Šta je uključeno u kancelarijski rad. Šta je papirologija i tok posla? Kreiranje dokumenta za jedan-dva-tri

Pre ili kasnije, nakon početka svojih aktivnosti, svako preduzeće se suočava sa potrebom da organizuje rad sa dokumentima, koji su osnovni alat za upravljanje, jer se uz njihovu pomoć vrši prenos smernica i donose odluke menadžmenta. saopšteno određenom izvođaču. Sistem kancelarijskog rada u preduzeću je osmišljen tako da obezbedi standardizaciju i ujednačenost dokumentacije, organizuje njeno računovodstvo i čuvanje kako bi se olakšao rad sa poslovnom dokumentacijom. Funkcije sistema kancelarijskog rada uključuju:

Kompetentna organizacija toka posla, osiguravajući brz prijenos dokumenata najkraćim putem uz minimalnu potrošnju vremena, omogućavajući vam kontrolu prolaska bilo kojeg dokumenta i njegovo izvršenje na vrijeme;
- automatizovan sistem za registraciju i računovodstvo sve ulazne, izlazne i interne dokumentacije;
- arhiviranje dokumenata, koje omogućava njihovo sistematizovanje prema formalnim kriterijumima i formiranje u predmete;
- kreiranje nomenklature predmeta - sistem šifara prema listama zaglavlja predmeta, olakšavajući njihovu sistematizaciju i određivanje perioda čuvanja arhiva utvrđenih zakonskim ili industrijskim propisima.

Ako se implementiraju sve ove funkcije rada sa protokom dokumenata u preduzeću, možemo reći da je sistem kancelarijskog rada debagovan i radi kako je potrebno.

Organizacioni i pravni aspekti

Svaki dokument koji sadrži podatke o preduzeću smatra se poslovnim papirom i stoga se za njega utvrđuju pravne posledice, tj. ovaj dokument se već može prezentirati na sudu prilikom rješavanja nastalih sukoba i kontradikcija. Dakle, obavljanje kancelarijskog rada treba da se obavlja na osnovu regulatornih dokumenata - posebno izrađenih uputstava, verifikovanih od strane pravne službe i odobrenih od strane rukovodioca preduzeća. Ovo nije samo priručnik, već i obavezan dokument, tako da svi zainteresovani moraju biti upoznati sa njim uz potpis.

Obrasci dokumenata, u skladu sa kojima preduzeće obavlja svoju delatnost, moraju biti standardizovani. Sastav detalja koji se moraju navesti na obrascima određen je u skladu sa GOST R 6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju". Isti standard utvrđuje i zahtjeve za izradu poslovnih i administrativnih dokumenata.

Uspeh svakog preduzeća leži u njegovoj kompetentnoj organizaciji. I menadžment i ostali zaposleni moraju znati šta je kancelarijski posao. Koje su njegove karakteristike i koji se dokumenti smatraju važnim u aktivnostima organizacije?

Koncept

Šta je kancelarijski posao? Svaka kompanija, bez obzira na oblik vlasništva, radi na osnovu raznih hartija od vrijednosti. To su naredbe, pisma, protokoli. Oni su klasifikovani kao organizacioni i administrativni dokumenti. Kancelarijski posao naziva se rad na izradi papira, koji se obavlja prema općeprihvaćenim standardima.

Obično preduzeća imaju posebne zaposlene koji rade u ovoj oblasti za ovo. U malim organizacijama, dužnosti sekretara mogu biti za svakog zaposlenog. Ako dešifrujete suštinu koncepta (šta je uredski rad), tada će vam biti jasno porijeklo pojma. Ovo je očuvanje službenih informacija na materijalnom mediju.

U ovom procesu se kreira organizacioni i administrativni dokument, zahvaljujući kojem su jasne dalje radnje. Sama riječ "kancelarijski rad" pojavila se davno, ali je tek od sredine 20. vijeka postala zvanična.

Osnove

Postoji osnovna papirologija i papirologija za početnike. Zahvaljujući njima, moći će se naučiti kako organizirati pravno lice svih vrsta. Ovo je složen proces u koji su uključeni svi zaposleni u odjelu. U jednom odjeljenju se popunjavaju i sastavljaju papiri, au drugom se prati njihovo kretanje.

Sada postoji jedinstveni državni sistem kancelarijskog rada, u kojem su naznačene sve norme za vođenje ove oblasti. Važno je kontrolisati sve faze kroz koje dokumenti treba da prođu. Koristi se i državni standard koji navodi pravila za obavljanje takvog posla.

Za ujednačavanje popunjavanja papira potrebne su osnove kancelarijskog rada i toka rada za početnike. Ovo je potrebno kako bi se osigurala uporedivost informacija u jednoj zemlji iu međunarodnoj sferi. Zahvaljujući standardizaciji i unificiranju, moći će se ne trošiti puno vremena na izvještaje, jer je procedura upoznavanja sa radovima pojednostavljena. Primjer je obrazac s rekvizitima. Razvijeni su za pojedinačnu instituciju, državu ili za nekoliko država. Obrasci svjedoče o odgovornosti firme. Prije masovnog štampanja potrebno je provjeriti ispravnost pravopisa podataka.

Protok dokumenata podrazumijeva obaveznu registraciju papira koji su potrebni u proizvodnim aktivnostima. Pismenost zaposlenika povezana je s pravilnom distribucijom dokumenata, njihovom registracijom i grupiranjem. Sada se održavaju razni seminari na kojima se govori o tehnikama i tajnama ove profesije. Tražena oblast je rad u HR uredu, jer ova oblast uključuje rad sa velikom količinom dokumenata.

Ovo područje zahtijeva kompetentne stručnjake. Pored osnovnog obrazovanja, moraju redovno da usavršavaju svoje kvalifikacije, prolaze sertifikaciju. Zaposleni takođe treba da rade u oblasti analitike. Zaposleni kreiraju lične dosijee osoblja, dopunjuju i pojašnjavaju podatke.

Njihova važna funkcija je kontrola usklađenosti hartija od vrijednosti sa zakonskim normama. Stručnjaci moraju blagovremeno poslati zastarjelu dokumentaciju u arhivu, gdje se čuvaju na propisani period, obično najmanje 5 godina. Odgovornosti obuhvataju popunjavanje upitnika koji se koriste za zapošljavanje, pripremu pitanja neophodnih za organizaciju intervjua.

