ้นอารมณ์เชิงบวกเท่านั้น พนักงานควรใช้ความพยายามทุกวิถีทางเพื่อให้แน่ใจว่าคู่สนทนาเชื่อใจเขา

พนักงานต้องเตรียมพร้อมอย่างมีความรับผิดชอบสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจที่กำลังจะเกิดขึ้น: เลือกเอกสาร เตรียมหมายเลขโทรศัพท์ของบุคคลและองค์กรที่อาจจำเป็น และกระดาษ ตามสถิติ หนึ่งในสามของเวลาที่ใช้ในการสนทนาคือการใช้วลีซ้ำๆ คำที่ไม่จำเป็น และการหยุดชั่วคราว นั่นเป็นสาเหตุที่ต้องมีการเตรียมการเบื้องต้น

นอกจากนี้ ก่อนการโทร คุณต้องกำหนดวัตถุประสงค์และกลวิธีในการสื่อสาร ตลอดจนคิดตามแผน เขียนปัญหาเพื่อการอภิปราย และคิดว่าคุณควรถามคำถามกับคู่สนทนาของคุณอย่างไร

เมื่อเตรียมการสนทนาทางธุรกิจทางโทรศัพท์ ผู้จัดการควรตอบคำถามต่อไปนี้:

• วัตถุประสงค์ของการสื่อสารทางธุรกิจในอนาคตคืออะไร?
• เป็นไปได้ไหมที่จะแก้ไขปัญหาโดยไม่ต้องโทร?
• คู่สนทนาพร้อมที่จะหารือในหัวข้อนี้หรือไม่?
• คุณมั่นใจหรือไม่ว่าการสนทนาจะประสบความสำเร็จ?
• จะถามอะไรและคู่ของคุณสามารถถามอะไรได้บ้าง?
• ผลลัพธ์ของการสนทนาจะทำให้ทั้งสองฝ่ายพอใจได้อย่างไร? อันไหนไม่เหมาะกับคุณ?
• คุณสามารถใช้เทคนิคอะไรในการสื่อสาร?
• หากคู่สนทนาคัดค้าน ขึ้นเสียง ไม่เชื่อคำพูดของผู้จัดการ ไม่ยอมรับข้อโต้แย้ง แล้วจะประพฤติตนอย่างไร?

การประชุมทางธุรกิจ

เมื่อจัดการประชุมทางธุรกิจสิ่งสำคัญคือต้องจัดทำวาระการประชุมให้ถูกต้องนั่นคือเอกสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรที่ส่งล่วงหน้าไปยังผู้เข้าร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจเพื่อตรวจสอบ หมายเรียกประกอบด้วยข้อมูลต่อไปนี้:

• หัวข้อและวัตถุประสงค์ของการประชุม
• คำถามสำหรับการอภิปราย
• เวลาเริ่มต้นและสิ้นสุด
• สถานที่;
• วิทยากร (ระบุชื่อและตำแหน่ง) ตลอดจนพนักงานที่รับผิดชอบในการจัดเตรียมคำถาม
• เวลาที่จัดสรรไว้สำหรับคำถามแต่ละข้อ
• เนื้อหาในแต่ละประเด็น

หากผู้เข้าร่วมการประชุมรู้ล่วงหน้าเกี่ยวกับหัวข้อการสนทนาที่กำลังจะเกิดขึ้น พวกเขาจะคิดถึงสิ่งที่พวกเขาสามารถเสนอเพื่อแก้ไขปัญหาได้ หากผู้คนไม่ได้รับการแจ้งล่วงหน้าในระหว่างการอภิปรายจะมีการแสดงความคิดเห็นที่กระตุ้นให้เกิดการอภิปราย ส่งผลให้เสียเวลาและไม่มีการตัดสินใจใดๆ วิธีที่ดีที่สุดคือจัดกำหนดการการสื่อสารทางธุรกิจในวันที่ระบุในสัปดาห์ (แน่นอนว่าควรมีการจัดการประชุมฉุกเฉินและการประชุมที่ไม่ได้กำหนดไว้ตามความจำเป็น) ในช่วงบ่าย

เป็นสิ่งสำคัญสำหรับผู้นำการประชุมทางธุรกิจ:

• เริ่มตามเวลาที่กำหนด
• แจ้งผู้เข้าร่วมเกี่ยวกับกฎเกณฑ์และวาระการประชุม
• แต่งตั้งพนักงานที่รับผิดชอบในการสร้างโปรโตคอล
• เตือนว่าการประเมินทางอารมณ์ของเพื่อนร่วมงานเป็นสิ่งที่ยอมรับไม่ได้ ควรมีข้อเสนอแนะที่สร้างสรรค์เท่านั้น
• การวิพากษ์วิจารณ์ควรสร้างสรรค์และมีเหตุผล เช่น ให้ข้อมูลข้อเท็จจริง ไม่ถือเป็นเรื่องส่วนตัว เสนอแนะวิธีแก้ปัญหา
• รับประกันผลผลิตจากผู้เข้าร่วมทุกคน มิฉะนั้นจะไม่สามารถบรรลุเป้าหมายที่ต้องการได้
• หลีกเลี่ยงการกล่าวสุนทรพจน์ที่ยืดเยื้อ กระตุ้นข้อเสนอและแนวคิดที่แท้จริงเพื่อกำหนดทิศทางของสุนทรพจน์
• ติดตามความถูกต้องของการอภิปราย
• เพื่อรักษาความสนใจของผู้เข้าร่วม จึงมีเทคนิคต่างๆ สำหรับสิ่งนี้
• ในตอนท้ายของการสื่อสารทางธุรกิจ กำหนดข้อสรุปและงานสำหรับอนาคต
• อย่ารอช้าที่จะจบการประชุม

การอภิปรายทางธุรกิจ

การอภิปรายทางธุรกิจคือการแลกเปลี่ยนความคิดเห็นในประเด็นเฉพาะตามกฎที่กำหนดไว้ บ่อยครั้งการประชุมจะจัดขึ้นในรูปแบบของการอภิปราย โดยผู้เข้าร่วมทุกคนเท่าเทียมกัน ยกเว้นประธาน ไม่มีวิทยากร แต่ทุกคนในปัจจุบันไม่ได้เป็นเพียงผู้ฟังเท่านั้น ผู้เข้าร่วมจะอภิปรายประเด็นเฉพาะโดยไม่ละเมิดกฎข้อบังคับที่จัดตั้งขึ้นและอยู่ภายใต้คำแนะนำของเจ้าหน้าที่

ลักษณะเฉพาะของการอภิปรายกลุ่มคือกลุ่มคนที่เตรียมไว้จะอภิปรายต่อหน้าสาธารณชนโดยอภิปรายคำถามที่ถูกโพสต์ เป้าหมายคือการสร้างวิธีแก้ไขปัญหาและหารือเกี่ยวกับประเด็นที่มีการโต้เถียง โดยปกติแล้วการอภิปรายกลุ่มจะไม่นำไปสู่การระงับข้อพิพาทและการยอมรับ ทางออกเดียว- ผู้เข้าร่วมจะต้องเตรียมตัวล่วงหน้า นำเอกสารที่จำเป็นและข้อมูลทางสถิติติดตัวไปด้วย สิ่งสำคัญคือลักษณะพฤติกรรมของพวกเขา วัฒนธรรมการพูด พวกเขาตั้งคำถาม แสดงความคิดเห็น และแสดงความคิดเห็นต่อคำตอบของผู้เข้าร่วมได้แม่นยำเพียงใด เป็นการดีที่สุดเมื่อผู้เข้าร่วมพูดคุยกันด้วยชื่อและนามสกุล ผู้ชมที่ติดตามการอภิปรายจะต้องอยู่ภายใต้ความสนใจของผู้บรรยาย และต้องรักษาการติดต่อกับผู้บรรยาย ผู้นำเสนอควบคุมขั้นตอนทั้งหมด พูดหัวข้อและแนะนำผู้เข้าร่วม ติดตามการปฏิบัติตามกฎของการอภิปราย ฯลฯ

ข้อพิพาททางธุรกิจใช้เพื่อหารือเกี่ยวกับประเด็นข้อขัดแย้งเมื่อไม่มีความเห็นร่วมกันในประเด็นดังกล่าว วัตถุประสงค์ของข้อพิพาทไม่ได้เพื่อพิสูจน์ว่าความคิดเห็นของผู้เข้าร่วมบางคนมีความสำคัญ แต่เป็นการต่อสู้ทางวาจาซึ่งผู้เข้าร่วมการสื่อสารทางธุรกิจแต่ละคนปกป้องความคิดเห็นของเขาในหัวข้อการสนทนา โดยปกติแล้ว ข้อพิพาททางธุรกิจจะไม่เป็นไปตามกฎที่ยอมรับ

การพูดในที่สาธารณะ

ว่ากันว่าการพูดในที่สาธารณะนั้นมีผู้พูดที่ดีน้อยคนแต่คนที่สามารถรับฟังก็มีน้อยเช่นกัน การพูดในที่สาธารณะเป็นองค์ประกอบของการสื่อสารทางธุรกิจ จะต้องน่าเชื่อถือ มีคารมคมคาย และมีความคิดที่ดี

ข้อกำหนดสำหรับการพูดในที่สาธารณะ:

• มันควรจะน่าสนใจมากไม่เพียง แต่ในช่วงเริ่มต้นเท่านั้น แต่ยังรวมถึงบทพูดคนเดียวทั้งหมดด้วย
• ควรประกอบด้วยคำนำ ส่วนหลัก และบทสรุป

คุณต้องเตรียมตัวสุนทรพจน์ในที่สาธารณะอย่างละเอียดถี่ถ้วนแม้ว่าคุณจะเป็นผู้บรรยายที่มีประสบการณ์แล้วก็ตาม ไม่ต้องพูดถึงผู้เริ่มต้นในเรื่องนี้ด้วย การเตรียมสุนทรพจน์เป็นกระบวนการสร้างสรรค์ที่นำความสุขและความตื่นเต้นมาสู่ผู้เขียน

เพื่อให้สุนทรพจน์มีประสิทธิภาพ คุณต้องเลือกหัวข้อและคิดถึงจุดประสงค์ของบทพูดคนเดียว หัวข้อควรเกี่ยวข้องกับผู้ชมและน่าสนใจ เข้าใจได้ และมีความสำคัญต่อผู้ชม ขึ้นอยู่กับปัจจัยต่อไปนี้:

• ความสนใจของผู้ชมตลอดจนกลุ่มความสนใจเฉพาะเรื่อง
• หัวข้อนี้ใหม่แค่ไหน
• ความคิดเห็นที่ฝังอยู่ในหัวข้อ

เมื่อเลือกหัวข้อสุนทรพจน์ คุณต้อง:

1) ตรวจสอบให้แน่ใจว่าหัวข้อจะเป็นที่สนใจของผู้ฟัง เลือกหัวข้อที่ทำให้พวกเขาตื่นเต้นและกระตุ้นให้ต้องสนับสนุนคุณ ผู้พูดจะต้องทำให้ผู้ฟังรู้สึกว่าเขากำลังพูดถึงการกระทำที่เป็นประโยชน์

2) เชื่อมโยงความสนใจและคุณลักษณะของผู้ฟังเพื่อทำความเข้าใจว่าผู้ฟังมีความสามารถปฏิบัติอย่างไร

3) โต้แย้งคำพูดของคุณอย่างมีเหตุผล โดยคำนึงถึงความเชื่อและวัฒนธรรมทางอารมณ์ของผู้ฟัง

4) เลือกหัวข้อตามสถานที่ เวลา และอารมณ์ของผู้ชม ตลอดจนความเกี่ยวข้องของประเด็นนั้นๆ หัวข้อจะต้องเกี่ยวข้อง เริ่มต้นด้วยโอกาสที่เป็นทางการในการพัฒนาหัวข้อที่อาจมีความสำคัญมากขึ้น

การสื่อสารทางธุรกิจรูปแบบอื่นๆ

การเจรจาธุรกิจ พวกเขามีเป้าหมายเฉพาะเจาะจงอยู่เสมอ เช่น ลงนามในข้อตกลงหรือสรุปข้อตกลง การเจรจาธุรกิจเป็นหนทางสำหรับผู้มีส่วนได้ส่วนเสียในการตัดสินใจ

