Knjižbe za 71 kontov v obliki tabele. Računovodstvo poravnav z odgovornimi osebami. Primer uporabe računa

V okviru svojih dejavnosti lahko organizacija izdaja denarne zneske svojim zaposlenim za kritje stroškov, povezanih z dejavnostmi organizacije. Zaposleni, ki so prejeli sredstva na račun, se imenujejo odgovorne osebe. Kako se obračunavajo poravnave z odgovornimi osebami, katere računovodske postavke se odražajo na računu 71?

Za evidentiranje knjigovodskih zneskov se uporabljajo aktivno-pasivni 71 računovodski konti. Značilnosti aktivno-pasivnih računov so podrobno obravnavane v.

Vsaka organizacija mora sestaviti odredbo o odgovornih osebah, v kateri je treba navesti poimenski seznam zaposlenih, ki jim je mogoče dati denar na račun.

Računovodstvo na 71 računih

Ko prejema sredstva iz blagajne organizacije, jih lahko zaposleni porabi samo za potrebe te organizacije: potne stroške, poslovne potrebe itd.

Denar se odgovorni osebi izda iz blagajne na podlagi izdatkovnega blagajniškega naloga, glej vzorec tega primarnega dokumenta. Za prejem denarja v poročilu mora zaposleni napisati zahtevani znesek in obdobje, za katero je denar izdan. Vloga je napisana v poljubni obliki in overjena s strani nadzornika. Na podlagi te vloge se sestavi blagajniški nalog in gotovina se izda odgovorni osebi.

Denar za poročanje lahko izdate, če sta izpolnjena dva pogoja:

če je delavec naveden v odredbi o odgovornih osebah,
če je delavec v celoti odplačal prejšnje akontacije.

Knjiženje, ki odraža sprostitev denarja na podračun, ima obliko D71 K50.

Struktura računa 71 "Poravnave z odgovornimi osebami"

Stroški, plačani iz računovodskih zneskov, se odpišejo s kredita računa 71 v breme kontov 10 "Material", 26 "Splošni stroški" in drugih, odvisno od narave stroškov. Stanja neporabljenih zneskov, vrnjenih v blagajno, se odpišejo od odgovornih oseb v breme računa 50 "Blagajna".

Analitično računovodstvo za račun 71 "Poravnave z odgovornimi osebami" se izvaja za vsako predplačilo.

V LLC se račun 71 bremeni v korespondenci z računi:

Debet 71 Kredit 50 "Gotovina"

Za znesek, ki se izda, oziroma, ko zaposleni prejme gotovino za plačilo komunikacijskih storitev.

Debet 71 Dobropis 73 "Poravnave z osebjem za druge operacije"

Plačilo blaga in materiala za organizacijo s strani odgovorne osebe (trenutek zagotavljanja posojila)

Debet 71 Kredit 91 "Drugi prihodki in odhodki"

Tečajna razlika se odraža, ko se odgovorna oseba vrne s službenega potovanja v tujini;

Račun 71 "Poravnave z odgovornimi osebami" se knjiži v dobro korespondence z računi:

Debet 10 "Material" Dobropis 71

Odraža se znesek kapitaliziranih materialov, ki jih je kupila poročevalka;

Debet 19 "Davek na dodano vrednost na pridobljena sredstva" Dobropis 71

Upošteva se DDV, prikazan na računu za nabavljene rezervne dele;

Debet 20 "Glavna proizvodnja Dobropis 71

Pridobitev materialnih sredstev s strani odgovorne osebe;

Debet 26 "Splošni poslovni stroški" Dobropis 71

Pisalne potrebščine je nabavila odgovorna oseba;

Debet 50 "Gotovino" Dobropis 71

Za zneske, ki jih je odgovorna oseba vrnila v blagajno in so bili neporabljeni na službenem potovanju;

Debet 60 "Poravnave z dobavitelji in izvajalci" Kredit 71

Dolg organizacije do zaposlenega se odraža na podlagi predujma;

