Какво е включено в работата в офиса. Какво представлява документацията и работният процес? Създаване на документ за едно-две-три

Рано или късно, след началото на дейността си, всяко предприятие е изправено пред необходимостта от организиране на работа с документи, които са основен инструмент за управление, тъй като именно с тяхна помощ се осъществява предаването на насоки и се вземат управленски решения. съобщени на конкретен изпълнител. Системата за офис работа в предприятието е предназначена да осигури стандартизацията и еднаквостта на документацията, да организира нейното счетоводство и съхранение, за да улесни работата с бизнес документи. Функциите на системата за офис работа включват:

Компетентна организация на документооборота, осигуряваща бързо прехвърляне на документи по най-краткия път с минимална консумация на време, което ви позволява да контролирате преминаването на всеки документ и неговото изпълнение навреме;
- автоматизирана система за регистриране и отчитане на цялата входяща, изходяща и вътрешна документация;
- архивиране на документи, което позволява те да бъдат систематизирани по формални критерии и оформянето им в дела;
- създаване на номенклатура на делата - система от кодове по списъци със заглавия на делата, улесняваща тяхното систематизиране и определяне на сроковете за съхранение на архивите, установени със законодателни или отраслови разпоредби.

Ако всички тези функции за работа с документооборота в предприятието са реализирани, можем да кажем, че системата за офис работа е отстранена и работи според изискванията.

Организационни и правни аспекти

Всеки документ, съдържащ данни за предприятието, се счита за бизнес книжа и следователно за него се определят правните последици, т.е. този документ вече може да бъде представен в съда при разрешаване на възникнали конфликти и противоречия. Следователно, провеждането на деловодство трябва да се извършва въз основа на нормативни документи - специално разработени инструкции, проверени от правната служба и одобрени от ръководителя на предприятието. Това е не само ръководство, но и задължителен документ, така че всички заинтересовани лица трябва да бъдат запознати с него срещу подпис.

Формулярите на документи, в съответствие с които предприятието извършва дейността си, трябва да бъдат стандартизирани. Съставът на данните, които трябва да бъдат посочени във формулярите, се определя в съответствие с GOST R 6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изисквания за документация“. Същият стандарт установява и изискванията за проектиране на бизнес и административни документи.

Успехът на всяко предприятие се крие в неговата компетентна организация. Както ръководството, така и останалите служители трябва да знаят какво е офис работа. Какви са неговите характеристики и какви документи се считат за важни в дейността на организацията?

Концепция

Какво е офис работа? Всяка компания, каквато и форма на собственост да има, работи на базата на различни ценни книжа. Те са заповеди, писма, протоколи. Те се класифицират като организационно-административни документи. Офисната работа се нарича работата по създаване на документи, която се извършва според общоприетите стандарти.

Обикновено предприятията имат специални служители, работещи в тази област за това. В малките организации задълженията на секретар могат да бъдат за всеки служител. Ако дешифрирате същността на понятието (какво е офис работа), тогава произходът на термина ще бъде ясен. Това е запазване на официална информация на материален носител.

В този процес се създава организационен и административен документ, благодарение на който са ясни по-нататъшните действия. Самата дума "офис работа" се появи много отдавна, но едва от средата на 20 век стана официална.

Основите

Има основна документация и документи за начинаещи. Благодарение на тях ще бъде възможно да се научите как да организирате юридическо лице от всякакъв вид. Това е сложен процес, в който участват всички служители на отдела. В единия отдел се попълват и оформят книжа, а в другия се следи движението им.

Сега има единна държавна система за офис работа, в която са посочени всички норми за провеждане на тази област. Важно е да се контролират всички етапи, през които трябва да преминат документите. Използва се и държавният стандарт, който очертава правилата за извършване на такава работа.

Основите на работата в офиса и работния процес за начинаещи са необходими за уеднаквяване на попълването на документи. Това е необходимо, за да се осигури съпоставимост на информацията в една държава и в международната сфера. Благодарение на стандартизацията и унификацията ще бъде възможно да не се отделя много време за доклади, тъй като процедурата за запознаване с документите е опростена. Пример е формуляр с реквизити. Те са разработени за отделна институция, държава или за няколко държави. Формулярите свидетелстват за отговорността на фирмата. Преди масовия печат е необходимо да се провери правилността на изписването на данните.

Документооборотът включва задължителна регистрация на документи, които са необходими в производствените дейности. Грамотността на служителя е свързана с правилното разпределение на документите, тяхната регистрация и групиране. Сега се провеждат различни семинари, където се говори за техниките и тайните на тази професия. Търсена област е работата в HR офис, тъй като тази област включва работа с много документи.

Тази област изисква компетентни специалисти. В допълнение към основното образование, те трябва редовно да подобряват квалификацията си, да преминават сертифициране. Служителите също трябва да работят в областта на анализа. Служителите създават лични досиета на персонала, допълват и уточняват информацията.

Тяхната важна функция е да контролират съответствието на ценните книжа с правните норми. Специалистите трябва своевременно да изпращат остарели документи в архива, където се съхраняват за необходимия период, обикновено най-малко 5 години. Отговорностите включват попълване на въпросници, използвани за работа, подготовка на въпроси, необходими за организиране на интервю.