การสัมภาษณ์ – ใช้ในการว่าจ้าง การเลิกจ้าง กล่าวคือ เพื่อแก้ไขปัญหาด้านบุคลากร

การนำเสนอคือการนำเสนอผลิตภัณฑ์หรือบริษัทที่ไม่รู้จักอย่างเป็นทางการต่อสาธารณชนที่สนใจ จากการนำเสนอนี้ ผู้ซื้อที่มีศักยภาพและพันธมิตรจะมั่นใจได้ว่าจะซื้อผลิตภัณฑ์ที่สาธิต

การประมูลเป็นวิธีการขายสินค้า การสั่งซื้อสินค้าสำหรับผู้รับเหมา การซื้อสินค้าโดยการดึงดูดซัพพลายเออร์ และเลือกสิ่งที่ดีที่สุด เมื่อสิ้นสุดการประมูล จะมีการสรุปข้อตกลงกับพันธมิตรที่เสนอเงื่อนไขที่ดีที่สุด

การติดต่อทางธุรกิจ – เอกสารต่าง ๆ ที่มีการส่งข้อความข้อมูล

งานแถลงข่าว - จัดขึ้นหากมีข่าวสารที่สำคัญต่อสังคมโดยรวม องค์กร (หรือบุคคลที่มีชื่อเสียง) ที่เกี่ยวข้องกับเหตุการณ์แสดงความคิดเห็นในข่าวซึ่งมีความสำคัญต่อสาธารณะ

การมีทักษะในการสื่อสารทางธุรกิจในผู้ประกอบการบ่งบอกถึงสถานะที่สูงของเขา

นิโคลัส โครอต,หัวหน้าภัณฑารักษ์ของศูนย์วิจัยเพื่อการจัดการแบรนด์และเทคโนโลยีแบรนด์ของกลุ่ม บริษัท Reland สมาชิกสภาสมาคมนักการตลาดประธานคณะกรรมการกิจการระหว่างประเทศของสหภาพนักการตลาดแห่งรัสเซียสมาชิกของคณะกรรมการการตลาดของ หอการค้าและอุตสาหกรรมรัสเซีย กรุงมอสโก

เมื่อเร็ว ๆ นี้ ผู้จัดการจำนวนมากขึ้นถือว่ามารยาทเป็นส่วนสำคัญของธุรกิจ และนี่ก็ถูกต้องมาก ก่อนหน้านี้นักธุรกิจชาวรัสเซียน่าเสียดายที่จำการมีมารยาททางธุรกิจได้เฉพาะในระหว่างการเจรจากับเพื่อนร่วมงานชาวต่างชาติเท่านั้น แต่สถานการณ์ดีขึ้น มารยาททางธุรกิจไม่ถือเป็นสิ่งแปลกใหม่อีกต่อไป โดยเฉพาะในเมืองหลวงและเมืองใหญ่ หากบุคคลปฏิบัติตามกฎเกณฑ์บางประการแสดงว่าสถานะของผู้ประกอบการ มันเป็นแนวคิดเกี่ยวกับเป้าหมายของมารยาทที่ทำหน้าที่เป็นแรงผลักดันให้เกิดการเปลี่ยนแปลงเชิงบวก

อย่างไรก็ตาม ยังสามารถพบตัวอย่างที่ร้ายแรงได้ หากผู้เข้าร่วมไม่คุ้นเคยกับวัฒนธรรมของประเทศที่คู่ค้าเดินทางมาเจรจา พวกเขาก็ไม่รู้ว่าพฤติกรรมของตนเป็นการรุกรานตัวแทนของอีกฝ่าย ตัวอย่างเช่น ชาวฮินดูยื่นนามบัตรด้วยมือซ้าย โดยถือด้วยนิ้วกลางและนิ้วชี้ พวกเขาตบไหล่ชายชาวญี่ปุ่นเมื่อพบเขาเพื่อแสดงความรัก หากผู้หญิงมาพบปะกับชาวอาหรับในชุดเดรสสั้นหรือเสื้อผ้าคอลึกเธอก็จะทำให้คู่ครองของเธอขุ่นเคือง บางทีหลายคนอาจจะไม่พบสิ่งผิดปกติด้วยซ้ำ แต่สิ่งเหล่านี้เป็นความผิดพลาดร้ายแรง บางครั้งผู้จัดการจะสวมเสื้อเชิ้ตแขนสั้นและผูกไท ราวกับว่าพวกเขาทำงานเป็นพนักงานเสิร์ฟในร้านอาหาร คุณสามารถได้รับการอภัยสำหรับการแสดงตลกเช่นนั้นได้หากคุณอยู่ในอันดับต้นๆ ของรายชื่อ Forbes

วิธีการสื่อสารทางธุรกิจแบบอวัจนภาษา

การสื่อสารทางธุรกิจดำเนินการโดยใช้สัญญาณสามประการ: วาจา (สิ่งที่ผู้สื่อสารพูด) เสียง (วิธีที่ผู้สื่อสารพูด) และภาพ (รูปลักษณ์ของคู่สนทนา) ไม่ได้ใช้ในสัดส่วนที่เท่ากัน สามารถแบ่งคร่าวๆ ได้ดังนี้

• 55% ของการรับรู้คือสัญญาณภาพ
• 38% ของการรับรู้ – สัญญาณเสียง;
• 7% ของการรับรู้เป็นสัญญาณทางวาจา

ผู้เข้าร่วมการสนทนาจะได้รับสัญญาณจากผู้อื่น ประเมินพวกเขา จากนั้นจึงสรุปเกี่ยวกับบุคคลนั้นว่าพวกเขาสามารถเชื่อใจเขาได้หรือไม่ ไม่ว่าพวกเขาจะชอบเขาหรือไม่ก็ตาม นี่เป็นสิ่งสำคัญเนื่องจากการรับรู้ส่วนบุคคลมักมีความสำคัญอย่างยิ่งในการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารแบบอวัจนภาษาแบ่งออกเป็น 5 ระบบย่อยตามอัตภาพ ดังนี้

พื้นที่ส่วนตัว

1. ระบบย่อยเชิงแสง - จลนศาสตร์ซึ่งประกอบด้วยรูปลักษณ์การแสดงออกทางสีหน้าและละครใบ้ของคู่สนทนา

   ระบบย่อย Paralinguistic ซึ่งรวมถึงคุณสมบัติเสียงร้อง ตลอดจนช่วง เสียงต่ำ และโทนเสียง

   ระบบย่อยนอกภาษา ประกอบด้วยอัตราการพูด เสียงหัวเราะ และการหยุดชั่วคราว

เราสามารถสรุปได้ว่าหากสัญญาณได้รับการกำหนดค่าอย่างถูกต้องผ่านระบบย่อยที่ระบุไว้ การใช้งานในการสื่อสารจะได้รับผลกระทบ อิทธิพลเชิงบวก- หากบุคคลหนึ่งมองอีกฝ่ายในแง่ลบ สิ่งนี้จะนำไปสู่ความล้มเหลวในการสื่อสารทางธุรกิจและความสัมพันธ์โดยทั่วไป ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญมากที่จะต้องใช้เทคนิคและวิธีการสื่อสารต่างๆ อย่างถูกต้อง

จากการวิจัยของมหาวิทยาลัยเยล รอยยิ้มเป็นปัจจัยที่สำคัญอย่างยิ่งในการสื่อสารทางธุรกิจ โดยเป็นตัวกำหนดว่าคุณมีทัศนคติเชิงบวกต่อการสื่อสารทางธุรกิจหรือไม่ และคุณดูน่าเชื่อถือเพียงใดในสายตาของคู่ของคุณ

หากคุณมีความสุขระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจ คู่สนทนาของคุณก็มักจะรู้สึกเช่นเดียวกัน การแกล้งทำเป็นไม่สำคัญ องค์ประกอบในการสื่อสารดังกล่าวไม่ก่อให้เกิดการระคายเคือง การยิ้มเป็นวิธีง่ายๆ ที่ส่งผลต่อความสำเร็จในอาชีพการงาน

รอยยิ้มเป็นสัญญาณของการอนุมัติซึ่งส่งผลดีต่อคู่สนทนาระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจ

รอยยิ้มสามารถยกระดับอารมณ์ของคุณและคนรอบข้าง สร้างความมั่นใจให้กับเสียงของคุณและชนะใจผู้อื่น เธอทำให้แน่ใจว่าลูกค้าสนุกกับการสื่อสารกับคุณ

แต่ก็ควรจำไว้ว่าการยิ้มอาจไม่เหมาะสม เพื่อให้มีประสิทธิผลในระหว่างการสนทนาทางธุรกิจ จงยิ้มอย่างจริงใจ และเฉพาะในกรณีที่เหมาะสมในสถานการณ์ที่กำหนดเท่านั้น

หากคุณไม่ยิ้มออกมาเมื่อเจอใคร คุณจะรู้สึกว่าคุณเข้มงวด เฉยเมย หรือไม่มีความสุข ก คนที่ไม่แยแสเป็นองค์ประกอบเชิงลบที่สุดของการสื่อสารทางธุรกิจเพราะมันแสดงให้เห็นว่าเขาไม่สนใจ ใบหน้าแสดงออกถึงความเฉยเมยเมื่อคุณไม่ได้ฟังสิ่งที่อีกฝ่ายพูด

การสบตา

เราสามารถพูดได้ว่าการมองเห็นเป็นทักษะเฉพาะ คุณต้องสามารถสนับสนุนเขาในระหว่างการสนทนา แต่ในบางครั้งอาจเสียสมาธิและมองไปที่สถานที่อื่นโดยที่คุณไม่ต้องจ้องมองสถานที่เหล่านั้นเป็นเวลานาน คุณจะไม่ละสายตาจากวัตถุหากคุณละสายตาจากวัตถุนั้นเป็นระยะๆ ในทางกลับกัน หากคุณเบือนหน้าหนีบ่อยเกินไป คู่สนทนาอาจตัดสินใจว่าคุณไม่เอนเอียงไปทางเขาและรู้สึกไม่สบายตัวเนื่องจากปัญหาส่วนตัว

การจ้องมองแบบเปิดกว้างและการจ้องมองเป็นสองสิ่งที่แตกต่างกันโดยสิ้นเชิง การมองอย่างใกล้ชิดบ่งบอกว่าคุณมีส่วนร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจอย่างจริงจัง แต่ในความเป็นจริงแล้ว มักจะบ่งบอกถึง "การติดต่อที่ขาดหาย" จากประสบการณ์ในการสื่อสารในชีวิตประจำวัน เราสามารถพูดได้ว่าการสบตานั้นง่ายต่อการรักษาหากมีการพูดคุยกันในหัวข้อที่น่าพึงพอใจ แต่หากเป็นปัญหาที่ไม่พึงประสงค์ คู่สนทนาก็จะหลีกเลี่ยง หากผู้เข้าร่วมการสนทนาสบตาคุณแล้วเบือนหน้าหนี นั่นหมายความว่าเขายังไม่ได้พูดทั้งหมด และเมื่อเขาพูดออกมา เขาจะมองตาคุณเพื่อให้คุณสนทนาต่อ

ไม่ใช่ทุกคนที่พบว่าการสบตาเป็นเรื่องง่าย ดังนั้นพวกเขาจึงหลีกเลี่ยง บางคนกลัวที่จะพูดคุยหัวข้อใดหัวข้อหนึ่งและเบือนหน้าไปทางอื่นเมื่อมีคนเริ่มพูดถึงเรื่องนั้น หากที่ปรึกษาเมื่อสื่อสารกับลูกค้า มองไปทางอื่น มองไปที่วัตถุหนึ่งก่อน จากนั้นจึงมองอีกวัตถุหนึ่ง หรือในทางกลับกัน ไม่ละสายตาจากลูกค้า สิ่งนี้จะทำให้เกิดความตึงเครียด

ในกระบวนการสัมผัสด้วยสายตา คนสองคนจะมีปฏิสัมพันธ์กัน ขึ้นอยู่กับระยะเวลาและความถี่ที่เกิดขึ้นคุณสามารถตัดสินคู่สนทนาได้ ดังนั้นการรักษาการติดต่อดังกล่าวอาจส่งผลดีต่อความสำเร็จในการสื่อสารทางธุรกิจ

