तालिका के रूप में 71 खातों के लिए पोस्टिंग। जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान के लिए लेखांकन। खाता उपयोग उदाहरण

अपनी गतिविधियों के दौरान, एक संगठन अपने कर्मचारियों को संगठन की गतिविधियों से जुड़े खर्चों के लिए धनराशि जारी कर सकता है। जिन कर्मचारियों को खाते में धनराशि प्राप्त होती है उन्हें जवाबदेह व्यक्ति कहा जाता है। जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान का हिसाब-किताब कैसे किया जाता है, खाता 71 में कौन सी लेखांकन प्रविष्टियाँ परिलक्षित होती हैं?

जवाबदेह राशियों को रिकॉर्ड करने के लिए सक्रिय-निष्क्रिय 71 लेखांकन खातों का उपयोग किया जाता है। सक्रिय-निष्क्रिय खातों की विशेषताओं पर विस्तार से चर्चा की गई है।

प्रत्येक संगठन को जवाबदेह व्यक्तियों पर एक आदेश तैयार करना होगा, जिसमें उन कर्मचारियों की सूची नाम से प्रदान करना आवश्यक है जिनके खाते में पैसा दिया जा सकता है।

71 खातों पर लेखांकन

संगठन के कैश डेस्क से धन प्राप्त करते समय, एक कर्मचारी उन्हें केवल इस संगठन की जरूरतों पर खर्च कर सकता है: यात्रा व्यय, व्यावसायिक ज़रूरतें, आदि।

व्यय नकद आदेश के आधार पर नकदी रजिस्टर से जवाबदेह व्यक्ति को पैसा जारी किया जाता है; इस प्राथमिक दस्तावेज़ का एक नमूना देखें। रिपोर्ट में धन प्राप्त करने के लिए, कर्मचारी को आवश्यक राशि और उस अवधि का संकेत देना होगा जिसके लिए धन जारी किया गया है। आवेदन किसी भी रूप में लिखा गया हो और पर्यवेक्षक द्वारा प्रमाणित किया गया हो। इस आवेदन के आधार पर, एक नकद आदेश तैयार किया जाता है और जवाबदेह व्यक्ति को नकद जारी किया जाता है।

यदि दो शर्तें पूरी होती हैं तो आप रिपोर्टिंग के लिए धन जारी कर सकते हैं:

• यदि कर्मचारी को जवाबदेह व्यक्तियों के क्रम में सूचीबद्ध किया गया है,
• यदि कर्मचारी ने पिछले अग्रिमों का पूरा भुगतान कर दिया है।

उप-खाते में नकदी जारी करने को दर्शाने वाली पोस्टिंग का फॉर्म D71 K50 है।

खाता 71 की संरचना "जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान"

जवाबदेह राशियों से भुगतान किए गए खर्चों को खर्चों की प्रकृति के आधार पर खाता 71 के क्रेडिट से खातों 10 "सामग्री", 26 "सामान्य व्यय" और अन्य के डेबिट में लिखा जाता है। कैश डेस्क पर लौटाई गई अप्रयुक्त रकम की शेष राशि जवाबदेह व्यक्तियों से खाता 50 "कैशियर" के डेबिट में लिखी जाती है।

प्रत्येक अग्रिम भुगतान के लिए खाता 71 "जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान" के लिए विश्लेषणात्मक लेखांकन किया जाता है।

एलएलसी खाते में 71 खातों के साथ पत्राचार में डेबिट किया जाता है:

डेबिट 71 क्रेडिट 50 "नकद"

क्रमशः जारी की गई राशि के लिए, जब कर्मचारी को संचार सेवाओं के भुगतान के लिए नकद प्राप्त होता है।

डेबिट 71 क्रेडिट 73 "अन्य कार्यों के लिए कर्मियों के साथ निपटान"

संगठन के लिए माल और सामग्री के जवाबदेह व्यक्ति द्वारा भुगतान (ऋण प्रावधान का क्षण)

डेबिट 71 क्रेडिट 91 "अन्य आय और व्यय"

विनिमय दर का अंतर तब परिलक्षित होता है जब जवाबदेह व्यक्ति विदेश में व्यापार यात्रा से लौटता है;

खाता 71 "जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान" खातों के साथ पत्राचार में जमा किया जाता है:

डेबिट 10 "सामग्री" क्रेडिट 71

रिपोर्टिंग व्यक्ति द्वारा खरीदी गई पूंजीकृत सामग्री की मात्रा परिलक्षित होती है;

