Kas įeina į biuro darbą. Kas yra dokumentų tvarkymas ir darbo eiga? Kuriame dokumentą vienam-dviems-trims

Anksčiau ar vėliau, pradėjusi savo veiklą, bet kuri įmonė susiduria su poreikiu organizuoti darbą su dokumentais, kurie yra pagrindinė valdymo priemonė, nes būtent jų pagalba yra perduodamos gairės, priimami valdymo sprendimai. perduota konkrečiam atlikėjui. Biuro darbo sistema įmonėje sukurta siekiant užtikrinti dokumentacijos standartizavimą ir vienodumą, organizuoti jos apskaitą ir saugojimą, kad būtų palengvintas darbas su verslo dokumentais. Biuro darbo sistemos funkcijos apima:

Kompetentingas darbo eigos organizavimas, užtikrinantis operatyvų dokumentų perdavimą trumpiausiu keliu su minimaliomis laiko sąnaudomis, leidžiantis kontroliuoti bet kokio dokumento praėjimą ir jo vykdymą laiku;
- automatizuota visos gaunamos, išeinančios ir vidaus dokumentacijos registravimo ir apskaitos sistema;
- dokumentų archyvavimas, leidžiantis juos sisteminti pagal formalius kriterijus ir suformuoti į bylas;
- bylų nomenklatūros sukūrimas - kodų sistema pagal bylų antraščių sąrašus, palengvinanti jų sisteminimą ir nustatanti teisės aktų ar pramonės norminių aktų nustatytus archyvų saugojimo terminus.

Įdiegus visas šias darbo su dokumentų srautu funkcijas įmonėje, galime teigti, kad biuro darbo sistema yra derinama ir veikia kaip reikia.

Organizaciniai ir teisiniai aspektai

Bet koks dokumentas, kuriame yra įmonės rekvizitai, yra laikomas verslo dokumentu, todėl jam nustatomos teisinės pasekmės, t.y. šį dokumentą jau galima pateikti teisme sprendžiant kilusius konfliktus ir prieštaravimus. Todėl biuro darbas turėtų būti atliekamas remiantis norminiais dokumentais - specialiai parengtomis instrukcijomis, patikrintomis teisės tarnybos ir patvirtintomis įmonės vadovo. Tai ne tik žinynas, bet ir privalomas dokumentas, todėl visi suinteresuoti asmenys turi su juo susipažinti pasirašytinai.

Dokumentų, pagal kuriuos įmonė vykdo veiklą, formos turi būti standartizuotos. Rekvizitų, kurie turi būti nurodyti blankuose, sudėtis nustatoma pagal GOST R 6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popierizmui“. Tas pats standartas nustato ir verslo bei administracinių dokumentų projektavimo reikalavimus.

Bet kurios įmonės sėkmė priklauso nuo jos kompetentingos organizacijos. Ir vadovybė, ir kiti darbuotojai turi žinoti, kas yra biuro darbas. Kokie jo bruožai ir kokie dokumentai laikomi svarbiais organizacijos veikloje?

Koncepcija

Kas yra biuro darbas? Bet kuri įmonė, nesvarbu, kokią nuosavybės formą ji turi, veikia įvairių vertybinių popierių pagrindu. Tai įsakymai, laiškai, protokolai. Jie skirstomi į organizacinius ir administracinius dokumentus. Biuro darbas vadinamas popierių kūrimo darbu, kuris atliekamas pagal visuotinai priimtus standartus.

Paprastai įmonės tam turi specialius darbuotojus, dirbančius šioje srityje. Mažose organizacijose sekretoriaus pareigos gali būti bet kuriam darbuotojui. Jei iššifruosite sąvokos esmę (kas yra biuro darbas), tada termino kilmė bus aiški. Tai yra oficialios informacijos išsaugojimas apčiuopiamoje laikmenoje.

Šiame procese sukuriamas organizacinis ir administracinis dokumentas, kurio dėka aiškūs tolesni veiksmai. Pats žodis „biuro darbas“ atsirado seniai, tačiau tik nuo XX amžiaus vidurio tapo oficialus.

Pagrindai

Yra pagrindiniai dokumentai ir dokumentai pradedantiesiems. Jų dėka bus galima išmokti organizuoti visų rūšių juridinį asmenį. Tai sudėtingas procesas, kuriame dalyvauja visi skyriaus darbuotojai. Viename skyriuje pildomi ir surašomi popieriai, o kitame stebimas jų judėjimas.

Dabar yra vieninga valstybinė biuro darbo sistema, kurioje nurodytos visos šios srities vykdymo normos. Svarbu kontroliuoti visus etapus, per kuriuos turi praeiti dokumentai. Taip pat naudojamas valstybinis standartas, kuriame išdėstytos tokio darbo atlikimo taisyklės.

Norint suvienodinti popierių pildymą, reikalingi biuro darbo pagrindai ir darbo eiga pradedantiesiems. To reikia siekiant užtikrinti informacijos palyginamumą vienoje šalyje ir tarptautinėje erdvėje. Standartizavimo ir unifikavimo dėka ataskaitoms nebus galima skirti daug laiko, nes supaprastinta susipažinimo su dokumentais procedūra. Pavyzdys yra forma su rekvizitais. Jie kuriami atskirai institucijai, šaliai arba kelioms valstybėms. Formos liudija įmonės atsakomybę. Prieš masinį spausdinimą būtina patikrinti duomenų rašybos teisingumą.

Dokumentų srautas apima privalomą dokumentų, reikalingų gamybinėje veikloje, registravimą. Darbuotojo raštingumas siejamas su teisingu dokumentų paskirstymu, jų registravimu ir grupavimu. Dabar vyksta įvairūs seminarai, kuriuose kalbama apie šios profesijos techniką ir paslaptis. Reikalinga sritis yra personalo biuro darbas, nes šioje srityje tenka dirbti su daugybe dokumentų.

Šiai sričiai reikalingi kompetentingi specialistai. Be pagrindinio išsilavinimo, jie turi nuolat kelti kvalifikaciją, būti atestuojami. Darbuotojai taip pat turi dirbti analitinėje srityje. Darbuotojai sukuria personalo asmens bylas, papildo ir patikslina informaciją.

Svarbi jų funkcija – kontroliuoti vertybinių popierių atitiktį teisės normoms. Specialistai turi laiku išsiųsti pasenusius dokumentus į archyvą, kur jie saugomi reikiamą laikotarpį, dažniausiai ne trumpiau kaip 5 metus. Į pareigas įeina įdarbinimui naudojamų anketų pildymas, klausimų, reikalingų pokalbio organizavimui, ruošimas.

Biuro darbas ir dokumentų srautas

Bet kurioje įmonėje galite išgirsti tokius žodžius kaip „darbas biure“ ir „darbo eiga“. Kas tai yra? Šiuo darbu dirba sekretoriai, archyvarai, personalo skyriaus darbuotojai. Įrašymas vadinamas informacijos fiksavimu, popierinių ir elektroninių dokumentų gamyba.