นามบัตร

หากไม่มีนามบัตร การสื่อสารทางธุรกิจก็เป็นไปไม่ได้ในโลกสมัยใหม่ เมื่อพบกันครั้งแรกผู้คนจะแลกเปลี่ยนกันซึ่งเป็นส่วนหนึ่งของพิธีการทักทายไปแล้ว

นามบัตรใช้เพื่อแสดงความยินดีกับงานที่สนุกสนาน แสดงความขอบคุณ เช่น สำหรับการให้บริการ หรือแสดงความเสียใจ

• การพัฒนาความเป็นผู้นำ: วิธีที่จะเปลี่ยนความคิดของคุณ

พนักงานของบริษัทที่สื่อสารกับลูกค้าและหุ้นส่วนจะต้องมีนามบัตร ทำหน้าที่เป็นสัญลักษณ์สถานะและช่วยให้คุณสามารถโต้ตอบกับนักธุรกิจได้

การ์ดดังกล่าวสะท้อนให้เห็นได้มากที่สุด ข้อมูลสำคัญเกี่ยวกับบุคคล: ชื่อเต็ม ชื่อองค์กร หมายเลขโทรศัพท์ เว็บไซต์ รหัสไปรษณีย์ และที่อยู่อีเมล

การ์ดจะแสดงทันทีว่าใครเป็นเจ้าของ นามบัตรสามารถออกแบบได้ด้วยวิธีดั้งเดิม (ซึ่งมักจะทำ คนที่มีความคิดสร้างสรรค์) หรืออย่างสุภาพและเรียบง่าย เช่น ตัวแทนของหน่วยงานระดับสูง

ประเทศต่างๆ มีทัศนคติต่อ "เอกสาร" นี้ที่แตกต่างกัน ตัวอย่างเช่น ในญี่ปุ่น จีน และเกาหลี บัตรนี้ถือเป็นเอกสารประจำตัว

ในต่างประเทศข้อความในการ์ดจะต้องแปลเป็นภาษาประจำชาติของประเทศหรือภาษาอังกฤษ นี่คือมารยาททางธุรกิจ

เมื่อใช้นามบัตร คู่ของคุณจะรู้วิธีติดต่อคุณหากมีอะไรเกิดขึ้น แต่อย่าให้ข้อมูลส่วนตัวของคุณกับทุกคน

นักธุรกิจชาวรัสเซียพยายามเลียนแบบ “ผู้อาวุโส” เมื่อสื่อสารทางธุรกิจ

Igor Berezin ประธาน Guild of Marketers หุ้นส่วนของ Semperia M&S สมาชิกคณะกรรมการสมาคมการตลาดแห่งรัสเซีย และที่ปรึกษาประธาน Romir Research Holding ในกรุงมอสโก

มารยาททางธุรกิจในปัจจุบันไม่เข้มงวดเท่ากับพิธีสารทางการทูตของศตวรรษที่ผ่านมา กฎเหล่านี้ไม่ใช่กฎที่เข้มงวด แต่เป็นคำแนะนำที่เกิดขึ้นจากการดำเนินธุรกิจในลักษณะทั่วไปและเป็นทางการ จากการสังเกตของฉัน นักธุรกิจชาวรัสเซียส่วนใหญ่คุ้นเคยกับบรรทัดฐานพื้นฐานของมารยาททางธุรกิจ แต่ไม่ใช่ทุกคนที่รู้ถึงความแตกต่าง ในการเจรจานั้น ขึ้นอยู่กับ "ผู้อาวุโส" เป็นอย่างมาก หากเขารู้และปฏิบัติตามระเบียบการ ผู้เข้าร่วมที่เหลือจะมองมาที่เขาและทำเช่นเดียวกัน

ในบริษัทขนาดกลาง ผู้จัดการรุ่นใหม่มักจะไม่เจาะลึกถึงความซับซ้อนของระเบียบการ ข้อผิดพลาดที่พบบ่อยที่สุดที่ฉันพบคือเมื่อแขกถูกบังคับให้รอในห้องประชุมนานกว่า 5-7 นาที (และบางครั้งอาจนานถึง 15-20 นาที) จนกระทั่ง “หัวหน้าหลัก” ยอมปรากฏตัว เจ้าของมักประพฤติตนเช่นนี้เมื่อผู้เยี่ยมชมสนใจรับคำสั่งซื้อหรือสัญญา

เมื่อนั่งที่โต๊ะ ข้อผิดพลาดไม่ค่อยเกิดขึ้น แต่ก็ยังเกิดขึ้นที่เจ้าบ้านไม่ปล่อยให้แขกนั่งด้วยกันที่โต๊ะด้านเดียว สิ่งนี้สร้างความไม่สะดวกในทางปฏิบัติและความไม่สบายใจทางศีลธรรม

ข้อผิดพลาดทั่วไปที่เราทำคือการไม่มีนามบัตรหรือการไร้ประโยชน์ ถ้า ผู้จัดการทั่วไปไม่ให้นามบัตรหรืออีเมลส่วนตัวและโทรศัพท์มือถือไม่ได้ระบุไว้ พันธมิตรอาจสรุป (อาจมีข้อผิดพลาด) ว่าผู้จัดการไม่ได้ตั้งใจที่จะควบคุมความคืบหน้าของความร่วมมือเพิ่มเติม พวกเขาจะไม่ "รบกวน" เขาโดยพยายามเจรจากับผู้จัดการ (และคำนึงถึงผลประโยชน์ของพวกเขา)

นอกจากนี้ ปัญหามักจะเกิดขึ้นในช่วงเริ่มต้นของการเจรจา - การแนะนำตัวไม่ได้ถูกคิดมาอย่างดีเสมอไป มีปัญหาในขณะที่ทั้งสองฝ่ายตัดสินใจว่าใครจะเป็นผู้เริ่ม

การสื่อสารทางธุรกิจ: กฎของ "มารยาทที่ดี"

หากคุณปฏิบัติตามมาตรฐานทางจริยธรรมและวัฒนธรรมในการสื่อสาร สิ่งนี้จะส่งผลต่อการพัฒนาความร่วมมือระหว่างคุณกับคู่ค้าและเพื่อนร่วมงาน

มาตรฐานทางจริยธรรมกำหนดกฎเกณฑ์ในการสื่อสารและสร้างความมั่นใจในความสัมพันธ์ที่กลมกลืนกัน บรรทัดฐานนั้นตั้งอยู่บนพื้นฐานของความเคารพ ความเท่าเทียมกัน นั่นคือ คุณค่าทางศีลธรรม ไม่ใช่เพื่ออะไรที่พวกเขาบอกว่าคุณต้องปฏิบัติต่อผู้อื่นแบบเดียวกับที่คุณอยากให้ได้รับการปฏิบัติ ทุกคนต้องการให้ผู้อื่นสื่อสารกับเราอย่างกรุณาและคำนึงถึงผลประโยชน์และสิทธิของเรา คู่สนทนาก็ต้องการทัศนคติที่คล้ายกันจากเราเช่นกัน มีการตั้งค่าการสื่อสารต่อไปนี้:

• การสื่อสารนำมาซึ่งสิ่งดีๆ
• เราเตรียมพร้อมสำหรับผลลัพธ์เชิงบวกเมื่อเริ่มการสื่อสาร
• กลยุทธ์ที่เราเลือกสื่อสารมีส่วนทำให้เกิดความสัมพันธ์ที่สร้างสรรค์
• เรามีความรับผิดชอบมากกว่าคนอื่นๆ สำหรับผลลัพธ์ของการสื่อสาร
• ผู้เข้าร่วมการสื่อสารแต่ละคนจะต้องรับฟัง มีสิทธิที่จะแสดงความคิดเห็น และสามารถยอมรับข้อโต้แย้งของเราได้หรือไม่

หากมาตรฐานทางจริยธรรมถูกละเมิดในการสื่อสารทางธุรกิจก็จะเกิดข้อผิดพลาดทางจริยธรรมซึ่งอาจเกี่ยวข้องกับทัศนคติเหยียดหยามต่อบุคคลความอัปยศอดสูในศักดิ์ศรีความก้าวร้าวความประสงค์ร้ายการควบคุมจิตสำนึกและการตัดสินอย่างเด็ดขาด การใช้ถ้อยคำหยาบคาย เยาะเย้ย ดูถูก เยาะเย้ย แสดงอารมณ์เชิงลบด้วยคำพูด เป็นต้น ไม่ถูกต้อง

• การทำงานเป็นทีม: วิธีสร้างและควบคุมอย่างง่ายดาย

เพื่อให้การสื่อสารมีประสิทธิภาพ แค่รู้ภาษาอย่างเดียวไม่พอ ทั้งสองฝ่ายต้องปฏิบัติตามหลักการ ปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ที่จะช่วยให้แน่ใจว่าการสนทนามีจริยธรรมและสอดคล้องกัน

มีหลักการของความร่วมมือซึ่งเป็นหลักการสำคัญของคำพูด: “การมีส่วนร่วมในการสื่อสารของคุณในขั้นตอนนี้ของการสนทนาควรเป็นไปตามเป้าหมายที่ยอมรับร่วมกันของการสนทนานี้” ตามหลักการเราสามารถสรุปได้ว่าคู่สนทนาต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนสำหรับทุกคนและดำเนินการเพื่อให้บรรลุเป้าหมายและทุกคนต้องมีส่วนร่วม

หลักการนี้มีความชัดเจนในสี่ประการ:

• ปริมาณ การสื่อสารควรมีข้อมูลมากเท่าที่จำเป็น ไม่มากและไม่น้อย
• คุณภาพ. คุณไม่ควรพูดอะไรที่คุณไม่สามารถหาเหตุผลได้ คำพูดจะต้องเป็นจริง
• ความสัมพันธ์ การตอบสนองต่อการสื่อสารจะต้องเพียงพอต่อสิ่งที่กระตุ้นให้เกิดการสื่อสาร คุณไม่สามารถหลบเลี่ยงหัวข้อ
• วิธี. คุณต้องแสดงออกอย่างชัดเจน ไม่อนุญาตให้ใช้ถ้อยคำที่ชัดเจน ทุกการมีส่วนร่วมในการสื่อสารจะต้องชัดเจนต่อผู้ฟัง

หลักการสำคัญอีกประการหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจคือหลักความสุภาพซึ่งเปิดเผยไว้ในหลักหกประการ (กฎแห่งพฤติกรรม):

• ไหวพริบสูงสุด - หากคู่สนทนาไม่ต้องการคุณไม่ควรถามเกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวของคุณพูดคุยเกี่ยวกับความเชื่อทางศาสนาความชอบและ ค่าจ้าง, เช่น. เป็นการดีกว่าที่จะรักษาระยะห่าง
• ความเอื้ออาทรสูงสุด - คู่สนทนาควรรู้สึกสบายใจไม่จำเป็นต้องทำให้เขาอยู่ในตำแหน่งที่ไม่สบายใจและเป็นภาระแก่เขาด้วยภาระผูกพัน
• สูงสุดในการอนุมัติ - ประเมินผู้อื่นเท่านั้นด้วย ด้านที่ดีที่สุดความปรารถนาที่จะเกิดตำแหน่งที่เกี่ยวข้องกับผู้คนโดยบังเอิญ
• จุดสูงสุดของความเห็นอกเห็นใจคือความเมตตากรุณา
• ความยินยอมสูงสุด - ขจัดความขัดแย้งโดยการปรับพฤติกรรมของคู่สัญญา
• จุดสูงสุดของความสุภาพเรียบร้อยคือการประเมินตนเองตามความเป็นจริง การปฏิเสธคำเยินยอและการสรรเสริญ

ในการสื่อสารทางธุรกิจทั้งหมดคุณไม่สามารถใช้หลักคำสอนทั้งหมดได้เนื่องจากบางครั้งคู่สนทนาก็ผิดคุณไม่จำเป็นต้องแสดงความเห็นอกเห็นใจให้เขาเสมอไป แต่มีไหวพริบเสมอเคารพสิทธิ์ของเขาในข้อมูลที่ครบถ้วนและเชื่อถือได้

สังเกตบรรทัดฐานมารยาทของพฤติกรรมการพูด:

• เรียกกันและกันว่า “คุณ” โดยไม่คำนึงถึงอายุและสถานะทางสังคม
• กล่าวคำทักทายและอำลา
• ใช้วลีที่สุภาพ ตัวอย่างเช่น “ใจดี” “อนุญาตให้ฉัน...”

