Čo je súčasťou kancelárskej práce. Čo je to papierovanie a pracovný postup? Vytvorenie dokumentu pre jeden-dva-tri

Skôr či neskôr, po začatí svojej činnosti, každý podnik stojí pred potrebou organizovať prácu s dokumentmi, ktoré sú základným nástrojom riadenia, pretože práve s ich pomocou sa uskutočňuje prenos smerníc a rozhodnutia manažmentu. oznámené konkrétnemu interpretovi. Systém kancelárskej práce v podniku je navrhnutý tak, aby zabezpečil štandardizáciu a jednotnosť dokumentácie, organizoval jej účtovníctvo a skladovanie s cieľom uľahčiť prácu s obchodnými dokumentmi. Funkcie systému kancelárskej práce zahŕňajú:

Kompetentná organizácia pracovného toku, ktorá zaisťuje rýchly prenos dokumentov po najkratšej ceste s minimálnou časovou náročnosťou, čo vám umožňuje kontrolovať prechod akéhokoľvek dokumentu a jeho vykonanie načas;
- automatizovaný systém evidencie a účtovania všetkej došlej, odoslanej a internej dokumentácie;
- archivácia dokumentov, ktorá umožňuje ich systematizáciu podľa formálnych kritérií a formovanie do prípadov;
- vytvorenie nomenklatúry vecí - systému kódov podľa zoznamov hlavičiek vecí, uľahčujúcich ich systematizáciu a určovanie lehôt uchovávania archívov ustanovených legislatívnymi alebo odvetvovými predpismi.

Ak sú všetky tieto funkcie práce s tokom dokumentov v podniku implementované, môžeme povedať, že systém kancelárskej práce je odladený a funguje podľa potreby.

Organizačné a právne aspekty

Akýkoľvek dokument obsahujúci údaje o podniku sa považuje za obchodnú listinu, a preto sú pre ňu stanovené právne následky, t. tento dokument je možné predložiť už na súde pri riešení vzniknutých konfliktov a rozporov. Vykonávanie kancelárskych prác by sa preto malo vykonávať na základe regulačných dokumentov - špeciálne vyvinutých pokynov, overených právnou službou a schválených vedúcim podniku. Nejde len o manuál, ale aj o povinný dokument, preto s ním musia byť oboznámení všetci záujemcovia proti podpisu.

Formy dokumentov, v súlade s ktorými podnik vykonáva svoju činnosť, musia byť štandardizované. Zloženie podrobností, ktoré musia byť uvedené na formulároch, je určené v súlade s GOST R 6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie ". Rovnaká norma stanovuje aj požiadavky na úpravu obchodných a administratívnych dokumentov.

Úspech každého podniku spočíva v jeho kompetentnej organizácii. Vedenie aj ostatní zamestnanci musia vedieť, čo je to kancelárska práca. Aké sú jeho vlastnosti a aké dokumenty sa považujú za dôležité v činnosti organizácie?

koncepcia

Čo je to kancelárska práca? Každá spoločnosť, bez ohľadu na formu vlastníctva, funguje na základe rôznych cenných papierov. Sú to príkazy, listy, protokoly. Sú klasifikované ako organizačné a administratívne dokumenty. Kancelárska práca sa nazýva práca na tvorbe papierov, ktorá sa vykonáva podľa všeobecne uznávaných noriem.

Zvyčajne majú podniky na tento účel špeciálnych zamestnancov, ktorí v tejto oblasti pracujú. V malých organizáciách môžu byť povinnosti tajomníka pre každého zamestnanca. Ak dešifrujete podstatu pojmu (čo je to kancelárska práca), potom bude pôvod pojmu jasný. Ide o uchovávanie oficiálnych informácií na hmotnom nosiči.

V tomto procese vzniká organizačný a administratívny dokument, vďaka ktorému sú jasné ďalšie úkony. Samotné slovo „kancelárska práca“ sa objavilo už dávno, no až od polovice 20. storočia sa stalo oficiálnym.

Základy

K dispozícii sú základné papierovanie a papierovanie pre začiatočníkov. Vďaka nim bude možné naučiť sa organizovať právnickú osobu všetkých typov. Ide o komplexný proces, do ktorého sú zapojení všetci zamestnanci oddelenia. Na jednom oddelení sa papiere vypĺňajú a vypisujú a na druhom sa sleduje ich pohyb.

Teraz existuje jednotný štátny systém kancelárskej práce, v ktorom sú uvedené všetky normy na vykonávanie tejto oblasti. Je dôležité kontrolovať všetky fázy, ktorými musia dokumenty prejsť. Používa sa aj štátna norma, ktorá načrtáva pravidlá vykonávania takejto práce.

Na zjednotenie plnenia papierov sú potrebné základy kancelárskej práce a workflow pre začiatočníkov. Je to potrebné na zabezpečenie porovnateľnosti informácií v jednej krajine av medzinárodnej sfére. Vďaka štandardizácii a zjednoteniu nebude možné tráviť veľa času správami, pretože sa zjednodušil postup oboznamovania sa s dokumentmi. Príkladom je formulár s náležitosťami. Sú vypracované pre individuálnu inštitúciu, krajinu alebo pre viaceré štáty. Formuláre svedčia o zodpovednosti firmy. Pred hromadnou tlačou je potrebné skontrolovať správnosť pravopisu údajov.

Tok dokumentov zahŕňa povinnú registráciu papierov, ktoré sú potrebné vo výrobných činnostiach. Gramotnosť zamestnanca je spojená so správnou distribúciou dokumentov, ich evidenciou a zoskupovaním. Teraz sa konajú rôzne semináre, kde sa hovorí o technikách a tajomstvách tohto povolania. Žiadanou oblasťou je HR office práca, keďže táto oblasť zahŕňa prácu s množstvom dokumentov.

Táto oblasť si vyžaduje kompetentných odborníkov. Okrem základného vzdelania si musia pravidelne zvyšovať kvalifikáciu, absolvovať atestáciu. Zamestnanci musia pracovať aj v analytickej oblasti. Zamestnanci vytvárajú osobné spisy personálu, dopĺňajú a spresňujú informácie.

Ich dôležitou funkciou je kontrola súladu cenných papierov s právnymi normami. Špecialisti musia neaktuálne dokumenty včas odoslať do archívu, kde sú uložené na požadovanú dobu, spravidla minimálne 5 rokov. Medzi zodpovednosti patrí vyplnenie dotazníkov používaných pri zamestnaní, príprava otázok potrebných na organizáciu pohovoru.