Joje tobulinama darbo eiga. Ši sąvoka vadinama įsakymo judėjimu, laišku nuo jo sukūrimo iki įvykdymo. Dokumentus galima siųsti į archyvą arba sunaikinti. Jų kūrimo vietoje darbo eiga yra išorinė ir vidinė. Šaltinis nustato įsakymo, nurodymo, laiško kelią.

Etapai

Įrašų tvarkymas ir dokumentų valdymas grindžiami savo taisyklėmis. Jų reikia laikytis, kad įmonės veikla būtų teisėta. Vidinė darbo eiga atliekama šiais etapais:

Dokumento projekto vykdymas.
Koordinacija.
Projekto pasirašymas.
Datos ir numerio priskyrimas.
Registracija ir vykdymas.
Informacijos perdavimas atlikėjams ir kontrolė.
Receptų laikymasis.
Registracija ir saugojimas.
Sunaikinimas arba perdavimas į archyvą.

Kalbant apie etapus, išorinė darbo eiga yra beveik tokia pati, bet šiek tiek skiriasi. Dokumentai organizacijai perduodami iš išorės. Juos išduoda aukštesnės ir žemesnės linijos įmonės, filialai, valdžios institucijos, teismai ir piliečiai. Jie turi būti užregistruoti, o tai patvirtina jų kontrolę. Po to seka supažindinimas su jais ir vykdymas. Jei reikia, sugeneruojamas atsakymas. Pabaigoje popierius siunčiamas į archyvą arba sunaikinamas.

Rūšys

Yra ir kitų dokumentų srauto tipų:

Kylantis – nuo darbuotojų iki viršininkų.
Iš viršaus į apačią – nuo vadovų iki darbuotojų.
Horizontalus – su lygiomis padėtomis.

Popieriaus judėjimas fiksuojamas specialiuose žurnaluose. Jie gali būti išduodami įvairiomis formomis, tačiau dabar populiariausias yra elektroninis dokumentų valdymas.

Bylinėjimasis

Kas yra teismo procesas? Teismo byloje pateiktas kitoks dokumentų ir daiktinių įrodymų sąrašas. Dėl teisingo saugojimo ir judėjimo teisėsaugos sistema veikia pagal įstatymus.

Teisminis procesas nėra savanoriškas, palyginti su organizaciniais. Jai vadovauja įgalioti asmenys, jų darbui vadovauja. Jis taip pat turi etapus, įskaitant popierių sunaikinimą.

Sekretoriaus darbas

Daugelis darbuotojų neišmano biuro darbo ir darbo eigos pagrindų. Tačiau sekretorė turi profesinių pareigų. Šie darbuotojai pagrindinę veiklą vykdo tvarkydami vadovybės dokumentus.

Pagal formą ir darbą institucija yra:

Centralizuotas – sekretoriai yra viename skyriuje ir yra pavaldūs vyresniajam specialistui.
Decentralizuotas – darbuotojai yra paskirstyti po įmonės padalinius, todėl yra pavaldūs savo viršininkams.
Mišrus.

Dokumentų srauto įstaigoje principus nustato sekretoriato forma. Šie darbuotojai yra atsakingi už dokumentų tvarkymą.

Instrukcijos

Biuro darbo pagrindai nustato, kad kiekviena įmonė turi turėti norminį aktą, reglamentuojantį dokumentacijos judėjimą. Vidinis įmonės reglamentas, pagrįstas vadovybės nurodymu, vadinamas popierizmo instrukcija.

Popierius galioja neribotą laiką. Jame nurodoma dokumento kilmė, išvardijamos pareigos, kurių parašai yra oficialūs. Instrukcijoje pateikiami dizaino pavyzdžiai, formos, formos.

Apskaita

Biuro darbo pagrindai ir darbo eiga įmonėje leidžia teisingai atlikti šią veiklą. Mažose įmonėse šį darbą dažniausiai atlieka darbuotojai arba vadovas. Jeigu tokia pareiga darbuotojui nelaikoma tiesiogine ir darbo sutartyje nenurodyta, tuomet turi būti duodamas įsakymas tokias funkcijas papildyti. Dokumente turi būti nurodytos pareigos, atsakomybė ir kompensacija.

Personalo valdymo principai

Jei įstaigoje dirba bent vienas darbuotojas, tuomet reikia sudaryti darbo dokumentus. Personalo valdymas vadinamas oficialių popierių, susijusių su žmonių veikla, judėjimo užtikrinimu. Pareigas vykdo personalo skyriaus darbuotojai. Jie priima, apdoroja ir saugo dokumentus.

Jų pareiga yra tvarkyti asmeninę informaciją, kuri laikoma konfidencialia. Personalo darbo eigoje svarbus slaptumas ir dokumentų saugojimo taisyklių laikymasis. Biuro darbo pagrindai leidžia efektyviai pritaikyti įmonės žmonių darbą.

Nors šiuo metu skaitmeninės technologijos aktyviai vystosi, dauguma organizacijų darbo eigos optimizavimo praktiškai netaiko. Tai apima popierinės korespondencijos ir įprastų žurnalų naudojimą. To priežastis – nenoras diegti naujoves ir pinigų trūkumas. Tačiau vadovybė turi atsižvelgti į tai, kad optimizavimas su nedidelėmis investicijomis leidžia gauti reikšmingą ekonominį efektą.

Taigi dabar jūs žinote dokumentų tvarkymo pagrindus. Tikimės, kad ši informacija jums buvo naudinga.

ĮVADAS

Šiuolaikiniame pasaulyje mus supa daug informacijos. Šiame begaliniame sraute tapo sunku suprasti, kas patikima, o kas klaidinga. Ir visame pasaulyje bandoma tai sutvarkyti.

Svarbiausia – aiškiai suprasti oficialius dokumentus. Juk būtent jų dėka galime bendrauti vieni su kitais nesukurdami nesutarimų. Pagrindinis dokumentas, nustatantis keitimosi informacija tvarką ir taisykles, yra Rusijos Federacijos Konstitucija.

Kiekviena veiklos rūšis turi būti reguliuojama. Kiekviena organizacija turi savo dokumentų rinkinį, tačiau norint užtikrinti laisvą sąveiką su valstybės struktūra ir kitomis įmonėmis, jie turi būti visuotinai pripažinti. Tam sukuriamos vieningos normos, standartai ir registravimo taisyklės, įtvirtintos valstybės santvarkos lygiu.

Sprendimui priimti reikalingos informacijos gavimo greitis priklauso nuo tikslaus ir teisingo dokumento apdorojimo. Pavėluotas dokumentų, ypač finansinių, tvarkymas gali sukelti neigiamų ekonominių pasekmių.

Sparčiai didėjant informacijos kiekiui, organizacijos turi sukurti racionalų darbo eigos organizavimą.

Kursinio darbo tikslas – parengti pagrindinius autotransporto organizacijos valdymo dokumentus.

