Cum se plătesc zilele de călătorie pe an? Procedura contabilă și componența cheltuielilor de călătorie. Procedura de plată a cheltuielilor zilnice de călătorie

Pentru zilele de călătorie de afaceri, angajatul are dreptul la câștiguri medii și indemnizație zilnică pentru fiecare zi calendaristică a călătoriei. Compania are dreptul de a decide singură câtă diurnă să plătească pe zi. Să ne uităm la cum să plătiți corect călătoriile de afaceri în Rusia și în străinătate.

Procedura de plată a diurnei către angajați

Diurna reprezintă cheltuielile suplimentare ale unui angajat legate de reședința acestuia în afara locului de reședință.

Angajatorul este obligat să ramburseze angajaților diurnele (paragraful 3, partea 1, articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse):

pentru fiecare zi în care se află într-o călătorie de afaceri;
pentru week-end și sărbători nelucrătoare, precum și zilele pe drum, inclusiv în timpul opririlor forțate pe parcurs (clauza 11 din Regulamentul de călătorie în afaceri). De exemplu, un angajat a plecat într-o călătorie de afaceri duminică și s-a întors săptămâna următoare, sâmbătă. Se plătesc indemnizațiile zilnice pentru sâmbătă și duminică.

Alocațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri de o zi în Rusia nu sunt plătite, dar angajatorul are dreptul să prevadă compensații în reglementările locale ale organizației în schimbul diurnelor pentru astfel de călătorii. Citiți mai multe despre alocațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri de o zi mai târziu în acest articol.

pentru 9 zile - 40 euro pe zi;
pentru 1 zi de întoarcere în Rusia - 700 de ruble.

Cursul de schimb (condițional) euro:

la data emiterii avansului (30 mai) - 70 de ruble. pentru 1 euro;
la data aprobării raportului anticipat (14 iunie) - 68 de ruble. pentru 1 euro.

Soluţie. Indemnizația zilnică va fi inclusă în cheltuielile cu impozitul pe venit în valoare de:

40 euro x 70 rub. x 9 zile = 25.200 rub.

Alocația zilnică în Rusia = 700 de ruble.

Total: 25.200 de ruble. + 700 de ruble. = 25.900 ruble.

Valoarea indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri în Rusia și în străinătate

Compania are dreptul de a decide singură cât să plătească angajații pe zi de călătorie de afaceri (articolul 168 din Codul Muncii al Federației Ruse). Cuantumul indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri trebuie stabilit în documentele interne ale organizației, de exemplu în reglementările privind călătoriile de afaceri.

Contabilii știu despre 700 și 2.500 de ruble. — dacă diurna nu depășește aceste sume, atunci nu va trebui să plătiți impozit pe venitul personal pentru aceste sume. Prin urmare, unele companii introduc aceste sume zilnice pentru comoditate. Dar acest lucru nu înseamnă deloc că organizația poate stabili indemnizația zilnică pentru angajați la 700 și 2.500 de ruble. si nici o rubla mai mult sau mai putin. Puteți, de exemplu, să setați o indemnizație zilnică de cel puțin 4.000 de ruble. pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri în Rusia, dar apoi de la 3.300 de ruble. va trebui să rețineți impozitul pe venitul personal (4.000 de ruble - 700 de ruble = 3.300 de ruble).

Ca regulă generală, diurnele plătite unui angajat nu sunt supuse impozitului pe venitul personal dacă valoarea lor nu depășește:

700 de ruble. — pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri în Rusia;

2.500 de ruble. - pentru fiecare zi de călătorie în străinătate.

Concluzie: Nu există o limită de diurnă ca atare pentru organizațiile comerciale. Există doar sume care nu sunt supuse impozitului pe venitul personal (700 și 2.500 de ruble). Deci cât diurnă ar trebui să plătiți? Decideți singur (fixați decizia în documentele interne ale organizației).

Cum să calculați zilele de călătorie de afaceri pentru care trebuie să plătiți diurna

Dacă un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri cu o mașină personală și de serviciu, atunci puteți număra zilele folosind o notă. Angajatul trebuie să-l furnizeze la întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri împreună cu documentele care confirmă utilizarea transportului pentru a călători la locul călătoriei de afaceri și retur (factura de transport, de exemplu, în formularul nr. 3), facturi, chitanțe, chitanțe de numerar, alte documente care confirmă traseul). În alte cazuri, numărul de zile pentru care trebuie plătită diurna este determinat de documentele de călătorie.

Diurnă în valută

Pentru călătoriile de afaceri în afara Federației Ruse, plătiți diurnă în suma stabilită în documentele interne ale companiei.

Indemnizație zilnică pentru o călătorie de afaceri de o zi

Prin lege, nu este stabilită o perioadă minimă de călătorie. O călătorie în numele angajatorului poate fi o călătorie de o zi. Aranjam o astfel de călătorie ca o călătorie de afaceri de mai multe zile (emitem o comandă și punem marca corespunzătoare pe foaia de pontaj: „K” sau „06”).