Офис работа и документооборот

Във всяко предприятие можете да чуете думи като "офис работа" и "работен поток". Какво е? С тази работа са ангажирани секретари, архивисти, служители на отдела за персонал. Записването се нарича фиксиране на информация, производство на хартиени и електронни документи.

Работният процес се развива върху него. Тази концепция се нарича движение на поръчка, писмо от нейното създаване до изпълнение. Документите могат да бъдат изпратени в архива или унищожени. На мястото на тяхното създаване работният процес е външен и вътрешен. Източникът определя пътя на заповедта, инструкцията, писмото.

Етапи

Управлението на записи и управлението на документи се основава на собствени правила. Те трябва да се спазват, за да бъде дейността на фирмата легална. Вътрешният работен процес се извършва на базата на следните етапи:

• Изпълнение на проектодокумента.
• Координация.
• Подписване на проекта.
• Присвояване на дата и номер.
• Регистрация и изпълнение.
• Предоставяне на информация на изпълнителите и контрол.
• Спазване на предписанията.
• Регистрация и съхранение.
• Унищожаване или прехвърляне в архива.

По отношение на етапите външният работен процес е почти същият, но малко по-различен. Документите се прехвърлят на организацията отвън. Те се издават от висши и низходящи компании, филиали, власти, съдилища и граждани. Те трябва да бъдат регистрирани, което потвърждава контрола им. Следва запознаване с тях и изпълнение. Ако е необходимо, се генерира отговор. В края хартията се изпраща в архива или се унищожава.

Видове

Има и други видове документооборот:

• Възходящо – от служители до шефове.
• Отгоре надолу – от мениджъри до персонал.
• Хоризонтални - с равни позиции.

Движението на документите се записва в специални дневници. Те могат да бъдат издадени под различни форми, но сега най-популярното е електронното управление на документи.

Съдебни спорове

Какво е съдебно производство? Съдебното дело представя различен списък от документи и веществени доказателства. Благодарение на правилното си съхранение и движение, системата за правоприлагане работи в съответствие със закона.

Съдебните производства не са доброволни в сравнение с организационните. Води се от упълномощени лица и се контролира работата им. Има и етапи, включително унищожаване на документи.

Секретарска работа

Много служители не познават основите на работата в офиса и работния процес. Но секретарят има професионални задължения. Тези работници извършват основната дейност по документационното осигуряване на ръководството.

По форма и работа институцията е:

• Централизирано - секретарите са разположени в един отдел и са подчинени на старши специалист.
• Децентрализирани – служителите са разпределени между подразделенията на компанията, поради което са подчинени на шефовете си.
• Смесени.

Принципите на документооборота в институцията се определят от формата на секретариата. Тези служители отговарят за документацията.

Инструкции

Основите на деловодството установяват, че всяко предприятие трябва да има нормативен акт, който регулира движението на документацията. Вътрешен правилник на предприятието, основан на заповед от ръководството, се нарича инструкция за документиране.

Хартията е с неопределена валидност. Посочва произхода на документа, изброява длъжностите, чиито подписи са официални. Инструкцията включва образци на дизайн, формуляри, формуляри.

Водене на отчетност

Основите на работата в офиса и работния процес в предприятието ви позволяват правилно да извършвате тази дейност. В малките фирми тази работа обикновено се извършва от служители или мениджър. Ако такова задължение не се счита за пряко за служителя и не е посочено в трудовия договор, тогава трябва да се издаде заповед за добавяне на такива функции. Документът трябва да описва задълженията, отговорностите и компенсациите.

Принципи на управление на човешките ресурси

Ако институцията наема поне един служител, тогава трябва да създадете трудови документи. Управлението на персонала се нарича осигуряване на движението на официални документи, свързани с дейността на хората. Отговорностите се изпълняват от служители на отдела за персонал. Те приемат, обработват и съхраняват документи.

Тяхна отговорност е да обработват лична информация, която се счита за поверителна. В работния процес на персонала е важна секретността и спазването на правилата за съхранение на документи. Основите на работата в офиса ви позволяват ефективно да персонализирате работата на хората от компанията.

Въпреки че в момента цифровите технологии се развиват активно, повечето организации на практика не прилагат оптимизация на работния процес. Това включва използването на хартиена кореспонденция и редовни списания. Причината за това е нежеланието за иновации и липсата на пари. Но ръководството трябва да вземе предвид, че оптимизацията с малка инвестиция ви позволява да получите значителен икономически ефект.

И така, сега знаете основите на документацията. Надяваме се, че тази информация е била полезна за вас.

ВЪВЕДЕНИЕ

В съвременния свят сме заобиколени от много информация. В този безкраен поток стана трудно да се разбере кое е надеждно и кое невярно. И по цял свят се опитват да го подредят.

Най-важното е да имате ясно разбиране на официалните документи. В крайна сметка благодарение на тях можем да взаимодействаме помежду си, без да създаваме разногласия. Основният документ, определящ процедурата и правилата за обмен на информация, е Конституцията на Руската федерация.

Всеки вид дейност трябва да бъде регламентиран. Всяка организация има собствен набор от документи, но за да се осигури свободно взаимодействие с държавната структура и други предприятия, те трябва да бъдат общопризнати. За това се създават единни норми, стандарти и правила за регистрация, закрепени на ниво държавна система.

