Ako sa platia cestovné dni za rok? Postup účtovania a skladba cestovných nákladov. Postup úhrady denných cestovných nákladov

Za dni na pracovnej ceste patrí zamestnancovi za každý kalendárny deň cesty priemerný zárobok a diéta. Spoločnosť má právo sama rozhodnúť, koľko dennej diéty zaplatí za deň. Pozrime sa, ako správne platiť za služobné cesty v Rusku a zahraničí.

Postup vyplácania denných diét zamestnancom

Diéty sú dodatočné výdavky zamestnanca spojené s jeho bývaním mimo jeho bydliska.

Zamestnávateľ je povinný preplácať zamestnancom denné diéty (odsek 3, časť 1, článok 168 Zákonníka práce Ruskej federácie):

za každý deň, keď je na pracovnej ceste;
počas víkendov a dní pracovného pokoja, ako aj dní na ceste, a to aj počas nútených zastávok počas cesty (článok 11 Pravidiel pracovných ciest). Napríklad zamestnanec išiel na pracovnú cestu v nedeľu a vrátil sa nasledujúci týždeň v sobotu. Denné diéty za sobotu a nedeľu sa vyplácajú.

Denné diéty za jednodňové pracovné cesty v rámci Ruska sa nevyplácajú, ale zamestnávateľ má právo poskytnúť náhradu v miestnych predpisoch organizácie výmenou za denné diéty za takéto cesty. Prečítajte si viac o denných náhradách za jednodňové pracovné cesty ďalej v tomto článku.

na 9 dní - 40 eur za deň;
za 1 deň návratu do Ruska - 700 rubľov.

Výmenný kurz (podmienečne) euro:

v deň vydania zálohy (30. mája) - 70 rubľov. za 1 euro;
v deň schválenia predbežnej správy (14. júna) - 68 rubľov. za 1 euro.

Riešenie. Denná dávka sa zahrnie do výdavkov na daň z príjmov vo výške:

40 eur x 70 rubľov. x 9 dní = 25 200 rub.

Denná dávka v Rusku = 700 rubľov.

Celkom: 25 200 rub. + 700 rubľov. = 25 900 rubľov.

Výška denného príspevku na pracovné cesty v Rusku a zahraničí

Spoločnosť má právo sama rozhodnúť, koľko zaplatí zamestnancom za deň pracovnej cesty (článok 168 Zákonníka práce Ruskej federácie). Výška dennej diéty pri pracovných cestách musí byť pevne stanovená v interných dokumentoch organizácie, napríklad v predpisoch o pracovných cestách.

Účtovníci vedia asi 700 a 2 500 rubľov. — ak denná dávka nepresiahne tieto sumy, nebudete musieť z týchto súm platiť daň z príjmu fyzických osôb. Niektoré spoločnosti preto pre pohodlie zavádzajú tieto denné dávky. To však vôbec neznamená, že organizácia môže stanoviť dennú dávku pre zamestnancov na 700 a 2 500 rubľov. a ani o rubeľ viac či menej. Môžete napríklad nastaviť dennú dávku najmenej 4 000 rubľov. za každý deň služobnej cesty v Rusku, ale potom od 3 300 rubľov. budete musieť zraziť daň z príjmu fyzických osôb (4 000 rubľov - 700 rubľov = 3 300 rubľov).

Vo všeobecnosti denné diéty vyplácané zamestnancovi nepodliehajú dani z príjmu fyzických osôb, ak ich výška nepresahuje:

700 rub. — za každý deň služobnej cesty v Rusku;

2 500 rubľov. - za každý deň pri ceste do zahraničia.

Záver: Neexistuje žiadny denný limit ako taký pre komerčné organizácie. Existujú iba sumy, ktoré nepodliehajú dani z príjmu fyzických osôb (700 a 2 500 rubľov). Koľko by ste teda mali platiť za diéty? Rozhodnite sa sami (opravte rozhodnutie v interných dokumentoch organizácie).

Ako vypočítať dni pracovnej cesty, za ktoré musíte zaplatiť denné diéty

Ak zamestnanec ide na služobnú cestu osobným a služobným autom, potom môžete počítať dni pomocou poznámky. Zamestnanec ho musí poskytnúť pri návrate z pracovnej cesty spolu s dokladmi potvrdzujúcimi použitie dopravy na cestu do miesta pracovnej cesty a späť (nákladný list napr. na tlačive č. 3), faktúrami, pokladničnými blokmi, pokladničnými dokladmi atď. dokumenty potvrdzujúce trasu). V ostatných prípadoch je počet dní, za ktoré treba vyplatiť denné diéty, určený cestovnými dokladmi.

Denná dávka v cudzej mene

Pri pracovných cestách mimo Ruskej federácie platíte denné diéty vo výške stanovenej v interných dokumentoch spoločnosti.

Denná náhrada za jednodňovú pracovnú cestu

Podľa zákona nie je stanovená minimálna doba cesty. Cesta v mene zamestnávateľa môže byť jednodňová. Takúto cestu organizujeme ako viacdňovú pracovnú cestu (vystavíme objednávku a do časového výkazu uvedieme príslušnú značku: „K“ alebo „06“).