Debet 70 "Poravnave z osebjem za plače" Kredit 71

Za zneske, zadržane od plače odgovorne osebe;

Debet 73 "Poravnave z osebjem za druge operacije" Dobropis 71

Če primanjkljaj traja več poročevalskih obdobij;

Debet 84 "Zadržani dobiček (nepokrita izguba)" Dobropis 71

Če je službena pot neproduktivne narave in se financira iz lastnih sredstev;

Debet 91 "Drugi prihodki in odhodki" Dobropis 71

Če primanjkljaja v poravnavi z odgovorno osebo ni mogoče nadomestiti.

Debet 94 "Manke in izgube zaradi poškodovanja dragocenosti" Dobropis 71

Če zaposleni ni obračunal sredstev, ki so mu bila dana;

Debet 97 „Odloženi stroški“ Dobropis 71

Pridobljeno je dovoljenje za opravljanje dejavnosti odgovorne osebe.

Register za računovodstvo transakcij, ki vključujejo gibanje računovodskih zneskov in poravnave z odgovornimi osebami, je dnevniški nalog - kombinirani register, ki združuje analitično in sintetično računovodstvo z linearno obliko zapisa. Posledično se vsakemu znesku, izdanemu za poročanje, dodeli ena vrstica v dnevniku naročil, in ko se odda avansno poročilo, se neporabljeni zneski položijo na blagajno ali se prejme denar za poplačilo prevelike porabe, bodo zneski za te transakcije zabeleženi na isti liniji. Hkrati je v dnevniku naročil ohranjena šahovnica, ki je osnova računovodstva temeljnega naloga v smislu dešifriranja prometa na dobro konta 71. Na hrbtni strani tega dnevnika naročil je združeno podani so podatki o višini stroškov podjetja za službena potovanja za poročevalski mesec od začetka leta, ki so potrebni za poročanje in spremljanje namenske porabe sredstev.

Osnova za izpolnjevanje dnevnega reda so blagajniški nalogi za zneske, izdane za poročanje, akontacije za porabljene zneske; novi vhodni ali izdajni blagajniški nalogi - za neskladja v prejetih in porabljenih zneskih.

Vsak mesec se rezultati iz dnevnika – nalogov prenesejo v glavno knjigo: promet v breme – po pripadajočih kontih, dobro – v skupnem znesku. Podatki iz glavne knjige se prenašajo v bilanco stanja.

3. IZBOLJŠAVERAČUNOVODSTVO ZA OBRAVNAVE Z ODGOVORNIMI OSEBAMI.

Pri obračunu z odgovornimi osebami se pogosto pojavijo številna različna protislovja pri pripisovanju stroškov odgovornih oseb na eno ali drugo stroškovno postavko.

Računovodje se nenehno porajajo vprašanja o pripisovanju oziroma nepripisovanju določenih stroškov službenih poti v stroške. Na primer, zaposleni na službenem potovanju ga mora po nalogu vodje podjetja vsak dan po telefonu obveščati o poteku naloge. Postavlja se vprašanje, iz katerih virov naj se financirajo stroški telefonskih klicev.

Stroški telefonskih pogovorov napotenega delavca se le-temu povrnejo, če se računovodstvu podjetja predloži izpis, ki ga k računu priloži hotel ali komunikacijsko podjetje, na katerem so navedene telefonske številke, ki jih je službeni potnik klical, ter pojasnilo. od poslovnega potnika, ki dešifrira identiteto telefonskih številk in naravo pogovorov. Stroški telefonskih pogovorov so v stroškovniku vključeni v postavko »komunikacijske storitve«.

Če se telefonski klici plačajo zaposlenemu brez predložitve navedenih dokumentov, se zaračunajo na stroškovnih kontih pod podračunom »davčno izvzeti iz stroškov«. Stroški produkcijskih telefonskih pogovorov se lahko nadomestijo zaposlenemu, a ker se nadomestilo ne nanaša na potne stroške in ni predvideno z veljavno zakonodajo, mora biti izplačano iz dobička, ki ostane na razpolago podjetju po obdavčitvi, in se vključi v v skupni obdavčljivi dohodek posameznika za obračun davka od dohodka in prispevkov v zunajproračunske sklade.