După aceea, angajatul se prezintă pentru călătorie. Angajatorul îi rambursează cheltuielile, precum călătoria, precum și alte sume convenite. Există o diurnă? Conform legii, diurnele pentru „mini-călătorii” in Rusia nu sunt plătite. Să lași un angajat complet fără bani, chiar și într-o călătorie de afaceri de o zi, nu este cea mai bună idee, chiar dacă este legală. Cum poți ieși din situație?

Plăți pentru călătorii de afaceri de o zi în loc de diurne

Angajatorul, la propria decizie, poate plăti salariatului o anumită sumă în locul diurnei.

Indemnizație zilnică pentru călătorii de afaceri de o zi:

în străinătate - în cuantum de 50% din diurna pentru călătoriile de afaceri în străinătate, stabilită în actele locale ale companiei;

în Rusia - în general, nu sunt plătiți, dar puteți seta singur plata angajatului.

Impozitul pe venitul personal pentru diurna pentru călătoriile de afaceri de o zi

Anterior, situația cu impozitarea diurnei și rambursarea altor cheltuieli pentru călătoriile de afaceri de o zi era controversată. Astăzi putem spune cu încredere că situația s-a stabilizat și tendința generală este următoarea: plățile pentru călătoriile de afaceri de o zi nu sunt supuse impozitului pe venitul personal. Cu toate acestea, pozițiile diferitelor departamente diferă:

Avizul Ministerului de Finanțe al Federației Ruse: este posibil ca cheltuielile documentate asociate cu o călătorie de afaceri de o zi (de exemplu, cheltuielile cu mâncarea) să nu fie supuse integral impozitului pe venitul personal. Dacă nu există nimic care să suporte astfel de cheltuieli, atunci acestea sunt scutite de taxe până la 700 de ruble. pentru călătoriile de afaceri interne din Rusia și 2.500 de ruble. în timpul unei călătorii de afaceri de o zi în străinătate (Scrisoarea Ministerului de Finanțe al Rusiei din 1 martie 2013 nr. 03-04-07/6189).
Avizul Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse: banii plătiți unui angajat (numiți diurnă) nu sunt așa în virtutea definiției cuprinse în legislația muncii, totuși, pe baza focalizării și conținutului lor economic, pot fi recunoscuți ca rambursare a altor cheltuieli asociate unei călătorii de afaceri, efectuate cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului, în legătură cu care nu sunt venitul (beneficiu economic) al unui angajat supus impozitului pe venitul personal (Rezoluția Prezidiului Curții Supreme de Arbitraj a Federației Ruse din 11 septembrie 2012 nr. 4357/12).

Alocație zilnică pentru călătorii de afaceri în țările CSI

Călătoriile de afaceri în țările CSI (de exemplu, Kazahstan, Belarus etc.) reprezintă un caz special. În astfel de călătorii de afaceri, ei nu pun semne în pașaport despre trecerea frontierei. Indemnizațiile zilnice pentru astfel de călătorii sunt calculate într-un mod special: data trecerii frontierei este determinată de documentele de călătorie (clauza 19 din Regulamentul nr. 749 „Cu privire la specificul trimiterii lucrătorilor în călătorii de afaceri”).

Raport privind indemnizația zilnică pentru o călătorie de afaceri

La întoarcerea dintr-o călătorie de afaceri, salariatul este obligat să furnizeze angajatorului în termen de trei zile lucrătoare:

un raport în avans privind sumele cheltuite în legătură cu călătoria de afaceri;
plata finală a avansului în numerar acordat acestuia înainte de a pleca într-o călătorie de afaceri pentru cheltuieli de călătorie (clauza 26 din Regulamentul de călătorie de afaceri nr. 749).

Ca parte a documentului de avans cu Angajatul nu are obligația de a raporta nici indemnizațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri în Rusia, nici indemnizațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri în afara Federației Ruse, nici pentru călătorii de o zi sau orice alte călătorii de afaceri. Nu există documente justificative pentru diurna. Angajatorul plătește o indemnizație zilnică de x ruble, angajatul o cheltuiește la propria discreție.

Următoarea modificare a regulilor care reglementează trimiterea angajaților întreprinderii în călătorii de afaceri ar trebui să aibă loc în 2016. De această dată modificările vor afecta cheltuielile zilnice.

Rezoluție a Ministerului Finanțelor privind călătoriile de afaceri

Modificările propuse vor avea loc conform pregătirii Ministerului de Finanțe Rezoluția nr. 749, care reglementează specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri.

Ministerul Finanțelor pregătește și noi modificări ale unor reglementări, care ar trebui să ajute la optimizarea procedurii de rambursare a cheltuielilor angajaților în timpul călătoriilor de afaceri. Această versiune a rezoluției obligă întreprinderile să ramburseze, pe lângă cheltuielile efectuate într-o călătorie de afaceri, și diurnele, care asigură rambursarea diferitelor cheltuieli minore. Noua ediție, spre deosebire de versiunea anterioară a documentelor, prevede desființarea indemnizație zilnică pentru călătorii de afaceri prin Federația Rusă. În același timp, pentru străini. rambursarea diurnei de călătorie va rămâne aceeași sumă (de la 39 la 64 de dolari).