Kancelarijski rad i tok dokumenata

U svakom preduzeću možete čuti riječi kao što su "kancelarijski rad" i "tok rada". Šta je to? Na ovom poslu su angažovani sekretari, arhivisti, službenici kadrovske službe. Snimanje se naziva fiksiranje informacija, proizvodnja papirnih i elektronskih dokumenata.

Na njemu se razvija radni tok. Ovaj koncept se naziva kretanjem narudžbe, pismom od njegovog kreiranja do izvršenja. Radovi se mogu poslati u arhiv ili uništiti. Na mjestu njihovog nastanka, tok rada je eksterni i interni. Izvor određuje put naredbe, uputstva, pisma.

Faze

Upravljanje evidencijom i upravljanje dokumentima zasniva se na vlastitim pravilima. Moraju se poštovati kako bi aktivnosti kompanije bile legalne. Interni radni tok se odvija na osnovu sljedećih faza:

Izrada nacrta dokumenta.
Koordinacija.
Potpisivanje projekta.
Dodjela datuma i broja.
Registracija i izvršenje.
Komunikacija informacija izvođačima i kontrola.
Usklađenost sa receptima.
Registracija i skladištenje.
Uništavanje ili prenošenje u arhivu.

U pogledu faza, eksterni radni tok je skoro isti, ali malo drugačiji. Radovi se prenose organizaciji izvana. Izdaju ih više i niže kompanije, filijale, organi vlasti, sudovi i građani. Moraju biti registrovani, što potvrđuje njihovu kontrolu. Nakon toga slijedi upoznavanje sa njima i izvođenje. Ako je potrebno, generira se odgovor. Na kraju se rad šalje u arhiv ili uništava.

Vrste

Postoje i druge vrste toka dokumenata:

Uzlazno - od zaposlenih do šefova.
Odozgo prema dolje - od menadžera do osoblja.
Horizontalno - sa jednakim pozicijama.

Kretanje radova se evidentira u posebnim časopisima. Mogu se izdavati u različitim oblicima, ali sada je najpopularnije elektronsko upravljanje dokumentima.

Parnica

Šta je sudski postupak? Sudski predmet predstavlja drugačiji spisak dokumenata i materijalnih dokaza. Zahvaljujući pravilnom skladištenju i kretanju, sistem za sprovođenje zakona funkcioniše u skladu sa zakonom.

Sudski postupci nisu dobrovoljni u poređenju sa organizacionim. Vode ga ovlašćena lica i njihov rad se nadgleda. Takođe ima faze, uključujući uništavanje papira.

Posao sekretara

Mnogi zaposleni ne poznaju osnove kancelarijskog rada i toka posla. Ali sekretar ima profesionalne dužnosti. Ovi radnici obavljaju glavnu djelatnost na dokumentacionoj podršci menadžmenta.

Po obliku i radu institucija je:

Centralizovano - sekretari se nalaze u jednom odeljenju i podređeni su višem specijalisti.
Decentralizovano – zaposleni su raspoređeni po divizijama kompanije, stoga su podređeni svojim šefovima.
Miješano.

Principi toka dokumenata u ustanovi utvrđuju se formom sekretarijata. Ovi zaposleni su odgovorni za papirologiju.

Instrukcije

Osnove kancelarijskog rada utvrđuju da svako preduzeće mora imati normativni akt koji reguliše kretanje dokumentacije. Interni propis preduzeća, zasnovan na nalogu menadžmenta, naziva se instrukcija o papirologiji.

Rad ima neograničeno važenje. Ukazuje na porijeklo dokumenta, navodi pozicije čiji su potpisi službeni. Uputstvo uključuje uzorke dizajna, obrasce, obrasce.

Evidencije

Osnove kancelarijskog rada i toka rada u preduzeću omogućavaju vam da pravilno obavljate ovu aktivnost. U malim firmama ovaj posao obično obavljaju zaposleni ili menadžer. Ako se takva dužnost ne smatra direktnom za zaposlenog i nije navedena u ugovoru o radu, tada se mora izdati nalog za dodavanje takvih funkcija. Dokument mora opisati dužnosti, odgovornosti i naknade.

Principi upravljanja ljudskim resursima

Ako institucija zapošljava najmanje jednog zaposlenika, tada morate izraditi radne dokumente. Upravljanje osobljem se naziva osiguranjem kretanja službenih dokumenata vezanih za aktivnosti ljudi. Odgovornosti obavljaju zaposleni u kadrovskoj službi. Prihvataju, obrađuju i čuvaju papire.

Njihova je odgovornost da obrađuju lične podatke koji se smatraju povjerljivim. U kadrovskom toku rada važna je tajnost i poštovanje pravila čuvanja papira. Osnove kancelarijskog rada omogućavaju vam da efikasno prilagodite rad ljudi u kompaniji.

Iako se digitalne tehnologije sada aktivno razvijaju, većina organizacija praktično ne primjenjuje optimizaciju toka posla. Ovo uključuje korištenje papirne korespondencije i redovnih časopisa. Razlog za to je nevoljkost za inovacije i nedostatak novca. Ali menadžment mora uzeti u obzir da optimizacija uz malu investiciju omogućava postizanje značajnog ekonomskog efekta.

Dakle, sada znate osnove papirologije. Nadamo se da su vam ove informacije bile korisne.

UVOD

U savremenom svijetu, okruženi smo velikim brojem informacija. U ovom beskrajnom toku, postalo je teško shvatiti šta je pouzdano, a šta lažno. I u cijelom svijetu pokušavaju da to dovedu u red.

Najvažnije je imati jasno razumijevanje službenih dokumenata. Uostalom, zahvaljujući njima možemo komunicirati jedni s drugima bez stvaranja nesuglasica. Glavni dokument koji utvrđuje proceduru i pravila za razmjenu informacija je Ustav Ruske Federacije.

Svaka vrsta djelatnosti mora biti regulirana. Svaka organizacija ima svoj skup dokumenata, ali da bi se osigurala slobodna interakcija sa državnom strukturom i drugim preduzećima, oni moraju biti opšte priznati. Za to se stvaraju jedinstvene norme, standardi i pravila za registraciju, sadržana na nivou državnog sistema.

Brzina dobijanja informacija potrebnih za donošenje odluke zavisi od tačne i ispravne obrade dokumenta. Kasna obrada dokumenata, posebno finansijskih, može dovesti do negativnih ekonomskih posljedica.

