วิธีเซ็นจดหมายให้ถูกต้อง ตัวอย่าง ตัวอย่างลายเซ็นในอีเมล: กฎการออกแบบ ข้อกำหนด และคำแนะนำ

ลายเซ็นในอีเมลเป็นคุณลักษณะที่สำคัญของการติดต่อทางธุรกิจ องค์ประกอบนี้มักจะกำหนดว่าข้อความจะถูกอ่านหรือส่งไปที่ "ถังขยะ" ทันที เนื้อหาของจดหมายอาจเป็นการโฆษณา ข้อมูล หรือแสดงความยินดี ผู้ลงนามจะต้องแสดงความเคารพและแสดงตนในทุกกรณี ขอแนะนำให้ระบุข้อมูลติดต่อของคุณเพื่อให้แน่ใจว่ามีการสื่อสารที่รวดเร็ว ความคิดริเริ่มของการออกแบบและความถูกต้องของการนำเสนอข้อมูลอาจส่งผลกระทบอย่างมากต่อทัศนคติของผู้รับทางไปรษณีย์ที่มีต่อบริษัท

ลายเซ็นที่ถูกต้องในอีเมล - สิ่งที่ควรเป็น

ข้อความอิเล็กทรอนิกส์สำหรับคู่สัญญาหรือหุ้นส่วนธุรกิจจะต้องลงนามโดยผู้ส่ง การไม่มีคุณลักษณะดังกล่าวบ่งชี้ถึงความเป็นมืออาชีพในระดับต่ำและความเพิกเฉยต่อบรรทัดฐานมาตรฐานของมารยาททางธุรกิจ ลายเซ็นมีหน้าที่สำคัญหลายประการ:

• การถ่ายทอดข้อมูล (ลายเซ็นทำหน้าที่เป็นนามบัตร)
• การโฆษณาที่ไม่เป็นการรบกวน ( การสร้างฟรีภาพและการเตือนใจของตัวเอง)
• ประหยัดเวลาเมื่อทำให้ขั้นตอนการอนุมัติข้อความเป็นแบบอัตโนมัติ

วิธีเซ็นชื่ออีเมลอย่างถูกต้อง:

1. คุณต้องให้ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับองค์กรและผู้ส่งพร้อมข้อมูลติดต่อของพวกเขา
2. ลายเซ็นต้องสะท้อนถึงประเภทของกิจกรรมของบริษัท
3. ความกระชับเป็นสิ่งจำเป็น สำหรับองค์ประกอบสุดท้ายของข้อความ 3-4 บรรทัดก็เพียงพอแล้ว หากลายเซ็นมีเกิน 5 บรรทัด จะกลายเป็นปัจจัยที่น่ารังเกียจ
4. เงื่อนไขที่สำคัญคือการรู้หนังสือในการสะกด
5. สุนทรียศาสตร์ปรากฏให้เห็นในการผสมผสานแบบออร์แกนิกของโทนสีที่เลือกเข้ากับขนาดและประเภทของแบบอักษร ไม่จำเป็นต้องทำให้บล็อกลายเซ็นสว่างเกินไป ควรเสริมข้อความในข้อความและไม่หันเหความสนใจไปจากบล็อกนั้น

ลายเซ็นต้นฉบับในอีเมลไม่ได้สร้างสิ่งที่คาดหวังเสมอไป ผลเชิงบวก- มุมที่มากเกินไปของแบบอักษรที่เลือกบ่งบอกถึงความไม่ยืดหยุ่นและความไร้หน้า แนะนำให้ใช้สำหรับการส่งจดหมายอัตโนมัติ รูปแบบการออกแบบที่เขียนด้วยลายมือเหมาะสำหรับกรณีที่จำเป็นต้องสร้างความสัมพันธ์ที่ไว้วางใจกับผู้รับข้อมูล โดยมีเงื่อนไขว่าต้องมีการติดต่อส่วนตัวที่สร้างความประทับใจให้กับลูกค้าอยู่แล้ว ทางเลือกของรูปแบบการเขียนจดหมายตกแต่งนั้นถูกสร้างขึ้นหากมีความปรารถนาที่จะเน้นความแปลกใหม่ความคิดริเริ่มและความคิดสร้างสรรค์ของผู้ส่ง

ลายเซ็นในอีเมล: ตัวอย่าง

ลายเซ็น “ด้วยความเคารพ” ที่ท้ายจดหมายถือเป็นสูตรความสุภาพมาตรฐาน จำเป็นต้องลงท้ายจดหมายด้วยวลีนี้เสมอหรือไม่? จะเขียนเป็นภาษารัสเซียและภาษาอังกฤษได้อย่างไร? ลองดูตัวอย่าง

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

ไม่มีวลีสุ่มในจดหมายโต้ตอบอย่างเป็นทางการ โวหารกำหนดให้ผู้เขียนต้องกระชับและเลือกคำอย่างระมัดระวัง วลีปิดท้ายเสริมสร้างอารมณ์เชิงบวกและแสดงความมั่นใจและความกตัญญูในเวลาเดียวกัน ลายเซ็นที่ชัดเจนช่วยสนับสนุน การสื่อสารทางธุรกิจมีส่วนช่วยให้บรรลุเป้าหมาย เคารพคู่สนทนาของคุณและเขียนข้อความเพื่อให้อ่านได้อย่างเพลิดเพลิน ความสุภาพผสมผสานกับความเป็นมืออาชีพบ่งบอกถึงความสามารถของผู้เชี่ยวชาญ

จะลงท้ายจดหมายธุรกิจเกี่ยวกับผู้รับได้อย่างไร?