Kancelárska práca a tok dokumentov

V každom podniku môžete počuť slová ako „kancelárska práca“ a „pracovný postup“. Čo to je? Tejto práci sa venujú sekretárky, archivári, zamestnanci personálneho oddelenia. Záznam sa nazýva fixácia informácií, výroba papierových a elektronických dokumentov.

Vyvíja sa na ňom pracovný postup. Tento koncept sa nazýva pohyb objednávky, list od jeho vytvorenia až po vykonanie. Papiere môžu byť odoslané do archívu alebo zničené. V mieste ich vzniku je pracovný tok vonkajší a vnútorný. Zdroj určuje cestu objednávky, pokynu, listu.

Etapy

Správa záznamov a správa dokumentov je založená na vlastných pravidlách. Musia sa dodržiavať, aby bola činnosť spoločnosti legálna. Interný pracovný postup sa vykonáva na základe nasledujúcich etáp:

Vyhotovenie návrhu dokumentu.
Koordinácia.
Podpis projektu.
Pridelenie dátumu a čísla.
Registrácia a realizácia.
Oznamovanie informácií účinkujúcim a kontrola.
Dodržiavanie predpisov.
Registrácia a uloženie.
Zničenie alebo presun do archívu.

Pokiaľ ide o fázy, externý pracovný postup je takmer rovnaký, ale mierne odlišný. Papiere sa do organizácie prenášajú zvonku. Vydávajú ich spoločnosti vyššej a nižšej línie, pridružené spoločnosti, úrady, súdy a občania. Musia byť zaregistrovaní, čo potvrdzuje ich kontrolu. Nasleduje oboznámenie sa s nimi a vykonanie. V prípade potreby sa vygeneruje odpoveď. Na konci je papier odoslaný do archívu alebo zničený.

Druhy

Existujú aj iné typy toku dokumentov:

Vzostupne – od zamestnancov po šéfov.
Zhora nadol – od manažérov po zamestnancov.
Horizontálne - s rovnakými polohami.

Pohyb papierov sa zaznamenáva v špeciálnych časopisoch. Môžu byť vydané v rôznych formách, ale teraz je najobľúbenejšia elektronická správa dokumentov.

Súdne spory

Čo je súdne konanie? Súdny prípad predstavuje iný zoznam dokumentov a vecných dôkazov. Vďaka jeho správnemu skladovaniu a pohybu funguje poriadkový systém v súlade so zákonom.

Súdne konania nie sú dobrovoľné v porovnaní s organizačnými. Vedú ho oprávnené osoby a na ich prácu dohliadajú. Má aj štádiá, vrátane ničenia papierov.

Sekretárska práca

Mnoho zamestnancov nepozná základy kancelárskej práce a workflow. Ale tajomník má profesionálne povinnosti. Títo pracovníci vykonávajú hlavnú činnosť na dokumentačnej podpore manažmentu.

Z hľadiska formy a práce je inštitúcia:

Centralizované – sekretárky sa nachádzajú na jednom oddelení a sú podriadené vyššiemu odborníkovi.
Decentralizovaní – zamestnanci sú rozdelení medzi divízie spoločnosti, preto sú podriadení svojim šéfom.
Zmiešané.

Zásady toku dokumentov v inštitúcii určuje forma sekretariátu. Títo zamestnanci sú zodpovední za papierovanie.

Inštrukcie

Základy kancelárskej práce stanovujú, že každý podnik musí mať normatívny akt, ktorý upravuje pohyb dokumentácie. Vnútorný predpis podniku na základe príkazu vedenia sa nazýva papierový pokyn.

Príspevok má neobmedzenú platnosť. Označuje pôvod dokumentu, uvádza funkcie, ktorých podpisy sú oficiálne. Pokyn obsahuje vzory dizajnu, formuláre, formuláre.

Evidencia

Základy kancelárskej práce a pracovného postupu v podniku vám umožňujú správne vykonávať túto činnosť. V malých firmách túto prácu zvyčajne vykonávajú zamestnanci alebo manažér. Ak sa takáto povinnosť nepovažuje za priamu pre zamestnanca a nie je uvedená v pracovnej zmluve, musí sa vydať príkaz na doplnenie takýchto funkcií. Dokument musí popisovať povinnosti, zodpovednosti a kompenzácie.

Princípy riadenia ľudských zdrojov

Ak inštitúcia zamestnáva aspoň jedného zamestnanca, musíte vytvoriť pracovné dokumenty. Personálny manažment sa nazýva zabezpečovanie pohybu úradných listín súvisiacich s činnosťou ľudí. Zodpovednosti vykonávajú pracovníci personálneho oddelenia. Prijímajú, spracúvajú a skladujú papiere.

Je ich zodpovednosťou spracúvať osobné údaje, ktoré sa považujú za dôverné. V personálnom pracovnom postupe je dôležitá mlčanlivosť a dodržiavanie pravidiel skladovania papierov. Základy kancelárskej práce umožňujú efektívne prispôsobiť prácu ľuďom vo firme.

Hoci sa digitálne technológie v súčasnosti aktívne rozvíjajú, väčšina organizácií optimalizáciu pracovného toku prakticky neuplatňuje. To zahŕňa používanie papierovej korešpondencie a pravidelných časopisov. Dôvodom je neochota inovovať a nedostatok peňazí. Manažment však musí brať do úvahy, že optimalizácia s malou investíciou umožňuje dosiahnuť významný ekonomický efekt.

Takže teraz poznáte základy papierovania. Dúfame, že tieto informácie boli pre vás užitočné.

ÚVOD

V modernom svete sme obklopení množstvom informácií. V tomto nekonečnom prúde je ťažké zistiť, čo je spoľahlivé a čo falošné. A po celom svete sa to snažia dať do poriadku.

Najdôležitejšie je jasne rozumieť úradným dokumentom. Koniec koncov, práve vďaka nim môžeme navzájom komunikovať bez vytvárania nezhôd. Hlavným dokumentom určujúcim postup a pravidlá výmeny informácií je Ústava Ruskej federácie.

Každý typ činnosti musí byť regulovaný. Každá organizácia má svoj vlastný súbor dokumentov, ale aby sa zabezpečila voľná interakcia so štátnou štruktúrou a inými podnikmi, musia byť všeobecne uznávané. Na to sa vytvárajú jednotné normy, štandardy a pravidlá registrácie, zakotvené na úrovni štátneho systému.

Rýchlosť získania informácií potrebných pre rozhodnutie závisí od presného a správneho spracovania dokumentu. Neskoré spracovanie dokumentov, najmä finančných, môže viesť k negatívnym ekonomickým dôsledkom.

S rýchlym rastom objemu informácií musia organizácie vyvinúť racionálnu organizáciu pracovného toku.

