Kaj je vključeno v pisarniško delo. Kaj je papirologija in potek dela? Ustvarjanje dokumenta za en-dva-tri

Prej ali slej se po začetku svoje dejavnosti vsako podjetje sooči s potrebo po organiziranju dela z dokumenti, ki so osnovno orodje upravljanja, saj se z njihovo pomočjo izvaja prenos smernic in sprejemajo vodstvene odločitve. sporočeno določenemu izvajalcu. Sistem pisarniškega dela v podjetju je zasnovan tako, da zagotavlja standardizacijo in enotnost dokumentacije, organizira njeno računovodstvo in shranjevanje, da olajša delo s poslovnimi dokumenti. Funkcije pisarniškega sistema vključujejo:

Kompetentna organizacija poteka dela, ki zagotavlja hiter prenos dokumentov po najkrajši poti z minimalno porabo časa, kar vam omogoča pravočasno nadzor nad prehodom katerega koli dokumenta in njegovo izvedbo;
- avtomatiziran sistem za registracijo in knjigovodstvo vse vhodne, odhodne in interne dokumentacije;
- arhiviranje dokumentov, ki omogoča njihovo sistematizacijo po formalnih merilih in oblikovanje v zadeve;
- izdelava nomenklature zadev - sistem šifer po seznamih naslovov zadev, ki olajša njihovo sistematizacijo in določi rok hrambe arhivskega gradiva, določen z zakonskimi ali panožnimi predpisi.

Če se izvajajo vse te funkcije dela s pretokom dokumentov v podjetju, lahko rečemo, da je sistem pisarniškega dela razhroščen in deluje, kot je potrebno.

Organizacijski in pravni vidiki

Vsak dokument, ki vsebuje podatke o podjetju, se šteje za poslovni papir in se zato zanj določijo pravne posledice, tj. ta dokument je že mogoče predložiti na sodišču pri reševanju nastalih konfliktov in protislovij. Zato je treba opravljanje pisarniškega dela izvajati na podlagi regulativnih dokumentov - posebej razvitih navodil, ki jih preveri pravna služba in odobri vodja podjetja. To ni samo priročnik, ampak tudi obvezen dokument, zato se morajo vsi zainteresirani z njim seznaniti proti podpisu.

Obrazci dokumentov, v skladu s katerimi podjetje opravlja svojo dejavnost, morajo biti standardizirani. Sestava podrobnosti, ki jih je treba navesti na obrazcih, je določena v skladu z GOST R 6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za papirologijo". Isti standard določa tudi zahteve za oblikovanje poslovnih in upravnih dokumentov.

Uspeh vsakega podjetja je v njegovi kompetentni organizaciji. Tako vodstvo kot ostali zaposleni morajo vedeti, kaj je pisarniško delo. Kakšne so njegove značilnosti in kateri dokumenti se štejejo za pomembne pri dejavnostih organizacije?

Koncept

Kaj je pisarniško delo? Vsako podjetje, ne glede na obliko lastništva, deluje na podlagi različnih vrednostnih papirjev. So naročila, pisma, protokoli. Razvrščajo se med organizacijske in administrativne dokumente. Pisarniško delo se imenuje delo ustvarjanja papirjev, ki se izvaja po splošno sprejetih standardih.

Običajno imajo podjetja za to posebne zaposlene na tem področju. V majhnih organizacijah so naloge tajnika lahko za vsakega zaposlenega. Če dešifrirate bistvo koncepta (kaj je pisarniško delo), bo izvor izraza jasen. Gre za ohranjanje uradnih informacij na otipljivem mediju.

V tem procesu se ustvari organizacijski in upravni dokument, zahvaljujoč kateremu so jasni nadaljnji ukrepi. Sama beseda "pisarniško delo" se je pojavila že zdavnaj, vendar je postala uradna šele od sredine 20. stoletja.

Osnove

Obstaja osnovna papirologija in papirologija za začetnike. Zahvaljujoč njim se bo mogoče naučiti organizirati pravno osebo vseh vrst. To je zapleten proces, ki vključuje vse zaposlene v oddelku. Na enem oddelku se izpolnijo in sestavijo papirji, na drugem pa se spremlja njihovo gibanje.

Zdaj obstaja enoten državni sistem pisarniškega dela, v katerem so navedene vse norme za vodenje tega področja. Pomembno je nadzorovati vse faze, skozi katere morajo iti dokumenti. Uporablja se tudi državni standard, ki opisuje pravila za opravljanje takšnega dela.

Za poenotenje izpolnjevanja papirjev so potrebne osnove pisarniškega dela in poteka dela za začetnike. To je potrebno za zagotovitev primerljivosti informacij v eni državi in ​​v mednarodnem prostoru. Zahvaljujoč standardizaciji in poenotenju ne bo mogoče porabiti veliko časa za poročila, saj je postopek seznanitve z dokumenti poenostavljen. Primer je obrazec s rekviziti. Razvijajo se za posamezno institucijo, državo ali za več držav. Obrazci pričajo o odgovornosti podjetja. Pred množičnim tiskom je treba preveriti pravilnost črkovanja podatkov.

Dokumentni tok vključuje obvezno registracijo papirjev, ki so potrebni v proizvodnih dejavnostih. Pismenost zaposlenega je povezana s pravilno razporeditvijo dokumentov, njihovo registracijo in združevanjem. Zdaj potekajo različni seminarji, kjer govorijo o tehnikah in skrivnostih tega poklica. Zahtevano področje je kadrovsko pisarniško delo, saj to področje vključuje delo s številnimi dokumenti.

To področje zahteva usposobljene strokovnjake. Poleg osnovne izobrazbe morajo redno izpopolnjevati svoje kvalifikacije, opraviti certificiranje. Zaposleni morajo delati tudi na analitičnem področju. Zaposleni ustvarjajo osebne kartoteke osebja, dopolnjujejo in pojasnjujejo podatke.

Njihova pomembna funkcija je nadzor skladnosti vrednostnih papirjev s pravnimi normami. Strokovnjaki morajo zastarele dokumente pravočasno poslati v arhiv, kjer so shranjeni za zahtevano obdobje, običajno najmanj 5 let. Odgovornosti vključujejo izpolnjevanje vprašalnikov za zaposlitev, pripravo vprašanj, potrebnih za organizacijo razgovora.