Uz brz rast obima informacija, organizacije moraju razviti racionalnu organizaciju toka posla.

Svrha nastavnog rada je izrada osnovnih upravljačkih dokumenata autotransportne organizacije.

TEORIJSKE OSNOVE DOKUMENTACIJE I POSLOVNE PROIZVODNJE ORGANIZACIJE

Kancelarijski rad je pun ciklus obrade i kretanja dokumenata od trenutka njihovog kreiranja (ili prijema) do završetka izvršenja i slanja. Dokumenti uređuju proizvodne odnose kako unutar preduzeća tako i sa drugim organizacijama, a često služe i kao pisani dokaz u slučaju imovinskih, radnih i drugih sporova.

Kancelarijski rad je grana delatnosti koja obezbeđuje izradu službenih dokumenata i organizaciju rada sa njima. U Ruskoj Federaciji ova aktivnost je regulisana GOST R 51141-98 „Kancelarski rad i arhiviranje. Uslovi i definicije"

Promet dokumenata je važna karika u organizaciji kancelarijskog rada u organizaciji, jer određuje ne samo instancu kretanja dokumenata, već i brzinu kretanja dokumenata. U kancelarijskom radu, protok dokumenata se smatra informatičkom podrškom za rad upravljačkog aparata, njegovu dokumentaciju, skladištenje i korištenje prethodno kreiranih dokumenata.

Protok dokumenata je aktivnost organizovanja kretanja dokumenata u preduzeću od trenutka njihovog stvaranja ili prijema do završetka izvršenja: slanje iz organizacije i (ili) slanje u arhiv.

Glavna pravila za organizaciju toka dokumenata su:

brzo prolazak dokumenta, uz što manje vremena;

maksimalno smanjenje slučajeva prolaska dokumenta (svako pomicanje dokumenta mora biti opravdano, potrebno je isključiti ili ograničiti vraćanje dokumenata);

redosled prolaska i proces obrade glavnih vrsta dokumenata treba da budu ujednačeni.

Poštivanje ovih pravila omogućava implementaciju osnovnog organizacionog principa kancelarijskog rada - mogućnost centralnog obavljanja homogenih tehnoloških operacija. Osnova strukture svakog toka dokumenata je dokument. Svi dokumenti (tradicionalni na papiru i na magnetnim nosačima) u kompleksu moraju biti usklađeni uz poštovanje pravila o posebnostima prezentiranja informacija na svakom od nosača.

Postupak donošenja dokumenata i organizaciju svih poslova pri radu sa njima treba urediti uputstvom za kancelarijski rad u organizaciji (ustanovi) i tabelom jedinstvenih oblika dokumenata. Odvojite centralizovani radni tok i radni tok na nivou strukturne jedinice. Centralizirani tok dokumenata uključuje svu dokumentaciju koja podliježe centraliziranoj registraciji. Dokumenti evidentirani samo u strukturnim odjeljenjima čine tok dokumenata na nivou strukturnog odjeljenja. Centralizovani radni tok po pravilu predstavlja organizaciona i administrativna dokumentacija. U velikim organizacijama postoji posebna strukturna jedinica čiji zadaci uključuju obezbjeđivanje centralizovanog toka dokumenata. Strukturna jedinica se može nazvati drugačije: upravljanje poslovanjem, kancelarija, opšti odjel itd. U organizacijama u kojima obim centraliziranog toka posla nije toliko velik da se njime bavi samostalna jedinica, funkcije njegovog održavanja mogu se dodijeliti sekretaru čelnika organizacije.

Postoje tri glavne vrste dokumenata koji čine centralizovani radni tok:

dolazni - službeni dokumenti primljeni od strane institucije. Većina dolaznih dokumenata bi trebala proizvesti odgovarajuće odlazne, na vrijeme. Rokovi se mogu utvrditi podzakonskim aktima kojima se propisuje određeno vrijeme odgovora na odgovarajući ulazni dokument, ili se mogu naznačiti direktno u ulaznom dokumentu;

odlazni - službeni dokumenti koji se šalju iz institucije. Većina odlaznih dokumenata je odgovor organizacije na dolazne dokumente. Neki od izlaznih dokumenata pripremaju se na osnovu internih dokumenata organizacije. Mali broj odlaznih dokumenata može zahtijevati ulazna dokumenta (na primjer, zahtjevi drugim organizacijama);

interni - službeni dokumenti kreirani u organizaciji i ne prelaze njene granice. Ovi dokumenti služe za organizovanje rada institucije (organizacije), budući da omogućavaju ciljano rješavanje upravljačkih zadataka unutar jedne organizacije. Interni dokumenti obuhvataju organizacione i pravne, organizacione i administrativne dokumente. Samostalne grupe internog toka rada sastavljaju protokole i akte, plansku i izvještajnu dokumentaciju, dokumentaciju o računovodstvu materijalnih i novčanih sredstava, opremu, internu službenu korespondenciju (izvještaji, obrazloženje), kadrovske i dr. Kroz ured ne prolaze svi interni dokumenti, već samo korespondencija najvećih strukturnih odjela organizacije (posebno ako su geografski odvojeni) i nalozi šefa organizacije. Kroz kancelariju prolaze i interni dokumenti koji generišu izlazne dokumente.

Dokumenti koji se dostavljaju organizaciji prolaze kroz:

primarna obrada;

preliminarno razmatranje;

registracija - evidencija vjerodajnica o dokumentu u propisanoj formi, u kojoj se fiksira činjenica njegovog nastanka, slanja ili prijema. Prema definiciji, registracija dokumenta je dodeljivanje indeksa njemu i stavljanje istog na dokument, nakon čega sledi upis podataka o dokumentu u registarski dnevnik ili registarsku karticu. Svrha registracije je osiguranje računovodstva, kontrole i preuzimanja dokumenata;

pregled menadžmenta;

prijenos na izvršenje.

Služba za upravljanje dokumentacijom (DOU) treba da prihvati u obradu samo ispravno sastavljene dokumente koji imaju pravnu snagu i koji su poslani u cijelosti (ukoliko postoje prilozi). U suprotnom, dostavljeni dokumenti se vraćaju autoru sa odgovarajućim propratnim pismom u kojem se navode razlozi za vraćanje.

Osnovni uslovi za papirologiju:

Tekst dokumenta nosi glavni semantički sadržaj dokumenta - radnju upravljanja, odluku, komercijalnu transakciju itd.

