Publications pour 71 comptes sous forme de tableau. Comptabilisation des règlements avec les personnes responsables. Exemple d'utilisation du compte

Dans le cadre de ses activités, un organisme peut remettre des sommes d'argent à ses employés pour tenir compte des dépenses associées aux activités de l'organisme. Les employés qui ont reçu des fonds en compte sont appelés personnes responsables. Comment sont comptabilisés les règlements avec les personnes responsables, quelles écritures comptables sont reflétées dans le compte 71 ?

Pour enregistrer les montants comptables, des comptes comptables actifs-passifs 71 sont utilisés. Les fonctionnalités des comptes actifs-passifs sont discutées en détail dans.

Chaque organisation doit établir un arrêté sur les personnes responsables, dans lequel il est nécessaire de fournir une liste nominative des employés à qui de l'argent peut être donné à titre d'acompte.

Comptabilité sur 71 comptes

Lorsqu'il reçoit des fonds de la caisse de l'organisation, un employé ne peut les dépenser que pour les besoins de cette organisation : frais de déplacement, besoins professionnels, etc.

L'argent est remis au responsable à partir de la caisse enregistreuse sur la base d'un ordre de caisse de dépenses ; voir un exemple de ce document primaire. Afin de recevoir de l'argent dans le rapport, l'employé doit écrire en indiquant le montant requis et la période pour laquelle l'argent est émis. La candidature est rédigée sous quelque forme que ce soit et certifiée conforme par le superviseur. Sur la base de cette demande, un mandat de caisse est établi et l'argent liquide est remis au responsable.

Vous pouvez émettre de l'argent à des fins de déclaration si deux conditions sont remplies :

• si le salarié est inscrit à l'arrêté des personnes responsables,
• si le salarié a entièrement remboursé les avances précédentes.

L'écriture reflétant le déblocage des espèces sur le sous-compte a la forme D71 K50.

Structure du compte 71 « Règlements avec personnes responsables »

Les dépenses payées à partir des montants comptables sont radiées du crédit du compte 71 au débit des comptes 10 « Matériels », 26 « Frais généraux » et autres, selon la nature des dépenses. Les soldes des sommes non utilisées restitués à la caisse sont amortis par les responsables au débit du compte 50 « Caissier ».

Une comptabilité analytique du compte 71 « Règlements avec les personnes responsables » est effectuée pour chaque acompte.

Dans la SARL le compte 71 est débité en correspondance avec les comptes :

Débit 71 Crédit 50 "Cash"

Pour le montant émis, respectivement, lorsque l'employé reçoit de l'argent pour payer des services de communication.

Débit 71 Crédit 73 "Règlements avec le personnel pour d'autres opérations"

Paiement par la personne responsable des biens et matériels pour l'organisation (moment de l'octroi du prêt)

Débit 71 Crédit 91 « Autres revenus et dépenses »

La différence de change se reflète au retour du responsable d'un voyage d'affaires à l'étranger ;

Le compte 71 « Règlements avec les personnes responsables » est crédité en correspondance avec les comptes :

Débit 10 "Matériaux" Crédit 71

Le montant des matériaux capitalisés achetés par le déclarant est reflété ;

Débit 19 "Taxe sur la valeur ajoutée des biens acquis" Crédit 71

La TVA reflétée sur la facture des pièces détachées achetées est prise en compte ;

Débit 20 « Production principale Crédit 71

Acquisition de biens matériels par une personne responsable ;

Débit 26 "Frais généraux professionnels" Crédit 71

Les fournitures de papeterie ont été achetées par la personne responsable ;

Débit 50 "Cash" Crédit 71

Pour les sommes restituées en caisse par le responsable qui n'ont pas été utilisées pendant le déplacement professionnel ;

Débit 60 "Règlements avec les fournisseurs et entrepreneurs" Crédit 71

La dette de l'organisation envers l'employé est reflétée sur la base du rapport préalable ;

Débit 70 « Règlements avec le personnel pour les salaires » Crédit 71

Pour les sommes retenues sur le salaire de la personne responsable ;

Débit 73 « Règlements avec le personnel pour autres opérations » Crédit 71

Si la pénurie persiste pendant plusieurs périodes de reporting ;

Débit 84 « Bénéfices non répartis (perte non couverte) » Crédit 71

Si le voyage d'affaires est de nature non productive et est financé sur ses fonds propres ;

Débit 91 "Autres revenus et dépenses" Crédit 71

Si le déficit de règlement avec la personne responsable ne peut être compensé.