Скоростта на получаване на информацията, необходима за вземане на решение, зависи от точната и правилна обработка на документа. Късната обработка на документи, особено финансови, може да доведе до негативни икономически последици.

С бързото нарастване на обема на информация, организациите трябва да разработят рационална организация на работния процес.

Целта на курсовата работа е да се разработят основните документи за управление на автотранспортна организация.

ТЕОРЕТИЧНА ОСНОВА НА ДОКУМЕНТООБОРОТА И БИЗНЕС ПРОИЗВОДСТВО НА ОРГАНИЗАЦИЯТА

Офисната работа е пълен цикъл на обработка и движение на документи от момента на тяхното създаване (или получаване) до завършване на изпълнение и изпращане. Документите фиксират производствените отношения както в рамките на предприятието, така и с други организации и често служат като писмено доказателство в случай на имуществени, трудови и други спорове.

Офисната дейност е отрасъл на дейност, който осигурява създаването на официални документи и организацията на работата с тях. В Руската федерация тази дейност се регулира от GOST R 51141-98 „Офис работа и архивиране. Термини и определения"

Документооборотът е важна връзка в организацията на деловодството в една организация, тъй като определя не само момента на движение на документи, но и скоростта на движение на документи. В деловодството документооборотът се разглежда като информационна подкрепа за дейността на управленския апарат, неговото документиране, съхранение и използване на предварително създадени документи.

Документопотокът е дейността по организиране на движението на документи в предприятието от момента на тяхното създаване или получаване до завършване на изпълнението: изпращане от организацията и (или) изпращане в архива.

Основните правила за организиране на документооборота са:

бързо преминаване на документа, с най-малко време;

максимално намаляване на случаите на преминаване на документа (всяко движение на документа трябва да бъде обосновано, необходимо е да се изключи или ограничи движението за връщане на документи);

редът на преминаване и процесът на обработка на основните видове документи трябва да бъдат еднакви.

Спазването на тези правила ви позволява да приложите основния организационен принцип на работата в офиса - възможността за централно извършване на хомогенни технологични операции. Основата на структурата на всеки документооборот е документът. Всички документи (традиционни на хартиен и магнитен носител) в комплекса трябва да се съгласуват при спазване на правилата за особеностите на представяне на информация за всеки един от носителите.

Процедурата за предаване на документи и организацията на всички операции при работа с тях трябва да бъдат регламентирани от инструкциите за деловодство в организацията (институцията) и таблицата с унифицирани форми на документи. Разделете централизирания работен поток и работния процес на ниво структурна единица. Централизираният документооборот включва цялата документация, подлежаща на централизирана регистрация. Документите, записани само в структурни поделения, съставляват документопотока на ниво структурно подразделение. Като правило централизираният работен поток е представен от организационна и административна документация. В големите организации има отделно структурно звено, чиито задачи включват осигуряване на централизиран документооборот. Структурната единица може да се нарече различно: управление на бизнеса, офис, общ отдел и др. В организации, където обемът на централизирания работен поток не е толкова голям, че да се занимава с него независимо звено, функциите по поддържането му могат да бъдат възложени на секретаря на ръководителя на организацията.

Има три основни типа документи, които съставляват централизиран работен поток:

входящи - официални документи, получени от институцията. Повечето от входящите документи трябва да пораждат съответните изходящи такива навреме. Сроковете могат да се определят с нормативни актове, определящи определено време за отговор на съответния входящ документ, или могат да бъдат посочени директно във входящия документ;

изходящи - официални документи, изпратени от институцията. Повечето изходящи документи са отговор на организацията на входящи документи. Някои от изходящите документи се изготвят на базата на вътрешните документи на организацията. Малък брой изходящи документи може да изискват входящи документи (например заявки до други организации);

вътрешни - официални документи, създадени в организацията и не излизащи извън нейните граници. Тези документи се използват за организиране на работата на институция (организация), тъй като предоставят целенасочено решение на задачите на управление в рамките на една организация. Вътрешните документи включват организационно-правни, организационни и административни документи. Самостоятелни групи за вътрешен работен поток изготвят протоколи и актове, документи за планиране и отчет, документи за отчитане на материални и парични средства, оборудване, вътрешна официална кореспонденция (доклади, обяснителна бележка), персонал и др. Не всички вътрешни документи преминават през офиса, а само кореспонденцията на най-големите структурни подразделения на организацията (особено ако са географски разделени) и заповедите на ръководителя на организацията. През офиса преминават и вътрешни документи, които генерират изходящи документи.

Документите, подадени в организацията, преминават през:

първична обработка;

предварително разглеждане;

регистрация - запис на идентификационни данни за документ в предписаната форма, фиксиращ факта на неговото създаване, изпращане или получаване. След дефиницията, регистрацията на документ е присвояването на индекс към него и поставянето му върху документа, последвано от записване на данните за документа в регистрационния журнал или регистрационната карта. Целта на регистрацията е да осигури отчитане, контрол и извличане на документи;

преглед на ръководството;

прехвърляне за изпълнение.

Службата за управление на документацията (DOU) следва да приема за обработка само правилно оформени документи, които имат законова сила и са изпратени в пълен размер (ако има приложения). В противен случай представените документи се връщат на автора с подходящо мотивационно писмо, в което се посочват причините за връщането.

