Как се заплащат дните за пътуване годишно? Счетоводна процедура и състав на командировъчните разходи. Ред за изплащане на дневните пътни разноски

За дните в командировка служителят има право на средна заплата и дневни пари за всеки календарен ден от пътуването. Компанията има право сама да решава колко дневни пари да плаща на ден. Нека да разгледаме как правилно да плащаме за командировки в Русия и чужбина.

Процедура за изплащане на дневни надбавки на служителите

Дневните са допълнителните разходи на служителя, свързани с пребиваването му извън мястото му на пребиваване.

Работодателят е длъжен да възстанови на служителите дневните надбавки (параграф 3, част 1, член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация):

за всеки ден, докато е в командировка;
за почивните дни и неработните празници, както и дните на път, включително по време на принудителни спирания по пътя (клауза 11 от Правилника за служебно пътуване). Например, служител отиде в командировка в неделя и се върна следващата седмица в събота. Изплащат се дневни за събота и неделя.

Дневните пари за еднодневни командировки в Русия не се изплащат, но работодателят има право да предвиди компенсация в местните разпоредби на организацията в замяна на дневни пари за такива пътувания. Прочетете повече за дневните надбавки за еднодневни командировки по-късно в тази статия.

за 9 дни - 40 евро на ден;
за 1 ден връщане в Русия - 700 рубли.

Обменен курс (условно) евро:

на датата на издаване на аванса (30 май) - 70 рубли. за 1 евро;
на датата на одобрение на авансовия отчет (14 юни) - 68 рубли. за 1 евро.

Решение. Дневните пари ще бъдат включени в разходите за данък върху доходите в размер на:

40 евро х 70 рубли. х 9 дни = 25 200 rub.

Дневни пари в Русия = 700 рубли.

Общо: 25 200 rub. + 700 rub. = 25 900 rub.

Размер на дневните пари за командировки в Русия и чужбина

Компанията има право сама да решава колко да плаща на служителите на ден на командировка (член 168 от Кодекса на труда на Руската федерация). Размерът на дневните надбавки за командировки трябва да бъде фиксиран във вътрешните документи на организацията, например в правилника за командировки.

Счетоводителите знаят за 700 и 2500 рубли. — ако дневната надбавка не надвишава тези суми, тогава няма да се налага да плащате данък върху доходите на физическите лица върху тези суми. Ето защо някои компании въвеждат тези суми на дневните за удобство.Но това изобщо не означава, че организацията може да определи дневните надбавки за служителите на 700 и 2500 рубли. и нито рубла повече или по-малко. Можете например да зададете дневна надбавка от най-малко 4000 рубли. за всеки ден от командировка в Русия, но след това от 3300 рубли. ще трябва да удържате данък върху доходите на физическите лица (4000 рубли - 700 рубли = 3300 рубли).

Като общо правило дневните надбавки, изплащани на служител, не се облагат с данък върху доходите на физическите лица, ако размерът им не надвишава:

700 търкайте. — за всеки ден от командировка в Русия;

2500 rub. - за всеки ден при пътуване в чужбина.

Заключение: Няма лимит на дневните като такъв за търговски организации. Има само суми, които не подлежат на данък върху доходите на физическите лица (700 и 2500 рубли). И така, колко дневни трябва да плащате? Решете сами (фиксирайте решението във вътрешните документи на организацията).

Как да изчислите дните на командировка, за които трябва да платите дневни пари

Ако служител пътува в командировка с лична и служебна кола, тогава можете да преброите дните с помощта на бележка. Служителят трябва да го предостави при завръщане от командировка заедно с документи, потвърждаващи използването на транспорт за пътуване до мястото на командировка и обратно (пътна бележка, например във формуляр № 3), фактури, разписки, касови бележки, други документи, потвърждаващи маршрута). В останалите случаи броят на дните, за които трябва да се изплащат дневни пари, се определя от документите за пътуване.

Дневни пари във валута

За командировки извън Руската федерация плащате дневни в размер, определен във вътрешните документи на компанията.

Дневни пари за еднодневна командировка

По закон няма установен минимален период на пътуване. Пътуването от името на работодателя може да бъде еднодневно. Ние организираме такова пътуване като многодневна командировка (издаваме заповед и поставяме съответната маркировка в графика за време: „K“ или „06“).