ORGANIZACIJOS DOKUMENTŲ TIKROVĖS IR VERSLO GAMYBOS TEORINIAI PAGRINDAI

Biuro darbas – tai visas dokumentų apdorojimo ir judėjimo ciklas nuo jų sukūrimo (ar gavimo) iki įforminimo ir išsiuntimo užbaigimo. Dokumentai fiksuoja gamybinius santykius tiek įmonės viduje, tiek su kitomis organizacijomis, dažnai yra rašytinis įrodymas kilus turtiniams, darbo ir kitiems ginčams.

Biuro darbas – tai veiklos šaka, užtikrinanti oficialių dokumentų kūrimą ir darbo su jais organizavimą. Rusijos Federacijoje šią veiklą reglamentuoja GOST R 51141-98 „Biuro darbas ir archyvavimas. Terminai ir apibrėžimai"

Dokumentų apyvarta yra svarbi organizacinio biuro darbo organizavimo grandis, nes ji lemia ne tik dokumentų judėjimo atvejį, bet ir dokumentų judėjimo greitį. Biuro darbe dokumentų srautas laikomas informacine pagalba valdymo aparato veiklai, jo dokumentavimui, anksčiau sukurtų dokumentų saugojimui ir naudojimui.

Dokumentų srautas – tai dokumentų judėjimo įmonėje organizavimo veikla nuo jų sukūrimo ar gavimo iki vykdymo pabaigos: siuntimas iš organizacijos ir (ar) siuntimas į archyvą.

Pagrindinės dokumentų srauto organizavimo taisyklės yra šios:

greitas dokumento išdavimas su trumpiausiu laiku;

maksimalus dokumento praėjimo atvejų sumažinimas (kiekvienas dokumento judėjimas turi būti pagrįstas, būtina atmesti arba apriboti dokumentų grąžinimą);

pagrindinių dokumentų rūšių pateikimo tvarka ir apdorojimo procesas turi būti vienodi.

Šių taisyklių laikymasis leidžia įgyvendinti pagrindinį biuro darbo organizavimo principą – galimybę centralizuotai atlikti vienarūšes technologines operacijas. Bet kurio dokumentų srauto struktūros pagrindas yra dokumentas. Visi dokumentai (tradiciniai popieriuje ir ant magnetinių laikiklių) komplekse turi būti derinami laikantis informacijos pateikimo apie kiekvieną iš nešiklių ypatumų taisyklių.

Dokumentų perdavimo tvarką ir visų operacijų organizavimą dirbant su jais turėtų reglamentuoti raštinės darbo organizacijoje (įstaigoje) instrukcijos ir suvienodintų dokumentų formų lentelė. Atskirkite centralizuotą darbo eigą ir darbo eigą struktūrinio padalinio lygiu. Centralizuotas dokumentų srautas apima visus dokumentus, kuriems taikoma centralizuota registracija. Tik struktūriniuose padaliniuose įrašyti dokumentai sudaro dokumentų srautą struktūrinio padalinio lygmeniu. Paprastai centralizuotą darbo eigą atspindi organizacinė ir administracinė dokumentacija. Didelėse organizacijose yra atskiras struktūrinis padalinys, kurio uždaviniai apima centralizuoto dokumentų srauto užtikrinimą. Struktūrinis padalinys gali būti vadinamas įvairiai: verslo vadyba, biuras, bendrasis skyrius ir kt. Organizacijose, kuriose centralizuoto darbo srauto apimtys nėra tokios didelės, kad ja užsiimtų savarankiškas padalinys, jos priežiūros funkcijos gali būti pavestos organizacijos vadovo sekretoriui.

Yra trys pagrindiniai dokumentų tipai, kurie sudaro centralizuotą darbo eigą:

gaunami – įstaigoje gauti oficialūs dokumentai. Dauguma gaunamų dokumentų turėtų laiku pateikti atitinkamus išsiunčiamus dokumentus. Terminai gali būti nustatyti norminiais aktais, nurodant konkretų atsakymo į atitinkamą gaunamą dokumentą laiką, arba gali būti nurodyti tiesiogiai gaunamame dokumente;

išeinantys – iš įstaigos siunčiami oficialūs dokumentai. Dauguma siunčiamų dokumentų yra organizacijos atsakymas į gaunamus dokumentus. Dalis siunčiamų dokumentų rengiami remiantis organizacijos vidaus dokumentais. Dėl nedidelio skaičiaus siunčiamų dokumentų gali prireikti gaunamų dokumentų (pavyzdžiui, prašymų kitoms organizacijoms);

vidiniai – oficialūs dokumentai, sukurti organizacijoje ir neperžengiant jos ribų. Šie dokumentai naudojami įstaigos (organizacijos) darbui organizuoti, nes pateikia kryptingą valdymo uždavinių sprendimą vienoje organizacijoje. Vidaus dokumentai apima organizacinius ir teisinius, organizacinius ir administracinius dokumentus. Nepriklausomos vidinės darbo eigos grupės surašo protokolus ir aktus, planavimo ir atskaitomybės dokumentus, materialinių ir piniginių lėšų apskaitos dokumentus, įrangą, vidinę tarnybinę korespondenciją (ataskaitas, aiškinamąjį raštą), personalą ir kt. Per biurą praeina ne visi vidiniai dokumentai, o tik didžiausių organizacijos struktūrinių padalinių (ypač jei jie geografiškai atskirti) korespondencija ir organizacijos vadovo įsakymai. Vidiniai dokumentai, generuojantys siunčiamus dokumentus, taip pat patenka per biurą.

Organizacijai pateikiami dokumentai:

pirminis apdorojimas;

preliminarus svarstymas;

registracija - nustatytos formos įgaliojimų įrašas apie dokumentą, fiksuojantis jo sukūrimo, išsiuntimo ar gavimo faktą. Vadovaujantis apibrėžimu, dokumento registracija – tai rodyklės priskyrimas jam ir pritvirtinimas prie dokumento, o po to duomenų apie dokumentą įrašymas registravimo žurnale arba registracijos kortelėje. Registracijos tikslas – užtikrinti dokumentų apskaitą, kontrolę ir išieškojimą;

valdymo apžvalga;

perdavimas vykdyti.

Dokumentų tvarkymo tarnyba (DOU) turėtų priimti tvarkyti tik teisingai įformintus dokumentus, kurie turi juridinę galią ir buvo išsiųsti visa apimtimi (jei yra priedų). Kitu atveju pateikti dokumentai grąžinami autoriui su atitinkamu motyvaciniu laišku, kuriame nurodomos grąžinimo priežastys.

Pagrindiniai reikalavimai popierizmui:

Dokumento tekstas neša pagrindinį semantinį dokumento turinį – valdymo veiksmą, sprendimą, komercinį sandorį ir kt.