Cieľom predmetovej práce je vypracovať základné riadiace dokumenty organizácie motorovej dopravy.

TEORETICKÉ ZÁKLADY OBEHU DOKUMENTOV A PODNIKANIA ORGANIZÁCIE

Kancelárska práca je celý cyklus spracovania a pohybu dokumentov od okamihu ich vytvorenia (alebo prijatia) až po ukončenie vyhotovenia a odoslania. Dokumenty fixujú výrobné vzťahy v rámci podniku aj s inými organizáciami a často slúžia ako písomný dôkaz v prípade majetkových, pracovných a iných sporov.

Kancelárske práce sú odvetvím činnosti, ktoré zabezpečuje tvorbu úradných dokumentov a organizáciu práce s nimi. V Ruskej federácii túto činnosť upravuje GOST R 51141-98 „Kancelárska práca a archivácia. Pojmy a definície"

Obeh dokumentov je dôležitým článkom v organizácii kancelárskej práce v organizácii, pretože určuje nielen inštanciu pohybu dokumentov, ale aj rýchlosť pohybu dokumentov. V kancelárskej práci sa tok dokumentov považuje za informačnú podporu činnosti riadiaceho aparátu, jeho dokumentáciu, ukladanie a používanie už vytvorených dokumentov.

Tok dokumentov je činnosť organizácie pohybu dokumentov v podniku od okamihu ich vytvorenia alebo prijatia až po ukončenie vykonania: odoslanie z organizácie a (alebo) odoslanie do archívu.

Hlavné pravidlá organizácie toku dokumentov sú:

rýchly prechod dokumentu s čo najmenším časom;

maximálne zníženie prípadov prechodu dokumentu (každý pohyb dokumentu musí byť odôvodnený, je potrebné vylúčiť alebo obmedziť spätný pohyb dokumentov);

poradie prechodu a proces spracovania hlavných typov dokumentov by mali byť jednotné.

Dodržiavanie týchto pravidiel umožňuje realizovať základný organizačný princíp kancelárskej práce - schopnosť centrálne vykonávať homogénne technologické operácie. Základom štruktúry akéhokoľvek toku dokumentov je dokument. Všetky dokumenty (tradičné na papieri a na magnetických nosičoch) v komplexe musia byť koordinované dodržiavaním pravidiel osobitostí prezentácie informácií na každom z nosičov.

Postup odovzdávania dokumentov a organizácia všetkých operácií pri práci s nimi by mala byť upravená pokynmi pre kancelársku prácu v organizácii (inštitúcii) a tabuľkou jednotných foriem dokumentov. Oddeľte centralizovaný pracovný tok a pracovný tok na úrovni štrukturálnej jednotky. Centralizovaný tok dokumentov zahŕňa všetku dokumentáciu podliehajúcu centralizovanej registrácii. Dokumenty evidované len v štrukturálnych členeniach tvoria tok dokumentov na úrovni štrukturálneho členenia. Centralizovaný pracovný tok spravidla predstavuje organizačná a administratívna dokumentácia. Vo veľkých organizáciách existuje samostatná štrukturálna jednotka, ktorej úlohy zahŕňajú poskytovanie centralizovaného toku dokumentov. Štrukturálnu jednotku možno nazvať inak: obchodný manažment, kancelária, všeobecné oddelenie atď. V organizáciách, kde objem centralizovaného pracovného toku nie je taký veľký, že sa na ňom podieľa nezávislá jednotka, môžu byť funkcie jeho udržiavania pridelené tajomníkovi vedúceho organizácie.

Existujú tri hlavné typy dokumentov, ktoré tvoria centralizovaný pracovný tok:

prichádzajúce - úradné dokumenty prijaté inštitúciou. Väčšina prichádzajúcich dokumentov by mala včas vygenerovať zodpovedajúce odchádzajúce dokumenty. Lehoty môžu byť stanovené regulačnými predpismi, ktoré predpisujú konkrétny čas odozvy na zodpovedajúci prichádzajúci dokument, alebo môžu byť uvedené priamo v prichádzajúcom dokumente;

odchádzajúce - úradné dokumenty odoslané z inštitúcie. Väčšina odchádzajúcich dokumentov je odpoveďou organizácie na prichádzajúce dokumenty. Časť výstupných dokumentov sa pripravuje na základe interných dokumentov organizácie. Malý počet odchádzajúcich dokumentov môže vyžadovať prichádzajúce dokumenty (napríklad žiadosti iným organizáciám);

interné - oficiálne dokumenty vytvorené v organizácii a neprekračujúce jej hranice. Tieto dokumenty slúžia na organizáciu práce inštitúcie (organizácie), keďže poskytujú cielené riešenie úloh riadenia v rámci jednej organizácie. Interné dokumenty zahŕňajú organizačné a právne, organizačné a administratívne dokumenty. Samostatné skupiny vnútorného pracovného toku vypracúvajú protokoly a úkony, plánovacie a výkaznícke doklady, doklady o vyúčtovaní hmotných a peňažných fondov, zariadení, internú úradnú korešpondenciu (správy, vysvetlivka), personálnu a pod. Cez úrad neprechádzajú všetky interné dokumenty, ale iba korešpondencia najväčších štruktúrnych oddelení organizácie (najmä ak sú geograficky oddelené) a príkazy vedúceho organizácie. Cez úrad prechádzajú aj interné doklady, ktoré generujú odchádzajúce doklady.

Dokumenty predložené organizácii prechádzajú:

primárne spracovanie;

predbežná úvaha;

registrácia - záznam poverení o dokumente v predpísanej forme, ktorý opravuje skutočnosť jeho vytvorenia, odoslania alebo prijatia. Evidenciou dokumentu je podľa definície priradenie indexu k dokumentu a jeho pripevnenie k dokumentu, po ktorom nasleduje zápis údajov o dokumente do registratúrneho denníka alebo evidenčnej karty. Účelom evidencie je zabezpečiť účtovníctvo, kontrolu a preberanie dokladov;

kontrola manažmentu;

odovzdať na exekúciu.

Služba pre správu dokumentácie (DOU) by mala akceptovať na spracovanie iba správne vyhotovené dokumenty, ktoré majú právnu silu a boli zaslané v plnom rozsahu (ak sú k nim prílohy). V opačnom prípade sa odovzdané dokumenty vracajú autorovi s príslušným sprievodným listom, v ktorom sú uvedené dôvody vrátenia.

Základné požiadavky na papierovanie:

Text dokumentu nesie hlavný sémantický obsah dokumentu – konanie vedenia, rozhodnutie, obchodná transakcia atď.