สำหรับแต่ละสถานการณ์การพูด มีระบบสูตรคำพูด ศึกษาเพื่อใช้ในการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารสันนิษฐานว่าทั้งสองฝ่ายรู้เงื่อนไขเฉพาะของการสื่อสารเฉพาะด้านและมีความรู้ ภาษามืออาชีพ- ในระหว่างการสัมภาษณ์ พวกเขามักจะใส่ใจว่าผู้สมัครใช้คำพูดที่เป็นมืออาชีพในการพูดของเขาหรือไม่ หากเป็นการเขียนการสื่อสาร คุณจะต้องปฏิบัติตามโครงสร้างคำพูดและไม่ใช้คำสแลง

วิธีใช้การสื่อสารทางธุรกิจกับการเจรจาที่สำคัญ

ในระหว่างการเจรจาไม่มีใครพยายามกำหนดมุมมองของตนในอีกด้านหนึ่ง ผู้เข้าร่วมเคารพมุมมองของคู่ค้า ประนีประนอม พิสูจน์ความคิดเห็นของตนด้วยการให้ข้อโต้แย้ง ดังนั้นกฎแห่งมารยาทจึงถูกปฏิบัติตามในการสื่อสารทางธุรกิจ สิ่งนี้ส่งเสริมการสื่อสารที่สร้างสรรค์ การแก้ปัญหา และลดความเครียดทางอารมณ์

หลักเกณฑ์การเตรียมการเจรจา

การเจรจาแตกต่างกันตรงที่นำไปสู่การลงนามข้อตกลงหรือการจัดทำพิธีสารแสดงเจตจำนง ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการเตรียมการอย่างรอบคอบจึงควรคำนึงถึงการสนับสนุนจากองค์กรและเนื้อหาของการเจรจาในอนาคต วิธีที่คุณจะโต้แย้งข้อโต้แย้งของคุณนั้นขึ้นอยู่กับความรู้ของคุณเท่านั้น และการจัดการประชุมจะถูกควบคุมโดยกฎของระเบียบการที่คุณจำเป็นต้องรู้

1. การให้คำปรึกษาเบื้องต้น

ก่อนการเจรจาคุณต้องค้นหาเป้าหมายของทั้งสองฝ่ายและหัวข้อที่จะหารือกันก่อน เพราะหากฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งไม่สนใจความร่วมมือก็ไม่มีประเด็นในการพบปะกัน ค้นหาพื้นที่ที่ผลประโยชน์ของพันธมิตรมาบรรจบกัน ด้วยเหตุนี้จึงต้องมีการปรึกษาหารือเบื้องต้น หากคุณแน่ใจว่าคู่ค้าของคุณพร้อมที่จะทำงานร่วมกับคุณ ให้เริ่มเตรียมตัวสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ การจัดเตรียมสามารถทำได้โดยกลุ่มโปรโตคอล หากบริษัทของคุณมี องค์กรขนาดใหญ่มักจะมีแผนกโปรโตคอล

2. เวลาประชุม

พิจารณาว่าการเจรจาจะใช้เวลานานแค่ไหน จากนี้ให้ตั้งเวลา ตัวเลือกที่ดีที่สุด– 10 หรือ 11 โมงเช้า ควรทำให้เสร็จภายใน 18 ชั่วโมงจะดีกว่า โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากการสนทนาเริ่มก่อนอาหารกลางวัน ผู้เชี่ยวชาญด้านจิตวิทยาและสรีรวิทยาแนะนำให้จัดตารางการเจรจาในวันใดก็ได้ ยกเว้นวันจันทร์และวันศุกร์ เพราะในวันนี้กิจกรรมของมนุษย์ไม่ได้ดีที่สุด

3.สถานที่นัดพบ

การตัดสินใจไม่ได้เกิดขึ้นในห้องซาวน่าและร้านอาหาร แต่สำนักงานจะเหมาะสมกว่าสำหรับจุดประสงค์นี้ และในร้านอาหารคุณสามารถรวมตัวกันเพื่อเฉลิมฉลองความสำเร็จของโครงการหรือนัดหมายเพื่อรักษาความสัมพันธ์

การเจรจาอาจจัดขึ้นที่สำนักงานของพันธมิตรหรือสำนักงานของคุณ ในทั้งสองกรณีมีข้อดีและข้อเสีย คุณจะรู้สึกสงบและมั่นใจมากขึ้นในที่ทำงานของคุณ แต่คุณจะต้องดูแลเรื่องการจัดประชุม มันจะยากขึ้นสำหรับคุณในด้านจิตใจในอาณาเขตของคู่ของคุณ หากองค์กรมีความสัมพันธ์ทางธุรกิจมายาวนานและจัดการสื่อสารทางธุรกิจเป็นประจำ คุณสามารถ "เยี่ยมชม" ซึ่งกันและกันได้ ในบางกรณี ทางเลือกที่ดีที่สุดคือการสนทนาในพื้นที่ที่เป็นกลาง:

• มีความสัมพันธ์ที่ตึงเครียดระหว่างคู่สนทนาไม่มีใครอยากจะยอมแพ้และให้โอกาสอีกฝ่ายอยู่ในอาณาเขตของตน
• มีความจำเป็นต้องบรรลุเงื่อนไขที่เท่าเทียมกันในการเจรจาเพื่อให้เกิดความเท่าเทียมกันสูงสุด
• ประเด็นที่ต้องหารือเป็นความลับ และสำนักงานของทั้งสองฝ่ายไม่มีเครื่องมือรักษาความปลอดภัยข้อมูล ในศูนย์ธุรกิจหลายแห่งคุณสามารถเช่าสถานที่ได้ และผู้เชี่ยวชาญจะเตรียมสถานที่สำหรับการเจรจาและให้การปกป้องข้อมูลทางเทคนิค

องค์ประกอบของคณะผู้แทน

จำนวนและตำแหน่งของผู้เข้าร่วมจากแต่ละฝ่ายควรจะเท่ากันโดยประมาณ หัวหน้าคณะได้รับการแต่งตั้งซึ่งจะเป็นผู้ตัดสินใจขั้นสุดท้ายในประเด็นที่กำลังหารือและติดตามการปฏิบัติตามกฎ หัวหน้าคณะผู้แทนมักจะเป็นหัวหน้าขององค์กร แต่ก็ไม่เสมอไป หากผู้เชี่ยวชาญเชี่ยวชาญเทคนิคการเจรจาต่อรองก็จะเป็นผู้นำการประชุม อีกตัวอย่างหนึ่ง: ผู้อำนวยการเพิ่งเข้าร่วมงานกับบริษัทแต่ยังไม่เข้าใจทุกอย่าง ในกรณีนี้ ผู้นำต้องจำไว้ว่าหัวหน้าคณะผู้แทนมีหน้าที่รับผิดชอบในการตัดสินใจในระหว่างการเจรจาอย่างเต็มที่ และตัวแทนของบริษัทจะต้องเชื่อฟังเขา หากมีใครสงสัยในการตัดสินใจของหัวหน้าหรือเริ่มโต้เถียงระหว่างการเจรจาเขาจะทำผิดพลาดครั้งใหญ่และนี่ไม่ใช่วิธีปฏิบัติตน

5. เอกสารและเอกสารประกอบคำบรรยาย

เตรียมร่างข้อตกลงและการตัดสินใจก่อนการเจรจา เอกสารเหล่านี้จะเป็นโครงการ ลองนึกถึงข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ เก็บเอกสารและเอกสารสำคัญทั้งหมดไว้ในมือ เพื่อให้ผู้เข้าร่วมประชุมไม่ต้องรอในขณะที่มีคนค้นหาข้อมูลหรือโทรหาผู้ที่มีข้อมูลดังกล่าว พิมพ์สื่อในรูปแบบเดียวกันให้เพียงพอสำหรับทุกคนที่มาร่วมงาน คงจะเป็นการดูถูกหากคุณบอกผู้เข้าร่วมคนหนึ่งว่าเขาได้รับสำเนาคุณภาพต่ำ โปรดระมัดระวังในการรวบรวมข้อมูลเกี่ยวกับผู้เข้าร่วม โดยเฉพาะเกี่ยวกับผู้อำนวยการทั่วไป ด้วยข้อมูลดังกล่าว จึงง่ายกว่ามากที่จะมีอิทธิพลต่อผลลัพธ์ของการสนทนา ข้อมูลใดๆ ก็มีประโยชน์ได้ แม้ว่า CEO ชอบกินอะไรหรือหนังสือเล่มสุดท้ายที่ CEO อ่านก็ตาม

สมาชิกคณะผู้แทนแต่ละคนจะต้องมีนามบัตรตามจำนวนที่กำหนด

6.ของที่ระลึกสำหรับคู่ค้า

หากคุณต้องการ ให้เตรียมของขวัญเชิงสัญลักษณ์สำหรับคู่รักของคุณ ไม่ควรให้ของที่ระลึกราคาแพงหรือใหญ่มาก เพิ่มโลโก้บริษัทของคุณลงในของขวัญ ตามกฎแล้ว CEO จะได้รับของขวัญพิเศษในการสื่อสารทางธุรกิจ ไม่เหมือนคนอื่นๆ เป็นการดีกว่าที่จะเตือนอีกฝ่าย (เช่น ผ่านกลุ่มโปรโตคอล) อีกฝ่ายเกี่ยวกับของขวัญที่เตรียมไว้ เพื่อที่ผู้เข้าร่วมจะได้ไม่รู้สึกเขินอายที่ไม่ดูแลของที่ระลึก

7. การแต่งกาย

ผู้ชายควรสวมเสื้อเชิ้ตสีอ่อนและชุดสูทสีเข้ม เนคไทอาจเป็นลายจุดเล็กๆ สีอ่อนหรือลายทางแนวทแยง แต่อย่าผูกเนคไทที่มีหลายสีหรือสีสว่าง รองเท้าสีดำคลาสสิกพร้อมเชือกผูกและไม่มีองค์ประกอบตกแต่ง ยกเว้นตะเข็บที่แยกนิ้วเท้า ไม่อนุญาตให้สวมรองเท้าที่ทำจากหนังสิทธิบัตรหรือหนังงู จระเข้ หรือหนังนกกระจอกเทศในการประชุม

เป็นการดีที่สุดสำหรับผู้หญิงที่จะสวมแจ็กเก็ตสีเข้มกับกระโปรงหรือเดรส หากคุณเลือกชุดสูทธุรกิจสำหรับการสื่อสารทางธุรกิจ คุณจะต้องเลือกเสื้อเบลาส์สีอ่อน กางเกงรัดรูปไนลอนสีเนื้อ และรองเท้าส้นเตี้ย โดยไม่ควรมีเครื่องประดับตกแต่ง แม้ว่าตอนนี้ผู้หญิงจะนิยมสวมเนคไท แต่ก็ไม่เหมาะสำหรับการประชุมทางธุรกิจ คุณไม่สามารถมาพร้อมกับสร้อยข้อมือหรือต่างหูยิปซีได้เครื่องประดับจะต้องเรียบง่ายและไม่โดดเด่น

กฎการปฏิบัติในระหว่างการเจรจา

อย่ารอช้า ไม่เช่นนั้นคุณจะฝ่าฝืนระเบียบการ คู่ของคุณอาจมองว่าการมาสายของคุณเป็นการดูถูกหรือดูหมิ่น หากเกิดเหตุการณ์ไม่คาดฝันเนื่องจากการที่คุณมาถึงช้ากว่าเวลาที่กำหนด ขออภัยคู่ค้าของคุณ หากผ่านไป 15 นาทีตั้งแต่เริ่มการประชุมและคุณยังไม่ถึงจุดนั้น ผู้อำนวยการทั่วไปของฝ่ายที่รับสามารถยุติการประชุมที่ยังไม่ได้เริ่มด้วยตนเอง และมอบหมายการเจรจาให้ผู้ช่วยของเขา