Основни изисквания към документацията:

Текстът на документа носи основното смислово съдържание на документа – управленско действие, решение, търговска сделка и др.

Текстове на документи в съответствие с GOST R6.30-2003 „Единни системи за документация. Единна система от организационна и административна документация. Изискванията за документите "са написани само на руски език при изпращането им:

на федерални държавни органи, държавни органи на съставните образувания на Руската федерация;

към предприятия, организации и техни сдружения, които не са под юрисдикцията на този съставен субект на Руската федерация или се намират на територията на други съставни образувания на Руската федерация.

Документите, изпратени до чуждестранни партньори, могат да бъдат съставени на езика на страната, в която се намира кореспондентът, или на английски.

Административни документи:

В административните документи на организацията, издадени на принципите на еднолично управление (заповед, инструкция, заповед), се използва формата на представяне на текста в първо лице единствено число (ПОРЪЧВАМ, ПРЕДЛАГАМ, ЗАДЪЛЖАВАМ, РЕШИМ НЕОБХОДИМО) .

В първата част на административния документ може да се посочи основанието или причината за съставянето на документа. Втората част излага решението на управителя. Ако съдържанието на документа не се нуждае от изясняване, тогава неговият текст съдържа само административната част. Текстът на заповедите в такива случаи започва с думата ПОРЪЧВАМ.

Административната част може да бъде разделена на параграфи, ако изпълнението на поръчката включва няколко изпълнители и извършване на действия от различен характер. Действията на един герой или изпълнител са изброени в един параграф. Клаузите, които включват управленски действия, които имат регулаторен характер, започват с неопределен глагол.

Организационни документи:

Хартата - набор от правила, регулиращи дейността на организациите, отношенията им с други организации и граждани, права и задължения в областта на държавната или икономическата дейност. Хартата е сложен документ, чиято структура и съдържание се определят от самите разработчици.

Правилникът е правен акт, който установява основните правила за организационната дейност на държавните предприятия и институции, както и техните структурни подразделения. Правилата се изготвят предимно при създаване на нови предприятия или институции. Тези документи могат да бъдат както типични, така и индивидуални. Индивидуални правилници за отделни институции, организации, предприятия се съставят на базата на типови. Типичните разпоредби обикновено се одобряват от висшите ръководни органи. Физически лица - ръководители на предприятия, организации, институции.

Длъжностна характеристика - документ, регламентиращ производствените правомощия и задължения на служителя. Длъжностните характеристики се разработват от началника на отдела за неговите непосредствени подчинени. Длъжностните характеристики за длъжности, които са пряко подчинени на него, се одобряват от ръководителя на организацията. За останалите длъжности инструкциите се утвърждават от съответните заместници по функции. Първият екземпляр от длъжностната характеристика за всеки служител се съхранява в отдела за персонал, вторият е на ръководителя на отдела, третият е при служителя.

Разписанието на персонала е документ, осигуряващ длъжностната характеристика и броя на служителите на предприятието, като се посочва ведомостта за заплати. Съдържа списък на структурни поделения, длъжности, информация за броя на щатните единици, длъжностни заплати, надбавки и месечни заплати. Месечната заплата е общата сума, която се предоставя от щатното разписание за плащания на служителите. Штатното разписание е съставено на унифициран формуляр № Т-3, одобрен с постановление на Държавния комитет на Руската федерация по статистика от 06.04.2001 г. № 26. Разписанието на персонала се заверява от главния счетоводител, адвокат, подписва се от ръководителя на отдела за персонал или заместник-ръководителя, одобрен от ръководителя на организацията, чийто подпис е заверен с печата.

Референтни документи:

Протокол - документ, съдържащ запис на хода на обсъждане на въпроси и вземане на решения на заседания, сесии, срещи, конференции, бизнес срещи. Протоколът отразява дейността по съвместно вземане на решения от колегиален орган или група служители. Има два вида протоколи: пълни и кратки. Пълният протокол съдържа запис на всички изказвания на заседанието, кратък - само имената на ораторите и кратък запис на темата на речта. Решението каква форма да се води протоколът на заседанието се взема от ръководителя на колегиалния орган или от ръководителя на организацията.

Меморандум - документ, адресиран до ръководителя на тази или по-висша институция и го информира за текущата ситуация, случилото се явление или факт, за извършената работа, съдържащ заключенията и предложенията на автора. Бележката може да бъде външна и вътрешна. Външна бележка се представя на ръководителя на висша организация, вътрешна - на ръководителя на отдел или организация. Вътрешните меморандуми се създават по инициатива на служителя или по указание на неговия пряк ръководител и са насочени към подобряване на ефективността на организацията. Следователно текстът на бележката е ясно разделен на две части: първата е констативен (описателен), където се излагат настъпилите факти или се описва ситуацията, и втората, където се излагат предложения и искания. Външните меморандуми се изготвят на общата бланка на организацията, вътрешните - на стандартен лист хартия.