डेबिट 19 "अर्जित संपत्ति पर मूल्य वर्धित कर" क्रेडिट 71

खरीदे गए स्पेयर पार्ट्स के चालान में दर्शाए गए वैट को ध्यान में रखा जाता है;

डेबिट 20 "मुख्य उत्पादन क्रेडिट 71

एक जवाबदेह व्यक्ति द्वारा भौतिक संपत्ति का अधिग्रहण;

डेबिट 26 "सामान्य व्यावसायिक व्यय" क्रेडिट 71

स्टेशनरी की आपूर्ति जवाबदेह व्यक्ति द्वारा खरीदी गई थी;

डेबिट 50 "नकद" क्रेडिट 71

जवाबदेह व्यक्ति द्वारा कैश डेस्क पर लौटाई गई उन राशियों के लिए जो व्यापार यात्रा के दौरान अप्रयुक्त थीं;

डेबिट 60 "आपूर्तिकर्ताओं और ठेकेदारों के साथ निपटान" क्रेडिट 71

कर्मचारी के प्रति संगठन का ऋण अग्रिम रिपोर्ट के आधार पर परिलक्षित होता है;

डेबिट 70 "वेतन के लिए कर्मियों के साथ समझौता" क्रेडिट 71

जवाबदेह व्यक्ति के वेतन से रोकी गई राशि के लिए;

डेबिट 73 "अन्य कार्यों के लिए कर्मियों के साथ निपटान" क्रेडिट 71

यदि कमी कई रिपोर्टिंग अवधियों तक बनी रहती है;

डेबिट 84 "बरकरार रखी गई कमाई (खुली हानि)" क्रेडिट 71

यदि व्यवसाय यात्रा प्रकृति में गैर-उत्पादक है और किसी के स्वयं के धन से वित्तपोषित है;

डेबिट 91 "अन्य आय और व्यय" क्रेडिट 71

यदि जवाबदेह व्यक्ति के साथ निपटान में कमी की भरपाई नहीं की जा सकती है।

डेबिट 94 "कीमती वस्तुओं की क्षति से कमी और हानि" क्रेडिट 71

यदि कर्मचारी ने उसे दिए गए धन का हिसाब नहीं दिया है;

डेबिट 97 "आस्थगित व्यय" क्रेडिट 71

एक जवाबदेह इकाई द्वारा गतिविधियों को अंजाम देने का लाइसेंस प्राप्त कर लिया गया है।

जवाबदेह राशियों के संचलन और जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान से जुड़े लेनदेन के लेखांकन के लिए रजिस्टर एक जर्नल-ऑर्डर है - एक संयुक्त रजिस्टर जो विश्लेषणात्मक और सिंथेटिक लेखांकन को रिकॉर्डिंग के एक रैखिक रूप के साथ जोड़ता है। नतीजतन, रिपोर्टिंग के लिए जारी की गई प्रत्येक राशि को ऑर्डर जर्नल में एक पंक्ति आवंटित की जाती है, और जैसे ही अग्रिम रिपोर्ट जमा की जाती है, अप्रयुक्त राशि कैश डेस्क पर जमा की जाती है, या अधिक व्यय चुकाने के लिए धन प्राप्त होता है, इन लेनदेन के लिए राशि दर्ज की जाएगी उसी तर्ज पर. साथ ही, ऑर्डर जर्नल प्रविष्टि के चेकरबोर्ड फॉर्म को बरकरार रखता है, जो खाता 71 के क्रेडिट पर टर्नओवर को समझने के संदर्भ में लेखांकन के जर्नल ऑर्डर फॉर्म का आधार है। इस ऑर्डर जर्नल के पीछे की ओर, समूहीकृत किया गया है वर्ष की शुरुआत से रिपोर्टिंग माह के लिए व्यावसायिक यात्राओं पर उद्यम के खर्च की राशि के बारे में जानकारी प्रदान की जाती है, जो धन के इच्छित उपयोग की रिपोर्टिंग और निगरानी के लिए आवश्यक है।

जर्नल ऑर्डर भरने का आधार रिपोर्टिंग के लिए जारी की गई राशि के लिए नकद रसीद आदेश, खर्च की गई राशि के लिए अग्रिम रिपोर्ट है; नए आवक या जावक नकद आदेश - प्राप्त और खर्च की गई राशि में विसंगतियों के लिए।

हर महीने, जर्नल से परिणाम - ऑर्डर सामान्य खाता बही में स्थानांतरित कर दिए जाते हैं: डेबिट टर्नओवर - संबंधित खातों के अनुसार, क्रेडिट - कुल राशि में। सामान्य बहीखाता से डेटा बैलेंस शीट में स्थानांतरित किया जाता है।

3. सुधारजवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान के लिए लेखांकन।

जवाबदेह व्यक्तियों के साथ समझौता करते समय, जवाबदेह व्यक्तियों के खर्चों को किसी न किसी व्यय मद में लगाने में अक्सर कई अलग-अलग विरोधाभास उत्पन्न होते हैं।

लेखाकारों के मन में कुछ व्यावसायिक यात्रा खर्चों को लागत में जोड़ने या न जोड़ने के बारे में लगातार प्रश्न रहते हैं। उदाहरण के लिए, उद्यम के प्रमुख के आदेश से, व्यावसायिक यात्रा पर गए एक कर्मचारी को कार्य की प्रगति के बारे में प्रतिदिन टेलीफोन द्वारा सूचित करना होगा। प्रश्न यह उठता है कि टेलीफोन कॉल की लागत का वित्तपोषण किन स्रोतों से किया जाना चाहिए।

यदि कंपनी के लेखा विभाग को एक प्रिंटआउट प्रदान किया जाता है, जो होटल या संचार कंपनी द्वारा चालान के साथ संलग्न किया जाता है, जिसमें व्यापार यात्री द्वारा कॉल किए गए टेलीफोन नंबरों का संकेत होता है, साथ ही एक व्याख्यात्मक नोट भी होता है, तो तैनात कर्मचारी की टेलीफोन बातचीत के लिए खर्च की प्रतिपूर्ति की जाती है। व्यापारिक यात्री से, जो टेलीफोन नंबरों की पहचान और बातचीत की प्रकृति को स्पष्ट करता है। टेलीफोन पर बातचीत के व्यय को "संचार सेवाएँ" शीर्षक के अंतर्गत लागत खातों में शामिल किया गया है।

यदि निर्दिष्ट दस्तावेज़ उपलब्ध कराए बिना किसी कर्मचारी को टेलीफोन कॉल का भुगतान किया जाता है, तो उनसे उप-खाते के तहत लागत खातों में "कर उद्देश्यों के लिए लागत से बाहर रखा गया" शुल्क लिया जाता है। उत्पादन टेलीफोन वार्तालापों की लागत की भरपाई कर्मचारी को की जा सकती है, लेकिन चूंकि मुआवजा यात्रा व्यय से संबंधित नहीं है और वर्तमान कानून द्वारा प्रदान नहीं किया गया है, इसे कराधान के बाद उद्यम के निपटान में शेष लाभ से बनाया जाना चाहिए और इसमें शामिल किया जाना चाहिए किसी व्यक्ति की कुल कर योग्य आय में आय और अतिरिक्त-बजटीय निधि में योगदान पर कर की गणना करना।

इस मुद्दे पर रूसी आर्थिक आधार की अपर्याप्तता को ध्यान में रखते हुए, कर अधिकारियों से दंड से बचने के लिए दैनिक भत्ते के हिस्से के रूप में टेलीफोन कॉल के लिए एक व्यापार यात्रा कर्मचारी की लागत को शामिल करने की सिफारिश की जा सकती है।

यदि कर्मचारी को व्यावसायिक यात्रा से उसी दिन अपने स्थायी कार्य स्थान पर लौटना होगा जिस दिन उसे भेजा गया था, तो यात्रा प्रमाणपत्र जारी नहीं किया जा सकता है। हालाँकि, अभी भी यात्रा प्रमाणपत्र जारी करने की अनुशंसा की जाती है, क्योंकि निर्देश संख्या 62 के पैराग्राफ 6 में कहा गया है कि व्यापार यात्रा के स्थान पर बिताया गया वास्तविक समय यात्रा प्रमाणपत्र पर निशानों द्वारा निर्धारित किया जाता है। यात्रा प्रमाणपत्र के अभाव में, कर निरीक्षक द्वारा कर्मचारी को मुआवजे के भुगतान की वैधता के संबंध में उद्यम का निरीक्षण करने में अनावश्यक कठिनाइयाँ उत्पन्न हो सकती हैं। एक कठिन स्थिति तब उत्पन्न होती है जब संगठन नागरिक उद्यमियों (खुदरा व्यापार सहित) से उत्पादन आवश्यकताओं के लिए भौतिक संपत्ति (कार्य, सेवाएँ) खरीदते हैं।

प्रत्येक उद्यम में समय-समय पर विभिन्न प्रयोजनों के लिए कर्मचारियों को नकद जारी करने की आवश्यकता होती है, उदाहरण के लिए:

यात्रा व्यय के लिए अग्रिम;

प्रशासनिक और आर्थिक जरूरतों के लिए अग्रिम भुगतान, इन्वेंट्री की खरीद, स्पेयर पार्ट्स, डाक का भुगतान और विभिन्न शुल्क।

तो, आइए जानें कि वास्तव में खाते में धन प्राप्त करने का अधिकार किसे है, इसके लिए किन आधारों की आवश्यकता है, धन जारी करने के लिए दस्तावेजों और लेखांकन कार्यों को सही ढंग से कैसे तैयार किया जाए, और किए गए खर्चों पर एक अग्रिम रिपोर्ट भी सही ढंग से तैयार की जाए।

- कौन हैं वे?

ऐसे मामले होते हैं जब एक अनुभवहीन या लापरवाह एकाउंटेंट किसी आपूर्तिकर्ता या ग्राहक के प्रतिनिधियों को एक धनराशि लिखता है और इसे 71 लेखांकन खातों को सौंप देता है। ज्यादातर छोटे व्यवसाय इसके लिए दोषी हैं, यह मानते हुए कि इस तरह उन्होंने एक लेनदार के साथ समझौता कर लिया है या किसी ऑर्डर के लिए भुगतान कर दिया है। यह कानूनी रूप से स्थापित नियमों का घोर उल्लंघन है।

जवाबदेह व्यक्ति आवश्यक रूप से उद्यम के कर्मचारी होते हैं। इसके अलावा, खाते पर धन जारी करना कर्मचारी के साथ एक दायित्व समझौते के समापन से पहले होता है, जो इसकी सीमा निर्धारित करता है और पार्टियों के अधिकारों और दायित्वों को निर्धारित करता है।

एक नियम के रूप में, वित्तीय रूप से जिम्मेदार और जवाबदेह व्यक्तियों का चक्र प्रमुख द्वारा स्थापित किया जाता है, जो एक संबंधित आदेश जारी करता है, जिसे सालाना अद्यतन किया जाता है। अग्रदाय राशि पर निपटान के लिए लेखांकन 71 खातों को दर्शाता है।

यात्रा व्यय

यात्रा व्यय के लिए जवाबदेह धनराशि कैश रजिस्टर से जारी की जाती है या प्रबंधक के संकल्प के साथ लिखित आवेदन के आधार पर कर्मचारी के कार्ड में स्थानांतरित की जाती है। बेशक, इस मामले में, वित्तीय दायित्व पर एक समझौते को समाप्त करने की कोई आवश्यकता नहीं है, क्योंकि कंपनी का कोई भी कर्मचारी व्यावसायिक यात्रा पर जा सकता है, और यात्रा का आधार प्रबंधन का एक आदेश है, और लेखांकन खाता 71 दर्शाता है लेन-देन.

खाते में धनराशि के भुगतान के लिए आधार

इस तरह के जारी करने को वर्तमान कानून द्वारा नियंत्रित किया जाता है, और इस ऑपरेशन के बुनियादी नियम इस प्रकार हैं:

यदि कर्मचारी ने पहले प्राप्त राशि का हिसाब नहीं दिया है तो खाते में पैसे के भुगतान के लिए दस्तावेज़ तैयार करना निषिद्ध है;

धन राशि की राशि और जिस अवधि के लिए जारी किया गया है उस पर एक नोट के साथ प्रबंधक द्वारा समर्थित आवेदन पर जारी किया जाता है;

व्यवसाय यात्रा की समाप्ति या प्रबंधक द्वारा स्थापित अवधि की समाप्ति के 3 दिनों के भीतर किए गए खर्चों पर एक रिपोर्ट तैयार की जाती है और उस पर हस्ताक्षर किए जाते हैं।

कुछ दस्तावेज़ीकृत

इसलिए, खर्च किए जाने के बाद, या व्यावसायिक यात्रा से आने पर, कर्मचारी 3 दिनों के भीतर रिपोर्ट करने और अकाउंटेंट को किए गए खर्चों की व्यवहार्यता साबित करने वाले संलग्न दस्तावेजों के साथ फॉर्म एओ-1 की एक अग्रिम रिपोर्ट जमा करने के लिए बाध्य है।

व्यय रिपोर्ट कुल की गणना करती है और परिणाम प्रदर्शित करती है:

कोई धन नहीं बचा क्योंकि सारा धन खर्च हो चुका है;

एक संतुलन है, क्योंकि योजना से कम खर्च किया गया था;

