व्यावसायिक संचार (व्याख्यान का छोटा कोर्स)

व्यावसायिक संचार लक्ष्य और उद्देश्यों को परिभाषित करते हैं, जिसका समाधान इसे प्राप्त करने के लिए आवश्यक है। यह व्यावसायिक संचार की मुख्य विशेषता है जो इसे सरल संचार से अलग करती है। व्यावसायिक संचार में, एक भागीदार के साथ संबंध हमेशा बातचीत में प्रत्येक भागीदार के नुकसान के साथ समाप्त होता है। नैतिकता तेज कोनों को चौरसाई करने में योगदान देती है, जल्दी से सबसे अच्छा समाधान ढूंढती है और आपको किसी भी मुश्किल स्थिति से बाहर निकलने का रास्ता खोजने की अनुमति देती है।

इस लेख में, आप पढ़ेंगे:

• आधुनिक व्यावसायिक दुनिया में व्यावसायिक संचार का क्या महत्व है
• व्यावसायिक संचार की विशेषताएँ और बारीकियाँ क्या हैं
• व्यवसाय संचार के मुख्य प्रकार और रूप क्या हैं
• व्यापार संचार के गैर-मौखिक साधन क्या मौजूद हैं और उनका उपयोग कैसे करें
• व्यावसायिक संचार में "अच्छे स्वाद के नियम" क्या हैं
• व्यापार संचार तकनीकों का उपयोग करके महत्वपूर्ण वार्ता का संचालन कैसे करें

व्यापार करने में सहायता के रूप में व्यावसायिक संचार

व्यावसायिक संचार आधिकारिक संबंधों के क्षेत्र में प्रतिभागियों का संचार है। इसका लक्ष्य एक निश्चित परिणाम प्राप्त करना, विशिष्ट समस्याओं को हल करना, किसी भी गतिविधि का अनुकूलन करना है। एक भागीदार एक भागीदार, प्रबंधक, सहकर्मी, अधीनस्थ हो सकता है।

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यदि एक-दूसरे के साथ बातचीत करने वाले लोग कैरियर की सीढ़ी के विभिन्न चरणों में हैं, तो रिश्ते को ऊर्ध्वाधर (अधीनस्थ) कहा जाता है। यदि संचार समान सहयोग पर आधारित है तो संबंध क्षैतिज होगा।

हर दिन भागीदारों, एक नेता और अधीनस्थों, प्रतियोगियों, सहयोगियों के बीच संचार होता है। यही है, व्यापार संचार कहीं भी किया जाता है: काम पर, एक दुकान में, एक बैठक के दौरान।

यदि वे एक ही भाषा बोलते हैं और एक-दूसरे को समझते हैं तो वार्ताकार वांछित लक्ष्य प्राप्त करने में सक्षम होंगे। भागीदारों को व्यापार संचार के नियमों, रूपों और तरीकों को जानना चाहिए।

यदि कई स्थितियां पूरी होती हैं, तो संचार परिणाम लाएगा:

सभी संचार प्रतिभागियों की बैठक में रुचि होनी चाहिए। उदाहरण के लिए, एक समझौते को समाप्त करें, सहयोग की शर्तों पर सहमत हों, संपर्क स्थापित करें, आगामी घटना पर चर्चा करें।

वार्ताकार को अपना प्रतिपक्षी दिखाने की आवश्यकता नहीं है। किसी व्यक्ति के साथ जुड़ना सीखें, भले ही आप उसे नापसंद करें।

औपचारिक प्रतिबंधों (नियमों, प्रोटोकॉल, अपनी भावनाओं को नियंत्रित करना, अपने साथी के प्रति सम्मान दिखाना), अधीनता, आपकी आधिकारिक भूमिका और व्यवसाय विवरण को देखें।

एक अन्य प्रतिभागी जो कि हो रहा है में रुचि रखता है (उदाहरण के लिए, एक नेता) संचार को प्रबंधनीय बनाना चाहिए। प्रतिभागियों को समस्या के समाधान के लिए खोज करने के लिए प्रेरित किया जाना चाहिए, अन्यथा वे विचारों की पेशकश नहीं करेंगे, लेकिन बस बैठक का निरीक्षण करेंगे। लगभग हर व्यावसायिक संचार को इसके प्रकार की परवाह किए बिना कई चरणों की विशेषता होती है:

तैयार करना। लोग एक-दूसरे के निजी जीवन के बारे में जानने और सिर्फ चैट करने के लिए नहीं मिलते हैं, इसलिए आपको एक कार्य निर्धारित करने की आवश्यकता है, इसे प्राप्त करने के लिए लक्ष्य निर्धारित करें, व्यवहार के लिए रणनीति, और आपको जानकारी एकत्र करने और विश्लेषण करने की भी आवश्यकता है।

योजना। एक व्यावसायिक बैठक अनायास हो सकती है, लेकिन फिर भी, एक पेशेवर के पास एक योजना होनी चाहिए: अपने विचारों को कैसे बहस करना है, क्या कहना है, वह एक साथी से क्या प्राप्त करना चाहता है।

चर्चा - दोनों पक्षों द्वारा विचार-विमर्श, चर्चा, निर्णय लेने की बात को व्यक्त करना।

प्रस्तुत योजना वार्ता के लिए प्रासंगिक है। लेकिन अन्य प्रकार के व्यावसायिक संचार हैं जो सभी सूचीबद्ध चरणों में शामिल नहीं हैं। उदाहरण के लिए, एक ठंडे फोन कॉल में चर्चा शामिल नहीं है।

व्यावसायिक संचार के प्रकारों के अलावा, शैलियों को प्रतिष्ठित किया जाता है। पेशेवर बातचीत में निम्नलिखित शैलियाँ मौजूद हैं:

औपचारिक व्यवसाय। इस शैली में, भाषण क्लिच और संचार के विशिष्ट रूपों का उपयोग किया जाता है। आधिकारिक व्यावसायिक शैली में, उपप्रकारों को भी प्रतिष्ठित किया जाता है: विधायी, प्रशासनिक और लिपिक, राजनयिक।

वैज्ञानिक। संगोष्ठियों और प्रस्तुतियों में इस्तेमाल किया।

Publicistic। इस शैली में सार्वजनिक बोल शामिल हैं।

संवादी गृहस्थी। इसका उपयोग पेशेवर वातावरण में भी किया जा सकता है। कुछ संगठनों में अनौपचारिक संबंधों को प्रोत्साहित किया जाता है। सहकर्मी हमेशा एक-दूसरे को ज्ञापन नहीं लिखते हैं। लेकिन यह समझा जाना चाहिए कि संवादी और रोजमर्रा की शैली कब होती है, और जब यह उपयोग करने के लायक नहीं है।

आपको व्यवसाय संचार के लिए पहले से तैयारी करने की आवश्यकता है। क्यों? दो कारणों से भेद किया जा सकता है। पहला यह है कि दूसरे व्यक्ति आपके विचारों को एकत्रित करते समय इंतजार नहीं करेंगे। कोई भी समय की बैठक को बर्बाद नहीं करना चाहता है। दूसरे, आपका साथी, भले ही वह आपके साथ सहयोग करना चाहता है, हो सकता है कि आप जिस तरह से करते हैं, उस रिश्ते का प्रतिनिधित्व न करें। या वह आपकी कंपनी के साथ व्यावसायिक संबंधों में बिल्कुल भी दिलचस्पी नहीं ले सकता है।

व्यावसायिक संचार: विशिष्टता और अनुप्रयोग सुविधाएँ

यदि किसी नेता के पास उत्कृष्ट व्यावसायिक संचार कौशल है, तो उसे सही रूप से एक पेशेवर कहा जा सकता है। संचार का स्तर गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में कर्मचारियों की व्यक्तिगत व्यावसायिकता का एक महत्वपूर्ण घटक है, जो पूरी कंपनी के लिए बहुत महत्वपूर्ण है।

कर्मचारियों की सहभागिता के बिना और व्यावसायिक संचार के बिना एक संगठन मौजूद नहीं हो सकता।

व्यवसाय संचार के लक्ष्य इस प्रकार हैं:

• प्रबंधकों और प्रबंधन वस्तुओं के बीच सूचना का प्रभावी आदान-प्रदान;
• लोगों के बीच संबंधों में सुधार;
• सूचना प्रवाह का अनुकूलन।

व्यावसायिक संचार परंपरागत रूप से उपसमूहों में विभाजित हैं:

• मौखिक संचार;
• इलेक्ट्रॉनिक, संचार सहित लिखित।

संचार में विभाजित है:

औपचारिक। नियमों, विनियमों, नौकरी विवरणों द्वारा निर्धारित। औपचारिक संचार ऊर्ध्वाधर है (सूचना क्रमिक रूप से एक स्तर से दूसरे स्तर पर प्रेषित होती है) और क्षैतिज (सूचना एक विभाग या विभाग के भीतर चलती है)। बदले में, ऊर्ध्वाधर औपचारिक संचार आरोही है (जानकारी निम्नतम स्तर से उच्चतम तक प्रसारित होती है) और अवरोही (उच्चतम स्तर से निम्नतम);

अनौपचारिक। यह कंपनी में विकसित लोगों के बीच संबंधों की प्रणाली के अनुसार होता है। दूसरे शब्दों में, अनौपचारिक संचार कर्मचारियों का रोजमर्रा का संचार है।

बड़ी संख्या में व्यावसायिक संचार के वर्गीकरण हैं। विभिन्न समूह ओवरलैप कर सकते हैं क्योंकि वे परस्पर जुड़े हुए हैं। वर्गीकरण में से एक मौखिक और गैर-मौखिक संचार है। जैसा कि आप जानते हैं, इशारे, चेहरे के भाव आदि गैर-मौखिक हैं। वार्ताकार एक नहीं, बल्कि दोनों प्रकार के संचार का उपयोग करके जानकारी का आदान-प्रदान करते हैं, इसलिए वे एक दूसरे को बाहर नहीं करते हैं। इससे पता चलता है कि संचार के साथ आने वाली प्रक्रियाएँ परस्पर जुड़ी हुई हैं, अविभाज्य हैं, भ्रामक हैं, बहुआयामी हैं, और एक दूसरे की पूरक भी हैं। व्यापार संचार का मुख्य कार्य प्रभावी सहयोग है, जो भागीदारों के बीच संबंधों को मजबूत करता है, जो एक संगठन के लिए बहुत महत्वपूर्ण है। इसलिए, एक व्यक्ति को एक पेशेवर के रूप में सफल होने के लिए इस क्षेत्र में कौशल में सुधार करना चाहिए।

व्यापार संचार के संकेत:

• पार्टियों को एक दूसरे के लिए एंटीपैथी और सहानुभूति की परवाह किए बिना संपर्क करना चाहिए;
• किसी भी संचार में चर्चा के लिए एक विषय होता है;
• वार्ताकार व्यापार शिष्टाचार, आदेश की श्रृंखला, नियमों और साथ ही सामाजिक और कानूनी मानदंडों का पालन करते हैं;
• व्यावसायिक संचार विषय एक दूसरे पर निर्भर करते हैं।

व्यापार संचार के तीन रूप:

• एकालाप;
• संवाद। यह दो विषयों के बीच संचार का सबसे आम तरीका है;
• पॉलीग्लू (कई लोगों के बीच संचार)।

व्यापार संचार का मुख्य प्रकार

व्यावसायिक संचार को निम्न प्रकारों में विभाजित किया गया है:

• भाषण के रूप में - मौखिक और लिखित में;
• संवाद (यदि भाषण स्पीकर और श्रोता के बीच द्विदिश है) और मोनोलॉगिक (यूनिडायरेक्शनल);
• वार्ताकारों की संख्या के आधार पर - पारस्परिक और सार्वजनिक;
• एक मध्यस्थ तंत्र की उपस्थिति या इसकी अनुपस्थिति के दृष्टिकोण से - प्रत्यक्ष और मध्यस्थता में;
• अंतरिक्ष में संचार में प्रतिभागियों की स्थिति के अनुसार, यह संपर्क और दूर है।

प्रत्येक उद्यम में, प्रबंधक बैठकों, सम्मेलनों, बैठकों, व्यापार वार्तालापों, वार्ताओं में भाग लेते हैं - ये आम तौर पर व्यापार संचार की स्वीकृत शैली हैं।

तर्क, बहस और चर्चा व्यापार संचार के विशिष्ट रूपों को संदर्भित करते हैं। उनका उपयोग अलगाव में या बैठकों और सम्मेलनों में किया जा सकता है।

व्यापार संचार के रूपों के लिए मानदंड:

• संचार का उद्देश्य (क्या? क्यों?) के लिए;
• प्रतिभागियों की संरचना (कौन? किसके साथ? किसके लिए?);
• समय सीमा (कितनी देर?);
• संचार का मतलब (कैसे?);
• परिसर (कहाँ?);
• वांछित परिणाम (क्या? परिणाम क्या है?)।

व्यावसायिक संचार के सबसे सामान्य रूप

व्यापारिक बातचीत

एक व्यावसायिक वार्तालाप को व्यावसायिक वार्तालाप के रूप में समझा जाता है, एक कार्य, एक सेवा बैठक के साथ सौंपे गए कर्मचारियों के बीच मौखिक संचार। लक्ष्य कुछ प्रस्तावों को स्वीकार करने के लिए साथी को समझाने का है। विशेषज्ञ जो एक समस्या विनिमय जानकारी को हल करने की कोशिश कर रहे हैं, समाधान की तलाश करते हैं, संपर्क बनाए रखते हैं, काम का समन्वय करते हैं।

