Kako se plačajo potovalni dnevi na leto? Obračunski postopek in sestava potnih stroškov. Postopek izplačila dnevnih potnih stroškov

Za dneve na službenem potovanju pripada delavcu povprečni zaslužek in dnevnica za vsak koledarski dan potovanja. Podjetje ima pravico, da se samo odloči, koliko dnevnic bo izplačalo na dan. Poglejmo, kako pravilno plačati službena potovanja v Rusiji in tujini.

Postopek izplačila dnevnic zaposlenim

Dnevnica je dodatni strošek zaposlenega v zvezi z njegovim bivanjem izven kraja bivanja.

Delodajalec je dolžan zaposlenim povrniti dnevnice (odstavek 3, del 1, člen 168 delovnega zakonika Ruske federacije):

za vsak dan, ko je na službenem potovanju;
za vikende in dela proste praznike, pa tudi dneve na poti, vključno s prisilnimi postanki na poti (točka 11 Pravilnika o službenem potovanju). Na primer, zaposleni je šel na službeno pot v nedeljo in se vrnil naslednji teden v soboto. Dnevnice za soboto in nedeljo so izplačane.

Dnevnice za enodnevna službena potovanja v Rusiji se ne izplačujejo, vendar ima delodajalec pravico, da v zameno za dnevnice za takšna potovanja predvidi nadomestilo v lokalnih predpisih organizacije. Več o dnevnicah za enodnevna službena potovanja preberite v nadaljevanju tega članka.

za 9 dni - 40 evrov na dan;
za 1 dan vrnitve v Rusijo - 700 rubljev.

Tečaj (pogojno) evra:

na dan izdaje predujma (30. maj) - 70 rubljev. za 1 evro;
na dan odobritve predujma (14. junij) - 68 rubljev. za 1 evro.

rešitev. Dnevnica bo vključena v odhodke za dohodnino v višini:

40 € x 70 rub. x 9 dni = 25 200 rub.

Dnevno nadomestilo v Rusiji = 700 rubljev.

Skupaj: 25 200 rub. + 700 rub. = 25 900 rub.

Znesek dnevnice za službena potovanja v Rusiji in tujini

Podjetje ima pravico, da se samo odloči, koliko bo zaposlenim plačalo na dan službenega potovanja (člen 168 delovnega zakonika Ruske federacije). Višina dnevnice za službena potovanja mora biti določena v notranjih dokumentih organizacije, na primer v predpisih o službenih potovanjih.

Računovodje poznajo približno 700 in 2500 rubljev. — če dnevnica ne presega teh zneskov, potem vam od teh zneskov ne bo treba plačati dohodnine. Zato nekatera podjetja zaradi priročnosti uvajajo te zneske dnevnic. Toda to sploh ne pomeni, da lahko organizacija določi dnevnice za zaposlene na 700 in 2500 rubljev. in niti rublja več ali manj. Lahko na primer določite dnevno nadomestilo v višini najmanj 4000 rubljev. za vsak dan poslovnega potovanja v Rusiji, vendar takrat od 3300 rubljev. boste morali odtegniti dohodnino (4000 rubljev - 700 rubljev = 3300 rubljev).

Dnevnice, izplačane zaposlenemu, praviloma niso predmet dohodnine, če njihova višina ne presega:

700 rubljev. — za vsak dan službenega potovanja v Rusiji;

2500 rubljev. - za vsak dan na potovanju v tujino.

Zaključek: Za komercialne organizacije ni omejitve dnevnic. Obstajajo le zneski, ki niso predmet dohodnine (700 in 2500 rubljev). Torej, koliko dnevnic bi morali plačati? Odločite se sami (odločitev določite v notranjih dokumentih organizacije).

Kako izračunati dneve službenega potovanja, za katere je treba plačati dnevnico

Če gre zaposleni na službeno potovanje z osebnim in službenim avtomobilom, lahko dneve štejete z beležko. Zaposleni ga mora predložiti ob vrnitvi s službenega potovanja skupaj z dokumenti, ki potrjujejo uporabo prevoza za potovanje do kraja službenega potovanja in nazaj (potni list, na primer v obrazcu št. 3), računi, potrdila, blagajniški prejemki, drugi dokumenti, ki potrjujejo pot). V drugih primerih je število dni, za katere je treba izplačati dnevnico, določeno s potnimi listinami.

Dnevnice v tuji valuti

Za službena potovanja izven Ruske federacije plačate dnevnico v višini, ki je določena v notranjih dokumentih podjetja.

Dnevnice za enodnevno službeno pot

Po zakonu ni določen minimalni čas potovanja. Izlet v imenu delodajalca je lahko enodnevni izlet. Takšno potovanje organiziramo kot večdnevno službeno potovanje (odredimo nalog in na časovnico vpišemo ustrezno oznako: “K” ali “06”).

