व्यापार में क्या शामिल है। कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रबंधन क्या है? एक-दो-तीन दस्तावेज़ बनाएं

जल्दी या बाद में, गतिविधि की शुरुआत के बाद, किसी भी उद्यम को दस्तावेजों के साथ काम को व्यवस्थित करने की आवश्यकता का सामना करना पड़ता है, जो बुनियादी प्रबंधन उपकरण हैं, क्योंकि यह उनकी मदद से है कि दिशा-निर्देशों का हस्तांतरण किया जाता है, प्रबंधन निर्णयों को एक में लाता है विशिष्ट ठेकेदार। उद्यम में कार्यालय कार्य प्रणाली को प्रलेखन के मानकीकरण और एकरूपता सुनिश्चित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है, व्यावसायिक दस्तावेजों के साथ काम को सुविधाजनक बनाने के लिए इसके लेखांकन और भंडारण को व्यवस्थित करें। वर्कफ़्लो सिस्टम के कार्यों में शामिल हैं:

वर्कफ़्लो का सक्षम संगठन, कम से कम समय के साथ दस्तावेज़ों के त्वरित हस्तांतरण को सुनिश्चित करता है, जिससे आप किसी भी दस्तावेज़ के पारित होने और समय पर उसके निष्पादन को नियंत्रित कर सकते हैं;
- सभी आने वाले, बाहर जाने वाले और आंतरिक दस्तावेजों के पंजीकरण और लेखांकन की स्वचालित प्रणाली;
- दस्तावेजों का संग्रह, जो उन्हें औपचारिक सुविधाओं के अनुसार व्यवस्थित करने और उन्हें मामलों में बनाने की अनुमति देता है;
- मामलों के नामकरण का निर्माण - केस टाइटल की सूचियों के अनुसार कोड की एक प्रणाली, जो उनके व्यवस्थितकरण की सुविधा प्रदान करती है और विधायी या उद्योग नियमों द्वारा स्थापित अभिलेखागार के लिए भंडारण अवधि निर्धारित करती है।

यदि इन सभी दस्तावेज़ प्रबंधन कार्यों को उद्यम में लागू किया जाता है, तो हम कह सकते हैं कि कार्यालय कार्य प्रणाली डीबग की गई है और आवश्यकतानुसार काम करती है।

संगठनात्मक और कानूनी पहलू

कंपनी के विवरण वाले किसी भी दस्तावेज को बिजनेस पेपर माना जाता है और इसलिए, इसके लिए कानूनी परिणामों को परिभाषित किया जाता है, अर्थात। उत्पन्न होने वाले संघर्षों और अंतर्विरोधों को हल करते समय यह दस्तावेज़ पहले से ही अदालत में प्रस्तुत किया जा सकता है। इसलिए, नियामक दस्तावेजों के आधार पर रिकॉर्ड कीपिंग की जानी चाहिए - विशेष रूप से विकसित निर्देश, कानूनी सेवा द्वारा सत्यापित और उद्यम के प्रमुख द्वारा अनुमोदित। यह न केवल एक मैनुअल है, बल्कि एक बाध्यकारी दस्तावेज भी है, इसलिए सभी इच्छुक पार्टियों को हस्ताक्षर के खिलाफ इससे परिचित होना चाहिए।

दस्तावेजों के रूप, जिनके अनुसार उद्यम संचालित होता है, को मानकीकृत किया जाना चाहिए। विवरणों की संरचना जिसे प्रपत्रों पर इंगित किया जाना चाहिए, वह GOST R 6.30-2003 "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली" के अनुसार निर्धारित की जाती है। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। प्रलेखन की आवश्यकता। वही मानक व्यवसाय और प्रशासनिक प्रलेखन के डिजाइन के लिए आवश्यकताओं को भी स्थापित करता है।

किसी भी उद्यम की सफलता उसके सक्षम संगठन में निहित है। प्रबंधन और अन्य कर्मचारियों दोनों को यह जानना आवश्यक है कि कार्यालय का काम क्या है। इसकी विशेषताएं क्या हैं और संगठन की गतिविधियों में किन दस्तावेजों को महत्वपूर्ण माना जाता है?

संकल्पना

ऑफिस का काम क्या है? कोई भी कंपनी, चाहे वह किसी भी प्रकार का स्वामित्व हो, विभिन्न प्रतिभूतियों के आधार पर संचालित होती है। वे आदेश, पत्र, प्रोटोकॉल हैं। उन्हें संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेजों के रूप में वर्गीकृत किया गया है। कार्यालय के काम को कागजात बनाने का काम कहा जाता है, जो आम तौर पर स्वीकृत मानकों के अनुसार किया जाता है।

आमतौर पर उद्यमों में इसके लिए इस क्षेत्र में काम करने वाले विशेष कर्मचारी होते हैं। छोटे संगठनों में सचिव के कार्य किसी भी कर्मचारी के लिए हो सकते हैं। यदि आप अवधारणा (कार्यालय का काम क्या है) के सार को समझते हैं, तो शब्द की उत्पत्ति स्पष्ट हो जाएगी। यह सामग्री वाहक पर आधिकारिक जानकारी का संरक्षण है।

इस प्रक्रिया में, एक संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज बनाया जाता है, जिसकी बदौलत आगे की कार्रवाई स्पष्ट होती है। "कार्यालय का काम" शब्द बहुत पहले उत्पन्न हुआ था, लेकिन केवल 20 वीं शताब्दी के मध्य से ही यह आधिकारिक हो गया है।

मूल बातें

शुरुआती लोगों के लिए कार्यालय के काम और कार्यप्रवाह की मूल बातें हैं। उनके लिए धन्यवाद, यह सीखना संभव होगा कि सभी प्रकार की कानूनी इकाई को कैसे व्यवस्थित किया जाए। यह एक जटिल प्रक्रिया है जिसमें सभी प्रबंधन कर्मचारी शामिल होते हैं। एक विभाग में वे कागजात भरते हैं और तैयार करते हैं, और दूसरे में वे अपने आंदोलन की निगरानी करते हैं।

अब कार्यालय कार्य की एक एकीकृत राज्य प्रणाली है, जिसमें इस क्षेत्र के संचालन के सभी मानदंडों का संकेत दिया गया है। उन सभी चरणों को नियंत्रित करना महत्वपूर्ण है जिनके माध्यम से दस्तावेज़ों को जाने की आवश्यकता है। राज्य मानक का भी उपयोग किया जाता है, जो इस तरह के काम के लिए नियमों की रूपरेखा तैयार करता है।

कार्यालय के काम की मूल बातें और शुरुआती लोगों के लिए कार्यप्रवाह कागजात भरने को एकजुट करने के लिए आवश्यक हैं। एक देश के भीतर और अंतरराष्ट्रीय क्षेत्र में डेटा की तुलना सुनिश्चित करने के लिए यह आवश्यक है। मानकीकरण और एकीकरण के लिए धन्यवाद, रिपोर्टों पर बहुत अधिक समय खर्च करना संभव नहीं होगा, क्योंकि कागजात जानने की प्रक्रिया को सरल बनाया गया है। एक उदाहरण विवरण के साथ एक रूप है। वे एक संस्थान, देश या कई राज्यों के लिए विकसित किए गए हैं। प्रपत्र कंपनी की जिम्मेदारी की गवाही देते हैं। बड़े पैमाने पर छपाई से पहले, आपको डेटा लिखने की शुद्धता की जांच करनी होगी।

दस्तावेज़ प्रवाह में उत्पादन गतिविधियों में आवश्यक कागजात का अनिवार्य पंजीकरण शामिल है। एक कर्मचारी की साक्षरता दस्तावेजों के सही वितरण, उनके पंजीकरण और समूहीकरण से जुड़ी है। अब विभिन्न सेमिनार आयोजित किए जा रहे हैं, जिसमें वे इस पेशे की तकनीकों और रहस्यों के बारे में बात करते हैं। एक अत्यधिक मांग वाला क्षेत्र कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन है, क्योंकि इस क्षेत्र में बहुत सारे दस्तावेजों के साथ काम करना शामिल है।

इस क्षेत्र में कुशल पेशेवरों की आवश्यकता है। बुनियादी शिक्षा के अलावा, उन्हें नियमित रूप से अपनी योग्यता में सुधार करना होगा और प्रमाणन से गुजरना होगा। कर्मचारियों को विश्लेषणात्मक क्षेत्र के साथ भी काम करने की जरूरत है। कर्मचारी कर्मियों की व्यक्तिगत फाइलें बनाते हैं, जानकारी को पूरक और परिष्कृत करते हैं।

उनका महत्वपूर्ण कार्य कानूनी मानदंडों के साथ कागजात के अनुपालन को नियंत्रित करना है। विशेषज्ञों को समय-समय पर पुराने दस्तावेज़ों को संग्रह में भेजना चाहिए, जहां वे आवश्यक अवधि के लिए संग्रहीत किए जाते हैं, आमतौर पर कम से कम 5 साल। जिम्मेदारियों में रोजगार के लिए प्रयुक्त प्रश्नावली को भरना, साक्षात्कार आयोजित करने के लिए आवश्यक प्रश्न तैयार करना शामिल है।

कार्यालय का काम और दस्तावेज़ प्रवाह

किसी भी उद्यम में, आप "कार्यालय का काम" और "दस्तावेज़ प्रवाह" जैसे शब्द सुन सकते हैं। यह क्या है? यह कार्य कार्मिक विभाग के सचिवों, पुरालेखपालों, कर्मचारियों द्वारा किया जाता है। कार्यालय का काम सूचना की रिकॉर्डिंग, कागज और इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेजों का उत्पादन है।