Texty dokumentov v súlade s GOST R6.30-2003 „Jednotné systémy dokumentácie. Jednotný systém organizačnej a administratívnej dokumentácie. Požiadavky na papierovanie „sú pri odosielaní napísané iba v ruštine:

federálnym vládnym orgánom, vládnym orgánom zakladajúcich subjektov Ruskej federácie;

podnikom, organizáciám a ich združeniam, ktoré nepodliehajú jurisdikcii tohto zakladajúceho subjektu Ruskej federácie alebo sa nachádzajú na území iných zakladajúcich subjektov Ruskej federácie.

Dokumenty zasielané zahraničným partnerom môžu byť vyhotovené v jazyku krajiny, v ktorej sa nachádza korešpondent, alebo v angličtine.

Administratívne dokumenty:

V administratívnych dokumentoch organizácie, vydávaných zásadami jednočlenného riadenia (rozkaz, pokyn, rozkaz), sa používa forma prezentácie textu v 1. osobe jednotného čísla (OBJEDNÁVAM, NAVRHUJEM, POVINNÝM, ROZHODUJEM POTREBNÉ) .

V prvej časti administratívneho dokumentu môže byť uvedený základ alebo dôvod vyhotovenia dokumentu. V druhej časti je uvedené rozhodnutie manažéra. Ak obsah dokumentu nepotrebuje objasnenie, jeho text obsahuje iba administratívnu časť. Text objednávok v takýchto prípadoch začína slovom OBJEDNÁVAM.

Administratívnu časť možno rozdeliť na odseky, ak sa na výkone príkazu podieľa viacero vykonávateľov a výkon úkonov rôzneho charakteru. Akcie jednej postavy alebo interpreta sú uvedené v jednom odseku. Vety, ktoré zahŕňajú manažérske činnosti, ktoré majú regulačný charakter, sa začínajú neurčitým slovesom.

Organizačné dokumenty:

Charta - súbor pravidiel upravujúcich činnosť organizácií, ich vzťah k iným organizáciám a občanom, práva a povinnosti v oblasti štátnej alebo hospodárskej činnosti. Charta je komplexný dokument, ktorého štruktúru a obsah určujú samotní vývojári.

Predpis je právny akt, ktorým sa ustanovujú základné pravidlá organizačnej činnosti štátnych podnikov a inštitúcií, ako aj ich štrukturálneho členenia. Predpisy sa vypracúvajú predovšetkým pri zakladaní nových podnikov alebo inštitúcií. Tieto dokumenty môžu byť typické aj individuálne. Jednotlivé predpisy pre jednotlivé inštitúcie, organizácie, podniky sú vypracované na základe typických predpisov. Typické predpisy zvyčajne schvaľujú najvyššie riadiace orgány. Jednotlivci - manažéri podnikov, organizácií, inštitúcií.

Náplň práce - dokument upravujúci výrobné právomoci a povinnosti zamestnanca. Náplň práce vypracúva vedúci oddelenia pre svojich bezprostredných podriadených. Náplň práce na pozície, ktoré sú mu priamo podriadené, schvaľuje vedúci organizácie. Na ostatné funkcie schvaľujú pokyny príslušní poslanci podľa funkcie. Prvé vyhotovenie pracovnej náplne pre každého zamestnanca sa uchováva na personálnom oddelení, druhé je u vedúceho oddelenia, tretie je u zamestnanca.

Pracovná tabuľka je dokument, ktorý zabezpečuje popis práce a počet zamestnancov podniku s uvedením miezd. Obsahuje zoznam štrukturálnych divízií, pozícií, informácie o počte personálnych jednotiek, oficiálnych platoch, príplatkoch a mesačných mzdách. Mesačná mzda je celková hotovosť, ktorá je poskytovaná personálnou tabuľkou na platby zamestnancom. Personálna tabuľka je vypracovaná na jednotnom formulári č. T-3, schválenom výnosom Štátneho výboru Ruskej federácie pre štatistiku zo dňa 06.04.2001 č.26. Pracovnú tabuľku potvrdzuje hlavný účtovník, právnik, podpisuje vedúci personálneho oddelenia alebo zástupca vedúceho, schvaľuje vedúci organizácie, ktorého podpis je osvedčený pečiatkou.

Referenčné dokumenty:

Zápisnica - dokument obsahujúci záznam o priebehu prerokovania záležitostí a rozhodovania na poradách, schôdzach, poradách, poradách, obchodných stretnutiach. Protokol odráža činnosť spoločného rozhodovania kolegiálneho orgánu alebo skupiny zamestnancov. Existujú dva typy protokolov: úplný a krátky. Úplný protokol obsahuje záznam všetkých vystúpení na stretnutí, krátky - iba mená rečníkov a krátky záznam témy vystúpenia. O tom, v akej forme sa zo schôdze povedie zápisnica, rozhoduje vedúci kolegiálneho orgánu alebo vedúci organizácie.

Memorandum - dokument adresovaný prednostovi tejto alebo vyššej inštitúcie a informujúci ho o aktuálnej situácii, jave alebo skutočnosti, ktoré sa odohrali, o vykonanej práci, obsahujúci závery a návrhy autora. Poznámka môže byť externá a interná. Externá správa sa predkladá vedúcemu vyššej organizácie, interná - vedúcemu oddelenia alebo organizácie. Interné memorandá sa vytvárajú z iniciatívy zamestnanca alebo na základe pokynov jeho priameho nadriadeného a sú zamerané na zlepšenie efektívnosti organizácie. Text memoranda je preto prehľadne rozdelený na dve časti: prvá je zisťovacia (popisná), kde sú uvedené skutočnosti, ku ktorým došlo alebo je opísaná situácia, a druhá, kde sú uvedené návrhy a požiadavky. Externé memorandá sú vyhotovené na všeobecnom hlavičkovom papieri organizácie, interné - na štandardnom hárku papiera.

Vysvetlivka - dokument vysvetľujúci obsah niektorých ustanovení hlavného dokumentu (plán, správa, projekt atď.) alebo vysvetľujúci dôvody udalosti, skutočnosti alebo činu. Vysvetlivky z hľadiska obsahu možno rozdeliť do dvoch skupín. Do prvej patria dokumenty, ktoré najčastejšie sprevádzajú hlavný dokument (plán, správa) a vysvetľujú obsah jednotlivých ustanovení hlavného dokumentu. Sú vyhotovené na všeobecnom hlavičkovom papieri inštitúcie. Druhú skupinu tvoria vysvetlivky k prípadným incidentom, situáciám, konaniam a správaniu jednotlivých zamestnancov. Text takýchto poznámok musí byť presvedčivý, musí obsahovať nezvratné dôkazy.