Tekstovi dokumenata u skladu sa GOST R6.30-2003 „Jedinstveni sistemi dokumentacije. Jedinstveni sistem organizacione i administrativne dokumentacije. Zahtjevi za papirologiju "napisani su samo na ruskom prilikom slanja:

organima savezne vlade, državnim organima konstitutivnih entiteta Ruske Federacije;

preduzećima, organizacijama i njihovim udruženjima koja nisu pod jurisdikcijom ovog sastavnog entiteta Ruske Federacije ili se nalaze na teritoriji drugih konstitutivnih entiteta Ruske Federacije.

Dokumenti koji se šalju stranim partnerima mogu se sastaviti na jeziku zemlje u kojoj se korespondent nalazi, ili na engleskom jeziku.

Administrativni dokumenti:

U administrativnim dokumentima organizacije, izdatim po principima jednočlanog upravljanja (naredba, instrukcija, naredba), koristi se oblik izlaganja teksta u prvom licu jednine (NARUČUJEM, PREDLAŽEM, OBAVEZUJEM, ODLUČUJEM POTREBNO) .

U prvom dijelu upravnog dokumenta može se navesti osnov ili razlog za sastavljanje dokumenta. Drugi dio iznosi odluku menadžera. Ako sadržaj dokumenta ne treba pojašnjavati, onda njegov tekst sadrži samo administrativni dio. Tekst naredbi u takvim slučajevima počinje riječju NARUČUJEM.

Upravni dio se može podijeliti na stavove ako je u izvršenju naloga uključeno više izvršitelja i izvršenje radnji različite prirode. Radnje jednog lika ili izvođača su navedene u jednom pasusu. Rečenice koje uključuju upravljačke radnje koje su regulatorne prirode počinju neodređenim glagolom.

Organizacioni dokumenti:

Povelja - skup pravila kojima se uređuju aktivnosti organizacija, njihov odnos sa drugim organizacijama i građanima, prava i obaveze u oblasti državne ili ekonomske djelatnosti. Povelja je složen dokument, čiju strukturu i sadržaj određuju sami programeri.

Propis je pravni akt kojim se utvrđuju osnovna pravila za organizacionu delatnost državnih preduzeća i ustanova, kao i njihove strukturne podele. Propisi se izrađuju prvenstveno prilikom osnivanja novih preduzeća ili institucija. Ovi dokumenti mogu biti tipični i pojedinačni. Pojedinačni propisi za pojedine ustanove, organizacije, preduzeća izrađuju se na osnovu tipičnih. Tipične propise obično odobravaju najviša upravna tijela. Pojedinac - rukovodioci preduzeća, organizacija, ustanova.

Opis posla - dokument koji reguliše proizvodna ovlašćenja i dužnosti zaposlenog. Opis poslova izrađuje šef odjela za svoje neposredno podređene. Opis poslova za pozicije koje su mu direktno podređene odobrava rukovodilac organizacije. Za ostala radna mjesta uputstva odobravaju odgovarajući zamjenici po funkciji. Prvi primjerak opisa poslova za svakog zaposlenog čuva se u kadrovskoj službi, drugi je na čelu odjeljenja, treći je kod zaposlenog.

Kadrovska tabela je dokument kojim se osigurava opis poslova i broj zaposlenih u preduzeću, sa naznakom platnog spiska. Sadrži spisak strukturnih odjeljenja, pozicija, podatke o broju jedinica osoblja, službene plate, naknade i mjesečne plate. Mjesečni platni spisak je ukupna gotovina koja je predviđena kadrovskim rasporedom za isplate zaposlenima. Tabela osoblja je sastavljena na jedinstvenom obrascu br. T-3, odobrenom dekretom Državnog komiteta Ruske Federacije za statistiku od 06.04.2001. br. 26. Kadrovsku tabelu ovjerava glavni računovođa, pravnik, potpisuje šef kadrovske službe ili zamjenik šefa, a odobrava rukovodilac organizacije, čiji je potpis ovjeren pečatom.

Referentni dokumenti:

Zapisnik - dokument koji sadrži zapisnik o toku rasprave o pitanjima i odlučivanju na sastancima, sednicama, sastancima, konferencijama, poslovnim sastancima. Protokol odražava aktivnost zajedničkog odlučivanja kolegijalnog organa ili grupe zaposlenih. Postoje dvije vrste protokola: potpuni i kratki. Potpuni protokol sadrži zapis svih govora na skupu, kratak - samo imena govornika i kratak zapis o temi govora. Odluku o obliku zapisnika na sjednici donosi starješina kolegijalnog organa ili rukovodilac organizacije.

Memorandum - dokument upućen rukovodiocu ove ili više institucije i koji ga obavještava o trenutnoj situaciji, pojavi ili činjenici koja se dogodila, o obavljenom poslu, koji sadrži zaključke i prijedloge autora. Memorandum može biti eksterni i interni. Eksterni dopis se dostavlja rukovodiocu više organizacije, interni - šefu odjela ili organizacije. Interni memorandumi se kreiraju na inicijativu zaposlenog ili po nalogu njegovog neposrednog rukovodioca i imaju za cilj poboljšanje efikasnosti organizacije. Stoga je tekst dopisa jasno podijeljen na dva dijela: prvi je konstatativni (opisni), gdje se navode činjenice koje su se desile ili opisuje stanje, i drugi, gdje se iznose prijedlozi i zahtjevi. Eksterni memorandumi se sastavljaju na opštem memorandumu organizacije, interni - na standardnom listu papira.

Obrazloženje - dokument koji objašnjava sadržaj pojedinih odredbi glavnog dokumenta (plan, izvještaj, projekat, itd.) ili objašnjava razloge događaja, činjenice ili djela. Objašnjenja u pogledu sadržaja mogu se podijeliti u dvije grupe. Prvi obuhvata dokumente koji najčešće prate glavni dokument (plan, izvještaj) i objašnjavaju sadržaj pojedinih odredbi glavnog dokumenta. Sastavljaju se na opštem memorandumu ustanove. Drugu grupu čine napomene o svim incidentima, situacijama, radnjama i ponašanju pojedinih zaposlenih. Tekst takvih bilješki mora biti uvjerljiv, sadržavati nepobitne dokaze.