Potom sa zamestnanec hlási na cestu. Zamestnávateľ mu prepláca výdavky, napríklad cestovné, ako aj ďalšie dohodnuté sumy. Existuje denná dávka? Podľa zákona denné diéty na „minivýlety“ v Rusku nie sú platené. Nechať zamestnanca úplne bez peňazí aj na jednodňovej pracovnej ceste nie je najlepší nápad, aj keď je to legálne. Ako sa môžete dostať zo situácie?

Platby za jednodňové pracovné cesty namiesto denných diét

Zamestnávateľ môže na základe vlastného rozhodnutia vyplatiť zamestnancovi určitú sumu namiesto denných diét.

Denný príspevok na jednodňové pracovné cesty:

v zahraničí - vo výške 50% denného príspevku na zahraničné pracovné cesty stanoveného v miestnych dokumentoch spoločnosti;

v Rusku - vo všeobecnosti sa nevyplácajú, ale môžete si sami nastaviť platbu zamestnancovi.

Daň z príjmu fyzických osôb z denných diét za jednodňové pracovné cesty

Predtým bola kontroverzná situácia so zdaňovaním denných diét a náhradou iných výdavkov pri jednodňových pracovných cestách. Dnes môžeme s istotou povedať, že situácia sa stabilizovala a všeobecný trend je takýto: platby za jednodňové pracovné cesty nepodliehajú dani z príjmov fyzických osôb. Pozície rôznych oddelení sa však líšia:

Stanovisko Ministerstva financií Ruskej federácie: zdokladované výdavky spojené s jednodňovou pracovnou cestou (napríklad výdavky na stravu) nemusia byť predmetom dane z príjmov fyzických osôb v plnej výške. Ak takéto výdavky nie sú ničím podložené, sú oslobodené od dane až do výšky 700 rubľov. na domáce ruské služobné cesty a 2 500 rubľov. pri zahraničnej jednodňovej pracovnej ceste (List Ministerstva financií Ruska zo dňa 1. marca 2013 č. 03-04-07/6189).
Stanovisko Najvyššieho arbitrážneho súdu Ruskej federácie: peňažné prostriedky vyplácané zamestnancovi (tzv. denné diéty) nie sú takými z hľadiska definície obsiahnutej v pracovnoprávnych predpisoch, avšak vzhľadom na ich zameranie a ekonomický obsah ich možno uznať ako náhradu iných výdavkov spojených s pracovnou cestou, vykonaných s povolením alebo vedomím zamestnávateľa, v súvislosti s ktorým nie sú príjmom (ekonomickým benefitom) zamestnanca podliehajúceho dani z príjmov fyzických osôb (uznesenie Prezídia Najvyššieho rozhodcovského súdu Ruskej federácie zo dňa 11. septembra 2012 č. 4357/12).

Denný príspevok na pracovné cesty do krajín SNŠ

Osobitným prípadom sú služobné cesty do krajín SNŠ (napríklad Kazachstan, Bielorusko atď.). Pri takýchto služobných cestách si do pasu nedávajú značky o prekročení hraníc. Denné náhrady za tieto cesty sa vypočítavajú osobitným spôsobom: dátum prekročenia hranice je určený cestovnými dokladmi (článok 19 vyhlášky č. 749 „O špecifikách vysielania pracovníkov na pracovné cesty“).

Hlásenie o dennej náhrade pri pracovnej ceste

Pri návrate z pracovnej cesty je zamestnanec povinný do troch pracovných dní poskytnúť zamestnávateľovi:

predbežné hlásenie o sumách vynaložených v súvislosti s pracovnou cestou;
doplatok preddavku na cestovné výdavky, ktorý mu bol vystavený pred odchodom na pracovnú cestu (bod 26 Poriadku o pracovných cestách č. 749).

Ako súčasť zálohového dokladu s Zamestnanec nie je povinný vykazovať ani diéty za pracovné cesty v rámci Ruska, ani diéty za pracovné cesty mimo Ruskej federácie, ani za jednodňové či iné pracovné cesty. Neexistujú žiadne podporné dokumenty pre denné dávky. Zamestnávateľ vypláca dennú dávku x rubľov, zamestnanec ju míňa podľa vlastného uváženia.

K ďalšej úprave pravidiel vysielania zamestnancov podniku na pracovné cesty by malo dôjsť v roku 2016. Tentoraz zmeny ovplyvnia denné výdavky.

Uznesenie Ministerstva financií o pracovných cestách

Navrhované zmeny sa uskutočnia podľa vypracovaného ministerstva financií Uznesenie č.749, ktorý upravuje špecifiká vysielania zamestnancov na pracovné cesty.

Ministerstvo financií pripravuje aj ďalšie zmeny niektorých predpisov, ktoré by mali pomôcť optimalizovať postup pri preplácaní výdavkov zamestnancov pri pracovných cestách. Toto znenie uznesenia ukladá podnikateľom povinnosť uhrádzať okrem výdavkov vynaložených na pracovnú cestu aj denné diéty, ktoré poskytujú náhradu rôznych menších výdavkov. Nové vydanie na rozdiel od predchádzajúcej verzie dokumentov počíta so zrušením denný príspevok na služobné cesty po Ruskej federácii. Zároveň pre cudzincov. cestovné náhrady denných diét ostanú v rovnakej výške (od 39 do 64 dolárov).