Plăți în avans pentru călătorii de afaceri

Procedura existentă anterior de rambursare a cheltuielilor de călătorie nu se va modifica. Cu toate acestea, în ciuda faptului că diurnele vor fi eliminate, întreprinderile vor avea și dreptul de a le elibera în avans. Pe baza sumelor de cheltuieli zilnice stabilite anterior, te poti ghida in momentul stabilirii sumei de platit. Dacă întreprinderea nu a stabilit o sumă zilnică, atunci va fi posibil să se concentreze pe limită, care nu este supusă impozitului pe venitul personal. Pe baza prevederilor, dimensiunea sa este de 700 de ruble.

Dacă întreprinderea avea deja stabilită o limită a plăților zilnice, atunci după intrarea în vigoare a modificărilor, va fi necesar să se emită un ordin către întreprindere prin care diurna va fi anulată. Motivele emiterii unui astfel de ordin vor fi rezoluţia nr. 749.

Este necesar un permis de călătorie?

Publicat Decretul Guvernului Federației Ruse nr. 1595, a grăbit anularea mult așteptată certificate de călătorie. Acum nu va mai fi necesară obligația de a purta actul de identitate cu tine și de a-l ștampila constant în hoteluri și la diferite întreprinderi pentru lucrătorii detașați. Pentru a confirma o călătorie, biletele de călătorie care conțin data și ora călătoriei de afaceri sunt acum suficiente.

Motivul anulării certificatului este duplicarea completă a acestuia din ordinul managerului de a trimite salariatul într-o călătorie de afaceri. Rolul pe care l-a jucat certificatul de călătorie va fi acum îndeplinit de un singur document - ordinul emis de manager. Ar putea fi „clasic” comanda in forma sau, precum și orice altă decizie a managerului, care trebuie formalizată în scris.

Acei angajați care sunt trimiși în afara Rusiei nu au nevoie de un certificat, deoarece acest lucru va fi confirmat de marca conținută în pașaportul internațional despre trecerea frontierei. Eliminarea acestui document primar va reduce semnificativ volumul de muncă al contabililor și va contribui la reducerea costurilor pentru întreprinderi, în special pentru cele mici.

Rezoluția nr. 1595 introduce un alt document nou - notificare, care înlocuiește certificatul de călătorie. Necesitatea acestuia se datorează cazurilor în care un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri folosind transportul personal, iar forma de întocmire a acestui document este arbitrară. Singura condiție este indicarea obligatorie a datelor de începere și de încheiere a călătoriei.

Documentele care confirmă că călătoria a fost efectuată cu transport personal sunt atașate la memoriu. Acestea sunt: borderoul de parcurs, verificări pentru plățile de combustibil etc. Printre altele, nu va fi nevoie să conduci jurnalul de sosiri și plecări ale angajaților în călătorii de afaceri (Rezoluția nr. 771).

Astfel, astăzi o întreprindere poate decide independent dacă să folosească sau nu certificate de călătorie și ce formă să folosească pentru aceasta. Putem lua ca bază cea utilizată anterior, care a fost aprobată de Comitetul de Stat pentru Statistică prin Rezoluția nr. 1 din 01/05/2004.

Motivul anulării permisului de călătorie

Esența documentului, care propune să se facă modificări în reglementarea legală a problemelor legate de călătoriile de afaceri, este că conceptul cheltuieli zilnice plătit angajatului într-o sumă specificată. Adică dacă călătorie de afaceri se desfășoară în toată Rusia, apoi pe lângă costurile asociate cu călătoria și locuința, vor fi rambursate doar acele cheltuieli care vor fi documentate. Plățile zilnice fixe nu vor mai fi emise. Pe baza datelor statistice colectate pentru Rusia, anul trecut întreprinderile rusești au inclus printre cheltuielile lor care reduc veniturile impozabile cheltuielile zilnice, a căror sumă se ridică la peste 60 de miliarde de ruble.

La fel ca și până acum, în acest an angajatorul, atunci când rambursează unui salariat cheltuielile de deplasare suportate de acesta, este obligat să îi plătească o diurnă (cheltuieli suplimentare asociate cu plecarea de la locul său de reședință permanentă). În 2016, nu au fost introduse noi reguli privind diurna pentru călătoriile de afaceri.

Diurnă ca parte a cheltuielilor de călătorie

Partea 1 art. 168 din Codul Muncii al Federației Ruse stabilește gama de cheltuieli ale unui lucrător detașat care sunt supuse rambursării de către angajator. Include:

costurile de călătorie către și de la călătoria de afaceri;
plata pentru închirierea spațiilor rezidențiale (hotel, locuințe private etc.);
diurna în sine reprezintă cheltuieli suplimentare asociate cu locuirea în afara locului de reședință permanentă;
alte cheltuieli efectuate de angajat cu permisiunea sau cunoștințele angajatorului.

Adică, diurna este o parte a cheltuielilor de călătorie care are propriile sale caracteristici.

Compoziția cheltuielilor de călătorie se poate modifica în viitorul apropiat. Guvernul intenționează să excludă din acesta alocațiile zilnice pentru călătoriile de afaceri în interiorul Federației Ruse, lăsându-le doar pentru călătoriile de afaceri în străinătate.

Ce este inclus în cheltuielile zilnice de călătorie

Legea nu reglementează pe ce poate fi cheltuită diurna unui angajat.