यह एक दस्तावेज़ प्रवाह विकसित करता है। इस अवधारणा को एक आदेश की गति, उसके निर्माण से लेकर निष्पादन तक एक पत्र कहा जाता है। कागजात संग्रहीत या नष्ट किए जा सकते हैं। उनके निर्माण के स्थान पर, दस्तावेज़ प्रवाह बाहरी और आंतरिक हो सकता है। स्रोत आदेश, आदेश, पत्र का मार्ग निर्धारित करता है।

चरणों

रिकॉर्ड कीपिंग और दस्तावेज़ प्रबंधन अपने स्वयं के नियमों पर आधारित है। कंपनी के कानूनी होने के लिए उनका पालन किया जाना चाहिए। आंतरिक दस्तावेज़ प्रवाह निम्नलिखित चरणों के आधार पर किया जाता है:

• मसौदा दस्तावेज का निष्पादन।
• समन्वय।
• परियोजना पर हस्ताक्षर।
• दिनांक और संख्या निर्दिष्ट करें।
• पंजीकरण और प्रदर्शन।
• कलाकारों और नियंत्रण के लिए जानकारी लाना।
• आदेशों की पूर्ति।
• निर्माण और भंडारण।
• संग्रह में विनाश या स्थानांतरण।

चरणों के अनुसार, बाहरी दस्तावेज़ प्रवाह लगभग समान है, लेकिन थोड़ा अलग है। कागजात संगठन को बाहर से स्थानांतरित कर दिए जाते हैं। वे अपस्ट्रीम और डाउनस्ट्रीम कंपनियों, सहयोगियों, अधिकारियों, अदालतों और नागरिकों द्वारा जारी किए जाते हैं। उन्हें पंजीकृत होना चाहिए, जो उनके नियंत्रण की पुष्टि करता है। इसके बाद उनसे परिचित होना और कार्यान्वयन करना। यदि आवश्यक हो, तो एक प्रतिक्रिया उत्पन्न होती है। अंत में, कागज को संग्रह में भेज दिया जाता है या नष्ट कर दिया जाता है।

प्रकार

अन्य प्रकार के दस्तावेज़ हैं:

• आरोही - कर्मचारियों से लेकर वरिष्ठों तक।
• अवरोही - प्रबंधकों से लेकर कर्मचारियों तक।
• क्षैतिज - समान पदों के साथ।

विशेष पत्रिकाओं में पत्रों की आवाजाही तय होती है। उन्हें विभिन्न रूपों में जारी किया जा सकता है, लेकिन अब सबसे लोकप्रिय इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन है।

अदालत की कार्यवाही

अदालती कार्यवाही क्या है? अदालती मामला दस्तावेजों और भौतिक साक्ष्यों की एक अलग सूची प्रस्तुत करता है। इसके उचित भंडारण और आवाजाही के लिए धन्यवाद, कानून प्रवर्तन प्रणाली कानून के अनुसार काम करती है।

न्यायिक कार्यालय का कार्य, संगठनात्मक कार्य की तुलना में स्वैच्छिक नहीं है। यह अधिकृत व्यक्तियों द्वारा संचालित किया जाता है, और उनका काम नियंत्रित होता है। इसमें चरणों को भी शामिल किया गया है, जिसमें कागजात के विनाश भी शामिल हैं।

सचिव नौकरी

कई कर्मचारी कार्यालय के काम और दस्तावेज़ प्रवाह की मूल बातें नहीं जानते हैं। लेकिन सचिव के पास पेशेवर कर्तव्य हैं। ये कर्मचारी प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन की मुख्य गतिविधि को अंजाम देते हैं।

रूप और कार्य के संदर्भ में, एक संस्था हो सकती है:

• केंद्रीकृत - सचिव एक विभाग में स्थित होते हैं और एक वरिष्ठ विशेषज्ञ को रिपोर्ट करते हैं।
• विकेंद्रीकृत - कर्मचारियों को कंपनी डिवीजनों में वितरित किया जाता है, इसलिए वे अपने वरिष्ठों को रिपोर्ट करते हैं।
• मिश्रित।

किसी संस्थान में कार्यप्रवाह के सिद्धांत सचिवालय के रूप से निर्धारित होते हैं। ये कर्मचारी कागजी कार्रवाई के लिए जिम्मेदार हैं।

अनुदेश

कार्यालय के काम की मूल बातें स्थापित करती हैं कि प्रत्येक उद्यम के पास एक मानक अधिनियम होना चाहिए जो दस्तावेज़ीकरण के आंदोलन को नियंत्रित करता है। प्रबंधन के आदेश के आधार पर कार्यालय कार्य निर्देश को उद्यम का आंतरिक नियामक अधिनियम कहा जाता है।

कागज की अनिश्चितकालीन वैधता होती है। यह दस्तावेज़ की उत्पत्ति को इंगित करता है, उन पदों को सूचीबद्ध करता है जिनके हस्ताक्षर आधिकारिक हैं। निर्देश में डिजाइन के नमूने, फॉर्म, फॉर्म शामिल हैं।

रिकॉर्ड रखना

कार्यालय के काम की मूल बातें और उद्यम में वर्कफ़्लो आपको इस गतिविधि को ठीक से करने की अनुमति देता है। छोटी फर्मों में, यह कार्य आमतौर पर कर्मचारियों या प्रबंधक द्वारा किया जाता है। यदि इस तरह के दायित्व को कर्मचारी के लिए प्रत्यक्ष नहीं माना जाता है और रोजगार अनुबंध में इंगित नहीं किया गया है, तो ऐसे कार्यों को जोड़ने के लिए एक आदेश जारी किया जाना चाहिए। दस्तावेज़ में कर्तव्यों, जिम्मेदारियों और मुआवजे का वर्णन होना चाहिए।

मानव संसाधन सिद्धांत

यदि संस्थान में कम से कम एक कर्मचारी काम करता है, तो आपको श्रम दस्तावेज बनाने होंगे। कार्मिक रिकॉर्ड प्रबंधन को लोगों की गतिविधियों से संबंधित आधिकारिक कागजात की आवाजाही सुनिश्चित करना कहा जाता है। मानव संसाधन विभाग के कर्मचारियों द्वारा जिम्मेदारियां निभाई जाती हैं। वे कागजात स्वीकार करते हैं, संसाधित करते हैं और स्टोर करते हैं।

संवेदनशील मानी जाने वाली व्यक्तिगत जानकारी को संसाधित करना उनकी ज़िम्मेदारी है। कार्मिक दस्तावेज़ प्रबंधन में, कागजात के भंडारण के लिए गोपनीयता और नियमों का अनुपालन महत्वपूर्ण है। कार्यालय के काम की मूल बातें आपको कंपनी में लोगों के काम को प्रभावी ढंग से स्थापित करने की अनुमति देती हैं।

यद्यपि डिजिटल प्रौद्योगिकियां अब सक्रिय रूप से विकसित हो रही हैं, अधिकांश संगठन व्यावहारिक रूप से वर्कफ़्लो अनुकूलन का उपयोग नहीं करते हैं। इसमें पेपर पत्राचार का उपयोग और नियमित पत्रिकाओं का रखरखाव शामिल है। इसका कारण कुछ नया करने की अनिच्छा और पैसे की कमी है। लेकिन प्रबंधन को यह ध्यान रखना चाहिए कि छोटे निवेशों के साथ अनुकूलन आपको एक महत्वपूर्ण आर्थिक प्रभाव प्राप्त करने की अनुमति देता है।

तो, अब आप कार्यालय के काम की मूल बातें जानते हैं। हमें उम्मीद है कि प्रदान की गई जानकारी आपके लिए उपयोगी थी।

परिचय

आधुनिक दुनिया में, हम बहुत सारी सूचनाओं से घिरे हुए हैं। इस अंतहीन धारा में क्या सच है और क्या झूठ यह पता लगाना मुश्किल हो गया है। और पूरी दुनिया में वे इसे कारगर बनाने की कोशिश कर रहे हैं।

आधिकारिक दस्तावेजों की स्पष्ट समझ होना सबसे महत्वपूर्ण है। आखिरकार, यह उनके लिए धन्यवाद है कि हम असहमति पैदा किए बिना एक-दूसरे के साथ बातचीत कर सकते हैं। सूचना के आदान-प्रदान की प्रक्रिया और नियमों को निर्धारित करने वाला मुख्य दस्तावेज रूसी संघ का संविधान है।

प्रत्येक गतिविधि को विनियमित किया जाना चाहिए। प्रत्येक संगठन के पास दस्तावेजों का अपना सेट होता है, लेकिन राज्य संरचना और अन्य उद्यमों के साथ मुक्त संपर्क सुनिश्चित करने के लिए, उन्हें सार्वभौमिक रूप से मान्यता प्राप्त होनी चाहिए। इसके लिए एकीकृत मानदंड, मानक और पंजीकरण के नियम बनाए जा रहे हैं, जो राज्य प्रणाली के स्तर पर तय किए गए हैं।

निर्णय लेने के लिए आवश्यक जानकारी प्राप्त करने की गति दस्तावेज़ के स्पष्ट और सही प्रसंस्करण पर निर्भर करती है। दस्तावेजों के देर से प्रसंस्करण, विशेष रूप से वित्तीय वाले, नकारात्मक आर्थिक परिणाम पैदा कर सकते हैं।