1. พบปะแขก

หากคุณตัดสินใจที่จะดำเนินการสื่อสารทางธุรกิจในสำนักงานของคุณ สมาชิกทุกคนในคณะผู้แทนจะต้องรวมตัวกันในห้องที่จะมีการเจรจาตามเวลาที่กำหนด พนักงานที่ไม่เกี่ยวข้องกับการสนทนาจะพบกับคู่หูที่มาถึงและพาพวกเขาไปที่ห้อง หัวหน้าคณะผู้แทนจะทักทายคุณก่อนและแนะนำผู้เข้าร่วมทุกคน การกระทำที่คล้ายกันทำโดยหัวหน้าคณะผู้แทนหุ้นส่วนหลังจากนั้นหัวหน้าคณะผู้แทนเจ้าของดินแดนเชิญแขกให้นั่งลง

2. การจัดที่นั่งของผู้เจรจา

หัวหน้าคณะผู้แทนฝ่ายรับนั่งลงก่อน ผู้เข้าร่วมที่เหลือจะเข้ารับตำแหน่งตามป้ายที่เตรียมไว้ล่วงหน้า ตัวเลือกที่นั่งยอดนิยม: คณะผู้แทนจะนั่งตรงข้ามกัน (ตามด้านยาวของโต๊ะ) ผู้อำนวยการทั่วไปก็นั่งตรงข้ามตรงกลางเช่นกัน ทางด้านขวาของแต่ละคนคือพนักงานที่สำคัญที่สุดอันดับสอง ด้านซ้ายคือคนที่สาม และต่อๆ ไป ล่ามและผู้เชี่ยวชาญที่ไม่ใช่นักเจรจาต่อรองโดยตรง แต่มีส่วนร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจ จะอยู่ด้านหลังศีรษะของคณะผู้แทนเล็กน้อยและไปทางไหล่ซ้าย หากเจ้าบ้านฝ่าฝืนการจัดที่นั่งและมีผู้นั่งผิดที่ ถือว่ามีมารยาทไม่ดี

3. แลกเปลี่ยนนามบัตร

เมื่อทุกคนเข้าที่นั่งแล้ว หัวหน้าคณะผู้แทนเจ้าภาพจะแนะนำผู้เข้าร่วมจากฝั่งของเขา แม้ว่าจะมีคนที่คุ้นเคยกับพวกเขาอยู่แล้วก็ตาม หลังจากนั้นหัวหน้าแขกจะแนะนำพันธมิตรให้รู้จักกับทีมของเขา หากมีน้อยกว่าสิบคน จะมีการแลกนามบัตร ทุกคนยื่นนามบัตรให้คนที่นั่งตรงข้าม ผู้เข้าร่วมวางนามบัตรไว้ในกระเป๋าเสื้อหรือวางไว้บนโต๊ะตรงหน้าเขา ในกรณีนี้ คุณสามารถค้นหาชื่อคู่ของคุณได้หากคุณลืมชื่อนั้นกะทันหัน หากคุณใช้ไพ่โกหกแทนป้ายแนวตั้งเพื่อระบุสถานที่แต่ละแห่ง การวางนามบัตรไว้ข้างหน้าจะสะดวกมาก หากมีผู้เข้าร่วมการสื่อสารทางธุรกิจมากกว่า 10 คน การแลกเปลี่ยนนามบัตรถือว่าไม่เหมาะสม ผู้เข้าร่วมแต่ละคนจะต้องมีรายชื่อสมาชิกทั้งหมดของคณะผู้แทนของหุ้นส่วน โดยจะมีการระบุชื่อเต็มและตำแหน่งสำหรับแต่ละคน ในสถานการณ์เช่นนี้ คุณยังสามารถแลกเปลี่ยนนามบัตรได้ แต่จะมีเฉพาะในช่วงพักเท่านั้น (หากมี) ถ้าไม่เช่นนั้นหลังจากการเจรจา

4. การเริ่มต้นการเจรจา

ผู้อำนวยการทั่วไปของเจ้าของจะเริ่มต้นการสนทนาเสมอ ซึ่งคอยดูแลไม่ให้มีการหยุดชั่วคราวเป็นเวลานาน ถ้ามันเกิดขึ้น เขาก็จะต้องเติมเต็มมัน หากมีความเงียบระหว่างการสื่อสารทางธุรกิจ ผู้เข้าพักอาจคิดว่าตนได้พูดทุกสิ่งที่ต้องการแล้ว ซึ่งหมายความว่าถึงเวลายุติการเจรจา คุณไม่ควรเริ่มพูดคุยทันทีเกี่ยวกับประเด็นที่คุณรวบรวมเพื่อหารือ เป็นการดีกว่าที่จะพูดคุยสักสองสามนาทีเกี่ยวกับหัวข้ออื่นก่อน เช่น การจดจำการทำงานร่วมกันในอดีต คุณไม่ควรเริ่มการสนทนากับการเมือง คุณลักษณะของชาติ ศาสนา หากหัวข้อเหล่านี้สามารถก่อให้เกิดความขัดแย้งได้ จากนั้นหัวหน้าคณะเจ้าภาพกล่าวว่าถึงเวลาที่จะต้องหารือประเด็นที่ทุกคนรวบรวมไว้แล้ว อธิบดีอาจส่งเรื่องไปยังผู้เชี่ยวชาญ ผู้แทน และที่ปรึกษาก็ได้ หากมีใครกำลังพูดอยู่คุณก็ไม่ควรขัดจังหวะเขา

5. พักระหว่างการประชุม

คุณไม่ควรโทรในระหว่างการเจรจา โทรศัพท์มือถือดังนั้นจึงควรปิดมันจะดีกว่า หากมีการหยุดพักควรวางแผนล่วงหน้า แขวนป้ายไว้ที่ประตูว่า “กำลังเจรจา ห้ามเข้า” เพื่อไม่ให้ใครรบกวนคุณ มีเพียงเลขานุการเท่านั้นที่สามารถเข้าไปได้หากได้รับคำสั่งจากหัวหน้าคณะผู้แทนของฝ่ายรับ หากมีใครเข้าไปในห้องประชุม ผู้จัดการควรขอให้เขาออกไป

6. การบันทึกการสนทนา

บ่อยครั้งที่ผู้เข้าร่วมในการเจรจาบันทึกการสื่อสารทางธุรกิจ บางคนเขียนโปรโตคอลด้วยมือ บางคนพิมพ์ข้อความบนคอมพิวเตอร์ บางคนติดอาวุธตัวเองด้วยเครื่องบันทึกเสียงและบันทึกทุกอย่างที่พูด แต่อีกฝ่ายต้องยินยอมให้บันทึก การบันทึกสามารถทำได้โดยผู้เจรจาหรือผู้เชี่ยวชาญทางเทคนิค

7. เสร็จสิ้นการเจรจา

เพื่อลดบรรยากาศ หัวหน้าคณะเจ้าภาพเมื่อสิ้นสุดการประชุมอาจเชิญผู้มารวมตัวกันให้ถอดแจ็กเก็ตของตนออก ข้อเสนอนี้มีความเหมาะสมก็ต่อเมื่อการเจรจาส่วนที่เป็นทางการเสร็จสิ้นแล้วและไม่ได้ถ่ายทำอีกต่อไป หัวหน้าคณะผู้แทนรับเชิญมักจะริเริ่มในการสื่อสารทางธุรกิจให้สมบูรณ์ โดยปกติแล้วผลการประชุมจะเป็นดังนี้ ตัดสินใจแล้วในประเด็นที่หารือกันซึ่งบันทึกไว้ในรายงานการประชุม เอกสารจะถูกสร้างขึ้นเป็นสองชุด ฝ่ายละชุด ลงนามโดยผู้มีอำนาจ นอกจากโปรโตคอลแล้ว คุณสามารถสร้างรายงานที่ส่งไปยังแขกเพื่อขออนุมัติได้ หลักการประการหนึ่งของมารยาททางธุรกิจคือการรักษาคำพูด การตัดสินใจที่เกิดขึ้นระหว่างการสนทนาจะต้องได้รับการเคารพ หลังการประชุม ผู้เข้าร่วมแลกเปลี่ยนของที่ระลึกหากต้องการ โปรดทราบว่าคุณไม่ควรเปิดบรรจุภัณฑ์ทันทีและดูว่ามีอะไรอยู่ข้างใน

การสื่อสารทางธุรกิจไม่ได้จบลงด้วยดีเสมอไปสำหรับทั้งสองคณะ ตัวอย่างเช่น ฝ่ายหนึ่งอาจชะลอการลงนามในสัญญาเพื่อพิจารณาข้อกำหนดและผลที่ตามมาอย่างรอบคอบ แล้วอย่าลืมตกลงวันและเวลาประชุมครั้งต่อไปด้วย หากคุณเข้าใจว่าคุณไม่สามารถบรรลุฉันทามติได้ แม้ว่าคุณจะเลื่อนการเจรจาออกไปก็ตาม จะไม่มีการยื่นคำขาดหรือแบล็กเมล์แขกไม่ว่าในกรณีใด พูดอย่างใจเย็นว่าความคิดเห็นของคุณไม่ตรงกัน ขอบคุณเพื่อนร่วมงานที่ทำงานและบอกลาออกจากห้องกับทีมของคุณ

หากไม่มีการสื่อสารทางธุรกิจก็ไม่มีงานทำมันเป็นส่วนสำคัญของชีวิตและเป็นความสัมพันธ์แบบหนึ่งระหว่างผู้คน การสื่อสารทางธุรกิจช่วยให้มั่นใจถึงความสำเร็จของสาเหตุร่วมกัน มีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมายที่ต้องการ และสร้างเงื่อนไขสำหรับการมีปฏิสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้า และยังมีส่วนช่วยในการพัฒนา ความสัมพันธ์ทางธุรกิจระหว่างเพื่อนร่วมงาน คู่แข่ง ผู้จัดการ และผู้ใต้บังคับบัญชา นอกจากนี้ยังเกี่ยวข้องกับการบรรลุเป้าหมายส่วนตัวและการตอบสนองความสนใจของตนเอง ในการดำเนินธุรกิจให้ประสบความสำเร็จคุณต้องมีทักษะในการสื่อสารทางธุรกิจ

ผู้เชี่ยวชาญจากต่างประเทศตั้งข้อสังเกตถึงข้อผิดพลาดอะไรบ้างของผู้เจรจาชาวรัสเซีย?

• การรับรู้ของคู่สนทนาไม่ใช่ในฐานะหุ้นส่วน แต่เป็นฝ่ายตรงข้าม
• ความลับ, ความสงสัย. ยกตัวอย่างการซ่อนจรรยาบรรณที่นำมาใช้ในองค์กรแม้ว่าทั่วโลกจะภาคภูมิใจก็ตาม
• แนวคิดที่ว่าภูมิภาค เมืองในรัสเซีย หรือทั้งประเทศดีกว่าประเทศอื่นๆ ที่ผู้คนทำงานไม่ถูกต้อง
• ผู้คนในรัสเซียไม่ต้องการรับผิดชอบสิ่งใดๆ เลย เจ้านายหมายถึงรองของเขา ซึ่งในทางกลับกันก็หมายถึงรองของเขาด้วย สิ่งนี้สามารถอธิบายได้ด้วยมรดกทางประวัติศาสตร์
• นอกจากนี้ รากเหง้าทางประวัติศาสตร์ยังมีแนวโน้มที่จะมีพฤติกรรมเผด็จการอีกด้วย เพียงพอที่จะระลึกถึงความสัมพันธ์ระหว่างเจ้านายและข้ารับใช้ ทุกวันนี้สิ่งนี้แสดงให้เห็นว่าเป็นการขาดความโปร่งใสของข้อมูลสำหรับพนักงานโดยสิ้นเชิง
• ลังเลที่จะยอมแพ้พูดเสียงดัง
• สไตล์การเจรจาต่อรองที่ยากลำบาก
• ลังเลที่จะหารือ คำถามที่ยาก,เปลี่ยนหัวข้อสนทนา “อึดอัด” พวกเขามักจะนำการสนทนาไปในทิศทางที่ต่างออกไป แทนที่จะคุยเรื่องที่ไม่พึงปรารถนา พวกเขาเสนอว่าจะดื่มชาหรือดูอะไรบางอย่าง
• คณะผู้แทนเจ้าภาพต้องการแสดงให้เห็นว่าตนมีความสำคัญมากกว่าแขกในการเจรจา จึงจงใจมาประชุมสาย หากแขกมาสายจะถูกมองดูหมิ่น
• ไม่มีความปรารถนาที่จะเข้าใจลักษณะเฉพาะของจิตวิทยาของเพื่อนร่วมงานหากพวกเขาเป็นคนที่มีสัญชาติหรือศาสนาต่างกัน
• ไม่สามารถจัดทำเอกสารการเจรจาต่อรองได้
• รูปร่างหน้าตาไม่ได้ถูกต้องเสมอไป มักเป็นเสื้อผ้าที่ดูดี
• มารยาทไม่ดี. เช่น วันหนึ่งหัวหน้าแผนกทรัพยากรบุคคลเป็นผู้ดำเนินการเจรจา เธอสวมรองเท้าแตะสีขาวและชุดสูทสีเขียว ผู้หญิงคนนั้นชี้นิ้วของเธอไปยังจุดที่ผู้มาเยี่ยมอยู่และพูดว่า: "ได้โปรดสุภาพบุรุษ!"
• การไม่ปฏิบัติตามสัญญาที่ให้ไว้ในที่ประชุม