Preddavky na služobné cesty

Doterajší postup pri preplácaní cestovných výdavkov sa nezmení. Napriek tomu, že denné diéty budú zrušené, podniky budú mať tiež právo ich vydávať vopred. Na základe vopred stanovených súm denných výdavkov sa môžete orientovať pri určovaní sumy, ktorá sa má zaplatiť. Ak podnik nestanovil dennú sumu, bude možné zamerať sa na limit, ktorý nepodlieha dani z príjmu fyzických osôb. Na základe ustanovení je jeho veľkosť 700 rubľov.

Ak už mal podnik stanovený limit na denné platby, potom po nadobudnutí účinnosti zmien a doplnkov bude potrebné vydať podniku príkaz, ktorým sa denné diéty rušia. Dôvody na vydanie takéhoto príkazu budú uznesenie č.749.

Je potrebné cestovné povolenie?

Publikovaný Vyhláška vlády Ruskej federácie č. 1595, urýchlil dlho očakávané zrušenie cestovné osvedčenia. Odteraz odpadá povinnosť nosiť so sebou preukaz totožnosti a neustále ho pečiatkovať v hoteloch a rôznych podnikoch pre vyslaných pracovníkov. Na potvrdenie cesty už postačujú cestovné lístky, ktoré obsahujú dátum a čas pracovnej cesty.

Dôvodom zrušenia certifikátu je jeho úplná duplicita príkazom vedúceho zamestnanca vyslať zamestnanca na pracovnú cestu. Úlohu, ktorú plnil cestovný list, bude po novom plniť jeden doklad - vydaný príkaz konateľa. Môže to byť "klasické" objednať vo forme resp, ako aj akékoľvek iné rozhodnutie konateľa, ktoré musí byť formalizované písomnou formou.

Tí zamestnanci, ktorí sú vyslaní mimo Ruska, nepotrebujú osvedčenie, pretože to bude potvrdené značkou obsiahnutou v medzinárodnom pase o prekročení hranice. Zrušenie tohto primárneho dokumentu výrazne zníži záťaž účtovníkov a pomôže znížiť náklady pre podniky, najmä tie malé.

Rezolúcia č.1595 predstavuje ďalší nový dokument - poznámka, ktorý nahrádza cestovný doklad. Jeho nevyhnutnosť je spôsobená prípadmi, keď zamestnanec ide na pracovnú cestu osobnou dopravou, pričom forma vyhotovenia tohto dokladu je ľubovoľná. Jedinou podmienkou je povinné uvedenie dátumu začiatku a konca cesty.

Doklady potvrdzujúce, že cesta bola vykonaná osobnou dopravou, sú priložené k memorandu. Toto sú: nákladný list, šeky na platby za palivo atď Okrem iného nebude potrebné dirigovať denník príchodov a odchodov zamestnancov na pracovné cesty (Uznesenie č.771).

Dnes sa teda podnik môže samostatne rozhodnúť, či použije cestovné osvedčenie alebo nie a akú formu na to použije. Ako základ môžeme vychádzať z doteraz používaného, ktorý schválil Štátny výbor pre štatistiku uznesením č. 1 z 1.5.2004.

Dôvod zrušenia cestovného povolenia

Podstatou dokumentu, ktorým sa navrhuje vykonať zmeny právnej úpravy otázok súvisiacich s pracovnými cestami, je, že koncepcia denné výdavky vyplácané zamestnancovi v určenej výške. Teda ak pracovná cesta sa vykonáva po celom Rusku, potom sa okrem nákladov spojených s cestovaním a bývaním preplatia len tie výdavky, ktoré budú zdokladované. Pevné denné dávky sa už nebudú vyplácať. Na základe štatistických údajov zozbieraných za Rusko ruské podniky v minulom roku zaradili medzi svoje výdavky, ktoré znižujú zdaniteľné príjmy, denné výdavky, ktorých výška predstavuje viac ako 60 miliárd rubľov.

Tak ako doteraz, aj tento rok je zamestnávateľ povinný pri preplácaní cestovných výdavkov, ktoré mu vznikli, zamestnancovi vyplatiť denné diéty (dodatočné výdavky spojené s pobytom mimo miesta trvalého bydliska). V roku 2016 neboli zavedené žiadne nové pravidlá týkajúce sa denných diét pri pracovných cestách.

Diéty ako súčasť cestovných nákladov

Časť 1 čl. 168 Zákonníka práce Ruskej federácie určuje rozsah výdavkov vyslaného pracovníka, ktoré zamestnávateľ prepláca. Obsahuje:

cestovné náklady na pracovnú cestu a späť;
platba za prenájom obytných priestorov (hotel, súkromné bývanie atď.);
samotná denná dávka sú ďalšie výdavky spojené s bývaním mimo miesta trvalého bydliska;
iné výdavky, ktoré zamestnanec vynaložil s povolením alebo vedomím zamestnávateľa.

To znamená, že diéty sú súčasťou cestovných nákladov, ktoré majú svoje vlastné charakteristiky.

Zloženie cestovných nákladov sa môže v blízkej budúcnosti zmeniť. Vláda z neho plánuje vyňať denné diéty za služobné cesty v rámci Ruskej federácie a ponechať ich len na zahraničné služobné cesty.