सूचना की मात्रा में तेजी से वृद्धि के साथ, संगठनों को कार्यप्रवाह का एक तर्कसंगत संगठन विकसित करने की आवश्यकता है।

पाठ्यक्रम कार्य का उद्देश्य एक मोटर परिवहन संगठन के मुख्य प्रबंधन दस्तावेजों को विकसित करना है।

दस्तावेज़ प्रबंधन और संगठन के कार्यालय प्रबंधन की सैद्धांतिक नींव

कार्यालय का कार्य दस्तावेजों के निर्माण (या प्राप्त) से लेकर निष्पादन और भेजने के पूरा होने तक प्रसंस्करण और संचलन का एक पूरा चक्र है। दस्तावेज़ उद्यम के भीतर और अन्य संगठनों के साथ औद्योगिक संबंधों को ठीक करते हैं, और अक्सर संपत्ति, श्रम और अन्य विवादों की स्थिति में लिखित साक्ष्य के रूप में कार्य करते हैं।

कागजी कार्रवाई गतिविधि की एक शाखा है जो आधिकारिक दस्तावेजों के निर्माण और उनके साथ काम के संगठन को सुनिश्चित करती है। रूसी संघ में, इस गतिविधि को GOST R 51141-98 "कार्यालय के काम और संग्रह द्वारा नियंत्रित किया जाता है। नियम और परिभाषाएँ"

दस्तावेज़ प्रबंधन एक संगठन में कार्यालय के काम के संगठन में एक महत्वपूर्ण कड़ी है, क्योंकि यह न केवल दस्तावेजों के आंदोलन के उदाहरणों को निर्धारित करता है, बल्कि दस्तावेजों के आंदोलन की गति भी निर्धारित करता है। कार्यालय के काम में, दस्तावेज़ प्रबंधन को प्रबंधन तंत्र की गतिविधियों, इसके प्रलेखन, भंडारण और पहले से बनाए गए दस्तावेज़ों के उपयोग के लिए सूचना समर्थन के रूप में माना जाता है।

दस्तावेज़ संचलन - उद्यम में दस्तावेज़ों के आंदोलन को उस समय से व्यवस्थित करने की गतिविधि जब तक वे बनाए जाते हैं या निष्पादन के पूरा होने तक प्राप्त होते हैं: संगठन से भेजना और (या) संग्रह में भेजना।

वर्कफ़्लो को व्यवस्थित करने के मुख्य नियम हैं:

कम से कम समय के साथ दस्तावेज़ का त्वरित मार्ग;

दस्तावेज़ के पारित होने के मामलों में अधिकतम कमी (दस्तावेज़ के प्रत्येक आंदोलन को उचित ठहराया जाना चाहिए, दस्तावेजों की वापसी आंदोलन को बाहर करना या सीमित करना आवश्यक है);

पारित करने की प्रक्रिया और मुख्य प्रकार के दस्तावेजों को संसाधित करने की प्रक्रिया एक समान होनी चाहिए।

इन नियमों का अनुपालन आपको कार्यालय कार्य सेवा के बुनियादी संगठनात्मक सिद्धांत को लागू करने की अनुमति देता है - सजातीय तकनीकी संचालन के केंद्रीकृत निष्पादन की संभावना। किसी भी कार्यप्रवाह की संरचना का आधार एक दस्तावेज होता है। परिसर में सभी दस्तावेजों (कागज पर और चुंबकीय मीडिया पर पारंपरिक) को प्रत्येक मीडिया पर जानकारी प्रस्तुत करने की बारीकियों के नियमों का पालन करके समन्वित किया जाना चाहिए।

दस्तावेजों के पारित होने की प्रक्रिया और उनके साथ काम करते समय सभी कार्यों के संगठन को संगठन (संस्था) में कार्यालय के काम और दस्तावेजों के एकीकृत रूपों की शीट पर निर्देश द्वारा विनियमित किया जाना चाहिए। केंद्रीकृत कार्यप्रवाह और कार्यप्रवाह को संरचनात्मक इकाई के स्तर पर अलग करें। केंद्रीकृत दस्तावेज़ प्रवाह में केंद्रीकृत पंजीकरण के अधीन सभी दस्तावेज़ीकरण शामिल हैं। दस्तावेज़ जिन्हें केवल संरचनात्मक प्रभागों में ध्यान में रखा जाता है, संरचनात्मक विभाजन के स्तर पर दस्तावेज़ प्रवाह का गठन करते हैं। एक नियम के रूप में, केंद्रीकृत वर्कफ़्लो को संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज़ीकरण द्वारा दर्शाया जाता है। बड़े संगठनों में, एक अलग संरचनात्मक इकाई होती है, जिसके कार्यों में केंद्रीकृत वर्कफ़्लो सुनिश्चित करना शामिल होता है। संरचनात्मक इकाई को अलग तरह से कहा जा सकता है: मामला प्रबंधन, कार्यालय, सामान्य विभाग, आदि। उन संगठनों में जहां केंद्रीकृत वर्कफ़्लो की मात्रा इतनी बड़ी नहीं है कि इसमें एक स्वतंत्र इकाई शामिल हो, इसे बनाए रखने का कार्य संगठन के प्रमुख के सचिव को सौंपा जा सकता है।

केंद्रीकृत वर्कफ़्लो बनाने वाले तीन मुख्य प्रकार के दस्तावेज़ हैं:

आवक - संस्था द्वारा प्राप्त आधिकारिक दस्तावेज। आने वाले अधिकांश दस्तावेज़ों को समय पर ढंग से संबंधित आउटगोइंग दस्तावेज़ तैयार करना चाहिए। समय सीमा संबंधित आने वाले दस्तावेज़ के लिए एक विशेष प्रतिक्रिया समय निर्धारित करने वाले नियमों द्वारा स्थापित की जा सकती है, या सीधे आने वाले दस्तावेज़ में इंगित की जा सकती है;

आउटगोइंग - संस्था से भेजे गए आधिकारिक दस्तावेज। अधिकांश आउटगोइंग दस्तावेज़ आने वाले दस्तावेज़ों के लिए संगठन की प्रतिक्रिया हैं। कुछ आउटगोइंग दस्तावेज़ संगठन के आंतरिक दस्तावेज़ों के आधार पर तैयार किए जाते हैं। आउटगोइंग दस्तावेज़ों की एक छोटी संख्या के लिए आने वाले दस्तावेज़ों की प्राप्ति की आवश्यकता हो सकती है (उदाहरण के लिए, अन्य संगठनों के लिए अनुरोध);

आंतरिक - संगठन में बनाए गए आधिकारिक दस्तावेज और इससे आगे नहीं। इन दस्तावेजों का उपयोग किसी संस्था (संगठन) के काम को व्यवस्थित करने के लिए किया जाता है, क्योंकि वे एक संगठन के भीतर प्रबंधन समस्याओं का लक्षित समाधान प्रदान करते हैं। आंतरिक दस्तावेजों में संगठनात्मक और कानूनी, संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज शामिल हैं। आंतरिक वर्कफ़्लो के स्वतंत्र समूह प्रोटोकॉल और अधिनियम, योजना और रिपोर्टिंग दस्तावेज़, सामग्री और मौद्रिक संसाधनों के लेखांकन पर दस्तावेज़, उपकरण, आंतरिक आधिकारिक पत्राचार (रिपोर्ट, व्याख्यात्मक नोट), कार्मिक, आदि तैयार करते हैं। सभी आंतरिक दस्तावेज कार्यालय से नहीं गुजरते हैं, लेकिन केवल संगठन के सबसे बड़े संरचनात्मक प्रभागों के पत्राचार (विशेषकर यदि वे भौगोलिक रूप से अलग हैं) और संगठन के प्रमुख के आदेश। आउटगोइंग दस्तावेज़ बनाने वाले आंतरिक दस्तावेज़ भी कार्यालय से गुजरते हैं।

संगठन द्वारा प्राप्त दस्तावेज निम्न के माध्यम से जाते हैं:

प्राथमिक प्रसंस्करण;

प्रारंभिक समीक्षा;

पंजीकरण - निर्धारित प्रपत्र में किसी दस्तावेज़ के बारे में क्रेडेंशियल का रिकॉर्ड, इसके निर्माण, भेजने या प्राप्त करने के तथ्य को ठीक करना। परिभाषा के बाद, किसी दस्तावेज़ का पंजीकरण उसे एक इंडेक्स का असाइनमेंट है और इसे दस्तावेज़ पर रखना है, इसके बाद पंजीकरण लॉग या पंजीकरण कार्ड में दस्तावेज़ के बारे में डेटा रिकॉर्ड करना है। पंजीकरण का उद्देश्य दस्तावेजों के लेखांकन, नियंत्रण और खोज को सुनिश्चित करना है;

प्रबंधन द्वारा समीक्षा;

निष्पादन के लिए स्थानांतरण।

मैनेजमेंट डॉक्यूमेंटेशन सपोर्ट सर्विस (डीओई) को केवल सही ढंग से निष्पादित दस्तावेजों को संसाधित करने के लिए स्वीकार करना चाहिए जिनके पास कानूनी बल है और एक पूर्ण सेट में भेजे जाते हैं (यदि संलग्नक हैं)। अन्यथा, प्रस्तुत दस्तावेज एक उपयुक्त कवर पत्र के साथ लेखक को वापस कर दिए जाते हैं, जो वापसी के कारणों को इंगित करता है।