След това служителят се отчита за пътуването. Работодателят му възстановява разходите, като пътни, както и други договорени суми. Има ли дневни пари? Съгласно закона дневните пари за „мини пътувания“ в Русияне са платени. Да оставите служител напълно без пари, дори и в еднодневна командировка, не е най-добрата идея, дори и да е законна. Как можете да излезете от ситуацията?

Заплащане на еднодневни командировки вместо дневни

Работодателят, по свое решение, може да изплаща на служителя определена сума вместо дневни пари.

Дневни пари за еднодневни командировки:

в чужбина - в размер на 50% от дневните пари за командировки в чужбина, установени в местните документи на дружеството;

в Русия - като цяло не се плащат, но можете сами да настроите плащането на служителя.

ДДФЛ върху дневните пари за еднодневни командировки

Преди това ситуацията с облагането на дневните пари и възстановяването на други разходи за еднодневни командировки беше противоречива. Днес можем да кажем с увереност, че ситуацията се стабилизира и общата тенденция е следната: плащанията за еднодневни командировки не се облагат с данък върху доходите на физическите лица. Позициите на различните отдели обаче се различават:

Становище на Министерството на финансите на Руската федерация: документираните разходи, свързани с еднодневно командировка (например разходи за храна), може да не се облагат с данък върху доходите на физическите лица. Ако няма нищо в подкрепа на такива разходи, тогава те са освободени от данък до 700 рубли. за вътрешни руски командировки и 2500 рубли. по време на еднодневна командировка в чужбина (Писмо на Министерството на финансите на Русия от 1 март 2013 г. № 03-04-07/6189).
Становище на Върховния арбитражен съд на Руската федерация: парите, изплатени на служител (наречени дневни), не са такива по силата на определението, съдържащо се в трудовото законодателство, но въз основа на своята насоченост и икономическо съдържание могат да бъдат признати за възстановяване на други разходи, свързани с командировка, направени с разрешението или знанието на работодателя, във връзка с което те не са доход (икономическа изгода) на служител, подлежащ на облагане с данък върху доходите на физическите лица (Решение на Президиума на Върховния арбитражен съд на Руската федерация от 11 септември 2012 г. № 4357/12).

Дневни за командировки в страни от ОНД

Специален случай са командировките в страни от ОНД (например Казахстан, Беларус и др.). По време на такива командировки те не поставят бележки в паспорта за преминаване на границата. Дневните надбавки за такива пътувания се изчисляват по специален начин: датата на преминаване на границата се определя от документите за пътуване (клауза 19 от Наредба № 749 „За особеностите на изпращане на работници в командировки“).

Справка за дневни пари за командировка

При завръщане от командировка служителят е длъжен да предостави на работодателя в рамките на три работни дни:

авансов отчет за изразходваните суми във връзка с командировката;
окончателно плащане за аванса, издаден му преди заминаване за командировка за пътни разходи (клауза 26 от Правилника за командировка № 749).

Като част от авансовия документ сСлужителят не е длъжен да отчита нито дневни надбавки за командировки в Русия, нито дневни надбавки за командировки извън Руската федерация, нито за еднодневни или други командировки. Няма оправдателни документи за дневни пари. Работодателят плаща дневна надбавка от x рубли, служителят я изразходва по свое усмотрение.

Следващото изменение на правилата за изпращане на служители на предприятието в командировки трябва да се случи през 2016 г. Този път промените ще засегнат ежедневните разходи.

Резолюция на Министерството на финансите за командировки

Предложените промени ще се извършват според изготвените от Министерството на финансите Резолюция № 749, който урежда особеностите при изпращане на служители в командировка.

Министерството на финансите подготвя и допълнителни промени в някои наредби, които трябва да помогнат за оптимизиране на процедурата за възстановяване на разходите на служителите по време на командировки. Тази версия на резолюцията задължава предприятията да възстановяват, в допълнение към разходите, направени по време на командировка, също и дневни надбавки, които осигуряват възстановяване на различни незначителни разходи. Новото издание, за разлика от предишната версия на документите, предвижда премахването дневни париза командировки в Руската федерация. При това за чужденците. възстановяването на дневните разходи за пътуване ще остане същата сума (от 39 до 64 долара).

Авансови плащания за командировки

Съществуващата досега процедура за възстановяване на пътни разходи няма да се промени. Но въпреки факта, че дневните пари ще бъдат премахнати, предприятията също ще имат право да ги издават предварително. Въз основа на предварително установените размери на дневните разходи можете да се ориентирате при определяне на сумата за плащане. Ако предприятието не е установило дневна сума, тогава ще бъде възможно да се съсредоточи върху лимита, който не се облага с данък върху доходите на физическите лица. Въз основа на разпоредбите неговият размер е 700 рубли.