Dokumentų tekstai pagal GOST R6.30-2003 „Vieningos dokumentacijos sistemos. Vieninga organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistema. Reikalavimai popieriui "siunčiant rašomi tik rusų kalba:

federalinėms vyriausybės įstaigoms, Rusijos Federaciją sudarančių subjektų vyriausybinėms institucijoms;

įmonėms, organizacijoms ir jų asociacijoms, kurios nepriklauso šio Rusijos Federaciją sudarančio subjekto jurisdikcijai arba yra kitų Rusijos Federaciją sudarančių vienetų teritorijoje.

Užsienio partneriams siunčiami dokumentai gali būti surašyti šalies, kurioje yra korespondentas, kalba arba anglų kalba.

Administraciniai dokumentai:

Organizacijos administraciniuose dokumentuose, išduodamuose vieno žmogaus valdymo principais (įsakymas, nurodymas, įsakymas), vartojama teksto pateikimo vienaskaitos pirmuoju asmeniu forma (UŽSAKU, SIŪLAU, PRIVALOMA, NUSPRENDĖ BŪTINA) .

Pirmoje administracinio dokumento dalyje gali būti nurodytas dokumento surašymo pagrindas ar priežastis. Antroje dalyje išdėstytas vadovo sprendimas. Jei dokumento turinio paaiškinti nereikia, tada jo tekste yra tik administracinė dalis. Įsakymų tekstas tokiais atvejais prasideda žodžiu UŽSAKU.

Administracinė dalis gali būti skirstoma į punktus, jeigu vykdant pavedimą dalyvauja keli vykdytojai ir atliekami skirtingo pobūdžio veiksmai. Vieno veikėjo ar atlikėjo veiksmai surašyti vienoje pastraipoje. Sąlygos, apimančios valdymo veiksmus, kurie yra reguliavimo pobūdžio, prasideda neapibrėžtu veiksmažodžiu.

Organizaciniai dokumentai:

Chartija – taisyklių rinkinys, reglamentuojantis organizacijų veiklą, santykius su kitomis organizacijomis ir piliečiais, teises ir pareigas valstybės ar ūkinės veiklos srityje. Chartija yra sudėtingas dokumentas, kurio struktūrą ir turinį nustato patys kūrėjai.

Reglamentas – teisės aktas, nustatantis pagrindines valstybės valdomų įmonių ir įstaigų, taip pat jų struktūrinių padalinių organizacinės veiklos taisykles. Nuostatai pirmiausia rengiami kuriant naujas įmones ar įstaigas. Šie dokumentai gali būti ir tipiniai, ir individualūs. Individualūs nuostatai atskiroms įstaigoms, organizacijoms, įmonėms sudaromi remiantis tipiniais. Tipinius reglamentus paprastai tvirtina aukščiausi valdymo organai. Individualus - įmonių, organizacijų, įstaigų vadovai.

Pareigybės aprašymas – dokumentas, reglamentuojantis darbuotojo gamybinius įgaliojimus ir pareigas. Pareigybių aprašymus savo tiesioginiams pavaldiniams rengia skyriaus vadovas. Pareigybių aprašymus jam tiesiogiai pavaldžioms pareigoms tvirtina organizacijos vadovas. Kitoms pareigoms instrukcijas tvirtina atitinkami pavaduotojai pagal funkcijas. Pirmasis kiekvieno darbuotojo pareigybės aprašymo egzempliorius saugomas personalo skyriuje, antrasis – pas skyriaus vedėją, trečias – pas darbuotoją.

Personalo lentelė yra dokumentas, patvirtinantis pareigybės aprašymą ir įmonės darbuotojų skaičių, nurodant darbo užmokesčio sąrašą. Pateikiamas struktūrinių padalinių, pareigybių sąrašas, informacija apie darbuotojų skaičių, pareiginius atlyginimus, priedus ir mėnesinį atlyginimą. Mėnesinis darbo užmokestis yra bendra grynųjų pinigų suma, kurią personalo lentelė suteikia mokėjimams darbuotojams. Personalo lentelė sudaroma pagal vieningą formą Nr. T-3, patvirtintą Rusijos Federacijos valstybinio statistikos komiteto 2001 04 06 dekretu Nr. 26. Etatų lentelę vizuoja vyriausiasis buhalteris, teisininkas, pasirašo personalo skyriaus vedėjas arba jo pavaduotojas, tvirtina organizacijos vadovas, kurio parašas patvirtintas antspaudu.

Nuorodiniai dokumentai:

Protokolas – dokumentas, kuriame užfiksuota posėdžių, posėdžių, posėdžių, konferencijų, dalykinių susitikimų klausimų svarstymo ir sprendimų priėmimo eiga. Protokole atsispindi kolegialaus organo ar darbuotojų grupės bendro sprendimų priėmimo veikla. Yra dviejų tipų protokolai: išsamus ir trumpasis. Pilname protokole yra visų pasisakymų susirinkime protokolas, trumpame – tik pranešėjų pavardės ir trumpas pasisakymo temos įrašas. Sprendimą, kokia forma protokoluoti susirinkimą, priima kolegialaus organo vadovas arba organizacijos vadovas.

Memorandumas - dokumentas, skirtas šios ar aukštesnės institucijos vadovui ir informuojantis apie esamą situaciją, įvykusį reiškinį ar faktą, apie atliktus darbus, kuriame pateikiamos autoriaus išvados ir pasiūlymai. Atmintinė gali būti išorinė ir vidinė. Išorinė atmintinė pateikiama aukštesnės organizacijos vadovui, vidinė - skyriaus ar organizacijos vadovui. Vidiniai memorandumai sudaromi darbuotojo iniciatyva arba jo tiesioginio vadovo nurodymu ir yra skirti organizacijos efektyvumui gerinti. Todėl atmintinės tekstas aiškiai suskirstytas į dvi dalis: pirmoji – konstatuojanti (aprašomoji), kurioje konstatuojami įvykę faktai arba aprašoma situacija, antroji – siūlymai ir prašymai. Išoriniai memorandumai surašomi ant bendrojo organizacijos firminio blanko, vidiniai - ant standartinio popieriaus lapo.

Aiškinamasis raštas – dokumentas, paaiškinantis tam tikrų pagrindinio dokumento (plano, ataskaitos, projekto ir kt.) nuostatų turinį arba paaiškinantis įvykio, fakto ar poelgio priežastis. Aiškinamosios pastabos turinio atžvilgiu gali būti suskirstytos į dvi grupes. Pirmoji apima dokumentus, kurie dažniausiai pridedami prie pagrindinio dokumento (plano, ataskaitos) ir paaiškina atskirų pagrindinio dokumento nuostatų turinį. Jie surašomi ant bendrojo įstaigos firminio blanko. Antrąją grupę sudaro aiškinamieji užrašai apie bet kokius incidentus, situacijas, veiksmus ir atskirų darbuotojų elgesį. Tokių užrašų tekstas turi būti įtikinamas, turėti nepaneigiamų įrodymų.