Débit 94 « Pénuries et pertes dues aux dommages aux objets de valeur » Crédit 71

Si le salarié n'a pas rendu compte des fonds qui lui ont été remis ;

Débit 97 « Charges reportées » Crédit 71

Une licence pour exercer des activités par une entité responsable a été acquise.

Le registre de comptabilisation des transactions impliquant le mouvement des montants comptables et les règlements avec les personnes responsables est un journal-ordre - un registre combiné qui combine une comptabilité analytique et synthétique avec une forme linéaire d'enregistrement. Par conséquent, chaque montant émis pour le reporting se voit attribuer une ligne dans le journal des commandes, et au fur et à mesure que le rapport préalable est soumis, les montants inutilisés sont déposés à la caisse, ou de l'argent est reçu pour rembourser le dépassement de budget, les montants de ces transactions seront enregistrés. sur la même ligne. Parallèlement, le journal des commandes conserve le formulaire de saisie en damier, qui constitue la base du journal des commandes, en termes de déchiffrement du chiffre d'affaires au crédit du compte 71. Au verso de ce journal des commandes, regroupés des informations sont fournies sur le montant des dépenses de l'entreprise en voyages d'affaires pour le mois de référence à partir du début de l'année, ce qui est nécessaire pour déclarer et contrôler l'utilisation prévue des fonds.

La base pour remplir l'ordre de journal sont les ordres de réception de fonds pour les montants émis pour la déclaration, les rapports préalables pour les montants dépensés ; nouveaux ordres de caisse entrants ou sortants - pour les écarts dans les montants reçus et dépensés.

Chaque mois, les résultats du journal - commandes sont transférés au grand livre : chiffre d'affaires débiteur - selon les comptes correspondants, crédit - du montant total. Les données du grand livre sont transférées au bilan.

3. AMÉLIORATIONSCOMPTABILITÉ DES RÈGLEMENTS AVEC DES PERSONNES RESPONSABLES.

Lors des règlements avec des personnes responsables, de nombreuses contradictions différentes surviennent souvent dans l'attribution des dépenses des personnes responsables à l'un ou l'autre poste de dépense.

Les comptables se posent constamment des questions sur l'imputation ou non de certaines dépenses de déplacement professionnel au coût de revient. Par exemple, un salarié en déplacement professionnel, sur ordre du chef d'entreprise, doit l'informer quotidiennement par téléphone de l'avancement de la tâche. La question se pose de savoir par quelles sources financer les coûts des appels téléphoniques.

Les frais de conversations téléphoniques d'un travailleur détaché lui sont remboursés si un imprimé est fourni au service comptable de l'entreprise, joint à la facture par l'hôtel ou l'entreprise de communication, indiquant les numéros de téléphone que le voyageur d'affaires a appelé, ainsi qu'une note explicative. du voyageur d'affaires, qui décrypte l'identité des numéros de téléphone et la nature des conversations. Les dépenses liées aux conversations téléphoniques sont incluses dans les comptes de coûts sous la rubrique « prestations de communication ».

Si les appels téléphoniques sont payés à un employé sans fournir les documents spécifiés, ils sont alors imputés aux comptes de coûts sous le sous-compte « exclus du coût à des fins fiscales ». Les frais de production des conversations téléphoniques peuvent être indemnisés au salarié, mais comme l'indemnisation ne concerne pas les frais de déplacement et n'est pas prévue par la législation en vigueur, elle doit être réalisée sur le bénéfice restant à la disposition de l'entreprise après impôt et être incluse dans le revenu total imposable d'un particulier pour calculer l'impôt sur le revenu et les cotisations aux fonds extrabudgétaires.