जारी किए गए धन का अत्यधिक व्यय, क्योंकि वे अधिक मात्रा में खर्च किए गए हैं।

शेष राशि पीकेओ का उपयोग करके कंपनी के कैश डेस्क पर वापस कर दी जाती है, और अधिक खर्च की राशि पीकेओ का उपयोग करके व्यक्तिगत रूप से जारी की जाती है। जवाबदेह राशियों के लिए सभी लेखांकन लेनदेन 71 लेखांकन खातों में परिलक्षित होते हैं।

यदि कानून द्वारा स्थापित नियमों का पालन नहीं किया जाता है, तो जवाबदेह धनराशि की राशि वेतन से रोक दी जाती है या कमी के रूप में परिलक्षित होती है और बाद में अदालत के फैसले से वसूल की जाती है।

अकाउंट कैसे काम करता है

विचाराधीन खाता खाते पर जारी धनराशि के लिए कर्मचारियों के साथ निपटान की जानकारी का सारांश प्रस्तुत करता है। इन राशियों को नकद खातों के अनुरूप खाता 71 में डेबिट किया जाता है, उदाहरण के लिए, 50 - "नकद"। खर्चों की प्रलेखित राशियाँ खाता 71 के क्रेडिट से व्यय खातों के डेबिट तक लिखी जाती हैं, उदाहरण के लिए 10 - "सामग्री", आदि।

कर्मचारियों द्वारा वापस नहीं की गई राशि खाता 71 के क्रेडिट से खाता 94 के डेबिट में लिख दी जाती है - "कमी"। इसके बाद, इन राशियों को क्रेडिट 94 से डेबिट कर दिया जाता है। यदि किसी भी कारण से वेतन से कटौती असंभव है, तो खाता 73 डेबिट किया जाता है और कंपनी को हुए नुकसान की भरपाई करने का सवाल उठता है।

यह ध्यान दिया जाना चाहिए कि मासिक परिणामों के अनिवार्य उत्पादन के साथ प्रत्येक कर्मचारी के लिए विश्लेषणात्मक लेखांकन अलग से बनाए रखा जाता है। 1C प्रोग्राम का उपयोग करके यंत्रीकृत लेखांकन आपको जारी या बट्टे खाते में डाली गई राशियों के संदर्भ में आवश्यक दस्तावेज़ तैयार करने, समय सीमा निर्धारित करने या जवाबदेह व्यक्तियों की सूची निर्धारित करने की अनुमति देता है, सभी डेटा खाता कार्ड 71 द्वारा संयोजित किया जाता है। लेखाकार को रिपोर्ट करना होगा प्रत्येक जारी की गई राशि, आवंटित समय सीमा के भीतर एक अग्रिम रिपोर्ट तैयार करती है। एनालिटिक्स को खाता 71 के जर्नल ऑर्डर में संयोजित किया जाता है, जिसे रिपोर्टिंग अवधि के अंत में संकलित किया जाता है।

लेखांकन खाते

प्रत्येक अग्रिम रिपोर्ट को अकाउंटेंट द्वारा खाता 71 में पोस्ट किए गए डेटा के साथ संसाधित किया जाता है। अग्रिम राशि के लेखांकन के लिए लेनदेन को दर्शाने वाली पोस्टिंग:

डी-टी 71 - डी-टी 50 - जवाबदेह राशि कैश रजिस्टर से जारी की गई थी।

डी-टी 71 - डी-टी 51 - राशि कर्मचारी के कार्ड से स्थानांतरित की जाती है।

डीटी 41 - केटी 71 - जवाबदेह राशि से माल की खरीद।

डीटी 10 - केटी 71 - सामग्री का अधिग्रहण।

डीटी 26 - केटी 71 - बट्टे खाते में डाल दिया गया, उदाहरण के लिए, डाक सेवाओं का भुगतान किया गया।

दिनांक 20 - दिनांक 71 - यात्रा व्यय बट्टे खाते में डाल दिया गया।

डीटी 50 - केटी 71 - जवाबदेह राशि का शेष कर्मचारी द्वारा कैश डेस्क में जमा किया गया था।

दिनांक 70 - दिनांक 71 - जवाबदेह राशि की शेष राशि कर्मचारी के वेतन से रोक दी जाती है।

डी-टी 94 - डी-टी 71 - कर्मचारी ने निर्धारित अवधि के भीतर किए गए खर्चों की रिपोर्ट नहीं दी।

डीटी 73.2 - केटी 71 - एक कर्मचारी से कमी की कटौती।

डी-टी 91.2 - के-टी 71 - यदि संग्रह असंभव है तो कमी की राशि को अन्य खर्चों के लिए जिम्मेदार ठहराया जाए।