Čo je zahrnuté v denných cestovných nákladoch

Zákon neupravuje, na čo môže zamestnanec minúť denné diéty.

Na základe bodu 10 Predpisu o špecifikách vysielania zamestnancov na pracovné cesty schválené. Nariadením vlády Ruskej federácie z 13. októbra 2008 N 749 sa zamestnancovi vyplácajú denné diéty s cieľom kompenzovať mu nepríjemnosti spojené s pobytom mimo jeho bydliska. Ide najmä o náklady na stravovanie zamestnanca na pracovnej ceste. Ale môžu to byť aj ďalšie výdavky, ktoré zamestnanec podľa vlastného uváženia považuje za potrebné na vytvorenie pohodlného pobytu mimo domova.

O tomto druhu cestovného nemusí zamestnanec účtovať. To znamená zbierať a predkladať zamestnávateľovi účtenky zo stravovacích zariadení a pod. nevyžaduje sa. A zamestnávateľ je zbavený práva kontrolovať primeranosť týchto výdavkov.

Zákon preto nešpecifikuje, čo presne zahŕňa pojem „denná náhrada za pracovnú cestu“.

Denná náhrada za pracovné cesty

Pre komerčné organizácie nie je výška dennej diéty ustanovená zákonom. Postup vyplácania cestovných výdavkov vrátane denných diét a ich výšky by mal určiť kolektívna zmluva alebo miestne predpisy organizácie (článok 167 Zákonníka práce Ruskej federácie). Zvyčajne ide o cestovný poriadok alebo rovnomennú objednávku.

Daňová legislatíva (odsek 12 odsek 3, článok 217 daňového poriadku Ruskej federácie) však určuje maximálnu výšku denného príspevku, ktorý nepodlieha dani z príjmu fyzických osôb: 700 rubľov. na služobné cesty po Rusku 2500 rubľov. pri cestovaní do zahraničia. Pri prekročení týchto súm je zamestnávateľ povinný zraziť zamestnancovi daň z príjmov fyzických osôb.

Z tohto dôvodu mnohé organizácie vo svojich miestnych predpisoch o pracovných cestách stanovujú presne tieto sumy ako denné diéty, hoci odchýlka od nich v akomkoľvek smere nebude porušením zákona.

Výška dennej náhrady za pracovné cesty sa v roku 2016 oproti predchádzajúcim obdobiam nezmenila.

Úhrada denných nákladov na pracovné cesty

Legislatíva neurčuje presné načasovanie platenia preddavku na pracovnú cestu. Podmienka je len jedna – túto zálohu je potrebné zaplatiť pred začiatkom zájazdu.

Musíte vedieť, že zamestnanec má právo odmietnuť pracovnú cestu z dôvodu nezaplatenia preddavku; toto odmietnutie sa nebude považovať za porušenie pracovnej disciplíny.

Postup a termíny vyplácania denných diét za pracovné cesty (ako aj cestovných výdavkov všeobecne) je vhodné upresniť v miestnom predpise o pracovných cestách.

Platba týchto súm zamestnancovi môže byť vykonaná buď v hotovosti v pokladni organizácie alebo prevodom prostriedkov na bankovú mzdovú kartu zamestnanca. Toto označenie musí byť zakotvené aj v cestovných poriadkoch organizácie.

Inak tomu nie je ani pri vyplácaní denných náhrad za pracovné cesty v roku 2016.

Posledná úprava: jún 2019

Prítomnosť mimomestských dodávateľov a nákupcov, zastupiteľských úradov a pobočiek bez štatútu právnických osôb si vyžaduje, aby podniky pravidelne cestovali zamestnancov na územie iných obývaných oblastí. S náležitou dokumentáciou a potvrdením účelu súvisiaceho s výrobnou činnosťou organizácie sa cesta považuje za pracovnú cestu. Účtovníci budú musieť odpovedať na otázky: kedy a ako sa platí služobná cesta? Ako sa vypočíta mzda na pracovnej ceste?

Legislatívna úprava

Podľa Zákonníka práce (ZP) Ruska (článok 166) je pracovnou cestou cesta zamestnanca na príkaz zamestnávateľa do iného miesta na vykonanie konkrétnej individuálnej úlohy na určité obdobie (uzavieranie zmlúv, sprevádzanie nákladu). , účasť na seminároch a sympóziách, kontrola činnosti podriadených organizácií). Ak ide o cestovateľský charakter (geológovia, kamionisti, práca na zmeny), potom sa cesta nepovažuje za pracovnú cestu.

Zákonník práce Ruskej federácie zaručuje náhradu cestovných výdavkov (článok 167) a upravuje zoznam (článok 168):

Platba za cestu po predložení podporných dokladov pre skutočné výdavky nepresahujúce náklady:
- po železnici - oddielový vozeň osobného alebo rýchlika;
- lietadlom - kabína ekonomickej triedy;
- motorovou dopravou – verejným dopravným prostriedkom s výnimkou taxíkov.

Výdavky na prenájom priestorov - faktúra od hotela obsahujúca podrobnosti:
- názov organizácie alebo jednotlivca s uvedením príslušných individuálnych údajov;
- informácie o poskytovanej izbe a rozsahu služieb (ak je súčasťou stravy, treba to napísať na samostatný riadok);
- ceny za deň, počet dní a celkové náklady.