Služobné listy sú zovšeobecneným názvom pre veľkú skupinu riadiacich dokumentov rôzneho obsahu, ktoré slúžia ako prostriedok komunikácie s inštitúciami, organizáciami a jednotlivcami, správa o niečom, upozornenie na niečo. Servisné listy sa používajú na riešenie mnohých prevádzkových problémov vznikajúcich pri riadiacich činnostiach, a preto je rôznorodosť typov listov: žiadosti, oznámenia, pozvánky, reklamácie, zmeny, vysvetlenia, záruky, úlohy, správy, vysvetlenia, upomienky, potvrdenia, odporúčania, návrhy. , poznámky, požiadavky, požiadavky atď.

Zákon - dokument vypracovaný viacerými osobami a potvrdzujúci skutočnosti, udalosti, činy. Akty sa vypracúvajú kolektívne (najmenej dvaja zostavovatelia). Akty často vypracúvajú špeciálne vytvorené komisie, ktorých zloženie schvaľuje administratívny dokument vedúceho organizácie. Zákony môžu pravidelne vypracovávať stále komisie. Hlavnou vecou pri vypracovaní zákona je zistenie skutočného stavu vecí a ich správne premietnutie do zákona. Zákon sa vypracúva na základe návrhov záznamov, ktoré sa vedú pri práci komisie alebo skupiny osôb a obsahujú vecné údaje, kvantitatívne ukazovatele a ďalšie informácie. Po dôkladnom preštudovaní problematiky začnú pripravovať akt.

Referencie - dokumenty obsahujúce textové a (alebo) tabuľkové informácie o konkrétnej problematike, o stave vecí, charakteristické ukazovatele, popis a potvrdenie určitých skutočností a udalostí. Osvedčenia sa zvyčajne delia do dvoch skupín – s informáciami o skutočnostiach a udalostiach služobného charakteru a vydávajú sa zainteresovaným občanom a inštitúciám, osvedčujúce akúkoľvek právnu skutočnosť. Referencie odzrkadľujúce hlavné (výrobné) činnosti organizácie môžu byť externé a interné. Externé certifikáty sa vyhotovujú na predloženie inej, spravidla vyššej organizácii, interné certifikáty sa vyhotovujú na predloženie vedeniu organizácie alebo na posúdenie kolegiálnym orgánom. Externé certifikáty sa vyhotovujú na všeobecnom hlavičkovom papieri organizácie, interné certifikáty - na štandardnom hárku papiera so všetkými potrebnými podrobnosťami.

Personálne doklady:

Pracovná zmluva - dohoda medzi zamestnávateľom a zamestnancom, v súlade s ktorou sa zamestnávateľ zaväzuje poskytnúť zamestnancovi prácu na určenú pracovnú funkciu, zabezpečiť pracovné podmienky ustanovené pracovnoprávnymi predpismi a inými regulačnými právnymi aktmi obsahujúcimi pracovnoprávne normy. , kolektívne zmluvy, zmluvy, miestne predpisy a touto dohodou včas a v plnej výške vyplácať zamestnancovi mzdu a zamestnanec sa zaväzuje osobne vykonávať pracovnú funkciu vymedzenú touto zmluvou, dodržiavať vnútorný pracovnoprávny predpis platný pre tohto zamestnávateľa.

Žiadosť - dokument adresovaný organizácii alebo úradníkovi so žiadosťou o zamestnanie, prepustenie, preloženie, dovolenku.

Žiadosť o zamestnanie sa vyhotovuje v akejkoľvek forme, napísaná rukou.

Charakteristickým znakom je oficiálny dokument vydaný správou inštitúcie, organizácie, podniku svojmu zamestnancovi v mnohých situáciách. Charakteristika poskytuje prehľad obslužných a spoločenských aktivít zamestnanca, hodnotenie jeho obchodných a morálnych kvalít. V texte charakteristiky možno rozlíšiť logicky na seba nadväzujúce zložky. Prvým sú osobné údaje za názvom dokumentu, kde sa uvádza meno, priezvisko a priezvisko, funkcia, akademický titul a titul (ak existuje), rok narodenia, vzdelanie zamestnanca. Druhou časťou textu charakteristiky sú údaje o pracovnej činnosti (údaje o špecializácii, trvaní práce v danom podniku alebo organizácii, postupe, úrovni odborných zručností atď.). Treťou časťou je samotná charakteristika, t.j. hodnotenie morálnych, psychologických a obchodných vlastností zamestnanca: jeho postoj k práci, profesionálny rozvoj, správanie v každodennom živote.

Štvrtá a posledná časť obsahuje výstup, ktorý označuje účel charakteristiky. Text charakteristiky je uvedený od tretej osoby.

Paralelne s pojmom „kancelárska práca“ sa v posledných desaťročiach používa aj pojem podpora manažérskej dokumentácie (DOW). Jeho podoba je spojená so zavádzaním počítačových systémov do manažmentu a ich organizačnou, softvérovou a informačnou podporou, aby sa priblížila terminológii používanej v počítačových programoch a literatúre. V súčasnosti sú pojmy „kancelárska práca“ a „manažérska dokumentácia“ synonymá a používajú sa na označenie tej istej činnosti.

Dokumentácia je proces vytvárania a formátovania dokumentu. Štátna norma definuje dokumentáciu ako „záznam informácií na rôznych médiách podľa stanovených pravidiel“. Štúdiom vývoja metód dokumentácie a nosičov informácií sa zaoberá vedná disciplína - správa záznamov.

Organizácia práce s dokumentmi má zabezpečiť pohyb dokumentov v riadiacom aparáte, ich využitie pre referenčné účely a ich uchovávanie. Pojem definuje štátna norma ako „organizáciu pracovného toku, uchovávanie a používanie dokumentov v bežnej činnosti inštitúcie“.

Federálny zákon „o informáciách, informatizácii a ochrane informácií“ obsahuje nasledujúcu definíciu pojmu „dokument“:

Dokument je informácia zaznamenaná na hmotnom nosiči s podrobnosťami, ktoré umožňujú ich identifikáciu. Rovnaká definícia je uvedená v štátnej norme pre pojmy a definície „Kancelárska práca a archivácia“. Pre úplnejší opis pojmu „dokument“ by sa mal zverejniť aj pojem „potreba“. Každý dokument pozostáva z niekoľkých základných prvkov, ktoré sa nazývajú podrobnosti (meno, autor, adresát, text, dátum, podpis atď.).