În baza clauzei 10 din Regulamentul privind specificul trimiterii angajaților în călătorii de afaceri, aprobat. Prin Decretul Guvernului Federației Ruse din 13 octombrie 2008 N 749, salariatului i se plătesc diurne pentru a-l despăgubi pentru inconvenientul de a fi departe de locul său de reședință. Aceasta se referă în principal la costul alimentelor într-o călătorie de afaceri suportat de angajat. Dar acestea pot fi și alte cheltuieli pe care angajatul, la propria discreție, le consideră necesare pentru a crea o ședere confortabilă în afara casei.

Angajatul nu trebuie să contabilizeze acest tip de cheltuieli de călătorie. Aceasta înseamnă colectarea și prezentarea către angajator a chitanțelor de la unitățile de alimentație publică etc. nu este necesar. Și angajatorul este privat de dreptul de a controla oportunitatea acestor cheltuieli.

De aceea legea nu specifică ce anume este inclus în conceptul de „alocație zilnică pentru o călătorie de afaceri”.

Alocație zilnică pentru călătorii de afaceri

Pentru organizațiile comerciale, cuantumul diurnei nu este stabilit prin lege. Procedura de plată a cheltuielilor de călătorie, inclusiv a diurnelor și a cuantumului acestora, ar trebui stabilită printr-un contract colectiv sau reglementări locale ale organizației (articolul 167 din Codul Muncii al Federației Ruse). De obicei, acesta este un regulament de călătorie sau un ordin cu același nume.

Cu toate acestea, legislația fiscală (paragraful 12, clauza 3, articolul 217 din Codul fiscal al Federației Ruse) determină valoarea maximă a indemnizației zilnice care nu este supusă impozitului pe venitul personal: 700 de ruble. pentru călătorii de afaceri în jurul Rusiei, 2500 de ruble. atunci când călătoresc în străinătate. Dacă aceste sume sunt depășite, angajatorul este obligat să rețină impozitul pe venitul personal de la salariat.

Din acest motiv, multe organizații în reglementările lor locale privind călătoriile de afaceri stabilesc aceste sume exacte ca diurne, deși abaterea de la ele în orice direcție nu va constitui o încălcare a legii.

Valoarea indemnizației zilnice pentru călătoriile de afaceri în 2016 nu s-a modificat față de perioadele precedente.

Plata cheltuielilor zilnice pentru călătorii de afaceri

Legislația nu stabilește momentul exact al plății unui avans pentru o călătorie de afaceri. Există o singură condiție - acest avans trebuie plătit înainte de începerea călătoriei.

Trebuie să știți că angajatul are dreptul de a refuza o călătorie de afaceri din cauza neplatei avansului; acest refuz nu va fi considerat o încălcare a disciplinei muncii.

Este indicat să se precizeze procedura și termenele de plată a diurnelor pentru călătoriile de afaceri (precum și cheltuielile de călătorie în general) în reglementările locale privind călătoriile de afaceri.

Plata acestor sume către angajat se poate face fie în numerar la casieria organizației, fie prin transferul de fonduri pe cardul de salariu bancar al angajatului. O indicație în acest sens trebuie, de asemenea, consacrată în regulamentele de călătorie ale organizației.

Astfel, plata diurnelor pentru călătoriile de afaceri în 2016 nu este diferită.

Ultima modificare: iunie 2019

Prezența furnizorilor și cumpărătorilor din afara orașului, reprezentanțelor și sucursalelor fără statut de persoane juridice impun întreprinderilor să călătorească periodic angajații pe teritoriul altor zone populate. Cu documentația adecvată și confirmarea scopului legat de activitățile de producție ale organizației, călătoria este considerată o călătorie de afaceri. Contabilii vor trebui să răspundă la întrebările: când și cum se plătește o călătorie de afaceri? Cum se calculează salariul într-o călătorie de afaceri?

Reglementare legislativă

Conform Codului Muncii (LC) al Rusiei (articolul 166), o călătorie de afaceri este o călătorie a unui angajat, din ordinul angajatorului, într-o altă localitate pentru a îndeplini o anumită sarcină individuală pentru o anumită perioadă (încheierea de contracte, escortarea mărfurilor). , participarea la seminarii și simpozioane, verificarea activităților organizațiilor din subordine). Dacă este de natură călătorie (geologi, șoferi de camioane, muncă în schimburi), atunci călătoria nu se califică drept călătorie de afaceri.

Codul Muncii al Federației Ruse garantează rambursarea cheltuielilor de călătorie (articolul 167) și reglementează lista (articolul 168):

Plata deplasarii in prezenta documentelor justificative pentru cheltuielile efective care nu depasesc costul:
- pe calea ferată - vagon compartiment al unui tren de călători sau rapid;
- cu avionul - cabina clasa economica;
- cu autotransport – mijloc de transport de uz public, cu excepția taxiurilor.

Cheltuieli pentru închirierea spațiilor - o factură de la hotel care conține detaliile:
- numele organizației sau al persoanei, indicând datele individuale relevante;
- informații despre camera oferită și gama de servicii (dacă sunt incluse mesele, acestea trebuie scrise pe un rând separat);
- preturi pe zi, numarul de zile si costul total.