कर्मचारियों को यह समझना चाहिए कि एक व्यावसायिक बातचीत क्यों आयोजित की जा रही है, इसे सही तरीके से कैसे नियोजित किया जाए, समाधान के साथ आने के लिए इसे प्रभावी ढंग से कैसे उपयोग किया जाए।

किसी भी व्यावसायिक बातचीत के मुख्य कार्य:

• नवाचार प्रक्रियाओं की शुरुआत;
• पहले से शुरू की गई गतिविधियों, कार्यों का नियंत्रण;
• सूचना का आदान प्रदान;
• एक उद्यम के कर्मचारियों के बीच संचार, व्यावसायिक संपर्कों की स्थापना;
• भागीदारों के साथ व्यावसायिक संपर्क बनाए रखना;
• नए विचारों और विचारों के लिए खोजें;
• एक नई दिशा में जाने के लिए एक प्रोत्साहन।

व्यापार वार्तालाप चरण:

• प्रारंभिक गतिविधियां;
• बातचीत की शुरुआत;
• उपस्थित लोगों को जानकारी देना और प्रस्तावित प्रावधानों की व्याख्या करना;
• बातचीत समाप्त करें।

अब चलो व्यापार संचार के प्रत्येक चरण पर करीब से नज़र डालें।

तैयारी की घटनाओं को आमतौर पर निम्नानुसार आयोजित किया जाता है: बैठक का विषय और उन लोगों की संरचना निर्धारित की जाती है। फिर बैठक की तारीख और स्थान निर्धारित है।

प्रबंधक को यह समझना चाहिए कि बैठक (उद्देश्य) का आयोजन क्यों किया जा रहा है और इसकी होल्डिंग के लिए किसी न किसी योजना को तैयार करना है। यह विवरणों को दूर करने में सक्षम होने की संभावना नहीं है, लेकिन यदि योजना को सही ढंग से तैयार किया गया है, तो यह संचार का प्रबंधन करने में मदद करेगा।

वार्तालाप के विषय पर जानकारी का अध्ययन किया जा रहा है: विशेष साहित्य, मेमो, वैज्ञानिक पत्र, सांख्यिकी, कंपनी सामग्री, आदि। बैठक के आयोजक या उनके नेतृत्व में कई प्रबंधकों ने एकत्र की गई सभी जानकारी का विश्लेषण किया। जब सामग्रियों को व्यवस्थित किया जाता है, तो चर्चा की प्रारंभिक रूपरेखा सामग्री से भर जाती है।

बातचीत की शुरुआत में, लक्ष्य और विकसित चर्चा योजना की घोषणा की जाती है। एक वार्तालाप की शुरुआत भागीदारों के बीच एक प्रकार का पुल है, इसलिए सर्जक को हर किसी के साथ सही तरीके से व्यवहार करना चाहिए। व्यावसायिक संचार का पहला कार्य एक साथी के साथ संपर्क स्थापित करना, संचार के विषय में रुचि, एक सुखद वातावरण बनाना और यदि आवश्यक हो, तो पहल करना है।

अगला चरण उन लोगों को सूचित कर रहा है और प्रस्तावित प्रस्तावों पर चर्चा कर रहा है। बातचीत की सफलता काफी हद तक इस चरण पर निर्भर करती है।

संदेश छोटा और स्पष्ट होना चाहिए, पूर्व-संपादित। प्रतिभागियों को एकत्र किए गए सूचना स्रोतों के बारे में सूचित किया जाना चाहिए और यह सुनिश्चित करना चाहिए कि गणना विश्वसनीय है। अपने शब्दों को स्पष्ट रूप से चित्रित करना सबसे अच्छा है। प्रस्तावों को तर्क दिया जाना चाहिए, जबकि यह याद रखना कि वार्ताकार कौन है उन शब्दों का उपयोग करने के लिए जो वह समझता है।

आपको व्यवसाय की बातचीत को समाप्त करने की आवश्यकता है जब यह स्पष्ट हो जाता है कि उपस्थित हर कोई उनके द्वारा प्राप्त उत्तरों से खुश है। फिर परिणामों को अभिव्यक्त किया जाता है और मुख्य विचारों को स्पष्ट रूप से तैयार किया जाता है।

जब व्यावसायिक संचार की योजना बनाई जाती है, तो विषय निर्धारित होता है, मुद्दों पर चर्चा की आवश्यकता होती है, मुख्य विचार। यदि आप किसी भी सामग्री का उपयोग करते हैं, तो उन्हें पहले से तैयार होना चाहिए। यह वार्ताकार के लिए सवालों के बारे में भी सोचने लायक है, बैठक के परिणाम और खुद के लिए रणनीति का निर्धारण, एक स्थान का चयन करना। स्पीकर को बाधित न करें, आपको उसके बयानों पर नकारात्मक प्रतिक्रिया नहीं देनी चाहिए, जल्दी से बोलें, आपके बीच के अंतर पर ध्यान दें। उसकी मानसिक स्थिति को समझने की कोशिश करें और इस मुद्दे पर चर्चा न करें कि क्या हो रहा है।

सफल व्यावसायिक वार्तालाप की अनुमति देने वाले कारक:

• पेशेवर ज्ञान आपको स्थिति को नियंत्रित करने, सूचना की प्रस्तुति में विश्वसनीयता प्राप्त करने की अनुमति देता है;
• स्पष्टता भ्रम और अस्पष्टता से बचने में मदद करती है;
• प्रस्तुत जानकारी सार नहीं होनी चाहिए, इसलिए तालिकाओं, सूचना स्रोतों, आरेखों, दस्तावेजों का उपयोग करें;
• स्वीकृत दिशा का पालन। मुख्य कार्यों को ध्यान में रखें और उन्हें बातचीत में प्रतिभागियों को पेश करें;
• जैसे-जैसे व्यावसायिक संचार अंत तक पहुंचता है, बातचीत की तीव्रता बढ़नी चाहिए;
• मुख्य बिंदुओं को दोहराएं। इससे दर्शकों को जानकारी को बेहतर ढंग से देखने में मदद मिलेगी;
• अप्रत्याशित तथ्यों के साथ वार्ताकार प्रदान करें, पहले से सोचा था;
• पूरे संचार में तर्क को संतृप्त नहीं किया जाना चाहिए। तब वार्ताकार पहले जितना संभव हो उतना ध्यान केंद्रित करेगा, और फिर विचारों को आराम और समेकित करेगा;
• आपको सभी उपलब्ध जानकारी नहीं बताई जानी चाहिए, अन्यथा बातचीत उबाऊ होगी;
• मजाक, विडंबना का उपयोग करें। यह प्रतिभागियों की आत्माओं को बढ़ाने में मदद करेगा, और वे चर्चा के अप्रिय पहलुओं को स्वीकार करने के लिए तैयार होंगे।

फोन पर बिजनेस की बातचीत

संपर्क स्थापित करने का सबसे आसान तरीका फोन है। यदि कोई कर्मचारी जानता है कि फोन द्वारा व्यावसायिक संचार का संचालन कैसे किया जाता है, तो यह उसके और कंपनी के लिए एक बड़ा प्लस है।

फोन पर बात करने की कला स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से जानकारी देना और उत्तर सुनना है। प्रबंधक द्वारा एक सफल टेलीफोन वार्तालाप के नियम:

• क्षमता और दया;
• बातचीत को सही ढंग से संचालित करने की क्षमता;
• समस्या को जल्दी हल करने की इच्छा।

फोन पर एक वार्तालाप विनम्र होना चाहिए और केवल सकारात्मक भावनाओं को जगाना चाहिए। कर्मचारी को यह सुनिश्चित करने के लिए हर संभव प्रयास करना चाहिए कि वार्ताकार उस पर भरोसा करे।

कर्मचारी को जिम्मेदारी से आगामी व्यावसायिक संचार के लिए तैयार करना चाहिए: सामग्री उठाओ, व्यक्तियों और संगठनों के फोन नंबर तैयार करें जिनकी आवश्यकता हो सकती है, कागज। आंकड़ों के अनुसार, एक वार्तालाप जिसके दौरान एक वार्तालाप रहता है, वाक्यांशों, अनावश्यक शब्दों और ठहराव को दोहराने पर खर्च होता है। इसलिए, प्रारंभिक तैयारी की आवश्यकता है।

इसके अलावा, कॉल से पहले, आपको संचार के उद्देश्य और रणनीति को निर्धारित करने की आवश्यकता है, साथ ही एक योजना पर विचार करें, चर्चा के लिए समस्याओं को लिखें, यह सोचें कि आपको वार्ताकार से कैसे सवाल पूछना चाहिए।

फोन द्वारा व्यावसायिक वार्तालाप की तैयारी करते समय, प्रबंधक को प्रश्नों का उत्तर देना चाहिए:

• भविष्य के व्यावसायिक संचार का उद्देश्य क्या है?
• क्या बिना कॉल के समस्या का समाधान संभव है?
• क्या इस विशेष विषय पर चर्चा करने के लिए वार्ताकार तैयार है?
• क्या कोई विश्वास है कि बातचीत सफल होगी?
• क्या पूछना है और एक साथी क्या पूछ सकता है?
• दोनों पक्षों के बीच बातचीत का क्या परिणाम होगा? कौन सा आपको सूट नहीं करेगा?
• संचार करते समय आप किन तकनीकों का उपयोग कर सकते हैं?
• यदि वार्ताकार वस्तुओं, उसकी आवाज़ उठाता है, प्रबंधक के शब्दों पर विश्वास नहीं करता है, तर्कों को स्वीकार नहीं करता है, तो व्यवहार कैसे करें?

व्यापार बैठक

एक व्यावसायिक बैठक का आयोजन करते समय, एजेंडा को सही ढंग से तैयार करना महत्वपूर्ण है, अर्थात्, एक लिखित दस्तावेज जो समीक्षा के लिए अग्रिम में व्यावसायिक संचार में प्रतिभागियों को भेजा जाता है। एजेंडे में निम्नलिखित जानकारी शामिल है:

• बैठक का विषय और उद्देश्य;
• चर्चा के लिए मुद्दे;
• शुरू और अंत समय;
• परिसर;
• प्रस्तुतकर्ता (नाम और शीर्षक के साथ) और प्रश्न तैयार करने के लिए जिम्मेदार कर्मचारी;
• प्रत्येक प्रश्न के लिए आवंटित समय;
• प्रत्येक प्रश्न के लिए सामग्री।

यदि बैठक में भाग लेने वाले आगामी चर्चा के विषय को पहले से जानते हैं, तो वे इस बारे में सोचेंगे कि वे समस्या को हल करने के लिए क्या पेशकश कर सकते हैं। यदि लोगों को पहले से सूचित नहीं किया जाता है, तो चर्चा के दौरान राय व्यक्त की जाती है जो चर्चा को उत्तेजित करती है। अंत में, समय बर्बाद हुआ, लेकिन कोई निर्णय नहीं हुआ। सप्ताह के एक विशेष दिन पर व्यावसायिक संचार अनुसूची करना सबसे अच्छा है (बेशक, आपातकालीन और अनिर्धारित बैठकों को आवश्यकतानुसार आयोजित किया जाना चाहिए)।

मीटिंग लीडर के लिए यह महत्वपूर्ण है:

• निर्धारित समय पर शुरू करें;
• प्रतिभागियों को नियमों और एजेंडे के बारे में सूचित करें;
• प्रोटोकॉल के गठन के लिए जिम्मेदार एक कर्मचारी नियुक्त करें;
• चेतावनी दी है कि सहकर्मियों के भावनात्मक आकलन अस्वीकार्य हैं। केवल रचनात्मक सुझाव दिए जाने चाहिए;
• आलोचना को रचनात्मक और न्यायसंगत भी होना चाहिए: तथ्यों को देना, व्यक्तिगत नहीं होना, समस्याओं को हल करने के तरीके सुझाना;
• सभी प्रतिभागियों से प्रतिक्रिया प्रदान करें, अन्यथा वांछित लक्ष्य को प्राप्त करना संभव नहीं होगा;
• भाषणों के फोकस को विनियमित करने के लिए वास्तविक भाषणों और विचारों को उत्तेजित करने से बचें;
• चर्चा की शुद्धता की निगरानी करें;
• प्रतिभागियों का ध्यान रखने के लिए, इसके लिए विभिन्न तकनीकें हैं;
• व्यावसायिक संचार के अंत में, भविष्य के लिए निष्कर्ष और कार्य तैयार करें;
• बैठक के अंत में देरी न करें।

व्यापार चर्चा

व्यावसायिक चर्चा - स्थापित नियमों के अनुसार एक विशिष्ट मुद्दे पर विचारों का आदान-प्रदान। अक्सर बैठकें चेयरमैन को छोड़कर सभी प्रतिभागियों के साथ विचार-विमर्श के रूप में होती हैं। कोई वक्ता नहीं हैं, लेकिन सभी उपस्थित लोग केवल श्रोता नहीं हैं। प्रतिभागी स्थापित नियमों का उल्लंघन किए बिना और एक अधिकारी के मार्गदर्शन में एक विशिष्ट मुद्दे पर चर्चा करते हैं।