Tarnybiniai laiškai – tai apibendrintas pavadinimas didelei įvairaus turinio valdymo dokumentų grupei, kuri tarnauja kaip komunikacijos su institucijomis, organizacijomis ir asmenimis priemonė, pranešimas apie kažką, pranešimas apie kažką. Tarnybiniai raštai naudojami sprendžiant daugybę operatyvinių klausimų, kylančių valdymo veikloje, taigi ir laiškų rūšių įvairovė: prašymai, pranešimai, kvietimai, pretenzijos, pakeitimai, patikslinimai, garantijos, pavedimai, pranešimai, paaiškinimai, priminimai, patvirtinimai, rekomendacijos, pasiūlymai. , pastabos, prašymai , reikalavimai ir kt.

Aktas – kelių asmenų surašytas ir faktus, įvykius, veiksmus patvirtinantis dokumentas. Aktai rengiami kolektyviai (ne mažiau kaip du rengėjai). Dažnai aktus rengia specialiai sukurtos komisijos, kurių sudėtis tvirtinama organizacijos vadovo administraciniu dokumentu. Aktus gali rengti nuolatinės komisijos. Sudarant aktą svarbiausia nustatyti tikrąją reikalų būklę ir teisingą jų atspindėjimą akte. Aktas surašomas pagal komisijos ar asmenų grupės darbo metu tvarkomus apskaitos projektus, kuriuose pateikiami faktiniai duomenys, kiekybiniai rodikliai ir kita informacija. Nuodugniai išnagrinėję klausimą, jie pradeda rengti aktą.

Literatūra – dokumentai, kuriuose yra tekstinė ir (ar) lentelės informacija konkrečiu klausimu, apie reikalų būklę, būdingus rodiklius, tam tikrų faktų ir įvykių aprašymas ir patvirtinimas. Pažymos paprastai skirstomos į dvi grupes – su informacija apie tarnybinio pobūdžio faktus ir įvykius ir išduodamos suinteresuotiems piliečiams bei institucijoms, patvirtinančios bet kokį juridinį faktą. Pagrindinę (gamybinę) organizacijos veiklą atspindinčios nuorodos gali būti išorinės ir vidinės. Išoriniai pažymėjimai surašomi pateikti kitai, dažniausiai aukštesnei organizacijai, vidiniai – pateikti organizacijos vadovybei arba svarstyti kolegialiam organui. Išoriniai sertifikatai surašomi ant bendrojo organizacijos firminio blanko, vidiniai – ant standartinio popieriaus lapo su visa reikalinga informacija.

Personalo dokumentai:

Darbo sutartis - darbdavio ir darbuotojo susitarimas, pagal kurį darbdavys įsipareigoja suteikti darbuotojui darbą tam tikrai darbo funkcijai atlikti, užtikrinti darbo įstatymų ir kitų norminių teisės aktų, kuriuose yra darbo teisės normų, numatytas darbo sąlygas. , kolektyvinėmis sutartimis, sutartimis, vietiniais norminiais aktais ir šia sutartimi laiku ir pilnai mokėti darbuotojui darbo užmokestį, o darbuotojas įsipareigoja asmeniškai atlikti šioje sutartyje apibrėžtą darbo funkciją, laikytis šiam darbdaviui galiojančių vidaus darbo taisyklių.

Prašymas – organizacijai ar pareigūnui adresuotas dokumentas su prašymu priimti į darbą, atleisti, perkelti, atostogauti.

Prašymas priimti į darbą surašomas bet kokia forma, rašomas ranka.

Charakteristika yra oficialus dokumentas, kurį įstaigos, organizacijos, įmonės administracija išduoda savo darbuotojui įvairiose situacijose. Charakteristika pateikia darbuotojo tarnybinės ir visuomeninės veiklos apžvalgą, jo verslo ir moralinių savybių įvertinimą. Charakteristikos tekste galima išskirti logiškai tarpusavyje susijusius komponentus. Pirmoji – asmens duomenys po dokumento pavadinimu, kur nurodomas darbuotojo vardas, patronimas ir pavardė, pareigos, mokslo laipsnis ir pareigos (jei yra), gimimo metai, darbuotojo išsilavinimas. Antroji charakteristikos teksto dalis yra duomenys apie darbinę veiklą (informacija apie specialybę, darbo tam tikroje įmonėje ar organizacijoje trukmę, paaukštinimą, profesinių įgūdžių lygį ir kt.). Trečioji dalis – pati charakteristika, t.y. darbuotojo moralinių, psichologinių ir dalykinių savybių vertinimas: jo požiūris į darbą, profesinis tobulėjimas, elgesys kasdieniame gyvenime.

Ketvirtoje ir paskutinėje dalyje yra išvestis, nurodanti charakteristikos paskirtį. Charakteristikos tekstas pateikiamas iš trečiojo asmens.

Kartu su terminu „biuro darbas“ pastaraisiais dešimtmečiais buvo vartojamas terminas valdymo dokumentacijos palaikymas (DOW). Jo atsiradimas siejamas su kompiuterinių sistemų įvedimu į valdymą ir jų organizaciniu, programiniu ir informaciniu palaikymu, siekiant suderinti kompiuterinėse programose ir literatūroje vartojamą terminiją. Šiuo metu terminai „biuro darbas“ ir „vadybos dokumentacija“ yra sinonimai ir vartojami tai pačiai veiklai apibūdinti.

Dokumentavimas yra dokumento kūrimo ir formatavimo procesas. Valstybinis standartas dokumentaciją apibrėžia kaip „informacijos įrašymą įvairiose laikmenose pagal nustatytas taisykles“. Dokumentacijos ir informacijos laikmenų metodų kūrimo studija užsiima moksline disciplina – įrašų tvarkymu.

Darbo su dokumentais organizavimas – užtikrinti dokumentų judėjimą valdymo aparate, panaudojimą informaciniams tikslams ir saugojimą. Terminas valstybiniame standarte apibrėžiamas kaip „darbo eigos organizavimas, dokumentų saugojimas ir naudojimas einamojoje įstaigos veikloje“.

Federaliniame įstatyme „Dėl informacijos, informatizavimo ir informacijos apsaugos“ pateikiamas toks „dokumento“ sąvokos apibrėžimas:

Dokumentas – tai medžiaga, įrašyta į medžiagų laikiklį su rekvizitais, leidžiančiais ją identifikuoti. Tas pats apibrėžimas pateiktas valstybiniame terminų ir apibrėžimų standarte „Biuro darbas ir archyvavimas“. Norint išsamiau apibūdinti sąvoką „dokumentas“, taip pat turėtų būti atskleista sąvoka „rekvizitas“. Kiekvienas dokumentas susideda iš kelių jį sudarančių elementų, kurie vadinami rekvizitais (vardas, pavardė, autorius, adresatas, tekstas, data, parašas ir kt.).

Įvairūs dokumentai susideda iš skirtingų detalių. Rekvizitų skaičių lemia dokumento sukūrimo tikslas, jo paskirtis, reikalavimai šio dokumento turiniui ir formai. Daugelio dokumentų detalių skaičius yra griežtai ribojamas. Daugeliui dokumentų rekvizitų skaičių ir sudėtį nustato teisės aktai. Tačiau bet kuriuo atveju, kaip matyti iš apibrėžimo, materialioje laikmenoje įrašyta informacija turi būti įforminta, nurodant reikiamus duomenis. Tik tada jis tampa dokumentu.