Pisarniško delo in pretok dokumentov

V vsakem podjetju lahko slišite besede, kot sta "pisarniško delo" in "potek dela". kaj je to? Pri tem delu sodelujejo sekretarji, arhivisti, zaposleni v kadrovski službi. Snemanje se imenuje fiksiranje informacij, izdelava papirnih in elektronskih dokumentov.

Na njem se razvija potek dela. Ta koncept se imenuje gibanje naročila, pismo od njegovega nastanka do izvršitve. Dokumente lahko pošljete v arhiv ali uničite. Na mestu njihovega nastanka je potek dela zunanji in notranji. Vir določa pot naročila, navodil, pisma.

Obdobja

Upravljanje z evidencami in dokumenti temelji na lastnih pravilih. Upoštevati jih je treba, da je dejavnost podjetja zakonita. Notranji potek dela se izvaja na podlagi naslednjih stopenj:

• Izvedba osnutka dokumenta.
• Koordinacija.
• Podpis projekta.
• Dodelitev datuma in številke.
• Registracija in izvedba.
• Sporočanje informacij izvajalcem in nadzor.
• Skladnost z recepti.
• Registracija in shranjevanje.
• Uničenje ali prenos v arhiv.

Zunanji potek dela je po stopnjah skoraj enak, a nekoliko drugačen. Dokumenti se v organizacijo prenašajo od zunaj. Izdajajo jih višje in nižje družbe, podružnice, organi, sodišča in državljani. Morajo biti registrirani, kar potrjuje njihov nadzor. Sledi seznanitev z njimi in izvedba. Po potrebi se ustvari odgovor. Na koncu se papir pošlje v arhiv ali uniči.

Vrste

Obstajajo tudi druge vrste toka dokumentov:

• Naraščajoče - od zaposlenih do šefov.
• Od zgoraj navzdol – od menedžerjev do osebja.
• Vodoravno - z enakimi položaji.

Gibanje papirjev se beleži v posebnih revijah. Izdajo se lahko v različnih oblikah, zdaj pa je najbolj priljubljeno elektronsko upravljanje dokumentov.

Sodni spor

Kaj so sodni postopki? Sodna zadeva predstavlja drugačen seznam listin in materialnih dokazov. Zaradi pravilnega shranjevanja in premikanja sistem kazenskega pregona deluje v skladu z zakonodajo.

Sodni postopki v primerjavi z organizacijskimi niso prostovoljni. Vodijo jo pooblaščene osebe in nadzorujejo njihovo delo. Ima tudi faze, vključno z uničenjem papirjev.

Tajniško delo

Mnogi zaposleni ne poznajo osnov pisarniškega dela in poteka dela. Toda tajnica ima poklicne dolžnosti. Ti delavci opravljajo glavno dejavnost dokumentacijske podpore vodstva.

Po obliki in delu je ustanova:

• Centralizirano - sekretarji se nahajajo v enem oddelku in so podrejeni višjemu specialistu.
• Decentralizirano - zaposleni so razporejeni po oddelkih podjetja, zato so podrejeni svojim šefom.
• Mešano.

Načela dokumentnega toka v zavodu določa oblika sekretariata. Ti zaposleni so odgovorni za dokumentacijo.

Navodila

Osnove pisarniškega dela določajo, da mora imeti vsako podjetje normativni akt, ki ureja gibanje dokumentacije. Notranji predpis podjetja, ki temelji na odredbi vodstva, se imenuje navodilo za delo.

Papir ima neomejeno veljavnost. Označuje izvor dokumenta, navaja položaje, katerih podpisi so uradni. Navodilo vključuje vzorce oblikovanja, obrazce, obrazce.

Vodenje evidence

Osnove pisarniškega dela in poteka dela v podjetju vam omogočajo pravilno izvajanje te dejavnosti. V majhnih podjetjih to delo običajno opravljajo zaposleni ali vodja. Če se taka dolžnost za delavca ne šteje za neposredno in ni navedena v pogodbi o zaposlitvi, je treba izdati odredbo o dodajanju takšnih funkcij. Dokument mora opisati dolžnosti, odgovornosti in nadomestila.

Načela upravljanja s kadri

Če zavod zaposluje vsaj enega zaposlenega, potem morate ustvariti delovne dokumente. Upravljanje osebja se imenuje zagotavljanje gibanja uradnih dokumentov, povezanih z dejavnostmi ljudi. Odgovornosti izvajajo zaposleni v kadrovski službi. Sprejemajo, obdelujejo in hranijo papirje.

Njihova odgovornost je za obdelavo osebnih podatkov, ki veljajo za zaupne. V kadrovskem delu sta pomembna tajnost in spoštovanje pravil za shranjevanje papirjev. Osnove pisarniškega dela vam omogočajo, da učinkovito prilagodite delo ljudi v podjetju.

Čeprav se digitalne tehnologije zdaj aktivno razvijajo, večina organizacij praktično ne uporablja optimizacije delovnega toka. To vključuje uporabo papirne korespondence in rednih revij. Razlog za to je nepripravljenost do inovacij in pomanjkanje denarja. Toda vodstvo mora upoštevati, da vam optimizacija z majhno naložbo omogoča pomemben gospodarski učinek.

Zdaj poznate osnove papirologije. Upamo, da so vam bile te informacije koristne.

UVOD

V sodobnem svetu smo obkroženi z veliko informacijami. V tem neskončnem toku je postalo težko ugotoviti, kaj je zanesljivo in kaj napačno. In povsod po svetu jo poskušajo spraviti v red.

Najpomembnejša stvar je jasno razumevanje uradnih dokumentov. Navsezadnje je njihova zasluga, da lahko komuniciramo drug z drugim, ne da bi ustvarjali nesoglasja. Glavni dokument, ki določa postopek in pravila za izmenjavo informacij, je ustava Ruske federacije.

Vsaka vrsta dejavnosti mora biti urejena. Vsaka organizacija ima svoj nabor dokumentov, vendar morajo biti za zagotovitev svobodne interakcije z državno strukturo in drugimi podjetji splošno priznani. Za to se oblikujejo enotne norme, standardi in pravila za registracijo, zapisana na ravni državnega sistema.

Hitrost pridobivanja informacij, potrebnih za odločitev, je odvisna od natančne in pravilne obdelave dokumenta. Pozna obdelava dokumentov, predvsem finančnih, lahko povzroči negativne ekonomske posledice.

