Comment sont payés les jours de déplacement par an ? Procédure comptable et composition des frais de déplacement. Procédure de paiement des frais de déplacement journaliers

Pour les jours de déplacement professionnel, le salarié a droit à un salaire moyen et à une indemnité journalière pour chaque jour calendaire du déplacement. L'entreprise a le droit de décider elle-même du montant de l'indemnité journalière à verser par jour. Voyons comment payer correctement les voyages d'affaires en Russie et à l'étranger.

Procédure de versement des indemnités journalières aux salariés

L’indemnité journalière correspond aux dépenses supplémentaires d’un salarié liées à son séjour en dehors de son lieu de résidence.

L'employeur est tenu de rembourser aux salariés les indemnités journalières (paragraphe 3, partie 1, article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie) :

• pour chaque jour pendant lequel il est en voyage d'affaires ;
• pour les week-ends et les jours fériés chômés, ainsi que les jours de déplacement, y compris lors des arrêts forcés en cours de route (article 11 du Règlement sur les déplacements professionnels). Par exemple, un employé part en déplacement professionnel le dimanche et revient le samedi la semaine suivante. Des indemnités journalières pour le samedi et le dimanche sont versées.

Les indemnités journalières pour les voyages d'affaires d'une journée en Russie ne sont pas versées, mais l'employeur a le droit de prévoir une compensation dans la réglementation locale de l'organisation en échange d'indemnités journalières pour de tels déplacements. Apprenez-en davantage sur les indemnités journalières pour les voyages d’affaires d’une journée plus loin dans cet article.

• pendant 9 jours - 40 euros par jour ;
• pour 1 jour de retour en Russie - 700 roubles.

Taux de change (sous condition) euro :

• à la date d'émission de l'avance (30 mai) - 70 roubles. pour 1 euro ;
• à la date d'approbation du rapport préalable (14 juin) - 68 roubles. pour 1 euro.

Solution. L'indemnité journalière sera incluse dans la charge d'impôt sur le revenu à hauteur de :

40 euros x 70 roubles. x 9 jours = 25 200 roubles.

Indemnité journalière en Russie = 700 roubles.

Total : 25 200 roubles. + 700 frotter. = 25 900 roubles.

Montant de l'indemnité journalière pour les déplacements professionnels en Russie et à l'étranger

L'entreprise a le droit de décider elle-même du montant à payer aux employés par jour de déplacement professionnel (article 168 du Code du travail de la Fédération de Russie). Le montant de l'indemnité journalière pour les déplacements professionnels doit être fixé dans les documents internes de l'organisation, par exemple dans le règlement des déplacements professionnels.

Les comptables connaissent environ 700 et 2 500 roubles. — si l'indemnité journalière ne dépasse pas ces montants, vous n'aurez pas à payer d'impôt sur le revenu sur ces montants. Par conséquent, certaines entreprises introduisent ces montants d’indemnités journalières pour des raisons de commodité. Mais cela ne signifie pas du tout que l'organisation peut fixer l'indemnité journalière des employés entre 700 et 2 500 roubles. et pas un rouble de plus ou de moins. Vous pouvez, par exemple, fixer une indemnité journalière d'au moins 4 000 roubles. pour chaque jour d'un voyage d'affaires en Russie, mais alors à partir de 3 300 roubles. vous devrez retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques (4 000 roubles - 700 roubles = 3 300 roubles).

En règle générale, les indemnités journalières versées à un salarié ne sont pas soumises à l'impôt sur le revenu si leur montant n'excède pas :

• 700 roubles. — pour chaque jour d'un voyage d'affaires en Russie ;
• 2 500 roubles. - pour chaque jour de voyage à l'étranger.

Conclusion: Il n’y a pas de limite journalière en tant que telle pour les organisations commerciales. Il n'existe que des montants qui ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (700 et 2 500 roubles). Alors, combien d’indemnités journalières devriez-vous payer ? Décidez vous-même (fixez la décision dans les documents internes de l'organisation).

Comment calculer les jours de déplacement professionnel pour lesquels vous devez payer une indemnité journalière

Si un employé part en voyage d'affaires dans une voiture personnelle et de société, vous pouvez alors compter les jours à l'aide d'un mémo. Le salarié doit le fournir au retour d'un déplacement professionnel accompagné des documents attestant de l'utilisation du transport pour se rendre au lieu du déplacement professionnel et retour (lettre de transport par exemple sous le formulaire n°3), factures, reçus, reçus de caisse, autres documents confirmant l'itinéraire). Dans les autres cas, le nombre de jours pour lesquels l'indemnité journalière doit être versée est déterminé par les documents de voyage.

Indemnité journalière en devises

Pour les voyages d'affaires en dehors de la Fédération de Russie, vous payez une indemnité journalière d'un montant fixé dans les documents internes de l'entreprise.

Indemnité journalière pour un déplacement professionnel d'une journée

Selon la loi, aucune durée minimale de voyage n'est fixée. Un voyage au nom de l'employeur peut être un voyage d'une journée. Nous organisons un tel voyage comme un voyage d'affaires de plusieurs jours (nous émettons un ordre et apposons la marque appropriée sur la feuille de temps : « K » ou « 06 »).