खाता संख्या 71 की विशेषताएं

खाता सक्रिय-निष्क्रिय है. ऊपर, हमने खाता 71 के लिए पारंपरिक लेखांकन प्रविष्टियों को देखा, जब यह एक सक्रिय खाते के रूप में कार्य करता है, यानी, जब धन प्राप्त होता है तो इसे डेबिट किया जाता है और खर्चों को बट्टे खाते में डालने पर इसे जमा किया जाता है। एक निष्क्रिय खाते के रूप में, इसका उपयोग कम बार किया जाता है, लेकिन ऐसे मामले होते हैं।

उदाहरण के लिए, कंपनी के कैश रजिस्टर में कोई पैसा नहीं है, लेकिन आपको व्यावसायिक यात्रा पर जाने की ज़रूरत है, और कर्मचारी इस शर्त पर व्यक्तिगत वित्त का उपयोग करने के लिए सहमत है कि यात्रा व्यय का भुगतान वापसी पर किया जाएगा। इस मामले में, वायरिंग डी-टी 20 - के-टी 71 तैयार की जाती है।

इस मामले में, भुगतान किए जाने से पहले ही खर्च उत्पन्न हो गए हैं और कंपनी उनकी प्रतिपूर्ति करने का वचन देती है। इस उदाहरण में, 71 खाते निष्क्रिय हैं।

यदि कंपनी वैट भुगतानकर्ता है

यदि कोई कंपनी माल या सेवाओं के लिए भुगतान किए गए कर की राशि को खाता 19 - "वैट" में जमा करती है, तो सामग्री खरीदते समय या जवाबदेह रकम से सेवाओं के लिए भुगतान करते समय, डी-टी 19 - के-टी 71 - पोस्ट करके वैट की राशि को प्रतिबिंबित करना आवश्यक है। भुगतान की गई कर की राशि के लिए.

लागतों को बट्टे खाते में डालने का आधार

व्यय रिपोर्ट स्वीकार करते समय, लेखाकार व्यय की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों की जाँच करता है। ये सभी प्रकार की सेवाओं के लिए भुगतान की पुष्टि करने वाली संपत्ति, नकदी और बिक्री रसीदों की खरीद के लिए चालान, चालान और चालान हो सकते हैं, यानी प्राथमिक दस्तावेज जो 71 खातों की लागत निर्दिष्ट करने के लिए मौलिक आधार हैं।

लेखांकन में व्यावसायिक लेनदेन करने की मुख्य आवश्यकता लेनदेन की लिखित पुष्टि है। दूसरे शब्दों में, अग्रिम रिपोर्ट में दर्शाए गए सभी खर्चों को प्राथमिक लेखा दस्तावेजों द्वारा उचित और पुष्टि की जानी चाहिए, पूर्ण विवरण, आवश्यक हस्ताक्षर, मुहर और टिकटों के साथ सही ढंग से निष्पादित किया जाना चाहिए। ऐसे व्यय जो दस्तावेजों द्वारा समर्थित नहीं हैं या अधूरे दस्तावेजों द्वारा समर्थित हैं, उन्हें स्वीकार नहीं किया जा सकता है और लेखांकन में प्रतिबिंबित नहीं किया जा सकता है, और यह अप्रिय परिणामों से भरा है। कर्मचारी ऐसी लागत का भुगतान अपनी जेब से करेगा।

इसलिए, जवाबदेह व्यक्ति को अग्रिम रिपोर्ट तैयार करने के मुद्दे को गंभीरता से लेना चाहिए और तुरंत किए गए खर्चों के लिए सही ढंग से भरे गए दस्तावेजों की मांग करनी चाहिए।

अकाउंटेंट की हरकतें

व्यय रिपोर्ट प्राप्त करने वाला लेखाकार अंकगणितीय गणना, सहायक दस्तावेजों की उपस्थिति और निष्पादन की जांच करता है, खर्चों के प्रतिबिंब के बारे में एक विशेष खंड में प्रविष्टियां करता है, 71 खातों का मिलान करता है, अपने हस्ताक्षर के साथ पोस्टिंग की पुष्टि करता है। फिर वह जारी की गई और खर्च की गई राशि के बीच विसंगतियों की राशि के लिए रसीद या व्यय नकद आदेश लिखता है, इसे कैशियर को सौंप देता है और अग्रिम रिपोर्ट बंद कर देता है।

टैक्स ऑडिट के दौरान क्या याद रखें?