Zaradi hitre rasti količine informacij morajo organizacije razviti racionalno organizacijo delovnega toka.

Namen predmeta je izdelati temeljne dokumente upravljanja avtoprometne organizacije.

TEORETIČNE OSNOVE DOKUMENTARNEGA KROŽJA IN POSLOVNE PROIZVODNJE ORGANIZACIJE

Pisarniško delo je celoten cikel obdelave in gibanja dokumentov od trenutka njihovega nastanka (ali prejema) do zaključka izvedbe in pošiljanja. Dokumenti urejajo proizvodne odnose tako znotraj podjetja kot z drugimi organizacijami in pogosto služijo kot pisni dokaz v primeru premoženjskih, delovnih in drugih sporov.

Pisarniško delo je veja dejavnosti, ki zagotavlja izdelavo uradnih dokumentov in organizacijo dela z njimi. V Ruski federaciji to dejavnost ureja GOST R 51141-98 "Pisarno delo in arhiviranje. Pogoji in definicije"

Dokumentni obtok je pomemben člen pri organizaciji pisarniškega dela v organizaciji, saj določa ne le primer gibanja dokumentov, temveč tudi hitrost gibanja dokumentov. V pisarniškem delu se dokumentni tok obravnava kot informacijska podpora za delovanje vodstvenega aparata, njegovo dokumentiranje, shranjevanje in uporabo predhodno ustvarjenih dokumentov.

Dokumentni tok je dejavnost organiziranja gibanja dokumentov v podjetju od trenutka njihovega nastanka ali prejema do zaključka izvedbe: pošiljanje iz organizacije in (ali) pošiljanje v arhiv.

Glavna pravila za organizacijo pretoka dokumentov so:

hiter prehod dokumenta v najkrajšem možnem času;

maksimalno zmanjšanje primerov prehoda dokumenta (vsako premikanje dokumenta mora biti utemeljeno, treba je izključiti ali omejiti vrnitev dokumentov);

vrstni red prehoda in postopek obdelave glavnih vrst dokumentov morata biti enotna.

Skladnost s temi pravili vam omogoča izvajanje osnovnega organizacijskega načela pisarniškega dela - sposobnost centralnega izvajanja homogenih tehnoloških operacij. Osnova strukture katerega koli dokumentnega toka je dokument. Vse dokumente (tradicionalne na papirju in na magnetnih nosilcih) v kompleksu je treba uskladiti z upoštevanjem pravil o posebnostih podajanja informacij o vsakem od nosilcev.

Postopek za posredovanje dokumentov in organizacijo vseh operacij pri delu z njimi je treba urediti z navodili za pisarniško delo v organizaciji (ustanovi) in tabelo enotnih oblik dokumentov. Ločite centraliziran potek dela in potek dela na ravni strukturne enote. Centraliziran dokumentni tok vključuje vso dokumentacijo, ki je predmet centralizirane registracije. Dokumenti, evidentirani samo v strukturnih oddelkih, sestavljajo dokumentni tok na ravni strukturnega oddelka. Centraliziran potek dela praviloma predstavlja organizacijska in administrativna dokumentacija. V velikih organizacijah obstaja ločena strukturna enota, katere naloge vključujejo zagotavljanje centraliziranega pretoka dokumentov. Strukturno enoto lahko imenujemo drugače: poslovno vodstvo, pisarna, splošni oddelek itd. V organizacijah, kjer obseg centraliziranega poteka dela ni tako velik, da bi se z njim ukvarjala neodvisna enota, se lahko funkcije vzdrževanja dodelijo sekretarju vodje organizacije.

Obstajajo tri glavne vrste dokumentov, ki sestavljajo centraliziran potek dela:

dohodni - uradni dokumenti, ki jih prejme ustanova. Večina vhodnih dokumentov bi morala pravočasno sprožiti ustrezne odhodne. Roki se lahko določijo s podzakonskim aktom, ki predpisujejo določen odzivni čas na ustrezni vhodni dokument, ali pa so navedeni neposredno v vhodnem dokumentu;

odhodni - uradni dokumenti, poslani iz institucije. Večina odhodnih dokumentov je odgovor organizacije na vhodne dokumente. Nekateri izhodni dokumenti so pripravljeni na podlagi internih dokumentov organizacije. Majhno število odhodnih dokumentov lahko zahteva vhodne dokumente (na primer zahteve drugim organizacijam);

notranji - uradni dokumenti, ustvarjeni v organizaciji in ne presegajo njenih meja. Ti dokumenti se uporabljajo za organizacijo dela institucije (organizacije), saj zagotavljajo ciljno reševanje nalog upravljanja znotraj ene organizacije. Med interne dokumente sodijo organizacijski in pravni, organizacijski in upravni dokumenti. Samostojne skupine notranjega poteka dela sestavljajo protokole in akte, dokumentacijo o načrtovanju in poročanju, dokumentacijo o obračunavanju materialnih in denarnih sredstev, opremi, interno uradno korespondenco (poročila, pojasnila), kadrovsko itd. Skozi pisarno ne gredo vsi notranji dokumenti, temveč le korespondenca največjih strukturnih oddelkov organizacije (še posebej, če so geografsko ločeni) in ukazi vodje organizacije. Skozi pisarno potekajo tudi interni dokumenti, ki ustvarjajo izhodne dokumente.

Dokumenti, predloženi organizaciji, gredo skozi:

primarna obdelava;

predhodna obravnava;

registracija - zapis poverilnic o dokumentu v predpisani obliki, ki določa dejstvo njegovega nastanka, pošiljanja ali prejema. Po definiciji je registracija dokumenta dodelitev indeksa in pritrditev na dokument, čemur sledi vpis podatkov o dokumentu v registrski dnevnik ali registrsko kartico. Namen registracije je zagotoviti računovodstvo, nadzor in pridobivanje dokumentov;

vodstveni pregled;

prenos za izvršitev.

Služba za upravljanje z dokumentacijo (DOU) naj sprejme v obdelavo le pravilno izdelane dokumente, ki imajo pravno veljavo in so bili poslani v celoti (če obstajajo priloge). V nasprotnem primeru se predloženi dokumenti vrnejo avtorju z ustreznim spremnim pismom, v katerem so navedeni razlogi za vračilo.