เมื่อเขียนข้อความที่เป็นทางการ โปรดจำไว้ว่าคุณกำลังพูดในนามของทั้งบริษัท เลขานุการจะต้องถูกต้องอย่างยิ่งเนื่องจากเขาเป็นตัวแทนของผู้จัดการ การปฏิบัติตามกฎเกณฑ์การติดต่อทางธุรกิจที่เป็นที่ยอมรับโดยทั่วไปจะสร้างภาพลักษณ์ที่ดีของบริษัทในสายตาของคู่ค้าและลูกค้า

การติดต่อสื่อสารอย่างเป็นทางการมีเป้าหมายเฉพาะเจาะจงเสมอ วัตถุประสงค์กำหนดโครงสร้างของข้อความ โดยทั่วไป ข้อความจะแบ่งออกเป็นส่วนความหมายหลายส่วน ได้แก่ บทนำ การแถลงปัญหา การโต้แย้ง และการสรุป แต่ละส่วนทำหน้าที่เฉพาะ ตัวอย่างเช่น การแนะนำ เป็นการเตรียมพร้อมสำหรับการรับรู้แนวคิดหลัก บทสรุป - แสดงออกถึงการร้องขอและความหวังทำให้เรามั่นใจในการเป็นหุ้นส่วนต่อไป

คำแนะนำจากบรรณาธิการ: สำหรับแต่ละงานจะมีสูตรที่ยอมรับโดยทั่วไป การลงท้ายจดหมายอย่างสุภาพเป็นการแสดงให้เห็นว่าคุณเคารพคู่ของคุณ ทำให้เขาพร้อมสำหรับอารมณ์เชิงบวก และสร้างความประทับใจ หา ในวารสารอิเล็กทรอนิกส์ "สารบบเลขานุการ" หากต้องการอ่านบทความ กรุณาลงทะเบียน การเข้าถึงการสาธิตเป็นเวลา 3 วัน

คุณจะเขียน “ด้วยความเคารพ” ต่อท้ายจดหมายอย่างไร?

กฎระเบียบที่เป็นหนึ่งเดียวสำหรับการติดต่อทางธุรกิจและการทำให้เป็นมาตรฐานทั่วไปเป็นเรื่องปกติสำหรับบริษัทขนาดใหญ่ ออกแบบ หัวจดหมายรูปแบบของ "ลายเซ็นต์" ที่อยู่ท้ายข้อความก็กลายเป็นส่วนหนึ่งของ วัฒนธรรมองค์กรองค์ประกอบของสไตล์ ไม่ว่าจะเป็นการสื่อสารทางกระดาษหรือทางอิเล็กทรอนิกส์ การปฏิบัติตามมาตรฐานเดียวเป็นตัวบ่งชี้ความใส่ใจในรายละเอียดและรายละเอียดปลีกย่อยที่สำคัญ

วลีปิดท้ายในการติดต่อทางธุรกิจมีหลายประเภท ทางเลือกของพวกเขาขึ้นอยู่กับว่าคุณรู้จักผู้รับดีหรือไม่ ตัวอย่างเช่น ลายเซ็น "ด้วยความเคารพ" ในจดหมายอย่างเป็นทางการมีอักขระที่เป็นกลาง หากคุณต้องการมุ่งความสนใจของคนรักไปที่บางสิ่งบางอย่างหรือเตือนเขาถึงคำขออีกครั้ง ให้ใช้วลีที่จำกัด:

• ขอแสดงความนับถือ...
• ด้วยความเคารพอย่างจริงใจ...
• กับ ด้วยความปรารถนาดี...

เมื่อเลือกสูตรความสุภาพขั้นสุดท้ายให้พยายามหลีกเลี่ยงความคุ้นเคย จำไว้นะ คุณรู้จักบุคคลนั้นดีแค่ไหนผู้ที่คุณกำลังเขียนถึง ถ้าการรู้จักกันเป็นทางการก็ควรยึดถือสไตล์ที่เป็นทางการ

คำตอบนี้จัดทำขึ้นร่วมกับบรรณาธิการนิตยสารอิเล็กทรอนิกส์” สารบบเลขานุการ».

มาเรีย เบลโดวา ตอบ
กับ. n. กับ. VNIIDAD ผู้เชี่ยวชาญในสาขาการสนับสนุนเอกสารสำหรับการจัดการ

เราคาดหวังอะไรเมื่อส่งจดหมายถึงพันธมิตรหรือลูกค้า? เพื่อให้ข้อมูลของเราแม้จะเป็นเชิงลบก็สร้างความประทับใจให้กับผู้รับและกระตุ้นให้เกิดการตอบสนองหรือการตัดสินใจ สามารถทำได้หากคุณปฏิบัติตามกฎมารยาทในการติดต่อสื่อสาร จัดรูปแบบตัวอักษรให้ถูกต้อง และเตรียมข้อความ คุณภาพสูง- ข้อความของคุณควรมีปริมาณปานกลาง มีข้อโต้แย้งที่จำเป็นและภาษาที่ชัดเจน และมีโครงสร้างที่ถ่ายทอดข้อมูลได้ดีที่สุด

เทคนิคที่ 1. แยกเรื่องสำคัญออกจากเรื่องรอง

ข้อความในจดหมายธุรกิจต้องมีความยาวเพียงพอที่จะ...