Diurnă – cheltuieli rambursate de către o întreprindere sau întreprinzător pentru fiecare zi calendaristică completă sau parțială de călătorie, indiferent de modul de funcționare, inclusiv weekend-uri, sărbători și durata călătoriei. Conform articolului 217 din Codul fiscal al Federației Ruse în 2018, pentru a evita impozitul pe venitul personal, acumularea diurnei nu poate depăși:
- în Federația Rusă – 700 de ruble;
- în străinătate apropiată și îndepărtată – 2500 de ruble.

Întreprinderea are dreptul de a fixa orice sumă de diurnă în documentele interne locale, cu toate acestea, impozitul pe venitul persoanelor fizice trebuie reținut din exces și trebuie calculate contribuțiile la fondul de pensii și la fondul de asigurări sociale, precum și excluse din cheltuielile care reduce profitul impozabil.

Documentarea

Un document intern local recomandat întreprinderilor și antreprenorilor de către editorii și auditorii de frunte este „Regulamentul privind călătoriile de afaceri”. În document, este important să specificați cuantumul diurnei, fluxul de documente, cu câte zile înainte de călătorie se eliberează indemnizațiile de călătorie în parte din avans. Formal, un avans pentru achiziționarea biletelor de transport poate fi emis imediat după crearea comenzii.

Începând cu 01.08.2015, un certificat de călătorie, o misiune de muncă și un raport de călătorie de afaceri sunt documente opționale. Călătoria este reglementată de ordinul managerului și raportul prealabil, care necesită o atenție deosebită și claritate la procesare.

Comanda călătoriei de afaceri

Documentarea unei călătorii de afaceri începe cu executarea unui ordin de la șeful întreprinderii, inclusiv:

Numele complet și funcția angajatului;
scopul călătoriei;
durata călătoriei;
localitate;
probleme care trebuie rezolvate.

Pe baza comenzii, contabilitatea ia in considerare zilele de calatorie dupa numar, le emite diurne si plateste costurile estimative aferente achizitionarii documentelor de transport.

Dacă este necesară o întârziere, managerul creează o comandă suplimentară pentru a prelungi durata călătoriei.

Raport în avans

Reflectarea cheltuielilor în contabilitate, plata unei călătorii de afaceri și plata finală către persoana responsabilă se efectuează pe baza unui raport în avans, care este prezentat departamentului de contabilitate în termen de 3 zile lucrătoare de la sosire.
La raport sunt atașate documentele însoțitoare:

bilete de transport;
facturi, cecuri si chitante;
comisioane;
taxa pentru obtinerea documentatiei;
costuri de schimb valutar;
transport bagaje si plata pentru depozitarea bagajelor;
acte de rezidenta;
o copie a pașaportului internațional cu semne de trecere a frontierei;
borderouri la călătorii pe drum și chitanțe de la benzinării.

După ce raportul este verificat de contabil și aprobat de manager, supracheltuirea fondurilor este returnată la casieria întreprinderii, iar datoria este plătită angajatului. Dacă călătoria de afaceri este una în mișcare, în ce lună cheltuielile trebuie acumulate și reflectate în contabilitate este evidențiată de data aprobării raportului, care formează înregistrările contabile.

Calculul indemnizațiilor de călătorie

Fondurile eliberate în cont unui angajat în timpul călătoriilor de afaceri în străinătate pot fi fie în ruble rusești, fie în moneda țării în care este trimis angajatul. După sosire, recalcularea se face la cursul Băncii Naționale. Există, de asemenea, o serie de nuanțe atunci când călătoriți pentru perioade diferite.

Călătorie de afaceri de o zi

Întrucât durata minimă a unei călătorii de afaceri nu este stabilită prin lege, angajatorul are dreptul de a trimite un salariat în altă localitate pentru o zi. Dacă se confirmă legătura cu activitatea economică, o astfel de călătorie este recunoscută ca o călătorie de afaceri cu plată pentru călătorie.

Nuanțele față de cele obișnuite sunt că pentru o călătorie de afaceri de o zi nu sunt prevăzute diurne în Rusia, iar pentru o călătorie în străinătate - nu mai mult de 50% din sumele stabilite prin documentele locale.

Formal, rezultă că societatea nu poate plăti despăgubiri fără a fi supusă impozitului pe venitul persoanelor fizice și contribuțiilor sociale. Recomandarea este crearea unei clauze în documentele interne care să explice lipsa de beneficiu economic a angajatului, evitând astfel impozitul pe venitul personal. Confirmarea indirectă în apărarea acestei poziții este scrisoarea Ministerului de Finanțe al Federației Ruse din 1 martie 2013 Nr. 03-04-07/6189.

Călătoria de afaceri care depășește diurna

O întreprindere, prin intermediul unui document administrativ intern, are dreptul să standardizeze cuantumul diurnei, atât în scădere cât și în sus. Suma specifica este fixata in contractul de munca cu salariatul si poate fi diferentiata intre salariati.

De exemplu, un angajat a plecat într-o călătorie de afaceri pe 10.05.2018 la 23.15 și a sosit pe 10.14.2018 la 00.45, diurna conform regulamentului intern este de 900 de ruble. Apoi:

Numărul de zile este 10, deoarece 05.10 și 14.10 sunt incluse în calcul.
Indemnizație zilnică care depășește limita: (900-700)*10=2000 ruble;
Impozitul pe venitul personal: 2000*0,13=260 ruble.