Nato se zaposleni javi za pot. Delodajalec mu povrne stroške, kot so potni stroški, pa tudi druge dogovorjene zneske. Ali obstaja dnevnica? V skladu z zakonom dnevnice za "mini potovanja" v Rusiji niso plačani. Pustiti zaposlenega povsem brez denarja, tudi na enodnevni službeni poti, ni najboljša ideja, četudi je zakonita. Kako se lahko rešite iz situacije?

Plačila za enodnevne službene poti namesto dnevnic

Delodajalec lahko po lastni odločitvi delavcu namesto dnevnice izplača določen znesek.

Dnevnica za enodnevno službeno pot:

v tujini - v višini 50% dnevnice za službena potovanja v tujino, določene v lokalnih dokumentih podjetja;

v Rusiji - na splošno niso plačani, vendar lahko sami določite plačilo zaposlenemu.

Dohodnina od dnevnic za enodnevno službeno pot

Prej je bila sporna situacija z obdavčitvijo dnevnic in povračil drugih stroškov za enodnevna službena potovanja. Danes lahko z gotovostjo trdimo, da so se razmere stabilizirale in splošni trend je naslednji: plačila za enodnevna službena potovanja niso predmet dohodnine. Vendar se stališča različnih oddelkov razlikujejo:

Mnenje Ministrstva za finance Ruske federacije: dokumentirani stroški, povezani z enodnevnim službenim potovanjem (na primer stroški prehrane), morda niso predmet dohodnine v celoti. Če ni ničesar, kar bi podpiralo takšne stroške, so oproščeni davka do 700 rubljev. za domača ruska poslovna potovanja in 2500 rubljev. med enodnevnim službenim potovanjem v tujino (dopis Ministrstva za finance Rusije z dne 1. marca 2013 št. 03-04-07/6189).
Mnenje Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije: izplačana denarna sredstva zaposlenemu (imenovana dnevnica) po definiciji iz delovnopravne zakonodaje ni takšna, vendar pa se glede na svojo usmerjenost in ekonomsko vsebino lahko prizna kot povračilo drugih stroškov, povezanih s službeno potjo, z dovoljenjem ali vednostjo delodajalca, v zvezi s katerim niso dohodek (ekonomska korist) zaposlenega, ki je predmet dohodnine (odločba predsedstva Vrhovnega arbitražnega sodišča Ruske federacije z dne 11. septembra 2012 št. 4357/12).

Dnevnice za poslovna potovanja v države CIS

Poslovna potovanja v države CIS (na primer Kazahstan, Belorusija itd.) so poseben primer. Med takšnimi službenimi potovanji v potni list ne vpisujejo oznak o prehodu meje. Dnevnice za takšna potovanja se izračunajo na poseben način: datum prehoda meje je določen s potnimi listinami (odstavek 19 Uredbe št. 749 "O posebnostih pošiljanja delavcev na službena potovanja").

Poročilo o dnevnicah za službeno pot

Po vrnitvi s službenega potovanja je delavec dolžan delodajalcu v treh delovnih dneh zagotoviti:

vnaprejšnje poročilo o porabljenih zneskih v zvezi s službenim potovanjem;
končno plačilo denarnega predujma, ki mu je bil izdan pred odhodom na službeno potovanje za potne stroške (26. člen Pravilnika o službenem potovanju št. 749).

Kot del vnaprejšnjega dokumenta z Zaposlenemu ni treba poročati niti o dnevnicah za službena potovanja v Rusiji, niti o dnevnicah za službena potovanja zunaj Ruske federacije, niti za enodnevna ali druga službena potovanja. Za dnevnice ni dokazil. Delodajalec plača dnevno nadomestilo x rubljev, zaposleni ga porabi po lastni presoji.

Naslednja sprememba pravilnika o napotitvi zaposlenih v podjetjih na službena potovanja naj bi se zgodila leta 2016. Tokrat bodo spremembe vplivale na dnevne stroške.

Resolucija Ministrstva za finance o službenih potovanjih

Predlagane spremembe bodo potekale v skladu s pripravljenostjo ministrstva za finance Resolucija št. 749, ki ureja posebnosti napotitve delavcev na službeno potovanje.

Ministrstvo za finance pripravlja tudi nadaljnje spremembe nekaterih predpisov, ki naj bi pripomogli k optimizaciji postopka povračila stroškov zaposlenih na službenih potovanjih. Ta različica resolucije zavezuje podjetja, da poleg stroškov, nastalih na službenem potovanju, povrnejo tudi dnevnice, ki zagotavljajo povračilo različnih manjših stroškov. Nova izdaja za razliko od prejšnje različice dokumentov predvideva ukinitev dnevnice za poslovna potovanja po Ruski federaciji. Hkrati pa za tujce. povračilo potnih stroškov dnevnic bo ostalo v enakem znesku (od 39 do 64 dolarjev).