Ако предприятието вече е имало установен лимит за дневни плащания, тогава след влизането в сила на измененията ще е необходимо да се издаде заповед на предприятието, с която дневните надбавки ще бъдат отменени. Основанието за издаване на такава заповед ще бъде решение № 749.

Изисква ли се разрешение за пътуване?

Публикувано Постановление на правителството на Руската федерация № 1595, ускориха дългоочакваната отмяна удостоверения за пътуване. Вече няма да се изисква задължението да носите личната карта със себе си и да я подпечатвате постоянно в хотели и различни предприятия за командировани работници. За потвърждение на пътуване вече са достатъчни билети за пътуване, които съдържат датата и часа на командировката.

Причината за анулирането на удостоверението е пълното му дублиране по заповед на ръководителя да изпрати служителя в командировка. Ролята, която имаше удостоверението за пътуване, вече ще се изпълнява от един документ - издадената заповед на управителя. Може да е "класически" поръчка във форма или, както и всяко друго решение на управителя, което трябва да бъде оформено писмено.

Тези служители, които са изпратени извън Русия, не се нуждаят от сертификат, тъй като това ще бъде потвърдено от отметката, съдържаща се в международния паспорт за преминаване на границата. Премахването на този първичен документ значително ще намали натоварването на счетоводителите и ще помогне за намаляване на разходите за бизнеса, особено за малкия.

Резолюция № 1595въвежда още един нов документ - бележка, който замества удостоверението за пътуване. Необходимостта от него се дължи на случаите, когато служител пътува в командировка с личен транспорт и формата на изготвяне на този документ е произволна. Единственото условие е задължителното посочване на начална и крайна дата на пътуването.

Към бележката са приложени документи, потвърждаващи, че пътуването е извършено с личен транспорт. Това са: пътен лист, чекове за плащане на горивои т.н. Освен всичко друго, няма да има нужда от провеждане дневник на пристиганията и заминаванията на служители в командировки (Резолюция № 771).

По този начин днес предприятието може самостоятелно да реши дали да използва сертификати за пътуване или не и каква форма да използва за това. Можем да вземем за основа използваната по-рано, която беше одобрена от Държавния статистически комитет в Резолюция № 1 от 01.05.2004 г.

Причина за анулиране на разрешение за пътуване

Същността на документа, който предлага промени в правната уредба на въпросите, свързани с командировките, е, че понятието ежедневни разходиизплаща се на служителя в определен размер. Тоест, ако командировкасе извършва в цяла Русия, тогава в допълнение към разходите, свързани с пътуване и жилище, ще бъдат възстановени само онези разходи, които ще бъдат документирани. Вече няма да се изплащат фиксирани дневни плащания. Въз основа на статистически данни, събрани за Русия, миналата година руските предприятия са включили сред разходите си, които намаляват облагаемия доход, ежедневни разходи, чийто размер възлиза на повече от 60 милиарда рубли.

Както и досега, и тази година работодателят, когато възстановява на работника или служителя направените от него пътни разходи, е длъжен да му заплати дневни пари (допълнителни разходи, свързани с отсъствие от постоянното му местоживеене). През 2016 г. не са въведени нови правила относно дневните пари за командировки.

Дневни като част от пътните разходи

Част 1 чл. 168 от Кодекса на труда на Руската федерация определя обхвата на разходите на командирован работник, които подлежат на възстановяване от работодателя. Включва:

пътни разходи до и от командировката;
плащане за наемане на жилищни помещения (хотел, частни жилища и др.);
самата дневна надбавка е допълнителни разходи, свързани с живота извън мястото на постоянно пребиваване;
други разходи, направени от работника или служителя с разрешение или със знанието на работодателя.

Тоест дневните са част от пътните разходи, която има свои собствени характеристики.

Съставът на пътните разходи може да се промени в близко бъдеще. Правителството планира да изключи от него дневните надбавки за командировки в рамките на Руската федерация, оставяйки ги само за задгранични командировки.

Какво е включено в дневните пътни разходи

Законът не регламентира за какво може да се харчат дневните пари на служителя.