कागजी कार्रवाई के लिए बुनियादी आवश्यकताएं:

दस्तावेज़ का पाठ दस्तावेज़ की मुख्य शब्दार्थ सामग्री को वहन करता है - एक प्रबंधकीय कार्रवाई, एक निर्णय, एक वाणिज्यिक लेनदेन, आदि।

GOST R6.30-2003 के अनुसार दस्तावेजों का पाठ "एकीकृत प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की एकीकृत प्रणाली। कागजी कार्रवाई के लिए आवश्यकताएँ ”उन्हें भेजते समय केवल रूसी में लिखी जाती हैं:

संघीय सरकारी निकायों, रूसी संघ के घटक संस्थाओं के सरकारी निकाय;

उद्यमों, संगठनों और उनके संघों के लिए जो रूसी संघ के इस घटक इकाई के अधिकार क्षेत्र में नहीं हैं या रूसी संघ के अन्य घटक संस्थाओं के क्षेत्र में स्थित हैं।

विदेशी भागीदारों को भेजे गए दस्तावेज़ उस देश की भाषा में तैयार किए जा सकते हैं जिसमें संवाददाता स्थित है, या अंग्रेजी में।

प्रशासनिक दस्तावेज:

आदेश (आदेश, निर्देश, आदेश) की एकता के सिद्धांतों द्वारा जारी संगठन के प्रशासनिक दस्तावेजों में, पाठ की प्रस्तुति के रूप का उपयोग पहले व्यक्ति एकवचन (I ORDER, I OFFER, I OBLIGATE, I CONSIDER) में किया जाता है आईटी आवश्यक)।

प्रशासनिक दस्तावेज़ का पहला भाग दस्तावेज़ तैयार करने के आधार या कारण का संकेत दे सकता है। दूसरे भाग में नेता का निर्णय होता है। यदि दस्तावेज़ की सामग्री को स्पष्टीकरण की आवश्यकता नहीं है, तो इसके पाठ में केवल प्रशासनिक भाग होता है। ऐसे मामलों में आदेशों का पाठ I ORDER शब्द से शुरू होता है।

प्रशासनिक भाग को पैराग्राफ में विभाजित किया जा सकता है यदि आदेश के निष्पादन में कई कलाकार और विभिन्न प्रकृति के कार्यों का प्रदर्शन शामिल है। एक चरित्र या कलाकार के कार्यों को एक पैराग्राफ में सूचीबद्ध किया गया है। वे आइटम जिनमें प्रबंधकीय क्रियाएं शामिल हैं जो प्रकृति में प्रबंधकीय हैं, एक क्रिया के अनिश्चित रूप से शुरू होती हैं।

संगठनात्मक दस्तावेज:

चार्टर - संगठनों की गतिविधियों, अन्य संगठनों और नागरिकों के साथ उनके संबंध, राज्य या आर्थिक गतिविधि के क्षेत्र में अधिकारों और दायित्वों को नियंत्रित करने वाले नियमों का एक समूह। चार्टर एक जटिल दस्तावेज है, जिसकी संरचना और सामग्री स्वयं डेवलपर्स द्वारा निर्धारित की जाती है।

विनियमन एक कानूनी अधिनियम है जो राज्य के उद्यमों और संस्थानों की संगठनात्मक गतिविधियों के साथ-साथ उनके संरचनात्मक विभाजनों के लिए बुनियादी नियम स्थापित करता है। नए उद्यम या संस्थान बनाते समय मुख्य रूप से विनियम तैयार किए जाते हैं। ये दस्तावेज़ विशिष्ट और व्यक्तिगत दोनों हो सकते हैं। अलग-अलग संस्थानों, संगठनों, उद्यमों के लिए अलग-अलग प्रावधान विशिष्ट लोगों के आधार पर संकलित किए जाते हैं। विशिष्ट प्रावधान, एक नियम के रूप में, उच्चतम अधिकारियों द्वारा अनुमोदित होते हैं। व्यक्ति - उद्यमों, संगठनों, संस्थानों के प्रबंधक।

नौकरी का विवरण एक दस्तावेज है जो एक कर्मचारी की उत्पादन शक्तियों और कर्तव्यों को नियंत्रित करता है। विभाग के प्रमुख द्वारा अपने तत्काल अधीनस्थों के लिए नौकरी का विवरण विकसित किया जाता है। सीधे उसके अधीनस्थ पदों के लिए नौकरी का विवरण संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित किया जाता है। अन्य पदों के लिए, कार्य के लिए संबंधित प्रतिनियुक्तियों द्वारा निर्देशों का अनुमोदन किया जाता है। प्रत्येक कर्मचारी के लिए नौकरी के विवरण की पहली प्रति कार्मिक विभाग में संग्रहीत की जाती है, दूसरी - इकाई के प्रमुख के साथ, तीसरी - कर्मचारी के पास।

स्टाफिंग - एक दस्तावेज जो उद्यम की आधिकारिक और संख्यात्मक संरचना को ठीक करता है, जो पेरोल को दर्शाता है। संरचनात्मक इकाइयों, पदों, स्टाफ इकाइयों की संख्या, आधिकारिक वेतन, भत्ते और मासिक पेरोल के बारे में जानकारी की एक सूची शामिल है। मासिक पेरोल फंड कर्मचारियों को भुगतान के लिए स्टाफिंग टेबल द्वारा प्रदान की जाने वाली कुल धनराशि है। स्टाफिंग टेबल को एक एकीकृत फॉर्म नंबर टी -3 पर तैयार किया गया है, जिसे रूसी संघ की स्टेट कमेटी ऑन स्टैटिस्टिक्स दिनांक 04/06/2001 नंबर 26 के एक प्रस्ताव द्वारा अनुमोदित किया गया है। कर्मचारियों की सूची मुख्य लेखाकार, वकील द्वारा समर्थित है, जो कार्मिक विभाग के प्रमुख या उप प्रमुख द्वारा हस्ताक्षरित है, संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित है, जिसका हस्ताक्षर मुहर द्वारा प्रमाणित है।

सूचना और संदर्भ दस्तावेज:

कार्यवृत्त - एक दस्तावेज जिसमें बैठकों, सत्रों, बैठकों, सम्मेलनों, व्यावसायिक बैठकों में मुद्दों की चर्चा और निर्णय लेने का रिकॉर्ड होता है। प्रोटोकॉल एक कॉलेजियम निकाय या कर्मचारियों के समूह द्वारा संयुक्त निर्णय लेने की गतिविधियों को दर्शाता है। प्रोटोकॉल दो प्रकार के होते हैं: पूर्ण और संक्षिप्त। पूर्ण प्रोटोकॉल में बैठक में सभी भाषणों का रिकॉर्ड होता है, एक छोटा - केवल बोलने वालों के नाम और भाषण के विषय के बारे में एक संक्षिप्त नोट। बैठक में किस प्रकार के कार्यवृत्त रखने का निर्णय कॉलेजियम निकाय के प्रमुख या संगठन के प्रमुख द्वारा किया जाता है।

ज्ञापन - किसी दिए गए या उच्च संस्थान के प्रमुख को संबोधित एक दस्तावेज और उसे वर्तमान स्थिति, घटना या तथ्य के बारे में सूचित करना, किए गए कार्य के बारे में, जिसमें संकलक के निष्कर्ष और सुझाव शामिल हैं। ज्ञापन बाहरी और आंतरिक हो सकता है। एक बाहरी ज्ञापन एक उच्च संगठन के प्रमुख को प्रस्तुत किया जाता है, एक आंतरिक - एक इकाई या संगठन के प्रमुख को। आंतरिक ज्ञापन कर्मचारी की पहल पर या उसके तत्काल पर्यवेक्षक के निर्देश पर बनाए जाते हैं और इसका उद्देश्य संगठन की दक्षता में सुधार करना है। इसलिए, ज्ञापन के पाठ को स्पष्ट रूप से दो भागों में विभाजित किया गया है: पहला कथन (वर्णनात्मक) है, जो उन तथ्यों को निर्धारित करता है जो घटित हुए हैं या स्थिति का वर्णन करते हैं, और दूसरा, जो प्रस्तावों, अनुरोधों को निर्धारित करता है। बाहरी ज्ञापन संगठन के सामान्य लेटरहेड पर तैयार किए जाते हैं, आंतरिक - कागज की एक मानक शीट पर।

व्याख्यात्मक नोट - मुख्य दस्तावेज़ (योजना, रिपोर्ट, परियोजना, आदि) के कुछ प्रावधानों की सामग्री की व्याख्या करने वाला या किसी घटना, तथ्य, अधिनियम के कारणों की व्याख्या करने वाला दस्तावेज़। सामग्री पर व्याख्यात्मक नोट्स को दो समूहों में विभाजित किया जा सकता है। पहले में ऐसे दस्तावेज़ शामिल हैं जो अक्सर मुख्य दस्तावेज़ (योजना, रिपोर्ट) के साथ होते हैं और मुख्य दस्तावेज़ के कुछ प्रावधानों की सामग्री की व्याख्या करते हैं। वे संस्था के सामान्य लेटरहेड पर जारी किए जाते हैं। दूसरे समूह में व्यक्तिगत कर्मचारियों की किसी भी घटना, स्थितियों, कार्यों और व्यवहार के बारे में व्याख्यात्मक नोट होते हैं। ऐसे नोटों का पाठ आश्वस्त करने वाला होना चाहिए, जिसमें अकाट्य साक्ष्य हों।