Akontacije za službena potovanja

Dosedanji postopek povračila potnih stroškov se ne bo spremenil. A kljub temu, da bodo dnevnice ukinjene, bodo imela podjetja tudi pravico, da jih izdajo vnaprej. Na podlagi predhodno ugotovljenih zneskov dnevnih stroškov se lahko usmerite pri določanju zneska za plačilo. Če podjetje ni določilo dnevnega zneska, se bo mogoče osredotočiti na omejitev, ki ni predmet dohodnine. Na podlagi določb je njegova velikost 700 rubljev.

Če je podjetje že imelo določeno omejitev dnevnih izplačil, bo po uveljavitvi sprememb treba podjetju izdati nalog, s katerim bo dnevnica preklicana. Podlaga za izdajo take odredbe bo sklep št. 749.

Ali je potrebno potovalno dovoljenje?

Objavljeno Odlok vlade Ruske federacije št. 1595, pospešila težko pričakovana odpoved potrdila o potovanju. Zdaj za napotene delavce ne bo več potrebna obveznost nošenja osebne izkaznice s seboj in njenega stalnega žigosanja v hotelih in raznih podjetjih. Za potrditev potovanja sedaj zadostujejo vozovnice, ki vsebujejo datum in uro službenega potovanja.

Razlog za preklic potrdila je njegovo popolno podvajanje po nalogu vodje poslati zaposlenega na službeno potovanje. Vlogo, ki jo je imel potni list, bo po novem opravljal en dokument - izdana naloga upravnika. Lahko bi bilo "klasično" naročilo v obliki oz, kakor tudi vse druge odločitve upravitelja, ki morajo biti pisno formalizirane.

Tisti zaposleni, ki so poslani izven Rusije, ne potrebujejo potrdila, saj bo to potrjeno z oznako v mednarodnem potnem listu o prehodu meje. Ukinitev tega primarnega dokumenta bo znatno zmanjšala obremenitev računovodij in pripomogla k zmanjšanju stroškov za podjetja, zlasti mala.

Resolucija št. 1595 uvaja še en nov dokument - beležka, ki nadomešča potni list. Njegova potreba je posledica primerov, ko gre zaposleni na službeno potovanje z osebnim prevozom in je oblika sestave tega dokumenta poljubna. Edini pogoj je obvezna navedba datuma začetka in konca potovanja.

Dopisu so priloženi dokumenti, ki potrjujejo, da je bilo potovanje opravljeno z osebnim prevozom. To so: tovorni list, čeki za plačilo goriva itd. Med drugim ne bo treba voditi dnevnik prihodov in odhodov zaposlenih na službeno pot (Resolucija št. 771).

Tako se danes lahko podjetje samostojno odloči, ali bo uporabilo potne liste ali ne in kakšno obliko bo za to uporabilo. Za osnovo lahko vzamemo prej uporabljeno, ki jo je odobril državni odbor za statistiko v resoluciji št. 1 z dne 01.05.2004.

Razlog za preklic dovoljenja za potovanje

Bistvo dokumenta, ki predlaga spremembo zakonske ureditve vprašanj v zvezi s službenimi potovanji, je, da koncept dnevni stroški plača zaposlenemu v določenem znesku. To je, če poslovno potovanje se izvaja po vsej Rusiji, potem bodo poleg stroškov, povezanih s potovanjem in stanovanjem, povrnjeni le tisti stroški, ki bodo dokumentirani. Fiksne dnevnice se ne bodo več izplačevale. Na podlagi statističnih podatkov, zbranih za Rusijo, so ruska podjetja lani med stroške, ki znižujejo obdavčljivi dohodek, vključila dnevne stroške, katerih znesek znaša več kot 60 milijard rubljev.

Tako kot doslej je tudi letos delodajalec delavcu ob povračilu potnih stroškov, ki jih ima, dolžan izplačati dnevnico (dodatni stroški, povezani z odsotnostjo iz kraja stalnega prebivališča). V letu 2016 niso bila uvedena nova pravila glede dnevnic za službena potovanja.

Dnevnice kot del potnih stroškov

1. del čl. 168 zakonika o delu Ruske federacije določa obseg stroškov napotenega delavca, ki jih mora delodajalec povrniti. Vključuje:

potni stroški na službeno potovanje in nazaj;
plačilo za najem stanovanjskih prostorov (hotel, zasebna stanovanja itd.);
sama dnevnica je dodatni strošek, povezan z bivanjem zunaj kraja stalnega prebivališča;
drugi stroški, ki jih ima delavec z dovoljenjem ali vednostjo delodajalca.

Se pravi, dnevnica je del potnih stroškov, ki ima svoje značilnosti.

Sestava potnih stroškov se lahko v bližnji prihodnosti spremeni. Vlada namerava iz njega izločiti dnevnice za službena potovanja znotraj Ruske federacije in jih pustiti le za službena potovanja v tujino.

Kaj je vključeno v dnevne potne stroške

Zakon ne ureja, za kaj se lahko porabi dnevnica zaposlenega.