คำตอบทั้งหมดมีให้หลังจากฟรี

“ขอแสดงความนับถือ” ที่ท้ายจดหมาย: มีหรือไม่มีลูกน้ำ

รูปแบบสุดท้ายของความสุภาพจะอยู่ท้ายข้อความ โดยวางอยู่บนเส้นแนวตั้งเดียวกันกับวันที่ตาม ด้านขวา- วลีนี้แยกออกจากข้อความหลักเป็นช่วงสองหรือสามช่วง ตั้งอยู่ต่ำกว่าเล็กน้อย อุปกรณ์ประกอบฉาก “ลายเซ็น”รวมถึงชื่อตำแหน่งผู้เรียบเรียง ลายเซ็นส่วนตัว และสำเนาคำแปล ข้อตกลงนี้เป็นไปตามมาตรฐาน GOST 6.30-97 ซึ่งกำหนดข้อกำหนดสำหรับการจัดทำเอกสาร หากข้อความนั้นออกด้วยหัวจดหมายอย่างเป็นทางการหรือมีลักษณะเป็นการส่วนตัว จะไม่รวมชื่อเรื่องของตำแหน่งงานและใบรับรองผลการเรียนของลายเซ็น

คำถามว่าจะเขียน "ด้วยความเคารพ" ต่อท้ายจดหมายอย่างไร: มีหรือไม่มีลูกน้ำก็ไม่มีคำตอบที่ชัดเจน ตัวเลือกทั้งสองนั้นถูกต้อง การไม่มีสัญญาณสามารถถูกมองว่าเป็นความประมาทเลินเล่อและแม้กระทั่งการไม่รู้หนังสือ ในทางกลับกัน ตามกฎเครื่องหมายวรรคตอน ไม่ควรใช้ลูกน้ำนี้ จากมุมมองของไวยากรณ์ภาษารัสเซีย เครื่องหมายนี้ซ้ำซ้อน คำว่า "ด้วยความเคารพ" ไม่ใช่วลีเกริ่นนำ และลายเซ็นก็ไม่ใช่ที่อยู่ วลีนี้บอกเป็นนัยว่า “จดหมายฉบับนี้เขียนโดย N.N. ด้วยความเคารพ” เช่นเดียวกับในเวอร์ชันย่อตามกฎจะไม่วางลูกน้ำ

เหตุใดจึงเกิดขึ้นบ่อยครั้งในทางปฏิบัติ? ใน กฎการติดต่อในภาษาอังกฤษ ภาษาเยอรมัน และภาษายุโรปอื่นๆ ต้องใช้เครื่องหมายนี้ วลี “ด้วยความเคารพ” ที่ท้ายจดหมายในภาษาอังกฤษไม่ได้แยกออกเฉพาะในรูปแบบกราฟิกเท่านั้น แต่ยังแยกตามวรรคตอนด้วย เมื่อเวลาผ่านไปแม้ว่าจะไม่ถูกต้องตามหลักไวยากรณ์ แต่กฎก็กลายเป็นส่วนหนึ่งของบรรทัดฐานของภาษารัสเซีย

บทสรุปของจดหมาย: ตัวอย่างการเขียนวลี "ด้วยความเคารพ"

จะเขียน “ด้วยความเคารพ” ในจดหมายธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษได้อย่างไร?

กฎ การสื่อสารทางธุรกิจเป็นภาษาอังกฤษมีหลายวิธีคล้ายกับที่นำมาใช้ในรัสเซีย ในตอนท้ายผู้รับจะรู้สึกขอบคุณที่สละเวลาและแสดงความตั้งใจที่จะโต้ตอบต่อไป วลีทั่วไปยังใช้: "ด้วยความเคารพ", "ด้วยความกตัญญู", "ด้วยความปรารถนาดี" จากนั้นในบรรทัดใหม่ ให้ระบุนามสกุลและชื่อของคอมไพเลอร์ตลอดจนตำแหน่งของเขา ลองดูตัวอย่าง: วิธีเซ็นจดหมายเป็นภาษาอังกฤษ “ด้วยความเคารพ...”

ตารางที่ 1. สูตรความสุภาพขั้นสุดท้ายค่ะ ภาษาอังกฤษ

	ขอแสดงความนับถือ
ใช้ถ้า การรักษามีชื่อผู้รับ. ตัวเลือกที่พบบ่อยที่สุด	เวอร์ชันล้าสมัยที่พบในภาษาอังกฤษแบบอังกฤษ มันเขียนไว้เมื่อไม่มีชื่อผู้รับในที่อยู่: ท่านที่รักหรือ เรียนท่านผู้หญิง	อเมริกันเทียบเท่ากับอังกฤษ ขอแสดงความนับถือ.	ตัวเลือกที่เป็นทางการน้อยกว่า ยอมรับได้สำหรับการโต้ตอบกับเพื่อน รูปแบบต่างๆ: ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ ขอแสดงความนับถือ
ขอแสดงความนับถือ อเล็กซานเดอร์ คลิมอฟ ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด	ขอแสดงความนับถือ อเล็กซานเดอร์ คลิมอฟ ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด	ขอแสดงความนับถือ อเล็กซานเดอร์ คลิมอฟ ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด	ขอแสดงความนับถือ อเล็กซานเดอร์ คลิมอฟ ผู้อำนวยการฝ่ายการตลาด

ความสามารถในการใช้วลีถ้อยคำที่เบื่อหูมาตรฐานอย่างมีไหวพริบและถูกต้องเป็นตัวบ่งชี้ระดับความเป็นมืออาชีพและความรู้ภาษา ในการเขียนภาษาอังกฤษ วลี "ด้วยความเคารพ" สามารถแสดงได้หลายวิธี เมื่อเขียนข้อความสำหรับคู่รักชาวต่างชาติ ให้คำนึงถึงปัจจัยทั้งหมดและเลือกคำแปลที่เหมาะสมที่สุด

วิธีลงนามจดหมายอย่างถูกต้อง: “ด้วยความเคารพ” และสูตรความสุภาพอื่น ๆ

เมื่อเขียนข้อความ ผู้ส่งจะต้องได้รับคำแนะนำไม่เพียงแต่ตามมาตรฐานที่ยอมรับโดยทั่วไปเท่านั้น แต่ยังต้องปฏิบัติตามกฎมารยาทที่ดีด้วย ถ้าคุณเขียน ถึงคนแปลกหน้าและที่อยู่เป็นทางการอย่างเคร่งครัด ให้ใช้สำนวนที่กำหนดขึ้น รูปแบบการพูดทางธุรกิจจำกัดการเลือกวลีอย่างเคร่งครัด