Pe lângă impozitul pe venitul persoanelor fizice, este necesar să se acumuleze impozite pe diurnele care depășesc limita la fondurile sociale, cu excepția accidentelor, și să nu le includă în cheltuielile care formează profit impozabil.

Călătorie de afaceri rotativă

În practică, adesea apar situații când un angajat pleacă într-o călătorie de afaceri într-o lună și se întoarce într-o altă perioadă de raportare. Dacă călătoria merge în luna următoare, cum se plătește călătoria de afaceri, când și în ce sumă ar trebui inclusă în cheltuieli? Există restricții privind plata unui avans? – întrebări care apar contabililor.

De exemplu, un muncitor de producție a plecat pe 28 septembrie 2018 într-o localitate învecinată, și a sosit pe 3 octombrie 2018 conform ordinului. El a prezentat un bilet de transport din 28 septembrie pentru plecare în valoare de 1.500 de ruble fără TVA și din 3 octombrie pentru intrare în valoare de 1.400 de ruble și o factură de hotel în valoare de 5.000 de ruble. Pe 27 septembrie 2018, i s-a acordat un avans în valoare de 6.000 de ruble în numerar. Indemnizația zilnică este de 500 de ruble conform contractului de muncă. Raportul a fost depus la 4 octombrie 2018.

Înregistrările contabile sunt prezentate în tabel:

Salariu și călătorie

Salariul unui lucrător de călătorie este calculat pe baza câștigului mediu. Perioada de calcul este considerată a fi anul calendaristic anterior lunii în care a început călătoria sau numărul de luni în cazul lucrului în întreprindere mai mic de un an. Plata concediului de odihnă, concediul medical și timpul de întrerupere sunt excluse din calcul.

Dacă timpul de lucru într-o călătorie de afaceri corespunde timpului de lucru la întreprindere, atunci din punct de vedere tehnic se calculează:

salariul mediu zilnic: salariul total primit pe an se împarte la numărul de zile efectiv lucrate;
fond de salarii: câștigul mediu zilnic înmulțit cu numărul de zile lucrătoare din timpul călătoriei;
Dacă plata bazată pe câștigul mediu este semnificativ mai mică decât rata tarifară sau salariul oficial, atunci este posibilă o plată suplimentară până la suma corespunzătoare, sub rezerva reflectării în documentele interne.

În cazul în care un angajat este implicat în sarcini de serviciu în zilele de sărbători și în weekend, Codul Muncii prevede plata dublă. Dacă un eveniment de producție este înregistrat într-o zi nelucrătoare, atunci pentru ziua respectivă salariul este calculat la o rată dublă sau se asigură o zi suplimentară de odihnă.

Cunoașterea aspectelor legale ale acumularii și plății cheltuielilor de călătorie vă permite să construiți în mod competent un lanț de „evidențe personal – contabilitate – angajat – buget”, să lucrați foarte productiv cu structurile de inspecție și să optimizați contabilitatea și fiscalitatea.

Întrebare gratuită către un avocat

Ai nevoie de un sfat? Pune o întrebare direct pe site. Toate consultațiile sunt gratuite. Calitatea și completitudinea răspunsului avocatului depind de cât de complet și clar vă descrieți problema.

Atunci când este trimis într-o călătorie de afaceri, angajatorul este obligat, pe lângă menținerea câștigului mediu al salariatului, să-i ramburseze costurile de închiriere a locuinței, călătoriei, cazarea și, de asemenea, să plătească diurna pentru fiecare zi a călătoriei de afaceri. Aceste costuri pot fi luate în considerare la calcularea impozitului pe venit numai dacă sunt justificate economic și documentate.

2015 a introdus modificări semnificative în regulile de înregistrare a călătoriilor oficiale; certificatele de călătorie, jurnalele de bord pentru angajații din aceste călătorii și necesitatea întocmirii unei sarcini de lucru și a unui raport privind implementarea acesteia au fost eliminate. De asemenea, a fost clarificată procedura de confirmare a timpului și a faptului de a fi într-o călătorie de afaceri. Aceste schimbări au redus semnificativ documentele și au făcut viața mai ușoară nu numai angajatorilor, ci și angajaților acestora. Dar, se pare, nu pentru mult timp. Anul viitor, Ministerul Finanțelor plănuiește modificarea Hotărârii Guvernului prin care se reglementează procedura de trimitere a angajaților în călătorii de afaceri.

În special, vorbim de cheltuieli de deplasare: Ministerul Finanțelor propune eliminarea totală a diurnei în 2016. Se presupune că aceste modificări vor afecta doar indemnizațiile zilnice pentru călătoriile în interiorul Rusiei și nu vor afecta călătoriile de afaceri în străinătate. Plățile în sine, desigur, nu vor fi interzise, dar recunoașterea lor în scopuri fiscale ca impozit pe venit odată cu adoptarea acestor modificări nu va funcționa; în plus, impozitul pe venit și primele de asigurare vor trebui calculate din costurile suportate. Este de remarcat faptul că autoritățile de reglementare nu au dat încă confirmarea oficială sau comentariile privind adoptarea acestor modificări, așa că este prea devreme să spunem cu încredere că acestea vor fi adoptate. Prin urmare, merită să ne oprim în detaliu asupra cheltuielilor de călătorie din acest an.