Na podlagi 10. člena Pravilnika o posebnostih pošiljanja zaposlenih na službena potovanja, odobren. Z Odlokom Vlade Ruske federacije z dne 13. oktobra 2008 N 749 se zaposlenim izplačajo dnevnice, da bi se nadomestilo za neprijetnosti, ki jih povzroča odsotnost iz kraja stalnega prebivališča. To se nanaša predvsem na stroške prehrane na službeni poti, ki jih ima zaposleni. Toda to so lahko tudi drugi stroški, za katere zaposleni po lastni presoji meni, da so potrebni za ustvarjanje udobnega bivanja zunaj doma.

Delavcu tovrstnih potnih stroškov ni treba obračunati. To pomeni zbiranje in predložitev delodajalcu čekov iz gostinskih obratov itd. ni zahtevano. In delodajalec je prikrajšan za pravico nadzora nad primernostjo teh stroškov.

Zato zakon ne določa, kaj natančno spada pod pojem »dnevnica za službeno potovanje«.

Dnevnice za službena potovanja

Za komercialne organizacije znesek dnevnice ni določen z zakonom. Postopek plačila potnih stroškov, vključno z dnevnicami in njihovo višino, mora biti določen s kolektivno pogodbo ali lokalnimi predpisi organizacije (člen 167 delovnega zakonika Ruske federacije). Običajno je to potni pravilnik ali istoimenski ukaz.

Vendar pa davčna zakonodaja (12. odstavek, 3. člen, 217. člen Davčnega zakonika Ruske federacije) določa najvišji znesek dnevnice, ki ni predmet dohodnine: 700 rubljev. za poslovna potovanja po Rusiji 2500 rubljev. pri potovanju v tujino. Če so ti zneski preseženi, je delodajalec dolžan zaposlenemu odtegniti dohodnino.

Zaradi tega številne organizacije v svojih lokalnih predpisih o službenih potovanjih določajo točno te zneske kot dnevnice, čeprav odstopanje od njih v katero koli smer ne bo kršilo zakona.

Višina dnevnice za službena potovanja se v letu 2016 glede na pretekla obdobja ni spremenila.

Plačilo dnevnih stroškov za službena potovanja

Zakonodaja ne določa natančnega časa izplačila akontacije za službeno potovanje. Pogoj je le en - ta akontacija mora biti plačana pred začetkom potovanja.

Vedeti morate, da ima delavec pravico zavrniti službeno potovanje zaradi neizplačila akontacije; ta zavrnitev se ne bo štela za kršitev delovne discipline.

Priporočljivo je, da se postopek in roki izplačila dnevnic za službena potovanja (pa tudi potnih stroškov nasploh) določijo v lokalnih predpisih o službenih potovanjih.

Plačilo teh zneskov zaposlenemu se lahko izvede v gotovini na blagajni organizacije ali s prenosom sredstev na bančno plačno kartico zaposlenega. Navedba tega mora biti vključena tudi v pravila potovanja organizacije.

Tako ni nič drugače pri izplačilu dnevnic za službena potovanja v letu 2016.

Zadnja sprememba: junij 2019

Prisotnost dobaviteljev in kupcev izven mesta, predstavništev in podružnic brez statusa pravne osebe zahteva, da podjetja občasno potujejo zaposlene na ozemlje drugih naseljenih območij. Z ustrezno dokumentacijo in potrditvijo namena v zvezi s proizvodno dejavnostjo organizacije se potovanje šteje za poslovno potovanje. Računovodje bodo morali odgovoriti na vprašanji: kdaj in kako se plača službena pot? Kako se obračunava plača na službeni poti?

Zakonodajna ureditev

V skladu z zakonikom o delu (LC) Rusije (člen 166) je službeno potovanje potovanje zaposlenega po nalogu delodajalca v drug kraj za opravljanje določene individualne naloge za določen čas (sklepanje pogodb, spremstvo tovora). , udeležba na seminarjih in simpozijih, preverjanje dejavnosti podrejenih organizacij). Če je potovalne narave (geologi, tovornjakarji, izmensko delo), se potovanje ne šteje za poslovno potovanje.

Zakonik o delu Ruske federacije zagotavlja povračilo potnih stroškov (člen 167) in ureja seznam (člen 168):

Plačilo potovanja ob prisotnosti dokazil za dejanske stroške, ki ne presegajo stroškov:
- po železnici - kupe potniškega ali hitrega vlaka;
- z letalom - kabina ekonomskega razreda;
- z motornimi prevoznimi sredstvi – prevoznimi sredstvi za javno uporabo, razen taksija.

Stroški najema prostorov - račun hotela s podatki:
- ime organizacije ali posameznika z navedbo ustreznih individualnih podatkov;
- informacije o ponujeni sobi in obsegu storitev (če so vključeni obroki, morajo biti napisani v ločeni vrstici);
- cene na dan, število dni in skupni stroški.