Ensuite, l'employé se présente pour le voyage. L'employeur lui rembourse les dépenses, telles que les déplacements, ainsi que d'autres sommes convenues. Y a-t-il une indemnité journalière ? Selon la loi, les indemnités journalières pour les « mini-déplacements » en Russie ne sont pas payés. Laisser un employé complètement sans argent, même lors d'un déplacement professionnel d'une journée, n'est pas la meilleure idée, même si c'est légal. Comment sortir de la situation ?

Paiements pour les déplacements professionnels d'une journée au lieu des indemnités journalières

L'employeur, de sa propre décision, peut verser au salarié un certain montant en lieu et place de l'indemnité journalière.

Indemnité journalière pour les déplacements professionnels d'une journée :

• à l'étranger - à hauteur de 50 % de l'indemnité journalière pour les déplacements professionnels à l'étranger, établie dans les documents locaux de l'entreprise ;
• en Russie - en général, ils ne sont pas payés, mais vous pouvez fixer vous-même le paiement à l'employé.

Impôt sur le revenu des personnes physiques sur les indemnités journalières pour les déplacements professionnels d'une journée

Auparavant, la situation de la taxation des indemnités journalières et du remboursement des autres dépenses liées aux déplacements professionnels d'une journée était controversée. Aujourd'hui, on peut affirmer avec certitude que la situation s'est stabilisée et que la tendance générale est la suivante : les paiements des déplacements professionnels d'une journée ne sont pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Cependant, les positions des différents départements diffèrent :

1. Avis du ministère des Finances de la Fédération de Russie: les dépenses documentées liées à un déplacement professionnel d'une journée (par exemple, les dépenses alimentaires) peuvent ne pas être entièrement soumises à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. S'il n'y a rien pour supporter de telles dépenses, elles sont alors exonérées d'impôt jusqu'à 700 roubles. pour les voyages d'affaires intérieurs russes et 2 500 roubles. lors d'un voyage d'affaires d'une journée à l'étranger (Lettre du ministère des Finances de la Russie du 1er mars 2013 n° 03-04-07/6189).
2. Avis de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie: l'argent versé à un salarié (appelé indemnité journalière) n'est pas tel en vertu de la définition contenue dans la législation du travail, cependant, en fonction de son orientation et de son contenu économique, il peut être reconnu comme le remboursement d'autres dépenses liées à un voyage d'affaires, effectué avec l'autorisation ou la connaissance de l'employeur, pour lesquels ils ne constituent pas le revenu (avantage économique) d'un employé soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques (Résolution du Présidium de la Cour suprême d'arbitrage de la Fédération de Russie du 11 septembre 2012 n° 4357/12).

Indemnité journalière pour les voyages d'affaires dans les pays de la CEI

Les voyages d'affaires dans les pays de la CEI (par exemple le Kazakhstan, la Biélorussie, etc.) constituent un cas particulier. Lors de tels voyages d'affaires, ils ne marquent pas le passage de la frontière sur le passeport. Les indemnités journalières pour de tels déplacements sont calculées de manière particulière : la date de franchissement de la frontière est déterminée par les documents de voyage (article 19 du règlement n° 749 « Sur les spécificités de l'envoi de travailleurs en déplacement professionnel »).

Rapport sur l'indemnité journalière d'un déplacement professionnel

Au retour d'un déplacement professionnel, le salarié est tenu de fournir à l'employeur dans un délai de trois jours ouvrables :

• un rapport préalable sur les sommes dépensées dans le cadre du voyage d'affaires ;
• paiement final de l'avance de fonds qui lui a été délivrée avant de partir en voyage d'affaires pour frais de déplacement (article 26 du Règlement sur les voyages d'affaires n° 749).

Dans le cadre du document préalable avec L'employé n'est tenu de déclarer ni les indemnités journalières pour les voyages d'affaires en Russie, ni les indemnités journalières pour les voyages d'affaires en dehors de la Fédération de Russie, ni pour les voyages d'affaires d'une journée ou tout autre voyage d'affaires. Il n’existe pas de justificatif pour l’indemnité journalière. L'employeur verse une indemnité journalière de x roubles, le salarié la dépense à sa discrétion.

La prochaine modification des règles régissant l'envoi des salariés des entreprises en déplacement professionnel devrait intervenir en 2016. Cette fois, les changements affecteront les dépenses quotidiennes.

Résolution du ministère des Finances sur les voyages d'affaires

Les changements proposés auront lieu selon le ministère des Finances préparé Résolution n° 749, qui réglemente les spécificités de l'envoi de salariés en déplacement professionnel.

Le ministère des Finances prépare également de nouvelles modifications de certaines réglementations, qui devraient permettre d’optimiser la procédure de remboursement des dépenses des salariés lors de leurs déplacements professionnels. Cette version de la résolution oblige les entreprises à rembourser, outre les dépenses engagées lors d'un voyage d'affaires, également les indemnités journalières, qui permettent le remboursement de diverses dépenses mineures. La nouvelle édition, contrairement à la version précédente des documents, prévoit la suppression indemnité journalière pour les voyages d'affaires en Fédération de Russie. En même temps, pour les étrangers. le remboursement des indemnités journalières de voyage restera le même montant (de 39 à 64 dollars).

