Осчетоводявания за 71 сметки в табличен вид. Осчетоводяване на разчети с отговорни лица. Пример за използване на акаунт

В хода на дейността си организацията може да издава парични суми на своите служители за отчитане на разходите, свързани с дейността на организацията. Служителите, които са получили средства по сметка, се наричат отговорни лица. Как се отчитат разплащанията с отговорни лица, какви счетоводни записи са отразени в сметка 71?

За записване на отчетни суми се използват активно-пасивни 71 счетоводни сметки. Характеристиките на активно-пасивните сметки са разгледани подробно в.

Всяка организация трябва да изготви заповед за отговорни лица, в която е необходимо да предостави списък на служителите поименно, на които могат да се дават пари по сметка.

Счетоводство по 71 сметки

Когато получава средства от касата на организацията, служителят може да ги изразходва само за нуждите на тази организация: пътни разходи, бизнес нужди и др.

Парите се издават на отговорното лице от касата въз основа на разходен касов ордер; виж образец на този първичен документ. За да получи пари в отчета, служителят трябва да напише, като посочи необходимата сума и периода, за който се издават парите. Заявлението се изготвя в произволна форма и се заверява от ръководителя. Въз основа на това заявление се съставя касов ордер и се издават пари на отговорното лице.

Можете да издавате пари за отчитане, ако са изпълнени две условия:

ако служителят е посочен в заповедта за отговорни лица,
ако служителят е изплатил напълно предишни аванси.

Осчетоводяването, отразяващо освобождаването на пари в подсметката, има формата D71 K50.

Структура на сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“

Разходите, платени от отчетните суми, се отписват от кредита на сметка 71 в дебит на сметки 10 „Материали“, 26 „Общи разходи“ и други, в зависимост от естеството на разходите. Остатъците от неизползвани суми, върнати в касата, се отписват от отговорните лица в дебит на сметка 50 „Каса“.

За всяко авансово плащане се извършва аналитично счетоводно отчитане по сметка 71 „Разчети с отговорни лица“.

В LLC сметка 71 се дебитира в съответствие със сметките:

Дебит 71 Кредит 50 "В брой"

За сумата, издадена съответно, когато служителят получава пари в брой за плащане на комуникационни услуги.

Дебит 71 Кредит 73 "Разплащания с персонал за други операции"

Плащане от отговорното лице на стоки и материали за организацията (момент на предоставяне на заема)

Дебит 71 Кредит 91 "Други приходи и разходи"

Курсовата разлика се отразява при връщане на отговорното лице от командировка в чужбина;

Сметка 71 „Разплащания с отговорни лица“ се кредитира в кореспонденция със сметките:

Дебит 10 "Материали" Кредит 71

Отразява се количеството на закупените от отчетното лице капитализирани материали;

Дебит 19 „Данък върху добавената стойност върху придобити активи“ Кредит 71

Взема се предвид ДДС, отразен във фактурата за закупени резервни части;

Дебит 20 „Основно производство Кредит 71

Придобиване на материални ценности от отговорно лице;

Дебит 26 "Общи бизнес разходи" Кредит 71

Закупени са канцеларски материали от отговорното лице;

Дебит 50 "В брой" Кредит 71

За върнати в касата от отговорното лице суми, неизползвани по време на командировката;

Дебит 60 „Разплащания с доставчици и изпълнители“ Кредит 71

Дългът на организацията към служителя се отразява въз основа на авансовия отчет;

Дебит 70 "Разплащания с персонал за заплати" Кредит 71

За суми, удържани от трудовото възнаграждение на отговорното лице;

Дебит 73 „Разплащания с персонал за други операции“ Кредит 71

Ако недостигът продължава няколко отчетни периода;

Дебит 84 „Неразпределена печалба (непокрита загуба)“ Кредит 71

Ако командировката е с непроизводителен характер и се финансира със собствени средства;

Дебит 91 "Други приходи и разходи" Кредит 71

Ако липсата на разплащания с отговорното лице не може да бъде компенсирана.

Дебит 94 „Липси и загуби от повреда на ценности“ Кредит 71

Ако служителят не е осчетоводил дадените му средства;

Дебит 97 „Разходи за бъдещи периоди“ Кредит 71

Придобит е лиценз за извършване на дейност от подотчетно лице.