Dokumentų moksle dokumentas laikomas faktų, įvykių, objektyvios tikrovės reiškinių ir žmogaus psichinės veiklos bet kokiu patogiu būdu fiksavimo (parodymo) ant specialios medžiagos rezultatu.

Dokumentai, įrašę informaciją, tuo užtikrina jos išsaugojimą ir kaupimą, galimybę perduoti kitam asmeniui, pakartotinai naudoti, pakartotinai ir pakartotinai grąžinti į juos laiku. Jos veikia įvairias žmogaus veiklos sritis ir skirstomos į tekstines ir grafines, tradicines (ranka, spausdinimo mašinėle) ir mašinines laikmenas, mokslines, technines, asmenines ir oficialias ir kt.

Oficialūs dokumentai – tai juridinių ar fizinių asmenų sukurti, nustatyta tvarka surašyti ir patvirtinti dokumentai. Tarp jų specialią kategoriją sudaro oficialūs (vadybos) dokumentai, kurie pagal valstybinį standartą nustatomi kaip oficialūs dokumentai, naudojami dabartinėje organizacijos veikloje.

Kaip informacijos nešėjai, dokumentai yra nepakeičiamas bet kurios institucijos, įmonės, bet kurios firmos vidinės organizacijos elementas, užtikrinantis jų struktūrinių dalių ir atskirų darbuotojų sąveiką. Jie yra pagrindas priimant valdymo sprendimus, yra jų įgyvendinimo įrodymas ir apibendrinimų bei analizės šaltinis, taip pat medžiaga informaciniams ir paieškos darbams. Valdymo veikloje dokumentas veikia ir kaip darbo objektas, ir kaip darbo rezultatas.

Valdymo veiklai dokumentų teisinė galia yra itin svarbi, nes tai reiškia, kad dokumentai gali būti tikras juose esančios informacijos įrodymas. Oficialaus dokumento teisinė galia suponuoja, kad jis yra privalomas tiems, kuriems jis skirtas, arba valdymo veiksmų dalyvių ratui (valdymo organams, jų struktūriniams padaliniams, visuomeninėms organizacijoms, pareigūnams ir piliečiams), kurie vadovaujasi dokumentu. ir tuo grįsti savo veiklą arba susilaikyti nuo to...

Dokumento teisinė galia yra oficialaus dokumento nuosavybė, kurią jam suteikia galiojantys teisės aktai pagal jį išduodančios institucijos kompetenciją ir nustatytą registravimo tvarką. Iš šio apibrėžimo matyti, kad dokumentą išduodantis valdymo organas ar pareigūnai privalo:

jį rengiant laikytis galiojančių teisės aktų;

skelbti dokumentus tik savo kompetencijos ribose;

laikytis tam tikru metu galiojančių nacionalinių dokumentų rengimo ir įforminimo taisyklių.

Teisiškai reikšmingiausi duomenys yra: organizacijos pavadinimas, dokumento data ir registracijos numeris, parašas, antspaudas, patvirtinimo ir patvirtinimo antspaudai.

Vadybos praktikoje įprasta skirstyti dokumentus pagal jų tikrumo laipsnį į neapdorotus, tuščius, originalus, kopijas.

Dokumento juodraštis, parašytas ranka, atspausdintas mašinėle arba atspausdintas iš kompiuterio, savo turiniu atspindi autoriaus darbą. Jame gali būti tik tekstas ir jis neturi teisinės galios.

Baltasis popierius – tai ranka arba mašinėle rašytas dokumentas, kurio tekstas nukopijuotas iš dokumento juodraščio arba parašytas be dėmių ir taisymų.

Autentišku laikomas dokumentas, kuriame yra jo autentiškumą patvirtinanti informacija (apie autorių, sukūrimo laiką ir vietą). Oficialaus dokumento originalas yra pirmasis (arba vienas) dokumento egzempliorius, turintis juridinę galią.

Dokumento kopija – tai dokumentas, kuriame visiškai atkuriama originalaus dokumento informacija ir visi jo išoriniai požymiai ar jų dalis. Dokumento kopija gali būti faksimilinė arba nemokama. Faksimilinėje kopijoje pilnai atkuriamas dokumento turinys ir visi išoriniai jo požymiai (originale esantys duomenys, įskaitant parašą ir antspaudą) arba jų dalis, ypač jų vieta. Nemokamoje kopijoje pateikiami visi dokumento duomenys, tačiau nebūtinai kartojama jo forma.

Dokumentų sistema – tai dokumentų visuma, tarpusavyje sujungta pagal kilmės požymius, paskirtį, rūšį, veiklos sritį, vienodus jų registravimo reikalavimus.

Be visoms įstaigoms ir įmonėms bendrų funkcinių dokumentavimo sistemų, yra ir sektorinės sistemos, kurios naudojamos dokumentuojant atitinkamą veiklą ir atspindi jų specifiką. Tai, pavyzdžiui, sveikatos priežiūros, švietimo (bendrojo ir specialiojo), notaro, teisminės ir tt dokumentų sistemos. Organizacinė ir administracinė dokumentacija yra glaudžiai susijusi tiek su pramone, tiek su funkcinėmis sistemomis. Viena vertus, jis suteikia teisinį pagrindą kitoms sistemoms, kita vertus, atspindi vadovavimo, kontrolės, planavimo, apskaitos, atskaitomybės ir kt.

Pagrindinė dokumentacijos tobulinimo kryptis – suvienodinimas ir standartizavimas.

Standartizavimas – tai standartų, kurie suprantami kaip „pavyzdys, standartas, modelis, imamas kaip pradinis palyginimui su kitais panašiais objektais, nustatymo ir taikymo procesas“. Standartas, kaip norminis ir techninis dokumentas, nustato normų, taisyklių, reikalavimų standartizacijos objektui rinkinį ir yra patvirtintas kompetentingos institucijos. Rusijoje standartizacijos veiklą koordinuoja valstybinės standartizacijos institucijos.

Standartizavimas yra sudėtingas procesas. Tai apima tokius elementus kaip tipizavimas, suvienodinimas, agregavimas. Tipinis tekstas – tai pavyzdinis tekstas, kurio pagrindu vėliau kuriami panašaus turinio tekstai.