Dnevnice – stroški, ki jih podjetje ali podjetnik povrne za vsak polni ali delni koledarski dan potovanja, ne glede na način delovanja, vključno z vikendi, prazniki in časom potovanja. V skladu s členom 217 davčnega zakonika Ruske federacije v letu 2018, da bi se izognili dohodnini, obračunavanje dnevnic ne sme preseči:
- v Ruski federaciji - 700 rubljev;
- v bližnji in daljni tujini - 2500 rubljev.

Podjetje ima pravico določiti kakršen koli znesek dnevnice v lokalnih internih dokumentih, vendar je treba od presežka odtegniti dohodnino in obračunati prispevke v pokojninski sklad in sklad socialnega zavarovanja ter izključiti iz stroškov, ki zmanjšati obdavčljivi dobiček.

Dokumentiranje

Lokalni interni dokument, ki ga vodilni uredniki in revizorji priporočajo podjetjem in podjetnikom, je razvit »Pravilnik o službenem potovanju«. V dokumentu je pomembno določiti višino dnevnice, potek dokumentov, koliko dni pred potovanjem se izdajo potnine kot del akontacije. Formalno lahko avans za nakup prevoznih kart izdamo takoj po oblikovanju naročila.

Od 01.08.2015 so potni list, delovna razporeditev in poročilo o službeni poti neobvezni dokumenti. Potovanje je urejeno z nalogom upravitelja in vnaprejšnjim poročilom, ki zahteva posebno pozornost in jasnost pri obdelavi.

Nalog za službeno potovanje

Dokumentacija službenega potovanja se začne z izvršitvijo naloga vodje podjetja, vključno z:

Polno ime in položaj zaposlenega;
namen potovanja;
trajanje potovanja;
kraj;
težave, ki jih je treba rešiti.

Računovodstvo na podlagi naloga upošteva potne dni po številu, izda dnevnice zanje in izplača predvidene stroške nakupa prevoznih listin.

Če je zamuda potrebna, upravitelj ustvari dodatno naročilo za podaljšanje trajanja potovanja.

Predhodno poročilo

Odraz stroškov v računovodstvu, plačilo za službeno potovanje in končno plačilo odgovorni osebi se izvede na podlagi akontacijskega poročila, ki se predloži računovodstvu v 3 delovnih dneh po prihodu.
Poročilu so priloženi spremni dokumenti:

vozovnice za prevoz;
računi, čeki in potrdila;
provizije;
pristojbina za pridobitev dokumentacije;
stroški menjave valut;
prevoz prtljage in plačilo hrambe prtljage;
dokumenti za bivanje;
kopijo mednarodnega potnega lista z oznakami o prehodu meje;
tovorne liste pri potovanju po cesti in račune bencinskih črpalk.

Ko poročilo preveri računovodja in ga potrdi vodja, se presežek sredstev vrne v blagajno podjetja, dolg pa se plača zaposlenemu. Če je službeno potovanje selitveno, v katerem mesecu je treba stroške vračunati in odražati v računovodstvu, se dokazuje z datumom odobritve poročila, ki tvori računovodske vnose.

Izračun potnih stroškov

Sredstva, izdana zaposlenemu med službenim potovanjem v tujino, so lahko v ruskih rubljih ali v valuti države, v katero je zaposleni poslan. Po prihodu se ponovni izračun izvede po stopnji Narodne banke. Pri potovanju za različna obdobja obstajajo tudi številne nianse.

Enodnevno poslovno potovanje

Ker minimalno trajanje službenega potovanja ni določeno z zakonom, ima delodajalec pravico poslati zaposlenega v drug kraj za en dan. Če je povezava z gospodarsko dejavnostjo potrjena, se takšno potovanje prizna kot službeno potovanje s plačilom potnih stroškov.

Nianse v primerjavi z običajnimi so, da za enodnevno poslovno potovanje dnevnice znotraj Rusije niso zagotovljene, za čezmorska potovanja pa ne več kot 50% zneskov, določenih z lokalnimi dokumenti.

Formalno se izkaže, da podjetje ne more plačati odškodnine, ne da bi bilo zavezano za plačilo dohodnine in socialnih prispevkov. Priporočilo je, da se v internih aktih ustvari klavzula, ki pojasnjuje pomanjkanje ekonomske koristi zaposlenega in se s tem izogne dohodnini. Posredna potrditev tega stališča je pismo Ministrstva za finance Ruske federacije z dne 01.03.2013 št. 03-04-07/6189.

Službeno potovanje, ki presega dnevnico

Podjetje ima z internim upravnim aktom pravico normirati višino dnevnice, tako navzdol kot navzgor. Konkreten znesek je določen v pogodbi o zaposlitvi z zaposlenim in se lahko razlikuje med zaposlenimi.