Glede na nezadostnost ruske gospodarske podlage v zvezi s tem vprašanjem je priporočljivo vključiti stroške službenega potovanja za telefonske klice kot del dnevnice, da bi se izognili kaznim davčnih organov.

Potni list se ne sme izdati, če se mora delavec vrniti s službenega potovanja v kraj stalnega dela isti dan, ko je bil napoten. Še vedno pa je priporočljivo izdati potno potrdilo, saj 6. odstavek Navodila št. 62 določa, da se dejanski čas, preživet na kraju službenega potovanja, določi z oznakami na potnem listu. Če potrdila o potovanju ni, lahko pride do nepotrebnih težav z davčnim inšpektorjem, ki pregleduje podjetje glede veljavnosti izplačil odškodnine zaposlenemu. Težka situacija nastane, ko organizacije kupujejo materialna sredstva (dela, storitve) za proizvodne potrebe od državljanov podjetnikov (tudi v trgovini na drobno).

V vsakem podjetju se od časa do časa pojavi potreba po izdaji gotovine zaposlenim za različne namene, na primer:

Predujem za potne stroške;

Predplačilo za upravne in gospodarske potrebe, nakup inventarja, rezervnih delov, plačilo poštnine in raznih pristojbin.

Torej, ugotovimo, kdo točno ima pravico do prejema sredstev na račun, kateri razlogi so potrebni za to, kako pravilno sestaviti dokumente in računovodske operacije za izdajo denarja ter pravilno sestaviti vnaprejšnje poročilo o nastalih stroških.

- Kdo so oni?

Obstajajo primeri, ko neizkušen ali nepreviden računovodja predstavnikom dobavitelja ali kupca izpiše denarni znesek in ga razporedi na 71 računovodskih kontov. Večinoma so za to kriva mala podjetja, ki menijo, da so se na ta način poravnala z upnikom ali plačala naročilo. Gre za grobo kršitev zakonsko določenih predpisov.

Odgovorne osebe so nujno zaposleni v podjetju. Poleg tega je pred izdajo denarja na račun sklenitev pogodbe o odgovornosti z zaposlenim, ki določa njen obseg in določa pravice in obveznosti strank.

Praviloma krog finančno odgovornih in odgovornih oseb določi vodja z ustrezno odredbo, ki se letno posodablja. Računovodstvo poravnav zneskov izločenih sredstev odraža 71 računov.

Potni stroški

Obračunski zneski denarja za potne stroške se izdajo iz blagajne ali prenesejo na kartico zaposlenega na podlagi pisne vloge s sklepom vodje. Seveda v tem primeru ni treba skleniti pogodbe o finančni odgovornosti, saj lahko vsak zaposleni v podjetju odide na službeno potovanje, podlaga za potovanje pa je ukaz poslovodstva, računovodski račun 71 pa odraža transakcije.

Razlogi za plačilo sredstev na račun

Takšno izdajo ureja veljavna zakonodaja, osnovna pravila te operacije pa so naslednja:

Prepovedano je pripravljati dokumente za plačilo denarja na račun, če zaposleni ni obračunal predhodno prejetih zneskov;

Denar se izda na podlagi vloge, ki jo potrdi upravitelj, z opombo o višini zneska in obdobju, za katero je izdan;

Poročilo o nastalih stroških se sestavi in podpiše v 3 dneh po koncu službenega potovanja ali po izteku roka, ki ga določi vodja.

Dokumentiranje

Torej, po nastanku stroškov ali ob prihodu s službenega potovanja se je zaposleni dolžan prijaviti v 3 dneh in računovodji predložiti vnaprejšnje poročilo obrazca AO-1 s priloženimi dokumenti, ki dokazujejo upravičenost nastalih stroškov.