Paiements anticipés pour les voyages d'affaires

La procédure de remboursement des frais de voyage précédemment existante ne changera pas. Toutefois, même si les indemnités journalières seront supprimées, les entreprises auront également le droit de les octroyer à l'avance. Sur la base des montants de dépenses quotidiennes préalablement établis, vous pourrez être guidé pour déterminer le montant à payer. Si l'entreprise n'a pas fixé de montant journalier, il sera alors possible de se concentrer sur le plafond, qui n'est pas soumis à l'impôt sur le revenu des personnes physiques. Sur la base des dispositions, son montant est de 700 roubles.

Si l'entreprise avait déjà une limite établie pour les paiements journaliers, après l'entrée en vigueur des modifications, il sera nécessaire d'émettre un arrêté à l'entreprise par lequel l'indemnité journalière sera annulée. Les motifs pour émettre une telle ordonnance seront résolution n° 749.

Un permis de voyage est-il obligatoire ?

Publié Décret du gouvernement de la Fédération de Russie n° 1595, a accéléré l'annulation tant attendue attestations de déplacement. Désormais, l'obligation d'avoir sur soi une pièce d'identité et de la tamponner constamment dans les hôtels et dans diverses entreprises pour les travailleurs détachés ne sera plus requise. Pour confirmer un voyage, des titres de transport comportant la date et l'heure du déplacement professionnel suffisent désormais.

La raison de l'annulation du certificat est sa duplication complète sur ordre du manager d'envoyer le salarié en déplacement professionnel. Le rôle qui était joué par l'attestation de déplacement sera désormais assuré par un seul document - l'ordre émis du gestionnaire. Cela pourrait être "classique" commande sous forme ou, ainsi que toute autre décision du gérant, qui doit être formalisée par écrit.

Les employés envoyés hors de Russie n'ont pas besoin de certificat, car celui-ci sera confirmé par la marque contenue dans le passeport international concernant le franchissement de la frontière. La suppression de ce document primaire réduira considérablement la charge de travail des comptables et contribuera à réduire les coûts pour les entreprises, notamment les petites.

Résolution n° 1595 introduit un autre nouveau document - note, qui remplace l'attestation de déplacement. Sa nécessité est due aux cas où un salarié part en déplacement professionnel en utilisant un moyen de transport personnel, et la forme d'établissement de ce document est arbitraire. La seule condition est l'indication obligatoire des dates de début et de fin du voyage.

Les documents confirmant que le voyage a été effectué en transport personnel sont joints au mémo. Ceux-ci sont: feuille de route, chèques pour les paiements de carburant etc. Entre autres choses, il ne sera pas nécessaire de procéder journal des arrivées et départs des salariés en déplacement professionnel (Résolution n° 771).

Ainsi, aujourd'hui, une entreprise peut décider de manière indépendante d'utiliser ou non des certificats de déplacement et quel formulaire utiliser pour cela. Nous pouvons nous baser sur celui précédemment utilisé, qui a été approuvé par le Comité national des statistiques dans la résolution n° 1 du 01/05/2004.

Motif de l'annulation du permis de voyage

L'essence du document, qui propose d'apporter des modifications à la réglementation juridique des questions liées aux voyages d'affaires, est que le concept frais journaliers versé à l'employé d'un montant déterminé. Autrement dit, si voyage d'affaires est effectué dans toute la Russie, alors en plus des frais liés au déplacement et au logement, seules les dépenses qui seront documentées seront remboursées. Les indemnités journalières forfaitaires ne seront plus versées. Sur la base des données statistiques collectées pour la Russie, l'année dernière, les entreprises russes ont inclus parmi leurs dépenses réduisant le revenu imposable les dépenses quotidiennes dont le montant s'élève à plus de 60 milliards de roubles.

Comme auparavant, cette année, l'employeur, lorsqu'il rembourse à un salarié les frais de déplacement engagés par celui-ci, est tenu de lui verser une indemnité journalière (frais supplémentaires liés à l'éloignement de son lieu de résidence permanente). Aucune nouvelle règle concernant les indemnités journalières pour les déplacements professionnels n'a été introduite en 2016.

Per diem dans le cadre des frais de déplacement

Partie 1 art. 168 du Code du travail de la Fédération de Russie détermine l'éventail des dépenses d'un travailleur détaché qui sont soumises au remboursement par l'employeur. Il comprend:

• les frais de déplacement vers et depuis le voyage d'affaires ;
• paiement de la location de locaux d'habitation (hôtel, logement privé, etc.) ;
• l'indemnité journalière elle-même correspond aux dépenses supplémentaires liées à la vie en dehors du lieu de résidence permanente ;
• autres dépenses engagées par l'employé avec la permission ou la connaissance de l'employeur.

Autrement dit, les indemnités journalières font partie des frais de voyage qui ont leurs propres caractéristiques.

La composition des frais de déplacement pourrait changer dans un avenir proche. Le gouvernement envisage d'en exclure les indemnités journalières pour les voyages d'affaires à l'intérieur de la Fédération de Russie, en les laissant uniquement pour les voyages d'affaires à l'étranger.