Osnovne zahteve za dokumentacijo:

Besedilo dokumenta nosi glavno pomensko vsebino dokumenta - dejanje upravljanja, odločitev, komercialni posel itd.

Besedila dokumentov v skladu z GOST R6.30-2003 "Enotni dokumentacijski sistemi. Enoten sistem organizacijske in administrativne dokumentacije. Zahteve za dokumentacijo "so ob pošiljanju napisane samo v ruščini:

zveznim vladnim organom, vladnim organom sestavnih delov Ruske federacije;

podjetjem, organizacijam in njihovim združenjem, ki niso pod jurisdikcijo tega sestavnega subjekta Ruske federacije ali se nahajajo na ozemlju drugih sestavnih subjektov Ruske federacije.

Dokumenti, poslani tujim partnerjem, so lahko sestavljeni v jeziku države, v kateri je dopisnik, ali v angleščini.

upravni dokumenti:

V upravnih dokumentih organizacije, ki so izdani po načelih enoosebnega upravljanja (odredba, navodilo, odredba), se uporablja oblika predstavitve besedila v prvi osebi ednine (NAROČUJEM, PREDLAGAM, OBVEZEN, ODLOČI SE TREBNO) .

V prvem delu upravnega dokumenta je lahko navedena podlaga ali razlog za sestavo listine. Drugi del določa odločitev upravitelja. Če vsebina dokumenta ne potrebuje pojasnila, potem njegovo besedilo vsebuje samo upravni del. Besedilo naročil se v takih primerih začne z besedo NAROČUJEM.

Upravni del se lahko razdeli na odstavke, če je pri izvrševanju odredbe vključenih več izvršiteljev in izvrševanje dejanj različne narave. Dejanja enega lika ali izvajalca so navedena v enem odstavku. Stavki, ki vključujejo vodstvena dejanja, ki so regulativne narave, se začnejo z nedoločnim glagolom.

Organizacijski dokumenti:

Listina - niz pravil, ki urejajo dejavnosti organizacij, njihov odnos z drugimi organizacijami in državljani, pravice in obveznosti na področju državne ali gospodarske dejavnosti. Listina je zapleten dokument, katerega strukturo in vsebino določijo razvijalci sami.

Uredba je pravni akt, ki določa temeljna pravila za organizacijsko dejavnost podjetij in zavodov v državni lasti ter njihovih strukturnih delitev. Predpisi se pripravljajo predvsem pri ustanavljanju novih podjetij ali institucij. Ti dokumenti so lahko tipični in individualni. Posamezni predpisi za posamezne ustanove, organizacije, podjetja so sestavljeni na podlagi tipičnih. Tipične predpise običajno odobrijo najvišji organi upravljanja. Posameznik - vodje podjetij, organizacij, institucij.

Opis delovnega mesta - dokument, ki ureja proizvodna pooblastila in dolžnosti zaposlenega. Opise delovnih mest izdela vodja oddelka za svoje neposredne podrejene. Opise delovnih mest za delovna mesta, ki so mu neposredno podrejena, odobri vodja organizacije. Za ostala delovna mesta navodila potrdijo ustrezni namestniki po funkcijah. Prvi izvod opisa delovnega mesta za vsakega zaposlenega se hrani v kadrovski službi, drugi je pri vodji oddelka, tretji je pri zaposlenem.

Kadrovska tabela je dokument, ki zagotavlja opis delovnega mesta in število zaposlenih v podjetju, ki navaja plačilno listo. Vsebuje seznam strukturnih oddelkov, delovnih mest, informacije o številu kadrovskih enot, uradnih plačah, dodatkih in mesečnih plačah. Mesečna plačilna lista je skupna denarna sredstva, ki jih zagotavlja kadrovska razporeditev za plačila zaposlenim. Kadrovska tabela je sestavljena na enotnem obrazcu št. T-3, odobrenem z odlokom Državnega komiteja Ruske federacije za statistiko z dne 06.04.2001 št. 26. Kadrovsko tabelo potrdi glavni računovodja, odvetnik, podpiše vodja kadrovske službe ali namestnik vodje, potrdi vodja organizacije, čigar podpis je overjen s pečatom.

Referenčni dokumenti:

Zapisnik - dokument, ki vsebuje zapis o poteku obravnave vprašanj in odločanja na sejah, sejah, sestankih, konferencah, poslovnih sestankih. Protokol odraža dejavnost skupnega odločanja kolegijskega organa ali skupine delavcev. Obstajata dve vrsti protokolov: popolni in kratki. Celoten protokol vsebuje zapis vseh govorov na seji, kratek - le imena govorcev in kratek zapis teme govora. Odločitev o obliki zapisnika na seji sprejme vodja kolegijskega organa oziroma vodja organizacije.

Memorandum - dokument, naslovljen na vodjo te ali višje institucije in ga obvešča o trenutnem stanju, pojavu ali dejstvu, ki se je zgodil, o opravljenem delu, ki vsebuje sklepe in predloge avtorja. Beležka je lahko zunanja in notranja. Zunanji zapisnik se predloži vodji višje organizacije, interni - vodji oddelka ali organizacije. Interni memorandumi se oblikujejo na pobudo zaposlenega ali po navodilih njegovega neposrednega nadrejenega in so namenjeni izboljšanju učinkovitosti organizacije. Besedilo dopisa je torej jasno razdeljeno na dva dela: prvi je ugotovitveni (opisni), kjer so navedena dejstva, ki so se zgodila ali opisana situacija, in drugi, kjer so navedeni predlogi in zahteve. Zunanji memorandumi so sestavljeni na splošni pisemski glavi organizacije, notranji - na standardnem listu papirja.

Pojasnilo - dokument, ki pojasnjuje vsebino določenih določb glavnega dokumenta (načrt, poročilo, projekt itd.) ali pojasnjuje razloge za dogodek, dejstvo ali dejanje. Pojasnila po vsebini lahko razdelimo v dve skupini. Prvi obsega dokumente, ki najpogosteje spremljajo glavni dokument (načrt, poročilo) in pojasnjujejo vsebino posameznih določb glavnega dokumenta. Sestavljeni so na splošni pisemski glavi ustanove. Drugo skupino sestavljajo pojasnila o morebitnih incidentih, situacijah, dejanjih in obnašanju posameznih zaposlenih. Besedilo takšnih opomb mora biti prepričljivo, vsebovati neizpodbitne dokaze.