ข้อมูลเกี่ยวกับผู้เขียนและบริษัท

นิโคลัส โครอตหัวหน้าภัณฑารักษ์ของศูนย์วิจัยเพื่อการจัดการแบรนด์และเทคโนโลยีแบรนด์ของกลุ่มบริษัท Reland สมาชิกสภาสมาคมนักการตลาด ประธานคณะกรรมการกิจการระหว่างประเทศของสหภาพนักการตลาดแห่งรัสเซีย สมาชิกคณะกรรมการการตลาดของ หอการค้าและอุตสาหกรรมรัสเซีย กรุงมอสโก Nicholas Corot เป็นผู้เชี่ยวชาญด้านการสร้างแบรนด์ จากผลประกอบการปี 2548 เขาได้รับการยอมรับว่าเป็นที่ปรึกษาการตลาดที่ดีที่สุดในรัสเซียในบรรดาผู้ที่ทำงานกับธุรกิจจริง (อ้างอิงจากนิตยสาร "Secret of the Firm") ซึ่งเป็นหนึ่งในสิบผู้เชี่ยวชาญด้านการตลาดที่มีอิทธิพลมากที่สุดของรัสเซียและติดอันดับ 100 อันดับแรกที่ดีที่สุด นักการตลาดในรัสเซียสมัยใหม่ ผู้แต่งหนังสือ 5 เล่ม รวมถึงหนังสือขายดี “Successful Business Style” คุณกำลังมองหาโชคอยู่หรือเปล่า? เปลี่ยนเน็คไทของคุณ! (ร่วมกับ E. Karakoz; เซนต์ปีเตอร์สเบิร์ก [ฯลฯ ]: Peter, 2009) เขาสอนหลักสูตรการสร้างแบรนด์ของตัวเองที่ Academy of National Economy ภายใต้รัฐบาลสหพันธรัฐรัสเซียและมหาวิทยาลัยแห่งรัฐ - Higher School of Economics บุคคลเดียวที่ได้รับดาว Product of the Year จากสมาคมการค้าแห่งชาติในประวัติศาสตร์สิบปีของรางวัล

อิกอร์ เบเรซินประธานสมาคมนักการตลาด หุ้นส่วนของ Semperia M&S สมาชิกคณะกรรมการสมาคมการตลาดแห่งรัสเซีย ที่ปรึกษาประธานฝ่ายวิจัย Romir ในมอสโก Igor Berezin สำเร็จการศึกษาจากคณะเศรษฐศาสตร์ของ Moscow State University ในปี 1991 เอ็มวี Lomonosov สำเร็จการศึกษาระดับปริญญาด้านการวางแผนและการพยากรณ์ทางเศรษฐกิจและสังคม ในปี พ.ศ. 2535-2537 – หุ้นส่วน ที่ปรึกษาชั้นนำ ผู้อำนวยการทั่วไปของหน่วยงานวิเคราะห์ “Solar” ในปี พ.ศ. 2537-2538 เขาเป็นนักวิเคราะห์ชั้นนำของกลุ่มบริษัทนายหน้าซื้อขายหลักทรัพย์ที่ Moscow Mercantile Exchange ในปี 2543-2548 เขาทำงานที่ Expert Media Holding (เขาเป็นผู้นำกลุ่มวิเคราะห์ Expert-MA และโครงการวิจัยไลฟ์สไตล์ชนชั้นกลาง) ผู้เขียนเอกสารเกี่ยวกับการตลาด 13 ฉบับและบทความ 350 บทความ บทวิจารณ์ และเอกสารการวิเคราะห์ที่ตีพิมพ์ในสิ่งพิมพ์ทางธุรกิจชั้นนำในรัสเซีย

การสื่อสารทางธุรกิจเป็นกระบวนการปฏิสัมพันธ์ระหว่างคู่ค้าทางธุรกิจโดยมุ่งเป้าไปที่การจัดระเบียบและเพิ่มประสิทธิภาพของกิจกรรมประเภทใดประเภทหนึ่ง: การผลิต วิทยาศาสตร์ การสอน ฯลฯ ในการสื่อสารทางธุรกิจ หัวข้อของการสื่อสารคือกิจกรรม (ธุรกิจ) และพันธมิตรการสื่อสาร ทำตัวเป็นคนคนหนึ่งเสมอ สำคัญสำหรับอีกคนเสมอ
งานหลักของการสื่อสารทางธุรกิจคือความร่วมมือที่มีประสิทธิผล ความปรารถนาที่จะบรรลุเป้าหมาย และปรับปรุงความร่วมมือ
การสื่อสารทางธุรกิจเกี่ยวข้องกับการนำไปปฏิบัติ เงื่อนไขต่อไปนี้:
1) การติดต่อบังคับระหว่างผู้เข้าร่วมการสื่อสารทุกคนโดยไม่คำนึงถึงความชอบและไม่ชอบ
2) เนื้อหาเป้าหมายของการสื่อสาร;
3) การปฏิบัติตามหลักการบทบาทอย่างเป็นทางการของการมีปฏิสัมพันธ์ โดยคำนึงถึงบทบาทหน้าที่ สิทธิ และความรับผิดชอบในหน้าที่การงาน โดยยึดมั่นในการอยู่ใต้บังคับบัญชาและมารยาททางธุรกิจ
4) การพึ่งพาซึ่งกันและกันของผู้เข้าร่วมทั้งหมดในการสื่อสารทางธุรกิจทั้งในการบรรลุผลลัพธ์สุดท้ายและในการตระหนักถึงความตั้งใจส่วนตัว
5) การควบคุมการสื่อสารของผู้เข้าร่วมในการโต้ตอบรวมถึงระดับสูง (เกม, การจัดการ, ลายพราง)
6) ข้อจำกัดอย่างเป็นทางการ: ก) ข้อจำกัดทั่วไป นั่นคือ การปฏิบัติตามกฎหมาย บรรทัดฐานทางสังคม การปฏิบัติตามกฎระเบียบ (เช่น การดำเนินการตามคำแนะนำ ระเบียบการ การปฏิบัติตามกฎระเบียบภายใน การปฏิบัติตามประเพณีขององค์กร ฯลฯ) b) สถานการณ์ นั่นคือ โดยคำนึงถึงสถานการณ์ของการสื่อสารทางธุรกิจ (เช่น การสนทนาทางธุรกิจ การประชุม การนำเสนอ การเจรจา ฯลฯ) เพื่อโต้ตอบอย่างตั้งใจในลักษณะที่กำหนด โดยใช้วิธีการสื่อสารที่เพียงพอ สร้างพื้นที่ที่เหมาะสม สภาพแวดล้อมและการบรรลุผลที่คาดหวังในทางปฏิบัติ c) อารมณ์นั่นคือโดยไม่คำนึงถึงระดับความตึงเครียดในบรรยากาศทางธุรกิจแสดงการต่อต้านความเครียด - จัดการตัวเองแสดงให้เห็นถึงวัฒนธรรมทางอารมณ์ d) ความรุนแรง กล่าวคือ อนุญาตให้ขัดขวางการติดต่อของฝ่ายใดฝ่ายหนึ่งได้ในกรณีที่เนื้อหาของข้อมูลไม่มีความสำคัญอีกต่อไป หรือเมื่อหมดเวลาที่กำหนดสำหรับการสื่อสาร และเมื่อปฏิกิริยาของพันธมิตรไม่เพียงพอ ตามความคาดหวังและบรรทัดฐาน (เช่น พฤติกรรมก้าวร้าว).
วิธีหลักในการจัดกิจกรรมการสื่อสารในการโต้ตอบของคู่ค้าทั้งสองคือการสนทนา หน่วยของบทสนทนาโดยทั่วไปคือ การกระทำ การพูด และการฟัง
การสื่อสารทางธุรกิจดำเนินการในรูปแบบการสื่อสารหลักสามรูปแบบ:
- บทพูดคนเดียวที่การกระทำการสื่อสารมีอิทธิพลเหนือ - คำแถลงของแต่ละบุคคลในฐานะหัวเรื่อง - ผู้จัดกระบวนการฟังจากวิชาอื่น - ผู้เข้าร่วมการสื่อสาร
- บทสนทนาซึ่งวิชาโต้ตอบและมีส่วนร่วมร่วมกัน
- โพลีโลจิคัลการจัดระเบียบการสื่อสารพหุภาคีซึ่งส่วนใหญ่มักมีลักษณะของการต่อสู้เพื่อการเรียนรู้ความคิดริเริ่มด้านการสื่อสารและเกี่ยวข้องกับความปรารถนาที่จะนำไปปฏิบัติอย่างมีประสิทธิผลสูงสุด
การเริ่มต้นเป็นส่วนที่สำคัญที่สุดของการสนทนา งานประกอบด้วย: สร้างการติดต่อกับคู่สนทนา; ดึงความสนใจไปที่หัวข้อสนทนา การสร้างบรรยากาศที่ดีในการสนทนา กระตุ้นความสนใจในการสนทนา สกัดกั้นความคิดริเริ่ม (ถ้าจำเป็น)
ไม่ว่าหัวข้อสนทนาจะเป็นอย่างไร เป้าหมายการรับรู้ของการสนทนาทางธุรกิจก็มีความโดดเด่น: เพื่อรวบรวม ความสัมพันธ์ที่ดีกับลูกจ้าง เพิ่มความพึงพอใจของพนักงานในด้านต่างๆ กิจกรรมแรงงาน- เนื้อหาของงาน สภาพการทำงาน รูปแบบกิจกรรม ชักจูงพนักงานหรือหุ้นส่วนธุรกิจให้ดำเนินการบางอย่าง ประกันความร่วมมือร่วมกันภายในแผนก องค์กร ระหว่างองค์กร รับรองความเข้าใจร่วมกันดีขึ้น
ขั้นตอนการถ่ายโอนข้อมูลยังคงเป็นจุดเริ่มต้นของการสนทนาอย่างมีเหตุผลและในขณะเดียวกันก็เป็น "กระดานกระโดด" สำหรับการเปลี่ยนไปสู่ขั้นตอนการโต้แย้ง วัตถุประสงค์หลักของขั้นตอนนี้คือ: การรวบรวมข้อมูลพิเศษเกี่ยวกับปัญหาคำขอและความปรารถนาของคู่สนทนาและองค์กรของเขา ระบุแรงจูงใจและเป้าหมายของคู่สนทนา การส่งข้อมูลตามแผน สร้างพื้นฐานสำหรับการโต้แย้ง การวิเคราะห์และตรวจสอบตำแหน่งของคู่สนทนา การพิจารณาเบื้องต้นของผลลัพธ์สุดท้ายของการสนทนา (ถ้าเป็นไปได้)
ขั้นตอนนี้ประกอบด้วยสี่ขั้นตอน: การอภิปรายปัญหา - การถ่ายโอนข้อมูล - การรวบรวมข้อมูล - การกำหนดทิศทางใหม่ของข้อมูลและองค์ประกอบหลัก: การถามคำถามการฟังการศึกษาปฏิกิริยาของคู่สนทนาการถ่ายโอนข้อมูลไปยังคู่สนทนา .
การโต้แย้งเป็นขั้นตอนต่อไปของการสนทนาทางธุรกิจ ในระหว่างที่มีการสร้างความคิดเห็นเบื้องต้น คู่สนทนาจะเข้ารับจุดยืนบางประการในปัญหาภายใต้การสนทนา ในกรณีนี้ คุณสามารถกำจัดหรือลดความขัดแย้งที่เกิดขึ้นระหว่างการสนทนาได้ และตรวจสอบบทบัญญัติและข้อเท็จจริงอย่างมีวิจารณญาณ
ขั้นตอนการโต้แย้งจะเข้าสู่ขั้นตอนการหักล้างข้อโต้แย้งของคู่สนทนา โดยแก้ไขงานหลักต่อไปนี้: แยกแยะการคัดค้านแต่ละรายการตามหัวเรื่อง วัตถุ สถานที่ เวลา และผลที่ตามมา คำอธิบายที่ยอมรับได้ของการคัดค้าน ความคิดเห็น ข้อสงสัยโดยแสดงหรือไม่ได้พูด การทำให้ความคิดเห็นของคู่สนทนาเป็นกลาง
การตัดสินใจและการสิ้นสุดการสนทนาเป็นขั้นตอนสุดท้ายของการสนทนาทางธุรกิจ ในกรณีนี้งานหลักต่อไปนี้จะได้รับการแก้ไข: การบรรลุเป้าหมายหลักหรือทางเลือก; สร้างบรรยากาศที่ดีในตอนท้ายของการสนทนา โดยไม่คำนึงถึงการมีหรือไม่มีความเข้าใจร่วมกัน กระตุ้นให้คู่สนทนาดำเนินการตามแผนที่วางไว้ รักษาการติดต่อเพิ่มเติมกับคู่สนทนา (ถ้าจำเป็น) จัดทำบทสรุปโดยละเอียดของการสนทนาพร้อมข้อสรุปหลักที่เน้นไว้อย่างชัดเจน (ดู: Panfilova A.P. การสื่อสารทางธุรกิจในกิจกรรมระดับมืออาชีพ)
การสนทนาทางธุรกิจทางโทรศัพท์เป็นการติดต่อทางธุรกิจที่เร็วที่สุด โทรศัพท์เป็นหนึ่งในที่สุด วิธีที่มีประสิทธิภาพประหยัดเวลาและในขณะเดียวกันก็เป็น "การจม" ของเวลาที่พบบ่อยที่สุด
แผนการสนทนาทางโทรศัพท์ถูกกำหนดโดยระยะเวลาที่จัดสรรสำหรับการสนทนาและประกอบด้วยขั้นตอนต่อไปนี้: การแนะนำร่วมกัน; แนะนำคู่สนทนาให้รู้จักกับปัญหา การอภิปรายปัญหา สถานการณ์ สรุปสุดท้าย
การเตรียมโทรศัพท์เกี่ยวข้องกับการตอบรับ คำถามต่อไปนี้: เป้าหมาย (ฉันต้องการบรรลุอะไร ความตั้งใจของฉันคืออะไร); สมาชิก (ฉันต้องการโทรหาใคร?); เวลา (ฉันต้องการโทรเมื่อใด); คำถามสำหรับการอภิปราย (ควรมีคำถามอะไร, ควรถ่ายทอดหรือขอข้อมูลอะไร); เอกสารประกอบ (ต้องใช้เอกสารอะไรบ้าง); บันทึกการสนทนา (หากจำเป็น ควรเตรียมทุกอย่างเพื่อบันทึกข้อมูล)
สายเรียกเข้า สิ่งสำคัญคือต้องค้นหาประเด็นหลักที่จะอำนวยความสะดวกในการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างมีประสิทธิภาพ: ใครโทรมา (นามสกุล ชื่อ และนามสกุลของบุคคลที่โทร); ในประเด็นหรือปัญหาใด ประเด็นสำคัญแค่ไหน กำหนดเวลา ถัดไปคุณควรให้ข้อมูลที่จำเป็น หากเป็นไปได้ ให้ทันทีหรือโทรกลับทันทีที่มาถึง ข้อมูลที่จำเป็น.
การโทรออกจะง่ายต่อการจัดการ วิธีที่สมเหตุสมผลที่สุดคือการจัดกลุ่มพวกมันออกเป็นบล็อคโทรศัพท์
สำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์ทางไกล ความกระชับ ความถูกต้อง และความชัดเจนในการนำเสนอคำถามเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่ง ต้องคำนึงถึงความแตกต่างของเวลาด้วย หลังจากการนำเสนอ คุณควรตั้งชื่อว่าใครและประเด็นใดที่จะเชิญมาร่วมสนทนา