Регистърът за отчитане на транзакции, включващи движение на отчетни суми и сетълменти с отговорни лица, е журнален ордер - комбиниран регистър, който съчетава аналитично и синтетично счетоводство с линейна форма на запис. Следователно всяка сума, издадена за отчитане, се разпределя на един ред в дневника на поръчките и тъй като авансовият отчет се подава, неизползваните суми се депозират в касата или се получават пари за възстановяване на преразхода, сумите за тези транзакции ще бъдат записани на същата линия. В същото време дневникът за поръчки запазва шахматната форма на запис, която е в основата на формата на счетоводната поръчка на дневника, по отношение на дешифрирането на оборота по кредита на сметка 71. На обратната страна на този дневник за поръчки, групирани предоставя се информация за размера на разходите на предприятието за командировки за отчетния месец от началото на годината, която е необходима за отчитане и наблюдение на целевото използване на средствата.

Основата за попълване на дневника са касови ордери за суми, издадени за отчитане, авансови отчети за изразходвани суми; нови входящи или изходящи касови ордери - за несъответствия в получените и изразходвани суми.

Всеки месец резултатите от дневника - поръчки се прехвърлят в главната книга: дебитен оборот - по кореспондиращи сметки, кредит - в общата сума. Данните от главната книга се прехвърлят в баланса.

3. ПОДОБРЕНИЯСЧЕТОВОДНО ОТЧИТАНЕ НА РАЗЧЕТИ С ОТЧЕТНИ ЛИЦА.

При извършване на сетълменти с отговорни лица често възникват много различни противоречия при разпределянето на разходите на отговорните лица към една или друга позиция на разходите.

Счетоводителите постоянно имат въпроси относно отнасянето или неотнасянето на определени командировъчни разходи към себестойността. Например, служител в командировка, по заповед на ръководителя на предприятието, трябва да го информира ежедневно по телефона за напредъка на задачата. Възниква въпросът от какви източници да се финансират разходите за телефонни разговори.

Разходите за телефонни разговори на командирован служител му се възстановяват при предоставяне на разпечатка в счетоводството на фирмата, приложена към фактурата от хотела или комуникационната компания, в която са посочени телефоните, на които е звънял командированият, както и обяснителна записка от бизнес пътника, което дешифрира идентичността на телефонните номера и характера на разговорите. Разходите за телефонни разговори се включват в разходните сметки в позиция „Съобщителни услуги“.

Ако телефонните разговори са платени на служител без предоставяне на посочените документи, тогава те се таксуват в разходни сметки в подсметка „изключени от разходите за данъчни цели“. Разходите за производствени телефонни разговори могат да бъдат компенсирани на служителя, но тъй като компенсацията не е свързана с пътни разходи и не е предвидена от действащото законодателство, тя трябва да бъде направена от печалбата, оставаща на разположение на предприятието след данъчно облагане и да бъде включена в общия облагаем доход на физическо лице за изчисляване на данъка върху доходите и вноските в извънбюджетни фондове.

Като се има предвид недостатъчността на руската икономическа база по този въпрос, може да се препоръча да се включат разходите на командировъчния служител за телефонни разговори като част от дневните надбавки, за да се избегнат санкции от данъчните власти.

Удостоверение за пътуване може да не се издава, ако служителят трябва да се върне от командировка до мястото на постоянна работа в същия ден, в който е изпратен. Все пак се препоръчва издаването на удостоверение за пътуване, тъй като параграф 6 от Инструкция № 62 гласи, че действителното време, прекарано на мястото на командировката, се определя от маркировките в удостоверението за пътуване. При липса на удостоверение за пътуване могат да възникнат ненужни затруднения с данъчния инспектор, проверяващ предприятието, относно валидността на компенсационните плащания на служителя. Трудна ситуация възниква, когато организациите купуват материални активи (работи, услуги) за производствени нужди от граждански предприемачи (включително в търговията на дребно).

Във всяко предприятие от време на време има нужда да се издават пари в брой на служителите за различни цели, например:

Аванс за пътни разходи;

Авансови плащания за административни и стопански нужди, закупуване на инвентар, резервни части, плащане на пощенски разходи и различни такси.