Servisna pisma so posplošeno ime za veliko skupino poslovodnih dokumentov različne vsebine, ki služijo kot sredstvo komunikacije z institucijami, organizacijami in posamezniki, sporočilo nečesa, obveščanje o nečem. Servisna pisma se uporabljajo za reševanje številnih operativnih vprašanj, ki se pojavljajo pri vodstvenih dejavnostih, od tod tudi raznolikost vrst pisem: prošnje, obvestila, vabila, reklamacije, spremembe, pojasnila, garancije, naloge, sporočila, pojasnila, opomniki, potrditve, priporočila, predlogi. , pripombe, prošnje, zahteve itd.

Akt - dokument, ki ga sestavi več oseb in potrjuje dejstva, dogodke, dejanja. Akti se sestavljajo kolektivno (vsaj dva sestavljalca). Pogosto akte sestavijo posebej ustanovljene komisije, katerih sestava je odobrena z upravnim dokumentom vodje organizacije. Akte lahko redno sestavljajo stalne komisije. Glavna stvar pri sestavi akta je ugotoviti dejansko stanje in njihov pravilen odraz v aktu. Akt se sestavi na podlagi osnutkov evidenc, ki se vodijo med delom komisije ali skupine oseb in vsebujejo dejanske podatke, kvantitativne kazalce in druge podatke. Po temeljiti študiji vprašanja začnejo sestavljati akt.

Reference - dokumenti, ki vsebujejo besedilo in (ali) tabelarne informacije o določenem vprašanju, o stanju stvari, značilnih kazalnikih, opisu in potrditvi določenih dejstev in dogodkov. Potrdila so običajno razdeljena v dve skupini - s podatki o dejstvih in dogodkih storitvene narave in se izdajo zainteresiranim državljanom in institucijam ter potrjujejo kakršno koli pravno dejstvo. Reference, ki odražajo glavne (proizvodne) dejavnosti organizacije, so lahko zunanje in notranje. Zunanja potrdila se sestavijo za predložitev drugi, običajno višji organizaciji, interna potrdila se sestavijo za predložitev vodstvu organizacije ali v obravnavo kolegialnemu organu. Zunanja potrdila so sestavljena na splošni pisemski glavi organizacije, notranja potrdila - na standardnem listu papirja z vsemi potrebnimi podatki.

Kadrovski dokumenti:

Pogodba o delu - pogodba med delodajalcem in delavcem, v skladu s katero se delodajalec zavezuje, da bo delavcu zagotovil delo za določeno delovno funkcijo, da bo zagotovil delovne pogoje, ki jih predvideva delovna zakonodaja in drugi regulativni pravni akti, ki vsebujejo norme delovnega prava. , kolektivnih pogodb, pogodb, lokalnih predpisov in s to pogodbo delavcu pravočasno in v celoti izplačati plače, delavec pa se zavezuje, da bo osebno opravljal delovno funkcijo, določeno s to pogodbo, da bo spoštoval interne delovne predpise, ki veljajo za tega delodajalca.

Vloga - dokument, naslovljen na organizacijo ali uradnika z zahtevo za zaposlitev, odpuščanje, premestitev, dopust.

Prošnja za zaposlitev je sestavljena v poljubni obliki, napisana na roko.

Značilnost je uradni dokument, ki ga izda uprava ustanove, organizacije, podjetja svojemu zaposlenemu v številnih situacijah. Karakteristika daje pregled službenih in družbenih dejavnosti zaposlenega, oceno njegovih poslovnih in moralnih lastnosti. V besedilu značilnosti je mogoče razlikovati med seboj logično povezane komponente. Prvi so osebni podatki, ki sledijo imenu dokumenta, kjer so navedeni ime, patronim in priimek, položaj, akademska stopnja in naziv (če obstaja), leto rojstva, izobrazba zaposlenega. Drugi del besedila značilnosti so podatki o delovni dejavnosti (podatki o specialnosti, trajanju dela v danem podjetju ali organizaciji, napredovanju, stopnji strokovne usposobljenosti itd.). Tretji del je lastnost sama, tj. ocena moralnih, psiholoških in poslovnih lastnosti zaposlenega: njegov odnos do dela, poklicni razvoj, vedenje v vsakdanjem življenju.

Četrti in zadnji del vsebuje izhod, ki nakazuje namen lastnosti. Besedilo značilnosti je predstavljeno iz tretje osebe.

Vzporedno z izrazom "pisarniško delo" se v zadnjih desetletjih uporablja izraz podpora upravljavski dokumentaciji (DOW). Njegov pojav je povezan z uvajanjem računalniških sistemov v upravljanje ter njihovo organizacijsko, programsko in informacijsko podporo za približevanje terminologiji, ki se uporablja v računalniških programih in literaturi. Trenutno sta izraza "pisarniško delo" in "poslovodna dokumentacija" sinonima in se uporabljata za isto dejavnost.

Dokumentiranje je postopek ustvarjanja in oblikovanja dokumenta. Državni standard opredeljuje dokumentacijo kot "snemanje informacij na različne medije po uveljavljenih pravilih." Proučevanje razvoja metod dokumentacije in nosilcev informacij se ukvarja z znanstveno disciplino - upravljanje z evidencami.

Organizacija dela z dokumenti je zagotoviti gibanje dokumentov v upravljalnem aparatu, njihovo uporabo za referenčne namene in shranjevanje. Izraz je v državnem standardu opredeljen kot "organizacija poteka dela, hrambe in uporabe dokumentov v tekočih dejavnostih institucije."

Zvezni zakon "o informacijah, informatizaciji in zaščiti informacij" vsebuje naslednjo definicijo pojma "dokument":

Dokument je informacija, zapisana na materialnem nosilcu s podrobnostmi, ki omogočajo identifikacijo. Enaka opredelitev je navedena v državnem standardu za izraze in definicije "Pisarno delo in arhiviranje". Za popolnejši opis pojma "dokument" je treba razkriti tudi pojem "potreben". Vsak dokument je sestavljen iz več njegovih sestavnih elementov, ki se imenujejo podrobnosti (ime, avtor, naslovnik, besedilo, datum, podpis itd.).