Compte tenu de l'insuffisance de la base économique russe sur cette question, il peut être recommandé d'inclure les frais d'un employé en voyage d'affaires pour les appels téléphoniques dans l'indemnité journalière afin d'éviter des pénalités de la part du fisc.

Une attestation de déplacement ne peut être délivrée si le salarié doit revenir d'un déplacement professionnel à son lieu de travail permanent le jour même où il a été envoyé. Cependant, il est toujours recommandé de délivrer une attestation de déplacement, puisque le paragraphe 6 de l'instruction n°62 précise que le temps effectif passé sur le lieu du déplacement professionnel est déterminé par les mentions portées sur l'attestation de déplacement. En l'absence d'attestation de déplacement, des difficultés inutiles peuvent survenir avec l'inspecteur des impôts inspectant l'entreprise concernant la validité des indemnités versées au salarié. Une situation difficile survient lorsque les organisations achètent des actifs matériels (travaux, services) pour les besoins de production auprès d'entrepreneurs citoyens (y compris dans le commerce de détail).

Dans chaque entreprise, il est parfois nécessaire d'émettre des espèces aux employés à diverses fins, par exemple :

Avance pour frais de déplacement ;

Paiement d'avance pour les besoins administratifs et économiques, achat de stocks, pièces détachées, paiement des frais de port et frais divers.

Voyons donc qui a exactement le droit de recevoir des fonds sur un compte, quels sont les motifs nécessaires pour cela, comment rédiger correctement les documents et les opérations comptables pour l'émission d'argent, et également rédiger correctement un rapport préalable sur les dépenses engagées.

- Qui sont-ils?

Il existe des cas où un comptable inexpérimenté ou négligent écrit une somme d'argent aux représentants d'un fournisseur ou d'un client et l'affecte à 71 comptes comptables. La plupart du temps, les petites entreprises en sont coupables, estimant avoir ainsi réglé avec un créancier ou payé une commande. Il s’agit d’une violation flagrante des réglementations légalement établies.

Les personnes responsables sont nécessairement des salariés de l'entreprise. Par ailleurs, l'émission de l'acompte est précédée de la conclusion d'un accord de responsabilité avec le salarié, qui en détermine l'étendue et précise les droits et obligations des parties.

En règle générale, le cercle des personnes financièrement responsables et redevables est établi par le chef, en émettant un arrêté correspondant, mis à jour chaque année. La comptabilisation des règlements sur les montants d'avances reflète 71 comptes.

Frais de voyage

Les sommes d'argent comptables pour les frais de déplacement sont émises à partir de la caisse enregistreuse ou transférées sur la carte de l'employé sur la base d'une demande écrite avec la résolution du responsable. Bien entendu, dans ce cas, il n'est pas nécessaire de conclure un accord sur la responsabilité financière, car tout employé de l'entreprise peut partir en voyage d'affaires, et la base du voyage est un ordre de la direction, et le compte comptable 71 reflète le transactions.

Motifs de paiement d'acompte

Cette émission est réglementée par la législation en vigueur, et les règles de base de cette opération sont les suivantes :

Il est interdit d'établir des documents pour le paiement d'un acompte si le salarié n'a pas comptabilisé les sommes précédemment reçues ;

L'argent est émis sur demande visée par le gestionnaire avec une mention du montant du montant et de la durée pour laquelle il est émis ;

Un procès-verbal des dépenses engagées est établi et signé dans les 3 jours suivant la fin du déplacement professionnel ou l'expiration du délai fixé par le responsable.

Documenter

Ainsi, une fois les dépenses engagées, ou à l'arrivée d'un voyage d'affaires, le salarié est tenu de se présenter dans les 3 jours et de remettre au comptable un rapport préalable du formulaire AO-1 avec en pièce jointe les documents prouvant la viabilité des dépenses effectuées.