Така че, нека да разберем кой точно има право да получава средства по сметка, какви основания са необходими за това, как правилно да съставяте документи и счетоводни операции за издаване на пари, както и правилно да съставяте предварителен отчет за направените разходи.

- Кои са те?

Има случаи, когато неопитен или небрежен счетоводител изписва парична сума на представители на доставчик или клиент и я зачислява към 71 счетоводни сметки. Виновни за това са предимно малките фирми, които смятат, че по този начин са се уредили с кредитор или са платили поръчка. Това е грубо нарушение на законово установените разпоредби.

Отговорните лица са задължително служители на предприятието. Освен това издаването на пари по сметка се предшества от сключването на споразумение за отговорност със служителя, което определя нейния размер и урежда правата и задълженията на страните.

По правило кръгът от финансово отговорни и отговорни лица се установява от ръководителя, като издава съответна заповед, актуализирана ежегодно. Счетоводното отчитане на разплащанията по авансови средства отразява 71 сметки.

Пътни разходи

Отчетните суми за пътни разходи се издават от касата или се прехвърлят в картата на служителя въз основа на писмено заявление с решение на ръководителя. Разбира се, в този случай не е необходимо да се сключва споразумение за финансова отговорност, тъй като всеки служител на компанията може да отиде в командировка, а основанието за пътуването е заповед на ръководството, а счетоводна сметка 71 отразява сделки.

Основания за плащане на средства по сметка

Такова издаване се регулира от действащото законодателство и основните правила на тази операция са следните:

Забранява се изготвянето на документи за изплащане на пари по сметка, ако служителят не е осчетоводил предварително получените суми;

Парите се издават по заявление, заверено от управителя, с бележка за размера на сумата и периода, за който се издава;

Отчет за направените разходи се съставя и подписва в 3-дневен срок след приключване на командировката или изтичане на определения от ръководителя срок.

Документиране

Така че, след извършване на разходите или при пристигане от командировка, служителят е длъжен да се отчете в рамките на 3 дни и да представи на счетоводителя предварителен отчет на формуляр AO-1 с приложени документи, доказващи жизнеспособността на направените разходи.

Отчетът за разходите изчислява общите суми и показва резултата:

Няма останали пари, защото всички средства са изразходвани;

Има баланс, тъй като са направени по-малко разходи от планираните;

Преразход на издадени средства, тъй като те са изразходвани в по-големи количества.

Остатъкът се връща в касата на компанията чрез PKO, а сумата на преразхода се издава лично чрез PKO. Всички счетоводни операции за отчетни суми са отразени по 71 счетоводни сметки.

Ако не се спазват установените от закона правила, сумата на отчетните средства се удържа от заплатата или се отразява като дефицит и впоследствие се възстановява по съдебен ред.

Как работи сметката

Въпросната сметка обобщава информация за сетълменти със служители за средства, издадени по сметка. Тези суми се дебитират по сметка 71, съответстваща на парични сметки, например 50 - „Пари в брой“. Документираните суми на разходите се отписват от кредита на сметка 71 в дебита на сметки за разходи, например 10 - „Материали“ и др.

Сумите, които не са върнати от служителите, се отписват от кредита на сметка 71 в дебита на сметка 94 - „Липси“. Впоследствие тези суми се дебитират от кредит 94. Ако приспадането от заплатите е невъзможно по някаква причина, тогава се дебитира сметка 73 и възниква въпросът за обезщетяване на компанията за причинените щети.

Трябва да се отбележи, че аналитичното счетоводство се води отделно за всеки служител със задължително изготвяне на месечни резултати. Механизираното счетоводство с помощта на програмата 1C ви позволява да съставите необходимия документ в контекста на издадени или отписани суми, да зададете времеви диапазон или да зададете списък на отговорните лица, всички данни се комбинират от карта на сметката 71. Счетоводителят трябва да докладва за всяка издадена сума, изготвяне на предварителен отчет в определения срок. Анализът се комбинира в дневник за сметка 71, който се съставя в края на отчетния период.

Счетоводни сметки

Всеки авансов отчет се обработва от счетоводител с осчетоводени данни в сметка 71. Осчетоводявания, отразяващи операции за осчетоводяване на авансови средства:

Д-т 71 - Д-т 50 - отчетната сума е издадена от касата.