Servisna pisma su generalizovani naziv za veliku grupu upravljačkih dokumenata različitog sadržaja, koji služe kao sredstvo komunikacije sa institucijama, organizacijama i pojedincima, poruka o nečemu, obaveštavanje o nečemu. Servisna pisma se koriste za rješavanje brojnih operativnih pitanja koja nastaju u poslovima upravljanja, pa otuda i raznolikost vrsta pisama: zahtjevi, obavijesti, pozivi, reklamacije, izmjene, pojašnjenja, garancije, zadaci, poruke, objašnjenja, podsjetnici, potvrde, preporuke, prijedlozi , primjedbe, zahtjevi, zahtjevi itd.

Akt - dokument koji sastavlja više osoba i potvrđuje činjenice, događaje, radnje. Akti se sastavljaju zbirno (najmanje dva sastavljača). Često akte sastavljaju posebno formirane komisije, čiji sastav odobrava administrativni dokument šefa organizacije. Akte mogu redovno sastavljati stalne komisije. Glavna stvar u sastavljanju akta je da se utvrdi stvarno stanje stvari i njihov tačan odraz u aktu. Akt se sačinjava na osnovu nacrta evidencije koja se vodi u toku rada komisije ili grupe lica i sadrži činjenične podatke, kvantitativne pokazatelje i druge podatke. Nakon detaljnog proučavanja problema, počinju sa sastavljanjem akta.

Reference - dokumenti koji sadrže tekstualne i (ili) tabelarne informacije o određenom pitanju, o stanju stvari, karakterističnim pokazateljima, opisu i potvrdi određenih činjenica i događaja. Potvrde se obično dijele u dvije grupe – sa podacima o činjenicama i događajima uslužnog karaktera i izdaju se zainteresovanim građanima i institucijama, potvrđujući svaku pravnu činjenicu. Reference koje odražavaju glavne (proizvodne) aktivnosti organizacije mogu biti eksterne i interne. Eksterni sertifikati se sastavljaju radi dostavljanja drugoj, obično višoj organizaciji, interni sertifikati se sastavljaju za podnošenje rukovodstvu organizacije ili na razmatranje kolegijalnom telu. Eksterni sertifikati se sastavljaju na opštem memorandumu organizacije, interni sertifikati - na standardnom listu papira sa svim potrebnim detaljima.

Kadrovska dokumenta:

Ugovor o radu - sporazum između poslodavca i zaposlenog, u skladu sa kojim se poslodavac obavezuje da će radniku obezbediti rad za određenu radnu funkciju, da će obezbediti uslove rada predviđene radnim zakonodavstvom i drugim regulatornim pravnim aktima koji sadrže norme radnog prava. , kolektivnih ugovora, ugovora, lokalnih propisa i ovim ugovorom, blagovremeno i u punom iznosu isplaćuje zaradu zaposlenom, a zaposleni se obavezuje da će lično obavljati radnu funkciju definisanu ovim ugovorom, da će se pridržavati internog pravilnika o radu koji je na snazi za ovog poslodavca.

Prijava - dokument upućen organizaciji ili službeniku sa zahtjevom za zapošljavanje, otpuštanje, premještaj, odsustvo.

Prijava za prijem u radni odnos sastavlja se u bilo kojoj formi, pisana rukom.

Obilježje je službeni dokument koji izdaje uprava institucije, organizacije, preduzeća svom zaposleniku u nizu situacija. Karakteristika daje pregled službenih i društvenih aktivnosti zaposlenog, ocjenu njegovih poslovnih i moralnih kvaliteta. U tekstu karakteristike mogu se razlikovati logički međusobno povezane komponente. Prvi su lični podaci iza naziva dokumenta, gde se navode ime, patronim i prezime, pozicija, akademski stepen i zvanje (ako postoji), godina rođenja, stručna sprema zaposlenog. Drugi dio teksta karakteristike su podaci o radnoj djelatnosti (podaci o specijalnosti, trajanju rada u datom preduzeću ili organizaciji, napredovanju, stepenu stručne spreme i sl.). Treći dio je sama karakteristika, tj. procjena moralnih, psiholoških i poslovnih kvaliteta zaposlenog: njegov odnos prema poslu, profesionalni razvoj, ponašanje u svakodnevnom životu.

Četvrti i posljednji dio sadrži izlaz, koji ukazuje na svrhu karakteristike. Tekst karakteristike je predstavljen iz trećeg lica.

Paralelno sa terminom "kancelarijski rad" poslednjih decenija koristi se i termin upravljačka dokumentacija (DOW). Njena pojava povezana je sa uvođenjem računarskih sistema u upravljanje i njihovom organizacionom, softverskom i informatičkom podrškom za približavanje terminologiji koja se koristi u kompjuterskim programima i literaturi. Trenutno su pojmovi "kancelarijski rad" i "menadžment dokumentacija" sinonimi i koriste se za označavanje iste djelatnosti.

Dokumentovanje je proces kreiranja i formatiranja dokumenta. Državni standard definira dokumentaciju kao "snimanje informacija na različitim medijima prema utvrđenim pravilima". Proučavanjem razvoja metoda dokumentacije i nosilaca informacija bavi se naučna disciplina - upravljanje evidencijama.

Organizacija rada sa dokumentima je obezbjeđivanje kretanja dokumenata u upravljačkom aparatu, njihovo korištenje u referentne svrhe i skladištenje. Termin je definisan državnim standardom kao „organizacija toka rada, skladištenja i korišćenja dokumenata u tekućim aktivnostima institucije“.

Savezni zakon "O informisanju, informatizaciji i zaštiti informacija" sadrži sljedeću definiciju pojma "dokument":

Dokument je informacija snimljena na materijalnom nosaču sa detaljima koji omogućavaju njegovu identifikaciju. Ista definicija data je u državnom standardu za pojmove i definicije „Kancelarija i arhiviranje“. Za potpuniji opis koncepta „dokumenta“, treba otkriti i pojam „potrebno“. Svaki dokument se sastoji od niza njegovih sastavnih elemenata, koji se nazivaju detalji (ime, autor, adresat, tekst, datum, potpis itd.).

Različiti dokumenti sastoje se od različitog skupa detalja. Broj detalja određen je svrhom izrade dokumenta, njegovom namenom, zahtevima za sadržaj i formu ovog dokumenta. Za mnoge dokumente, broj detalja je strogo ograničen. Za određeni broj dokumenata, broj i sastav rekvizita je utvrđen zakonskim i podzakonskim aktima. Ali u svakom slučaju, kao što slijedi iz definicije, informacije snimljene na materijalnom mediju moraju se formalizirati upisivanjem potrebnih detalja. Tek tada postaje dokument.