Въз основа на клауза 10 от Правилника за спецификата на изпращане на служители в командировки, одобрен. С постановление на правителството на Руската федерация от 13 октомври 2008 г. N 749 се изплащат дневни надбавки на служителя, за да се компенсира неудобството от отсъствието от мястото му на пребиваване. Това се отнася основно за разходите за храна в командировка, направени от служителя. Но това могат да бъдат и други разходи, които служителят по свое усмотрение счита за необходими за създаване на комфортен престой извън дома.

Служителят не е длъжен да отчита този вид пътни разходи. Това означава събиране и представяне на работодателя на касови бележки от заведения за обществено хранене и др. не е задължително. И работодателят е лишен от правото да контролира целесъобразността на тези разходи.

Ето защо законът не уточнява какво точно се включва в понятието „командировъчни дневни пари“.

Дневни пари за командировки

За търговските организации размерът на дневните надбавки не е установен със закон. Процедурата за изплащане на пътните разходи, включително дневните надбавки и техният размер, трябва да се определят от колективен договор или местни разпоредби на организацията (член 167 от Кодекса на труда на Руската федерация). Обикновено това е правилник за пътуване или едноименна заповед.

Данъчното законодателство обаче (параграф 12, клауза 3, член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация) определя максималният размер на дневните надбавки, които не подлежат на облагане с данък върху доходите на физическите лица: 700 рубли. за командировки из Русия, 2500 рубли. при пътуване в чужбина. Ако тези суми са надвишени, работодателят е длъжен да удържи данък върху доходите на служителя.

Поради тази причина много организации в своите местни разпоредби за командировки определят точно тези суми като дневни, въпреки че отклонението от тях в която и да е посока няма да бъде нарушение на закона.

Размерът на дневните пари за командировки през 2016 г. не се променя спрямо предходни периоди.

Заплащане на дневни разходи за командировки

Законодателството не определя точното време за плащане на авансово плащане за командировка. Има само едно условие - този аванс трябва да бъде платен преди началото на пътуването.

Трябва да знаете, че служителят има право да откаже командировка поради неизплащане на аванса; този отказ няма да се счита за нарушение на трудовата дисциплина.

Препоръчително е редът и сроковете за изплащане на дневните пари за командировки (както и на пътните разходи като цяло) да се определят в местните разпоредби за командировките.

Плащането на тези суми на служителя може да се извърши или в брой в касата на организацията, или чрез прехвърляне на средства в банковата карта за заплати на служителя. Индикация за това също трябва да бъде залегнала в правилата за пътуване на организацията.

Така изплащането на дневните пари за командировки през 2016 г. не е по-различно.

Последна промяна: юни 2019 г

Наличието на извънградски доставчици и купувачи, представителства и клонове без статут на юридически лица налага предприятията периодично да пътуват служители на територията на други населени места. С подходяща документация и потвърждение на целта, свързана с производствената дейност на организацията, пътуването се счита за командировка. Счетоводителите ще трябва да отговорят на въпросите: кога и как се изплаща командировката? Как се изчислява заплатата при командировка?

Законодателна уредба

Според Кодекса на труда (КТ) на Русия (член 166), командировката е пътуване на служител по нареждане на работодателя до друго населено място за изпълнение на конкретна индивидуална задача за определен период (сключване на договори, придружаване на товари). , участие в семинари и симпозиуми, проверка на дейността на подчинените организации). Ако има пътнически характер (геолози, шофьори на камиони, работа на смени), тогава пътуването не се квалифицира като командировка.

Кодексът на труда на Руската федерация гарантира възстановяване на пътните разходи (член 167) и регламентира списъка (член 168):

Плащане за пътуване при наличие на оправдателни документи за действителни разходи, които не надвишават разходите:
- с железопътен транспорт - купе на пътнически или бърз влак;
- със самолет - кабина икономична класа;
- с автомобилен транспорт - превозни средства за обществено ползване, с изключение на таксиметровите автомобили.

Разходи за наем на помещения - фактура от хотела, съдържаща реквизити:
- име на организацията или физическото лице с посочване на съответните индивидуални данни;
- информация за предоставената стая и набора от услуги (ако е включена храна, трябва да бъде написана на отделен ред);
- цени на ден, брой дни и обща цена.