Poročilo o stroških izračuna vsote in prikaže rezultat:

Denarja ni več, ker so vsa sredstva porabljena;

Bilanca je, saj je bilo porabljenih manj od načrtovanih;

Prekomerna poraba izdanih sredstev, saj so bila porabljena v večjih količinah.

Stanje se vrne v blagajno podjetja s PKO, znesek presežka pa se izda osebno s PKO. Vse računovodske transakcije za računovodske zneske se odražajo na 71 računovodskih računih.

Če pravila, določena z zakonom, niso upoštevana, se znesek obračunanih sredstev zadrži od plače ali se odraža kot primanjkljaj in se nato povrne s sodno odločbo.

Kako račun deluje

Zadevni račun povzema podatke o poravnavah z zaposlenimi za sredstva, izdana na račun. Ti zneski so v breme računa 71, ki ustrezajo denarnim računom, na primer 50 - "Denar". Dokumentirani zneski stroškov se odpišejo s kredita računa 71 v breme kontov stroškov, na primer 10 - "Material" itd.

Zneski, ki jih zaposleni niso vrnili, se odpišejo s kredita računa 71 v breme računa 94 - "Manjki". Kasneje se ti zneski bremenijo iz kredita 94. Če odtegljaj od plače iz katerega koli razloga ni mogoč, se bremeni račun 73 in postavlja se vprašanje nadomestila podjetju za povzročeno škodo.

Treba je opozoriti, da se analitično računovodstvo vodi ločeno za vsakega zaposlenega z obvezno izdelavo mesečnih rezultatov. Mehanizirano računovodstvo s programom 1C vam omogoča, da sestavite potreben dokument v zvezi z izdanimi ali odpisanimi zneski, nastavite časovni razpon ali nastavite seznam odgovornih oseb, vsi podatki so združeni z računsko kartico 71. Računovodja mora poročati o vsak izdani znesek, priprava vnaprejšnjega poročila v dodeljenem časovnem okviru. Analitika je združena v temeljni red za konto 71, ki se sestavi ob koncu poročevalskega obdobja.

Računovodski računi

Vsako vnaprejšnje poročilo obdela računovodja s podatki, ki se knjižijo na kontu 71. Knjižbe, ki odražajo transakcije za obračunavanje zneskov izločenih sredstev:

D-t 71 - D-t 50 - obračunski znesek je bil izdan iz blagajne.

D-t 71 - D-t 51 - znesek se prenese s kartice zaposlenega.

Dt 41 - Kt 71 - nabava blaga iz obračunskega zneska.

Dt 10 - Kt 71 - nabava materiala.

Dt 26 - Kt 71 - odpisano, plačane so bile na primer poštne storitve.

Dt 20 - Dt 71 - odpisani potni stroški.

Dt 50 - Kt 71 - ostanek knjigovodskega zneska je delavec položil v blagajno.

Dt 70 - Dt 71 - preostanek obračunskega zneska se zadrži od plače zaposlenega.

D-t 94 - D-t 71 - delavec ni poročal o nastalih stroških v predpisanem roku.

Dt 73.2 - Kt 71 - odbitek primanjkljajev od zaposlenega.

D-t 91.2 - K-t 71 - pripisovanje zneska primanjkljaja drugim izdatkom, če izterjava ni mogoča.

Značilnosti računa št. 71

Račun je aktivno-pasiven. Zgoraj smo si ogledali tradicionalne računovodske vnose za račun 71, ko deluje kot aktivni račun, tj. bremeni ga, ko je denar prejet, in knjiži v dobro, ko so stroški odpisani. Kot pasivni račun se uporablja manj pogosto, vendar se takšni primeri pojavljajo.

Na primer, v blagajni podjetja ni denarja, vendar morate iti na službeno pot, zaposleni pa se strinja z uporabo osebnih financ pod pogojem, da bodo potni stroški plačani po vrnitvi. V tem primeru je izdelana napeljava D-t 20 - K-t 71.