Suvienodinimas reiškia „kažką suvesti į vieną sistemą, formą, vienodumą“. Pagal oficialų apibrėžimą, suvienodinimas yra optimalaus produktų, procesų ir paslaugų veislių skaičiaus, jų parametrų ir dydžių verčių pasirinkimas. Remiantis tuo, darytina išvada, kad, visų pirma, suvienodinimo procese turėtų būti atliktas racionalus pradinio objektų rinkinio elementų (pavyzdžiui, dokumentų formų ar tipų, jų rodiklių ir detalių) sumažinimas. Antra, suvienijimas būtinai lemia optimalaus (tam tikrą gana ilgą laiką) vienodumą bet kurioje veiklos srityje, įskaitant dokumentaciją. Įvairiose srityse naudojami valdymo dokumentai ir valdymo organai turėtų būti rengiami vienodai. Tai leidžia dokumentus įtraukti į vieną šalies biuro darbo sistemą, prisideda prie operatyvaus jų apdorojimo ir vykdymo, sumažina ne tik biuro personalo, bet ir visų valdymo aparato darbuotojų darbo su dokumentais laiką – nuo vadovų paprastiems darbuotojams. Taigi suvienodinimas leidžia supaprastinti dokumentų formavimą ir taip sumažinti darbo eigos apimtį.

Vieninga dokumentų sistema (USD) – tai pagal vienodas taisykles ir reikalavimus sukurta dokumentacijos sistema, kurioje yra informacija, reikalinga tam tikros veiklos srities valdymui.

Tiesioginiai konkrečių formų dokumentų ir dokumentacijos sistemų rengėjai yra ministerijos (departamentai), koordinuojančios tam tikrą veiklos sritį. Jie taip pat tvirtina suvienodintas dokumentų formas. Taigi už apskaitos dokumentus atsakinga Finansų ministerija, už medicininius dokumentus – Rusijos Federacijos sveikatos apsaugos ministerija, už pirminės apskaitos ir statistinės dokumentacijos formas – Rusijos Federacijos valstybinis statistikos komitetas, o už pirminės apskaitos ir statistinės dokumentacijos formas – Rusijos Federacijos sveikatos apsaugos ministerija. Rusijos Federacijos archyvas yra atsakingas už organizacinės ir administracinės dokumentacijos sistemą.

Nacionalinės vieningos dokumentų formos rengiamos atsižvelgiant į jų kompiuterinio apdorojimo galimybę. Jas privaloma naudoti visose įstaigose, organizacijose ir įmonėse, nepaisant jų pavaldumo ir nuosavybės formos.

Taip pat, siekiant efektyvinti ir supaprastinti darbą su dokumentais, diegiamos elektroninės biuro sistemos. Biuro sistema – tai programinė aplinka, orientuota į bendrą, koordinuotą elektroninių informacijos apdorojimo, saugojimo ir perdavimo metodų naudojimą. Elektroninis dokumentų valdymas sumažina informacijos srautus iki optimalaus minimumo, supaprastina ir sumažina informacijos rinkimo, apdorojimo ir perdavimo išlaidas, naudojant naujausias šių procesų automatizavimo technologijas.

Bylų saugojimo terminų nustatymas. Saugojimo terminai nustatyti siekiant užtikrinti vertingų dokumentų saugumą. Saugojimo terminai yra svarbus pagrindas grupuojant dokumentus į bylas, nes dokumentai su nuolatiniu saugojimu, saugojimo terminai iki 10 metų ir virš 10 metų netelpa į vieną bylą.

Saugojimo terminai nustatomi pagal dokumentų sąrašus, nurodančius saugojimo terminus, arba vadovaujančių organizacijos specialistų ekspertų patarimais.

Dokumentų saugojimo terminai – nuolatiniai ar laikini (vieni, treji, penkeri, dešimt, 15 metų ir kt.) – nustatomi priklausomai nuo dokumentų reikšmingumo. Jeigu byloje yra skirtingos vertės laikinojo saugojimo dokumentai ir dėl to su skirtingais saugojimo terminais, visos bylos saugojimo terminas nustatomas vertingiausiems dokumentams, t.y. daugiau. Pavyzdžiui, jei byloje yra dokumentų, kurių saugojimo terminai yra vieneri, treji metai ir penkeri metai, visa byla saugoma penkerius metus.

Saugojimo laikas skaičiuojamas nuo metų, einančių po bylos pabaigos, sausio 1 d. Pavyzdžiui, tinkamumo vartoti terminas: byla, baigta biuro darbu 1998 m., skaičiuojama nuo 1999 m. sausio 1 d.

Visi nuolatinio, laikino (virš 10 metų) saugojimo atvejai ir personalas perduodami organizacijos archyvui. Bylų perdavimas vykdomas tik pagal inventorizacijas ir pagal archyvo vadovo sudarytą, su struktūrinių padalinių vadovais suderintą ir organizacijos vadovo patvirtintą grafiką. Kartu su bylomis į archyvą perduodamos ir įstaigos kanceliarinės tarnybos registravimo ir kontrolės bylos. Kiekvienos bylos pavadinimas turi būti įtrauktas į inventorių.

Laikino (iki 10 metų) saugojimo organizacijos archyve atvejai, kaip taisyklė, neperduodami.

Biuro darbo organizacinės formos

Biuro darbas įstaigose, organizacijose, įmonėse turi 3 pagrindines organizavimo sistemas: centralizuotą, decentralizuotą ir mišrią.

Biuro darbo sistemos pasirinkimas priklauso nuo veiklos pobūdžio, funkcijų, įstaigos organizacinės struktūros, darbo eigos apimties.

Esant centralizuotai sistemai, visos su valdymo dokumentacija susijusios operacijos koncentruojamos vienoje vietoje, ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyboje, kuri yra vieninga visai įstaigai arba pas sekretorę. Šios biuro darbo formos pranašumai yra pagrindinių struktūrinių padalinių atleidimas nuo pagalbinių operacijų su dokumentais, gerinant jų apdorojimo kokybę. Centralizuota biuro darbo forma dažniausiai taikoma įstaigose, kurios yra nedidelės pagal darbo su dokumentais apimtį.

Taikant decentralizuotą biuro darbo organizavimo sistemą, visų rūšių darbas su dokumentais vykdomas tiesiogiai įstaigos struktūriniuose padaliniuose.

Taikant mišrią biuro darbo organizavimo sistemą, kai kurias operacijas (korespondencijos priėmimą, siuntimą) atlieka ikimokyklinio ugdymo įstaiga, o kitas (dokumentų registravimas, įforminimas ir rengimas, bylų formavimas) atlieka tiek ikimokyklinio ugdymo įstaigose. įstaigoje ir kituose struktūriniuose padaliniuose. Mišri biuro darbo organizavimo forma dažniausiai naudojama dideliuose padaliniuose, kuriuose yra daug apdorotos dokumentacijos. Tai leidžia visiškai mechanizuoti darbą su dokumentais, efektyviau panaudoti šiems tikslams skirtas technines priemones.