Na primer, zaposleni je odšel na službeno potovanje 10. 5. 2018 ob 23.15 in prišel 14. 10. 2018 ob 00.45, dnevnica v skladu z internimi predpisi znaša 900 rubljev. Nato:

Število dni je 10, saj sta v izračun vključena 05.10 in 14.10.
Dnevno nadomestilo, ki presega mejo: (900-700)*10=2000 rubljev;
Dohodnina: 2000*0,13=260 rubljev.

Poleg dohodnine je treba obračunati davek od dnevnic nad limitom v socialno blagajno, razen za poškodbe, in jih ne vštevati v odhodke, ki tvorijo obdavčljivi dobiček.

Izmenično poslovno potovanje

V praksi se pogosto pojavijo situacije, ko gre zaposleni na službeno potovanje v enem mesecu in se vrne v drugem poročevalskem obdobju. Če gre pot v naslednji mesec, kako plačati službeno pot, kdaj in v kolikšni višini jo vključiti v stroške? Ali obstajajo kakšne omejitve pri plačilu akontacije? – vprašanja, ki se porajajo računovodjem.

Na primer, proizvodni delavec je odšel 28. 9. 2018 v sosednji kraj in prispel 3. 10. 2018 po naročilu. Predložil je vozovnico z dne 28. septembra za odhod v vrednosti 1.500 rubljev brez DDV in z datumom 3. oktober za vstop v vrednosti 1.400 rubljev ter hotelski račun v višini 5.000 rubljev. 27. septembra 2018 je prejel predujem v višini 6.000 rubljev v gotovini. Po pogodbi o zaposlitvi dnevnica znaša 500 rubljev. Poročilo je bilo oddano 10.4.2018.

Knjigovodske knjižbe so prikazane v tabeli:

Plača in potovanja

Plača potovalnega delavca se izračuna glede na povprečne plače. Za obračunsko obdobje se šteje koledarsko leto pred mesecem začetka potovanja oziroma število mesecev v primeru dela v podjetju manj kot eno leto. Regres za dopust, bolniška odsotnost in izpadi so izključeni iz izračuna.

Če delovni čas na službenem potovanju ustreza delovnemu času v podjetju, potem se tehnično izračuna:

povprečna dnevna plača: skupna plača za leto se deli s številom dejansko opravljenih dni;
sklad plač: povprečni dnevni zaslužek, pomnožen s številom delovnih dni na poti;
Če je plačilo na podlagi povprečnega zaslužka bistveno nižje od tarifne stopnje ali uradne plače, je možno dodatno plačilo do ustreznega zneska, ki se odraža v notranjih dokumentih.

Če delavec opravlja delovne obveznosti ob praznikih in vikendih, delovni zakonik predvideva dvojno plačilo. Če je proizvodni dogodek zabeležen na dela prost dan, se za ta dan plača plača v dvojnem znesku ali pa se zagotovi dodaten dan počitka.

Poznavanje pravnih vidikov obračunavanja in plačila potnih stroškov vam omogoča, da kompetentno zgradite verigo "kadrovska evidenca - računovodstvo - zaposleni - proračun", zelo produktivno sodelujete z inšpekcijskimi strukturami ter optimizirate računovodstvo in obdavčitev.

Brezplačno vprašanje odvetniku

Potrebujete nasvet? Postavite vprašanje neposredno na spletnem mestu. Vsa svetovanja so brezplačna, kakovost in popolnost odvetnikovega odgovora pa je odvisna od tega, kako popolno in jasno opišete svojo težavo.

Ob napotitvi na službeno potovanje je delodajalec dolžan delavcu poleg ohranitve povprečnega zaslužka povrniti stroške najema stanovanja, potovanja, nastanitve ter izplačati dnevnico za vsak dan službenega potovanja. Ti stroški se lahko upoštevajo pri obračunu dohodnine le, če so ekonomsko utemeljeni in dokumentirani.

V letu 2015 je bil bistveno spremenjen pravilnik o prijavi službenih potovanj, odpravljena so bila potna potrdila, dnevniki za zaposlene na teh potovanjih ter obveznost sestavljanja delovne naloge in poročila o njeni izvedbi. Pojasnjen je bil tudi postopek potrjevanja časa in dejstva službenega potovanja. Te spremembe so bistveno zmanjšale papirologijo in olajšale življenje ne le delodajalcem, ampak tudi njihovim zaposlenim. A očitno ne za dolgo. Ministrstvo za finance namerava prihodnje leto spremeniti vladni sklep o ureditvi postopka napotitve zaposlenih na službeno potovanje.

Predvsem gre za potne stroške: ministrstvo za finance predlaga, da bi v letu 2016 dnevnice popolnoma odpravili. Predvideva se, da bodo te spremembe vplivale samo na dnevnice za potovanja znotraj Rusije in ne bodo vplivale na službena potovanja v tujino. Sama izplačila seveda ne bodo prepovedana, a njihovo davčno priznavanje kot dohodnina s sprejetjem teh sprememb ne bo šlo, poleg tega bo treba od nastalih stroškov obračunati dohodnino in zavarovalne premije. Omeniti velja, da regulatorni organi še niso podali uradne potrditve ali pripomb o sprejetju teh sprememb, zato je prezgodaj z gotovostjo reči, da bodo sprejete. Zato se velja podrobneje posvetiti letošnjim potnim stroškom.