Ce qui est inclus dans les frais de déplacement quotidiens

La loi ne réglemente pas à quoi peut servir l’indemnité journalière d’un salarié.

Sur la base de l'article 10 du Règlement sur les spécificités de l'envoi des salariés en voyage d'affaires, approuvé. Par décret du gouvernement de la Fédération de Russie du 13 octobre 2008 N 749, des indemnités journalières sont versées au salarié afin de l'indemniser des désagréments liés à son absence de son lieu de résidence. Il s’agit principalement du coût de la nourriture lors d’un voyage d’affaires engagé par le salarié. Mais il peut aussi s'agir d'autres dépenses que le salarié, à sa discrétion, juge nécessaires pour créer un séjour confortable en dehors du domicile.

L'employé n'a pas à rendre compte de ce type de frais de déplacement. Cela implique de collecter et de présenter à l'employeur les chèques des établissements de restauration, etc. non requis. Et l'employeur est privé du droit de contrôler le caractère approprié de ces dépenses.

C'est pourquoi la loi ne précise pas ce qu'inclut exactement la notion d'« indemnité journalière pour un déplacement professionnel ».

Indemnité journalière pour les déplacements professionnels

Pour les organisations commerciales, le montant de l'indemnité journalière n'est pas fixé par la loi. La procédure de paiement des frais de déplacement, y compris les indemnités journalières et leur montant, doit être déterminée par la convention collective ou les réglementations locales de l'organisation (article 167 du Code du travail de la Fédération de Russie). Il s'agit généralement d'un règlement de voyage ou d'un arrêté du même nom.

Toutefois, la législation fiscale (paragraphe 12, clause 3, article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie) détermine le montant maximum de l'indemnité journalière non soumise à l'impôt sur le revenu des personnes physiques : 700 roubles. pour les voyages d'affaires en Russie, 2 500 roubles. lors d'un voyage à l'étranger. En cas de dépassement de ces montants, l'employeur est tenu de retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur le salarié.

Pour cette raison, de nombreuses organisations, dans leurs réglementations locales en matière de voyages d'affaires, fixent ces montants exacts comme indemnités journalières, même si s'en écarter dans quelque direction que ce soit ne constituera pas une violation de la loi.

Le montant de l'indemnité journalière pour déplacements professionnels en 2016 n'a pas changé par rapport aux périodes précédentes.

Paiement des dépenses quotidiennes pour les déplacements professionnels

La législation ne détermine pas le moment exact du paiement d'une avance pour un voyage d'affaires. Il n'y a qu'une seule condition : cette avance doit être versée avant le début du voyage.

Il faut savoir que le salarié a le droit de refuser un déplacement professionnel pour non-paiement de l'avance ; ce refus ne sera pas considéré comme une violation de la discipline du travail.

Il convient de préciser la procédure et les modalités de paiement des indemnités journalières des déplacements professionnels (ainsi que des frais de déplacement en général) dans la réglementation locale des déplacements professionnels.

Le paiement de ces sommes au salarié peut être effectué soit en espèces à la caisse de l’organisation, soit par virement sur la carte de salaire bancaire du salarié. Une indication à ce sujet doit également être inscrite dans les règles de voyage de l’organisation.

Ainsi, le versement des indemnités journalières pour les déplacements professionnels en 2016 n'est pas différent.

Dernière modification : juin 2019

La présence de fournisseurs et d'acheteurs extérieurs, de bureaux de représentation et de succursales sans statut de personne morale, oblige les entreprises à déplacer périodiquement leurs employés sur le territoire d'autres zones peuplées. Avec la documentation appropriée et la confirmation du but lié aux activités de production de l'organisation, le voyage est considéré comme un voyage d'affaires. Les comptables devront répondre aux questions : quand et comment est payé un déplacement professionnel ? Comment est calculé le salaire lors d’un déplacement professionnel ?

Réglementation législative

Selon le Code du travail (LC) de Russie (article 166), un voyage d'affaires est un voyage d'un employé, sur ordre de l'employeur, vers une autre localité pour effectuer une tâche individuelle spécifique pendant une certaine période (conclusion de contrats, escorte de marchandises , participation à des séminaires et des colloques, vérification des activités des organisations subordonnées). S'il s'agit d'un déplacement (géologues, camionneurs, travail posté), le déplacement n'est pas considéré comme un déplacement professionnel.

Le Code du travail de la Fédération de Russie garantit le remboursement des frais de voyage (article 167) et réglemente la liste (article 168) :

1. Paiement des déplacements en présence de justificatifs pour les dépenses réelles n'excédant pas le coût :
   
   • par chemin de fer - un wagon à compartiments d'un train de voyageurs ou d'un train rapide ;
   • en avion - cabine en classe économique ;
   • par transport automobile – moyens de transport à usage public, à l'exception des taxis.

1. Frais de location des locaux - une facture de l'hôtel reprenant le détail :
   
   • nom de l'organisation ou de l'individu indiquant les données individuelles pertinentes ;
   • des informations sur la chambre mise à disposition et la gamme de services (si les repas sont inclus, ils doivent être écrits sur une ligne séparée) ;
   • prix par jour, nombre de jours et coût total.