आधिकारिक पत्र - विभिन्न सामग्रियों के प्रबंधन दस्तावेजों के एक बड़े समूह के लिए एक सामान्यीकृत नाम, जो संस्थानों, संगठनों और व्यक्तियों के साथ संचार के साधन के रूप में काम करता है, कुछ की सूचना देता है, कुछ की सूचना देता है। सेवा पत्रों का उपयोग प्रबंधन गतिविधियों में उत्पन्न होने वाले कई परिचालन मुद्दों को हल करने के लिए किया जाता है, इसलिए विभिन्न प्रकार के पत्र: अनुरोध, अधिसूचनाएं, निमंत्रण, दावे, परिवर्तन, स्पष्टीकरण, गारंटी, असाइनमेंट, संदेश, स्पष्टीकरण, अनुस्मारक, पुष्टिकरण, सिफारिशें, सुझाव , टिप्पणियां, अनुरोध, आवश्यकताएं, आदि।

एक अधिनियम कई व्यक्तियों द्वारा तैयार किया गया एक दस्तावेज है और तथ्यों, घटनाओं, कार्यों की पुष्टि करता है। अधिनियम सामूहिक रूप से तैयार किए जाते हैं (कम से कम दो ड्राफ्टर्स)। अक्सर, अधिनियम विशेष रूप से बनाए गए आयोगों द्वारा तैयार किए जाते हैं, जिनमें से संरचना को संगठन के प्रमुख के प्रशासनिक दस्तावेज द्वारा अनुमोदित किया जाता है। स्थायी आयोगों द्वारा नियमित आधार पर अधिनियम भी तैयार किए जा सकते हैं। एक अधिनियम तैयार करने में मुख्य बात वास्तविक स्थिति को स्थापित करना और उन्हें अधिनियम में सही ढंग से प्रतिबिंबित करना है। अधिनियम मसौदा रिकॉर्ड के आधार पर तैयार किया गया है जो आयोग या व्यक्तियों के समूह के काम के दौरान बनाए रखा जाता है और इसमें तथ्यात्मक डेटा, मात्रात्मक संकेतक और अन्य जानकारी होती है। इस मुद्दे का गहन अध्ययन करने के बाद, वे एक अधिनियम तैयार करना शुरू करते हैं।

संदर्भ - एक विशिष्ट मुद्दे पर पाठ्य और (या) सारणीबद्ध जानकारी वाले दस्तावेज, मामलों की स्थिति, विशिष्ट संकेतक, कुछ तथ्यों और घटनाओं का विवरण और पुष्टि। प्रमाण पत्र आमतौर पर दो समूहों में विभाजित होते हैं - एक आधिकारिक प्रकृति के तथ्यों और घटनाओं के बारे में जानकारी के साथ और इच्छुक नागरिकों और संस्थानों को जारी किए जाते हैं, एक कानूनी तथ्य को प्रमाणित करते हैं। संगठन की मुख्य (उत्पादन) गतिविधियों को दर्शाने वाले संदर्भ बाहरी और आंतरिक हो सकते हैं। बाहरी प्रमाण पत्र दूसरे को प्रस्तुत करने के लिए संकलित किए जाते हैं, एक नियम के रूप में, उच्च संगठन, संगठन के प्रबंधन को प्रस्तुत करने के लिए या एक कॉलेजियम निकाय द्वारा विचार के लिए आंतरिक प्रमाण पत्र संकलित किए जाते हैं। बाहरी प्रमाण पत्र संगठन के सामान्य लेटरहेड पर जारी किए जाते हैं, आंतरिक प्रमाण पत्र - सभी आवश्यक विवरणों के साथ कागज की एक मानक शीट पर।

कार्मिक दस्तावेज:

रोजगार अनुबंध - एक नियोक्ता और एक कर्मचारी के बीच एक समझौता, जिसके अनुसार नियोक्ता श्रम कानून और श्रम कानून के मानदंडों वाले अन्य नियामक कानूनी कृत्यों द्वारा प्रदान की जाने वाली काम करने की स्थिति सुनिश्चित करने के लिए निर्धारित श्रम कार्य के अनुसार कर्मचारी को काम प्रदान करने का वचन देता है, एक सामूहिक समझौता, समझौते, स्थानीय नियम और इस समझौते द्वारा, कर्मचारी को समय पर और पूर्ण रूप से मजदूरी का भुगतान करने के लिए, और कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से इस समझौते द्वारा निर्धारित श्रम कार्य को करने के लिए लागू आंतरिक श्रम नियमों का पालन करने का वचन देता है यह नियोक्ता।

आवेदन - रोजगार, बर्खास्तगी, स्थानांतरण, छुट्टी के अनुरोध के साथ किसी संगठन या अधिकारी को संबोधित एक दस्तावेज।

रोजगार के लिए आवेदन हाथ से लिखे गए किसी भी रूप में तैयार किया जाता है।

एक विशेषता एक संस्था, संगठन, उद्यम के प्रशासन द्वारा अपने कर्मचारी को कई स्थितियों में जारी किया गया एक आधिकारिक दस्तावेज है। विवरण में कर्मचारी की आधिकारिक और सामाजिक गतिविधियों की समीक्षा, उसके व्यवसाय और नैतिक गुणों का आकलन शामिल है। विशेषता के पाठ में, तार्किक रूप से परस्पर जुड़े घटकों को प्रतिष्ठित किया जा सकता है। दस्तावेज़ के शीर्षक के बाद पहला व्यक्तिगत डेटा है, जो नाम, संरक्षक और उपनाम, स्थिति, शैक्षणिक डिग्री और शीर्षक (यदि कोई हो), जन्म का वर्ष, कर्मचारी की शिक्षा को इंगित करता है। विशेषता के पाठ का दूसरा भाग श्रम गतिविधि पर डेटा है (विशेषता के बारे में जानकारी, किसी दिए गए उद्यम या संगठन में काम की अवधि, पदोन्नति, पेशेवर कौशल का स्तर, आदि)। तीसरा भाग विशेषता ही है, अर्थात्। एक कर्मचारी के नैतिक, मनोवैज्ञानिक और व्यावसायिक गुणों का आकलन: काम के प्रति उसका दृष्टिकोण, पेशेवर विकास, रोजमर्रा की जिंदगी में व्यवहार।

चौथे, अंतिम, भाग में एक निष्कर्ष होता है, जो विशेषता के उद्देश्य को इंगित करता है। विशेषता का पाठ तीसरे व्यक्ति से कहा गया है।

हाल के दशकों में "लिपिकीय कार्य" शब्द के समानांतर, दस्तावेज़ प्रबंधन समर्थन (डीओई) शब्द का उपयोग किया गया है। इसकी उपस्थिति कंप्यूटर प्रोग्राम और साहित्य में प्रयुक्त शब्दावली का अनुमान लगाने के लिए प्रबंधन और उनके संगठनात्मक, सॉफ्टवेयर और सूचना समर्थन में कंप्यूटर सिस्टम की शुरूआत से जुड़ी है। वर्तमान में, "लिपिकीय कार्य" और "दस्तावेजी प्रबंधन" शब्द पर्यायवाची हैं और समान गतिविधि को संदर्भित करने के लिए उपयोग किए जाते हैं।

दस्तावेज़ीकरण एक दस्तावेज़ बनाने और स्वरूपित करने की प्रक्रिया है। राज्य मानक प्रलेखन को "स्थापित नियमों के अनुसार विभिन्न मीडिया पर रिकॉर्डिंग जानकारी" के रूप में परिभाषित करता है। दस्तावेज़ीकरण और सूचना वाहक के तरीकों के विकास का अध्ययन एक वैज्ञानिक अनुशासन - दस्तावेज़ विज्ञान में लगा हुआ है।

दस्तावेजों के साथ काम का संगठन नियंत्रण तंत्र में दस्तावेजों की आवाजाही, संदर्भ उद्देश्यों और भंडारण के लिए उनके उपयोग का प्रावधान है। शब्द को राज्य मानक द्वारा "संस्था की वर्तमान गतिविधियों में दस्तावेजों के संचलन, भंडारण और दस्तावेजों के उपयोग के संगठन" के रूप में परिभाषित किया गया है।

संघीय कानून "सूचना, सूचना और सूचना संरक्षण पर" "दस्तावेज़" की अवधारणा की निम्नलिखित परिभाषा प्रदान करता है:

एक दस्तावेज़ एक सामग्री वाहक पर दर्ज की गई जानकारी है जिसमें विवरण होता है जो इसे पहचानने की अनुमति देता है। "कार्यालय का काम और संग्रह" की शर्तों और परिभाषाओं के लिए राज्य मानक में एक ही परिभाषा दी गई है। "दस्तावेज़" की अवधारणा के अधिक संपूर्ण विवरण के लिए, "प्रॉप्स" की अवधारणा का भी खुलासा किया जाना चाहिए। प्रत्येक दस्तावेज़ में इसके कई घटक तत्व होते हैं, जिन्हें विवरण (नाम, लेखक, पता, पाठ, तिथि, हस्ताक्षर, आदि) कहा जाता है।