Diéty – výdavky preplácané podnikom alebo podnikateľom za každý celý alebo čiastočný kalendárny deň cesty, bez ohľadu na prevádzkový režim, vrátane víkendov, sviatkov a času cesty. Podľa článku 217 daňového poriadku Ruskej federácie v roku 2018, s cieľom vyhnúť sa dani z príjmu fyzických osôb, prírastok denných diét nemôže presiahnuť:
- v Ruskej federácii - 700 rubľov;
- v blízkom a ďalekom zahraničí - 2500 rubľov.

Podnik má právo stanoviť akúkoľvek výšku denných diét v miestnych interných dokumentoch, avšak z nadmernej sumy je potrebné zraziť daň z príjmu fyzických osôb a vypočítať príspevky do dôchodkového fondu a fondu sociálneho poistenia, ako aj vylúčiť z výdavkov, ktoré znížiť zdaniteľný zisk.

Dokumentovanie

Miestnym interným dokumentom, ktorý pre podniky a podnikateľov odporúčajú vedúci redaktori a audítori, sú vypracované „Nariadenia o služobných cestách“. V doklade je dôležité uviesť výšku dennej diéty, tok dokladu, koľko dní pred cestou sa vydávajú cestovné náhrady v časti zálohy. Formálne môže byť záloha na nákup cestovných lístkov vystavená ihneď po vytvorení objednávky.

Od 1.8.2015 sú cestovný list, pracovné zaradenie a protokol o pracovnej ceste nepovinnými dokladmi. Cesta sa riadi príkazom manažéra a predbežným hlásením, ktoré si vyžaduje veľkú pozornosť a prehľadnosť pri spracovaní.

Objednávka služobnej cesty

Dokumentácia o pracovnej ceste sa začína vykonaním objednávky od vedúceho podniku, vrátane:

Celé meno a pozícia zamestnanca;
účel cesty;
trvanie cesty;
lokalita;
problémy, ktoré je potrebné riešiť.

Účtovníctvo na základe objednávky posúdi cestovné dni podľa počtu, vystaví za ne denné diéty a uhradí predpokladané náklady na nákup prepravných dokladov.

Ak je potrebné meškanie, vedúci vytvorí dodatočný príkaz na predĺženie trvania cesty.

Predbežná správa

Premietnutie výdavkov do účtovníctva, úhrada pracovnej cesty a záverečná platba účtovníkovi sa uskutočňuje na základe zálohovej správy, ktorá sa predkladá na učtárne do 3 pracovných dní po príchode.
K správe sú priložené sprievodné dokumenty:

prepravné lístky;
faktúry, šeky a potvrdenky;
provízne poplatky;
poplatok za získanie dokumentácie;
náklady na výmenu meny;
preprava batožiny a platba za úschovu batožiny;
doklady o pobyte;
kópia medzinárodného pasu so značkami hraničného prechodu;
nákladné listy pri cestovaní a potvrdenky z čerpacích staníc.

Po kontrole správy účtovníkom a schválení manažérom sa nadmerné výdavky finančných prostriedkov vrátia do pokladne podniku a dlh sa vyplatí zamestnancovi. Ak je pracovná cesta pohyblivá, v ktorom mesiaci majú byť výdavky časovo rozlíšené a premietnuté do účtovníctva sa preukazuje dátumom schválenia správy, ktorá tvorí účtovné zápisy.

Výpočet cestovných náhrad

Prostriedky vydané na účet zamestnancovi počas služobných ciest v zahraničí môžu byť buď v ruských rubľoch, alebo v mene krajiny, do ktorej je zamestnanec vyslaný. Po príchode sa vykoná prepočet podľa kurzu národnej banky. Pri cestovaní na rôzne obdobia existuje aj množstvo nuancií.

Jednodňová služobná cesta

Keďže minimálnu dĺžku trvania pracovnej cesty zákon neustanovuje, zamestnávateľ má právo vyslať zamestnanca na jeden deň do inej lokality. Ak sa potvrdí súvislosť s ekonomickou činnosťou, takáto cesta sa uzná ako pracovná cesta s úhradou cestovného.

V porovnaní s bežnými nuansami je to, že na jednodňovú pracovnú cestu sa v Rusku neposkytujú denné diéty a na zahraničnú cestu nie viac ako 50% súm stanovených miestnymi dokumentmi.

Formálne sa ukazuje, že spoločnosť nemôže vyplácať kompenzáciu bez toho, aby nepodliehala dani z príjmu fyzických osôb a sociálnym odvodom. Odporúča sa vytvoriť v interných dokumentoch klauzulu, ktorá vysvetľuje nedostatok ekonomického prospechu zamestnanca, čím sa vyhne dani z príjmu fyzických osôb. Nepriamym potvrdením na obhajobu tohto stanoviska je list Ministerstva financií Ruskej federácie zo dňa 3.1.2013 č. 03-04-07/6189.

Pracovná cesta presahujúca dennú diétu

Podnik má prostredníctvom interného administratívneho dokumentu právo štandardizovať výšku denných diét smerom nadol aj nahor. Konkrétna suma je stanovená v pracovnej zmluve so zamestnancom a môže byť medzi zamestnancami diferencovaná.