Cheltuieli de călătorie de afaceri

Procedura, valoarea compensației și caracteristicile recunoașterii cheltuielilor individuale sunt determinate de un contract colectiv sau de un act local al organizației.

Cheltuieli de calatorie

Angajatorul este obligat să ramburseze costurile de călătorie către și de la călătoria de afaceri.

Când călătoriți cu transportul public:

Pentru călătorii la locul călătoriei de afaceri;
Eliberarea biletelor de călătorie;
Costul lenjeriei de pat în trenurile de lungă distanță

De asemenea, puteți lua în considerare costul unui bilet de tren pentru un tren de lux, luând în considerare serviciile suplimentare (mâncare, materiale tipărite, lenjerie de pat etc.) în cheltuielile de profit, cu condiția ca acestea să fie incluse în prețul biletului.

Pentru a confirma cheltuielile de deplasare, angajatul trebuie să prezinte următoarele documente:

Bilete (avion, tren, autobuz);
Carte de îmbarcare (pentru zboruri);
Itinerar/chitanță și carte de îmbarcare (dacă achiziționați un bilet electronic)

În cazul pierderii unui bilet (cartea de îmbarcare), confirmarea poate fi un duplicat al documentului de călătorie, o copie a copiei solicitate de la compania de transport sau un alt document care conține informații despre pasager, numărul zborului, ora de plecare și de sosire) .

În cazul în care ora plecării salariatului nu coincide cu data de începere a călătoriei de afaceri (de exemplu, angajatul a plecat sâmbătă și începerea călătoriei de afaceri luni), Ministerul Finanțelor în Scrisoarea sa din 20 noiembrie, 2014 a permis luarea în considerare a acestor costuri în scopuri de impozit pe profit. Dacă un angajat rămâne la locul călătoriei de afaceri pentru o vacanță, costul călătoriei de întoarcere nu poate fi inclus în cheltuielile cu impozitul pe venit.

Când călătoriți cu taxiul

Contabilitatea cheltuielilor de călătorie în scopul impozitării profitului este posibilă și în ceea ce privește costurile atunci când călătoriți cu taxiul către și de la locul călătoriei de afaceri. Este mai bine să înregistrați posibilitatea utilizării serviciilor de taxi într-un act local al organizației, indicând motivele pentru care este posibilă utilizarea acestui tip de transport, care poate include, de exemplu, incapacitatea de a îndeplini sarcinile atribuite din cauza întreruperilor în trafic. , un program de lucru încărcat, plecare întârziată, lipsa altor mijloace de transport etc.)

Documentele justificative în acest caz vor fi:

chitanta casa de marcat;

chitanță de plată a serviciilor de taxi (eliberată pe un formular de raportare strict cu detaliile necesare)

Când călătoriți cu personal (transport la birou, mașină terță)

În acest caz, confirmarea cheltuielilor va fi o notă, care va reflecta durata efectivă a șederii în călătoria de afaceri. Această notă trebuie să fie însoțită de documente care confirmă utilizarea transportului: chitanțe pentru achiziționarea de combustibil și lubrifianți, borderouri, chitanțe etc.) De asemenea, posibilitatea utilizării transportului personal trebuie specificată în actul local al organizației.

Cheltuieli de închiriere

Obligația de rambursare a cheltuielilor de trai este prevăzută și de Codul Muncii și de Regulamentul privind călătoriile de afaceri. Acestea includ costurile de închiriere a locuințelor:

pe teritoriul Rusiei;
pe teritoriul tarilor straine
servicii suplimentare (utilizarea rufelor, călcătorie, internet, televizor, frigider)

Când stați la un hotel

Costurile pentru utilizarea unei saune, bar, restaurant și club de fitness nu sunt rambursabile.

Dovada cheltuielilor pentru închirierea locuinței este:

Chitanța casei de marcat

Chitanță (pe formular de raportare strict)

Când locuiești într-un apartament închiriat de angajator

Confirmarea în acest caz va fi o comandă pentru trimiterea într-o călătorie de afaceri, un contract de închiriere, chitanțe de casă de marcat care confirmă plata plăților de închiriere. Costurile de plată a utilităților în timpul călătoriei de afaceri sunt, de asemenea, supuse rambursării.

Cheltuieli de călătorie: diurnă în 2015

Diurna este recunoscută drept cheltuieli suplimentare asociate cu cazarea unui angajat trimis într-o călătorie de afaceri și care nu se poate întoarce acasă în fiecare zi. Aceștia sunt rambursați pentru fiecare zi a unei călătorii de afaceri, inclusiv în weekend și sărbători, precum și pentru perioada de incapacitate de muncă survenită în timpul călătoriei de afaceri.

Când călătoriți în Rusia, diurnele sunt plătite în moneda Federației Ruse, iar când călătoriți în străinătate, în valută străină. Separat, merită menționat ziua trecerii frontierei. Când călătoriți într-o țară străină, ziua trecerii frontierei ruse se plătește în valută străină, iar când călătoriți în Rusia, dimpotrivă, în ruble. Datele de trecere a frontierei sunt determinate de mărcile făcute în pașapoartele internaționale.