Обяснителна бележка - документ, който обяснява съдържанието на отделни разпоредби на основния документ (план, доклад, проект и др.) или обяснява причините за събитие, факт или акт. Обяснителните бележки по отношение на съдържанието могат да бъдат разделени на две групи. Първият включва документи, които най-често придружават основния документ (план, отчет) и обясняват съдържанието на отделни разпоредби на основния документ. Те се съставят на общата бланка на институцията. Втората група се състои от обяснителни бележки за всякакви инциденти, ситуации, действия и поведение на отделните служители. Текстът на такива бележки трябва да бъде убедителен, да съдържа неопровержими доказателства.

Служебните писма са обобщено наименование за голяма група управленски документи с различно съдържание, които служат като средство за комуникация с институции, организации и лица, съобщение за нещо, уведомяване за нещо. Служебните писма се използват за решаване на множество оперативни въпроси, възникващи в управленската дейност, откъдето идва и разнообразието от видове писма: молби, уведомления, покани, искове, промени, уточнения, гаранции, задачи, съобщения, обяснения, напомняния, потвърждения, препоръки, предложения , забележки, искания , изисквания и др.

Акт - документ, съставен от няколко лица и потвърждаващ факти, събития, действия. Актовете се съставят колективно (най-малко двама съставители). Често актовете се съставят от специално създадени комисии, чийто състав е одобрен от административния документ на ръководителя на организацията. Актовете могат да се съставят редовно от постоянни комисии. Основното при съставянето на акт е да се установи действителното състояние на нещата и правилното им отразяване в акта. Актът се съставя въз основа на проекти на протоколи, които се водят по време на работа на комисия или група лица и съдържат фактически данни, количествени показатели и друга информация. След задълбочено проучване на въпроса те започват да съставят акт.

Препратки - документи, съдържащи текстова и (или) таблична информация по конкретен въпрос, за състоянието на нещата, характерни показатели, описание и потвърждение на определени факти и събития. Удостоверенията обикновено се разделят на две групи – с информация за факти и събития от служебен характер и се издават на заинтересовани граждани и институции, удостоверяващи всеки юридически факт. Препратките, отразяващи основните (производствени) дейности на организацията, могат да бъдат външни и вътрешни. Външните сертификати се изготвят за представяне на друга, обикновено организация от по-високо ниво, вътрешните сертификати се изготвят за представяне на ръководството на организацията или за разглеждане от колегиален орган. Външните сертификати се изготвят на общата бланка на организацията, вътрешните сертификати - на стандартен лист хартия с всички необходими данни.

Документи за персонала:

Трудов договор - споразумение между работодателя и служителя, в съответствие с което работодателят се задължава да осигури на служителя работа за определена трудова функция, да осигури условията на труд, предвидени от трудовото законодателство и други нормативни правни актове, съдържащи норми на трудовото право. , колективни трудови договори, споразумения, местни наредби и с този договор своевременно и в пълен размер изплащат заплатите на служителите, като служителят се задължава лично да изпълнява трудовата функция, определена с това споразумение, да спазва вътрешния трудов правилник, който е в сила за този работодател.

Заявление - документ, адресиран до организация или длъжностно лице с искане за работа, уволнение, преместване, отпуск.

Заявлението за работа се съставя под всякаква форма, написано на ръка.

Характеристика е официален документ, издаден от администрацията на институция, организация, предприятие на свой служител в редица ситуации. Характеристиката дава преглед на служебните и социалните дейности на служителя, оценка на неговите бизнес и морални качества. В текста на характеристиката могат да се разграничат логически взаимосвързани компоненти. Първият е личните данни след името на документа, където се посочват името, бащината и фамилията, длъжността, научната степен и званието (ако има такова), годината на раждане, образованието на служителя. Втората част от текста на характеристиката са данни за трудовата дейност (информация за специалността, продължителността на работата в дадено предприятие или организация, повишение, ниво на професионални умения и др.). Третата част е самата характеристика, т.е. оценка на моралните, психологически и бизнес качества на служителя: отношението му към работата, професионалното развитие, поведението в ежедневието.

Четвъртата и последна част съдържа изхода, който посочва целта на характеристиката. Текстът на характеристиката е представен от трето лице.

Паралелно с термина "офис работа" през последните десетилетия се използва терминът поддръжка на управленска документация (DOW). Появата му е свързана с въвеждането на компютърните системи в управлението и тяхното организационно, софтуерно и информационно осигуряване за сближаване с терминологията, използвана в компютърните програми и литературата. В момента термините „офис работа“ и „управленска документация“ са синоними и се използват за обозначаване на една и съща дейност.

Документирането е процесът на създаване и форматиране на документ. Държавният стандарт определя документацията като "запис на информация на различни носители според установените правила". Изучаването на развитието на методите за документиране и носители на информация се занимава с научната дисциплина - деловодство.

Организацията на работата с документи е да се осигури движението на документите в апарата за управление, използването им за справочни цели и съхранение. Терминът се определя от държавния стандарт като "организация на работния процес, съхранение и използване на документи в текущата дейност на институцията".

Федералният закон "За информацията, информатизацията и защитата на информацията" съдържа следното определение на понятието "документ":

Документът е информация, записана на материален носител с подробности, които позволяват да бъде идентифицирана. Същото определение е дадено и в държавния стандарт за термини и дефиниции „Офис работа и архивиране“. За по-пълно описание на понятието "документ" трябва да се разкрие и понятието "реквизит". Всеки документ се състои от редица съставни елементи, които се наричат ​​детайли (име, автор, адресат, текст, дата, подпис и др.).