U nauci o dokumentima, dokument se smatra rezultatom fiksiranja (prikazivanja) činjenica, događaja, pojava objektivne stvarnosti i ljudske mentalne aktivnosti na bilo koji pogodan način na posebnom materijalu.

Dokumenti, koji imaju evidentiranu informaciju, na taj način osiguravaju njeno očuvanje i gomilanje, mogućnost prenošenja na drugu osobu, višekratnu upotrebu, ponovno i ponovno vraćanje u nju na vrijeme. One utiču na različite oblasti ljudske delatnosti i dele se na tekstualne i grafičke, tradicionalne (rukopisne, mašinske) i mašinske medije, naučne, tehničke, lične i službene itd.

Službene isprave su isprave koje kreiraju pravna ili fizička lica, sastavljene i ovjerene na propisan način. Među njima posebnu kategoriju čine službeni (upravljački) dokumenti, koji su utvrđeni državnim standardom kao službeni dokumenti koji se koriste u tekućim aktivnostima organizacije.

Kao nosioci informacija, dokumenti su neizostavni element unutrašnje organizacije svake institucije, preduzeća, bilo koje firme, obezbeđujući interakciju njihovih strukturnih delova i pojedinačnih zaposlenih. Oni su osnova za donošenje upravljačkih odluka, služe kao dokaz njihove implementacije i izvor za generalizacije i analize, kao i materijal za referentni i istraživački rad. U aktivnostima upravljanja, dokument djeluje i kao predmet rada i kao rezultat rada.

Za poslove upravljanja, pravna snaga dokumenata je izuzetno važna, jer to znači da dokumenti mogu poslužiti kao pravi dokaz informacija sadržanih u njima. Pravna snaga službenog dokumenta pretpostavlja da je on obavezujući za one kojima je upućen, odnosno za krug učesnika u rukovodećim radnjama (organe upravljanja, njihove strukturne jedinice, javne organizacije, službenike i građane) koji se rukovode dokumentom. i baziraju svoje aktivnosti na tome ili se suzdrže od toga...

Pravna snaga isprave je svojstvo službene isprave, koja mu je saopštena važećim zakonodavstvom nadležnošću organa izdavaoca i utvrđenim postupkom za registraciju. Iz ove definicije proizilazi da upravni organ ili službena lica koja izdaju dokument moraju:

pridržavati se važećeg zakonodavstva u njegovoj pripremi;

da objavljuju dokumente samo u granicama svoje nadležnosti;

pridržavati se nacionalnih pravila za pripremu i izvršenje dokumenata koji su na snazi u određenom trenutku.

Najvažniji pravno značajni detalji uključuju: naziv organizacije, datum i registarski broj dokumenta, potpis, pečat, odobrenje i pečate odobrenja.

U praksi upravljanja uobičajeno je razlikovati dokumente prema stepenu njihove autentičnosti na grube, prazne, originale, kopije.

Nacrt dokumenta, pisan rukom, otkucan ili odštampan sa računara, odražava rad autora na svom sadržaju. Može sadržavati samo tekst i nema pravno dejstvo.

Bijeli papir je rukom pisani ili kucani dokument, čiji je tekst prepisan sa nacrta dokumenta ili napisan bez mrlja i ispravki.

Dokument koji sadrži podatke koji potvrđuju njegovu autentičnost (o autoru, vremenu i mjestu nastanka) smatra se autentičnim. Original službenog dokumenta je prva (ili pojedinačna) kopija dokumenta koja ima pravnu snagu.

Kopija dokumenta je dokument koji u potpunosti reproducira informacije originalnog dokumenta i sve njegove vanjske karakteristike ili njihov dio. Kopija dokumenta može biti faksom ili besplatna. Faksimilna kopija u potpunosti reproducira sadržaj dokumenta i sve njegove vanjske karakteristike (podatke sadržane u originalu, uključujući potpis i pečat) ili njihov dio, posebno njihovu lokaciju. Besplatna kopija sadrži sve detalje dokumenta, ali ne mora nužno ponavljati njegov oblik.

Dokumentacioni sistem je skup dokumenata međusobno povezanih prema karakteristikama porijekla, namjeni, vrsti, oblasti djelatnosti, jedinstvenim zahtjevima za njihovu registraciju.

Pored sistema funkcionalne dokumentacije zajednički za sve institucije i preduzeća, postoje i sektorski sistemi koji se koriste u dokumentovanju relevantnih aktivnosti i odražavaju njihove specifičnosti. To su, na primjer, dokumentacijski sistemi za zdravstvenu zaštitu, obrazovanje (opšte i posebno), notarski, pravosudni itd. Organizaciona i administrativna dokumentacija usko je povezana kako sa industrijskim tako i sa funkcionalnim sistemima. S jedne strane, pruža pravnu osnovu za druge sisteme, as druge, odražava pitanja vođenja, kontrole, planiranja, računovodstva, izvještavanja itd.

Glavni pravac za unapređenje dokumentacije je unifikacija i standardizacija.

Standardizacija je proces uspostavljanja i primjene standarda koji se podrazumijevaju kao "uzorak, standard, model, uzet kao početni za poređenje sa drugim sličnim objektima". Standard kao normativni i tehnički dokument utvrđuje skup normi, pravila, zahtjeva za predmet standardizacije i odobrava ga nadležni organ. U Rusiji aktivnosti standardizacije koordiniraju državna tijela za standardizaciju.

Standardizacija je složen proces. Uključuje elemente kao što su tipizacija, unifikacija, agregacija. Tipični tekst je primjer teksta na osnovu kojeg se naknadno kreiraju tekstovi sličnog sadržaja.