การส่งผลงานที่ดีของคุณไปยังฐานความรู้เป็นเรื่องง่าย ใช้แบบฟอร์มด้านล่าง

งานที่ดีไปที่ไซต์">

นักศึกษา นักศึกษาระดับบัณฑิตศึกษา นักวิทยาศาสตร์รุ่นเยาว์ ที่ใช้ฐานความรู้ในการศึกษาและการทำงาน จะรู้สึกขอบคุณเป็นอย่างยิ่ง

เอกสารที่คล้ายกัน

ศึกษารูปแบบการเจรจาธุรกิจ วัตถุประสงค์และการจัดประเภทของการประชุมทางธุรกิจ การจัดเตรียม การวิเคราะห์เทคโนโลยีเพื่อการจัดและดำเนินการเจรจาธุรกิจ บทบัญญัติวิธีการเจรจาแบบมีหลักการ ศึกษาสัญญาประเภทหลักๆ

การนำเสนอเพิ่มเมื่อ 10/17/2013


แนวคิด รูปแบบ และวัฒนธรรมของการสื่อสารทางธุรกิจ คุณสมบัติของการสื่อสารทางธุรกิจของผู้จัดการฝ่ายขาย การสื่อสารระหว่างบุคคลและองค์กร วิธีการปรับปรุงการสื่อสารทางธุรกิจของผู้จัดการฝ่ายขายโดยใช้ตัวอย่างของผู้ประกอบการแต่ละราย "Tatyankina"

วิทยานิพนธ์เพิ่มเมื่อ 07/06/2010


ศึกษาแนวคิดและคุณลักษณะของการสื่อสารในฐานะกระบวนการ การพิจารณาหลักการ ขั้นตอน และเนื้อหาของกระบวนการสื่อสารในการบริหารงานบุคคล การพิจารณาแนวทางการปรับปรุงประสิทธิผลของการสื่อสารในกระบวนการบริหารทรัพยากรมนุษย์

งานหลักสูตรเพิ่มเมื่อ 24/05/2558


ประวัติความเป็นมาของรูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจประเภทและรูปแบบตาม G.V. การสนทนาทางธุรกิจเป็นรูปแบบหนึ่งของการสื่อสารทางธุรกิจ ลักษณะของกฎแห่งการโน้มน้าวใจ การเจรจาต่อรองเป็นการสื่อสารทางธุรกิจประเภทหนึ่งโดยเฉพาะ ประเภทของการประชุมทางธุรกิจ ขั้นตอนการเตรียมการ

งานหลักสูตร เพิ่มเมื่อ 17/04/2017


ลักษณะเฉพาะของการสื่อสารทางธุรกิจระหว่างผู้จัดการและผู้ใต้บังคับบัญชาโดยพิจารณาถึงผลกระทบต่อประสิทธิภาพขององค์กร โครงสร้างองค์กรและรูปแบบความเป็นผู้นำ การประเมินบรรยากาศทางจิตวิทยาในทีม A.F. ฟิดเพรา

ทดสอบเพิ่มเมื่อ 12/01/2015


ศึกษาสาระสำคัญของการเจรจาธุรกิจโดยพิจารณาจากประเภทและขั้นตอนหลักตลอดจน เทคนิคทางจิตวิทยาอิทธิพลในการเจรจาธุรกิจ องค์กรและการดำเนินการเจรจาธุรกิจโดยใช้ตัวอย่างของ Dymovskoye Sausage Production LLC

งานหลักสูตร เพิ่มเมื่อ 05/09/2010


ฝึกอบรมผู้เข้าร่วมในเกมธุรกิจในกระบวนการทำกิจกรรมร่วมกัน เกมธุรกิจประเภทหลัก เงื่อนไขในการเล่นเกมธุรกิจ การกำหนดวิธีการวิเคราะห์ การเล่นเกม- งานของครูในการจัดทำเกมธุรกิจ สถานการณ์ความขัดแย้งทางธุรกิจ

การสื่อสารในความหมายทั่วไปคือการแลกเปลี่ยนข้อมูลระหว่างบุคคลหรือกลุ่มบุคคล มีการสื่อสารระหว่างบุคคล สังคม (บทบาทหน้าที่) และการสื่อสารทางธุรกิจ หัวข้อสนทนาของเราจะเป็นประเภทหลัง

มันคืออะไร?

การสื่อสารทางธุรกิจคือการมีปฏิสัมพันธ์ในขอบเขตของความสัมพันธ์อย่างเป็นทางการ โดยมีจุดประสงค์เพื่อแก้ไขปัญหาเฉพาะ บรรลุผลลัพธ์ที่แน่นอน และเพิ่มประสิทธิภาพกิจกรรมใดๆ นอกจากนี้ผู้เข้าร่วมแต่ละคนยังมีสถานะของตนเอง - เจ้านาย ผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน หุ้นส่วน

หากการสื่อสารเกิดขึ้นระหว่างผู้คนในระดับบันไดอาชีพที่แตกต่างกัน (ผู้จัดการและผู้บริหาร) แสดงว่ามีความสัมพันธ์ในแนวดิ่ง นั่นคือ ความสัมพันธ์ของผู้ใต้บังคับบัญชา หากปฏิสัมพันธ์เกิดขึ้นบนหลักการของความร่วมมือที่เท่าเทียมกัน นี่คือความสัมพันธ์แนวนอน

เป็นการสื่อสารทางธุรกิจที่บุคคลดำเนินการทุกวันในที่ทำงาน ที่มหาวิทยาลัย ในโรงเรียน และในสถาบันของรัฐ นี่คือชื่อของการสื่อสารระหว่างครูกับนักเรียน ผู้บังคับบัญชาและผู้ใต้บังคับบัญชา เพื่อนร่วมงาน คู่ค้า และคู่แข่ง

คู่สนทนาจะคุ้นเคยกับกฎ รูปแบบ และวิธีการสื่อสารดังกล่าวหรือไม่ จะเป็นตัวกำหนดว่าเขาจะสามารถบรรลุเป้าหมายได้หรือไม่ พันธมิตรจะต้องพูดภาษาเดียวกัน (ทั้งตามตัวอักษรและเป็นรูปเป็นร่าง) เข้าใจซึ่งกันและกัน และมีประสบการณ์ทางสังคมร่วมกัน

เงื่อนไขการสื่อสารทางธุรกิจ

เพื่อให้การสื่อสารทางธุรกิจมีประสิทธิภาพ ต้องปฏิบัติตามเงื่อนไขหลายประการ:

1. การสื่อสารจะต้องมีเป้าหมายที่ชัดเจนในการบรรลุเป้าหมายซึ่งทุกคนที่เกี่ยวข้องในกระบวนการสนใจ เช่น การสร้างเครือข่าย การสรุปข้อตกลง การประสานงานกิจกรรม การพัฒนาเงื่อนไขความร่วมมือ เป็นต้น
2. ผู้เข้าร่วมควรติดต่อกันโดยไม่คำนึงถึงความชอบและไม่ชอบ
3. การปฏิบัติตามมารยาททางธุรกิจ สายการบังคับบัญชา บทบาทงาน และข้อจำกัดอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งจำเป็น

ข้อ จำกัด อย่างเป็นทางการหมายถึงทั้งกฎระเบียบ กิจวัตร และระเบียบการต่าง ๆ รวมถึงความต้องการซ้ำ ๆ ในการควบคุมความแข็งแกร่งของอารมณ์ของตนเองและเคารพคู่สนทนา

นอกจากนี้ ผู้จัดการหรือผู้เข้าร่วมที่มีความสนใจมากที่สุดจะต้องตรวจสอบให้แน่ใจว่าการสื่อสารทางธุรกิจสามารถจัดการได้ ผู้เข้าร่วมจะต้องมีแรงจูงใจในการหาวิธีแก้ปัญหา ไม่เช่นนั้นพวกเขาจะเป็นเพียงผู้สังเกตการณ์การประชุมที่ไม่เสนอความคิดเห็นใดๆ



รูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารสองรูปแบบหลักคือการสื่อสารแบบสัมผัส (โดยตรง) และการสื่อสารทางอ้อม (ไกล่เกลี่ย)

ในกรณีแรกคู่สนทนาจะสื่อสารกันแบบเห็นหน้ากันและมีโอกาสที่จะประเมินพฤติกรรมที่ไม่ใช่คำพูดของกันและกัน ดังนั้น ประสิทธิผลของการติดต่อดังกล่าวจึงสูงขึ้น ในกรณีที่สอง การโต้ตอบเกิดขึ้นโดยใช้วิธีการสื่อสารใด ๆ เช่น โทรศัพท์ จดหมาย ฯลฯ

โดยเฉพาะอย่างยิ่ง รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจที่พบบ่อยที่สุดคือ:

1. การประชุม.
2. การนำเสนอ.
3. การสนทนาทางธุรกิจ
4. การเจรจาต่อรอง
5. การสนทนาทางโทรศัพท์
6. แลกเปลี่ยนเอกสารทางธุรกิจอย่างเป็นทางการ (ใบสมัคร ข้อตกลง หนังสือมอบอำนาจ บันทึก)
7. การให้คำปรึกษา
8. สัมภาษณ์.
9. การพูดในที่สาธารณะ, การประชุม.