Napríklad zamestnanec odišiel na pracovnú cestu 10.05.2018 o 23:15 a prišiel 14.10.2018 o 00:45, denná diéta podľa vnútorného predpisu je 900 rubľov. potom:

Počet dní je 10, keďže do výpočtu sú zahrnuté 05.10 a 14.10.
Denná dávka presahujúca limit: (900-700)*10=2000 rubľov;
Daň z príjmu fyzických osôb: 2000*0,13=260 rubľov.

Okrem dane z príjmu fyzických osôb je potrebné časovo rozlišovať aj dane z denných diét nad limit do sociálnych fondov okrem úrazov a nezahŕňať ich do nákladov tvoriacich zdaniteľný zisk.

Rotujúca služobná cesta

V praxi často nastávajú situácie, keď zamestnanec odchádza na pracovnú cestu v jednom mesiaci a vracia sa v inom vykazovacom období. Ak cesta ide do ďalšieho mesiaca, ako zaplatiť pracovnú cestu, kedy a v akej výške ju zahrnúť do výdavkov? Existujú nejaké obmedzenia týkajúce sa platenia zálohy? – otázky, ktoré vznikajú pre účtovníkov.

Napríklad výrobný pracovník odišiel 28.9.2018 do susednej lokality a podľa objednávky prišiel 3.10.2018. Predložil cestovný lístok z 28. septembra na odlet v hodnote 1 500 rubľov bez DPH a zo dňa 3. októbra na vstup v hodnote 1 400 rubľov a hotelový účet na sumu 5 000 rubľov. Dňa 27. septembra 2018 mu bol poskytnutý preddavok vo výške 6 000 rubľov v hotovosti. Denný príspevok je 500 rubľov podľa pracovnej zmluvy. Správa bola podaná dňa 4.10.2018.

Účtovné zápisy sú uvedené v tabuľke:

Plat a cestovanie

Mzda pracovníka v cestovnom ruchu sa vypočítava na základe priemerného zárobku. Za výpočtové obdobie sa považuje kalendárny rok predchádzajúci mesiacu začiatku cesty alebo počet mesiacov, ak v spoločnosti pracuje menej ako rok. Príplatky za dovolenku, nemocenská dovolenka a prestoje sú z výpočtu vylúčené.

Ak pracovný čas na pracovnej ceste zodpovedá pracovnému času v podniku, potom sa technicky vypočíta:

priemerná denná mzda: celková mzda prijatá za rok sa vydelí počtom skutočne odpracovaných dní;
mzdový fond: priemerný denný zárobok vynásobený počtom pracovných dní počas cesty;
Ak je platba na základe priemerného zárobku výrazne nižšia ako tarifná sadzba alebo služobný plat, potom je možný doplatok až do primeranej výšky s výhradou zohľadnenia v interných dokumentoch.

Ak je zamestnanec zapojený do pracovných povinností počas sviatkov a víkendov, Zákonník práce stanovuje dvojnásobnú platbu. Ak sa výrobná udalosť zaznamená v deň pracovného pokoja, potom sa za tento deň mzda vypočíta v dvojnásobnej sadzbe alebo sa poskytne ďalší deň odpočinku.

Znalosť právnych aspektov časového rozlíšenia a úhrady cestovných nákladov umožňuje kompetentne vybudovať reťazec „personálna evidencia – účtovníctvo – zamestnanec – rozpočet“, vysoko produktívne pracovať s kontrolnými štruktúrami a optimalizovať účtovníctvo a zdaňovanie.

Bezplatná otázka pre právnika

Potrebujete poradiť? Položte otázku priamo na stránke. Všetky konzultácie sú bezplatné. Kvalita a úplnosť odpovede právnika závisí od toho, ako úplne a jasne opíšete svoj problém.

Pri vyslaní na pracovnú cestu je zamestnávateľ povinný zamestnancovi okrem udržiavania jeho priemerného zárobku uhrádzať aj náklady na nájomné, cestovné, ubytovanie a tiež vyplácať diéty za každý deň pracovnej cesty. Tieto náklady je možné zohľadniť pri výpočte dane z príjmov len vtedy, ak sú ekonomicky opodstatnené a zdokladované.

V roku 2015 došlo k výrazným zmenám v pravidlách evidencie služobných ciest, odbúrali sa cestovné listy, knihy jázd zamestnancov na týchto cestách a potreba vyhotovovania pracovného zaradenia a správy o jeho plnení. Spresnil sa aj postup potvrdenia času a skutočnosti na pracovnej ceste. Tieto zmeny výrazne obmedzili papierovanie a uľahčili život nielen zamestnávateľom, ale aj ich zamestnancom. Ale zrejme nie na dlho. Ministerstvo financií plánuje v budúcom roku novelizovať uznesenie vlády upravujúce postup pri vysielaní zamestnancov na pracovné cesty.

Hovoríme najmä o cestovných výdavkoch: Ministerstvo financií navrhuje v roku 2016 denné diéty úplne zrušiť. Predpokladá sa, že tieto zmeny sa dotknú iba denných náhrad za cesty v rámci Ruska a neovplyvnia zahraničné pracovné cesty. Samotné platby, samozrejme, zakázané nebudú, no ich daňové priznanie ako daň z príjmu prijatím týchto noviel nebude fungovať, navyše daň z príjmu a poistné bude potrebné vypočítať z vynaložených nákladov. Stojí za zmienku, že regulačné orgány zatiaľ oficiálne nepotvrdili ani nekomentovali prijatie týchto zmien, takže je príliš skoro s istotou povedať, že budú prijaté. Preto sa oplatí podrobne sa venovať tohtoročným cestovným výdavkom.