समूह चर्चा की ख़ासियत इस तथ्य में निहित है कि तैयार लोगों का समूह जनता के सामने चर्चा करता है, जो सवाल उठाया जाता है। इसका उद्देश्य समस्या के समाधान उत्पन्न करना, विवादास्पद मुद्दों पर चर्चा करना है। आमतौर पर समूह चर्चा से विवाद का समाधान नहीं होता है और एकल निर्णय को अपनाया जाता है। प्रतिभागियों को निश्चित रूप से अग्रिम रूप से तैयार करना चाहिए, आवश्यक सामग्री और सांख्यिकीय जानकारी उनके साथ ले जाना चाहिए। यह भी महत्वपूर्ण है कि उनके अभिभाषक, भाषण की संस्कृति, प्रतिभागियों के उत्तरों पर टिप्पणी करने, टिप्पणी करने, टिप्पणी करने में कितनी सही है। यह सबसे अच्छा है जब प्रतिभागी पहले और अंतिम नाम से एक-दूसरे को संबोधित करते हैं। चर्चा के बाद आने वाले दर्शकों को वक्ताओं के ध्यान में होना चाहिए, इसके साथ संपर्क बनाए रखना आवश्यक है। मध्यस्थ सभी प्रक्रियाओं को नियंत्रित करता है, विषय को आवाज़ देता है और प्रतिभागियों का परिचय देता है, चर्चा के नियमों के अनुपालन की निगरानी करता है, आदि।

विवादास्पद मुद्दों पर चर्चा करते समय एक व्यापार विवाद का उपयोग किया जाता है जब मुद्दे पर कोई आम राय नहीं होती है। विवाद का उद्देश्य यह साबित करना नहीं है कि कुछ प्रतिभागियों की राय महत्वपूर्ण है, लेकिन एक मौखिक संघर्ष है, जिसमें व्यापार संचार में प्रत्येक प्रतिभागी बातचीत के विषय पर अपनी राय का बचाव करता है। आमतौर पर, व्यापारिक विवाद नियमों का पालन नहीं करते हैं।

सार्वजनिक बोल

सार्वजनिक बोलने के बारे में कहा जाता है कि कुछ अच्छे वक्ता होते हैं, लेकिन कुछ लोग ऐसे भी होते हैं जो उन्हें सुन सकते हैं। सार्वजनिक भाषण व्यावसायिक संचार का एक घटक है। यह पहले से आश्वस्त, स्पष्ट और सोचा जाना चाहिए।

सार्वजनिक बोलने की आवश्यकताएं:

• यह न केवल बहुत शुरुआत में दिलचस्प होना चाहिए, बल्कि पूरे एकालाप के दौरान;
• इसमें एक परिचय, शरीर और निष्कर्ष शामिल होना चाहिए।

आपको एक सार्वजनिक भाषण के लिए पूरी तरह से तैयार करने की आवश्यकता है, भले ही आप एक अनुभवी वक्ता हों, इस व्यवसाय के लिए नए लोगों का उल्लेख न करें। भाषण तैयारी एक रचनात्मक प्रक्रिया है जिसमें से लेखक आनंद और उत्साह का अनुभव करता है।

एक भाषण को प्रभावी बनाने के लिए, आपको एक विषय चुनने की आवश्यकता है, एक एकालाप की नियुक्ति के बारे में सोचें। विषय दर्शकों के लिए प्रासंगिक होना चाहिए और दर्शकों के लिए दिलचस्प, समझने योग्य और महत्वपूर्ण होना चाहिए। यह ऐसे कारकों पर निर्भर करता है:

• दर्शकों के हितों, साथ ही समूह, सामयिक हितों;
• विषय कितना नया है;
• विषय में राय निहित है।

भाषण के लिए एक विषय चुनते समय, आपको यह करना होगा:

1) सुनिश्चित करें कि विषय दर्शकों के लिए दिलचस्प होगा। ऐसा विषय चुनें जो उनकी चिंता करता हो और आपको समर्थन देने की आवश्यकता को उकसाएगा। प्रस्तुतकर्ता को दर्शकों को यह महसूस करना चाहिए कि यह एक उपयोगी क्रिया है।

2) श्रोताओं के हितों और विशेषताओं का मिलान यह समझने के लिए करें कि श्रोता कैसे क्रिया करने में सक्षम हैं।

3) तार्किक रूप से दर्शकों की मान्यताओं और भावनात्मक संस्कृति को ध्यान में रखते हुए, अपने भाषण का तर्क दें।

4) दर्शकों की जगह, समय और मूड के आधार पर एक विषय चुनें, साथ ही किसी विशेष क्षण की प्रासंगिकता भी। विषय प्रासंगिक होना चाहिए। किसी विषय को विकसित करने के लिए आधिकारिक कारण से शुरू करें जो अधिक महत्वपूर्ण हो सकता है।

व्यापार संचार के अन्य रूप

व्यापार बैठक। उनका हमेशा एक विशिष्ट लक्ष्य होता है। उदाहरण के लिए, एक समझौते पर हस्ताक्षर करने या एक समझौते का समापन करने के लिए। व्यापार वार्ता हितधारकों के लिए एक निर्णय लेने वाला वाहन है।

साक्षात्कार - एक नौकरी के लिए आवेदन करते समय उपयोग किया जाता है, बर्खास्तगी, अर्थात्, कर्मियों के मुद्दों को हल करने के लिए।

प्रस्तुति - किसी अज्ञात जनता के लिए किसी अज्ञात उत्पाद या कंपनी की आधिकारिक प्रस्तुति। प्रस्तुति के माध्यम से, संभावित खरीदार और साझेदार प्रदर्शन किए गए उत्पाद को खरीदने के लिए आश्वस्त हैं।

बोली माल बेचने का एक तरीका है, ठेकेदारों के लिए ऑर्डर देना, आपूर्तिकर्ताओं को आकर्षित करके उत्पादों को खरीदना और सबसे अच्छा चुनना। नीलामी के पूरा होने पर, सबसे अनुकूल परिस्थितियों की पेशकश करने वाले साथी के साथ एक सौदा संपन्न होता है।

व्यावसायिक पत्राचार - विभिन्न दस्तावेज जिनकी मदद से सूचना संदेश प्रसारित किए जाते हैं।

प्रेस कांफ्रेंस - अगर ऐसी खबर हो जो पूरे समाज के लिए महत्वपूर्ण हो। घटना से जुड़ा संगठन (या प्रसिद्ध व्यक्ति) खबर पर टिप्पणी कर रहा है, जो जनता के लिए महत्वपूर्ण है।

एक उद्यमी के व्यावसायिक संचार कौशल उसकी उच्च स्थिति का संकेत देते हैं।

निकोलस कोरोट, ब्रांड प्रबंधन के लिए अनुसंधान केंद्र के मुख्य क्यूरेटर और कंपनियों के रिआंड समूह के ब्रांड टेक्नोलॉजीज, गिल्ड ऑफ मार्केटर्स के सदस्य, रूस के विपणक संघ के अंतर्राष्ट्रीय मामलों की समिति के अध्यक्ष, आरएफआई, मास्को के विपणन समिति के सदस्य।

हाल ही में, प्रबंधकों की बढ़ती संख्या शिष्टाचार को उनके व्यवसाय का अभिन्न अंग मानते हैं। और यह बहुत सही है। इससे पहले, रूसी व्यापारियों ने, दुर्भाग्यवश, विदेशी सहयोगियों के साथ बातचीत में केवल व्यापार शिष्टाचार के अस्तित्व को याद किया। लेकिन स्थिति में सुधार हुआ है, व्यापार शिष्टाचार अब कुछ विदेशी के रूप में नहीं माना जाता है, खासकर राजधानियों और बड़े शहरों में। यदि कोई व्यक्ति व्यवहार के कुछ नियमों का पालन करता है, तो यह एक उद्यमी की स्थिति की बात करता है। यह शिष्टाचार के लक्ष्यों का विचार था जिसने सकारात्मक बदलावों को प्रेरित किया।

हालांकि, चमकदार उदाहरण अभी भी पाए जा सकते हैं। यदि प्रतिभागी उन देशों की संस्कृति से परिचित नहीं हैं जिनसे साझेदार बातचीत करने आते हैं, तो उन्हें यह भी एहसास नहीं होता है कि उनका व्यवहार दूसरे पक्ष के प्रतिनिधियों का अपमान कर रहा है। उदाहरण के लिए, एक हिंदू अपने बाएं हाथ के साथ अपने व्यापार कार्ड को अपने मध्य और तर्जनी के साथ रखता है। मिलने पर वे जापानी को थप्पड़ मारते हैं, जब वे मिलते हैं, अपना स्थान दिखाते हैं। यदि एक महिला एक छोटी पोशाक में अरबों के साथ या गहरी नेकलाइन वाले कपड़ों में एक बैठक में आती है, तो वह अपने सहयोगियों को रोक देगी। शायद बहुतों को भी कुछ बुरा नहीं लगेगा, लेकिन ये घोर गलतियाँ हैं। कभी-कभी अधिकारी एक छोटी आस्तीन वाली शर्ट पहनते हैं और बाँधते हैं जैसे कि वे बिस्टरो में सेवा कर रहे थे। यदि आप फोर्ब्स की सूची में सबसे ऊपर हैं तो आपको केवल ऐसी हरकतों के लिए माफ़ किया जा सकता है।

व्यापार संचार के गैर-मौखिक तरीके

व्यावसायिक संचार तीन संकेतों का उपयोग करके किया जाता है: मौखिक (संचारक क्या कहता है), आवाज (संचारक कैसे बोलता है) और दृश्य (वार्ताकार की उपस्थिति)। वे समान अनुपात में उपयोग नहीं किए जाते हैं, सशर्त रूप से उन्हें निम्नानुसार विभाजित किया जा सकता है:

• 55% धारणा दृश्य संकेत हैं;
• 38% धारणा आवाज संकेत है;
• 7% धारणा मौखिक संकेत है।

बातचीत में भाग लेने वाले दूसरों से संकेत लेते हैं, उनका मूल्यांकन करते हैं, और फिर व्यक्ति के बारे में एक निष्कर्ष निकालते हैं: क्या उस पर भरोसा किया जा सकता है, चाहे वह इसे पसंद करता है या नहीं। यह महत्वपूर्ण है क्योंकि व्यावसायिक संचार में व्यक्तित्व अक्सर महत्वपूर्ण होता है।

गैर-मौखिक संचार पारंपरिक रूप से निम्नलिखित पांच उप-प्रणालियों में विभाजित है:

निजी अंतरिक्ष;

1. ऑप्टिकल-काइनेटिक सबसिस्टम, जिसमें इंटरलोक्यूटोर की उपस्थिति, चेहरे के भाव और पैंटोमिमिक्स शामिल हैं;

   पैरालिंजिस्टिक सबसिस्टम, जिसमें आवाज के मुखर गुण, साथ ही साथ इसकी सीमा, समय और टोन भी शामिल हैं।

   अतिरिक्त-भाषाई उप-प्रणाली जिसमें वाक्, हँसी और ठहराव की दर शामिल है।

यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि यदि सूचीबद्ध उप-प्रणालियों के माध्यम से संकेतों को सही ढंग से कॉन्फ़िगर किया गया है, तो उनके उपयोग से संचार में सकारात्मक प्रभाव पड़ेगा। यदि एक व्यक्ति दूसरे को नकारात्मक रूप से मानता है, तो यह सामान्य रूप से व्यावसायिक संचार और संबंधों में विफलताओं को जन्म देगा। इसलिए, विभिन्न तकनीकों और संचार के साधनों का सही ढंग से उपयोग करना बहुत महत्वपूर्ण है।

येल विश्वविद्यालय के शोध के अनुसार, एक मुस्कान व्यापार संचार का एक अत्यंत महत्वपूर्ण कारक है, यह निर्धारित करता है कि आप व्यापार संचार के बारे में सकारात्मक हैं और आप अपने साथी की आँखों में कैसे दिखते हैं।

यदि आप व्यावसायिक संचार में आनंद का अनुभव करते हैं, तो वार्ताकारों को उसी तरह महसूस होने की संभावना है। प्रीटेंस महत्वपूर्ण नहीं है, संचार के ऐसे तत्व जलन पैदा नहीं करते हैं। मुस्कुराहट एक बहुत ही सरल तरीका है जो आपके करियर की सफलता को प्रभावित करता है।

एक मुस्कुराहट अनुमोदन का संकेत है जो व्यावसायिक संचार के पाठ्यक्रम में वार्ताकार को सकारात्मक रूप से प्रभावित करता है।

एक मुस्कान आपको और आपके आस-पास के लोगों को खुश कर सकती है, अपनी आवाज़ पर विश्वास दिलाएगी और लोगों पर जीत हासिल करेगी। वह ऐसा करती है ताकि ग्राहक आपके साथ संवाद करने में प्रसन्न हो।

लेकिन यह ध्यान में रखना चाहिए कि एक मुस्कान कभी-कभी अनुचित होती है। व्यावसायिक वार्तालाप में प्रभावी होने के लिए, वास्तव में मुस्कुराएं, और केवल तभी जब यह स्थिति में उचित हो।

यदि आप किसी व्यक्ति से मिलते समय अपनी मुस्कान नहीं दिखाते हैं, तो आपको लगता है कि आप कठोर, उदासीन या नाखुश हैं। और एक उदासीन व्यक्ति व्यावसायिक संचार का सबसे नकारात्मक तत्व है, क्योंकि वह दिखाता है कि वह दिलचस्पी नहीं रखता है। चेहरा उदासीनता व्यक्त करता है जब आप दूसरे व्यक्ति को क्या कह रहे हैं यह नहीं सुन रहे हैं।