ถ้ามันกังวล การติดต่อทางอีเมลหรือสื่อสารกับคนที่คุณรู้จักดี คุณสามารถเบี่ยงเบนไปจากหลักปฏิบัติที่เข้มงวดในขณะที่ยังคงสุภาพและถูกต้อง ลองดูตัวอย่างบางส่วนของวลีสุดท้ายที่ยอมรับได้ในการสื่อสารที่ไม่เป็นทางการ

ตารางที่ 2. การใช้นิพจน์ปิดทางเลือก

จดหมายธุรกิจคือเอกสารราชการ ซึ่งแต่ละส่วนทำหน้าที่เฉพาะเจาะจง เชื่อกันว่าประโยคสุดท้ายจะจำได้ดีขึ้นเสมอ ดังนั้นจึงเป็นสิ่งสำคัญที่ต้องใส่ใจกับวลีสุดท้าย

การรู้ว่าเมื่อใดและอย่างไรควรเขียน “ด้วยความเคารพ” ต่อท้ายจดหมายอย่างถูกต้องเป็นองค์ประกอบหนึ่งที่เน้นความเป็นมืออาชีพของคุณ เลขานุการผู้มีอำนาจจะเลือกเสมอ คำพูดที่ถูกต้องหรือจำกัดตัวเองให้แสดงออกถึงความสุภาพที่เป็นกลาง ขณะเดียวกันเขาจะไม่ทำลายชื่อเสียงของบริษัทและจะถ่ายทอดข้อมูลไปยังผู้รับอย่างถูกต้องและด้วยความเคารพ

จำนวนอีเมลที่ส่งและรับในแต่ละวันมีมากกว่า 205 พันล้านฉบับ ตามรายงานสถิติอีเมลของกลุ่ม Radicati

ไม่มีช่องทางการตลาดที่มีประสิทธิภาพและประสิทธิผลมากไปกว่าอีเมล แต่มีกรณีการใช้งานอื่นที่ประเมินต่ำเกินไป: จดหมายของคุณและจดหมายพนักงาน พนักงานมีปฏิสัมพันธ์ทุกวันกับลูกค้าปัจจุบันและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้า ผู้สมัครงาน หุ้นส่วน ซัพพลายเออร์ และผู้นำทางความคิดในอุตสาหกรรมแบบส่วนตัวแบบตัวต่อตัว - และพวกเขาก็ ความสัมพันธ์ที่มีคุณค่ากับผู้ติดต่อที่สำคัญเหล่านี้

อีเมลของพนักงานมักเป็นช่องทางที่นักการตลาดสามารถใช้เพื่อเผยแพร่เนื้อหา (ภายในและภายนอก) และเพิ่มการแปลง แต่อย่างไร? ขอบคุณลายเซ็นอีเมลของพนักงาน

ดูเรียบง่าย แต่การรวมลายเซ็นของแบรนด์เข้ากับแบนเนอร์กระตุ้นการตัดสินใจที่คลิกได้ในอีเมลพนักงานแต่ละฉบับ จะทำให้คุณสามารถขยายและบรรลุเป้าหมายของบริษัทได้อย่างแท้จริง

ตัวอย่างลายเซ็นอีเมล

1. ข้อมูลสำหรับผู้ซื้อเกี่ยวกับข้อเสนอและส่วนลด

แผนกบริการลูกค้าส่งอีเมลหลายพันฉบับให้กับลูกค้าทุกปี พวกเขามีความสามารถพิเศษในการดึงดูดความสนใจของผู้ชมส่วนที่สำคัญที่สุด และควรใช้เพื่อส่งเสริมการขายและส่วนลดที่กำลังจะเกิดขึ้น นี้ด้วย วิธีที่ดีแจ้งข้อเสนอใหม่และแพ็คเกจภาษี

2. เปลี่ยนโอกาสในการขายที่ร้อนแรงให้เป็นลูกค้า

ทีมส่งเสริมการขายทำงานร่วมกับลูกค้าเป้าหมายที่มีคุณสมบัติอย่างไร นอกเหนือจากการส่งอีเมลและ/หรือการโทรแล้ว การสื่อสารผ่าน อีเมลตัวต่อตัวเป็นตัวเลือกที่ได้รับความนิยมมากที่สุด

การปรับเปลี่ยนในแบบของคุณเป็นสิ่งสำคัญในอีเมลเหล่านี้ และการใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจสำหรับ "ขั้นตอนต่อไป" ก็มีความสำคัญมากยิ่งขึ้น จดหมายควรมีประโยชน์ ให้ความรู้แก่ผู้ฟัง และเป็นหนทางให้พวกเขาก้าวไปสู่ขั้นตอนต่อไป

3. การเผยแพร่ข้อมูลเกี่ยวกับคดีและการทบทวน

พนักงานของบริษัท (ส่วนใหญ่มักมาจากแผนกขาย) ยังติดต่อกับผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าที่เกี่ยวข้องอย่างลึกซึ้งในวงจรการขายอีกด้วย ผู้รับเหล่านี้ต้องการข้อมูลเกี่ยวกับวิธีที่ผู้อื่นเห็น ROI ของผลิตภัณฑ์หรือบริการ

เพื่อให้พวกเขามีส่วนร่วมในกระบวนการขาย คุณต้องแบ่งปันกรณีศึกษา กรณีการใช้งานเฉพาะ หรือคำรับรองกับพวกเขา และแนะนำผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าให้กับผู้ใช้ที่พวกเขาสามารถเข้าใจและระบุตัวตนได้ เพื่อเพิ่มความไว้วางใจในแบรนด์

4. การโฆษณากิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น คลาสมาสเตอร์ การประชุม

ลายเซ็นอีเมลสามารถดึงดูดการลงทะเบียนได้มากขึ้น เพิ่มจำนวนการดูสตรีมสด และปรับปรุงอัตราการสมัครหลังกิจกรรม