विभिन्न दस्तावेजों में विवरण का एक अलग सेट होता है। विवरण की संख्या दस्तावेज़ बनाने के उद्देश्यों, उसके उद्देश्य, इस दस्तावेज़ की सामग्री और रूप के लिए आवश्यकताओं द्वारा निर्धारित की जाती है। कई दस्तावेजों के लिए, विवरणों की संख्या सख्ती से सीमित है। कई दस्तावेजों के लिए, विवरण की संख्या और संरचना विधायी और नियामक कृत्यों द्वारा स्थापित की जाती है। लेकिन किसी भी मामले में, परिभाषा के अनुसार, सामग्री वाहक पर दर्ज की गई जानकारी को आवश्यक विवरण डालकर औपचारिक रूप दिया जाना चाहिए। तभी यह एक दस्तावेज बन जाता है।

दस्तावेज़ प्रबंधन में, एक दस्तावेज़ को विशेष सामग्री पर किसी भी सुविधाजनक तरीके से तथ्यों, घटनाओं, वस्तुनिष्ठ वास्तविकता की घटनाओं और मानव मानसिक गतिविधि को ठीक करने (प्रदर्शित करने) के परिणाम के रूप में माना जाता है।

दस्तावेज़, जानकारी को ठीक करना, जिससे इसका संरक्षण और संचय सुनिश्चित होता है, किसी अन्य व्यक्ति को हस्तांतरण की संभावना, कई उपयोग, पुन: और समय पर इसे बार-बार वापस करना। वे मानव गतिविधि के विभिन्न क्षेत्रों को प्रभावित करते हैं और उन्हें पाठ्य और ग्राफिक, पारंपरिक (हस्तलिखित, टंकित) और मशीन-आधारित, वैज्ञानिक, तकनीकी, व्यक्तिगत और आधिकारिक आदि में विभाजित किया जाता है।

आधिकारिक दस्तावेज कानूनी संस्थाओं या व्यक्तियों द्वारा बनाए गए दस्तावेज हैं, जिन्हें निर्धारित तरीके से निष्पादित और प्रमाणित किया जाता है। उनमें से, एक विशेष श्रेणी कार्यालय (प्रबंधन) दस्तावेज हैं, जिन्हें राज्य मानक द्वारा संगठन की वर्तमान गतिविधियों में उपयोग किए जाने वाले आधिकारिक दस्तावेजों के रूप में परिभाषित किया गया है।

सूचना वाहक के रूप में, दस्तावेज़ किसी भी संस्था, उद्यम, किसी भी कंपनी के आंतरिक संगठन के एक अनिवार्य तत्व के रूप में कार्य करते हैं, जो उनके संरचनात्मक भागों और व्यक्तिगत कर्मचारियों की बातचीत सुनिश्चित करते हैं। वे प्रबंधन निर्णय लेने के लिए आधार हैं, उनके कार्यान्वयन के प्रमाण के रूप में और सामान्यीकरण और विश्लेषण के लिए एक स्रोत के साथ-साथ संदर्भ और खोज कार्य के लिए सामग्री के रूप में कार्य करते हैं। प्रबंधन गतिविधियों में, दस्तावेज़ श्रम की वस्तु और श्रम के परिणामस्वरूप दोनों के रूप में कार्य करता है।

प्रबंधन गतिविधियों के लिए, दस्तावेजों की कानूनी शक्ति अत्यंत महत्वपूर्ण है, क्योंकि इसका मतलब है कि दस्तावेज़ उनमें निहित जानकारी के सही प्रमाण के रूप में काम कर सकते हैं। एक आधिकारिक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति का तात्पर्य है कि यह उन लोगों के लिए अनिवार्य है जिनके लिए इसे संबोधित किया गया है, या प्रबंधकीय कार्यों (सरकारी निकायों, उनके संरचनात्मक प्रभागों, सार्वजनिक संगठनों, अधिकारियों और नागरिकों) में प्रतिभागियों के चक्र के लिए जो दस्तावेज़ द्वारा निर्देशित हैं। और अपनी गतिविधियों को इस पर आधारित करें या इससे दूर रहें।

एक दस्तावेज़ की कानूनी शक्ति एक आधिकारिक दस्तावेज़ की एक संपत्ति है, जो इसे जारी करने वाले निकाय की क्षमता और पंजीकरण के लिए स्थापित प्रक्रिया द्वारा वर्तमान कानून द्वारा संप्रेषित की जाती है। इस परिभाषा से यह निम्नानुसार है कि दस्तावेज़ जारी करने वाले शासी निकाय या अधिकारियों की आवश्यकता है:

इसकी तैयारी में मौजूदा कानून का पालन करें;

केवल अपनी क्षमता के भीतर दस्तावेज़ प्रकाशित करें;

एक निश्चित समय पर लागू दस्तावेजों की तैयारी और निष्पादन के लिए राष्ट्रीय नियमों का पालन करें।

सबसे कानूनी रूप से महत्वपूर्ण विवरणों में शामिल हैं: संगठन का नाम, दस्तावेज़ की तिथि और पंजीकरण संख्या, हस्ताक्षर, मुहर, अनुमोदन और अनुमोदन के टिकट।

प्रबंधन अभ्यास में, दस्तावेजों को उनकी प्रामाणिकता की डिग्री के अनुसार ड्राफ्ट, सफेद, मूल, प्रतियों में भेद करने की प्रथा है।

एक मसौदा दस्तावेज़, हस्तलिखित, टंकित या कंप्यूटर से मुद्रित, इसकी सामग्री पर लेखक के काम को दर्शाता है। इसमें केवल टेक्स्ट हो सकता है और कानूनी रूप से बाध्यकारी नहीं है।

एक सफेद दस्तावेज़ एक हस्तलिखित या टाइप किया हुआ दस्तावेज़ है, जिसका पाठ एक मसौदा दस्तावेज़ से फिर से लिखा जाता है या बिना धब्बा और सुधार के लिखा जाता है।

एक दस्तावेज जिसमें इसकी प्रामाणिकता (लेखक, समय और निर्माण के स्थान के बारे में) की पुष्टि करने वाली जानकारी होती है, को प्रामाणिक माना जाता है। आधिकारिक दस्तावेज़ का मूल दस्तावेज़ की पहली (या एकल) प्रतिलिपि है जिसमें कानूनी बल है।

एक दस्तावेज़ की एक प्रति एक दस्तावेज है जो एक वास्तविक दस्तावेज़ की जानकारी और उसकी सभी बाहरी विशेषताओं या उनके हिस्से को पूरी तरह से पुन: पेश करता है। दस्तावेज़ की एक प्रति प्रतिकृति या निःशुल्क हो सकती है। एक प्रतिकृति प्रति पूरी तरह से दस्तावेज़ की सामग्री और इसकी सभी बाहरी विशेषताओं (हस्ताक्षर और मुहर सहित मूल में निहित विवरण) या उनके हिस्से, विशेष रूप से उनके स्थान को पूरी तरह से पुन: पेश करती है। एक मुफ्त कॉपी में दस्तावेज़ के सभी विवरण होते हैं, लेकिन यह जरूरी नहीं कि इसके फॉर्म को दोहराए।

प्रलेखन प्रणाली मूल, उद्देश्य, प्रकार, गतिविधि के दायरे, उनके डिजाइन के लिए समान आवश्यकताओं के संकेतों के अनुसार परस्पर जुड़े दस्तावेजों का एक समूह है।

सभी संस्थानों और उद्यमों के लिए सामान्य कार्यात्मक प्रलेखन प्रणालियों के अलावा, उद्योग-विशिष्ट प्रणालियाँ भी हैं जिनका उपयोग प्रासंगिक प्रकार की गतिविधियों के दस्तावेजीकरण में किया जाता है और उनकी बारीकियों को दर्शाता है। ये हैं, उदाहरण के लिए, स्वास्थ्य देखभाल, शिक्षा (सामान्य और विशेष), नोटरी, न्यायिक, आदि के लिए प्रलेखन प्रणाली। संगठनात्मक और प्रशासनिक दस्तावेज क्षेत्रीय और कार्यात्मक दोनों प्रणालियों से निकटता से संबंधित हैं। एक ओर, यह अन्य प्रणालियों के लिए कानूनी आधार का प्रतिनिधित्व करता है, और दूसरी ओर, यह प्रबंधन, नियंत्रण, योजना, लेखांकन, रिपोर्टिंग आदि के मुद्दों को दर्शाता है।

प्रलेखन में सुधार की मुख्य दिशा एकीकरण और मानकीकरण है।

मानकीकरण मानकों को स्थापित करने और लागू करने की प्रक्रिया है, जिसे "एक नमूना, मानक, मॉडल के रूप में समझा जाता है, जिसे उनके साथ अन्य समान वस्तुओं की तुलना करने के लिए एक प्रारंभिक बिंदु के रूप में लिया जाता है।" एक मानक और तकनीकी दस्तावेज के रूप में मानक मानकीकरण की वस्तु के लिए मानदंडों, नियमों, आवश्यकताओं का एक सेट स्थापित करता है और सक्षम प्राधिकारी द्वारा अनुमोदित होता है। रूस में, मानकीकरण गतिविधियों को राज्य मानकीकरण निकायों द्वारा समन्वित किया जाता है।

मानकीकरण एक जटिल प्रक्रिया है। इसमें टाइपिंग, एकीकरण, एकत्रीकरण जैसे तत्व शामिल हैं। एक विशिष्ट पाठ एक नमूना पाठ है, जिसके आधार पर समान सामग्री के पाठ बाद में बनाए जाते हैं।