Различните документи се състоят от различен набор от детайли. Броят на детайлите се определя от целта на създаването на документа, неговата цел, изискванията към съдържанието и формата на този документ. За много документи броят на детайлите е строго ограничен. За редица документи броят и съставът на реквизитите се определят със законодателни и подзаконови актове. Но във всеки случай, както следва от определението, информацията, записана на материален носител, трябва да бъде формализирана чрез вписване на необходимите подробности. Едва тогава става документ.

В документознанието документът се разглежда като резултат от фиксиране (показване) на факти, събития, явления от обективната реалност и човешката умствена дейност по всякакъв удобен начин върху специален материал.

Документите, имащи записана информация, по този начин осигуряват нейното запазване и натрупване, възможност за прехвърляне на друго лице, многократно използване, многократно и многократно връщане към нея във времето. Те засягат различни области на човешката дейност и се делят на текстови и графични, традиционни (ръкописни, машинописни) и машинни медии, научни, технически, лични и официални и др.

Служебните документи са документи, създадени от юридически или физически лица, съставени и заверени по предписания начин. Сред тях специална категория представляват официални (управленски) документи, които се определят от държавния стандарт като официални документи, използвани в текущата дейност на организацията.

Като носители на информация документите действат като незаменим елемент от вътрешната организация на всяка институция, предприятие, всяка фирма, осигурявайки взаимодействието на техните структурни части и отделни служители. Те са основа за вземане на управленски решения, служат като доказателство за тяхното изпълнение и източник за обобщения и анализи, както и материал за справочна и търсеща работа. В управленските дейности документът действа както като предмет на труда, така и като резултат от труда.

За управленските дейности правната сила на документите е изключително важна, тъй като това означава, че документите могат да служат като истинско доказателство за информацията, съдържаща се в тях. Правната сила на официалния документ предполага, че той е задължителен за тези, до които е адресиран, или за кръга от участници в управленски действия (органи на управление, техните структурни подразделения, обществени организации, длъжностни лица и граждани), които се ръководят от документа. и базират дейността си на това или се въздържат от него...

Правната сила на документа е свойство на официален документ, съобщено му от действащото законодателство от компетентността на издаващия орган и установения ред за регистрация. От това определение следва, че управляващият орган или длъжностните лица, издаващи документа, трябва:

да спазва действащото законодателство при изготвянето му;

да публикуват документи само в рамките на своята компетентност;

спазват националните правила за изготвяне и изпълнение на документи, които са в сила към определен момент.

Най-важните юридически данни включват: името на организацията, датата и регистрационния номер на документа, подпис, печат, одобрение и печати за одобрение.

В управленската практика е обичайно документите да се разграничават според степента на тяхната автентичност на груби, празни, оригинали, копия.

Проектодокумент, написан на ръка, напечатан или отпечатан от компютър, отразява работата на автора върху неговото съдържание. Може да съдържа само текст и да няма правно действие.

Бялата книга е ръкописен или машинописен документ, чийто текст е копиран от чернова на документ или написан без петна и корекции.

Документ, съдържащ информация, потвърждаваща неговата автентичност (за автора, времето и мястото на създаване), се счита за автентичен. Оригиналът на официален документ е първото (или еднократно) копие на документ, който има юридическа сила.

Копие на документ е документ, който напълно възпроизвежда информацията на оригиналния документ и всички негови външни характеристики или част от тях. Копие на документа може да бъде по факс или безплатно. Факсимилното копие възпроизвежда изцяло съдържанието на документа и всички негови външни характеристики (подробностите, съдържащи се в оригинала, включително подписа и печата) или част от тях, особено тяхното местоположение. Безплатното копие съдържа всички подробности за документа, но не е задължително да повтаря формата му.

Документационна система е съвкупност от документи, свързани помежду си според характеристиките на произход, предназначение, вид, сфера на дейност, единни изисквания за тяхното регистриране.

Освен общите за всички институции и предприятия функционални системи за документация съществуват и отраслови системи, които се използват при документиране на съответните дейности и отразяват тяхната специфика. Това са например документационни системи за здравеопазване, образование (общо и специално), нотариална, съдебна и др. Организационната и административната документация е тясно свързана както с браншовите, така и с функционалните системи. От една страна, той предоставя правна основа за други системи, а от друга, отразява въпросите на лидерството, контрола, планирането, счетоводството, отчитането и т.н.

Основната посока за подобряване на документацията е унификация и стандартизация.

Стандартизацията е процесът на установяване и прилагане на стандарти, които се разбират като „извадка, стандарт, модел, взети като изходни за сравнение с други подобни обекти“. Стандартът като нормативен и технически документ установява набор от норми, правила, изисквания към обекта на стандартизация и се одобрява от компетентния орган. В Русия дейностите по стандартизация се координират от държавни органи по стандартизация.

Стандартизацията е сложен процес. Включва елементи като типизация, унификация, агрегиране. Типичен текст е примерен текст, въз основа на който впоследствие се създават текстове с подобно съдържание.