वह अवधि जिसके लिए जवाबदेह व्यक्ति को आर्थिक जरूरतों के लिए धन दिया जाता है, कानून द्वारा स्थापित नहीं है। इसका निर्धारण संगठन के प्रमुख द्वारा किया जा सकता है। हालाँकि, कानून इसकी व्याख्या निदेशक की ज़िम्मेदारी के रूप में नहीं करता है। जब एक समय सीमा निर्धारित की जाती है, तो कर्मचारी को इसकी समाप्ति के 3 दिनों के भीतर खर्चों की रिपोर्ट करने की आवश्यकता होती है। और यदि समय सीमा निर्धारित नहीं की गई है, तो लंबे समय तक जवाबदेह राशि पर रिपोर्ट किए बिना भी इसका उल्लंघन नहीं किया जा सकता है। इसलिए, यदि कंपनी ऐसी अवधि निर्धारित नहीं करती है, तो हाथ में जवाबदेह राशि की दीर्घकालिक उपस्थिति के संबंध में कर अधिकारियों के दावे निश्चित रूप से प्रस्तुत किए जाएंगे, हालांकि उन्हें उचित नहीं माना जा सकता है।

ऐसे मामलों की पहचान करते समय, कर अधिकारी उन्हें ब्याज मुक्त ऋण प्राप्त करने के रूप में अर्हता प्राप्त करते हैं, जिससे कर्मचारी को उत्पन्न होने वाले भौतिक लाभ की मात्रा निर्धारित करने, उसे अपनी आय में शामिल करने और व्यक्तिगत आयकर रोकने की आवश्यकता होती है।

कर अधिकारियों द्वारा ऐसी मांग अवैध है, क्योंकि कला द्वारा स्थापित भौतिक लाभ की अवधारणा। रूसी संघ के टैक्स कोड के 212 में ऊपर वर्णित स्थिति शामिल नहीं है। टैक्स कोड के अनुसार, भौतिक लाभ प्राप्त आय है:

क्रेडिट संस्थानों से धन का उपयोग करने के लिए ब्याज पर बचत से;

सिविल अनुबंध के तहत संपत्ति या सेवाओं के अधिग्रहण से;

शेयरों या अन्य प्रतिभूतियों के अधिग्रहण से.

इस मामले में कर अधिकारियों के तर्क अमान्य हैं, क्योंकि क्रेडिट संस्थानों से ऋण समझौते द्वारा जारी किए जाते हैं, और आवेदन पर जवाबदेह राशि जारी की जाती है। लेकिन निरीक्षण अधिकारियों के दावों से बचने के लिए खाते में धनराशि जारी करने के लिए दस्तावेजों को सही ढंग से तैयार करना कंपनी प्रबंधन के हित में है।

अपनी व्यावसायिक गतिविधियों का संचालन करते समय, एक व्यावसायिक इकाई अपने कर्मचारियों के माध्यम से भागीदारों और अन्य व्यक्तियों के साथ बातचीत कर सकती है। साथ ही, अपने नियोक्ता के हितों का प्रतिनिधित्व करते हुए, वे ऐसे खर्च उठा सकते हैं जिसके लिए कंपनी प्रबंधन उन्हें खाते के रूप में धन आवंटित करता है। जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान के लिए, एक व्यावसायिक इकाई को लेखांकन में खाता 71 का उपयोग करना चाहिए।

उद्यम में, प्रबंधक के आदेश से, जवाबदेह व्यक्तियों की एक सूची पेश की जाती है जिन्हें स्थापित उद्देश्यों के लिए पैसा जारी किया जा सकता है। चूँकि यह अनिवार्य है कि जिन गतिविधियों के लिए कर्मचारियों को धन आवंटित किया गया था, उन्हें पूरा करने के बाद, संलग्न व्यय की पुष्टि करने वाले दस्तावेजों के साथ लेखा विभाग को एक रिपोर्ट प्रस्तुत करना आवश्यक है, ये व्यक्ति जवाबदेह हैं।

एकाउंटेंट के साथ निपटान के मौजूदा नियम नकद लेनदेन करने की प्रक्रिया द्वारा विनियमित होते हैं। कंपनी के कर्मचारियों के अलावा, अनुबंध समझौतों के तहत लगे नागरिक भी जवाबदेह व्यक्ति के रूप में कार्य कर सकते हैं।

जवाबदेह व्यक्ति के प्रति कंपनी का ऋण भी यहां परिलक्षित होता है यदि उसने अपना धन उत्पादन उद्देश्यों के लिए खर्च किया हो। प्रबंधक के आदेश से अग्रिम रिपोर्ट स्वीकृत होने पर स्वीकृत राशि में इसकी प्रतिपूर्ति की जाती है।