दृश्य संपर्क

हम कह सकते हैं कि नेत्र संपर्क एक विशिष्ट कौशल है। आपको एक वार्तालाप के दौरान उसका समर्थन करने में सक्षम होने की आवश्यकता है, लेकिन समय-समय पर विचलित होने और अन्य स्थानों को देखने के लिए, बिना उन्हें लंबे समय तक देखने के लिए रोकना। यदि आप समय-समय पर अपने विषय से दूर दिखते हैं, तो आप आंख से संपर्क नहीं तोड़ेंगे दूसरी ओर, यदि आप बहुत बार दूर दिखते हैं, तो वार्ताकार यह तय कर सकता है कि आप उसके प्रति नहीं हैं, व्यक्तिगत समस्याओं के कारण असुविधा महसूस करते हैं।

एक खुला, सीधा टकटकी और टकटकी दो पूरी तरह से अलग चीजें हैं। एक नज़दीकी नज़र बताती है कि आप व्यावसायिक संचार में सक्रिय रूप से शामिल हैं, लेकिन वास्तव में यह अक्सर "मृत संपर्क" का संकेत देता है। रोजमर्रा के संचार अनुभव के आधार पर, यह कहा जा सकता है कि जब किसी सुखद विषय पर चर्चा की जा रही हो तो आंखों का संपर्क बनाए रखना आसान होता है, लेकिन जब कोई अप्रिय प्रश्न आता है, तो वार्ताकार इससे बचते हैं। यदि वार्तालाप में भाग लेने वाला आपको आंख में देखता है, और फिर दूर दिखता है, तो इसका मतलब है कि उसने अभी तक सब कुछ नहीं कहा है। और जब वह बोलता है, एक नियम के रूप में, वह आपकी आंखों को देखेगा ताकि आप संवाद करना जारी रखें।

हर कोई आसानी से आंखों का संपर्क नहीं बनाता है, और तदनुसार, वे इससे बचते हैं। कोई व्यक्ति विशिष्ट विषयों पर चर्चा करने से डरता है और जब कोई इस बारे में बात करना शुरू करता है तो अपनी आँखें बंद कर लेते हैं। यदि सलाहकार, जब ग्राहक के साथ संवाद करता है, दूर देखता है, एक वस्तु को देखता है, तो दूसरे पर, या, इसके विपरीत, ग्राहक से अपनी आँखें नहीं लेता है, तो यह तनाव का कारण बनता है।

आंखों के संपर्क की प्रक्रिया में, दो लोग बातचीत करते हैं। कब तक और कितनी बार होता है, इसके आधार पर, आप वार्ताकार का न्याय कर सकते हैं। इसलिए, इस तरह के संपर्क को बनाए रखने से व्यापार संचार के सफल समापन को प्रभावित किया जा सकता है।

बिज़नेस कार्ड

आधुनिक दुनिया में व्यवसाय कार्ड के बिना व्यावसायिक संचार असंभव है। पहली बैठक में, लोग उनका आदान-प्रदान करते हैं - यह पहले से ही ग्रीटिंग अनुष्ठान का हिस्सा बन गया है।

व्यवसाय कार्ड का उपयोग एक हर्षित घटना पर बधाई देने के लिए किया जाता है, उदाहरण के लिए, प्रदान की गई सेवाओं के लिए, या संवेदना व्यक्त करने के लिए।

• नेतृत्व विकास: अपने दिमाग को मोड़ने के तरीके

कंपनी के कर्मचारी जो ग्राहकों और भागीदारों के साथ संवाद करते हैं उनके पास व्यवसाय कार्ड होना चाहिए। वे एक स्टेटस सिंबल के रूप में काम करते हैं और आपको कारोबारियों से बातचीत करने की अनुमति देते हैं।

यह कार्ड किसी व्यक्ति के बारे में सबसे महत्वपूर्ण जानकारी को दर्शाता है: पूर्ण नाम, संगठन का नाम, फोन नंबर, वेबसाइट, डाक और ईमेल पते।

यह कार्ड से तुरंत स्पष्ट है कि इसका मालिक कौन है। बिजनेस कार्ड एक मूल तरीके से डिज़ाइन किया जा सकता है (यह आमतौर पर रचनात्मक लोगों द्वारा किया जाता है) या मामूली और सरल रूप से, उच्चतम अधिकारियों के प्रतिनिधियों की तरह।

विभिन्न देश इस "दस्तावेज़" को अलग तरह से मानते हैं। उदाहरण के लिए, जापान, चीन और कोरिया में, कार्ड को एक पहचान दस्तावेज माना जाता है।

विदेश में, कार्ड के पाठ का देश या अंग्रेजी की राज्य भाषा में अनुवाद किया जाना चाहिए। यह व्यापार शिष्टाचार है।

व्यवसाय कार्ड का उपयोग करते हुए, आपके साथी को पता चल जाएगा कि अगर कुछ होता है तो आपसे कैसे संपर्क किया जाए। लेकिन अपनी निजी जानकारी किसी के साथ साझा न करें।

रूसी व्यापारी व्यवसाय संचार में अपने "बड़ों" की नकल करने की कोशिश करते हैं

इगोर बेरेज़िन, गिल्ड ऑफ़ मार्केटर्स के अध्यक्ष, सेम्परिया एम एंड एस के पार्टनर, रूसी मार्केटिंग एसोसिएशन के बोर्ड सदस्य, शोधकर्ता "रोमिर" मास्को के राष्ट्रपति के सलाहकार।

बिजनेस एटिकेट आज पिछली सदी के कूटनीतिक प्रोटोकॉल जितना कठिन नहीं है। ये सख्त नियम नहीं हैं, लेकिन व्यावसायिक प्रथाओं के सामान्यीकरण और औपचारिकता के परिणामस्वरूप सिफारिशें हैं। मेरी टिप्पणियों के अनुसार, अधिकांश रूसी व्यवसायी व्यापार शिष्टाचार के बुनियादी मानदंडों से परिचित हैं। लेकिन बारीकियों की जानकारी सभी को नहीं है। बातचीत में, "रैंक में वरिष्ठ" पर बहुत कुछ निर्भर करता है। यदि वह प्रोटोकॉल को जानता है और देखता है, तो बाकी प्रतिभागी उसे देखते हैं और वही करते हैं।

Midsize कंपनियों में, युवा अधिकारी अक्सर प्रोटोकॉल की पेचीदगियों को नहीं समझते हैं। सबसे आम गलती जो मुझे सामना करना पड़ा है, जब मेहमानों को "मुख्य बॉस" के रूप में प्रकट होने तक 5-7 मिनट (और कभी-कभी 15-20 मिनट) से अधिक के लिए बैठक कक्ष में प्रतीक्षा करने के लिए बनाया जाता है। अक्सर मेजबान इस तरह से व्यवहार करते हैं जब आगंतुक एक ऑर्डर या अनुबंध प्राप्त करने में रुचि रखते हैं।

जब मेज पर बैठते हैं, तो गलतियां कम होती हैं, लेकिन यह अभी भी होता है कि मेज पर मेहमानों को एक साथ बैठने का मौका नहीं छोड़ता है। यह व्यावहारिक असुविधाएं और नैतिक असुविधा पैदा करता है।

एक सामान्य गलती जो हम करते हैं वह है व्यवसाय कार्ड की कमी या उनकी बेकारता। यदि सामान्य निदेशक अपना व्यवसाय कार्ड नहीं देता है या उसका व्यक्तिगत ई-मेल और मोबाइल फोन उस पर इंगित नहीं किया जाता है, तो साथी निष्कर्ष निकाल सकते हैं (संभवतः ग़लती से) कि प्रबंधक आगे सहयोग की प्रगति को नियंत्रित करने का इरादा नहीं करता है। वे उसे "परेशान" नहीं करेंगे, प्रबंधकों के साथ बातचीत करने की कोशिश कर रहे हैं (और उनके हितों को ध्यान में रखते हैं)।

साथ ही, अक्सर बातचीत की शुरुआत में समस्याएं पैदा होती हैं - प्रवेश हमेशा अच्छी तरह से सोचा नहीं जाता है, देरी होती है, जबकि पार्टियां तय करती हैं कि कौन शुरू करेगा।

व्यावसायिक संचार: "अच्छे फॉर्म" के नियम

यदि आप नैतिक मानदंडों और संचार की संस्कृति का पालन करते हैं, तो यह आपके और सहयोगियों, सहयोगियों के बीच सहयोग के विकास में योगदान देगा।

नैतिक मानदंड संचार के लिए नियम स्थापित करते हैं और सामंजस्यपूर्ण संबंधों को सुनिश्चित करते हैं। मानदंड सम्मान, समानता, यानी नैतिक मूल्यों पर आधारित हैं। यह कुछ भी नहीं है कि वे कहते हैं कि आपको दूसरों के साथ उसी तरह से व्यवहार करने की आवश्यकता है जिस तरह से आप इलाज करना चाहते हैं। हर कोई चाहता है कि दूसरे लोग हमारे साथ संवाद करें, हमारे हितों और अधिकारों का ध्यान रखें। तदनुसार, वार्ताकार भी हमारी तरफ से इसी तरह का रवैया चाहते हैं। निम्नलिखित संचार सेटिंग्स हैं:

• संचार में अच्छाई आती है।
• हम संचार शुरू करके एक सकारात्मक परिणाम में ट्यून करते हैं।
• जिन रणनीतियों को हम संवाद करने के लिए चुनते हैं, वे रचनात्मक संबंधों के लिए अनुकूल हैं।
• हम दूसरों की तुलना में संचार के परिणाम के लिए अधिक जिम्मेदार हैं।
• संचार में प्रत्येक प्रतिभागी की बात सुनी जानी चाहिए, उसकी राय का अधिकार होना चाहिए, हमारे तर्कों को स्वीकार कर सकता है या नहीं।

यदि व्यावसायिक संचार में नैतिक मानदंडों का उल्लंघन किया जाता है, तो एक नैतिक त्रुटि होती है, जो किसी व्यक्ति के प्रति निंदक रवैये, उसकी गरिमा का अपमान, आक्रामकता, बीमार इच्छाशक्ति, चेतना के हेरफेर, स्पष्ट निर्णय के साथ जुड़ी हो सकती है। कठोर भाव, उपहास, अपमान, मजाक, शब्दों में नकारात्मक भावनाओं को व्यक्त करना आदि का उपयोग करना गलत है।

• टीमवर्क: इसे स्थापित करना और नियंत्रण करना कितना आसान है

संचार प्रभावी होने के लिए, यह केवल भाषा को जानने के लिए पर्याप्त नहीं है। दोनों पक्षों को सिद्धांतों का पालन करने की आवश्यकता है, नियमों का पालन करें जो यह सुनिश्चित करने में मदद करेंगे कि बातचीत नैतिक और सामंजस्यपूर्ण हो।

सहयोग का एक सिद्धांत है, जो भाषण का मुख्य सिद्धांत है: "संवाद के इस चरण में आपका संचार योगदान इस तरह होना चाहिए जैसे इस संवाद के संयुक्त रूप से स्वीकृत लक्ष्य की आवश्यकता है।" सिद्धांत के आधार पर, यह निष्कर्ष निकाला जा सकता है कि वार्ताकारों के पास एक लक्ष्य होना चाहिए जो सभी के लिए स्पष्ट हो, और इसे प्राप्त करने के लिए कार्य करें, और सभी को योगदान करना चाहिए।

यह सिद्धांत चार में परिष्कृत है:

• मात्रा। संचार में आवश्यकतानुसार अधिक से अधिक जानकारी होनी चाहिए, अधिक नहीं और कम नहीं।
• गुणवत्ता की। यह कहने की आवश्यकता नहीं है कि आप क्या तर्क नहीं दे सकते। वाणी सत्य होनी चाहिए।
• संबंध। संचार की प्रतिक्रिया पर्याप्त होनी चाहिए जो संचार को प्रेरित करती है; आप विषय से नहीं शर्मा सकते।
• मार्ग। आपको अपने आप को स्पष्ट रूप से व्यक्त करने की आवश्यकता है, समझने योग्य वाक्यांशों में, शब्दशः की अनुमति नहीं है। संचार में प्रत्येक योगदान श्रोता के लिए स्पष्ट होना चाहिए।

व्यावसायिक संचार का एक अन्य महत्वपूर्ण सिद्धांत है, राजनीति का सिद्धांत, जो छह अधिकतम बातों (आचरण के नियमों) में प्रकट होता है:

• चातुर्य की अधिकतमता - यदि वार्ताकार नहीं करना चाहता है, तो आपको उसके व्यक्तिगत जीवन के बारे में नहीं पूछना चाहिए, धार्मिक मान्यताओं, वरीयताओं और मजदूरी के बारे में बात करनी चाहिए, अर्थात्। अपनी दूरी बनाए रखना बेहतर है;
• उदारता की अधिकतमता - वार्ताकार को सहज महसूस करना चाहिए, उसे असहज स्थिति में डालने और दायित्वों के साथ बोझ डालने की आवश्यकता नहीं है;
• अनुमोदन की अधिकतमता - केवल सबसे अच्छी तरफ से दूसरों का मूल्यांकन करना, लोगों के संबंध में पदों के संयोग के लिए प्रयास करना;
• सहानुभूति की अधिकतमता परोपकार है;
• सहमति की अधिकतमता - पार्टियों के व्यवहार को समायोजित करके संघर्ष का उन्मूलन;
• विनय की अधिकतमता स्वयं का एक यथार्थवादी मूल्यांकन है, चापलूसी और प्रशंसा की अस्वीकृति।