1. Per diem – dépenses remboursées par une entreprise ou un entrepreneur pour chaque jour calendaire complet ou partiel de voyage, quel que soit le mode de fonctionnement, y compris les week-ends, les jours fériés et la durée du voyage. Selon l'article 217 du Code des impôts de la Fédération de Russie en 2018, afin d'éviter l'impôt sur le revenu des personnes physiques, le cumul des indemnités journalières ne peut excéder :
   
   • en Fédération de Russie – 700 roubles ;
   • à l'étranger proche et lointain – 2500 roubles.

L'entreprise a le droit de fixer n'importe quel montant d'indemnité journalière dans les documents internes locaux, cependant, l'impôt sur le revenu des personnes physiques doit être retenu sur le montant excédentaire et les cotisations au fonds de pension et à la caisse d'assurance sociale doivent être calculées, ainsi que exclues des dépenses qui réduire le bénéfice imposable.

Documenter

Un document interne local recommandé aux entreprises et aux entrepreneurs par les principaux éditeurs et auditeurs est le « Règlement sur les voyages d'affaires » développé. Dans le document, il est important de préciser le montant de l'indemnité journalière, le flux des documents, combien de jours avant le voyage les indemnités de déplacement sont émises dans le cadre de l'avance. Formellement, une avance pour l'achat de titres de transport peut être émise immédiatement après la création de la commande.

Depuis le 01/08/2015, une attestation de déplacement, une mission de travail et un rapport de déplacement professionnel sont des documents facultatifs. Le voyage est réglementé par l’arrêté du gestionnaire et le rapport préalable, qui nécessitent une attention particulière et une clarté lors du traitement.

Commande de déplacement professionnel

La documentation d'un voyage d'affaires commence par l'exécution d'un ordre du chef d'entreprise, comprenant :

• Nom complet et fonction de l'employé ;
• but du voyage;
• durée du voyage ;
• localité;
• problèmes qui doivent être résolus.

Sur la base de la commande, la comptabilité considère les jours de voyage par nombre, leur attribue des indemnités journalières et prend en charge les frais estimés d'achat des documents de transport.

Si un retard est nécessaire, le gestionnaire crée un ordre supplémentaire pour prolonger la durée du voyage.

Rapport préalable

La prise en compte des dépenses en comptabilité, le paiement d'un déplacement professionnel et le paiement final au responsable sont effectués sur la base d'un rapport préalable, qui est remis au service comptable dans les 3 jours ouvrables après l'arrivée.
Au rapport sont joints les documents d’accompagnement :

• titres de transport;
• factures, chèques et reçus ;
• les frais de commissions ;
• frais pour l'obtention de la documentation;
• les frais de change ;
• transport de bagages et paiement du stockage des bagages ;
• documents de séjour;
• une copie du passeport international avec les marques de passage des frontières ;
• les feuilles de route lors des déplacements par route et les reçus des stations-service.

Une fois le rapport vérifié par le comptable et approuvé par le directeur, les fonds dépensés en trop sont restitués à la caisse de l'entreprise et la dette est payée à l'employé. Si le voyage d'affaires est un déplacement, le mois au cours duquel les dépenses doivent être comptabilisées et reflétées dans la comptabilité est attesté par la date d'approbation du rapport, qui constitue les écritures comptables.

Calcul des indemnités de déplacement

Les fonds émis en compte à un employé lors de voyages d'affaires à l'étranger peuvent être soit en roubles russes, soit dans la devise du pays où l'employé est envoyé. Après l'arrivée, le recalcul est effectué au taux de la Banque Nationale. Il existe également un certain nombre de nuances lorsque vous voyagez pour différentes périodes.

Voyage d'affaires d'une journée

La durée minimale d'un déplacement professionnel n'étant pas fixée par la loi, l'employeur a le droit d'envoyer un salarié dans une autre localité pour une journée. Si le lien avec l'activité économique est confirmé, un tel déplacement est reconnu comme déplacement professionnel avec paiement du déplacement.

Les nuances par rapport aux habituelles sont que pour un voyage d'affaires d'une journée, les indemnités journalières en Russie ne sont pas fournies et pour un voyage à l'étranger - pas plus de 50 % des montants établis par les documents locaux.

Formellement, il s’avère que l’entreprise ne peut verser d’indemnisation sans être soumise à l’impôt sur le revenu et aux cotisations sociales. Il est recommandé de créer dans les documents internes une clause expliquant l’absence d’avantages économiques pour l’employé, évitant ainsi l’impôt sur le revenu des personnes physiques. La confirmation indirecte de la défense de cette position est la lettre du ministère des Finances de la Fédération de Russie du 01/03/2013 n° 03-04-07/6189.

Déplacement professionnel dépassant l'indemnité journalière

Une entreprise, au moyen d'un document administratif interne, a le droit d'uniformiser le montant de l'indemnité journalière, tant à la baisse qu'à la hausse. Le montant spécifique est fixé dans le contrat de travail avec le salarié et peut être différencié selon les salariés.