La note de frais calcule les totaux et affiche le résultat :

Il ne reste plus d’argent parce que tous les fonds ont été dépensés ;

Il y a un équilibre, puisque moins de dépenses ont été réalisées que prévu ;

Dépense excessive des fonds émis, car ils ont été dépensés en plus grande quantité.

Le solde est restitué à la caisse de l'entreprise via PKO et le montant des dépenses excédentaires est émis en personne via PKO. Toutes les transactions comptables pour les montants comptables sont reflétées dans 71 comptes comptables.

Si les règles établies par la loi ne sont pas respectées, le montant des fonds comptables est retenu sur le salaire ou comptabilisé comme un déficit et ensuite récupéré par décision de justice.

Comment fonctionne le compte

Le compte en question résume les informations sur les règlements avec les employés pour les fonds émis sur le compte. Ces montants sont débités du compte 71, correspondant aux comptes de trésorerie, par exemple 50 - « Cash ». Les montants de dépenses documentés sont radiés du crédit du compte 71 au débit des comptes de dépenses, par exemple 10 - « Matériaux », etc.

Les sommes non restituées par les salariés sont passées en pertes du crédit du compte 71 au débit du compte 94 - « Pénuries ». Par la suite, ces montants sont débités du crédit 94. Si la retenue sur salaire est impossible pour une raison quelconque, alors le compte 73 est débité et se pose la question de l'indemnisation de l'entreprise pour le préjudice causé.

A noter que la comptabilité analytique est tenue séparément pour chaque salarié avec la production obligatoire de résultats mensuels. La comptabilité mécanisée à l'aide du programme 1C permet d'établir le document nécessaire dans le cadre des montants émis ou radiés, de fixer une plage horaire ou de fixer une liste de personnes responsables, toutes les données sont regroupées par la fiche de compte 71. Le comptable doit rendre compte de chaque montant émis, en établissant un rapport préalable dans les délais impartis . Les analyses sont combinées dans un ordre de journal pour le compte 71, qui est compilé à la fin de la période de reporting.

Comptes comptables

Chaque rapport préalable est traité par un comptable avec des données imputées sur le compte 71. Écritures reflétant les opérations de comptabilisation des montants d'avances :

D-t 71 - D-t 50 - le montant comptable a été émis à partir de la caisse enregistreuse.

D-t 71 - D-t 51 - le montant est transféré de la carte du salarié.

Dt 41 - Kt 71 - achat de biens à partir du montant comptable.

Dt 10 - Kt 71 - acquisition de matériels.

Dt 26 - Kt 71 - radiés, par exemple, les services postaux étaient payés.

Dt 20 - Dt 71 - frais de déplacement amortis.

Dt 50 - Kt 71 - le solde du montant comptable a été déposé par l'employé à la caisse.

Dt 70 - Dt 71 - le solde du montant comptable est retenu sur le salaire de l'employé.

D-t 94 - D-t 71 - le salarié n'a pas déclaré les dépenses engagées dans le délai prescrit.

Dt 73.2 - Kt 71 - déduction des manques à gagner d'un salarié.

D-t 91.2 - K-t 71 - imputer le montant du manque à gagner à d'autres dépenses si le recouvrement est impossible.

Caractéristiques du compte n°71

Le compte est actif-passif. Ci-dessus, nous avons examiné les écritures comptables traditionnelles du compte 71, lorsqu'il agit comme un compte actif, c'est-à-dire qu'il est débité lorsque l'argent est reçu et crédité lorsque les dépenses sont amorties. En tant que compte passif, il est utilisé moins souvent, mais de tels cas se produisent.

Par exemple, il n'y a pas d'argent dans la caisse de l'entreprise, mais vous devez partir en voyage d'affaires, et le salarié s'engage à utiliser ses finances personnelles à condition que les frais de déplacement soient payés au retour. Dans ce cas, le câblage D-t 20 - K-t 71 est établi.