सभी व्यावसायिक संचारों में, सभी मैक्सिमों का उपयोग करना असंभव है, क्योंकि वार्ताकार कभी-कभी गलत होता है, आपको हमेशा उसे अपनी सहानुभूति दिखाने की आवश्यकता नहीं होती है, लेकिन हमेशा चतुर रहें, पूर्ण और विश्वसनीय जानकारी के अपने अधिकार का सम्मान करें।

भाषण व्यवहार के शिष्टाचार मानदंडों का पालन करें:

• उम्र और सामाजिक स्थिति की परवाह किए बिना, एक दूसरे को "आप" के रूप में देखें;
• नमस्कार और अलविदा कहने के शब्द;
• विनम्र वाक्यांशों का उपयोग करें। उदाहरण के लिए, "दयालु", "मुझे जाने दो ..."।

प्रत्येक भाषण की स्थिति के लिए भाषण सूत्रों की एक प्रणाली है। व्यावसायिक संचार में इसका उपयोग करना सीखें।

संचार मानता है कि दोनों पक्ष संचार के एक विशिष्ट क्षेत्र की विशिष्ट शर्तों को जानते हैं, एक पेशेवर भाषा बोलते हैं। साक्षात्कार में, वे हमेशा इस बात पर ध्यान देते हैं कि क्या उम्मीदवार अपने भाषण में पेशेवर शब्दों का उपयोग करता है। यदि संचार लिखा जाता है, तो भाषण संरचनाओं का निरीक्षण करना आवश्यक है और कठबोली शब्दों का उपयोग नहीं करना चाहिए।

महत्वपूर्ण बातचीत के लिए व्यावसायिक संचार कैसे लागू करें

बातचीत में, कोई भी अपनी बात दूसरे पक्ष पर थोपने की कोशिश नहीं करता। प्रतिभागी अपने भागीदारों के दृष्टिकोण का सम्मान करते हैं, समझौता करते हैं, और तर्क देकर अपनी राय साबित करते हैं। इस प्रकार, व्यापार संचार में शिष्टाचार के नियम देखे जाते हैं। यह रचनात्मक संचार को बढ़ावा देता है, समस्याओं को हल करता है और भावनात्मक तनाव को कम करता है।

वार्ता की तैयारी के लिए नियम

बातचीत में अंतर होता है कि वे एक समझौते पर हस्ताक्षर करने या इरादे के प्रोटोकॉल का निर्माण करने के लिए नेतृत्व करते हैं। इसलिए, सावधानीपूर्वक तैयारी की आवश्यकता है, यह संगठनात्मक समर्थन और भविष्य की बातचीत की सामग्री पर विचार करने के लायक है। आप अपने तर्क कैसे देंगे यह केवल आपके ज्ञान पर निर्भर करता है, और बैठक का संगठन उस प्रोटोकॉल के नियमों द्वारा शासित होता है जिसे आपको जानना आवश्यक है।

1. प्रारंभिक परामर्श

बातचीत से पहले, आपको पार्टियों के लक्ष्यों और चर्चा के विषय को जानने की आवश्यकता है, क्योंकि यदि पार्टियों में से कोई भी सहयोग में दिलचस्पी नहीं रखता है, तो बैठक का कोई मतलब नहीं है। एक ऐसा क्षेत्र खोजें जहां भागीदारों के हितों को प्रतिच्छेद किया जाए। इसके लिए, प्रारंभिक परामर्श की आवश्यकता है। यदि आप सुनिश्चित हैं कि आपके साथी आपके साथ काम करने के लिए तैयार हैं, तो व्यवसाय संचार की तैयारी शुरू करें। तैयारी को एक प्रोटोकॉल समूह द्वारा नियंत्रित किया जा सकता है, अगर आपकी कंपनी में एक है। बड़े संगठनों में आमतौर पर प्रोटोकॉल विभाग होते हैं।

2. बैठक का समय

इस बारे में सोचें कि वार्ता को कितना समय लगना है। इसके आधार पर, एक समय निर्धारित करें। सबसे अच्छा विकल्प 10 या 11 बजे है। इसे शाम 6 बजे के बाद समाप्त करना बेहतर है, खासकर यदि चर्चा दोपहर के भोजन से पहले शुरू हुई। मनोविज्ञान और शरीर विज्ञान के विशेषज्ञ सोमवार और शुक्रवार को छोड़कर, किसी भी दिन बातचीत के समय निर्धारण की सलाह देते हैं, क्योंकि इन दिनों मानव गतिविधि बराबर नहीं होती है।

3. बैठक बिंदु

सौना और रेस्तरां में, निर्णय नहीं किए जाते हैं, इस उद्देश्य के लिए एक कार्यालय अधिक उपयुक्त है। और रेस्तरां में आप एक परियोजना के सफल समापन का जश्न मनाने के लिए एक साथ मिल सकते हैं या एक रिश्ते को बनाए रखने के लिए एक नियुक्ति कर सकते हैं।

साझेदारों के कार्यालय या आपके कार्यालय में बातचीत हो सकती है। और वास्तव में, और एक अन्य मामले में, फायदे और नुकसान हैं। आप अपने कार्यालय में शांत और अधिक आत्मविश्वास महसूस करेंगे, लेकिन आपको बैठक के आयोजन का ध्यान रखना होगा। यह आपके लिए साथी के क्षेत्र में मनोवैज्ञानिक रूप से अधिक कठिन होगा। यदि कंपनियों के पास व्यापार संबंधों का एक लंबा इतिहास है और नियमित रूप से व्यावसायिक संचार व्यवस्थित करते हैं, तो आप बारी-बारी से एक-दूसरे की यात्रा कर सकते हैं। कुछ मामलों में, सबसे अच्छा विकल्प तटस्थ क्षेत्र में बातचीत का संचालन करना है:

• वार्ताकारों के बीच तनावपूर्ण संबंध हैं, कोई भी अपने क्षेत्र में रहने का अवसर नहीं देना चाहता है;
• समता को अधिकतम करने के लिए वार्ता में एक स्तर के खेल के क्षेत्र को प्राप्त करना आवश्यक है;
• जिन मुद्दों पर चर्चा की जानी है वे गोपनीय हैं, और दोनों पक्षों के कार्यालय सूचना सुरक्षा उपकरणों से सुसज्जित नहीं हैं। कई व्यावसायिक केंद्रों में आप परिसर किराए पर ले सकते हैं, और विशेषज्ञ इसे बातचीत के लिए तैयार करेंगे और सूचना की तकनीकी सुरक्षा प्रदान करेंगे।

प्रतिनिधिमंडल के सदस्य

प्रत्येक पक्ष से, प्रतिभागियों की संख्या और स्थिति लगभग बराबर होनी चाहिए। प्रतिनिधिमंडल के एक प्रमुख को नियुक्त किया जाता है जो चर्चा के तहत इस मुद्दे पर अंतिम निर्णय लेता है और नियमों के अनुपालन की निगरानी करता है। प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख आमतौर पर संगठन का प्रमुख होता है, लेकिन हमेशा नहीं। यदि विशेषज्ञ बातचीत की तकनीक में निपुण है, तो वह बैठक का नेतृत्व करेगा। एक और उदाहरण: निर्देशक हाल ही में कंपनी में आया था और अभी तक सबकुछ नहीं समझता है। इस मामले में, नेता को यह याद रखना चाहिए कि वार्ता के दौरान निर्णय लेने के लिए प्रतिनिधि मंडल का प्रमुख पूरी तरह से जिम्मेदार है। और कंपनी के प्रतिनिधियों को उसका पालन करना चाहिए। यदि कोई व्यक्ति सिर के फैसले पर संदेह करता है या बातचीत में विवाद शुरू करता है, तो वे एक बड़ी गलती करेंगे, आपको इस तरह से व्यवहार नहीं करना चाहिए।

5. दस्तावेज़ और हैंडआउट

बातचीत से पहले मसौदा समझौते और निर्णय तैयार करें। ये दस्तावेज सिर्फ प्रोजेक्ट होंगे। व्यावसायिक संचार के लिए आपको क्या जानकारी चाहिए, इसके बारे में सोचें। सभी महत्वपूर्ण दस्तावेजों और सामग्रियों को हाथ में रखें, ताकि बैठक में उपस्थित लोगों को इंतजार न करना पड़े, जबकि कोई भी व्यक्ति जानकारी या कॉल के लिए खोज करता है। दर्शकों में सभी के लिए एक ही पैकेज में पर्याप्त सामग्री प्रिंट करें। यदि आप प्रतिभागियों में से एक को खराब गुणवत्ता की प्रतिलिपि प्राप्त करते हैं, तो आप उसे अपमानजनक लगेंगे। प्रतिभागियों, विशेष रूप से सामान्य निदेशक के बारे में जानकारी एकत्र करने का ध्यान रखें। ऐसी जानकारी के साथ, चर्चा के परिणाम को प्रभावित करना बहुत आसान है। कोई भी जानकारी उपयोगी हो सकती है, इस बारे में भी कि वह क्या खाना पसंद करती है या सीईओ ने आखिरी किताब क्या पढ़ी है।

प्रतिनिधिमंडल के प्रत्येक सदस्य को आवश्यक संख्या में व्यवसाय कार्ड ले जाने चाहिए।

6. भागीदारों के लिए स्मृति चिन्ह

यदि आप चाहते हैं तो भागीदारों के लिए प्रतीकात्मक उपहार तैयार करें। बहुत महंगे या बड़े स्मृति चिन्ह न दें। अपनी कंपनी का लोगो उपहार में दें। आमतौर पर, व्यावसायिक संचार में सीईओ को एक विशेष उपहार दिया जाता है, दूसरों की तरह नहीं। तैयार किए गए उपहारों के बारे में अन्य पार्टी (उदाहरण के लिए, प्रोटोकॉल समूहों के माध्यम से) को अलर्ट करना सबसे अच्छा है ताकि प्रतिभागियों को स्मृति चिन्ह की देखभाल न करने के बारे में शर्मिंदगी महसूस न हो।

7. ड्रेस कोड

एक आदमी को एक हल्का शर्ट और एक गहरे रंग का सूट पहनना चाहिए। टाई छोटे हल्के पोल्का डॉट्स या विकर्ण धारियों में हो सकती है, लेकिन आपको बहु-रंगीन या उज्ज्वल टाई पहनने की आवश्यकता नहीं है। लेस के साथ क्लासिक काले जूते और कोई सजावटी तत्व नहीं, सिवाय इसके कि पैर के अंगूठे को अलग करता है। एक बैठक में पेटेंट चमड़े या सांप, मगरमच्छ या शुतुरमुर्ग के जूते पहनना अस्वीकार्य है।

एक महिला के लिए स्कर्ट या ड्रेस के साथ एक डार्क जैकेट पहनना सबसे अच्छा है। यदि व्यावसायिक संचार के लिए एक व्यवसाय सूट चुना जाता है, तो आपको हल्के ब्लाउज, नायलॉन मांस के रंग के चड्डी और छोटे एड़ी के साथ जूते लेने की जरूरत है, अधिमानतः सजावटी गहने के बिना। हालाँकि महिलाओं के लिए अब टाई पहनना फैशनेबल है, लेकिन वे व्यावसायिक बैठकों के लिए उपयुक्त नहीं हैं। आप एक कंगन या जिप्सी झुमके के साथ नहीं आ सकते हैं, गहने सख्त और विशिष्ट नहीं होने चाहिए।

बातचीत की प्रक्रिया में आचरण के नियम

देर मत करो या प्रोटोकॉल तोड़ो। आपका साथी आपकी लेटनेस को अपमान या अनादर के रूप में मान सकता है। यदि अप्रत्याशित परिस्थितियां थीं जिनके कारण आप नियत समय से बाद में पहुंचे, तो भागीदारों से माफी मांगें। यदि बैठक की शुरुआत के बाद से 15 मिनट बीत चुके हैं, और आप अभी तक नहीं हैं, तो मेजबान देश के जनरल निदेशक उस बैठक को पूरा कर सकते हैं जो खुद के लिए शुरू नहीं हुई है, और अपने सहायकों को वार्ता आयोजित करने का निर्देश देते हैं।

1. मेहमानों का मिलना

यदि आपके कार्यालय में व्यावसायिक संचार का संचालन करने का निर्णय लिया जाता है, तो प्रतिनिधिमंडल के सभी सदस्यों को उस कमरे में इकट्ठा करना चाहिए जहां निर्दिष्ट समय पर वार्ता होगी। एक कर्मचारी जो चर्चा में शामिल नहीं होता है वह आने वाले भागीदारों से मिलता है और उन्हें कमरे में ले जाता है। आपके प्रतिनिधिमंडल का मुखिया सभी प्रतिभागियों को शुभकामनाएं और परिचय देने वाला पहला है। भागीदारों के प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख वही करता है, जिसके बाद क्षेत्र के मालिकों के प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख मेहमानों को बैठने के लिए आमंत्रित करता है।