Različni dokumenti so sestavljeni iz različnih podrobnosti. Število podrobnosti je določeno glede na namen oblikovanja dokumenta, njegov namen, zahteve glede vsebine in oblike tega dokumenta. Za številne dokumente je število podrobnosti strogo omejeno. Za številne dokumente je število in sestava rekvizitov določena z zakonskimi in podzakonskimi akti. Vsekakor pa je treba, kot izhaja iz definicije, informacije, posnete na oprijemljivem mediju, formalizirati z zapisovanjem potrebnih podrobnosti. Šele potem postane dokument.

V dokumentarni znanosti se dokument obravnava kot rezultat fiksiranja (prikaza) dejstev, dogodkov, pojavov objektivne realnosti in človekove duševne dejavnosti na kakršen koli primeren način na posebnem materialu.

Dokumenti, ki imajo zabeležene informacije, s tem zagotavljajo njihovo ohranjanje in kopičenje, možnost prenosa na drugo osebo, večkratno uporabo, večkratno in večkratno vračanje vanjo v času. Vplivajo na različna področja človekovega delovanja in se delijo na besedilne in grafične, tradicionalne (ročno napisane, strojno napisane) in strojne medije, znanstvene, tehnične, osebne in uradne itd.

Uradne listine so listine, ki jih ustvarijo pravne ali fizične osebe, sestavljene in overjene na predpisan način. Med njimi posebno kategorijo predstavljajo uradni (poslovodni) dokumenti, ki jih državni standard določa kot uradne dokumente, ki se uporabljajo v tekočih dejavnostih organizacije.

Dokumenti kot nosilci informacij delujejo kot nepogrešljiv element notranje organizacije katere koli institucije, podjetja, katerega koli podjetja, saj zagotavljajo interakcijo njihovih strukturnih delov in posameznih zaposlenih. So osnova za sprejemanje vodstvenih odločitev, služijo kot dokaz njihove izvedbe in vir za posplošitve in analize ter material za referenčno in iskalno delo. Pri upravljavskih dejavnostih dokument deluje tako kot predmet dela in kot rezultat dela.

Za dejavnosti upravljanja je pravna moč dokumentov izjemno pomembna, saj pomeni, da lahko dokumenti služijo kot pristen dokaz informacij, ki jih vsebujejo. Pravna moč uradnega dokumenta predpostavlja, da je zavezujoč za tiste, na katere je naslovljen, ali za krog udeležencev poslovodnih dejanj (organe upravljanja, njihove strukturne enote, javne organizacije, uradnike in državljane), ki jih dokument vodi. in na tem temeljijo svoje dejavnosti ali se tega vzdržijo ...

Pravna moč listine je lastnost uradne listine, ki ji jo veljavna zakonodaja sporoča s pristojnostjo organa izdaje in uveljavljenim postopkom registracije. Iz te opredelitve izhaja, da mora organ upravljanja ali uradniki, ki izdajo dokument:

pri pripravi upoštevati veljavno zakonodajo;

objavljati dokumente le v mejah svoje pristojnosti;

ravnati v skladu z nacionalnimi predpisi za pripravo in izvedbo dokumentov, ki veljajo ob določenem času.

Najpomembnejše pravno pomembne podrobnosti vključujejo: ime organizacije, datum in registracijsko številko dokumenta, podpis, pečat, odobritev in odobritvene žige.

V praksi upravljanja je običajno ločiti dokumente glede na stopnjo njihove pristnosti na grobe, prazne, izvirnike, kopije.

Osnutek dokumenta, ročno napisan, natipkan ali natisnjen iz računalnika, odraža delo avtorja na svoji vsebini. Lahko vsebuje samo besedilo in nima pravnega učinka.

Bela knjiga je rokopisni ali tipkano napisan dokument, katerega besedilo je prepisano iz osnutka dokumenta ali napisano brez madežev in popravkov.

Za verodostojen se šteje dokument, ki vsebuje podatke, ki potrjujejo njegovo pristnost (o avtorju, času in kraju nastanka). Izvirnik uradnega dokumenta je prvi (ali en sam) izvod dokumenta, ki ima pravno veljavo.

Kopija dokumenta je dokument, ki v celoti reproducira informacije izvirnega dokumenta in vse njegove zunanje značilnosti ali njihov del. Kopija dokumenta je lahko faksimila ali brezplačna. Faksimilna kopija v celoti reproducira vsebino dokumenta in vse njegove zunanje značilnosti (podatke v izvirniku, vključno s podpisom in žigom) ali njihov del, zlasti njihovo lokacijo. Brezplačna kopija vsebuje vse podrobnosti dokumenta, ni pa nujno, da se njegova oblika ponovi.

Dokumentacijski sistem je skupek dokumentov, ki so med seboj povezani glede na značilnosti izvora, namen, vrsto, področje dejavnosti, enotne zahteve za njihovo registracijo.

Poleg sistemov funkcionalne dokumentacije, ki so skupni vsem institucijam in podjetjem, obstajajo tudi sektorski sistemi, ki se uporabljajo pri dokumentiranju zadevnih dejavnosti in odražajo njihovo posebnost. To so na primer dokumentacijski sistemi za zdravstvo, šolstvo (splošno in posebno), notarsko, sodno itd. Organizacijska in administrativna dokumentacija je tesno povezana tako z industrijskimi kot s funkcionalnimi sistemi. Po eni strani zagotavlja pravno podlago za druge sisteme, po drugi pa odraža vprašanja vodenja, nadzora, načrtovanja, računovodstva, poročanja itd.

Glavna smer izboljšanja dokumentacije je poenotenje in standardizacija.

Standardizacija je proces vzpostavljanja in uporabe standardov, ki jih razumemo kot »vzorec, standard, model, vzet kot izhodišče za primerjavo z drugimi podobnimi objekti«. Standard kot normativni in tehnični dokument določa niz norm, pravil, zahtev za predmet standardizacije in ga odobri pristojni organ. V Rusiji standardizacijske dejavnosti usklajujejo državni organi za standardizacijo.

Standardizacija je zapleten proces. Vključuje elemente, kot so tipizacija, poenotenje, združevanje. Tipično besedilo je vzorčno besedilo, na podlagi katerega naknadno nastajajo besedila podobne vsebine.