Dacă un angajat este trimis într-o zonă de unde se poate întoarce acasă zilnic, diurna poate să nu fie plătită. Această problemă este la latitudinea managerului. În fiecare caz concret, el decide dacă este indicat ca angajatul să se întoarcă acasă, ținând cont de timpul petrecut în deplasare, condițiile de transport etc. Dacă, de comun acord cu managerul, angajatul rămâne în zona dată, atunci costurile de închiriere a locuinței sunt supuse rambursării dacă sunt documentate.

După ce am stabilit ce este inclus în cheltuielile zilnice de călătorie, să ne dăm seama de dimensiunea acestora.

Indemnizația zilnică poate fi orice sumă, dar cuantumul acesteia trebuie reflectată într-un contract colectiv sau act local.De reținut că nu întreaga sumă este supusă impozitului pe venit, ci depășirea limitei de deasupra codului fiscal:

700 de ruble. pentru călătorii de afaceri în Federația Rusă;
2500 de ruble. pentru călătorii în străinătate

Aceste sume nu fac obiectul primelor de asigurare dacă sunt documentate.

Exemplu de calcul:

Kravchenko I.P. a fost trimis într-o călătorie de afaceri la Novgorod în perioada 1-10 august timp de 10 zile. Prin actul local al organizației, alocația zilnică pentru călătoriile de afaceri în Rusia este stabilită la 1.000 de ruble. Suma zilnică plătită a fost de 10.000 de ruble. (RUR 1000*10 zile). Diurna nu este supusă contribuțiilor de asigurare, dar valoarea impozitului pe venitul personal pentru aceste plăți va fi de 390 de ruble. (1.000-700)*10*13%).

Pentru mai multe detalii despre procedura contabilă și tipurile de cheltuieli de călătorie, consecințele anulării unui certificat de călătorie și caracteristicile rambursării cheltuielilor individuale atunci când sunteți într-o călătorie de afaceri, vedeți următorul videoclip

Contabilitatea cheltuielilor de deplasare

Ca toate cheltuielile, indemnizațiile de deplasare pot fi luate în considerare doar dacă au o justificare economică și documente justificative.

Dovezile documentare după anularea permiselor de călătorie includ:

Decizia angajatorului de a trimite un angajat într-o călătorie de afaceri în scris.

Pentru a completa o comandă, puteți utiliza un formular unificat sau puteți dezvolta propriul formular, securizat-l ulterior în politicile dvs. contabile.

Raportul anticipat al angajatului privind sumele cheltuite, aprobat de manager

Documentul specificat trebuie întocmit și prezentat managerului în cel mult trei zile de la data întoarcerii la locul de muncă.

În cazul nedepunerii unui raport de avans, managerul are dreptul, după o lună, de la sfârșitul perioadei alocate pentru restituirea avansului, să rețină fondurile eliberate salariatului împotriva raportului. Dar acest lucru se poate face numai cu acordul scris al angajatului însuși. În caz de refuz, suma poate fi recuperată numai prin instanță.

Dacă aceste fonduri nu sunt reținute, primele de asigurare trebuie percepute pentru suma lor. Dacă, după un interval de timp, angajatul furnizează un raport și documente care confirmă cheltuielile, organizația are dreptul să recalculeze baza de calcul a primelor de asigurare, precum și suma contribuțiilor acumulate și plătite. De asemenea, în lipsa unui proces-verbal și a documentelor justificative, impozitul pe venitul persoanelor fizice va trebui evaluat pe valoarea fondurilor eliberate contribuabilului.

Documente care confirmă cheltuielile reale suportate, în special:
Pentru locuințe;
Directii;
Alte cheltuieli

De asemenea, contribuabilul (organizația) trebuie să confirme perioada de ședere a angajatului său într-o călătorie de afaceri. Este determinat de documentele de călătorie, dacă acestea sunt pierdute, apoi de documentele de închiriere a locuințelor. Dacă lipsesc, atunci conform documentelor care conțin confirmarea părții care le primește cu privire la momentul șederii angajatului (sosire și plecare) la locul călătoriei de afaceri.

Cheltuieli de călătorie – detașare

În contabilitate, aceste costuri sunt reflectate după cum urmează:

Cablaj	Desemnarea operațiunii
	Emiterea unui avans unui angajat pentru o călătorie de afaceri
D 26 (08, 20, 23, 44) - K 71	Contabilitatea cheltuielilor efectuate

Să rezumăm ce s-a spus:

În 2015, odată cu anularea certificatului de călătorie, baza pentru confirmarea faptului că un angajat se află într-o călătorie de afaceri este biletele de călătorie, documentele privind locuințele închiriate sau, în absența ambelor - un document certificat de partea care primește despre prezența angajatului într-o călătorie de afaceri;
Confirmarea cheltuielilor, la rândul său, este ordinul managerului pentru expedierea și călătoria de afaceri, raportul de avans și documentele anexate acestuia care confirmă cheltuielile efectuate;
Cheltuielile de călătorie includ costurile de călătorie, închirierea locuințelor, diurna și alte cheltuieli efectuate cu permisiunea angajatului;
Standardul pentru cheltuielile de călătorie nu este stabilit prin lege și poate fi acceptat în totalitate ca venituri cheltuieli dacă este justificat economic și documentat.