एकीकरण को "एकल प्रणाली, रूप, एकरूपता में कुछ लाना" के रूप में समझा जाता है। आधिकारिक परिभाषा के अनुसार, एकीकरण उत्पादों, प्रक्रियाओं और सेवाओं की किस्मों की इष्टतम संख्या, उनके मापदंडों और आकारों के मूल्यों का विकल्प है। इसके आधार पर, यह निम्नानुसार है कि, सबसे पहले, एकीकरण की प्रक्रिया में, वस्तुओं के प्रारंभिक सेट (उदाहरण के लिए, प्रपत्र या दस्तावेजों के प्रकार, उनके संकेतक और विवरण) के तत्वों की तर्कसंगत कमी की जानी चाहिए। और दूसरी बात, एकीकरण अनिवार्य रूप से दस्तावेज़ीकरण सहित गतिविधि के किसी भी क्षेत्र में इष्टतम (कुछ काफी लंबे समय के लिए) एकरूपता की स्थापना की ओर ले जाता है। विभिन्न क्षेत्रों और प्रबंधन निकायों में उपयोग किए जाने वाले प्रबंधन दस्तावेजों को एक समान तरीके से तैयार किया जाना चाहिए। यह आपको देश के लिए कार्यालय के काम की एकल प्रणाली में दस्तावेजों को शामिल करने की अनुमति देता है, उनके त्वरित प्रसंस्करण और निष्पादन में योगदान देता है, न केवल कार्यालय कर्मियों के लिए, बल्कि प्रशासनिक तंत्र के सभी कर्मचारियों के लिए दस्तावेजों के साथ काम करने में लगने वाले समय को कम करता है - से सामान्य कर्मचारियों के लिए प्रबंधकों। इस प्रकार, एकीकरण आपको दस्तावेजों के निर्माण को सुव्यवस्थित करने और इस तरह वर्कफ़्लो की मात्रा को कम करने की अनुमति देता है।

यूनिफाइड डॉक्यूमेंटेशन सिस्टम (यूडीएस) - एक समान नियमों और आवश्यकताओं के अनुसार बनाई गई एक प्रलेखन प्रणाली, जिसमें गतिविधि के एक विशेष क्षेत्र में प्रबंधन के लिए आवश्यक जानकारी होती है।

दस्तावेजों और प्रलेखन प्रणालियों के विशिष्ट रूपों के प्रत्यक्ष डेवलपर्स मंत्रालय (विभाग) हैं जो गतिविधि की एक विशेष शाखा का समन्वय करते हैं। वे दस्तावेजों के एकीकृत रूपों को भी मंजूरी देते हैं। इस प्रकार, वित्त मंत्रालय लेखांकन दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार है, रूसी संघ के स्वास्थ्य मंत्रालय चिकित्सा दस्तावेजों के लिए जिम्मेदार है, सांख्यिकी पर रूसी संघ की राज्य समिति प्राथमिक लेखांकन और सांख्यिकीय दस्तावेज के रूपों के लिए जिम्मेदार है, के Rosarchive रूसी संघ संगठनात्मक और प्रशासनिक प्रलेखन की प्रणाली के लिए जिम्मेदार है।

दस्तावेजों के राष्ट्रीय एकीकृत रूपों को उनके कंप्यूटर प्रसंस्करण की संभावना को ध्यान में रखते हुए विकसित किया गया है। उनकी अधीनता और स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, वे सभी संस्थानों, संगठनों और उद्यमों में उपयोग के लिए अनिवार्य हैं।

साथ ही, दस्तावेजों के साथ काम को सुव्यवस्थित और सरल बनाने के लिए, इलेक्ट्रॉनिक कार्यालय प्रणाली शुरू की जा रही है। कार्यालय प्रणाली एक सॉफ्टवेयर वातावरण है जो सूचना के प्रसंस्करण, भंडारण और संचारण के इलेक्ट्रॉनिक तरीकों के संयुक्त, समन्वित उपयोग पर केंद्रित है। इलेक्ट्रॉनिक दस्तावेज़ प्रबंधन सूचना प्रवाह को एक इष्टतम न्यूनतम तक कम कर देता है, इन प्रक्रियाओं को स्वचालित करने के लिए नवीनतम तकनीकों का उपयोग करके जानकारी एकत्र करने, संसाधित करने और संचारित करने की लागत में सरलीकरण और कमी प्रदान करता है।

प्रतिधारण अवधि का निर्धारण। मूल्यवान दस्तावेजों की सुरक्षा सुनिश्चित करने के लिए मामलों के भंडारण की शर्तें निर्धारित की जाती हैं। दस्तावेजों को फाइलों में समूहित करने के लिए शेल्फ जीवन एक महत्वपूर्ण आधार है, क्योंकि स्थायी भंडारण अवधि वाले दस्तावेज, 10 साल तक की भंडारण अवधि और 10 साल से अधिक समय तक एक फाइल में नहीं रखा जा सकता है।

भंडारण अवधि उनके भंडारण की अवधि या संगठन के प्रमुख विशेषज्ञों द्वारा विशेषज्ञ राय द्वारा इंगित दस्तावेजों की सूची के अनुसार स्थापित की जाती है।

दस्तावेजों के भंडारण की शर्तें - स्थायी या अस्थायी (एक, तीन, पांच, दस, 15 वर्ष, आदि) - दस्तावेजों के महत्व के आधार पर निर्धारित की जाती हैं। यदि फ़ाइल में अलग-अलग मूल्य के अस्थायी संग्रहण दस्तावेज़ हैं और इसलिए, विभिन्न संग्रहण अवधियों के साथ, संपूर्ण फ़ाइल के लिए संग्रहण अवधि सबसे मूल्यवान दस्तावेज़ीकरण के लिए निर्धारित की गई है, अर्थात। अधिक। उदाहरण के लिए, यदि किसी फ़ाइल में एक वर्ष, तीन वर्ष और पाँच वर्ष की अवधारण अवधि वाले दस्तावेज़ हैं, तो पूरी फ़ाइल पाँच वर्षों के लिए रखी जाती है।

भंडारण अवधि की गणना मामले के अंत के वर्ष के बाद के वर्ष के 1 जनवरी से की जाती है। उदाहरण के लिए, भंडारण अवधि: 1998 में कार्यालय के काम से पूरे किए गए मामले की गणना 1 जनवरी 1999 से की जाती है।

स्थायी, अस्थायी (10 वर्ष से अधिक) भंडारण और कर्मियों के सभी मामलों को संगठन के संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। मामलों का हस्तांतरण केवल सूची के अनुसार किया जाता है और संग्रह के प्रमुख द्वारा तैयार की गई अनुसूची के अनुसार, संरचनात्मक प्रभागों के प्रमुखों के साथ सहमत होता है और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होता है। मामलों के साथ, संस्था के कार्यालय प्रबंधन सेवा के पंजीकरण और नियंत्रण फाइलों को संग्रह में स्थानांतरित कर दिया जाता है। प्रत्येक कार्ड इंडेक्स का शीर्षक सूची में शामिल किया जाना चाहिए।

संगठन के संग्रह में अस्थायी (10 वर्ष तक) भंडारण के मामले, एक नियम के रूप में, स्थानांतरित नहीं किए जाते हैं।

कार्यालय के काम के संगठनात्मक रूप

संस्थानों, संगठनों, उद्यमों में कार्यालय के काम में 3 मुख्य संगठन प्रणालियाँ हैं: केंद्रीकृत, विकेन्द्रीकृत और मिश्रित।

रिकॉर्ड कीपिंग सिस्टम का चुनाव गतिविधि की प्रकृति, कार्यों, संस्था की संगठनात्मक संरचना और वर्कफ़्लो की मात्रा पर निर्भर करता है।

एक केंद्रीकृत प्रणाली के साथ, प्रबंधन के दस्तावेजी समर्थन से संबंधित सभी संचालन एक ही स्थान पर, पूरे संस्थान या सचिव के लिए एक ही डीओई सेवा में केंद्रित होते हैं। कार्यालय के काम के इस रूप के फायदे मुख्य संरचनात्मक इकाइयों को दस्तावेजों के साथ सहायक संचालन से मुक्त करने, उनके प्रसंस्करण की गुणवत्ता में सुधार करने में निहित हैं। कार्यालय के काम का केंद्रीकृत रूप अक्सर उन संस्थानों में उपयोग किया जाता है जो दस्तावेजों के साथ काम की मात्रा के मामले में छोटे होते हैं।

विकेंद्रीकृत कार्यालय प्रबंधन प्रणाली के साथ, दस्तावेजों के साथ सभी प्रकार के कार्य सीधे संस्था के संरचनात्मक प्रभागों में किए जाते हैं।

मिश्रित कार्यालय प्रबंधन प्रणाली के साथ, कुछ संचालन (प्राप्त करना, पत्राचार भेजना) DOW सेवा द्वारा किए जाते हैं, जबकि अन्य (पंजीकरण, निष्पादन और दस्तावेजों की तैयारी, मामले दर्ज करना) DOW सेवा और अन्य संरचनात्मक प्रभागों दोनों में किए जाते हैं। . कार्यालय कार्य संगठन का एक मिश्रित रूप आमतौर पर बड़े विभागों में महत्वपूर्ण मात्रा में संसाधित दस्तावेज़ीकरण के साथ उपयोग किया जाता है। यह आपको दस्तावेजों के साथ काम को पूरी तरह से मशीनीकृत करने की अनुमति देता है, इन उद्देश्यों के लिए अधिक तर्कसंगत रूप से तकनीकी साधनों का उपयोग करता है।