Дневни – разходи, възстановени от предприятие или предприемач за всеки пълен или частичен календарен ден на пътуване, независимо от режима на работа, включително почивните дни, празниците и времето за пътуване. Съгласно член 217 от Данъчния кодекс на Руската федерация през 2018 г., за да се избегне данък върху доходите на физическите лица, начисляването на дневни надбавки не може да надвишава:
- в Руската федерация - 700 рубли;
- в близката и далечната чужбина - 2500 рубли.

Предприятието има право да фиксира всякакъв размер на дневните надбавки в местните вътрешни документи, но данъкът върху доходите на физическите лица трябва да бъде удържан от превишената сума и вноските в пенсионния фонд и фонда за социално осигуряване трябва да бъдат изчислени, както и да бъдат изключени от разходите, които намаляване на облагаемата печалба.

Документиране

Местен вътрешен документ, препоръчан на предприятията и предприемачите от водещи редактори и одитори, е разработеният „Правилник за служебните пътувания“. В документа е важно да се посочи размерът на дневните надбавки, документооборотът, колко дни преди пътуването се издават командировъчни като част от аванса. Формално аванс за закупуване на транспортни билети може да бъде издаден веднага след създаване на поръчката.

Считано от 01.08.2015 г. документът за командировка, командировката и отчетът за командировка са незадължителни документи. Пътуването се регламентира със заповед на ръководителя и предварителен отчет, което изисква повишено внимание и яснота при обработката.

Заповед за командировка

Документирането на командировката започва с изпълнение на заповед от ръководителя на предприятието, включително:

Пълно име и длъжност на служителя;
цел на пътуването;
продължителност на пътуването;
местност;
проблеми, които трябва да бъдат решени.

Въз основа на поръчката счетоводството отчита дните за пътуване по брой, издава дневни за тях и изплаща прогнозните разходи за закупуване на транспортни документи.

При необходимост от забавяне, мениджърът създава допълнителна поръчка за удължаване на продължителността на пътуването.

Предварителен отчет

Отразяването на разходите в счетоводството, плащането на командировка и окончателното плащане на отговорното лице се извършват въз основа на авансов отчет, който се представя в счетоводния отдел в рамките на 3 работни дни след пристигането.
Към доклада са приложени придружаващите документи:

транспортни билети;
фактури, чекове и касови бележки;
комисионни такси;
такса за получаване на документация;
разходи за обмяна на валута;
превоз на багаж и заплащане на съхранение на багаж;
документи за пребиваване;
копие от международен паспорт с гранични знаци;
пътни листи при пътуване по шосе и касови бележки от бензиностанции.

След като отчетът бъде проверен от счетоводителя и одобрен от мениджъра, преразходът на средства се връща в касата на предприятието и дългът се изплаща на служителя. Ако командировката е подвижна, през кой месец трябва да се начислят разходите и да се отразят счетоводно, се доказва от датата на одобряване на отчета, който формира счетоводните статии.

Изчисляване на пътни пари

Средствата, издадени по сметка на служител по време на командировки в чужбина, могат да бъдат както в руски рубли, така и във валутата на страната, в която служителят е изпратен. След пристигането се извършва преизчисляване по курса на Националната банка. Има и редица нюанси при пътуване за различни периоди.

Еднодневна командировка

Тъй като минималната продължителност на командировката не е установена със закон, работодателят има право да изпрати служител в друго населено място за един ден. Ако се потвърди връзката с икономическата дейност, такова пътуване се признава за командировка с плащане за пътуване.

Нюансите в сравнение с обичайните са, че за еднодневна командировка не се предоставят дневни в рамките на Русия, а за задгранично пътуване - не повече от 50% от сумите, установени от местните документи.

Формално се оказва, че фирмата не може да плати обезщетение, без да се облага с данък върху доходите на физическите лица и социални осигуровки. Препоръката е във вътрешните документи да се създаде клауза, която да обяснява липсата на икономическа изгода на служителя, като по този начин се избягва данък върху доходите на физическите лица. Косвено потвърждение в защита на тази позиция е писмото на Министерството на финансите на Руската федерация от 01.03.2013 г. № 03-04-07/6189.

Командировка, надвишаваща дневните пари

Предприятието, чрез вътрешен административен документ, има право да стандартизира размера на дневните надбавки както надолу, така и нагоре. Конкретният размер се определя в трудовия договор със служителя и може да бъде диференциран между служителите.