Náklady na služobné cesty

Postup, výšku náhrady a znaky uznávania jednotlivých výdavkov určuje kolektívna zmluva alebo miestny zákon organizácie.

Cestovné náklady

Zamestnávateľ je povinný uhradiť cestovné náklady na pracovnú cestu a späť.

Pri cestovaní verejnou dopravou:

Na cestu do miesta pracovnej cesty;
Vydávanie cestovných lístkov;
Náklady na bielizeň v diaľkových vlakoch

Do nákladov na zisk môžete započítať aj náklady na železničný lístok na luxusný vlak so zohľadnením doplnkových služieb (strava, tlačoviny, posteľná bielizeň atď.), ak sú zahrnuté v cene lístka.

Na potvrdenie cestovných výdavkov musí zamestnanec predložiť tieto dokumenty:

Lístky (letecké, vlakové, autobusové);
Palubný lístok (na lety);
Itinerár/potvrdenie a palubný lístok (ak si kúpite elektronický lístok)

V prípade straty letenky (palubnej vstupenky) môže byť potvrdením duplikát cestovného dokladu, kópia kópie vyžiadaná od prepravnej spoločnosti alebo iný doklad s údajmi o cestujúcom, čísle letu, čase odletu a príletu. .

Ak sa čas odchodu zamestnanca nezhoduje s dátumom nástupu na pracovnú cestu (napr. zamestnanec odišiel v sobotu a nástup na pracovnú cestu v pondelok), ministerstvo financií vo svojom Liste zo dňa 20.11. 2014 umožnilo zohľadniť tieto náklady pre účely dane zo zisku. Ak zamestnanec zotrvá v mieste pracovnej cesty na dovolenke, náklady na spiatočnú cestu nie je možné zahrnúť do výdavkov dane z príjmov.

Pri cestovaní taxíkom

Účtovanie cestovných nákladov na účely zdanenia zisku je možné aj z hľadiska nákladov pri ceste do a z miesta pracovnej cesty taxíkom. Možnosť využitia taxislužby je lepšie zaregistrovať v miestnom akte organizácie s uvedením dôvodov, prečo je možné využiť tento druh dopravy, medzi ktoré môže patriť napríklad neschopnosť splniť zadané úlohy z dôvodu prerušenia premávky. , nabitý pracovný program, neskorý odchod, nedostatok inej dopravy a pod.)

Podporné dokumenty v tomto prípade budú:

Pokladničný doklad;

potvrdenie o platbe za taxislužbu (vydané na prísnom ohlasovacom formulári s potrebnými údajmi)

Pri osobnom cestovaní (služobná doprava, auto tretej strany)

V tomto prípade bude potvrdením o výdavkoch bloček, ktorý bude odrážať skutočnú dĺžku pobytu na pracovnej ceste. K tejto poznámke musia byť priložené doklady potvrdzujúce použitie dopravy: účtenky za nákup PHM a mazív, nákladné listy, účtenky atď.) Taktiež možnosť využitia osobnej dopravy by mala byť špecifikovaná v miestnom akte organizácie.

Náklady na prenájom

Povinnosť náhrady životných nákladov je upravená aj Zákonníkom práce a Poriadkom o pracovných cestách. Patria sem náklady na nájomné bývanie:

na ruskom území;
na území cudzích krajín
doplnkové služby (používanie práčovne, žehlenie, internet, TV, chladnička)

Pri pobyte v hoteli

Náklady na používanie sauny, baru, reštaurácie a fitnes klubu sa nevracajú.

Dokladom o výdavkoch na prenájom bývania je:

Pokladničný doklad

Potvrdenie (na prísnom formulári hlásenia)

Pri bývaní v byte prenajatom zamestnávateľom

Potvrdením v tomto prípade bude objednávka na odoslanie na pracovnú cestu, nájomná zmluva, pokladničné bloky potvrdzujúce úhradu nájomného. Úhradou sú aj náklady na úhradu energií počas pracovnej cesty.

Cestovné náklady: denné diéty v roku 2015

Diéty sa uznávajú ako dodatočné výdavky spojené s ubytovaním zamestnanca vyslaného na pracovnú cestu, ktorý sa nemôže každý deň vrátiť domov. Náhrada sa im poskytuje za každý deň pracovnej cesty vrátane víkendov a sviatkov, ako aj za dobu práceneschopnosti, ktorá nastala počas pracovnej cesty.

Pri cestovaní v rámci Ruska sa denné diéty vyplácajú v mene Ruskej federácie a pri cestách do zahraničia v cudzej mene. Samostatne stojí za zmienku deň prekročenia hranice. Pri ceste do cudziny sa za deň prekročenia ruských hraníc platí cudzou menou a pri ceste do Ruska naopak rubľmi. Dátumy prechodu hraníc sú určené značkami v medzinárodných pasoch.