Rôzne dokumenty pozostávajú z rôznych detailov. Počet podrobností je určený účelom vytvorenia dokumentu, jeho účelom, požiadavkami na obsah a formu tohto dokumentu. Pri mnohých dokumentoch je počet podrobností prísne obmedzený. Pre množstvo dokumentov je počet a zloženie náležitostí ustanovené legislatívnymi a regulačnými aktmi. V každom prípade, ako vyplýva z definície, informácie zaznamenané na hmotnom nosiči musia byť formalizované uvedením potrebných podrobností. Až potom sa z toho stane dokument.

Vo vede o dokumentoch sa dokument považuje za výsledok fixovania (zobrazovania) faktov, udalostí, javov objektívnej reality a ľudskej duševnej činnosti akýmkoľvek vhodným spôsobom na špeciálny materiál.

Dokumenty, ktoré majú zaznamenané informácie, tým zabezpečujú ich uchovávanie a hromadenie, možnosť prenosu na inú osobu, opakované použitie, opakované a opakované vrátenie sa k nim v čase. Zasahujú do rôznych oblastí ľudskej činnosti a delia sa na textové a grafické, tradičné (ručne písané, strojom písané) a strojové médiá, vedecké, technické, osobné a úradné atď.

Úradné listiny sú listiny vytvorené právnickými osobami alebo fyzickými osobami, vyhotovené a overené predpísaným spôsobom. Medzi nimi osobitnú kategóriu tvoria úradné (riadiace) dokumenty, ktoré štátna norma určuje ako úradné dokumenty používané v bežnej činnosti organizácie.

Dokumenty ako nosič informácií pôsobia ako nevyhnutný prvok vnútornej organizácie každej inštitúcie, podniku, každej firmy, zabezpečujúci súčinnosť ich štruktúrnych častí a jednotlivých zamestnancov. Sú základom pre prijímanie manažérskych rozhodnutí, slúžia ako dôkaz ich implementácie a zdroj pre zovšeobecnenia a analýzy, ako aj materiál pre referenčné a rešeršné práce. V riadiacich činnostiach dokument pôsobí ako predmet práce aj ako výsledok práce.

Pre riadiace činnosti je právna sila dokumentov mimoriadne dôležitá, pretože to znamená, že dokumenty môžu slúžiť ako skutočný dôkaz informácií v nich obsiahnutých. Právna sila úradného dokumentu predpokladá, že je záväzný pre tých, ktorým je určený, prípadne pre okruh účastníkov riadiacich akcií (riadiace orgány, ich štrukturálne útvary, verejnoprávne organizácie, funkcionári a občania), ktorým sa dokument riadi. a založia na tom svoje aktivity alebo sa toho zdržia...

Právna moc listiny je vlastnosťou úradnej listiny, ktorú mu súčasná právna úprava oznamuje kompetenciou vydávajúceho orgánu a ustanoveným postupom pri registrácii. Z tejto definície vyplýva, že riadiaci orgán alebo úradníci, ktorí dokument vydávajú, musia:

pri jeho príprave dodržiavať platnú legislatívu;

zverejňovať dokumenty len v medziach svojej pôsobnosti;

v súlade s vnútroštátnymi pravidlami prípravy a vyhotovenia dokumentov platnými v určitom čase.

Medzi právne najvýznamnejšie údaje patria: názov organizácie, dátum a evidenčné číslo dokumentu, podpis, pečať, schvaľovacie a schvaľovacie pečiatky.

V manažérskej praxi je zvykom rozlišovať dokumenty podľa stupňa ich pravosti na hrubé, prázdne, originály, kópie.

Návrh dokumentu, písaný rukou, strojom alebo vytlačený z počítača, odráža prácu autora na svojom obsahu. Môže obsahovať iba text a nemá žiadne právne účinky.

Biely papier je ručne alebo strojom písaný dokument, ktorého text je skopírovaný z konceptu dokumentu alebo je napísaný bez škvŕn a opráv.

Za autentický sa považuje dokument, ktorý obsahuje údaje potvrdzujúce jeho pravosť (o autorovi, čase a mieste vytvorenia). Originál úradného dokumentu je prvou (alebo jednou) kópiou dokumentu, ktorý má právnu silu.

Kópia dokumentu je dokument, ktorý plne reprodukuje informácie pôvodného dokumentu a všetky jeho vonkajšie prvky alebo ich časť. Kópia dokumentu môže byť faxová alebo bezplatná. Faksimilná kópia plne reprodukuje obsah dokumentu a všetky jeho vonkajšie znaky (údaje obsiahnuté v origináli vrátane podpisu a pečate) alebo ich časť, najmä ich umiestnenie. Voľná kópia obsahuje všetky podrobnosti dokumentu, ale nemusí nutne opakovať jeho formu.

Dokumentačný systém je súbor dokumentov navzájom prepojených podľa znakov pôvodu, účelu, druhu, oblasti činnosti, jednotných požiadaviek na ich evidenciu.

Okrem systémov funkčnej dokumentácie spoločných pre všetky inštitúcie a podniky existujú aj sektorové systémy, ktoré sa využívajú pri dokumentovaní príslušných činností a odrážajú ich špecifiká. Ide napríklad o dokumentačné systémy pre zdravotníctvo, školstvo (všeobecné a špeciálne), notárske, súdne a pod. Organizačná a administratívna dokumentácia úzko súvisí s odvetvovými aj funkčnými systémami. Na jednej strane poskytuje právny základ pre iné systémy a na druhej strane reflektuje otázky vedenia, kontroly, plánovania, účtovníctva, výkazníctva atď.

Hlavným smerom zlepšovania dokumentácie je zjednotenie a štandardizácia.

Štandardizácia je proces vytvárania a uplatňovania štandardov, ktoré sa chápu ako „vzorka, štandard, model, ktorý sa berie ako východisko na porovnanie s inými podobnými objektmi“. Norma ako normatívny a technický dokument stanovuje súbor noriem, pravidiel, požiadaviek na predmet normalizácie a schvaľuje ju príslušný orgán. V Rusku normalizačné činnosti koordinujú štátne normalizačné orgány.

Štandardizácia je zložitý proces. Zahŕňa prvky ako typizácia, unifikácia, agregácia. Typickým textom je vzorový text, na základe ktorého následne vznikajú texty podobného obsahu.