2. वार्ताकारों की बैठने की जगह

मेजबान प्रतिनिधिमंडल का प्रमुख पहले नीचे बैठता है, बाकी प्रतिभागी पूर्व-व्यवस्थित संकेतों के अनुसार अपने स्थान लेते हैं। बैठने की सबसे लोकप्रिय व्यवस्था यह है कि प्रतिनिधि एक दूसरे के विपरीत बैठते हैं (तालिका के लंबे पक्षों के साथ)। केंद्र में सीईओ भी विपरीत बैठे हैं। उनमें से प्रत्येक के दाईं ओर दूसरा सबसे महत्वपूर्ण कर्मचारी है, बाईं ओर तीसरा है, और इसी तरह। दुभाषिए और विशेषज्ञ, जो सीधे वार्ताकार नहीं हैं, लेकिन व्यापार संचार में शामिल हैं, प्रतिनिधिमंडल के सिर के पीछे और बाएं कंधे पर थोड़ा स्थित हैं। यदि मालिकों ने इस बैठने की व्यवस्था का उल्लंघन किया, और कोई गलत जगह पर बैठ गया, तो यह बुरा रूप माना जाता है।

3. व्यापार कार्ड का आदान-प्रदान

जब सभी को अपने स्थानों पर बैठाया जाता है, तो मेजबान प्रतिनिधिमंडल का मुखिया प्रतिभागियों को अपनी ओर से पेश करता है, भले ही वे पहले से ही किसी को जानते हों। उसके बाद, मेहमानों का प्रमुख अपनी टीम के लिए भागीदारों का परिचय देता है। यदि दस से कम लोग मौजूद हैं, तो व्यापार कार्ड का आदान-प्रदान किया जाता है। हर कोई अपने बिजनेस कार्ड को उसके विपरीत बैठे व्यक्ति को प्रदान करता है। प्रतिभागी व्यवसाय कार्ड को स्तन की जेब में रखता है या उसे उसके सामने मेज पर रखता है। इस मामले में, आप साथी के नाम की जासूसी कर सकते हैं, अगर अचानक इसे भुला दिया जाए। यदि प्रत्येक स्थान को समतल करने के लिए लेटा हुआ कार्ड का उपयोग किया जाता है, और ऊर्ध्वाधर प्लेट नहीं, तो आपके सामने एक व्यवसाय कार्ड रखना बहुत सुविधाजनक है। यदि व्यावसायिक संचार में दस से अधिक प्रतिभागी हैं, तो व्यावसायिक कार्डों का आदान-प्रदान करना अनुचित माना जाता है। प्रत्येक भागीदार के पास भागीदार के प्रतिनिधिमंडल के सभी सदस्यों की एक सूची होनी चाहिए, जिनमें से प्रत्येक के नाम और शीर्षक का संकेत दिया गया है। ऐसी स्थिति में, आप अभी भी व्यावसायिक कार्ड का आदान-प्रदान कर सकते हैं, लेकिन केवल एक ब्रेक के दौरान, अगर वहाँ एक है। यदि नहीं, तो वार्ता के बाद।

4. वार्ता की शुरुआत

चर्चा हमेशा मेजबानों के सीईओ द्वारा शुरू की जाती है, जो यह भी सुनिश्चित करता है कि लंबे समय तक कोई रुकावट न हो। यदि वे उठते हैं, तो उसे उन्हें भरना होगा। यदि व्यावसायिक संचार के दौरान चुप्पी होती है, तो मेहमान सोच सकते हैं कि सभी ने कहा कि वे क्या चाहते थे, जिसका अर्थ है कि यह वार्ता पूरी करने का समय है। आपको उस मुद्दे के बारे में बात करना शुरू नहीं करना चाहिए जिस पर आप शुरू से ही चर्चा करने जा रहे हैं। पहले एक अलग विषय पर कुछ मिनटों के लिए बात करना बेहतर है, उदाहरण के लिए, पिछले सहयोग को याद करते हुए। आपको राजनीति, राष्ट्रीय विशेषताओं, धर्म के साथ बातचीत शुरू नहीं करनी चाहिए, अगर ये विषय अंतर्विरोधों को भड़का सकते हैं। तब मेजबानों के प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख का कहना है कि इस मुद्दे पर चर्चा करने के लिए आगे बढ़ने का समय है, जिसके लिए हर कोई इकट्ठा हुआ है। सामान्य निदेशक विशेषज्ञों, प्रतिनिधिमंडल के सदस्यों और सलाहकारों को मंजिल दे सकते हैं। अगर कोई बोलता है, तो आपको उसे बाधित नहीं करना चाहिए।

5. बैठक के दौरान टूट जाता है

बातचीत के दौरान मोबाइल फोन नहीं बजना चाहिए, इसलिए उन्हें बंद करना बेहतर है। अगर कोई ब्रेक है, तो आगे की योजना बनाएं। दरवाजे पर "साइन इन निगोशिएशन, डोंट एंट्री" दर्ज करें ताकि कोई भी आपको परेशान न करे। होस्ट प्रतिनिधि के प्रमुख द्वारा पूछे जाने पर ही सचिव प्रवेश कर सकता है। यदि कोई बैठक कक्ष में प्रवेश करता है, तो प्रबंधक को उसे छोड़ने के लिए कहना चाहिए।

6. वार्तालाप रिकॉर्डिंग

व्यापार संचार भागीदार अक्सर बातचीत को रिकॉर्ड करते हैं। कोई व्यक्ति मैन्युअल रूप से प्रोटोकॉल लिखता है, कोई कंप्यूटर पर टाइप करता है, दूसरे खुद को डिक्टाफोन के साथ बांटते हैं और जो कुछ कहते हैं उसे लिखते हैं। लेकिन दूसरे पक्ष को लिखने के लिए तैयार होना चाहिए। एक वार्ताकार या एक तकनीशियन एक रिकॉर्ड रख सकता है।

7. बातचीत का अंत

माहौल को खराब करने के लिए, बैठक के अंत में मेजबान प्रतिनिधिमंडल के प्रमुख दर्शकों को अपनी जैकेट उतारने के लिए आमंत्रित कर सकते हैं। यह प्रस्ताव तभी उचित होगा जब वार्ता का आधिकारिक हिस्सा समाप्त हो गया हो और फिल्मांकन नहीं हो रहा हो। अतिथि प्रतिनिधि का प्रमुख हमेशा व्यावसायिक संचार को पूरा करने की पहल करता है। आम तौर पर बैठक का परिणाम चर्चा के तहत मुद्दे पर किया गया निर्णय होता है, जिसे मिनटों में दर्ज किया जाता है। दस्तावेज़ डुप्लिकेट में बनाया गया है, प्रत्येक पक्ष के लिए एक है। यह अधिकृत व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षरित है। प्रोटोकॉल के अलावा, आप एक रिपोर्ट बना सकते हैं जिसे मेहमानों को अनुमोदन के लिए भेजा जाता है। व्यापार शिष्टाचार के सिद्धांतों में से एक अपने शब्द को रखना है। चर्चा के दौरान जो निर्णय लिए गए, उनका सम्मान किया जाना चाहिए। बैठक के बाद, प्रतिभागियों, यदि वांछित हो, तो स्मृति चिन्ह का आदान-प्रदान करें। ध्यान रखें कि आपको पैकेजिंग नहीं खोलनी चाहिए और न ही अंदर क्या है यह देखना चाहिए।

व्यावसायिक संचार हमेशा दोनों प्रतिनिधिमंडलों के लिए सकारात्मक रूप से समाप्त नहीं होते हैं। उदाहरण के लिए, कोई भी पक्ष शर्तों और परिणामों पर सावधानीपूर्वक विचार करने के लिए एक अनुबंध पर हस्ताक्षर करने को स्थगित कर सकता है। फिर अगली बैठक की तारीख और समय पर सहमत होना सुनिश्चित करें। यदि आप समझते हैं कि आप एक आम सहमति पर नहीं आ सकते हैं, भले ही आप वार्ता को स्थगित कर दें, तो किसी भी स्थिति में अल्टीमेटम न डालें और मेहमानों को ब्लैकमेल न करें। शांत रूप से कहें कि आपकी राय मेल नहीं खाती, अपने सहयोगियों को उनके काम के लिए धन्यवाद दें और अलविदा कहें, अपनी टीम के साथ कमरे से बाहर निकलें।

व्यावसायिक संचार के बिना कोई काम नहीं है, यह जीवन का एक महत्वपूर्ण हिस्सा है और लोगों के बीच एक प्रकार का संबंध है। व्यावसायिक संचार एक सामान्य कारण की सफलता सुनिश्चित करता है, वांछित लक्ष्यों की प्राप्ति में योगदान देता है और भागीदारों के बीच बातचीत के लिए स्थितियां बनाता है, और सहयोगियों, प्रतियोगियों, प्रबंधकों और उनके अधीनस्थों के बीच व्यावसायिक संबंधों के विकास में भी योगदान देता है। इसके अलावा, इसमें व्यक्तिगत लक्ष्यों की उपलब्धि, उनके हितों की संतुष्टि शामिल है। व्यवसाय को सफलतापूर्वक करने के लिए, व्यावसायिक संचार कौशल होना अनिवार्य है।

विदेशी विशेषज्ञों द्वारा रूसी वार्ताकारों की किन गलतियों को नोट किया जाता है

• एक सहयोगी के रूप में नहीं, बल्कि एक विरोधी के रूप में वार्ताकार की धारणा।
• गोपनीयता, संदेह। एक उदाहरण के रूप में, संगठन में अपनाए गए नैतिक कोड का छिपाना, हालांकि उन्हें दुनिया भर में इस पर गर्व है।
• यह विचार कि एक क्षेत्र, एक शहर रूस या पूरे देश में अन्य देशों की तुलना में बेहतर है जिसमें लोग सही तरीके से काम नहीं करते हैं।
• रूस में लोग किसी भी चीज के लिए जिम्मेदार नहीं होना चाहते हैं: बॉस अपने डिप्टी को संदर्भित करता है, जो बदले में, अपने डिप्टी को संदर्भित करता है। इसे ऐतिहासिक धरोहर द्वारा समझाया जा सकता है।
• इसके अलावा, ऐतिहासिक जड़ें सत्तावादी होती हैं। यह मास्टर और नागिन के बीच के रिश्ते को याद करने के लिए पर्याप्त है। हमारे समय में, यह खुद को कर्मचारियों के लिए जानकारी की पूर्ण गैर-पारदर्शिता के रूप में प्रकट करता है।
• में देने की अनिच्छा, तेज भाषण।
• कठिन वार्ता शैली।
• कठिन मुद्दों पर चर्चा करने की अनिच्छा, "असहज" बातचीत का विषय। अक्सर बातचीत को एक अलग दिशा में मोड़ दिया जाता है। अवांछित सवालों पर चर्चा करने के बजाय, वे चाय पीने, कुछ देखने की पेशकश करते हैं।
• मेजबानों के प्रतिनिधिमंडल, यह दिखाना चाहते हैं कि वे बातचीत में मेहमानों की तुलना में अधिक महत्वपूर्ण हैं, बैठक के लिए जानबूझकर देर हो रही है। यदि मेहमान देर से आते हैं, तो उन्हें तिरस्कार की दृष्टि से देखा जाता है।
• सहकर्मियों के मनोविज्ञान की ख़ासियत को समझने की कोई इच्छा नहीं है अगर वे एक अलग राष्ट्रीयता या धर्म के लोग हैं।
• बातचीत दस्तावेज तैयार करने में असमर्थता।
• हमेशा सही उपस्थिति नहीं, अक्सर स्मार्ट कपड़े।
• गंदी बातें। उदाहरण के लिए, एक बार कार्मिक विभाग का प्रमुख वार्ता में था। उसने सफेद सैंडल और हरे रंग का सूट पहना था। महिला ने अपनी उंगली से इशारा किया जहां आगंतुक थे और कहा: "कृपया, सज्जनों!"
• बैठक में किए गए वादों को पूरा करने में विफलता।

लेखक और कंपनी के बारे में जानकारी

निकोलस कोरटब्रांड प्रबंधन के लिए अनुसंधान केंद्र के प्रमुख क्यूरेटर और कंपनियों के रिलैंड समूह के ब्रांड टेक्नोलॉजीज, गिल्ड ऑफ मार्केटर्स के सदस्य, रूस के विपणक संघ के अंतर्राष्ट्रीय मामलों की समिति के अध्यक्ष, आरएफ सीसीआई, मास्को की विपणन समिति के सदस्य। निकोलस कोरोट एक ब्रांडिंग विशेषज्ञ हैं। 2005 के परिणामों के अनुसार, उन्हें वास्तविक व्यवसाय के साथ काम करने वालों ("सीक्रेट फर्म" पत्रिका के अनुसार) से रूस में सर्वश्रेष्ठ विपणन सलाहकार के रूप में मान्यता दी गई थी, वह दस सबसे प्रभावशाली रूसी विपणन विशेषज्ञों और आधुनिक रूस में शीर्ष 100 सर्वश्रेष्ठ विपणनकर्ताओं में से हैं। बेस्टसेलर सक्सेसफुल बिजनेस स्टाइल सहित पांच पुस्तकों के लेखक। क्या आप अपनी किस्मत का इंतजार कर रहे हैं? अपनी टाई बदलो! ” (साथ में ई। काराकोज़; सेंट पीटर्सबर्ग [और अन्य]: पीटर, 2009)। रूसी संघ की सरकार के तहत राष्ट्रीय अर्थव्यवस्था अकादमी में ब्रांडिंग पर एक लेखक के पाठ्यक्रम और स्टेट यूनिवर्सिटी - हायर स्कूल ऑफ इकोनॉमिक्स पढ़ता है। पुरस्कार के पूरे दस साल के इतिहास में एकमात्र व्यक्ति जिसे नेशनल ट्रेड एसोसिएशन से प्रोडक्ट ऑफ द ईयर स्टार मिला है।