Poenotenje pomeni »približati nekaj v enoten sistem, obliko, enotnost«. Po uradni definiciji je poenotenje izbira optimalnega števila sort izdelkov, procesov in storitev, vrednosti njihovih parametrov in velikosti. Na podlagi tega sledi, da je treba najprej v procesu poenotenja izvesti racionalno zmanjšanje elementov začetnega nabora predmetov (na primer obrazcev ali vrst dokumentov, njihovih kazalnikov in podrobnosti). In drugič, poenotenje nujno vodi k vzpostavitvi optimalne (za nekaj precej dolgo časa) enotnosti na katerem koli področju dejavnosti, vključno z dokumentacijo. Upravljavske dokumente, ki se uporabljajo na najrazličnejših področjih in organih upravljanja, je treba sestaviti na enoten način. To vam omogoča vključitev dokumentov v enoten sistem pisarniškega dela za državo, prispeva k njihovi hitri obdelavi in ​​izvedbi, zmanjšuje čas, porabljen za delo z dokumenti ne le pisarniškega osebja, temveč tudi vseh zaposlenih v vodstvenem aparatu - od menedžerje navadnim zaposlenim. Tako vam poenotenje omogoča poenostavitev oblikovanja dokumentov in s tem zmanjšanje obsega delovnega toka.

Enotni dokumentacijski sistem (USD) je dokumentacijski sistem, ustvarjen po enotnih pravilih in zahtevah, ki vsebuje informacije, potrebne za upravljanje na določenem področju dejavnosti.

Neposredni razvijalci posameznih oblik dokumentov in dokumentacijskih sistemov so ministrstva (oddelki), ki usklajujejo posamezno področje dejavnosti. Potrjujejo tudi enotne oblike dokumentov. Tako je Ministrstvo za finance pristojno za računovodske dokumente, Ministrstvo za zdravje Ruske federacije je pristojno za medicinske dokumente, Državni odbor Ruske federacije za statistiko je odgovoren za oblike primarne računovodske in statistične dokumentacije, Zvezni odbor Arhiv Ruske federacije je odgovoren za sistem organizacijske in administrativne dokumentacije.

Nacionalne enotne oblike dokumentov se razvijajo ob upoštevanju možnosti njihove računalniške obdelave. Obvezne so za uporabo v vseh ustanovah, organizacijah in podjetjih, ne glede na njihovo podrejenost in obliko lastništva.

Za racionalizacijo in poenostavitev dela z dokumenti se uvajajo tudi elektronski pisarniški sistemi. Pisarniški sistem je programsko okolje, usmerjeno v skupno, usklajeno uporabo elektronskih metod za obdelavo, shranjevanje in prenos informacij. Elektronsko upravljanje dokumentov zmanjša pretok informacij na optimalen minimum, poenostavi in ​​zniža stroške zbiranja, obdelave in prenosa informacij z uporabo najnovejših tehnologij za avtomatizacijo teh procesov.

Določitev rokov hrambe zadev. Roki za shranjevanje datotek so določeni za zagotovitev varnosti dragocenih dokumentov. Dobe hrambe so pomembna osnova za razvrščanje dokumentov v zadeve, saj dokumenti s trajnim rokom hrambe, roki hrambe do 10 let in nad 10 let ne morejo biti v enem spisu.

Roki skladiščenja se določijo v skladu s seznami dokumentov, ki navajajo roke skladiščenja, ali s strokovnim nasvetom vodilnih strokovnjakov organizacije.

Roki hrambe dokumentov - trajni ali začasni (eno, tri, pet, deset, 15 let itd.) - se določijo glede na pomen dokumentov. Če datoteka vsebuje dokumente začasne hrambe različne vrednosti in zato z različnimi roki hrambe, se za najvrednejše dokumente določi rok hrambe celotne datoteke, t.j. več. Na primer, če datoteka vsebuje dokumente z obdobjem hrambe eno leto, tri leta in pet let, je celotna datoteka shranjena pet let.

Rok hrambe se računa od 1. januarja v letu, ki sledi letu konca zadeve. Na primer, rok uporabnosti: primer, dokončan s pisarniškim delom v letu 1998, se izračuna od 1. januarja 1999.

Vsi primeri stalnega, začasnega (več kot 10 let) hrambe in osebja se prenesejo v arhiv organizacije. Prenos zadev se izvaja le po popisih in v skladu z urnikom, ki ga sestavi vodja arhiva, se dogovori z vodji strukturnih oddelkov in odobri vodja organizacije. Skupaj s zadevami se v arhiv prenesejo vpisni in kontrolni spisi pisarniške službe. Naslov vsake datoteke mora biti vključen v popis.

Primeri začasne (do 10 let) hrambe v arhivu organizacije se praviloma ne prenašajo.

Organizacijske oblike pisarniškega dela

Pisarniško delo v ustanovah, organizacijah, podjetjih ima 3 glavne organizacijske sisteme: centraliziran, decentraliziran in mešan.

Izbira sistema pisarniškega dela je odvisna od narave dejavnosti, funkcij, organizacijske strukture ustanove in obsega delovnega procesa.

S centraliziranim sistemom so vse operacije v zvezi z poslovodno dokumentacijo skoncentrirane na enem mestu, v službi predšolske vzgoje, ki je enotna za celotno ustanovo ali pri tajnici. Prednosti te oblike pisarniškega dela so v osvoboditvi glavnih strukturnih oddelkov iz pomožnih operacij z dokumenti in izboljšanju kakovosti njihove obdelave. Centralizirana oblika pisarniškega dela se najpogosteje uporablja v ustanovah, ki so po obsegu dela z dokumenti majhne.

Z decentraliziranim sistemom za organizacijo pisarniškega dela se vse vrste dela z dokumenti izvajajo neposredno v strukturnih oddelkih zavoda.

Pri mešanem sistemu organizacije pisarniškega dela nekatere posle (sprejemanje, pošiljanje korespondence) izvaja predšolska vzgojna ustanova, druge (registracija, izvedba in priprava dokumentov, oblikovanje zadev) pa tako v predšolski vzgojni ustanovi. zavodu in v drugih strukturnih oddelkih. Mešana oblika organizacije pisarniškega dela se običajno uporablja v velikih oddelkih s precejšnjo količino obdelane dokumentacije. Omogoča vam popolno mehanizacijo dela z dokumenti, učinkovitejšo uporabo tehničnih sredstev, namenjenih za te namene.