Valdymo dokumentacijos paslaugos

Vadovybės dokumentaciją organizacijoje vykdo speciali tarnyba, veikianti kaip struktūrinis padalinys, tiesiogiai pavaldus organizacijos vadovui. Priklausomai nuo darbo eigos apimties ir tipinių struktūrų, gali būti šios ikimokyklinio ugdymo įstaigos: verslo vadybos, bendrojo skyriaus, biuro, administracinio skyriaus ir kt.

dalis verslo vadyba apima: biurą (valstybės korespondencijos biuras, ekspedicija, rašomųjų mašinėlių biuras, kopijavimo ir dauginimo biuras), vadovo apžiūrą, sekretoriatą (priėmimas, viršininko sekretoriatas, viršininko pavaduotojų sekretoriatus, valdybos sekretoriatą, protokolų biurą), skyrių darbo su dokumentais tobulinimas, skyriaus raštai (skundus), centrinis archyvas.

dalis Kanceliarijoje yra apskaitos ir registravimo, kontrolės, darbo su dokumentais tobulinimo, laiškų ir skundų nagrinėjimo padaliniai, sekretoriatas, ekspedicijos, spausdinimo ir stenografijos biurai, kopijavimo ir dauginimo biuras, archyvas.

Bendrajame skyriuje yra kabinetas, kontrolinė grupė, darbo su dokumentais tobulinimo grupė, laiškų (skundų) grupė, kopijavimo ir dauginimo tarnyba, spausdinimo ir stenografijos biuras, archyvas.

Organizacijose, kuriose nėra ikimokyklinio ugdymo įstaigos, jos funkcijas atlieka vedėjo sekretorius arba specialiai paskirtas pareigūnas.

Ikimokyklinio ugdymo įstaigos struktūra ir personalas nustatomi vadovaujantis joje nustatytais nuostatais ir priklausomai nuo darbo eigos apimties bei šiai tarnybai priskirtų funkcijų. Ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbą reglamentuoja šios paslaugos reglamentas, o ikimokyklinio ugdymo įstaigos darbuotojų veiklą – pareigybių aprašymai. Juos rengia tarnybos vadovas, tvirtina organizacijos vadovas.

Ikimokyklinio ugdymo įstaigos tarnyba atlieka šias pagrindines funkcijas: valstybinių standartų įvedimą ir tobulinimo dokumentaciją; racionalių dokumentų formų kūrimas ir įgyvendinimas bei darbo su dokumentais organizavimas, atsižvelgiant į padalinių specifiką; dokumentų standartų laikymosi kontrolė; dokumentų apdorojimo ir pristatymo atlikėjams persiuntimas; dokumentų registravimas ir buhalteriniai bei informaciniai darbai; dokumentų įforminimo kontrolė; dėklų formavimas, registravimas, saugojimas ir išdavimas naudoti; dokumentų registravimas, publikavimas ir platinimas; dokumentų gamyba, kopijavimas ir dauginimas mašinėle; organizacinis ir metodinis vadovavimas, darbo su dokumentais kontrolė organizacijos struktūriniuose padaliniuose.

Pagrindinės užduotys, sprendžiamos tvarkant įmonės dokumentaciją:

racionalaus dokumentų srauto organizavimas,
Dokumentų įforminimo kontrolė,
operatyvus dokumentų saugojimas,
· Dokumentų saugojimas archyve.

Galutinis įrašų tvarkymo veiklos tikslas yra

sąlygų, užtikrinančių efektyvų dokumentuotos informacijos apdorojimą per terminą dėl įmonės veiklos turinio ir su mažiausiomis materialinėmis sąnaudomis, sudarymas.

Vadovų atsakomybė už biuro darbo organizavimą ir vykdymą

Įstatymo „Dėl Nacionalinio archyvų fondo ir archyvų Baltarusijos Respublikoje“ 25 straipsnyje nustatyta, kad respublikinės ir vietos valdžios institucijos sudaro tinkamas sąlygas dokumentinei pagalbai tvarkyti savo įstaigą, pavaldžiose įmonėse, įstaigose ir organizacijose, imasi priemonių, kad būtų galima tvarkyti savo įstaigas, įstaigas ir organizacijas. pagerinti biuro darbo techninę įrangą, jos efektyvumą ir ekonomiškumą.

Valstybės įstaigos, taip pat įmonės, įstaigos ir organizacijos, nepaisant nuosavybės formos, privalo laikytis darbo su dokumentais, jų tvarkymo, judėjimo ir saugojimo tvarkos normų ir reikalavimų. Valstybės įstaigų, įmonių, įstaigų ir organizacijų vadovai yra asmeniškai atsakingi už tarnybinio darbo būklę priskirtose darbo srityse. Atsakomybė už kanceliarinio darbo organizavimą, nustatytų darbo su dokumentais taisyklių ir procedūrų laikymąsi struktūriniuose padaliniuose ir įstaigose apskritai tenka jų vadovams, kurie nustato atsakingus už gamybos vykdymą. Už kanceliarinį darbą atsakingas asmuo informuoja vadovybę apie jo vykdymo būklę, parengia ir perduoda dokumentaciją į skyriaus archyvą, supažindina darbuotojus su raštvedybos normatyviniais ir metodiniais dokumentais (prieš parašą).

Darbuotojai asmeniškai atsako už kanceliarinio darbo instrukcijos reikalavimų vykdymą, savo tarnybinių dokumentų saugą. Apie jų praradimą nedelsiant pranešama struktūrinio padalinio vadovui.

Baltarusijos Respublikos administracinių nusižengimų kodeksas (89 1, 89 2, 89 3, 89 4, 224 12 straipsniai) numato atsakomybę už šių rūšių biuro darbo organizavimo ir vykdymo pažeidimus:

· Nuolatinio ar ilgalaikio saugojimo dokumentų praradimas ar neteisėtas sunaikinimas, padarius jiems nepataisomą žalą – įspėjimas arba bauda nuo penkių iki dvidešimties bazinių vienetų;
· Patalpų skyrimas dokumentams patalpinti pažeidžiant įstatymų nustatytas normas, patalpų paėmimas iš archyvų ir jų panaudojimas ne pagal paskirtį, atsisakymas perduoti dokumentus valstybės saugojimui įstatymų nustatytais atvejais – įspėjimas arba dydžio bauda. nuo penkiolikos iki dvidešimties pagrindinių vienetų;
· Už valstybinių normatyvų nesilaikymą rengiant dokumentus, darbo su dokumentais, jų tvarkymo, judėjimo ir saugojimo tvarkos reikalavimų nesilaikymą – bauda nuo penkiolikos iki dvidešimties bazinių vienetų;
· Neteisėtas pareigūno atsisakymas susipažinti su archyviniu dokumentu – įspėjimas arba bauda nuo penkių iki dvidešimties bazinių vienetų.

Administracinių nusižengimų bylų nagrinėjimas ir šių administracinių nuobaudų skyrimas Valstybinės archyvų ir dokumentų tvarkymo inspekcijos vardu turi teisę:

· Vyriausiasis valstybinis Baltarusijos Respublikos archyvų ir kanceliarinio darbo inspektorius ir jo pavaduotojas;
· Baltarusijos Respublikos archyvų ir biuro darbo valstybinis inspektorius;
· Valstybiniai Baltarusijos Respublikos archyvų ir biuro inspektoriai pagal regionus ir Minsko miestą.