Например, служител замина за командировка на 05.10.2018 г. в 23.15 и пристигна на 14.10.2018 г. в 00.45 ч., дневната надбавка според вътрешните разпоредби е 900 рубли. Тогава:

Броят на дните е 10, тъй като 05.10 и 14.10 са включени в изчислението.
Дневна надбавка над лимита: (900-700)*10=2000 рубли;
Данък върху доходите на физическите лица: 2000*0,13=260 рубли.

В допълнение към данъка върху доходите на физическите лица е необходимо да се начисляват данъци върху дневните надбавки над лимита към социалните фондове, с изключение на нараняванията, и да не се включват в разходите, които формират облагаема печалба.

Сменяща се командировка

На практика често възникват ситуации, когато служител отива в командировка през един месец и се връща в друг отчетен период. Ако командировката е за следващия месец, как се заплаща командировката, кога и в какъв размер трябва да бъде включена в разходите? Има ли ограничения за авансово плащане? – въпроси, които възникват пред счетоводителите.

Например производствен работник замина на 28 септември 2018 г. за съседно населено място и пристигна на 3 октомври 2018 г. съгласно поръчката. Той представи транспортен билет от 28 септември за заминаване на стойност 1500 рубли без ДДС и от 3 октомври за влизане в размер на 1400 рубли и хотелска сметка на стойност 5000 рубли. На 27 септември 2018 г. му е даден аванс в размер на 6000 рубли в брой. Дневната надбавка е 500 рубли според трудовия договор. Сигналът е подаден на 04.10.2018г.

Счетоводните записи са показани в таблицата:

Заплата и пътуване

Заплатата на туристическия работник се изчислява въз основа на средните доходи. За период на изчисление се счита календарната година, предхождаща месеца на започване на пътуването или броя на месеците в случай на работа в компанията за по-малко от година. Плащането за отпуск, отпуск по болест и престой са изключени от изчислението.

Ако работното време в командировка съответства на работното време в предприятието, тогава технически се изчислява:

среднодневна заплата: общата заплата, получена за годината, се разделя на броя на действително отработените дни;
фонд работна заплата: средна дневна заплата, умножена по броя на работните дни по време на пътуването;
Ако плащането въз основа на средната заплата е значително по-ниско от тарифната ставка или официалната заплата, тогава е възможно допълнително плащане до съответния размер, което подлежи на отразяване във вътрешни документи.

Ако служителят участва в работните задължения през празнични и почивни дни, Кодексът на труда предвижда двойно заплащане. Ако производствено събитие е записано в неработен ден, тогава за този ден заплатата се изчислява в двойна ставка или се предоставя допълнителен ден почивка.

Познаването на правните аспекти на начисляването и плащането на пътни разходи ви позволява компетентно да изградите верига от „досиета на персонала – счетоводство – служител – бюджет“, да работите високо продуктивно с инспекционните структури и да оптимизирате счетоводството и данъчното облагане.

Безплатен въпрос към адвокат

Имате нужда от съвет? Задайте въпрос директно на сайта. Всички консултации са безплатни, зависи от това колко пълно и ясно ще опишете проблема си.

Когато е изпратен в командировка, работодателят е длъжен, в допълнение към поддържането на средната заплата на служителя, да му възстанови разходите за наемане на жилище, пътуване, настаняване, както и да изплаща дневни пари за всеки ден от командировката. Тези разходи могат да се вземат предвид при изчисляване на данъка върху дохода само ако са икономически обосновани и документирани.

През 2015 г. бяха въведени съществени промени в правилата за регистриране на служебните командировки, отпаднаха дневниците на служителите при тези пътувания и необходимостта от съставяне на работно задание и отчет за изпълнението му. Уточнена е и процедурата за потвърждаване на времето и факта на командировка. Тези промени значително намалиха документацията и улесниха живота не само на работодателите, но и на техните служители. Но, както изглежда, не за дълго. Догодина Министерството на финансите планира да промени постановлението на правителството, регламентиращо реда за изпращане на служители в командировки.

По-специално става дума за пътни разходи: Министерството на финансите предлага дневните надбавки да бъдат премахнати напълно през 2016 г. Предполага се, че тези промени ще засегнат само дневните надбавки за пътувания в Русия и няма да засегнат командировките в чужбина. Самите плащания, разбира се, няма да бъдат забранени, но признаването им за данъчни цели с приемането на тези изменения няма да работи, освен това данъкът върху доходите и застрахователните премии ще трябва да се изчисляват от направените разходи. Заслужава да се отбележи, че регулаторните органи все още не са дали официално потвърждение или коментари относно приемането на тези промени, така че е твърде рано да се каже с увереност, че те ще бъдат приети. Затова си струва да се спрем подробно на тазгодишните пътни разходи.