Par exemple, un salarié est parti en déplacement professionnel le 05/10/2018 à 23h15 et est arrivé le 14/10/2018 à 00h45, l'indemnité journalière selon le règlement intérieur est de 900 roubles. Alors:

1. Le nombre de jours est de 10, puisque 05h10 et 14h10 sont inclus dans le calcul.
2. Indemnité journalière dépassant la limite : (900-700)*10=2000 roubles ;
3. Impôt sur le revenu des personnes physiques : 2000*0,13=260 roubles.

En plus de l'impôt sur le revenu des personnes physiques, il est nécessaire d'accumuler des impôts sur les indemnités journalières dépassant le plafond des fonds sociaux, sauf pour les accidents, et de ne pas les inclure dans les dépenses qui constituent un bénéfice imposable.

Voyage d'affaires en rotation

Dans la pratique, des situations surviennent souvent lorsqu'un employé part en voyage d'affaires dans un mois et revient au cours d'une autre période de reporting. Si le voyage a lieu le mois suivant, comment payer le voyage d'affaires, quand et à quel montant doit-il être inclus dans les dépenses ? Y a-t-il des restrictions concernant le paiement d'une avance ? – les questions qui se posent aux comptables.

Par exemple, un ouvrier de production est parti le 28 septembre 2018 pour une localité voisine, et est arrivé le 3 octobre 2018 selon l'arrêté. Il a présenté un titre de transport daté du 28 septembre pour le départ d'un montant de 1 500 roubles hors TVA et daté du 3 octobre pour l'entrée d'un montant de 1 400 roubles, ainsi qu'une facture d'hôtel d'un montant de 5 000 roubles. Le 27 septembre 2018, il a reçu une avance d'un montant de 6 000 roubles en espèces. L'indemnité journalière est de 500 roubles selon le contrat de travail. Le rapport a été soumis le 4 octobre 2018.

Les écritures comptables sont présentées dans le tableau :

Salaire et déplacements

Le salaire d'un agent de voyage est calculé sur la base du salaire moyen. La période de calcul est considérée comme l'année civile précédant le mois du début du voyage ou le nombre de mois en cas d'activité dans l'entreprise inférieure à un an. Les indemnités de vacances, les congés de maladie et les temps d'arrêt sont exclus du calcul.

Si le temps de travail lors d'un déplacement professionnel correspond au temps de travail dans l'entreprise, alors techniquement il est calculé :

• salaire journalier moyen : le salaire total perçu pour l'année est divisé par le nombre de jours effectivement travaillés ;
• fonds salarial : salaire journalier moyen multiplié par le nombre de jours ouvrables pendant le voyage ;
• Si le paiement basé sur le salaire moyen est nettement inférieur au taux tarifaire ou au salaire officiel, un paiement supplémentaire jusqu'au montant approprié est possible, sous réserve de réflexion dans les documents internes.

Si un salarié exerce des fonctions les jours fériés et les week-ends, le Code du travail prévoit un double paiement. Si un événement de production est enregistré un jour non ouvrable, alors pour ce jour-là, le salaire est calculé au taux double ou un jour de repos supplémentaire est prévu.

La connaissance des aspects juridiques de la comptabilisation et du paiement des frais de déplacement vous permet de constituer avec compétence une chaîne « dossier du personnel – comptabilité – employé – budget », de travailler de manière très productive avec les structures de contrôle et d'optimiser la comptabilité et la fiscalité.

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Lorsqu'il est envoyé en déplacement professionnel, l'employeur est tenu, en plus de maintenir le salaire moyen du salarié, de lui rembourser les frais de location de logement, de déplacement, d'hébergement, ainsi que de lui verser une indemnité journalière pour chaque jour de déplacement professionnel. Ces coûts ne peuvent être pris en compte dans le calcul de l'impôt sur le revenu que s'ils sont économiquement justifiés et documentés.

 

L'année 2015 a introduit des modifications significatives dans les règles d'enregistrement des déplacements officiels : les attestations de déplacement, les carnets de bord des salariés effectuant ces déplacements ainsi que la nécessité d'établir une mission de travail et un rapport sur son exécution ont été supprimés. La procédure de confirmation de l'heure et du fait d'être en voyage d'affaires a également été clarifiée. Ces changements ont considérablement réduit la paperasse et facilité la vie non seulement des employeurs, mais aussi de leurs employés. Mais apparemment, pas pour longtemps. L'année prochaine, le ministère des Finances envisage de modifier la résolution gouvernementale réglementant la procédure d'envoi des salariés en voyage d'affaires.

Il s'agit notamment des frais de déplacement : le ministère des Finances propose de supprimer totalement l'indemnité journalière en 2016. On suppose que ces changements n'affecteront que les indemnités journalières pour les voyages en Russie et n'affecteront pas les voyages d'affaires à l'étranger. Bien entendu, les paiements eux-mêmes ne seront pas interdits, mais les reconnaître fiscalement comme impôt sur le revenu avec l'adoption de ces amendements ne fonctionnera pas ; de plus, l'impôt sur le revenu et les primes d'assurance devront être calculés à partir des coûts engagés. Il convient de noter que les autorités de régulation n'ont pas encore donné de confirmation officielle ni de commentaires sur l'adoption de ces changements, il est donc trop tôt pour affirmer avec certitude qu'ils seront adoptés. Il vaut donc la peine de s’attarder en détail sur les frais de voyage de cette année.