Unifikácia znamená „vniesť niečo do jednotného systému, formy, uniformity“. Podľa oficiálnej definície je zjednotenie výber optimálneho počtu odrôd produktov, procesov a služieb, hodnôt ich parametrov a veľkostí. Z toho vyplýva, že po prvé, v procese zjednocovania by sa malo uskutočniť racionálne zníženie prvkov počiatočného súboru objektov (napríklad formulárov alebo typov dokumentov, ich ukazovateľov a podrobností). A po druhé, zjednotenie nevyhnutne vedie k vytvoreniu optimálnej (na určitý čas dosť dlhý čas) jednotnosti v akejkoľvek oblasti činnosti vrátane dokumentácie. Riadiace dokumenty používané v rôznych oblastiach a riadiacich orgánoch by mali byť vypracované jednotným spôsobom. To vám umožňuje zahrnúť dokumenty do jednotného systému kancelárskej práce pre krajinu, prispieva k ich rýchlemu spracovaniu a realizácii, znižuje čas strávený prácou s dokumentmi nielen personálu kancelárie, ale aj všetkých zamestnancov riadiaceho aparátu - od manažérov na radových zamestnancov. Zjednotenie vám teda umožňuje zefektívniť tvorbu dokumentov a tým znížiť objem pracovného toku.

Unified Documentation System (USD) je dokumentačný systém vytvorený podľa jednotných pravidiel a požiadaviek, obsahujúci informácie potrebné pre riadenie v určitej oblasti činnosti.

Priamymi tvorcami špecifických foriem dokumentov a dokumentačných systémov sú ministerstvá (rezorty), ktoré koordinujú určitú oblasť činnosti. Schvaľujú aj jednotné formy dokumentov. Za účtovné doklady teda zodpovedá Ministerstvo financií, za lekárske doklady Ministerstvo zdravotníctva Ruskej federácie, za formy primárnej účtovnej a štatistickej dokumentácie zodpovedá Štátny výbor Ruskej federácie pre štatistiku a Federálny Za systém organizačnej a administratívnej dokumentácie zodpovedá Archív Ruskej federácie.

Národné jednotné formy dokumentov sú vypracované s prihliadnutím na možnosť ich počítačového spracovania. Sú povinné pre použitie vo všetkých inštitúciách, organizáciách a podnikoch bez ohľadu na ich podriadenosť a formu vlastníctva.

Taktiež na zefektívnenie a zjednodušenie práce s dokumentmi sa zavádzajú elektronické kancelárske systémy. Kancelársky systém je softvérové prostredie zamerané na spoločné, koordinované používanie elektronických metód na spracovanie, ukladanie a prenos informácií. Elektronická správa dokumentov znižuje informačné toky na optimálne minimum, zjednodušuje a znižuje náklady na zber, spracovanie a prenos informácií pomocou najnovších technológií na automatizáciu týchto procesov.

Stanovenie podmienok uloženia prípadov. Lehoty uchovávania spisov sú stanovené s cieľom zabezpečiť bezpečnosť cenných dokumentov. Lehoty uloženia sú dôležitým základom pre zoskupovanie dokumentov do škatúľ, keďže dokumenty s trvalou dobou uloženia, s dobou uloženia do 10 rokov a nad 10 rokov sa nezmestia do jedného spisu.

Lehoty skladovania sa stanovujú podľa zoznamov dokumentov s uvedením lehôt skladovania alebo na základe odborných rád popredných odborníkov organizácie.

Lehoty uchovávania dokumentov - trvalé alebo dočasné (jeden, tri, päť, desať, 15 rokov atď.) - sa stanovujú v závislosti od významu dokumentov. Ak spis obsahuje dokumenty dočasného uloženia rôznej hodnoty, a teda s rôznymi lehotami uloženia, lehota uloženia celého spisu sa ustanovuje pre najcennejšie dokumenty, t. viac. Ak napríklad spis obsahuje dokumenty s lehotami uloženia jeden rok, tri roky a päť rokov, celý spis sa uchováva päť rokov.

Úložná lehota sa počíta od 1. januára roku, ktorý nasleduje po roku skončenia veci. Napríklad trvanlivosť: prípad ukončený kancelárskou prácou v roku 1998 sa počíta od 1. januára 1999.

Všetky prípady trvalého, dočasného (nad 10 rokov) skladovania a personálu sa presúvajú do archívu organizácie. Prevod vecí sa vykonáva len podľa súpisov av súlade s harmonogramom, ktorý zostavuje vedúci archívu, odsúhlasuje vedúci štrukturálnych oddelení a schvaľuje vedúci organizácie. Spolu s prípadmi sa do archívu presúvajú aj evidenčné a kontrolné spisy služobnej služby úradu. Názov každého súboru musí byť uvedený v súpise.

Prípady dočasného (do 10 rokov) uloženia v archíve organizácie sa spravidla neprenášajú.

Organizačné formy kancelárskej práce

Kancelárska práca v inštitúciách, organizáciách, podnikoch má 3 hlavné organizačné systémy: centralizovaný, decentralizovaný a zmiešaný.

Výber systému kancelárskej práce závisí od charakteru činnosti, funkcií, organizačnej štruktúry inštitúcie a objemu pracovného toku.

Pri centralizovanom systéme sú všetky operácie súvisiace s riadiacou dokumentáciou sústredené na jednom mieste, v službe predškolského vzdelávacieho zariadenia, ktorá je jednotná pre celú inštitúciu alebo na sekretariáte. Výhody tejto formy kancelárskej práce spočívajú v uvoľnení hlavných štruktúrnych oddelení od pomocných operácií s dokumentmi, skvalitnení ich spracovania. Centralizovaná forma kancelárskej práce sa najčastejšie využíva v inštitúciách, ktoré sú objemom práce s dokumentmi malé.

Vďaka decentralizovanému systému organizácie kancelárskej práce sa všetky druhy práce s dokumentmi vykonávajú priamo v štrukturálnych oddeleniach inštitúcie.

So zmiešaným systémom organizácie kancelárskej práce niektoré operácie (prijímanie, odosielanie korešpondencie) vykonáva predškolská vzdelávacia inštitúcia, zatiaľ čo iné (registrácia, vyhotovenie a príprava dokumentov, tvorba prípadov) sa vykonávajú v predškolskom vzdelávaní. inštitúcii av iných štrukturálnych divíziách. Zmiešaná forma organizácie kancelárskej práce sa zvyčajne využíva vo veľkých divíziách so značným množstvom spracovanej dokumentácie. Umožňuje úplne mechanizovať prácu s dokumentmi, efektívnejšie využívať technické prostriedky určené na tieto účely.

Služby manažérskej dokumentácie

Dokumentačnú podporu riadenia v organizácii vykonáva špeciálna služba pôsobiaca ako štrukturálna jednotka podriadená priamo vedúcemu organizácie. V závislosti od objemu pracovného toku a typických štruktúr môžu existovať tieto predškolské vzdelávacie inštitúcie: obchodný manažment, všeobecné oddelenie, úrad, administratívne oddelenie atď.