इगोर बेरेज़िन, मार्केटर्स के गिल्ड के अध्यक्ष, सेम्परिया एम एंड एस के साझेदार, रूसी विपणन संघ के बोर्ड के सदस्य, रिसर्च होल्डिंग "रोमिर" के राष्ट्रपति के सलाहकार, मास्को। इगोर बेरेज़िन ने 1991 में मॉस्को स्टेट यूनिवर्सिटी के अर्थशास्त्र के संकाय से स्नातक किया। एम वी सामाजिक-आर्थिक योजना और पूर्वानुमान में एक डिग्री के साथ लोमोनोसोव। 1992-1994 - भागीदार, प्रमुख सलाहकार, विश्लेषणात्मक एजेंसी "सौर" के महा निदेशक। 1994-1995 - मॉस्को कमोडिटी एक्सचेंज में ब्रोकरेज कंपनियों के एक समूह के प्रमुख विश्लेषक। 2000-2005 में, उन्होंने विशेषज्ञ मीडिया होल्डिंग (विशेषज्ञ-एमए विश्लेषणात्मक समूह और अनुसंधान परियोजना "मिडिल क्लास लाइफ स्टाइल" का नेतृत्व किया)। विपणन पर 13 मोनोग्राफ के लेखक और रूस में प्रमुख व्यावसायिक प्रकाशनों में प्रकाशित 350 लेख, समीक्षा और विश्लेषणात्मक सामग्री।

व्यावसायिक संचार एक या किसी अन्य प्रकार की ठोस गतिविधि के आयोजन और अनुकूलन के उद्देश्य से व्यावसायिक भागीदारों के बीच बातचीत की एक प्रक्रिया है: उत्पादन, वैज्ञानिक, शैक्षणिक, आदि। व्यावसायिक संचार में, संचार का विषय गतिविधि (व्यवसाय) है, और एक संचार साथी हमेशा एक व्यक्ति के रूप में कार्य करता है, महत्वपूर्ण अन्य के लिए।
व्यावसायिक संचार के मुख्य कार्य उत्पादक सहयोग, लक्ष्यों के अभिसरण और साझेदारी में सुधार के लिए प्रयास कर रहे हैं।
व्यावसायिक संचार में निम्नलिखित शर्तों का कार्यान्वयन शामिल है:
1) संचार में सभी प्रतिभागियों के अनिवार्य संपर्क, उनकी पसंद और नापसंद की परवाह किए बिना;
2) संचार की विषय-लक्षित सामग्री;
3) अधीनता और व्यावसायिक शिष्टाचार का पालन करते हुए, बातचीत की औपचारिक भूमिका-आधारित सिद्धांतों का पालन करना, नौकरी की भूमिकाओं, अधिकारों और कार्यात्मक कर्तव्यों का ध्यान रखना;
4) अंतिम परिणाम प्राप्त करने और व्यक्तिगत इरादों के कार्यान्वयन में व्यापार संचार में सभी प्रतिभागियों की अन्योन्याश्रयता;
5) उच्च (खेल, हेरफेर, छलावरण) सहित सहभागिता प्रतिभागियों का संचार नियंत्रण;
6) औपचारिक प्रतिबंध: ए) पारंपरिक प्रतिबंध, अर्थात्, कानूनी, सामाजिक मानदंडों का अनुपालन, विनियमों का पालन (उदाहरण के लिए, निर्देशों के अनुसार कार्रवाई, प्रोटोकॉल, आंतरिक नियमों का अनुपालन, उद्यम की परंपराओं का पालन करना, आदि); बी) स्थितिजन्य, अर्थात्, व्यापार संचार की स्थिति को ध्यान में रखते हुए (उदाहरण के लिए, एक व्यापार बातचीत, बैठक, प्रस्तुति, वार्ता, आदि) एक निश्चित अनुसूची में, पर्याप्त संचार साधनों का उपयोग करके, एक उचित स्थानिक वातावरण बनाने और एक व्यावहारिक अपेक्षित परिणाम प्राप्त करने के लिए उद्देश्यपूर्ण बातचीत करते हैं; ग) भावनात्मक, जो व्यवसाय के माहौल में तनाव की डिग्री की परवाह किए बिना, तनाव के प्रतिरोध को दिखाने के लिए - अपने आप को प्रबंधित करने के लिए, भावनात्मक संस्कृति का प्रदर्शन करने के लिए; घ) हिंसक, अर्थात्, ऐसे मामलों में किसी भी पक्ष के संपर्क को बाधित करने की अनुमति है, जहां सूचनाओं की सामग्री पर्याप्त होना बंद हो जाती है, या जब संचार के लिए आवंटित समय समाप्त हो गया है, और यह भी कि जब साथी की प्रतिक्रियाएं अपेक्षाओं और मानदंडों के लिए अपर्याप्त हैं (उदाहरण के लिए, आक्रामक व्यवहार)।
दो सहयोगियों की बातचीत में संचार गतिविधियों को व्यवस्थित करने का मुख्य तरीका संवाद है। संवाद की विशिष्ट इकाइयाँ कार्रवाई, बोलना और सुनना हैं।
व्यावसायिक संचार को संचार के तीन मुख्य रूपों में कार्यान्वित किया जाता है:
- एकालाप, जहां संचारी क्रिया पूर्वनिर्धारित होती है - किसी विषय के रूप में व्यक्ति के कथन - अन्य विषयों के बीच श्रवण प्रक्रिया के आयोजक - संचार में सहभागी;
- संवाद, जिसमें विषय परस्पर क्रिया करते हैं और परस्पर सक्रिय होते हैं;
- बहुपक्षीय संचार, बहुपक्षीय संचार का आयोजन, जिसमें बहुधा एक संचार पहल में महारत हासिल करने के लिए एक तरह के संघर्ष का चरित्र होता है और यह सबसे प्रभावी कार्यान्वयन की इच्छा से जुड़ा होता है।
शुरुआत बातचीत का सबसे महत्वपूर्ण हिस्सा है। इसके कार्यों में शामिल हैं: वार्ताकार के साथ संपर्क स्थापित करना; वार्तालाप के विषय पर ध्यान आकर्षित करना; बातचीत के लिए अनुकूल माहौल बनाना; बातचीत में रुचि पैदा करना; पहल का अवरोधन (यदि आवश्यक हो)।
बातचीत के विषय के बावजूद, एक व्यापार वार्तालाप के अवधारणात्मक लक्ष्य प्रतिष्ठित हैं: एक कर्मचारी के साथ अच्छे संबंध को मजबूत करने के लिए; श्रम गतिविधि के विभिन्न पहलुओं के साथ कर्मचारी संतुष्टि बढ़ाने के लिए - काम की सामग्री, काम करने की स्थिति, गतिविधि का तरीका; कुछ कार्यों को करने के लिए एक कर्मचारी, एक व्यावसायिक भागीदार को प्रेरित करें; संगठनों के बीच विभाग, संगठन के भीतर सामूहिक सहयोग सुनिश्चित करना; बेहतर समझ प्रदान करें।
सूचना हस्तांतरण चरण तार्किक रूप से बातचीत की शुरुआत जारी रखता है और साथ ही साथ तर्क चरण के लिए संक्रमण के लिए एक "स्प्रिंगबोर्ड" है। इस चरण के मुख्य कार्य हैं: वार्ताकार और उसके संगठन की समस्याओं, अनुरोधों और इच्छाओं पर विशेष जानकारी का संग्रह; वार्ताकार के उद्देश्यों और लक्ष्यों की पहचान करना; अनुसूचित सूचना का प्रसारण; तर्क के लिए आधार बनाने; वार्ताकार की स्थिति का विश्लेषण और सत्यापन; वार्तालाप के अंतिम परिणामों का प्रारंभिक निर्धारण (यदि संभव हो तो)।
इस चरण में चार चरण होते हैं: समस्या की चर्चा - सूचना का प्रसारण - सूचना का समेकन - सूचना की एक नई दिशा का पदनाम, और इसके मुख्य तत्व: प्रश्न पूछना, सुनना, वार्ताकार की प्रतिक्रियाओं का अध्ययन करना, जानकारी को वार्ताकार तक पहुँचाना।
तर्क एक व्यावसायिक बातचीत का अगला चरण है, जिसके दौरान एक प्रारंभिक राय बनती है, वार्ताकार इस मुद्दे पर चर्चा के तहत कुछ पदों को लेते हैं। उसी समय, आप उन विरोधाभासों को समाप्त या कम कर सकते हैं जो बातचीत के दौरान उत्पन्न हुए, गंभीर रूप से प्रावधानों और तथ्यों की जाँच करें।
तर्कों का चरण वार्ताकार के तर्कों के खंडन के चरण में गुजरता है, जो निम्नलिखित मुख्य कार्यों को हल करता है: विषयों, वस्तुओं, स्थान, समय और परिणामों द्वारा व्यक्तिगत आपत्तियों का भेदभाव; व्यक्त या अनिर्दिष्ट आपत्तियों, टिप्पणियों, संदेहों की स्वीकार्य व्याख्या; वार्ताकार की टिप्पणियों को बेअसर करना।
निर्णय लेना और बातचीत को समाप्त करना एक व्यापार वार्तालाप का अंतिम चरण है। इस मामले में, निम्नलिखित मुख्य कार्य हल किए जाते हैं: मुख्य या वैकल्पिक लक्ष्य की उपलब्धि; आपसी समझ की उपस्थिति या अनुपस्थिति की परवाह किए बिना, बातचीत के अंत में एक अनुकूल माहौल सुनिश्चित करना; अभिप्रेत कार्यों को करने के लिए वार्ताकार को उत्तेजित करना; वार्ताकार के साथ आगे संपर्क बनाए रखना (यदि आवश्यक हो); स्पष्ट रूप से हाइलाइट किए गए मुख्य निष्कर्ष के साथ बातचीत का एक विस्तृत सारांश तैयार करना (देखें: ए.पी. पैनफिलोवा, पेशेवर गतिविधियों में व्यावसायिक संचार)।
फोन पर एक व्यावसायिक वार्तालाप सबसे तेज़ व्यापार संपर्क है। फोन सबसे प्रभावी समय बचाने वालों में से एक है और एक ही समय में सबसे व्यापक समय नुक़सान है।
टेलीफोन वार्तालाप योजना बातचीत के लिए आवंटित समय की मात्रा से निर्धारित होती है, और इसमें निम्नलिखित चरण होते हैं: पारस्परिक परिचय; समस्या में वार्ताकार का परिचय; समस्या, स्थिति की चर्चा; अंतिम सारांश।
फ़ोन कॉल तैयार करने में निम्नलिखित प्रश्नों का उत्तर देना शामिल है: लक्ष्य (मुझे क्या हासिल करना है, मेरे इरादे क्या हैं?); ग्राहक (जो मुझे कॉल करना चाहते हैं?); समय (मुझे कब कॉल करना है?); चर्चा के लिए प्रश्न (क्या प्रश्न छोड़े जाने चाहिए, क्या जानकारी प्रेषित या अनुरोध की जानी चाहिए?); प्रलेखन (क्या दस्तावेजों की आवश्यकता होगी?); वार्तालाप की रिकॉर्डिंग (यदि आवश्यक हो, तो सब कुछ रिकॉर्डिंग जानकारी के लिए तैयार किया जाना चाहिए)।
आने वाली फोन। मुख्य बिंदुओं का पता लगाना महत्वपूर्ण है जो टेलीफोन वार्तालापों के प्रभावी संचालन की सुविधा प्रदान करेंगे: जो कॉलिंग (उपनाम, कॉलर का नाम और संरक्षक); किस मुद्दे या समस्या पर; मुद्दा कितना महत्वपूर्ण है, समय सीमा। इसके बाद, आपको आवश्यक जानकारी प्रदान करनी चाहिए, यदि संभव हो, तो आवश्यक जानकारी मिलते ही तुरंत इसे प्रदान करें या कॉल करें।
आउटगोइंग कॉल को प्रबंधित करना आसान है। सबसे तर्कसंगत तरीका उन्हें टेलीफोन ब्लॉकों में समूहित करना है।
लंबी दूरी की टेलीफोन वार्तालाप के लिए, संक्षिप्तता, सटीकता, मुद्दे की प्रस्तुति की स्पष्टता विशेष रूप से महत्वपूर्ण है। समय के अंतर को भी ध्यान में रखा जाना चाहिए। प्रस्तुति के बाद, आपको यह नाम देना चाहिए कि बातचीत के लिए किसे और किस मुद्दे पर आमंत्रित किया जाए।

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सामान्य अर्थों में संचार लोगों या उनके समूहों के बीच सूचना का आदान-प्रदान है। पारस्परिक, सामाजिक (कार्यात्मक-भूमिका), व्यावसायिक संचार हैं। अंतिम प्रजाति हमारी बातचीत का विषय होगी।

यह क्या है?