Frais de déplacement professionnel

La procédure, le montant de l'indemnisation et les modalités de comptabilisation des dépenses individuelles sont déterminés par une convention collective ou un acte local de l'organisation.

Coûts du voyage

L'employeur est tenu de rembourser les frais de déplacement aller-retour pour le voyage d'affaires.

Lorsque vous voyagez en transports en commun :

• Pour les déplacements vers le lieu du voyage d'affaires ;
• Émission de titres de transport ;
• Coût du linge dans les trains longue distance

Vous pouvez également prendre en compte le coût d'un billet de train pour un train de luxe, en prenant en compte les services supplémentaires (nourriture, imprimés, linge de lit, etc.) dans les charges bénéficiaires, à condition qu'ils soient inclus dans le prix du billet.

Pour confirmer les frais de déplacement, l'employé doit présenter les documents suivants :

• Billets (avion, train, bus) ;
• Carte d'embarquement (pour les vols) ;
• Itinéraire/reçu et carte d'embarquement (si achat d'un billet électronique)

En cas de perte d'un billet (carte d'embarquement), la confirmation peut être un duplicata du document de voyage, une copie de la copie demandée à la société de transport ou un autre document contenant des informations sur le passager, le numéro de vol, l'heure de départ et d'arrivée) .

Si l'heure de départ du salarié ne coïncide pas avec la date de début du déplacement professionnel (par exemple, le salarié est parti samedi et début du déplacement professionnel lundi), le Ministère des Finances dans sa Lettre du 20 novembre, L'année 2014 a permis de prendre en compte ces coûts aux fins de l'impôt sur les bénéfices. Si un salarié reste sur le lieu du déplacement professionnel pour des vacances, les frais de voyage aller-retour ne peuvent être inclus dans les charges d'impôt sur le revenu.

Lorsque vous voyagez en taxi

La comptabilisation des frais de déplacement aux fins de l'imposition des bénéfices est également possible en termes de frais lors des déplacements vers et depuis le lieu du déplacement professionnel en taxi. Il est préférable d'enregistrer la possibilité d'utiliser les services de taxi dans un acte local de l'organisation indiquant les raisons pour lesquelles il est possible d'utiliser ce type de transport, qui peuvent, par exemple, inclure l'impossibilité d'accomplir les tâches assignées en raison d'interruptions de la circulation. , un horaire de travail chargé, un départ tardif, le manque d'autres moyens de transport, etc.)

Les pièces justificatives dans ce cas seront :

• Reçu de caisse ;

• reçu de paiement des services de taxi (délivré sur un formulaire de déclaration strict avec les détails nécessaires)

Lors de déplacements personnels (transports de bureau, voiture de tiers)

Dans ce cas, la confirmation des dépenses sera une note qui reflétera la durée réelle du séjour en voyage d'affaires. Cette note doit être accompagnée des documents confirmant l'utilisation du transport : reçus d'achat de carburants et lubrifiants, feuilles de route, reçus, etc.) Aussi, la possibilité d'utiliser un moyen de transport personnel doit être précisée dans l'acte local de l'organisation.

Frais de location

L'obligation de rembourser les frais de subsistance est également prévue par le Code du travail et le Règlement sur les déplacements professionnels. Il s'agit notamment des frais de logement locatif :

• sur le territoire russe ;
• sur le territoire des pays étrangers
• services supplémentaires (utilisation de la blanchisserie, repassage, Internet, TV, réfrigérateur)

Lors d'un séjour dans un hôtel

Les frais d'utilisation d'un sauna, d'un bar, d'un restaurant et d'un club de remise en forme ne sont pas remboursables.

La preuve des dépenses liées à la location d'un logement est :

• Reçu de caisse

• Réception (sur formulaire de déclaration strict)

Lorsque vous vivez dans un appartement loué par l'employeur

La confirmation dans ce cas sera un ordre d'envoi en déplacement professionnel, un contrat de location, des reçus de caisse confirmant le paiement des loyers. Les frais de paiement des services publics pendant le voyage d'affaires sont également soumis à remboursement.

Frais de déplacement : indemnité journalière en 2015

Les indemnités journalières sont reconnues comme des dépenses supplémentaires liées à l'hébergement d'un salarié envoyé en déplacement professionnel et ne pouvant rentrer chez lui tous les jours. Ils sont remboursés pour chaque jour de déplacement professionnel, y compris les week-ends et jours fériés, ainsi que la période d'incapacité de travail survenue lors du déplacement professionnel.

Lors d'un voyage en Russie, les indemnités journalières sont payées dans la monnaie de la Fédération de Russie et lors d'un voyage à l'étranger, en devise étrangère. Séparément, il convient de mentionner le jour du passage de la frontière. Lors d'un voyage vers un pays étranger, le jour du franchissement de la frontière russe est payé en devises étrangères, et lors d'un voyage vers la Russie, au contraire, en roubles. Les dates de passage des frontières sont déterminées par les marques portées sur les passeports internationaux.