Časť obchodné vedenie zahŕňa: kanceláriu (vládna korešpondenčná kancelária, expedícia, kancelária písacích strojov, kopírovacia a rozmnožovacia kancelária), kontrola u vedúceho, sekretariát (recepcia, vedúci sekretariát, sekretariáty zástupcov prednostu, sekretariát predstavenstva, protokolárny úrad), oddelenie pre skvalitnenie práce s dokumentmi, útvarové listy (sťažnosti), centrálny archív.

Časť Kancelária zahŕňa útvary pre účtovníctvo a evidenciu, kontrolu, zlepšenie práce s dokumentmi, posudzovanie listov a sťažností, sekretariát, expedičnú, typizačnú a stenografickú kanceláriu, kopírovaciu a rozmnožovaciu kanceláriu, archív.

Všeobecné oddelenie zahŕňa kanceláriu, kontrolnú skupinu, skupinu pre zlepšenie práce s dokumentmi, skupinu listov (sťažností), kopírovaciu a rozmnožovaciu službu, prepisovaciu a stenografickú kanceláriu, archív.

V organizáciách, ktoré nemajú predškolskú vzdelávaciu inštitúciu, jej funkcie vykonáva tajomník vedúceho alebo osobitne vymenovaný úradník.

Štruktúra a personál predškolskej vzdelávacej inštitúcie sú stanovené v súlade s predpismi o nej a v závislosti od objemu pracovného postupu a funkcií pridelených tejto službe. Prácu predškolského výchovného zariadenia upravuje vyhláška o tejto službe a činnosť zamestnancov predškolského výchovného zariadenia upravuje pracovná náplň. Vypracúva ich vedúci služby a schvaľuje vedúci organizácie.

Služba predškolskej vzdelávacej inštitúcie plní tieto hlavné funkcie: zavádzanie štátnych noriem a vývoj na zlepšenie dokumentácie; vypracovanie a implementácia racionálnych foriem dokumentov a organizácia práce s dokumentmi s prihliadnutím na rezortné špecifiká; kontrola dodržiavania noriem pre dokumenty; preposielanie spracovania a doručovania dokumentov účinkujúcim; evidencia dokumentov a účtovné a referenčné práce; kontrola vykonávania dokumentov; vytváranie, registrácia, uchovávanie prípadov a ich vydávanie na použitie; registrácia, publikovanie a distribúcia dokumentov; strojom písaná výroba, kopírovanie a reprodukcia dokumentov; organizačné a metodické usmerňovanie, kontrola práce s dokumentmi v štruktúrnych útvaroch organizácie.

Hlavné úlohy riešené v procese riadenia podnikovej dokumentácie sú:

organizácia racionálneho toku dokumentov,
kontrola vykonávania dokumentov,
Operatívne ukladanie dokumentov,
· Archívne ukladanie dokumentov.

Konečným cieľom činností správy záznamov je

vytvorenie podmienok, ktoré zabezpečia efektívne spracovanie dokumentovaných informácií v časovom rámci vzhľadom na náplň činnosti podniku a s najnižšími materiálovými nákladmi.

Zodpovednosť manažérov za organizáciu a vedenie kancelárskej práce

Článok 25 zákona „O Národnom archívnom fonde a archívoch v Bieloruskej republike“ ustanovuje, že orgány republiky a samosprávy vytvárajú vhodné podmienky na dokumentárnu podporu riadenia svojich úradov, v podriadených podnikoch, inštitúciách a organizáciách, prijímajú opatrenia, aby zlepšiť technické vybavenie kancelárskej práce, jej efektivitu a hospodárnosť.

Štátne orgány, ako aj podniky, inštitúcie a organizácie bez ohľadu na formu vlastníctva sú povinné dodržiavať normy a požiadavky na postup pri práci s dokumentmi, ich spracúvanie, pohyb a uchovávanie. Za stav práce úradu v zverených oblastiach práce sú osobne zodpovední vedúci štátnych orgánov, podnikov, inštitúcií a organizácií. Zodpovednosť za organizáciu kancelárskej práce, dodržiavanie stanovených pravidiel a postupov pre prácu s dokumentmi v štrukturálnych divíziách a v inštitúciách všeobecne majú ich vedúci, ktorí určujú osoby zodpovedné za vedenie výroby. Osoba poverená kancelárskou prácou informuje vedenie o stave jej vykonávania, pripravuje a odovzdáva dokumentáciu do rezortného archívu, oboznamuje zamestnancov s normatívnymi a metodickými dokumentmi pre prácu úradu (proti podpisu).

Zamestnanci sú osobne zodpovední za plnenie požiadaviek pokynov pre prácu v kancelárii, bezpečnosť svojich úradných dokladov. Ich strata je okamžite nahlásená vedúcemu štrukturálnej jednotky.

Zákonník Bieloruskej republiky o správnych deliktoch (články 89 1, 89 2, 89 3, 89 4, 224 12) stanovuje zodpovednosť za nasledujúce typy porušení organizácie a výkonu kancelárskej práce:

· Strata alebo nezákonné zničenie dokladov trvalého alebo dlhodobého uchovávania, čím dôjde k ich nenapraviteľnému poškodeniu - upozornenie alebo uloženie pokuty vo výške päť až dvadsať základných jednotiek;
· Pridelenie priestorov na umiestnenie dokumentov v rozpore s normami ustanovenými zákonom, odobratie priestorov z archívov a ich použitie na iné účely, odmietnutie odovzdania dokumentov na štátne uloženie v prípadoch ustanovených zákonom - výstraha alebo pokuta vo výške pätnásť až dvadsať základných jednotiek;
· Nedodržanie štátnych noriem pri vyhotovovaní písomností, nedodržanie požiadaviek na postup pri práci s písomnosťami, ich spracúvanie, pohyb a uchovávanie - pokuta vo výške pätnásť až dvadsať základných jednotiek;
· Nezákonné odmietnutie prístupu úradníka k archívnemu dokumentu - výstraha alebo pokuta vo výške päť až dvadsať základných jednotiek.

Prejednávanie prípadov správnych deliktov a ukladanie týchto správnych sankcií v mene Štátnej inšpekcie archívov a spisovej služby má právo:

· hlavný štátny inšpektor archívov a kancelárskej práce Bieloruskej republiky a jeho zástupca;
· Štátny inšpektor archívov a kancelárskej práce Bieloruskej republiky;
· Štátni inšpektori archívov a kancelárskej práce Bieloruskej republiky podľa regiónov a mesta Minsk.