Dans ce cas, les dépenses sont survenues avant d'avoir été payées et l'entreprise s'engage à les rembourser. Dans cet exemple, 71 comptes sont passifs.

Si l'entreprise est assujettie à la TVA

Si une entreprise accumule le montant de la taxe payée pour des biens ou des services dans le compte 19 - «TVA», alors lors de l'achat de matériaux ou du paiement de services à partir de montants comptables, il est nécessaire de refléter le montant de la TVA en publiant D-t 19 - K-t 71 - pour le montant de l'impôt payé.

Base d'amortissement des coûts

Lors de l'acceptation de la note de frais, le comptable vérifie les documents confirmant les dépenses. Il peut s'agir de factures, de factures et de factures d'achat de biens immobiliers, d'espèces et de reçus de vente confirmant le paiement de toutes sortes de services, c'est-à-dire des documents primaires qui constituent la base fondamentale de l'imputation des coûts à 71 comptes.

La principale exigence pour effectuer une transaction commerciale en comptabilité est la confirmation écrite de la transaction. En d'autres termes, toutes les dépenses indiquées dans le rapport préalable doivent être justifiées et confirmées par des documents comptables primaires, correctement exécutés, avec les détails complétés, les signatures, sceaux et cachets nécessaires. Les dépenses qui ne sont pas justifiées par des documents ou justifiées par des documents incomplets ne peuvent être acceptées et reflétées dans la comptabilité, ce qui est lourd de conséquences désagréables. L'employé paiera ces frais de sa propre poche.

Par conséquent, la personne responsable doit prendre au sérieux la question de la préparation d'un rapport préalable et exiger rapidement des documents correctement remplis pour les dépenses engagées.

Les actions du comptable

Le comptable recevant la note de frais vérifie les calculs arithmétiques, la présence et l'exécution des pièces justificatives, effectue des écritures dans une section spéciale relative au reflet des dépenses, rapproche 71 comptes, confirmant la comptabilisation par sa signature. Il dresse ensuite un reçu ou un ordre de dépenses du montant des écarts entre les montants émis et dépensés, le remet au caissier et clôture le rapport préalable.

Ce qu'il faut retenir lors des contrôles fiscaux

La période pour laquelle la personne responsable reçoit des fonds pour ses besoins économiques n'est pas fixée par la loi. Cela peut être déterminé par le chef de l'organisation. Cependant, la loi n'interprète pas cela comme la responsabilité du directeur. Lorsqu'un délai est fixé, le salarié est tenu de déclarer ses dépenses dans les 3 jours suivant son expiration. Et si le délai n'a pas été fixé, même sans rendre compte pendant une longue période du montant à payer, il ne peut être violé. Par conséquent, si l'entreprise ne détermine pas un tel délai, les réclamations de l'administration fiscale concernant la présence à long terme du montant comptable en caisse seront certainement présentées, même si elles ne peuvent être considérées comme justifiées.

Lors de l'identification de tels cas, les autorités fiscales les qualifient de prêt sans intérêt, obligeant l'employé à déterminer le montant de l'avantage matériel résultant, à l'inclure dans son revenu et à retenir l'impôt sur le revenu des personnes physiques.

Une telle demande de la part des agents du fisc est illégale, puisque la notion d'avantage matériel établie par l'art. 212 du Code des impôts de la Fédération de Russie n'inclut pas la situation décrite ci-dessus. Conformément au Code des impôts, l'avantage matériel est constitué par les revenus perçus :

De l'économie sur les intérêts pour l'utilisation des fonds des établissements de crédit ;

De l'acquisition de biens ou de services dans le cadre d'un contrat civil ;

De l'acquisition d'actions ou d'autres titres.

Les arguments du fisc dans ce cas sont invalides, puisque les prêts des établissements de crédit sont formalisés par convention, et l'émission du montant comptable s'effectue sur demande. Mais il est dans l'intérêt de la direction de l'entreprise d'établir correctement les documents d'émission des fonds d'acompte afin d'éviter les réclamations des autorités de contrôle.