Унификация означава „привеждане на нещо в единна система, форма, еднообразие“. Според официалната дефиниция унификацията е изборът на оптимален брой разновидности на продукти, процеси и услуги, стойностите на техните параметри и размери. Въз основа на това следва, че първо, в процеса на обединяване трябва да се извърши рационално намаляване на елементите от първоначалния набор от обекти (например формуляри или видове документи, техните индикатори и детайли). И второ, обединението непременно води до установяване на оптимална (за известно доста дълго време) еднаквост във всяка област на дейност, включително документация. Управленските документи, използвани в голямо разнообразие от области и органи на управление, трябва да бъдат изготвени по еднакъв начин. Това ви позволява да включите документи в единна система за офис работа за страната, допринася за тяхната бърза обработка и изпълнение, намалява времето, прекарано за работа с документи не само на офис персонала, но и на всички служители на управленския апарат - от мениджъри към обикновени служители. По този начин унификацията ви позволява да рационализирате формирането на документи и по този начин да намалите обема на работния поток.

Единна документационна система (USD) е документационна система, създадена по единни правила и изисквания, съдържаща необходимата информация за управление в определена сфера на дейност.

Преките разработчици на конкретни форми на документи и документационни системи са министерства (ведомства), които координират определена сфера на дейност. Те одобряват и унифицирани форми на документи. По този начин Министерството на финансите отговаря за счетоводните документи, Министерството на здравеопазването на Руската федерация отговаря за медицинските документи, Държавният комитет на Руската федерация по статистика отговаря за формите на първична счетоводна и статистическа документация, а Федералният Архивът на Руската федерация отговаря за системата на организационна и административна документация.

Национални унифицирани форми на документи се разработват, като се отчита възможността за тяхната компютърна обработка. Те са задължителни за използване във всички институции, организации и предприятия, независимо от тяхното подчинение и форма на собственост.

Също така, за да се рационализира и опрости работата с документи, се въвеждат електронни офис системи. Офисната система е софтуерна среда, фокусирана върху съвместното, координирано използване на електронни методи за обработка, съхранение и предаване на информация. Електронното управление на документи намалява информационните потоци до оптимален минимум, опростява и намалява разходите за събиране, обработка и прехвърляне на информация с помощта на най-новите технологии за автоматизиране на тези процеси.

Определяне на сроковете за съхранение на делата. Сроковете за съхранение са установени, за да се гарантира безопасността на ценните документи. Сроковете на съхранение са важна основа за групиране на документи в дела, тъй като документи с постоянен срок на съхранение, срокове на съхранение до 10 години и над 10 години не могат да се поберат в един файл.

Сроковете за съхранение се определят според списъците с документи, посочващи сроковете на съхранение или чрез експертни съвети от водещите специалисти на организацията.

Сроковете за съхранение на документите - постоянни или временни (една, три, пет, десет, 15 години и др.) - се определят в зависимост от значимостта на документите. Ако досието съдържа документи за временно съхранение с различна стойност и следователно с различни срокове на съхранение, срокът на съхранение на целия файл се установява за най-ценните документи, т.е. Повече ▼. Например, ако файлът съдържа документи с периоди на съхранение от една година, три години и пет години, целият файл се съхранява за пет години.

Срокът за съхранение се изчислява от 1 януари на годината, следваща годината на приключване на случая. Например срокът на годност: случай, завършен чрез работа в офис през 1998 г., се изчислява от 1 януари 1999 г.

Всички случаи на постоянно, временно (над 10 години) съхранение и персонал се прехвърлят в архива на организацията. Прехвърлянето на дела се извършва само според описите и в съответствие с графика, изготвен от ръководителя на архива, съгласуван с ръководителите на структурни подразделения и одобрен от ръководителя на организацията. Заедно с делата в архива се прехвърлят регистрационните и контролните дела на деловодната служба. Заглавието на всеки файл трябва да бъде включено в инвентара.

Случаите на временно (до 10 години) съхранение в архива на организацията, като правило, не се прехвърлят.

Организационни форми на деловодство

Офисната дейност в институции, организации, предприятия има 3 основни организационни системи: централизирана, децентрализирана и смесена.

Изборът на системата за офис работа зависи от естеството на дейността, функциите, организационната структура на институцията и обема на работния процес.

При централизирана система всички операции, свързани с управленската документация, са концентрирани на едно място, в услуга на предучилищна образователна институция, която е унифицирана за цялата институция или при секретаря. Предимствата на тази форма на офис работа се крият в освобождаването на основните структурни подразделения от спомагателни операции с документи, подобряване на качеството на тяхната обработка. Централизираната форма на деловодство се използва най-често в институции, които са малки по обем на работа с документи.

С децентрализирана система за организиране на деловодството всички видове работа с документи се извършват директно в структурните подразделения на институцията.

При смесена система за организиране на деловодството някои операции (получаване, изпращане на кореспонденция) се извършват от предучилищното образователно заведение, докато други (регистрация, изпълнение и подготовка на документи, формиране на дела) се извършват както в предучилищното образователно заведение. институция и в други структурни поделения. Смесената форма на организация на деловодството обикновено се използва в големи подразделения със значително количество обработена документация. Тя ви позволява напълно да механизирате работата с документи, да използвате по-ефективно техническите средства, предназначени за тези цели.

Услуги за управление на документацията

Документационната поддръжка на управлението в организацията се извършва от специална служба, действаща като структурно звено, подчинено директно на ръководителя на организацията. В зависимост от обема на работния процес и типичните структури може да има следните предучилищни образователни институции: управление на бизнеса, общ отдел, офис, административен отдел и др.