Unifikacija znači "dovođenje nečega u jedan sistem, formu, uniformnost." Prema službenoj definiciji, unifikacija je izbor optimalnog broja varijeteta proizvoda, procesa i usluga, vrijednosti njihovih parametara i veličina. Na osnovu toga proizilazi da, prvo, u procesu ujedinjenja treba provesti racionalno smanjenje elemenata početnog skupa objekata (na primjer, obrazaca ili vrsta dokumenata, njihovih pokazatelja i detalja). I drugo, ujedinjenje nužno dovodi do uspostavljanja optimalne (za neko prilično dugo vrijeme) uniformnosti u bilo kojoj oblasti djelovanja, uključujući i dokumentaciju. Upravljačka dokumenta koja se koriste u raznim oblastima i organima upravljanja treba da budu sastavljena na jedinstven način. Ovo vam omogućava da uključite dokumente u jedinstven sistem kancelarijskog rada za zemlju, doprinosi njihovoj brzoj obradi i izvršenju, smanjuje vreme utrošeno na rad sa dokumentima ne samo kancelarijskog osoblja, već i svih zaposlenih u upravljačkom aparatu - od menadžera na obične zaposlene. Dakle, objedinjavanje vam omogućava da pojednostavite formiranje dokumenata i na taj način smanjite obim toka posla.

Unified Documentation System (USD) je dokumentacioni sistem kreiran prema jedinstvenim pravilima i zahtjevima, koji sadrži informacije neophodne za upravljanje u određenoj oblasti djelatnosti.

Neposredni kreatori konkretnih oblika dokumenata i dokumentacionih sistema su ministarstva (odseci) koja koordiniraju određenu oblast delovanja. Oni također odobravaju jedinstvene oblike dokumenata. Tako je Ministarstvo finansija nadležno za računovodstvene dokumente, Ministarstvo zdravlja Ruske Federacije je nadležno za medicinske dokumente, Državni komitet Ruske Federacije za statistiku je odgovoran za oblike primarne računovodstvene i statističke dokumentacije, a Federalni Za sistem organizacione i administrativne dokumentacije odgovoran je Arhiv Ruske Federacije.

Nacionalni unificirani oblici dokumenata razvijaju se uzimajući u obzir mogućnost njihove kompjuterske obrade. Obavezni su za upotrebu u svim institucijama, organizacijama i preduzećima, bez obzira na njihovu podređenost i oblik svojine.

Takođe, radi racionalizacije i pojednostavljenja rada sa dokumentima, uvode se sistemi elektronske kancelarije. Kancelarijski sistem je softversko okruženje fokusirano na zajedničku, koordiniranu upotrebu elektronskih metoda za obradu, skladištenje i prenošenje informacija. Elektronsko upravljanje dokumentima smanjuje protok informacija na optimalan minimum, pojednostavljuje i smanjuje troškove prikupljanja, obrade i prijenosa informacija korištenjem najnovijih tehnologija za automatizaciju ovih procesa.

Određivanje rokova čuvanja predmeta. Period skladištenja se utvrđuje kako bi se osigurala sigurnost vrijednih dokumenata. Rokovi čuvanja su važan osnov za grupisanje dokumenata u predmete, jer dokumenti sa trajnim rokom čuvanja, rokovi čuvanja do 10 godina i preko 10 godina ne mogu stati u jedan spis.

Rokovi skladištenja utvrđuju se prema spiskovima dokumenata koji ukazuju na rokove skladištenja ili po savjetu stručnjaka od strane vodećih stručnjaka organizacije.

Rokovi čuvanja dokumenata - stalni ili privremeni (jedna, tri, pet, deset, 15 godina, itd.) - određuju se u zavisnosti od značaja dokumenata. Ako se u dosijeu nalaze dokumenti privremenog čuvanja različite vrednosti pa samim tim i sa različitim rokovima čuvanja, period čuvanja za ceo spis utvrđuje se za najvrednije dokumente, tj. više. Na primjer, ako datoteka sadrži dokumente sa periodima skladištenja od godinu, tri i pet godina, cijeli fajl se čuva pet godina.

Rok čuvanja računa se od 1. januara godine koja slijedi nakon godine završetka predmeta. Na primjer, rok trajanja: slučaj završen kancelarijskim radom 1998. godine računa se od 1. januara 1999. godine.

Svi predmeti stalnog, privremenog (preko 10 godina) skladištenja i osoblja prenose se u arhivu organizacije. Prenos predmeta se vrši samo prema popisima i u skladu sa rasporedom koji sastavlja šef arhive, usaglašava se sa šefovima strukturnih odjela i odobrava rukovodilac organizacije. Zajedno sa predmetima, u arhivu se prenose registarski i kontrolni dosijei kancelarijske službe. Naslov svakog fajla mora biti uključen u inventar.

Slučajevi privremenog (do 10 godina) skladištenja u arhivu organizacije, u pravilu se ne prenose.

Organizacioni oblici kancelarijskog rada

Kancelarijski rad u institucijama, organizacijama, preduzećima ima 3 osnovna organizaciona sistema: centralizovani, decentralizovani i mešoviti.

Izbor sistema kancelarijskog rada zavisi od prirode delatnosti, funkcija, organizacione strukture ustanove i obima toka posla.

Centralizovanim sistemom, svi poslovi vezani za upravljačku dokumentaciju su koncentrisani na jednom mestu, u službi predškolske obrazovne ustanove koja je objedinjena za celu ustanovu ili kod sekretara. Prednosti ovog oblika kancelarijskog rada leže u oslobađanju glavnih strukturnih odjela od pomoćnih poslova s dokumentima, poboljšavajući kvalitet njihove obrade. Centralizovani oblik kancelarijskog rada najčešće se koristi u institucijama koje su male po obimu rada sa dokumentima.

Uz decentralizovani sistem organizovanja kancelarijskog rada, sve vrste rada sa dokumentima se obavljaju direktno u strukturnim delovima ustanove.

Uz mješoviti sistem organizacije kancelarijskog rada, neke poslove (prijem, slanje korespondencije) obavlja predškolska obrazovna ustanova, dok se druge (registracija, izvođenje i priprema dokumenata, formiranje predmeta) obavljaju iu predškolskoj obrazovnoj ustanovi. instituciji iu drugim strukturnim odjeljenjima. Mješoviti oblik organizacije kancelarijskog posla obično se koristi u velikim odjeljenjima sa značajnom količinom obrađene dokumentacije. Omogućava vam da u potpunosti mehanizirate rad s dokumentima, da efikasnije koristite tehnička sredstva namijenjena za ove svrhe.