ในทางกลับกัน การใช้การสื่อสารทางธุรกิจบางรูปแบบ ผู้เข้าร่วมสามารถใช้แนวทางเผชิญหน้าหรือเป็นหุ้นส่วนได้ ตัวเลือกแรกคือการเผชิญหน้า: แต่ละฝ่ายตั้งใจที่จะชนะ แนวทางการเป็นหุ้นส่วนเกี่ยวข้องกับการหาแนวทางแก้ไขที่จะเป็นที่ยอมรับของผู้เข้าร่วมทุกคน




ขั้นตอน

แม้ว่าการสื่อสารทางธุรกิจประเภทต่างๆ จะแตกต่างกันไป แต่การสื่อสารทางธุรกิจมักจะมีลักษณะเฉพาะหลายขั้นตอน:

1. การตระเตรียม. ได้แก่การกำหนดเป้าหมาย การรวบรวมและวิเคราะห์ข้อมูล การกำหนดกลยุทธ์ด้านพฤติกรรม ท้ายที่สุดแล้ว การประชุมทางธุรกิจหรือการเจรจาไม่ได้ถูกจัดขึ้นเพื่อพูดคุยแบบ "ไม่มีอะไรเลย" และค้นหาว่าสิ่งต่างๆ เกิดขึ้นในชีวิตส่วนตัวของคู่สนทนาอย่างไร
2. การวางแผน การประชุมสามารถจัดขึ้นเองได้ แต่ก็ยังเชื่อว่ามืออาชีพจะต้องมีแผนการที่ชัดเจน: เขาจะพูดอะไร, จะโต้แย้งอย่างไร, เขาต้องการอะไรจากอีกฝ่ายกันแน่
3. การอภิปราย – การอภิปรายแนวคิด ข้อเสนอ ข้อค้นพบ จุดทั่วไปดอกเบี้ยตัดสินใจร่วมกัน

โครงการนี้เกี่ยวข้องกับการเจรจามากที่สุด การสื่อสารประเภทอื่นอาจไม่ได้ครอบคลุมทุกขั้นตอน ตัวอย่างเช่น การโทรโดยไม่ได้นัดหมายหรือออกคำแนะนำ อาจไม่เกี่ยวข้องกับการสนทนาใดๆ



รูปแบบการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจไม่ได้มีแค่ประเภทเท่านั้น แต่ยังรวมถึงสไตล์ด้วย เมื่อพูดถึงปฏิสัมพันธ์ทางวิชาชีพ สิ่งที่ใช้กันมากที่สุดคือ:

1. ธุรกิจอย่างเป็นทางการ ในทางกลับกัน ก็มีรูปแบบย่อยทั้งฝ่ายบริหาร-เสมียน นิติบัญญัติ และการทูต การสนทนาทางธุรกิจมีลักษณะเฉพาะด้วยคำพูดที่ซ้ำซากจำเจและรูปแบบการสื่อสารบางอย่าง
2. ทางวิทยาศาสตร์ ใช้ในการจัดทำรายงาน การกล่าวสุนทรพจน์ในงานสัมมนา และการบรรยาย
3. วารสารศาสตร์. ซึ่งรวมถึงการพูดในที่สาธารณะ รวมถึงผ่านทางสื่อด้วย
4. ภาษาพูดและในชีวิตประจำวัน ความสัมพันธ์ที่ไม่เป็นทางการยังเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อมทางวิชาชีพ และในบางบริษัทยังได้รับการสนับสนุนด้วยซ้ำ เพื่อนร่วมงานไม่ได้สื่อสารกันผ่านบันทึกช่วยจำเสมอไป อย่างไรก็ตาม จำเป็นต้องเข้าใจว่าสไตล์ดังกล่าวเหมาะสมและไม่เหมาะสมในจุดใด

คุณสมบัติของการสื่อสารทางธุรกิจ

เหตุใดการสื่อสารทางธุรกิจจึงต้องมีการเตรียมการสื่อสารเบื้องต้นล่วงหน้า? ประการแรก ผู้คนใช้เวลาส่วนตัวและ ชั่วโมงการทำงานสำหรับการประชุมอย่างเป็นทางการและไม่มีใครอยากรอให้ผู้ริเริ่มรวบรวมความคิดของเขา ประการที่สอง อีกฝ่ายไม่สนใจปฏิสัมพันธ์ใดๆ หรือมุ่งมั่นที่จะร่วมมือเสมอไป แต่กลับมองว่ามันแตกต่างไปจากเดิมอย่างสิ้นเชิง



ดังที่คุณทราบ จะไม่มีโอกาสครั้งที่สองสำหรับความประทับใจแรกพบ จำเป็นต้องสร้างการติดต่อเพื่อให้ผู้เข้าร่วมทุกคนมีอารมณ์ที่จะอภิปราย หากอีกฝ่ายไม่ได้วางแผนที่จะทำงานร่วมกันในตอนแรก อย่างน้อยคุณควรสนใจคู่สนทนาและนัดพบกับเขาในเวลาที่สะดวกกว่า

ในระดับสากล การสื่อสารทางธุรกิจมีลักษณะเฉพาะของตัวเอง เนื่องจากลักษณะทางวัฒนธรรมที่แตกต่างกันสามารถแทรกแซงความคืบหน้าของการเจรจาได้อย่างมาก ตัวอย่างเช่น คนอเมริกันคุ้นเคยกับการมาประชุมตรงเวลาและหลังจากทักทายสั้นๆ ก็เริ่มทำธุรกิจได้ ชาวอาหรับก็ตรงต่อเวลาเช่นกัน แต่การสนทนาทางธุรกิจเริ่มต้นจากระยะไกล พูดคุยเรื่องธรรมชาติ สภาพอากาศ อาหารเป็นอันดับแรก ชาวอิตาลีไม่เห็นสิ่งที่เลวร้ายในการมาประชุมสายและยังไม่ได้เริ่มการสนทนาทางธุรกิจในทันที และคนญี่ปุ่นจะหลีกเลี่ยงการจ้องมองโดยตรงระหว่างการสนทนา

ดังนั้นเราจึงได้เรียนรู้ว่าการสื่อสารทางธุรกิจคืออะไร คุณลักษณะของมันคืออะไร รูปแบบ ประเภท และสไตล์ที่เป็นลักษณะเฉพาะของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารเป็นกระบวนการที่ซับซ้อน คุณต้องสามารถติดต่อคู่สนทนา เอาชนะใจเขา เรียนรู้ที่จะฟัง เข้าใจอีกฝ่าย และเคารพความคิดเห็นของเขา บางครั้งผู้คนก็ปล่อยให้ตัวเองเพิกเฉยต่อการสนทนาโดยไม่คิดถึงผลที่ตามมา พฤติกรรมที่คล้ายกันเมื่อ การสื่อสารในธุรกิจนำมาซึ่งปัญหาสำคัญ สิ่งนี้สามารถทำลายอาชีพของพนักงานแต่ละคนหรือนำไปสู่ความหายนะของทั้งบริษัทได้

ความหมายของแนวคิด

- กระบวนการบรรลุปฏิสัมพันธ์ซึ่งมีการแลกเปลี่ยนข้อมูล ความรู้ และกิจกรรมต่างๆ มีจุดมุ่งหมายเพื่อให้บรรลุเป้าหมาย ผลลัพธ์เฉพาะ หรือการแก้ไขปัญหา

การถ่ายโอนข้อมูลสามารถเกิดขึ้นได้ ในรูปแบบที่แตกต่างกัน- ประสิทธิผลของการสื่อสารความคิด จุดแข็งและข้อจำกัดก็จะแตกต่างกันไปเช่นกัน ความสมดุลที่เหมาะสมระหว่างวิธีการสื่อสารที่เลือกจะช่วยให้มั่นใจได้ถึงความครอบคลุมสูงสุด กลุ่มเป้าหมายด้วยระดับการแปลงที่ต้องการเป็นผลลัพธ์

วิธีการสื่อสารในธุรกิจ

การสื่อสารทางธุรกิจสามารถเกิดขึ้นได้ผ่านการติดต่อโดยตรง ในกรณีนี้เรียกว่า การสื่อสารโดยตรง- วิธีการสื่อสารนี้มีประสิทธิภาพมากที่สุดเพราะมีพลังแห่งผลกระทบทางอารมณ์ มันเกิดขึ้นในธุรกิจด้วย การสื่อสารทางอ้อม- กรณีเหล่านี้เป็นกรณีที่มีระยะห่างเชิงพื้นที่หรือชั่วคราวระหว่างผู้เข้าร่วมในการโต้ตอบ

การสื่อสารทางธุรกิจสามารถแสดงโดยใช้คำหรือสัญลักษณ์ได้ เช่นเดียวกับการสื่อสารทั่วไป เรียกว่าการสนทนาผ่านเสียงพูด วาจา- คำพูดช่วยให้สามารถถ่ายทอดการพิจารณาทางปัญญาของแต่ละบุคคลและข้อความที่ชัดเจน เมื่อท่าทาง ความแรงของน้ำเสียง และการแสดงออกทางสีหน้าเกิดขึ้นในการสนทนา พวกเขาก็พูดถึง การสื่อสารอวัจนภาษา - ใช้เพื่อสร้างการติดต่อทางอารมณ์และชี้แจงความสัมพันธ์ที่แท้จริงระหว่างผู้คนผ่าน

แน่นอนว่าในการสื่อสารโดยตรงนั้นเป็นไปไม่ได้ที่จะแยกที่อยู่ด้วยวาจากับคู่สนทนาออกจากที่อยู่ที่ไม่ใช่คำพูด การแบ่งตามเงื่อนไขมีจุดมุ่งหมายเพื่อเน้นความสำคัญของสีทางอารมณ์ของคำพูดในกระบวนการสื่อสาร ในการประชุมทางธุรกิจ การนำเสนอ และอื่นๆ การพูดในที่สาธารณะช่วยโน้มน้าวผู้ฟังให้ตัดสินใจได้ถูกต้อง

บทสนทนาสองระดับ

ในการสื่อสารอย่างเป็นทางการบางครั้งก็เกิดขึ้น บทสนทนาสองระดับ- นี่คือชื่อของรูปแบบการสนทนาที่สัญญาณที่ไม่ใช่คำพูดมีบทบาทสำคัญ ได้ยินคำที่มีความหมายบางอย่าง แต่ความหมายทั่วไปของข้อมูลที่ส่งนั้นขยายออกไปเนื่องจาก บริบท: ท่าทาง การแสดงออกทางสีหน้า ซ่อนเร้นจากข้อเท็จจริงภายนอก รู้จักเฉพาะคู่สนทนาเท่านั้น มีเพียงกลุ่มคนบางกลุ่มเท่านั้นที่สามารถรับรู้บทสนทนาดังกล่าวได้อย่างเต็มที่

รูปแบบของการสื่อสารทางธุรกิจ

การสื่อสารในโลกธุรกิจอาจมีได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่การติดต่อทางอีเมลไปจนถึงการประชุมเสมือนจริง การสื่อสารทางธุรกิจประเภทหลักแสดงอยู่ในตารางเพื่อความชัดเจน



จดหมายอย่างเป็นทางการ

— «