प्रबंधन प्रलेखन सेवाएं

संगठन में प्रबंधन का प्रलेखन समर्थन एक विशेष सेवा द्वारा किया जाता है जो एक संरचनात्मक इकाई के रूप में कार्य करता है जो सीधे संगठन के प्रमुख को रिपोर्ट करता है। वर्कफ़्लो और विशिष्ट संरचनाओं की मात्रा के आधार पर, एक पूर्वस्कूली शैक्षणिक संस्थान की निम्नलिखित सेवाएं हो सकती हैं: केस प्रबंधन, सामान्य विभाग, कार्यालय, प्रशासनिक विभाग, आदि।

भागमामलों के प्रबंधन में शामिल हैं: कार्यालय (सरकारी पत्राचार ब्यूरो, अभियान, टाइपिंग ब्यूरो, नकल और प्रजनन ब्यूरो), प्रमुख के तहत निरीक्षण, सचिवालय (स्वागत, प्रमुख का सचिवालय, उप प्रमुखों का सचिवालय, बोर्ड का सचिवालय, प्रोटोकॉल ब्यूरो) ), दस्तावेजों के साथ काम में सुधार के लिए विभाग, विभाग पत्र (शिकायतें), केंद्रीय संग्रह।

भागचांसलर में लेखांकन और पंजीकरण, नियंत्रण, दस्तावेजों के साथ काम में सुधार, पत्रों और शिकायतों पर विचार, सचिवालय, अभियान, टाइपिंग और आशुलिपि ब्यूरो, नकल और प्रजनन ब्यूरो और संग्रह के लिए विभाग शामिल हैं।

सामान्य विभाग में कार्यालय, एक नियंत्रण समूह, दस्तावेजों के साथ काम में सुधार के लिए एक समूह, पत्रों का एक समूह (शिकायतें), एक कॉपी-एंड-कॉपी सेवा, एक टाइपिंग और शॉर्टहैंड ब्यूरो और एक संग्रह शामिल है।

उन संगठनों में जिनके पास DOW सेवा नहीं है, इसके कार्य प्रमुख के सचिव या विशेष रूप से नियुक्त अधिकारी द्वारा किए जाते हैं।

PEI सेवा की संरचना और स्टाफिंग इस पर विनियमों के अनुसार और वर्कफ़्लो की मात्रा और इस सेवा को सौंपे गए कार्यों के आधार पर स्थापित की जाती है। पूर्वस्कूली सेवा का काम इस सेवा के नियमों द्वारा नियंत्रित किया जाता है, और पूर्वस्कूली सेवा के कर्मचारियों की गतिविधियों को नौकरी के विवरण द्वारा नियंत्रित किया जाता है। वे सेवा के प्रमुख द्वारा विकसित किए जाते हैं और संगठन के प्रमुख द्वारा अनुमोदित होते हैं।

PEI सेवा निम्नलिखित मुख्य कार्य करती है: प्रलेखन में सुधार के लिए राज्य मानकों और विकास की शुरूआत; विभागीय बारीकियों को ध्यान में रखते हुए दस्तावेजों के तर्कसंगत रूपों का विकास और कार्यान्वयन और दस्तावेजों के साथ काम का संगठन; दस्तावेज़ मानकों के अनुपालन की निगरानी; कलाकारों को दस्तावेजों का प्रसंस्करण और वितरण अग्रेषित करना; दस्तावेजों का पंजीकरण और लेखा और संदर्भ कार्य; दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण; गठन, पंजीकरण, मामलों का भंडारण और उपयोग के लिए उनका जारी करना; दस्तावेजों की तैयारी, प्रकाशन और वितरण; टंकित उत्पादन, दस्तावेजों की नकल और पुनरुत्पादन; संगठनात्मक और कार्यप्रणाली मार्गदर्शन, संगठन के संरचनात्मक प्रभागों में दस्तावेजों के साथ काम पर नियंत्रण।

उद्यम प्रलेखन प्रबंधन की प्रक्रिया में हल किए जाने वाले मुख्य कार्य हैं:

• तर्कसंगत दस्तावेज़ प्रवाह का संगठन,
• दस्तावेजों के निष्पादन पर नियंत्रण
• दस्तावेजों का परिचालन भंडारण,
• दस्तावेजों का अभिलेखीय भंडारण।

अभिलेख प्रबंधन गतिविधियों का अंतिम लक्ष्य है

ऐसी परिस्थितियों का निर्माण जो उद्यम की गतिविधियों की सामग्री द्वारा निर्धारित शर्तों के भीतर और न्यूनतम सामग्री लागत पर प्रलेखित जानकारी के कुशल प्रसंस्करण को सुनिश्चित करती हैं।

कार्यालय के काम के संगठन और संचालन के लिए प्रबंधकों की जिम्मेदारी

कानून का अनुच्छेद 25 "बेलारूस गणराज्य में राष्ट्रीय अभिलेखीय कोष और अभिलेखागार पर" स्थापित करता है कि रिपब्लिकन और स्थानीय सरकारी निकाय अधीनस्थ उद्यमों, संस्थानों और संगठनों में अपने उपकरणों के प्रबंधन के लिए दस्तावेजी समर्थन के लिए उपयुक्त स्थितियाँ बनाते हैं। कार्यालय के काम के तकनीकी उपकरण, इसकी दक्षता और मितव्ययिता में सुधार के उपाय।

राज्य निकायों, साथ ही उद्यमों, संस्थानों और संगठनों को, उनके स्वामित्व के रूप की परवाह किए बिना, दस्तावेजों, उनके प्रसंस्करण, आंदोलन और भंडारण के साथ काम करने की प्रक्रिया के लिए नियमों और आवश्यकताओं का पालन करना आवश्यक है। राज्य निकायों, उद्यमों, संस्थानों और संगठनों के प्रमुख कार्य के निर्दिष्ट क्षेत्रों में कार्यालय के काम की स्थिति के लिए व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं। कार्यालय के काम के संगठन के लिए जिम्मेदारी, संरचनात्मक डिवीजनों में दस्तावेजों के साथ काम करने के लिए स्थापित नियमों और प्रक्रियाओं का अनुपालन और सामान्य तौर पर संस्थानों में उनके प्रमुख होते हैं, जो उत्पादन के संचालन के लिए जिम्मेदार लोगों को निर्धारित करते हैं। कार्यालय के काम के लिए जिम्मेदार व्यक्ति प्रबंधन को इसके निष्पादन की स्थिति के बारे में सूचित करता है, विभागीय संग्रह में दस्तावेज तैयार करता है और स्थानांतरित करता है, कर्मचारियों को कार्यालय के काम (हस्ताक्षर के खिलाफ) पर नियामक और पद्धति संबंधी दस्तावेजों से परिचित कराता है।

कार्यालय के काम के लिए निर्देशों की आवश्यकताओं को पूरा करने, अपने आधिकारिक दस्तावेजों की सुरक्षा के लिए कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार हैं। उनके नुकसान की सूचना तुरंत संरचनात्मक इकाई के प्रमुख को दी जाती है।

प्रशासनिक अपराधों पर बेलारूस गणराज्य की संहिता (अनुच्छेद 89 1, 89 2, 89 3, 89 4, 224 12) संगठन के निम्नलिखित प्रकार के उल्लंघनों और रिकॉर्ड रखने के लिए दायित्व प्रदान करती है:

• • स्थायी या दीर्घकालिक भंडारण के दस्तावेजों की हानि या अवैध विनाश, जिससे उन्हें अपूरणीय क्षति हो - पांच से बीस बुनियादी इकाइयों की राशि में चेतावनी या जुर्माना लगाना;
• कानून द्वारा स्थापित मानदंडों के उल्लंघन में दस्तावेजों की नियुक्ति के लिए परिसर का आवंटन, अभिलेखागार से परिसर की जब्ती और अन्य उद्देश्यों के लिए उनका उपयोग, कानून द्वारा स्थापित मामलों में दस्तावेजों को राज्य भंडारण में स्थानांतरित करने से इनकार - की राशि में एक चेतावनी या जुर्माना पंद्रह से बीस बुनियादी इकाइयाँ;
• दस्तावेजों की तैयारी में राज्य के मानकों का पालन न करना, दस्तावेजों के साथ काम करने की प्रक्रिया की आवश्यकताओं का पालन न करना, उनके प्रसंस्करण, आंदोलन और भंडारण - पंद्रह से बीस बुनियादी इकाइयों की राशि में जुर्माना;
• · एक अधिकारी द्वारा एक अभिलेखीय दस्तावेज तक पहुंच से गैरकानूनी इनकार - पांच से बीस बुनियादी इकाइयों की राशि में एक चेतावनी या जुर्माना।

अभिलेखागार और अभिलेख प्रबंधन के लिए राज्य निरीक्षणालय की ओर से प्रशासनिक अपराधों के मामलों पर विचार और इन प्रशासनिक दंडों को लागू करने का अधिकार है:

• · बेलारूस गणराज्य के अभिलेखागार और कागजी कार्रवाई के मुख्य राज्य निरीक्षक और उनके डिप्टी;
• · बेलारूस गणराज्य के अभिलेखागार और कार्यालय कार्य के राज्य निरीक्षक;
• · क्षेत्रों और मिन्स्क शहर में बेलारूस गणराज्य के अभिलेखागार और अभिलेख प्रबंधन के राज्य निरीक्षक।