Stroški službenih potovanj

Postopek, višina nadomestil in značilnosti priznavanja posameznih stroškov se določijo s kolektivno pogodbo ali lokalnim aktom organizacije.

Potni stroški

Delodajalec je dolžan povrniti potne stroške na službeno potovanje in nazaj.

Ko potujete z javnim prevozom:

Za potovanje do kraja poslovnega potovanja;
Izdaja potovalnih vozovnic;
Stroški perila na vlakih na dolge razdalje

Strošek železniške vozovnice za luksuzni vlak lahko upoštevate tudi z upoštevanjem dodatnih storitev (prehrana, tiskovine, posteljnina ipd.) v odhodkih dobička, če so vključene v ceno vozovnice.

Za potrditev potnih stroškov mora zaposleni predložiti naslednje dokumente:

Vstopnice (letalske, železniške, avtobusne);
Vstopni kupon (za lete);
Načrt poti/račun in vstopni kupon (če kupite elektronsko vozovnico)

V primeru izgube vozovnice (vstopnega kupona) je lahko potrdilo dvojnik potovalnega dokumenta, kopija kopije, ki jo zahteva prevoznik, ali drug dokument, ki vsebuje podatke o potniku, številko leta, čas odhoda in prihoda) .

Če se ura odhoda delavca ne ujema z datumom začetka službenega potovanja (npr. delavec je odšel v soboto, začetek službenega potovanja pa v ponedeljek), Ministrstvo za finance v dopisu z dne 20.11. 2014 dovoljeno upoštevanje teh stroškov za namene davka na dobiček. Če delavec ostane v kraju službenega potovanja na počitnicah, se strošek povratne poti ne more všteti v odhodke za dohodnino.

Pri potovanju s taksijem

Obračunavanje potnih stroškov za namen obdavčitve dobička je možno tudi pri stroških pri prevozu v kraj službenega potovanja in nazaj s taksijem. Možnost uporabe taksi storitev je bolje registrirati v lokalnem aktu organizacije, v katerem so navedeni razlogi, zakaj je možna uporaba te vrste prevoza, kar lahko na primer vključuje nezmožnost opravljanja dodeljenih nalog zaradi motenj v prometu. , natrpan delovni urnik, pozen odhod, pomanjkanje drugega prevoza itd.)

Spremni dokumenti v tem primeru bodo:

Blagajniški račun;

potrdilo o plačilu taksi storitev (izdano na strogem obrazcu za poročanje s potrebnimi podatki)

Pri osebnem potovanju (službeni prevoz, avto tretje osebe)

V tem primeru bo potrdilo o stroških beležka, ki bo odražala dejansko dolžino bivanja na službenem potovanju. Temu obvestilu morajo biti priloženi dokumenti, ki potrjujejo uporabo prevoza: potrdila o nakupu goriva in maziv, tovorni listi, potrdila itd.) Prav tako mora biti možnost uporabe osebnega prevoza določena v lokalnem aktu organizacije.

Stroški najema

Obveznost povračila življenjskih stroškov določata tudi delovnopravni zakonik in pravilnik o službenem potovanju. Ti vključujejo stroške najema stanovanja:

na ozemlju Rusije;
na ozemlju tujih držav
dodatne storitve (uporaba pralnice, likanja, interneta, TV, hladilnika)

Pri bivanju v hotelu

Stroški uporabe savne, bara, restavracije in fitnesa se ne vračajo.

Dokazilo o stroških za najem stanovanja je:

Blagajniški račun

Potrdilo (na obrazcu za strogo poročanje)

Ko živite v stanovanju, ki ga najame delodajalec

Potrditev v tem primeru bo naročilo za napotitev na službeno potovanje, najemna pogodba, potrdila o plačilu najemnine. Prav tako se povrnejo stroški plačila komunalnih storitev na službenem potovanju.

Potni stroški: dnevnice v letu 2015

Dnevnice se priznajo kot dodatni stroški, povezani z nastanitvijo delavca, ki je napoten na službeno pot in se ne more vsak dan vrniti domov. Povračilo prejemajo za vsak dan službenega potovanja, vključno z vikendi in prazniki, ter za čas nezmožnosti za delo, ki je nastala med službenim potovanjem.

Pri potovanju znotraj Rusije se dnevnice izplačujejo v valuti Ruske federacije, pri potovanju v tujino pa v tuji valuti. Ločeno je treba omeniti dan prehoda meje. Pri potovanju v tujo državo se dan prehoda ruske meje plača v tuji valuti, pri potovanju v Rusijo, nasprotno, v rubljih. Datumi prehoda meje so določeni z oznakami v mednarodnih potnih listih.