D-t 71 - D-t 51 - сумата се превежда от картата на служителя.

Dt 41 - Dt 71 - покупка на стоки от отчетната сума.

Дт 10 - Кт 71 - придобиване на материали.

Dt 26 - Kt 71 - отписани, например, платени са пощенски услуги.

Dt 20 - Dt 71 - отписани пътни разходи.

Dt 50 - Kt 71 - остатъкът от отчетната сума е внесен от служителя в касата.

Dt 70 - Dt 71 - остатъкът от отчетната сума се удържа от заплатата на служителя.

Д-т 94 - Д-т 71 - служителят не е отчел направените разходи в определения срок.

Dt 73.2 - Kt 71 - приспадане на липси от служител.

Д-т 91.2 - К-т 71 - отнасяне на сумата на недостига към други разходи при невъзможност за събиране.

Характеристики на сметка № 71

Сметката е активно-пасивна. По-горе разгледахме традиционните счетоводни записи за сметка 71, когато тя действа като активна сметка, т.е. тя се дебитира при получаване на пари и се кредитира, когато разходите се отписват. Като пасивен акаунт се използва по-рядко, но има такива случаи.

Например, няма пари в касата на компанията, но трябва да отидете в командировка и служителят се съгласява да използва лични финанси при условие, че пътните разходи ще бъдат платени при завръщане. В този случай се изготвя окабеляване D-t 20 - K-t 71.

В този случай разходите са възникнали, преди да са заплатени, и дружеството се задължава да ги възстанови. В този пример 71 акаунта са пасивни.

Ако фирмата е платец на ДДС

Ако фирмата натрупа сумата на платения данък за стоки или услуги в сметка 19 - „ДДС“, тогава при закупуване на материали или плащане на услуги от отчетни суми е необходимо да се отрази сумата на ДДС чрез осчетоводяване на D-t 19 - K-t 71 - за размера на платения данък.

Основание за отписване на разходите

При приемане на отчета за разходите счетоводителят проверява документите, потвърждаващи разходите. Това могат да бъдат фактури, фактури и фактури за покупка на имущество, парични и касови бележки, потвърждаващи плащането на всички видове услуги, т.е. първични документи, които са основната основа за разпределяне на разходите по 71 сметки.

Основното изискване за извършване на стопанска операция в счетоводството е писменото потвърждение на сделката. С други думи, всички разходи, посочени в авансовия отчет, трябва да бъдат обосновани и потвърдени от първични счетоводни документи, правилно изпълнени, с попълнени реквизити, необходими подписи, печати и печати. Разходи, които не са подкрепени с документи или са подкрепени с непълни документи, не могат да бъдат приети и отразени в счетоводството, а това е изпълнено с неприятни последици. Служителят ще плати тези разходи от собствения си джоб.

Ето защо отговорното лице трябва да се заеме сериозно с изготвянето на предварителен отчет и своевременно да изисква правилно попълнени документи за направените разходи.

Действията на счетоводителя

Счетоводителят, който получава отчета за разходите, проверява аритметичните изчисления, наличието и изпълнението на оправдателни документи, прави записи в специален раздел за отразяване на разходите, съгласува 71 сметки, потвърждавайки осчетоводяването с подписа си. След това изписва приходен или разходен касов ордер за размера на несъответствията между издадените и изразходваните суми, предава го на касата и затваря авансовия отчет.

Какво трябва да запомните по време на данъчни проверки

Периодът, за който на отговорното лице се предоставят средства за стопански нужди, не е установен от закона. Може да се определи от ръководителя на организацията. Законът обаче не тълкува това като отговорност на директора. Когато е определен краен срок, служителят е длъжен да отчете разходите до 3 дни след изтичането му. И ако срокът не е определен, тогава дори и без отчитане на отчетната сума за дълго време, тя не може да бъде нарушена. Следователно, ако компанията не определи такъв период, тогава претенциите на данъчните власти относно дългосрочното присъствие на отчетната сума със сигурност ще бъдат представени, въпреки че не могат да се считат за основателни.

При идентифицирането на такива случаи данъчните власти ги квалифицират като получаване на безлихвен заем, като изискват от служителя да определи размера на възникналата материална облага, да я включи в дохода си и да удържи данък върху доходите на физическите лица.