V tem primeru so stroški nastali, preden so bili plačani, podjetje pa se jih zavezuje povrniti. V tem primeru je 71 računov pasivnih.

Če je podjetje zavezanec za DDV

Če podjetje zbere znesek davka, plačanega za blago ali storitve, na računu 19 - "DDV", potem je treba pri nakupu materiala ali plačilu storitev iz obračunskih zneskov prikazati znesek DDV s knjiženjem D-t 19 - K-t 71 - za znesek plačanega davka.

Podlaga za odpis stroškov

Ob sprejemu poročila o stroških računovodja preveri dokumente, ki potrjujejo stroške. To so lahko računi, fakture in računi za nakup nepremičnine, gotovinski in kupoprodajni potrdili o plačilu vseh vrst storitev, torej primarni dokumenti, ki so temeljna podlaga za razpisovanje stroškov na 71 kontih.

Glavna zahteva za izvedbo poslovne transakcije v računovodstvu je pisna potrditev transakcije. Z drugimi besedami, vsi stroški, navedeni v predhodnem poročilu, morajo biti utemeljeni in potrjeni s primarnimi računovodskimi listinami, pravilno sestavljeni, z izpolnjenimi podatki, potrebnimi podpisi, pečati in žigi. Stroškov, ki niso podprti z dokumenti ali so podprti z nepopolnimi dokumenti, ni mogoče sprejeti in odražati v računovodstvu, kar je polno neprijetnih posledic. Zaposleni bo takšne stroške plačal iz svojega žepa.

Zato mora odgovorna oseba resno vzeti vprašanje priprave predhodnega poročila in nemudoma zahtevati pravilno izpolnjene dokumente za nastale stroške.

Dejanja računovodje

Računovodja, ki prejme poročilo o stroških, preveri aritmetične izračune, prisotnost in izvedbo dokazil, vnese v posebnem razdelku odraz odhodkov, uskladi 71 računov in potrdi knjiženje s svojim podpisom. Nato napiše potrdilo o prejemu ali izdatku za znesek neskladij med izdanimi in porabljenimi zneski, ga izroči blagajni in zapre predujm.

Na kaj si moramo zapomniti med davčnim nadzorom

Obdobje, za katero se odgovorni osebi dodelijo sredstva za gospodarske potrebe, ni določeno z zakonom. Lahko ga določi vodja organizacije. Vendar zakon tega ne razlaga kot odgovornost direktorja. Kadar je določen rok, je delavec dolžan poročati o stroških v 3 dneh po njegovem izteku. In če rok ni določen, ga tudi brez dolgotrajnega poročanja o obračunskem znesku ni mogoče kršiti. Če torej podjetje ne določi takega obdobja, bodo zagotovo predstavljene trditve davčnih organov o dolgoročni prisotnosti obračunskega zneska na blagajni, čeprav jih ni mogoče šteti za upravičene.

Pri ugotavljanju takšnih primerov jih davčni organi kvalificirajo kot prejem brezobrestnega posojila, pri čemer od zaposlenega zahtevajo, da ugotovi višino nastale premoženjske koristi, jo vključi v svoj dohodek in odtegne dohodnino.

Takšna zahteva davčnih uradnikov je nezakonita, saj koncept premoženjske koristi, ki ga določa čl. 212 davčnega zakonika Ruske federacije ne vključuje zgoraj opisanega položaja. V skladu z davčnim zakonikom je materialna korist prejet dohodek:

Od varčevanja z obrestmi za uporabo sredstev kreditnih institucij;

Od pridobitve premoženja ali storitev po civilni pogodbi;

Od pridobitve delnic ali drugih vrednostnih papirjev.

Argumenti davčnih organov v tem primeru so neveljavni, saj so posojila kreditnih institucij formalizirana s sporazumom, izdaja obračunskega zneska pa se izvede na zahtevo. Toda v interesu vodstva podjetja je, da pravilno pripravi dokumente za izdajo sredstev na računu, da bi se izognili zahtevkom inšpekcijskih organov.