ไม่ว่าจะเป็นเวิร์กช็อปที่บริษัทจัด งานของบุคคลที่สาม หรือแม้แต่งานเลี้ยงอาหารค่ำ การมีคำกระตุ้นการตัดสินใจในการลงทะเบียนในลายเซ็นของอีเมลของพนักงานทั้งหมดสามารถช่วยเพิ่มการดู คลิก และลงทะเบียนได้

ดังที่คุณทราบ การจัดกิจกรรมต้องใช้เวลาและความพยายามมาก ดังนั้นทำไมไม่ใช้จดหมายของพนักงานเพื่อดึงดูดผู้สนใจให้เข้าร่วมมากขึ้น

5. เผยแพร่คู่มือ หนังสือ หรือรายงานอุตสาหกรรมใหม่

วิธีที่ง่ายที่สุดในการถ่ายทอดคุณค่าและความสำคัญของบริษัทของคุณไปยังลูกค้าปัจจุบันและผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าคือการมอบเนื้อหาที่เป็นประโยชน์ให้พวกเขา การโต้ตอบทางอีเมลทุกครั้งเปิดโอกาสให้ทำเช่นนี้ และการแชร์เนื้อหาที่มีคุณภาพและเกี่ยวข้องจะช่วยสร้างความไว้วางใจและอำนาจ

แต่คุณจะแน่ใจได้อย่างไรว่าสมาชิกในทีมทุกคนจะแจกจ่าย หนังสือเล่มใหม่หรือรายงานอุตสาหกรรมในอีเมลที่คุณส่งทั้งหมดโดยไม่บังคับให้พวกเขาพูด? คุณสามารถเพิ่มคำกระตุ้นการตัดสินใจที่สดใสและสวยงามไว้ใต้คำบรรยายได้!

6. ดึงดูดผู้ชมให้เข้าร่วมการสัมมนาทางเว็บ

ต้องการเพิ่มอัตราการลงทะเบียนและการเข้าร่วมสัมมนาผ่านเว็บที่กำลังจะมีขึ้นหรือไม่? วิธีที่เร็วและง่ายที่สุดในการกระจายข่าวคือการใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจที่ละเอียดอ่อนไว้ในอีเมลทุกฉบับที่คุณส่ง หลังจากการสัมมนาผ่านเว็บสิ้นสุดลง คุณสามารถเปลี่ยนคำกระตุ้นการตัดสินใจเป็น "ดูการบันทึก" และเพิ่มลิงก์ไปยังวิดีโอได้

7. รวมวิดีโอเพื่อเพิ่มการมีส่วนร่วมของผู้ชม

พนักงานโดยเฉลี่ยส่งและรับอีเมลประมาณ 30-50 ฉบับต่อวัน จดหมายส่วนใหญ่ไม่มีตัวตน และงานคือทำให้จดหมายของคุณโดดเด่นจากที่เหลือใน 30-50 ฉบับ

การเขียนจดหมายธุรกิจถือเป็นงานที่สำคัญไม่น้อยสำหรับบริษัทใดๆ มากไปกว่า โดยทั่วไปแล้วเอกสารจะถูกร่างขึ้นตามรูปแบบง่ายๆ: คำทักทาย - ส่วนหลัก - ข้อสรุป - ลายเซ็นและวันที่ ตามหลักปฏิบัติที่ยอมรับโดยทั่วไปในตอนท้ายของจดหมายแทนที่จะใช้ลายเซ็นธรรมดา (นามสกุลและชื่อย่อ) จะใช้สูตรที่สุภาพกว่า "ด้วยความเคารพ" - นามสกุลของผู้อำนวยการหรือผู้รับผิดชอบอื่น ๆ ซึ่งในนามของเอกสาร วาดขึ้นจะถูกเพิ่มเข้าไป

วลีนี้ใช้บ่อยเป็นพิเศษ (เนื่องจากความเรียบง่ายและเป็นกลาง) อย่างไรก็ตาม อาจใช้สูตรอื่นต่อท้ายจดหมายก็ได้ ตัวอย่างของพวกเขาจะได้รับด้านล่าง

ทำไมคุณต้องมีลายเซ็นในจดหมายธุรกิจ?

จำเป็นต้องมีลายเซ็นในจดหมายธุรกิจ เช่นเดียวกับในจดหมายอื่นๆ (เช่น ใน) เพื่อให้ผู้รับทราบชื่อของผู้รับ จากมุมมองทางกฎหมาย นี่เป็นฟังก์ชันที่จำเป็นเพียงอย่างเดียวของลายเซ็น ดังนั้นจึงสามารถลดเหลือนามสกุลและชื่อย่อได้

สำคัญ: เป็นที่พึงปรารถนาอย่างยิ่งที่เอกสารจะได้รับการรับรองโดยลายเซ็นส่วนตัวของผู้อำนวยการ (ผู้จัดการ) และมีตราประทับหรือตราประทับขององค์กรอยู่ในตัว (ที่ส่วนท้ายของแผ่นงาน) เงื่อนไขเหล่านี้ไม่ได้บังคับ แต่การดำเนินการจะช่วยเพิ่มความมั่นใจให้กับผู้ส่งรายงานได้อย่างมาก

การใช้นามสกุลเดียวโดยไม่มีสูตร “ด้วยความเคารพ” แม้จะไม่กีดกันเอกสารอำนาจทางกฎหมาย แต่ก็ไม่สามารถก่อให้เกิด อารมณ์เชิงบวกในความสัมพันธ์กับผู้ส่งและแตกต่างจากบรรทัดฐานของความสุภาพที่เป็นที่ยอมรับในสังคม ด้วยเหตุนี้เองที่คำว่า "ขอแสดงความนับถือ" (และรูปแบบต่างๆ มากมาย) จึงถูกนำมาใช้กันอย่างแพร่หลายทั้งในการติดต่อทางธุรกิจและส่วนตัว การเพิ่มลงท้ายจดหมายนั้นไม่ใช่เรื่องยาก (ไม่ยากไปกว่าการเขียน) แต่ผลลัพธ์ที่ได้ก็คุ้มค่ากับเวลาที่ใช้ไป