Storitve upravljanja dokumentacije

Dokumentacijsko podporo vodenja v organizaciji izvaja posebna služba, ki deluje kot strukturna enota, podrejena neposredno vodji organizacije. Glede na obseg dela in tipične strukture so lahko naslednje predšolske vzgojne ustanove: poslovno vodenje, splošni oddelek, pisarna, upravni oddelek itd.

del vodenje poslovanja obsega: pisarno (vladni korespondenčni urad, ekspedicijo, pisarno za pisalne stroje, urad za kopiranje in razmnoževanje), inšpekcijo na čelu, sekretariat (recepcija, glavni sekretariat, sekretariati namestnikov, sekretariat uprave, protokolarni urad), oddelek za izboljšanje dela z dokumenti, dopisi oddelka (pritožbe), centralni arhiv.

del V pisarni so oddelki za računovodstvo in evidentiranje, nadzor, izboljšanje dela z dokumenti, obravnavanje pisem in pritožb, sekretariat, ekspedicije, tipkarski in stenografski biro, kopirni urad, arhiv.

Splošni oddelek obsega pisarno, kontrolno skupino, skupino za izboljšanje dela z dokumenti, skupino pisem (pritožbe), kopirno-razmnoževalno službo, tipkarski in stenografski urad, arhiv.

V organizacijah, ki nimajo predšolske vzgojne ustanove, njene funkcije opravlja sekretar vodje ali posebej imenovan uradnik.

Struktura in kadri predšolske vzgojne ustanove se oblikujejo v skladu s predpisi o njej in glede na obseg dela in naloge, ki so dodeljene tej službi. Delo predšolskega vzgojno-izobraževalnega zavoda je urejeno s predpisom o tej službi, dejavnosti delavcev v predšolskem vzgojnem zavodu pa z opisi delovnih mest. Razvija jih vodja službe, odobri pa jih vodja organizacije.

Služba predšolskih izobraževalnih zavodov opravlja naslednje glavne naloge: uvajanje državnih standardov in razvoja za izboljšanje dokumentacije; razvoj in izvajanje racionalnih oblik dokumentov ter organizacija dela z dokumenti ob upoštevanju oddelčnih posebnosti; nadzor nad skladnostjo s standardi za dokumente; posredovanje obdelave in dostave dokumentov izvajalcem; registracija dokumentov ter računovodsko in referenčno delo; nadzor nad izvedbo dokumentov; oblikovanje, evidentiranje, hramba zadev in njihova izdaja v uporabo; registracija, objava in distribucija dokumentov; strojnopisna izdelava, kopiranje in razmnoževanje dokumentov; organizacijsko in metodološko vodenje, nadzor nad delom z dokumenti v strukturnih oddelkih organizacije.

Glavne naloge, ki se rešujejo v procesu vodenja dokumentacije podjetja, so:

• Organizacija racionalnega pretoka dokumentov,
• Nadzor nad izvajanjem dokumentov,
• operativno shranjevanje dokumentov,
• · Arhivsko shranjevanje dokumentov.

Končni cilj dejavnosti vodenja evidenc je

ustvarjanje pogojev, ki zagotavljajo učinkovito obdelavo dokumentiranih informacij v časovnem okviru zaradi vsebine dejavnosti podjetja in z najnižjimi materialnimi stroški.

Odgovornost vodij za organizacijo in vodenje pisarniškega dela

Člen 25 zakona "O nacionalnem arhivskem skladu in arhivih v Republiki Belorusiji" določa, da republiški in lokalni vladni organi ustvarijo ustrezne pogoje za dokumentarno podporo za vodenje svojih pisarn, v podrejenih podjetjih, ustanovah in organizacijah, sprejmejo ukrepe za izboljšati tehnično opremljenost pisarniškega dela, njegovo učinkovitost in ekonomičnost.

Državni organi, pa tudi podjetja, ustanove in organizacije, ne glede na obliko lastništva, so dolžni upoštevati norme in zahteve za postopek dela z dokumenti, njihovo obdelavo, premikanje in shranjevanje. Za stanje pisarniškega dela na dodeljenih delovnih področjih so osebno odgovorni predstojniki državnih organov, podjetij, zavodov in organizacij. Za organizacijo pisarniškega dela, upoštevanje uveljavljenih pravil in postopkov za delo z dokumenti v strukturnih oddelkih in v institucijah nasploh so odgovorni njihovi vodje, ki določijo odgovorne za vodenje proizvodnje. Nosilec pisarniškega dela obvešča vodstvo o stanju njegove izvedbe, pripravi in ​​posreduje dokumentacijo v oddelčni arhiv, seznani zaposlene z normativno in metodološko dokumentacijo za pisarniško delo (proti podpisu).

Zaposleni so osebno odgovorni za izpolnjevanje zahtev navodil za pisarniško delo, varnost svojih uradnih dokumentov. O njihovi izgubi se takoj obvesti vodjo strukturne enote.

Zakonik Republike Belorusije o upravnih prekrških (členi 89 1, 89 2, 89 3, 89 4, 224 12) določa odgovornost za naslednje vrste kršitev organizacije in vodenja pisarniškega dela:

• · Izguba ali nezakonito uničenje dokumentov trajne ali dolgotrajne hrambe, ki jim povzroči nepopravljivo škodo - opozorilo ali naložitev denarne kazni v višini od pet do dvajset osnovnih enot;
• · Dodelitev prostorov za namestitev dokumentov v nasprotju z zakonskimi normami, odvzem prostorov iz arhiva in njihova uporaba za druge namene, zavrnitev prenosa dokumentov v državno hrambo v primerih, določenih z zakonom - opozorilo ali denarna kazen v višini od petnajst do dvajset osnovnih enot;
• · Neupoštevanje državnih standardov pri izdelavi dokumentov, neizpolnjevanje zahtev za postopek dela z dokumenti, njihovo obdelavo, premikanje in shranjevanje - globa v višini od petnajst do dvajset osnovnih enot;
• · Nezakonita zavrnitev uradne osebe dostopa do arhivskega dokumenta - opozorilo ali denarna kazen v višini od pet do dvajset osnovnih enot.

Obravnava zadev upravnih prekrškov in izrekanje teh upravnih kazni v imenu Državnega inšpektorata za arhiviranje in evidenco ima pravico:

• · glavni državni inšpektor za arhive in pisarniško delo Republike Belorusije in njegov namestnik;
• · državni inšpektor za arhive in pisarniško delo Republike Belorusije;
• · Državni inšpektorji za arhive in pisarniško delo Republike Belorusije po regijah in mestu Minsk.