Poslovni subjekt lahko pri opravljanju svoje dejavnosti komunicira s partnerji in drugimi osebami preko zaposlenih. Obenem lahko z zastopanjem interesov svojega delodajalca nosijo stroške, za katere jim vodstvo podjetja nameni denar kot račun. Za obračunavanje poravnav z odgovornimi osebami mora poslovni subjekt v računovodstvu uporabiti račun 71.

V podjetju se po nalogu vodje uvede seznam odgovornih oseb, ki se jim lahko izda denar za določene namene. Ker je obvezno, da se po opravljenih aktivnostih, za katere je bil zaposlenim dodeljen denar, računovodstvu predloži poročilo s priloženimi dokumenti, ki potrjujejo izdatke, so te osebe odgovorne.

Trenutna pravila za poravnave z računovodji ureja postopek za opravljanje gotovinskih transakcij. Poleg zaposlenih v podjetju lahko kot odgovorne osebe delujejo tudi državljani, ki so zaposleni na podlagi pogodbe.

Tu se odraža tudi dolg podjetja do odgovorne osebe, če je porabil lastna sredstva za proizvodne namene. Po nalogu upravnika se povrne v odobreni višini ob sprejemu akontacije.

Pomembno! Posojila, dana zaposlenim, v tem računu niso upoštevana. V ta namen se uporablja ločen račun 73. Mnogi poslovni subjekti poskušajo prikriti posojila zaposlenim za kratka obdobja pod izdajo računovodskih zneskov. Vendar je to kršitev zakona.

Obračunske zneske je treba izdati samo za namene, določene v odredbi, in se mora zaposleni zanje zglasiti v določenem roku ali vrniti denar. Med inšpekcijskimi pregledi lahko zvezna davčna služba ugotovi te primere in odmeri dodatne davke in globe.

Za evidentiranje poravnav z odgovornimi osebami morate uporabiti nalog št. 7, ki med mesecem odraža vse stroške odgovorne osebe, zneske, izdane za poročanje itd.

Značilnosti računa

Sintetično računovodstvo poravnav z osebami, ki so jim bile izdane obračunske vsote, je organizirano na računu 71. Če želite odgovoriti, ali je ta račun aktiven ali pasiven, se morate spomniti, da se njegovo stanje lahko nahaja bodisi v breme ali v dobro. Tako je konto 71 aktivno-pasivni konto z dvojnim stanjem.

Stanje na začetku obdobja v breme računa odraža dolg odgovornih oseb podjetja za denar, ki jim je bil izdan za določene namene. V dobroimetju računa se evidentira dolg podjetja do zaposlenega za stroške, ki so nastali na lastne stroške v interesu organizacije.

V breme konta 71 odraža izdajo denarja za namene, ki jih je določilo podjetje, ali povračilo stroškov zaposlenemu, ki jih je odobrilo vodstvo in ki so bili prej na njegove stroške.

Z dobroimetjem na računu odražajo se odobreni stroški odgovorne osebe, ki jih je sprejelo vodstvo, ter vrnitev neporabljenih sredstev v blagajno ali njihov odtegljaj od odgovorne osebe, če je predložena vloga za ta način poplačila dolga. nastali.

Če želite določiti končno stanje, morate uporabiti naslednji algoritem:

Če je začetno stanje na računu 71 v breme, mu morate prišteti promet v breme na računu in odšteti zneske za izbrano obdobje posojila. Če dobite pozitivno vrednost, bo stanje na koncu breme. V nasprotnem primeru se odraža v dobroimetju računa.
Če se začetno stanje na računu 71 nahaja v dobro računa, se mu prišteje promet v dobro računa in odšteje skupni znesek gibanja v breme računa za obravnavano obdobje. Če je skupna vrednost večja od nič, se mora odražati kot dobroimetje na računu. Negativen znesek se mora odražati v bremenitvi računa.