Разходи за командировка

Процедурата, размерът на компенсацията и характеристиките на признаване на индивидуални разходи се определят от колективен договор или местен акт на организацията.

Пътни разходи

Работодателят е длъжен да възстанови пътните разходи до и от командировката.

При пътуване с обществен транспорт:

За пътуване до мястото на командировка;
Издаване на билети за пътуване;
Разходи за бельо във влакове на дълги разстояния

Можете също така да вземете предвид цената на железопътен билет за луксозен влак, като вземете предвид допълнителните услуги (храна, печатни материали, спално бельо и др.) В разходите за печалба, при условие че те са включени в цената на билета.

За да потвърди пътните разходи, служителят трябва да представи следните документи:

Билети (самолетни, влакови, автобусни);
Бордна карта (за полети);
Маршрут/разписка и бордна карта (при закупуване на електронен билет)

В случай на загуба на билет (бордна карта), потвърждението може да бъде дубликат на документа за пътуване, копие на копието, поискано от транспортната компания или друг документ, съдържащ информация за пътника, номер на полета, час на излитане и пристигане) .

Ако часът на заминаване на служителя не съвпада с началната дата на командировката (например служителят е заминал в събота, а началото на командировката е в понеделник), Министерството на финансите в свое писмо от 20 ноември 2018 г. 2014 позволи да се вземат предвид тези разходи за целите на данъка върху печалбата. Ако служител остане на мястото на командировка за ваканция, разходите за отиване и връщане не могат да бъдат включени в разходите за данък върху дохода.

При пътуване с такси

Отчитането на пътните разходи за целите на облагането на печалбата е възможно и по отношение на разходите при пътуване до и от мястото на командировка с такси. По-добре е да регистрирате възможността за използване на таксиметрови услуги в местен акт на организацията, като посочите причините, поради които е възможно да се използва този вид транспорт, което може да включва например невъзможност за изпълнение на възложени задачи поради прекъсване на трафика , натоварен работен график, късно заминаване, липса на друг транспорт и др.)

Оправдателните документи в този случай ще бъдат:

Касова бележка;

разписка за плащане на таксиметрови услуги (издадена на строг отчетен формуляр с необходимите данни)

При пътуване с личен транспорт (служебен транспорт, автомобил на трето лице)

В този случай потвърждението на разходите ще бъде бележка, която ще отразява действителната продължителност на престоя в командировката. Тази бележка трябва да бъде придружена от документи, потвърждаващи използването на транспорт: разписки за закупуване на гориво и смазочни материали, товарителници, разписки и др.) Също така възможността за използване на личен транспорт трябва да бъде посочена в местния акт на организацията.

Разходи за наем

Задължението за възстановяване на разходите за живот е предвидено и от Кодекса на труда и Правилника за командировката. Те включват разходите за жилище под наем:

на руска територия;
на територията на чужди държави
допълнителни услуги (ползване на пране, гладене, интернет, телевизия, хладилник)

При настаняване в хотел

Разходите за ползване на сауна, бар, ресторант и фитнес клуб не се възстановяват.

Доказателство за разходите за наем на жилище е:

Касов бон

Разписка (на формуляр за строга отчетност)

При живеене в апартамент, нает от работодателя

Потвърждение в този случай ще бъде заповед за изпращане в командировка, договор за наем, касови бележки, потвърждаващи плащането на наемни вноски. Разходите за заплащане на комунални услуги по време на командировка също подлежат на възстановяване.

Пътни разходи: дневни през 2015г

Дневните се признават като допълнителни разходи, свързани с настаняването на служител, изпратен в командировка и не може да се прибира всеки ден. Те се възстановяват за всеки ден от командировката, включително почивните дни и празниците, както и периода на неработоспособност, настъпил по време на командировката.

При пътуване в рамките на Русия дневните се изплащат във валутата на Руската федерация, а при пътуване в чужбина - в чуждестранна валута. Отделно си струва да споменем деня на преминаване на границата. При пътуване до чужда държава денят на преминаване на руската граница се заплаща в чуждестранна валута, а при пътуване до Русия, напротив, в рубли. Датите за преминаване на границата се определят от маркировките в международните паспорти.