Такова искане на данъчни служители е незаконно, тъй като понятието материална облага, установено в чл. 212 от Данъчния кодекс на Руската федерация не включва описаната по-горе ситуация. В съответствие с Данъчния кодекс материалната полза е получен доход:

От спестяване на лихви за ползване на средства от кредитни институции;

От придобиване на имоти или услуги по граждански договор;

От придобиване на акции или други ценни книжа.

Аргументите на данъчните власти в този случай са невалидни, тъй като заемите от кредитни институции се формализират по споразумение и издаването на отчетната сума се извършва при заявление. Но в интерес на ръководството на компанията е правилното съставяне на документи за издаване на средства по сметка, за да се избегнат искове от инспекционните органи.

Докато извършва стопанската си дейност, стопанският субект може да взаимодейства с партньори и други лица чрез своите служители. В същото време, представлявайки интересите на своя работодател, те могат да правят разходи, за които ръководството на фирмата им отпуска пари като сметка. За да отчита сетълментите с отговорни лица, стопанският субект трябва да използва сметка 71 в счетоводството.

В предприятието, със заповед на ръководителя, се въвежда списък на отговорните лица, на които могат да се издават пари за установени цели. Тъй като е задължително след извършване на дейностите, за които са отпуснати средства на служителите, да се представи отчет в счетоводството с приложени документи, потвърждаващи направените разходи, тези лица са отговорни.

Настоящите правила за сетълменти със счетоводители се регулират от процедурата за извършване на касови операции. В допълнение към служителите на дружеството, гражданите, ангажирани по договори, също могат да действат като отговорни лица.

Тук се отразява и дългът на дружеството към отговорното лице, ако той е изразходвал собствените си средства за производствени цели. Със заповед на управителя се възстановява в утвърдения размер при приемане на авансов отчет.

важно!Заеми, издадени на служители, не могат да бъдат взети предвид в тази сметка. За тази цел се използва отделна сметка 73. Много стопански субекти се опитват да прикрият заемите, предоставени на служителите за кратки периоди, под издаване на отчетни суми. Това обаче е нарушение на закона.

Отчетните суми трябва да се издават само за целите, определени в заповедта, и служителят трябва да се отчете за тях в определен срок или да върне парите. По време на проверки Федералната данъчна служба може да идентифицира тези случаи и да начисли допълнителни данъци и глоби.

За да записвате сетълменти с отговорни лица, трябва да използвате дневник № 7, който отразява през месеца всички разходи, направени от отговорното лице, суми, издадени за отчитане и др.

Характеристики на сметката

Синтетичното счетоводно отчитане на сетълменти с лица, на които са издадени отчетни суми, е организирано по сметка 71. За да отговорите дали тази сметка е активна или пасивна, трябва да запомните, че нейното салдо може да бъде разположено като дебит или като кредит. Така сметка 71 е активно-пасивна сметка с двойно салдо.

Салдото в началото на периода в дебита на сметката отразява дълга на отговорните лица на дружеството за парите, издадени им за установени цели. Кредитното салдо на сметката отразява дълга на компанията към служителя за разходи, направени за негова сметка в интерес на организацията.

По дебит на сметка 71отразява издаването на пари за целите, установени от предприятието, или възстановяване на разходите на служителя, одобрени от ръководството, които преди това са били направени за негова сметка.

По кредит на сметкатаотразяват се одобрените разходи на отговорното лице, които са приети от ръководството, както и връщането на неизразходваните парични средства в касата или удържането им от отговорното лице, ако е представено заявление за този начин на погасяване възникнал дълг.

За да определите крайния баланс, трябва да използвате следния алгоритъм:

Ако началното салдо по сметка 71 е дебитно, тогава трябва да добавите към него дебитния оборот по сметката и да извадите сумите за избрания период по кредита. Ако получите положителна стойност, тогава салдото в края ще бъде дебитно. В противен случай се отразява в кредита на сметката.
Ако началното салдо по сметка 71 се намира в кредита на сметката, тогава към него трябва да се добави оборотът по кредита на сметката и да се извади общата сума на движението по дебита на сметката за разглеждания период. Ако общата стойност е по-голяма от нула, тя трябва да бъде отразена като кредит към сметката. Отрицателна сума трябва да бъде отразена в дебита на сметката.