Usluge upravljanja dokumentacijom

Dokumentacionu podršku menadžmenta u organizaciji vrši posebna služba koja djeluje kao strukturna jedinica podređena direktno rukovodiocu organizacije. U zavisnosti od obima toka posla i tipičnih struktura, mogu postojati sledeće predškolske obrazovne ustanove: poslovno upravljanje, opšte odeljenje, kancelarija, administrativno odeljenje itd.

dio vođenje poslovanja obuhvata: kancelariju (državni dopisnički biro, ekspediciju, biro za pisaće mašine, biro za kopiranje i umnožavanje), inspekciju na čelu, sekretarijat (prijemnica, glavni sekretarijat, sekretarijati zamenika načelnika, sekretarijat odbora, biro za protokole), odeljenje za unapređenje rada sa dokumentima, dopisima odeljenja (žalbe), centralnom arhivom.

dio Kancelarija obuhvata odjeljenja za računovodstvo i registraciju, kontrolu, unapređenje rada sa dokumentima, razmatranje pisama i pritužbi, sekretarijat, ekspediciju, daktilografiju i stenografski biro, biro za kopiranje i umnožavanje, arhiv.

Opšte odeljenje obuhvata kancelariju, kontrolnu grupu, grupu za unapređenje rada sa dokumentima, grupu pisama (pritužbi), kopirnu i umnožavajuću službu, daktilografski i stenografski biro, arhiv.

U organizacijama koje nemaju predškolsku obrazovnu ustanovu, njene funkcije obavlja sekretar direktora ili posebno imenovani službenik.

Struktura i osoblje predškolske obrazovne ustanove utvrđuju se u skladu sa propisima o njoj iu zavisnosti od obima poslova i funkcija koje su dodeljene ovoj službi. Rad predškolske vaspitne ustanove uređen je propisom o ovoj službi, a poslovi zaposlenih u predškolskoj vaspitnoj ustanovi uređeni su sistematizacijom poslova. Izrađuje ih šef službe, a odobrava šef organizacije.

Služba predškolske obrazovne ustanove obavlja sljedeće glavne funkcije: uvođenje državnih standarda i razvoj za poboljšanje dokumentacije; izrada i implementacija racionalnih oblika dokumenata i organizacija rada sa dokumentima, uzimajući u obzir resorne specifičnosti; kontrola usklađenosti sa standardima za dokumente; prosljeđivanje obrade i dostave dokumentacije izvođačima; registracija dokumenata i knjigovodstveni i referentni poslovi; kontrola izvršenja dokumenata; formiranje, evidentiranje, čuvanje predmeta i njihovo izdavanje na korištenje; registracija, objavljivanje i distribucija dokumenata; kucana izrada, umnožavanje i umnožavanje dokumenata; organizaciono-metodološko vođenje, kontrolu rada sa dokumentima u strukturnim odjeljenjima organizacije.

Glavni zadaci koji se rješavaju u procesu upravljanja dokumentacijom preduzeća su:

Organizacija racionalnog toka dokumenata,
Kontrola izvršenja dokumenata,
Operativno skladištenje dokumenata,
· Arhivsko skladištenje dokumenata.

Krajnji cilj aktivnosti upravljanja dokumentima je

stvaranje uslova koji obezbeđuju efikasnu obradu dokumentovanih informacija u vremenskom okviru zbog sadržaja delatnosti preduzeća i uz najniže materijalne troškove.

Odgovornost rukovodioca za organizaciju i vođenje kancelarijskog posla

Članom 25. Zakona „O Nacionalnom arhivskom fondu i arhivima u Republici Belorusiji“ utvrđeno je da republički i lokalni organi vlasti stvaraju odgovarajuće uslove za dokumentarnu podršku za upravljanje svojim kancelarijama, u podređenim preduzećima, ustanovama i organizacijama, preduzimaju mere za poboljšati tehničku opremljenost kancelarijskog rada, njegovu efikasnost i ekonomičnost.

Državni organi, kao i preduzeća, ustanove i organizacije, bez obzira na oblik svojine, dužni su da poštuju norme i uslove za postupak rada sa dokumentima, njihovu obradu, kretanje i čuvanje. Rukovodioci državnih organa, preduzeća, ustanova i organizacija lično su odgovorni za stanje kancelarijskog rada u zadatim oblastima rada. Odgovornost za organizovanje kancelarijskog rada, poštovanje utvrđenih pravila i procedura za rad sa dokumentima u strukturnim odeljenjima i u ustanovama uopšte je na njihovim rukovodiocima, koji određuju nosioce proizvodnje. Lice odgovorno za kancelarijski rad obaveštava rukovodstvo o stanju njegovog izvršenja, priprema i prenosi dokumentaciju u odeljensku arhivu, upoznaje zaposlene sa normativno-metodološkim dokumentima za kancelarijski rad (uz potpis).

Zaposleni su lično odgovorni za ispunjenje uslova iz uputstva za kancelarijski rad, za sigurnost svojih službenih dokumenata. Njihov gubitak se odmah prijavljuje načelniku strukturne jedinice.

Zakonik Republike Bjelorusije o upravnim prekršajima (članovi 89 1, 89 2, 89 3, 89 4, 224 12) predviđa odgovornost za sljedeće vrste povreda organizacije i obavljanja kancelarijskog rada:

· Gubitak ili nezakonito uništavanje dokumenata trajnog ili dugotrajnog čuvanja, uz nanošenje nenadoknadive štete - upozorenje ili izricanje novčane kazne u iznosu od pet do dvadeset osnovnih jedinica;
· Dodjela prostorija za smještaj dokumenata u suprotnosti sa normama utvrđenim zakonom, oduzimanje prostorija iz arhiva i njihovo korištenje u druge svrhe, odbijanje prenošenja dokumenata na državno skladište u slučajevima utvrđenim zakonom - opomena ili novčana kazna u iznosu od petnaest do dvadeset osnovnih jedinica;
· Nepoštovanje državnih standarda u izradi dokumenata, nepoštovanje uslova za postupak rada sa dokumentima, njihovu obradu, kretanje i skladištenje - novčana kazna u iznosu od petnaest do dvadeset osnovnih jedinica;
· Nezakonito odbijanje službenog lica da pristupi arhivskom dokumentu - opomena ili novčana kazna u iznosu od pet do dvadeset osnovnih jedinica.

Razmatranje predmeta upravnih prekršaja i izricanje ovih upravnih kazni u ime Državnog inspektorata za arhivsko-evidenciono vođenje imaju pravo:

· Glavni državni inspektor za arhive i kancelarijski rad Republike Bjelorusije i njegov zamjenik;
· Državni inspektor za arhive i kancelarijski rad Republike Bjelorusije;
· Državni inspektori za arhive i kancelarijski rad Republike Bjelorusije po regijama i gradu Minsku.