สำคัญ: ตามหลักปฏิบัติที่เป็นที่ยอมรับ วลี “ด้วยความเคารพ” ที่ท้ายจดหมายจะแยกออกจากนามสกุลและตำแหน่งด้วยเครื่องหมายจุลภาค

“ด้วยความเคารพ” ที่ท้ายจดหมาย - ตัวอย่าง

ขอแสดงความนับถือ,
ผู้อำนวยการทั่วไปของ Mayak-Neftegaz-Egorovka LLC
อีวานอฟ ไอ.ไอ.

ปัจจุบัน นอกเหนือจากวลีพื้นฐาน "ด้วยความเคารพ" ซึ่งวางไว้ท้ายจดหมายแล้ว ยังมีการใช้ตัวเลือกอื่นๆ อีกหลายตัวเลือก เป็นทางการไม่มากก็น้อย และเหมาะสำหรับในบางกรณี:

1. แค่นามสกุลที่มีชื่อย่อ- ในการทำธุรกรรมทางธุรกิจ อนุญาตให้ใช้ระหว่างการแลกเปลี่ยนข้อความเท่านั้น ยิ่งกว่านั้นจะต้องร่างข้อแรกและข้อสุดท้ายตามกฎทั้งหมดอย่างแน่นอน
2. « ขอให้เป็นวันที่ดี- ทางเลือกที่ดีสำหรับจดหมายฉบับสุดท้ายในการติดต่อทางจดหมาย อย่างไรก็ตาม ผู้รับที่ไม่คุ้นเคยอาจถือว่าจดหมายนั้นรุนแรง
3. « พบกันใหม่- ควรใช้สูตรนี้เฉพาะเมื่อผู้ส่งวางแผนที่จะไปพบผู้รับเร็วๆ นี้เท่านั้น
4. « ขอให้โชคดี!“ข้อสรุปดังกล่าวอาจดูเหมือนไร้สาระสำหรับผู้รับ และดังนั้นจึงได้รับอนุญาตเฉพาะในการติดต่อแบบกึ่งมิตรเท่านั้น
5. « ขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ- แนะนำให้ใช้สูตรนี้ในข้อเสนอทางธุรกิจและเชิงพาณิชย์

มาสรุปกัน

ใช้สูตร “ด้วยความเคารพ” ก่อนตำแหน่งผู้รับและนามสกุลท้ายจดหมาย เพื่อสร้างบรรยากาศที่เป็นมิตรระหว่างผู้รับมากขึ้น วลีต้นฉบับสามารถแทนที่ด้วยวลีอื่นได้ - สิ่งสำคัญคือเหมาะสม

นอกจากนี้ในการรับรองเอกสารขอแนะนำให้ใช้ลายเซ็นส่วนตัวของผู้จัดการ (ผู้อำนวยการ) พร้อมทั้งประทับตราหรือประทับตรา - พร้อมด้วยข้อความ “ด้วยความเคารพ” รายละเอียดเหล่านี้จะทำให้ผู้รับรู้สึกมั่นใจใน ผู้ส่ง

ลายเซ็นในอีเมล - องค์ประกอบที่สำคัญทันสมัย การสื่อสารทางธุรกิจ- ลายเซ็นที่ถูกต้องในอีเมลบ่งบอกว่าคุณเป็นพันธมิตรที่จริงจังและมีความรับผิดชอบซึ่งเคารพกฎมารยาทและบรรทัดฐานของการสื่อสารทางธุรกิจ ในบทความนี้เราจะบอกวิธีลงนามจดหมายด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

จากบทความคุณจะได้เรียนรู้:

Arthur Dabrowski ผู้ก่อตั้งบริการการตลาด Freshmail ได้พัฒนากฎแปดข้อเพื่อช่วยคุณสร้างลายเซ็นอีเมลที่ดี:

• ลายเซ็นไม่ควรยาว ควรมีความยาว 3-4 บรรทัด
• ข้อความธรรมดา ไม่มีโค้ด HTML ที่ซับซ้อน สีเดียว แบบอักษรเดียว
• คุณสามารถพูดถึงการเปิดตัวผลิตภัณฑ์ที่กำลังจะเกิดขึ้นหรือกิจกรรมที่กำลังจะเกิดขึ้น
• ลิงค์สมัครสมาชิกใน เครือข่ายสังคมออนไลน์ที่จำเป็น;
• ลายเซ็นต้องสอดคล้องกับรูปแบบองค์กรทั่วไปของบริษัท
• อย่าลืมข้อมูลที่จำเป็นสำหรับการติดต่อทางธุรกิจ - ที่อยู่ตามกฎหมาย, สถานที่ลงทะเบียน ฯลฯ
• สะดวกในการใช้สองตัวเลือกลายเซ็น - เต็มและสั้น อันแรกใช้ในการสร้างการติดต่อ ส่วนอันที่สองในการติดต่อสื่อสารทุกวัน
• อย่าลืมตรวจสอบว่าบล็อกข้อความสุดท้ายจะมีลักษณะอย่างไร เบราว์เซอร์ที่แตกต่างกันและไคลเอนต์อีเมล