Ако служител е изпратен в район, откъдето може да се връща у дома ежедневно, дневните може да не бъдат изплатени. Този въпрос е по преценка на управителя. Във всеки конкретен случай той преценява дали е препоръчително служителят да се върне у дома, като взема предвид времето, прекарано в пътуване, транспортните условия и др. Ако, съгласувано с ръководителя, служителят остане в дадения район, тогава разходите за наемане на жилище подлежат на възстановяване, ако са документирани.

След като определихме какво е включено в ежедневните пътни разходи, нека да разберем техния размер.

Дневната помощ може да бъде всякаква сума, но нейният размер трябва да бъде отразен в колективен договор или местен акт. Трябва да се отбележи, че не цялата сума подлежи на облагане с данък върху дохода, а превишението на лимита над данъчния кодекс:

700 търкайте. за командировки в Руската федерация;
2500 rub. за пътувания в чужбина

Тези суми не подлежат на застрахователни премии, ако са документирани.

Пример за изчисление:

Кравченко И.П. е изпратен в командировка в Новгород от 1 до 10 август за 10 дни. С местен акт на организацията дневната надбавка за командировки в Русия е определена на 1000 рубли. Размерът на изплатените дневни надбавки беше 10 000 рубли. (1000 рубли * 10 дни). Дневната надбавка не подлежи на осигурителни вноски, но размерът на данъка върху доходите на физическите лица върху тези плащания ще бъде 390 рубли. (1000-700)*10*13%).

За повече подробности относно счетоводната процедура и видовете пътни разходи, последиците от анулиране на удостоверение за пътуване и характеристиките на възстановяване на индивидуални разходи при командировка, вижте следния видеоклип

Отчитане на пътните разходи

Както всички разходи, командировъчните могат да се вземат предвид само ако имат икономическа обосновка и документално доказателство.

Документалните доказателства след анулиране на разрешителни за пътуване включват:

Решението на работодателя да изпрати служител в командировка в писмен вид.

За да попълните поръчка, можете да използвате унифициран формуляр или да разработите свой собствен, като впоследствие го закрепите във вашите счетоводни политики.

Предварителен отчет на служителя за изразходваните суми, одобрен от ръководителя

Посоченият документ трябва да бъде изготвен и представен на ръководителя не по-късно от три дни от датата на връщане на работното място.

В случай на непредоставяне на авансов отчет, мениджърът има право след един месец от края на периода, определен за връщане на аванса, да задържи средствата, издадени на служителя срещу отчета. Но това може да стане само с писменото съгласие на самия служител. В случай на отказ, сумата може да бъде възстановена само по съдебен път.

Ако тези средства не бъдат удържани, трябва да се начислят застрахователни премии за техния размер. Ако след изтичане на времето служителят предостави отчет и документи, потвърждаващи разходите, организацията има право да преизчисли базата за изчисляване на застрахователните премии, както и размера на начислените и платени вноски. Също така, при липса на отчет и подкрепящи документи, данъкът върху доходите на физическите лица ще трябва да бъде оценен върху размера на средствата, издадени на данъкоплатеца.

Документи, потвърждаващи действително извършените разходи, по-специално:
За жилище;
Упътвания;
Други разходи

Също така данъкоплатецът (организацията) трябва да потвърди периода на престой на своя служител в командировка. Определя се от документи за пътуване, ако са изгубени, след това от документи за наем на жилище. Ако те липсват, тогава според документи, съдържащи потвърждение на приемащата страна за времето на престоя на служителя (пристигане и заминаване) на мястото на командировка.

Пътни разходи - командироване

В счетоводството тези разходи се отразяват, както следва:

Електрически инсталации	Обозначение на операцията
	Издаване на аванс на служител за командировка
D 26 (08, 20, 23, 44) - K 71	Отчитане на направените разходи

Нека обобщим казаното:

През 2015 г., с анулирането на удостоверението за пътуване, основата за потвърждаване на факта, че служителят е в командировка, са билети за пътуване, документи за жилище под наем или при липса на двете - документ, заверен от приемащата страна за присъствие на служител в командировка;
Потвърждение на разходите от своя страна е заповедта на ръководителя за изпращане и командировка, авансовият отчет и приложените към него документи, потвърждаващи направените разходи;
Пътните разходи включват пътни разходи, жилища под наем, дневни пари и други разходи, направени с разрешение на служителя;
Нормата за командировъчните разходи не е установена със закон и може да се приеме изцяло като приходен разход, ако е икономически обоснована и документирана.