Dans l'exercice de ses activités commerciales, une entité commerciale peut interagir avec des partenaires et d'autres personnes par l'intermédiaire de ses employés. Parallèlement, tout en représentant les intérêts de leur employeur, ils peuvent engager des dépenses pour lesquelles la direction de l'entreprise leur alloue de l'argent à titre de compte. Pour comptabiliser les règlements avec des personnes responsables, une entité commerciale doit utiliser le compte 71 en comptabilité.

Dans l'entreprise, sur ordre du directeur, une liste de personnes responsables est introduite, à qui de l'argent peut être émis à des fins établies. Puisqu'il est obligatoire qu'après l'exécution des activités pour lesquelles les employés ont reçu de l'argent, un rapport soit soumis au service comptable avec les documents confirmant les dépenses jointes, ces personnes sont responsables.

Les règles en vigueur pour les règlements avec les comptables sont régies par la procédure de réalisation des transactions en espèces. Outre les employés de l'entreprise, les citoyens engagés dans le cadre d'accords contractuels peuvent également agir en tant que personnes responsables.

La dette de l’entreprise envers la personne responsable est également reflétée ici si elle a dépensé ses propres fonds à des fins de production. Par arrêté du gérant, il est remboursé du montant agréé dès acceptation du rapport préalable.

Important! Les prêts accordés aux salariés ne peuvent pas être pris en compte dans ce compte. À cette fin, on utilise un compte séparé 73. De nombreuses entités commerciales tentent de dissimuler les prêts accordés aux employés pour de courtes périodes sous l'émission de montants comptables. Cependant, cela constitue une violation de la loi.

Les montants comptables doivent être émis uniquement aux fins établies dans l'arrêté et l'employé doit les déclarer dans un certain délai ou restituer l'argent. Lors des contrôles, le Service fédéral des impôts peut identifier ces cas et imposer des taxes et amendes supplémentaires.

Pour enregistrer les règlements avec les personnes responsables, vous devez utiliser l'ordre de journal n° 7, qui reflète au cours du mois toutes les dépenses effectuées par la personne responsable, les montants émis pour le reporting, etc.

Caractéristiques du compte

La comptabilité synthétique des règlements avec les personnes auxquelles des montants comptables ont été émis est organisée sur le compte 71. Pour savoir si ce compte est actif ou passif, il faut rappeler que son solde peut être localisé soit au débit, soit au crédit. Ainsi, le compte 71 est un compte actif-passif avec un double solde.

Le solde en début de période au débit du compte reflète la dette des personnes responsables de la société pour l'argent qui leur a été émis à des fins établies. Le solde créditeur du compte enregistre la dette de l'entreprise envers l'employé pour les dépenses engagées à ses frais dans l'intérêt de l'organisation.

Au débit du compte 71 reflète l'émission d'argent aux fins établies par l'entreprise ou le remboursement à l'employé de dépenses approuvées par la direction qui étaient auparavant effectuées à ses frais.

Par crédit de compte les dépenses approuvées du responsable, qui sont acceptées par la direction, sont reflétées, ainsi que le retour des fonds non dépensés à la caisse ou leur retenue auprès du responsable s'il lui est présenté une demande pour ce mode de remboursement de la dette encourus.

Pour déterminer le solde final, vous devez utiliser l'algorithme suivant :

1. Si le solde d'ouverture du compte 71 est débiteur, vous devez alors y ajouter le chiffre d'affaires débiteur du compte et soustraire les montants de la période de prêt sélectionnée. Si vous obtenez une valeur positive, le solde à la fin sera débiteur. Dans le cas contraire, cela se répercute sur le crédit du compte.
2. Si le solde d'ouverture du compte 71 se situe au crédit du compte, alors le chiffre d'affaires au crédit du compte doit y être ajouté et soustraire le montant total du mouvement au débit du compte pour la période considérée. Si la valeur totale est supérieure à zéro, elle doit être reflétée comme un crédit sur le compte. Un montant négatif doit être répercuté au débit du compte.