วิธีลงนามจดหมายด้วยลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์

บล็อกสุดท้ายของข้อความอาจเป็นองค์ประกอบของกิจกรรมการโฆษณา ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับงานที่การสื่อสารทางอิเล็กทรอนิกส์ดำเนินการในบริษัทของคุณ หรืออาจบ่งบอกถึงความเชี่ยวชาญของบริษัทและสื่อสารเพิ่มเติม ข้อมูลการติดต่อ- ถึงอย่างไร, ลายเซ็นควรดูเป็นมืออาชีพ การจัดรูปแบบข้อความในส่วนนี้อย่างถูกต้องอาจมีผลกระทบอย่างมากต่อชื่อเสียงของคุณและช่วยขยายการติดต่อทางธุรกิจ

มีความเข้าใจผิดที่ค่อนข้างบ่อยว่าเนื้อหาหลักในจดหมายคือเนื้อหา และการทักทายและช่วงสุดท้ายไม่สำคัญ แน่นอนว่านี่ไม่เป็นความจริง เนื้อหาของข้อความอาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่ข้อมูลการโฆษณาเกี่ยวกับโปรโมชั่นและกิจกรรมที่กำลังจะมาถึงไปจนถึงการแสดงความยินดีในวันครบรอบ สิ่งสำคัญคือต้องเข้าใจว่าผู้รับข้อความของคุณส่วนใหญ่จะเริ่มทำความคุ้นเคยกับข้อความดังกล่าวจากลายเซ็น หากพวกเขาไม่สนใจ โอกาสที่ข้อความของคุณจะถูกอ่านก็มีน้อยมาก

ขึ้นอยู่กับปริมาณข้อมูล ลายเซ็นแบ่งออกเป็นหลายประเภท:

พื้นที่กิจกรรมของบริษัทของคุณ กลุ่มเป้าหมายข้อความและวัตถุประสงค์ของจดหมายจะกำหนดตัวเลือกของตัวเลือกบล็อกสุดท้ายที่ต้องการ บางครั้งมีการใช้หลายตัวเลือกพร้อมกันในข้อความเดียวกัน

สิ่งสำคัญคือต้องรักษาความสมดุลและสัดส่วน - บล็อกสุดท้ายไม่ควรยาวเกินข้อความในข้อความ และโดยทั่วไปแล้ว พยายามอย่าให้ข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากเกินไป อาจมีสาเหตุหลายประการสำหรับสิ่งนี้:

ลายเซ็นที่หรูหราเกินไปจะทำให้ผู้รับเสียสมาธิจากหัวข้อหลัก

แบบอักษรสีและกราฟิกที่แตกต่างกันมากมายนั้นน่ารำคาญ

ลายเซ็นที่ถูกต้องในอีเมล

ในการสร้างบล็อกสุดท้ายที่ถูกต้องของข้อความ คุณต้องกำหนดค่าโปรแกรมรับส่งเมลของคุณอย่างถูกต้องตั้งแต่ต้น ซึ่งจะช่วยให้คุณดำเนินการแทรกบล็อกนี้ลงในข้อความได้โดยอัตโนมัติในภายหลัง

มาดูขั้นตอนการตั้งค่าโปรแกรมรับส่งอีเมลโดยใช้ Gmail.com เป็นตัวอย่าง นี่คือหนึ่งในบริการอีเมลที่ได้รับความนิยมและเร็วที่สุด และการตั้งค่าส่วนใหญ่จะคล้ายกับบริการอื่นๆ

ขั้นแรก

การลงทะเบียน นักพัฒนา Gmail– บริษัท Google ดังนั้นหากคุณใช้บริการอย่างใดอย่างหนึ่งของบริษัทนี้แล้ว คุณสามารถใช้ข้อมูลก่อนหน้าของคุณเพื่ออนุญาตบนเว็บไซต์ได้

ขั้นตอนที่สอง

การตั้งค่ากล่องจดหมายของคุณ โดยปกติแล้วการตั้งค่าเริ่มต้น (วิธีการแสดงตัวอักษรและผู้ติดต่อ ป้องกันสแปม การเข้ารหัส) ก็เพียงพอแล้ว นอกจากนี้ ไคลเอนต์อีเมลยังให้คุณกำหนดค่าการแทรกบล็อกสุดท้ายโดยอัตโนมัติ คุณต้องระมัดระวังเป็นพิเศษเมื่อตั้งค่าพารามิเตอร์นี้

ขั้นตอนที่สาม

การตั้งค่าบล็อกข้อความสุดท้ายจะคล้ายกับการแก้ไขข้อความ:

• กำหนดค่าประเภทและขนาดแบบอักษร
• เลือกสีข้อความและตัวเลือก (ตัวเอียง ตัวหนา ขีดเส้นใต้)
• คุณสามารถแทรกลิงค์ไปยังเว็บไซต์ของบริษัทได้
• คุณสามารถแทรกโลโก้บริษัทกราฟิกได้
• กำหนดค่าการแสดงรายการ การจัดรูปแบบ การเยื้อง ฯลฯ
• กำหนดค่าการอ้างอิง

ตัวเลือกสุดท้ายจะต้องมีการหารือแยกกัน การอ้างอิงคือการแทรกสโลแกนของบริษัทโฆษณาของคุณที่เตรียมไว้ล่วงหน้าลงในข้อความของจดหมาย สามารถแทรกไว้ที่ตอนต้นของข้อความต่อจากโลโก้และชื่อบริษัทได้ทันที หรือจะแทรกไว้ท้ายข้อความหลังรายละเอียดก็ได้

ตัวเลือกที่สะดวกของบริการไปรษณีย์ - การผูกมัด ลายเซ็นไปยังกลุ่มที่อยู่ มันหมายความว่าอะไร? คุณสามารถเตรียมหลายตัวเลือกสำหรับบล็อกข้อความสุดท้าย และเชื่อมโยงแต่ละตัวเลือกกับกลุ่มผู้รับเฉพาะหรือไปยังที่อยู่เฉพาะแห่งเดียว ตัวอย่างเช่น สำหรับลูกค้าทั้งหมด - ตัวเลือกที่มีลิงก์โฆษณาและสโลแกน และสำหรับลูกค้าทั้งหมด - ตัวเลือกที่มีรายละเอียดและบัญชีธนาคาร