частуправлението на бизнеса включва: канцеларията (правителствено бюро за кореспонденция, експедиция, бюро за пишеща машина, копирно и размножително бюро), инспекция на ръководителя, секретариат (приемна, главен секретариат, секретариати на заместник-ръководители, секретариат на съвета, протоколно бюро), отдел за подобряване на работата с документи, ведомствени писма (жалби), централен архив.

частКанцеларията включва подразделения за счетоводство и регистрация, контрол, усъвършенстване на работата с документи, разглеждане на писма и жалби, секретариат, експедиция, машинописно и стенографско бюро, копирно-размножително бюро, архив.

Общият отдел включва кабинет, контролна група, група за подобряване на работата с документи, група писма (жалби), копирно-размножителна служба, машинописно и стенографско бюро, архив.

В организации, които нямат предучилищна образователна институция, нейните функции се изпълняват от секретаря на ръководителя или специално назначен служител.

Структурата и персоналът на предучилищното образователно заведение се установяват в съответствие с правилника за него и в зависимост от обема на работния процес и функциите, възложени на тази услуга. Работата на предучилищното образователно заведение се регламентира с наредбата за тази услуга, а дейността на служителите на предучилищното образователно заведение се урежда с длъжностни характеристики. Те се разработват от ръководителя на службата и се одобряват от ръководителя на организацията.

Службата на предучилищната образователна институция изпълнява следните основни функции: въвеждане на държавни стандарти и разработки за подобряване на документацията; разработване и внедряване на рационални форми на документи и организация на работа с документи, като се отчитат ведомствените специфики; контрол за спазване на стандартите за документи; изпращане на обработка и доставка на документи до изпълнители; регистрация на документи и счетоводно-справочна работа; контрол върху изпълнението на документи; образуване, регистриране, съхраняване на делата и издаването им за ползване; регистрация, публикуване и разпространение на документи; машинописно производство, копиране и размножаване на документи; организационно и методическо ръководство, контрол върху работата с документи в структурните подразделения на организацията.

Основните задачи, решавани в процеса на управление на корпоративната документация са:

• Организация на рационалния документооборот,
• Контрол върху изпълнението на документите,
• Оперативно съхранение на документи,
• · Архивно съхранение на документи.

Крайната цел на дейностите по управление на записи е

създаване на условия, които осигуряват ефективна обработка на документирана информация в рамките на срока поради съдържанието на дейността на предприятието и с най-ниски материални разходи.

Отговорност на ръководителите за организацията и провеждането на деловодството

Член 25 от Закона „За Националния архивен фонд и архиви в Република Беларус“ установява, че републиканските и местните органи на управление създават подходящи условия за документална подкрепа за управлението на своите офиси, в подчинени предприятия, институции и организации, предприемат мерки за подобряване на техническото оборудване на офис работата, нейната ефективност и икономичност.

Държавните органи, както и предприятията, учрежденията и организациите, независимо от тяхната форма на собственост, са длъжни да спазват нормите и изискванията за реда за работа с документи, тяхната обработка, движение и съхранение. Ръководителите на държавни органи, предприятия, учреждения и организации носят персонална отговорност за състоянието на деловодството в определените им области на работа. Отговорността за организиране на деловодството, спазване на установените правила и процедури за работа с документи в структурните поделения и в институциите като цяло е на техните ръководители, които определят отговорните за воденето на производството. Отговорникът по деловодството информира ръководството за състоянието на неговото изпълнение, изготвя и предава документацията във ведомствения архив, запознава служителите с нормативните и методически документи за деловодство (срещу подпис).

Служителите носят лична отговорност за изпълнението на изискванията на инструкциите за работа в офиса, безопасността на техните официални документи. Загубата им се докладва незабавно на ръководителя на структурното звено.

Кодексът на Република Беларус за административните нарушения (членове 89 1, 89 2, 89 3, 89 4, 224 12) предвижда отговорност за следните видове нарушения на организацията и провеждането на деловодството:

• · Загуба или незаконно унищожаване на документи за постоянно или дългосрочно съхранение, причинявайки им непоправими щети - предупреждение или налагане на глоба в размер от пет до двадесет базови единици;
• · Разпределяне на помещения за поставяне на документи в нарушение на установените от закона норми, изземване на помещения от архиви и използването им за други цели, отказ за предаване на документи за държавно съхранение в случаи, установени със закон - предупреждение или глоба в размер от петнадесет до двадесет основни единици;
• · Неспазване на държавните стандарти при изпълнение на документи, неспазване на изискванията за процедурата за работа с документи, тяхната обработка, движение и съхранение - глоба в размер от петнадесет до двадесет основни единици;
• · Незаконен отказ на длъжностно лице да има достъп до архивен документ – предупреждение или глоба в размер от пет до двадесет базови величини.

Разглеждането на дела за административни нарушения и налагането на тези административни наказания от името на Държавния инспекторат по архивите и деловодството имат право:

• · Главен държавен инспектор по архивите и деловодството на Република Беларус и неговият заместник;
• · Държавен инспектор по архиви и деловодство на Република Беларус;
• · Държавни инспектори по архиви и деловодство на Република Беларус по региони и град Минск.