व्यावसायिक संचार आधिकारिक संबंधों के क्षेत्र में बातचीत है, जिसका उद्देश्य विशिष्ट समस्याओं को हल करना, कुछ परिणाम प्राप्त करना और किसी भी गतिविधि का अनुकूलन करना है। इसके अलावा, प्रत्येक प्रतिभागी की अपनी स्थिति है - प्रमुख, अधीनस्थ, सहकर्मी, साझेदार।

यदि संचार उन लोगों के बीच होता है जो कैरियर की सीढ़ी (प्रबंधक और कलाकार) के विभिन्न स्तरों पर हैं, तो एक ऊर्ध्वाधर संबंध है, जो कि एक अधीनस्थ संबंध है। यदि समान सहयोग के सिद्धांतों पर बातचीत की जाती है, तो यह एक क्षैतिज संबंध है।

यह व्यावसायिक संचार है जो एक व्यक्ति हर दिन काम पर, विश्वविद्यालय में, स्कूलों में और आधिकारिक संस्थानों में करता है। यह शिक्षकों और छात्रों, मालिकों और अधीनस्थों, सहयोगियों, भागीदारों और प्रतियोगियों के संचार का नाम है।

क्या वार्ताकार नियम से परिचित है, इस तरह के संचार के रूप और तरीके इस बात पर निर्भर करते हैं कि वह अपने लक्ष्य को प्राप्त करने में सक्षम होगा या नहीं। साझेदारों को एक ही भाषा (दोनों शाब्दिक और आलंकारिक रूप से) बोलनी चाहिए, एक दूसरे को समझना चाहिए और एक सामान्य सामाजिक अनुभव होना चाहिए।

व्यापार संचार की स्थिति

व्यावसायिक संचार प्रभावी होने के लिए, कई स्थितियों का अवलोकन करना होगा:

1. संचार में एक समझने योग्य लक्ष्य होना चाहिए, जिसकी उपलब्धि में प्रक्रिया में शामिल सभी व्यक्ति रुचि रखते हैं। उदाहरण के लिए, संपर्क स्थापित करना, एक अनुबंध समाप्त करना, किसी घटना पर सहमत होना, सहयोग के लिए परिस्थितियों का विकास करना आदि।
2. प्रतिभागियों को पसंद और नापसंद की परवाह किए बिना एक दूसरे से संपर्क करना चाहिए।
3. व्यवसाय शिष्टाचार, अधीनता, नौकरी की भूमिका, औपचारिक प्रतिबंधों का पालन करना अनिवार्य है।

औपचारिक प्रतिबंधों को विभिन्न नियमों, दिनचर्या और प्रोटोकॉल के रूप में समझा जाता है, और भोज को अपनी भावनाओं की ताकत को नियंत्रित करने और वार्ताकार का सम्मान करने की आवश्यकता होती है।

इसके अलावा, प्रबंधक या अन्य इच्छुक प्रतिभागी को यह सुनिश्चित करना चाहिए कि व्यावसायिक संचार प्रबंधनीय है। प्रतिभागियों को समाधान खोजने के लिए प्रेरित करना आवश्यक है, अन्यथा वे केवल बैठक के निष्क्रिय पर्यवेक्षक होंगे जो किसी भी विचार की पेशकश नहीं करते हैं।



व्यापार संचार के रूप

संचार के दो मुख्य रूप हैं संपर्क (प्रत्यक्ष) संचार और अप्रत्यक्ष (मध्यस्थता)।

पहले मामले में, वार्ताकार आमने-सामने संवाद करते हैं और एक-दूसरे के गैर-मौखिक व्यवहार का आकलन करने का अवसर होता है, इसलिए, ऐसे संपर्क की प्रभावशीलता अधिक होती है। दूसरे मामले में, संचार के किसी भी माध्यम का उपयोग करके बातचीत होती है - टेलीफोन, पत्र, आदि।

विशेष रूप से, व्यावसायिक संचार के निम्नलिखित रूप सबसे आम हैं:

1. मुलाकात।
2. प्रस्तुतीकरण।
3. व्यापारिक बातचीत।
4. वार्तालाप।
5. टेलीफोन पर बातचीत।
6. आधिकारिक व्यावसायिक दस्तावेजों का आदान-प्रदान (आवेदन, अनुबंध, पावर ऑफ अटॉर्नी, मेमो)।
7. परामर्श।
8. साक्षात्कार।
9. सार्वजनिक भाषण, सम्मेलन।

बदले में, व्यापार संचार के कुछ रूपों का उपयोग करके, प्रतिभागी टकराव या भागीदार दृष्टिकोण का उपयोग कर सकते हैं। पहला विकल्प एक टकराव है: प्रत्येक पक्ष जीतने का इरादा रखता है। साझेदारी दृष्टिकोण में एक समाधान ढूंढना शामिल है जो सभी प्रतिभागियों के लिए स्वीकार्य होगा।




चरणों

इस तथ्य के बावजूद कि व्यावसायिक संचार के प्रकार भिन्न हैं, वे लगभग हमेशा कई चरणों की विशेषता रखते हैं:

1. तैयार करना। यह कार्य, लक्ष्य, जानकारी एकत्र करना और विश्लेषण करना, व्यवहार की रणनीति का निर्धारण करना है। आखिरकार, "कुछ भी नहीं" के बारे में बात करने के लिए एक व्यावसायिक बैठक या वार्ता आयोजित नहीं की जाती है और यह पता लगाया जाता है कि वार्ताकारों के व्यक्तिगत जीवन में चीजें कैसी हैं।
2. योजना। एक बैठक को अनायास आयोजित किया जा सकता है, लेकिन यह अभी भी माना जाता है कि एक पेशेवर के पास एक स्पष्ट योजना होनी चाहिए: वह क्या कहेगा, कैसे बहस करेगा, वास्तव में वह दूसरी पार्टी से क्या प्राप्त करना चाहता है।
3. चर्चा - विचारों की चर्चा, प्रस्ताव, हित के सामान्य बिंदुओं का पता लगाना, एक संयुक्त निर्णय लेना।

यह योजना वार्ता के लिए सबसे अधिक प्रासंगिक है। अन्य प्रकार के संचार में सभी चरणों को शामिल नहीं किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, एक "ठंडा" फोन कॉल या निर्देश देना, इसमें कोई चर्चा शामिल नहीं हो सकती है।



व्यापार संचार शैलियों

न केवल व्यापारिक संचार को प्रतिष्ठित किया जाता है, बल्कि शैलियों को भी। जब यह पेशेवर बातचीत की बात आती है, तो सबसे अधिक उपयोग किया जाता है:

1. औपचारिक व्यवसाय। बदले में, इसमें प्रशासनिक-लिपिक, विधायी और राजनयिक विकल्प हैं। व्यावसायिक वार्तालाप में भाषण क्लिच और कुछ संचार रूपों की विशेषता होती है।
2. वैज्ञानिक। सेमिनार और व्याख्यान में रिपोर्ट, प्रस्तुतियों की तैयारी में उपयोग किया जाता है।
3. Publicistic। इसमें मीडिया के माध्यम से कोई भी सार्वजनिक प्रदर्शन शामिल है।
4. संवादी गृहस्थी। अनौपचारिक रिश्ते पेशेवर वातावरण में भी होते हैं, और कुछ कंपनियों में उन्हें प्रोत्साहित भी किया जाता है। सहकर्मी हमेशा ज्ञापन की मदद से विशेष रूप से संवाद नहीं करते हैं। हालांकि, आपको यह समझने की आवश्यकता है कि ऐसी शैली कहां उपयुक्त है और कहां नहीं।

व्यापार संचार की सुविधाएँ

व्यवसाय संचार को अग्रिम में संचार के लिए प्रारंभिक तैयारी की आवश्यकता क्यों है? सबसे पहले, लोग केवल आधिकारिक बैठकों पर अपना व्यक्तिगत और काम का समय नहीं बिताते हैं, और कोई भी अपने विचारों को इकट्ठा करने के लिए सर्जक की प्रतीक्षा नहीं करना चाहता है। दूसरे, दूसरी पार्टी हमेशा किसी भी तरह की बातचीत में दिलचस्पी नहीं लेती है या सहयोग करने के लिए इच्छुक नहीं है, लेकिन इसे पूरी तरह से अलग तरीके से देखती है।



जैसा कि आप जानते हैं, पहली धारणा के लिए कोई दूसरा मौका नहीं होगा। आपको संपर्क स्थापित करने में सक्षम होने की आवश्यकता है ताकि सभी प्रतिभागियों को चर्चा के लिए मूड मिल सके। यदि दूसरे पक्ष ने शुरू में एक साथ काम करने की योजना नहीं बनाई है, तो आपको कम से कम वार्ताकार को दिलचस्पी लेनी चाहिए और अधिक सुविधाजनक समय पर उसके साथ बैठक की व्यवस्था करनी चाहिए।

अंतर्राष्ट्रीय स्तर पर, व्यापार संचार की ख़ासियतें हैं, क्योंकि विभिन्न सांस्कृतिक विशेषताएं बातचीत के दौरान बहुत हस्तक्षेप कर सकती हैं। उदाहरण के लिए, अमेरिकियों का उपयोग समय पर दिखाने और एक छोटे से अभिवादन के बाद व्यापार में नीचे आने के लिए किया जाता है। अरब भी समय के पाबंद हैं, लेकिन व्यापार की बातचीत दूर से शुरू होती है, पहले प्रकृति-मौसम-भोजन पर चर्चा की जाती है। इतालवी को बैठक के लिए देर से आने में कुछ भी भयानक नहीं दिखता है और साथ ही व्यापार चर्चा शुरू नहीं करता है। और जापानी एक बातचीत के दौरान प्रत्यक्ष टकटकी से बचेंगे।

इस प्रकार, हमने सीखा कि व्यावसायिक संचार क्या है, इसकी विशेषताएं क्या हैं, कौन से रूप, प्रकार और शैली इसकी विशेषता हैं।

संचार एक जटिल प्रक्रिया है। आपको वार्ताकार के साथ संपर्क स्थापित करने, उस पर खुद को जीतने, किसी अन्य व्यक्ति को सुनने, समझने और उसकी राय का सम्मान करने में सक्षम होने की आवश्यकता है। कभी-कभी लोग परिणामों के बारे में सोचने के बिना, बातचीत के लिए खुद को असावधान होने देते हैं। ऐसा ही व्यवहार जब व्यापार संचार मुश्किलों को दूर करता है। यह एक व्यक्तिगत कर्मचारी के कैरियर को बर्बाद कर सकता है या एक पूरी कंपनी के रसातल को जन्म दे सकता है।

अवधारणा की परिभाषा

- तालमेल हासिल करने की प्रक्रिया जिसमें सूचना, ज्ञान और गतिविधियों का आदान-प्रदान होता है। यह निर्धारित लक्ष्यों को प्राप्त करने, एक विशिष्ट परिणाम या किसी मुद्दे को हल करने के उद्देश्य से है।

सूचना का हस्तांतरण विभिन्न तरीकों से हो सकता है। विचारों और विचारों, शक्तियों और सीमाओं को व्यक्त करने की प्रभावशीलता भी भिन्न होगी। चुने हुए संचार विधियों के बीच सही संतुलन परिणाम के रूपांतरण के आवश्यक स्तर के साथ लक्षित दर्शकों की अधिकतम कवरेज सुनिश्चित करेगा।

व्यापार में संवाद करने के तरीके

सीधे संपर्क के माध्यम से व्यावसायिक संचार को महसूस किया जा सकता है। इस मामले में यह कहा जाता है प्रत्यक्ष संचार... संचार का यह तरीका सबसे प्रभावी है क्योंकि इसमें भावनात्मक प्रभाव की शक्ति है। व्यापार भी है अप्रत्यक्ष संचार... ये ऐसे मामले हैं जब सहभागिता में प्रतिभागियों के बीच एक स्थानिक या अस्थायी दूरी होती है।

व्यावसायिक संचार को शब्दों या संकेतों का उपयोग करके व्यक्त किया जा सकता है, जैसा कि साधारण संचार के मामले में है। वॉयस स्पीच के माध्यम से एक वार्तालाप कहा जाता है मौखिक... भाषण आपको व्यक्तिगत और अस्पष्ट संदेशों के बौद्धिक विचारों को व्यक्त करने की अनुमति देता है। जब इशारों, आवाज की शक्ति, चेहरे के भाव एक बातचीत में होते हैं, तो वे बात करते हैं अनकहा संचार... इसका उपयोग भावनात्मक संपर्क स्थापित करने और लोगों के बीच एक वास्तविक संबंध का पता लगाने के लिए किया जाता है।

बेशक, सीधे संचार में मौखिक पते को गैर-मौखिक एक से वार्ताकार को अलग करना असंभव है। उनका सशर्त विभाजन संचार की प्रक्रिया में भाषण के भावनात्मक रंग के महत्व पर जोर देना है। व्यावसायिक बैठकों, प्रस्तुतियों और अन्य सार्वजनिक भाषणों में, वे सही निर्णय लेने के लिए श्रोताओं को समझाने में मदद करते हैं।

दो स्तरीय संवाद

आधिकारिक संचार में, कभी-कभी होता है दो-स्तरीय संवाद... यह बातचीत की शैली का नाम है जिसमें गैर-मौखिक संकेत महत्वपूर्ण भूमिका निभाते हैं। एक निश्चित अर्थ ध्वनि के शब्द, लेकिन प्रेषित जानकारी का सामान्य अर्थ के कारण फैलता है प्रसंग: इशारों, चेहरे का भाव, बाहरी तथ्यों से छिपा हुआ, केवल वार्ताकारों के लिए जाना जाता है। केवल व्यक्तियों का एक निश्चित चक्र ही इस तरह के संवाद को समझने में पूरी तरह सक्षम है।

व्यापार संचार के रूप

व्यावसायिक दुनिया में संचार मेलिंग से लेकर वर्चुअल मीटिंग तक कई रूप ले सकता है। स्पष्टता के लिए, व्यापार संचार के मुख्य प्रकार तालिका में दिए गए हैं।



आधिकारिक पत्राचार

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