महत्वपूर्ण!कर्मचारियों को जारी किए गए ऋण को इस खाते में शामिल नहीं किया जा सकता है। इस उद्देश्य के लिए, एक अलग खाता 73 का उपयोग किया जाता है। कई व्यावसायिक संस्थाएं जवाबदेह रकम जारी करने के तहत कर्मचारियों को छोटी अवधि के लिए प्रदान किए गए ऋण को छिपाने की कोशिश करती हैं। हालाँकि, यह कानून का उल्लंघन है।

जवाबदेह राशियाँ केवल आदेश में स्थापित उद्देश्यों के लिए जारी की जानी चाहिए और कर्मचारी को एक निश्चित समय सीमा के भीतर उनके लिए रिपोर्ट करना होगा या पैसा वापस करना होगा। निरीक्षण के दौरान, संघीय कर सेवा इन मामलों की पहचान कर सकती है और अतिरिक्त करों और जुर्माने का आकलन कर सकती है।

जवाबदेह व्यक्तियों के साथ निपटान रिकॉर्ड करने के लिए, आपको जर्नल ऑर्डर नंबर 7 का उपयोग करने की आवश्यकता है, जो महीने के दौरान जवाबदेह व्यक्ति द्वारा किए गए सभी खर्चों, रिपोर्टिंग के लिए जारी की गई राशि आदि को दर्शाता है।

खाते की विशेषताएँ

जिन व्यक्तियों को जवाबदेह राशि जारी की गई है, उनके साथ निपटान का सिंथेटिक लेखांकन खाता 71 पर आयोजित किया जाता है। यह उत्तर देने के लिए कि यह खाता सक्रिय है या निष्क्रिय, आपको यह याद रखना होगा कि इसका शेष या तो डेबिट या क्रेडिट के रूप में स्थित हो सकता है। इस प्रकार, खाता 71 दोहरे शेष वाला एक सक्रिय-निष्क्रिय खाता है।

खाते के डेबिट में अवधि की शुरुआत में शेष राशि कंपनी के जवाबदेह व्यक्तियों के स्थापित उद्देश्यों के लिए जारी किए गए धन के ऋण को दर्शाती है। खाता क्रेडिट बैलेंस संगठन के हित में कर्मचारी के स्वयं के खर्च पर किए गए खर्च के लिए कंपनी के ऋण को रिकॉर्ड करता है।

खाता 71 के डेबिट परउद्यम द्वारा स्थापित उद्देश्यों के लिए धन जारी करने या प्रबंधन द्वारा अनुमोदित खर्चों के कर्मचारी को प्रतिपूर्ति को दर्शाता है जो पहले उसके खर्च पर किए गए थे।

अकाउंट क्रेडिट द्वाराजवाबदेह व्यक्ति के स्वीकृत व्यय, जो प्रबंधन द्वारा स्वीकार किए जाते हैं, परिलक्षित होते हैं, साथ ही कैश डेस्क पर अव्ययित धन की वापसी या जवाबदेह व्यक्ति से उन्हें रोक दिया जाता है यदि उन्हें ऋण चुकाने की इस पद्धति के लिए आवेदन प्रस्तुत किया जाता है व्यय किया।

अंतिम शेष राशि निर्धारित करने के लिए, आपको निम्नलिखित एल्गोरिथम का उपयोग करना चाहिए:

1. यदि खाता 71 पर प्रारंभिक शेष राशि डेबिट में है, तो आपको खाते पर डेबिट टर्नओवर को इसमें जोड़ना होगा और ऋण पर चयनित अवधि के लिए राशि घटानी होगी। यदि आपको सकारात्मक मान मिलता है, तो अंत में शेष राशि डेबिट होगी। अन्यथा, यह खाते के क्रेडिट में परिलक्षित होता है।
2. यदि खाता 71 पर प्रारंभिक शेष राशि खाते के क्रेडिट में स्थित है, तो खाते के क्रेडिट पर टर्नओवर को इसमें जोड़ा जाना चाहिए और विचाराधीन अवधि के लिए खाते के डेबिट पर मूवमेंट की कुल राशि घटा दी जानी चाहिए। यदि कुल मूल्य शून्य से अधिक है, तो इसे खाते में क्रेडिट के रूप में दर्शाया जाना चाहिए। खाते के डेबिट में एक ऋणात्मक राशि दर्शाई जानी चाहिए।