Ak je zamestnanec poslaný do oblasti, odkiaľ sa môže denne vracať domov, diéty mu nemusia byť vyplatené. Táto otázka je na rozhodnutí manažéra. V každom konkrétnom prípade rozhodne, či je vhodné, aby sa zamestnanec vrátil domov s prihliadnutím na čas strávený cestovaním, prepravné podmienky a pod. Ak po dohode s vedúcim pracovník zostane v danej oblasti, potom náklady na prenájom bývania podliehajú preplateniu, ak sú zdokladované.

Po určení toho, čo je zahrnuté v denných cestovných nákladoch, poďme zistiť ich veľkosť.

Denná dávka môže byť ľubovoľná, no jej výška musí byť premietnutá do kolektívnej zmluvy alebo miestneho zákona. Treba poznamenať, že dani z príjmu nepodlieha celá suma, ale prekročenie limitu nad daňový zákonník:

700 rub. na služobné cesty v Ruskej federácii;
2500 rubľov. na cesty do zahraničia

Tieto sumy nie sú predmetom poistného, ak sú zdokladované.

Príklad výpočtu:

Kravčenko I.P. bol vyslaný na služobnú cestu do Novgorodu od 1. do 10. augusta na 10 dní. Miestnym aktom organizácie je denný príspevok na služobné cesty v Rusku stanovený na 1 000 rubľov. Výška denného príspevku bola 10 000 rubľov. (1 000 RUR * 10 dní). Denný príspevok nepodlieha odvodom na poistenie, ale výška dane z príjmu fyzických osôb z týchto platieb bude 390 rubľov. (1000-700)*10*13%).

Bližšie informácie o postupe účtovania a druhoch cestovných výdavkov, dôsledkoch zrušenia cestovného listu a vlastnostiach náhrady jednotlivých výdavkov pri pracovnej ceste nájdete v nasledujúcom videu

Účtovanie cestovných nákladov

Ako všetky výdavky, aj cestovné náhrady je možné zohľadniť len vtedy, ak majú ekonomické opodstatnenie a listinné dôkazy.

Písomné dôkazy po zrušení cestovných povolení zahŕňajú:

Rozhodnutie zamestnávateľa o vyslaní zamestnanca na pracovnú cestu písomne.

Na vyplnenie objednávky môžete použiť jednotný formulár alebo si vypracovať vlastný a následne ho zabezpečiť vo svojich účtovných zásadách.

Predbežná správa zamestnanca o vynaložených sumách schválená manažérom

Určený dokument musí byť pripravený a predložený vedúcemu zamestnancovi najneskôr do troch dní odo dňa návratu na miesto výkonu práce.

V prípade nepredloženia zálohového hlásenia má vedúci zamestnanec právo po mesiaci, po uplynutí lehoty určenej na vrátenie zálohy, zadržať peňažné prostriedky vydané zamestnancovi proti hláseniu. To však možno urobiť len s písomným súhlasom samotného zamestnanca. V prípade odmietnutia je možné sumu vymáhať len súdnou cestou.

Ak tieto prostriedky nie sú zadržané, je potrebné za ich výšku účtovať poistné. Ak zamestnanec po uplynutí času predloží správu a doklady potvrdzujúce výdavky, organizácia má právo prepočítať základ na výpočet poistného, ako aj výšku časovo rozlíšených a zaplatených príspevkov. Okrem toho, ak neexistuje správa a podporné dokumenty, daň z príjmu fyzických osôb sa bude musieť vymerať z výšky finančných prostriedkov vydaných daňovníkovi.

Doklady potvrdzujúce skutočné vynaložené výdavky, najmä:
Na bývanie;
Inštrukcie;
Ďalšie výdavky

Taktiež platiteľ dane (organizácia) musí potvrdiť dobu pobytu svojho zamestnanca na pracovnej ceste. Určujú to cestovné doklady, ak sa stratia, tak doklady o prenájme bývania. Ak chýbajú, tak podľa dokladov obsahujúcich potvrdenie prijímajúcej strany o načasovaní pobytu (príchodu a odchodu) zamestnanca v mieste pracovnej cesty.

Cestovné - zaúčtovanie

V účtovníctve sa tieto náklady odrážajú takto:

Elektrické vedenie	Označenie prevádzky
	Vystavenie preddavku zamestnancovi na pracovnú cestu
D 26 (08, 20, 23, 44) - K 71	Účtovanie vynaložených nákladov

Zhrňme, čo bolo povedané:

V roku 2015, pri zrušení cestovného dokladu, sú podkladom na potvrdenie skutočnosti, že zamestnanec je na pracovnej ceste, cestovné lístky, doklady o nájomnom bývaní, alebo v prípade, že neexistujú oboje - doklad overený prijímajúcou stranou o prítomnosť zamestnanca na pracovnej ceste;
Potvrdením o výdavkoch je zase príkaz vedúceho na odoslanie a pracovnú cestu, zálohová správa a k nej priložené doklady potvrdzujúce vynaložené výdavky;
Cestovné výdavky zahŕňajú cestovné náklady, nájomné bývanie, denné diéty a iné výdavky vynaložené so súhlasom zamestnanca;
Norma na cestovné výdavky nie je ustanovená zákonom a možno ju plne akceptovať ako príjmové výdavky, ak je ekonomicky opodstatnená a zdokumentovaná.