Si un employé est envoyé dans une région d'où il peut rentrer chez lui quotidiennement, aucune indemnité journalière ne peut être versée. Cette question est à la discrétion du gestionnaire. Dans chaque cas particulier, il décide s'il est opportun pour le salarié de rentrer chez lui, en tenant compte du temps passé au trajet, des conditions de transport, etc. Si, en accord avec le gestionnaire, le salarié reste sur le territoire donné, alors les frais de location du logement font l'objet d'un remboursement s'ils sont justifiés.

Après avoir déterminé ce qui est inclus dans les frais de déplacement quotidiens, déterminons leur montant.

L'indemnité journalière peut être de n'importe quel montant, mais son montant doit être reflété dans une convention collective ou acte local... A noter que ce n'est pas la totalité du montant qui est soumis à l'impôt sur le revenu, mais le dépassement du plafond au-dessus du code des impôts :

• 700 roubles. pour les voyages d'affaires en Fédération de Russie ;
• 2500 roubles. pour les voyages à l'étranger

Ces montants ne sont pas soumis aux primes d'assurance s'ils sont justifiés.

Exemple de calcul :

Kravchenko I.P. a été envoyé en voyage d'affaires à Novgorod du 1er au 10 août pour 10 jours. Par acte local de l'organisation, l'indemnité journalière pour les voyages d'affaires en Russie est fixée à 1 000 roubles. Le montant de l'indemnité journalière versée était de 10 000 roubles. (RUR 1000*10 jours). L'indemnité journalière n'est pas soumise aux cotisations d'assurance, mais le montant de l'impôt sur le revenu des personnes physiques sur ces versements sera de 390 roubles. (1 000-700)*10*13 %).

Pour plus de détails sur la procédure comptable et les types de frais de déplacement, les conséquences de l'annulation d'une attestation de déplacement et les modalités de remboursement des dépenses individuelles lors d'un déplacement professionnel, voir la vidéo suivante

Comptabilisation des frais de déplacement

Comme toutes dépenses, les indemnités de déplacement ne peuvent être prises en compte que si elles disposent d’une justification économique et de justificatifs.

Les preuves documentaires après annulation des autorisations de voyage comprennent :

• La décision écrite de l'employeur d'envoyer un salarié en voyage d'affaires.

Pour remplir une commande, vous pouvez utiliser un formulaire unifié ou développer le vôtre, en le sécurisant ensuite dans vos politiques comptables.

• Rapport préalable de l'employé sur les sommes dépensées, approuvé par le gestionnaire

Le document spécifié doit être préparé et soumis au gestionnaire au plus tard trois jours à compter de la date de retour sur le lieu de travail.

En cas de défaut de présentation d'un rapport préalable, le gestionnaire a le droit, au bout d'un mois, à compter de la fin du délai imparti pour la restitution de l'avance, de retenir les fonds remis au salarié contre le rapport. Mais cela ne peut se faire qu'avec le consentement écrit du salarié lui-même. En cas de refus, le montant ne pourra être récupéré que par voie judiciaire.

Si ces fonds ne sont pas retenus, des primes d'assurance doivent être facturées à hauteur de leur montant. Si, après un certain temps, l'employé fournit un rapport et des documents confirmant les dépenses, l'organisation a le droit de recalculer la base de calcul des primes d'assurance, ainsi que le montant des cotisations accumulées et payées. Aussi, en l'absence de rapport et de pièces justificatives, l'impôt sur le revenu des personnes physiques devra être calculé sur le montant des fonds remis au contribuable.

• Documents confirmant les dépenses réelles engagées, notamment :
• Pour le logement ;
• Directions;
• Autres dépenses

Aussi, le contribuable (organisme) doit confirmer la durée du séjour de son salarié en déplacement professionnel. Elle est déterminée par les documents de voyage, en cas de perte, puis par les documents de location de logement. S'ils manquent, alors selon les documents contenant la confirmation du destinataire du moment du séjour de l'employé (arrivée et départ) sur le lieu du voyage d'affaires.

Frais de déplacement - affichage

En comptabilité, ces coûts se traduisent comme suit :

Câblage	Désignation de l'opération
	Délivrer une avance à un salarié pour un déplacement professionnel
J 26 (08, 20, 23, 44) - K 71	Comptabilisation des dépenses engagées

Résumons ce qui a été dit :

• En 2015, avec l'annulation de l'attestation de déplacement, la base pour confirmer le fait qu'un salarié est en voyage d'affaires est les titres de transport, les documents sur le logement locatif, ou en l'absence des deux - un document certifié par le destinataire concernant le présence du salarié en déplacement professionnel ;
• La confirmation des dépenses, quant à elle, est l'ordre du gestionnaire pour l'expédition et le déplacement professionnel, le rapport préalable et les documents qui y sont joints confirmant les dépenses engagées ;
• Les frais de déplacement comprennent les frais de déplacement, le logement locatif, l'indemnité journalière et les autres dépenses engagées avec l'autorisation du salarié ;
• Le standard des frais de déplacement n'est pas établi par la loi et peut être pleinement accepté comme dépenses de revenus s'il est économiquement justifié et documenté.