โดยปกติแล้ว คุณสามารถแก้ไขบล็อกสุดท้ายเวอร์ชันใดก็ได้ในการตั้งค่า อย่าลืมบันทึกการเปลี่ยนแปลงของคุณ

อ่านเพิ่มเติม:

• ลายเซ็นอิเล็กทรอนิกส์: เอกสารที่ได้รับการคุ้มครองโดยการเข้ารหัส

เชื่อมโยงไปยังเว็บไซต์หรือหน้าบนเครือข่ายโซเชียล

คุณสามารถแทรกลิงก์ไปยังเว็บไซต์หรือหน้าอย่างเป็นทางการของคุณบนโซเชียลเน็ตเวิร์กลงในเทมเพลตสำหรับบล็อกสุดท้ายของข้อความ หากคุณกำลังตั้งค่าบล็อกสำหรับลูกค้าและต้องการให้พวกเขาสนใจบริการต่างๆ ของบริษัทของคุณ ให้สร้างลิงก์ไปยังหน้าแต่ละหน้าของไซต์ที่มีการอธิบายหรือใช้งานบริการเหล่านี้โดยละเอียด

โลโก้กราฟิก

รายละเอียดที่มีประสิทธิภาพของข้อความของคุณคือการวางโลโก้บริษัทของคุณไว้ในนั้น หากคุณไม่มี คุณสามารถแทรกรูปภาพอาคารบริษัทของคุณพร้อมป้ายหรือเพียงชื่อบริษัทที่ออกแบบเป็นกราฟิกได้

คุณควรใส่รูปภาพในข้อความของคุณหรือไม่นั้นเป็นเรื่องที่ถกเถียงกัน แน่นอนถ้าคุณส่งข้อความเพียงครั้งเดียว จำนวนมากผู้มีโอกาสเป็นลูกค้าและต้องการให้พวกเขาจำชื่อบริษัทของคุณ ส่วนแทรกกราฟิกจะช่วยคุณในเรื่องนี้ ในทางกลับกัน เมื่อดำเนินการโต้ตอบรายวันระยะยาวกับลูกค้ารายเดียวกัน การใส่รายละเอียดที่ไม่จำเป็นลงในข้อความนั้นไม่เหมาะสม

ลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือ

ตัวเลือกรูปภาพอื่นคือรูปถ่ายลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือของผู้จัดการของคุณหรือผู้เขียนข้อความ ที่นี่ก็จำเป็นต้องจัดลำดับความสำคัญทันทีเช่นกัน หากนี่คือจดหมายฉบับแรกถึงคู่ค้าหรือลูกค้าที่มีศักยภาพแล้ว องค์ประกอบกราฟิกจะทำให้ข้อความของคุณเป็นต้นฉบับและน่าจดจำ แต่ถ้าคุณยังคงแทรกข้อความดังกล่าวอย่างต่อเนื่องในการโต้ตอบครั้งต่อๆ ไป ข้อความนั้นจะเลิกเป็นต้นฉบับและจะบ่งบอกถึงการขาดรสนิยม ไหวพริบ และความรู้สึกเป็นสัดส่วน

ข้อแม้อีกประการหนึ่งก็คือลายเซ็นที่เขียนด้วยลายมือในอีเมลสามารถคุกคามความปลอดภัยของข้อมูลได้

ขั้นตอนสุดท้ายของการตั้งค่า

ตัวสุดท้ายเหลือและมาก ขั้นตอนสำคัญการตั้งค่าสำหรับบล็อกข้อความสุดท้าย คุณต้องตรวจสอบว่ามันจะมีลักษณะอย่างไรในตัวอักษรจริงและบนแพลตฟอร์มต่างๆ ในการดำเนินการนี้ คุณจะต้องส่งข้อความไปยังที่อยู่ของคุณเองและพยายามเปิดข้อความดังกล่าวบนอุปกรณ์ เบราว์เซอร์ และโปรแกรมรับส่งเมลให้ได้มากที่สุด มาดูกันว่าบล็อกสุดท้ายจะเป็นอย่างไร โทรศัพท์มือถือแท็บเล็ต แล็ปท็อป ในเบราว์เซอร์ต่างๆ และในโปรแกรมรับส่งเมลต่างๆ เช่น Microsoft Outlook

หากคุณพบเครื่องหมายหรือความไม่สอดคล้องกันแม้แต่น้อย ให้ทำซ้ำบล็อกอย่างระมัดระวัง โปรดจำไว้ว่าจะมีการทำซ้ำเป็นตัวอักษรจำนวนมากเมื่อเวลาผ่านไป

ลายเซ็นในอีเมล: ตัวอย่าง

มาตรฐาน ลายเซ็นต์ของบริษัท– ตัวเลือกนี้เหมาะสมในทุกสถานการณ์และสำหรับตัวอักษรใดๆ เธอมีหน้าตาเป็นอย่างไร? Boris van Zanten ผู้ร่วมก่อตั้ง The Next Web แนะนำตัวเลือกนี้:

ขอแสดงความนับถือ,

บอริส ฟาน ซานเทน

ผู้ร่วมก่อตั้ง The Next Web, Twitter Counter และอื่นๆ อีกมากมาย

ติดตามฉันบนทวิตเตอร์

ติดตามฉันบน Facebook

ติดตามฉันได้ที่ Linkedin

คุณต้องใส่ตัวคั่นก่อนลายเซ็นของคุณ นี่คือเส้นแนวนอนที่แยกลายเซ็นออกจากข้อความหลักของจดหมาย โดยพื้นฐานแล้วนี่คือ ตัวเลือกที่ดีที่สุดหากคุณไม่อยากจะเสี่ยงและทำให้จดหมายมีข้อมูลที่ไม่จำเป็นมากเกินไป