Če je delavec napoten na območje, od koder se lahko vsak dan vrača domov, se dnevnica morda ne izplača. To vprašanje je po presoji upravitelja. V vsakem konkretnem primeru se odloči, ali je priporočljivo, da se delavec vrne domov, pri čemer upošteva čas, porabljen na poti, transportne razmere itd. Če zaposleni v dogovoru z vodjo ostane na danem območju, se stroški najema stanovanja povrnejo, če so dokumentirani.

Ko smo ugotovili, kaj je vključeno v dnevne potne stroške, ugotovimo njihovo velikost.

Dnevno nadomestilo je lahko poljubno, vendar mora biti njegova višina izražena v kolektivni pogodbi ali lokalnem aktu.Opozoriti je treba, da dohodnina ni predmet celotnega zneska, temveč presežek omejitve nad davčno številko:

700 rubljev. za poslovna potovanja v Ruski federaciji;
2500 rubljev. za potovanja v tujino

Ti zneski niso predmet zavarovalnih premij, če so dokumentirani.

Primer izračuna:

Kravčenko I.P. je bil poslan na službeno potovanje v Novgorod od 1. do 10. avgusta za 10 dni. Z lokalnim aktom organizacije je dnevnica za službena potovanja v Rusiji določena na 1000 rubljev. Znesek dnevnice je bil 10.000 rubljev. (1000 rubljev * 10 dni). Dnevno nadomestilo ni predmet zavarovalnih prispevkov, vendar bo znesek dohodnine od teh plačil znašal 390 rubljev. (1.000-700)*10*13%).

Več o postopku obračunavanja in vrstah potnih stroškov, posledicah preklica potnega lista in značilnostih povračila individualnih stroškov na službenem potovanju si oglejte v naslednjem videu.

Obračun potnih stroškov

Kot vsi stroški se lahko tudi potni stroški upoštevajo le, če so ekonomsko utemeljeni in dokumentirano.

Listinski dokazi po preklicu potovalnih dovoljenj vključujejo:

Pisna odločitev delodajalca o napotitvi delavca na službeno pot.

Za izpolnjevanje naročila lahko uporabite poenoten obrazec ali razvijete svojega, ki ga naknadno zavarujete v svojih računovodskih usmeritvah.

Predhodno poročilo zaposlenega o porabljenih zneskih, ki ga potrdi vodja

Navedeni dokument je treba pripraviti in predložiti vodji najpozneje v treh dneh od dneva vrnitve na delovno mesto.

V primeru nepredložitve predujma ima vodja po enem mesecu od konca obdobja, določenega za vračilo predujma, pravico, da zadrži sredstva, izdana zaposlenemu proti poročilu. Toda to je mogoče storiti le s pisnim soglasjem zaposlenega samega. V primeru zavrnitve je znesek mogoče izterjati le prek sodišča.

Če ta sredstva niso zadržana, je treba za njihov znesek obračunati zavarovalne premije. Če zaposleni po preteku časa predloži poročilo in dokumente, ki potrjujejo stroške, ima organizacija pravico do ponovnega izračuna osnove za izračun zavarovalnih premij ter zneska obračunanih in plačanih prispevkov. Tudi v odsotnosti poročila in dokazil bo treba dohodnino odmeriti od zneska sredstev, izdanih davčnemu zavezancu.

Dokumenti, ki potrjujejo dejanske stroške, zlasti:
Za stanovanje;
navodila;
Drugi stroški

Prav tako mora davčni zavezanec (organizacija) potrditi obdobje bivanja svojega zaposlenega na službenem potovanju. Določeno je s potnimi listinami, če so izgubljene, pa z listinami o najemu stanovanja. Če manjkajo, potem v skladu z dokumenti, ki vsebujejo potrdilo sprejemne stranke o času bivanja zaposlenega (prihod in odhod) na kraju službenega potovanja.

Potni stroški – napotitev

V računovodstvu se ti stroški odražajo na naslednji način:

Ožičenje	Oznaka operacije
	Izdaja predujma zaposlenemu za službeno potovanje
D 26 (08, 20, 23, 44) - K 71	Obračunavanje nastalih stroškov

Naj povzamemo povedano:

V letu 2015, s preklicem potrdila o potovanju, so podlaga za potrditev dejstva, da je zaposleni na službenem potovanju, vozovnice, dokumenti o najemnem stanovanju ali v odsotnosti obojega - dokument, ki ga potrdi prejemnik o prisotnost zaposlenega na službenem potovanju;
Potrdilo o stroških je vodstveni nalog za odpremo in službeno potovanje, predujem in priloženi dokumenti, ki potrjujejo nastale stroške;
Potni stroški vključujejo potne stroške, stroške najema stanovanja, dnevnice in druge stroške, ki nastanejo z dovoljenjem zaposlenega;
Normativ potnih stroškov ni zakonsko določen in se lahko v celoti sprejme kot dohodek, če je ekonomsko utemeljen in dokumentiran.